Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Автоматизация интегрирования обработки дорожной ведомости (Характеристика нормативно-справочной, входной и результатной информации)

Содержание:

Введение

Дорожная ведомость — документ расчетно-финансового значения — содержит данные о сроке доставки груза, о проследовании пунктов перехода с дороги на дорогу (календарные штемпели станций перехода) и др. Дорожная ведомость вместе с накладной сопровождает груз до станции назначения. На станции назначения получатель расписывается в ней в получении груза. Затем с отчетом о выданных грузах ведомость высылают в технологический центр по обработке документов (Тех. ПД), а оттуда — в информационный вычислительный центр дороги (ИВЦ). По дорожным ведомостям определяют выполненный дорогами объем перевозок, доходы от них, правильность расчетов, выполнение сроков доставки грузов.

Квитанция в приеме груза — юридический документ, подтверждающий прием дорогой груза к перевозке от отправителя, которому она выдается. Корешок дорожной ведомости служит основным документом для определения платы за перевозку при централизованных расчетах и для учета и отчетности о выполнении плана перевозок. Он остается на станции отправления, которая с отчетом об отправленных грузах пересылает его в Тех. ПД, а оттуда — в ИВЦ дороги отправления для обработки и составления статистических данных.

Для возможности выполнения карантинных, таможенных и административных правил отправитель обязан вместе с перевозочными документами предъявить соответствующие приложения: сертификаты, удостоверения о качестве хлебных грузов, карантинные сертификаты и карантинные разрешения, ветеринарное свидетельство на грузы, удостоверение о качестве скоропортящегося груза или сертификат, качественный паспорт на нефтепродукты, таможенные разрешения (на вывоз груза за границу) и др. Объявление ценности необходимо главным образом для того, чтобы при полной или частичной утрате, порче или повреждении груза не возникло затруднений в определении размеров убытка, который необходимо возместить отправителю или получателю. Устав предусматривает возможность перевозки с объявленной ценностью. Во всех случаях объявленная ценность не должна превышать стоимости груза.

Станции предоставлено право вскрывать отдельные места для проверки фактической стоимости груза и объявленной ценности. Разногласия в определении цены между дорогой и отправителем регулируются экспертизой с оформлением акта.

При объявлении ценности грузоотправитель обязан составить опись мест в двух экземплярах, а при перевозке домашних вещей в контейнерах — в трех экземплярах.

В описи грузоотправитель указывает станцию отправления и назначения, отправителя и получателя, род упаковки, отличительные знаки, объявленную ценность и название предметов, упакованных в каждом месте, их число и ценность каждого. В конце описи указывается общая сумма объявленной ценности. Опись подписывается грузоотправителем. В приеме описи в ней расписывается товарный кассир, который одновременно проставляет номер перевозочного документа и календарный штемпель. Один из двух экземпляров описи возвращают грузоотправителю, второй остается в делах станции и всегда может быть затребован службой грузовой и коммерческой работы дороги назначения.

Заполненную накладную отправитель обязан до предъявления груза к перевозке предъявить станции для получения разрешения (визы) на завоз груза, занятие подвижного состава и погрузку. Порядок визирования устанавливается начальником станции. Обычно накладные представляют в товарную контору, а их визирование производится начальником станции или по его поручению заведующим товарной конторой. Прежде чем завизировать накладную, станция должна тщательно проверить полноту ее заполнения и соответствие внесенных в нее данных требованиям Правил. При этом проверяют:

- предусмотрена ли перевозка данного груза планом и заданием, соответствует ли наименование станции и дороги назначения Тарифному руководству № 4 (кн. 2) и открыта ли эта станция для выполнения коммерческих операций с данным грузом;

- нет ли временного запрещения или ограничения перевозки груза на данную станцию;

- полноту сведений о наименовании грузополучателя, его адресе, коде; соответствует ли наименование груза Тарифному руководству.

Если, согласно Правилам, к накладной должны быть приложены сопроводительные документы, то проверяется наличие их и отметок о них в накладной.

При визировании накладной в соответствующих графах указывают номер плана, в счет которого принимается груз, дату ввоза и погрузки груза. Указанные данные заверяются подписью начальника станции или работника, визирующего накладную, после этого она возвращается грузоотправителю.

Целью курсовой работы является автоматизация интегрирования обработки дорожной ведомости.

Объектом исследования выбрана организация ООО «БАЙКАЛ-СЕРВИС ТК»

Предметом исследования является процесс обработки дорожной ведомости на предприятии.

