Хранение документов

Какие документы нужно хранить в организации

Документы, которыми сопровождается деятельность любой организации — это основание и подтверждение ее деятельности. Поэтому, даже после исполнения, документы какое-то время находятся на текущем хранении в структурном подразделении, куда были отписаны. Часть документов со временем передают в архив организации на постоянное хранение.

Основные нормативно-правовые документы, которые регулируют порядок и сроки хранения

1.Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее — Правила).

2.Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень).

3.Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Росархива от 06.02.2002.

Согласно этим регламентам, хранению подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, прошедшие регистрацию, а также документы первичного кадрового, административно-хозяйственного, бухгалтерского, финансового и налогового учета.

Документы, которые хранить не нужно

К ним относят те документы компании, которые теряют свою ценность сразу после прочтения. К ним, например, относят: коммерческие предложения, рекламные буклеты и каталоги; поздравительные адреса и открытки; приглашения на презентации, открытия, выставки.

О том, какие документы можно хранить в личных делах сотрудников, не нарушая при этом закон о персональных данных, расскажет эксперт «Системы Кадры» Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России.

Сроки хранения документов

В зависимости от степени важности, исторической, научной или практической ценности, документы, сопровождающие деятельность предприятия имеют разные сроки хранения. По срокам хранения документы подразделяют на три группы: временного срока хранения, которые хранятся от 1 до 10 лет; долговременного срока хранения, которые хранятся свыше 10 леи; постоянного срока хранения, которые могут хранится вечно.

Архивное и текущее хранение документов в организации

Обеспечить целостность и сохранность документов до того, пока не истекут сроки их хранения, обязан работодатель. Документы первичного учета, кроме того, должны быть защищены и от внесения в них изменений. При этом место хранения документов, еще не переданных в архив, не регламентировано, за исключением особо оговариваемых случаев. Документы временного хранения до того, как будут переданы в архив, могут находиться в текущем пользовании в структурных подразделениях предприятия. Если установленные Перечнем сроки их хранения истекают, после проведения экспертизы ценности такие документы утилизируют по акту.

Типичные ошибки при хранении документов

Основная ошибка, которую допускают при хранении документов в организации — несоблюдение сроков, установленных Перечнем. Следует помнить, что уменьшать их предприятие не имеет права, а увеличить может только обосновав необходимость особенностями своей производственной деятельности. Еще одно нарушение, которые допускают сотрудники архивов — изъятие и выдача документов, уже подшитых в дела постоянного хранения. Это категорически запрещено и, если такой документ потребовался, исполнитель получает на руки все дело, в которое он подшит. Архивариусу нужно учитывать, что уставные и регистрационные, а также некоторые другие виды документации предприятия должны храниться только в оригинале. При утере или повреждении подлинника нельзя просто заменить утраченный документ его копией — об этом необходимо составить акт. Чтобы избежать утраты или повреждения документов, сданных на хранение, советуем использовать современные технологии и, по возможности, выдавать из архива по запросам исполнителей только отсканированные копии.

Итог:

Правильная организация хранения документов позволит избежать их утери или нарушения целостности. Порядок текущего и архивного хранения документации необходимо разработать с учетом организационной специфики предприятия и утвердить локальным нормативным актом.