Для проектирования информационной системы учета необходимо выполнить следующие задачи:

проанализировать деятельность компании;
описать организационную структуру;
построить контекстную диаграмму и декомпозицию;
спроектировать базу данных организации.

1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия

1.1. Характеристика предприятия и его деятельности

Таблица 1 –– Технико-экономические показатели объекта управления.

№ п\п	Наименование характеристики (показателя)	Единица измерения	Значение показателя на определённую дату либо за период
1	Объем оказанных услуг	Шт.	400
2	Выручка от оказания услуг, продаж	Руб.	4 400 750 000
3	Среднесписочная численность работников	Чел.	12 000
4	Годовой фонд оплаты труда	Руб.	400 000 000
5	Среднемесячная заработная плата работников	Руб.	60 000

ООО "БАЙКАЛ-СЕРВИС ТК" - транспортная компания «Байкал Сервис» более 25 лет перевозит сборные грузы по России. Юридически зарегистрирована 11.07.2002. Основная деятельность компании связанна с перевозками грузов. Активное развитие в сфере грузоперевозок стартовало с 22 декабря 1994 года.

1.2. Организационная структура управления предприятием

Рисунок 1.1 организационная структура ООО "БАЙКАЛ-СЕРВИС ТК"

Как видно из рис. 1.1, директор является собственником. Ему подчиняются коммерческий и технический директора, которые равноправны между собой, а также бухгалтерия.

Высшими звеньями управления являются директор, коммерческий и технический директора.
Руководство коммерческим отделом осуществляет коммерческий директор, которому подчиняется секретарь. Коммерческий отдел занимается рекламой, поиском клиентов, встречи с контрагентами и потенциальными клиентами, поиск и участие в тендерах, составление планов развития 26 предприятия и т.д.
Также в обязанности коммерческого директора входит разработка и осуществление маркетинговой политики предприятия.
Руководство технико-логистическим отделом осуществляет технический директор, которому подчиняются диспетчер и исполнители, состоящие в договорных обязательствах. Технико-логистический отдел занимается логистикой, поиском и подбором исполнителей с личными автомобилями (субарендой автомобилей) по техническому заданию, заполнением табелей, заявок рейсов и т.п., встречи с текущими клиентами.
Руководство бухгалтерским отделом осуществляет главный бухгалтер, которому подчиняются два бухгалтера, экономист и юрист. Бухгалтерский отдел занимается документами предприятия, такими как акты выполненных работ, акты сверок, финансовые отчеты, контроль документов от водителей, заявок, табелей, бланков наличной оплаты и т. д.
Юрист осуществляет юридическую проверку договоров при подписании и общее соблюдение юридических моментов в деятельности предприятия. Экономист отвечает за экономическое планирование на предприятии.

1.3. Выбор комплекса задач автоматизации, структуры комплекса технических и программных средств и характеристика существующих бизнес процессов

Мною было решено выбрать автоматизацию интегрирование обработки дорожной ведомости в компании ООО “БАЙКАЛ-СЕРВИС ТК”

Цель работы: автоматизировать процесс обработки документа, а именно:

Внесение документа в базу данных.
Проверка документа на ошибки.
Добавление возможности сортировки документов в хрон. порядке.
Предпосылка:

Компания большая, сотрудничает с множеством других компаний, имеет много клиентов. Количество документов будет большим.

Задача:

Создать среду, в которой будет быстро и удобно вести учет дорожных ведомостей, находить нужную и сортировать их по определенным запросам.

Имеющие значение факторы:
Регион создания документа.
Быстрая сортировка документа для предоставления его по требованию.
Возможность справиться с большим объемом документов.
Бюджет высокий. Т.к. компания крупная.
Предложенные решения:
Закупить оборудование
Нанять команду разработчиков
С помощью команды создать систему, которая будет справляться с большим объемом входящих данных.
Создать резерв, на случай непредвиденных обстоятельств.

2. Информационное обеспечение задачи

2.1. Информационная модель и её описание

Описание:

Актёр	Краткое описание
Директор	Владеет и управляет всей информацией в фирме: о договорах, клиентах, сотрудниках, поставках, подрядчиках, материалах
Менеджер	Производит работу с клиентами до заключения договора
Бухгалтер	производит все бухгалтерские и сметные расчеты
Специалист по исполнительной документации	(работает с документацией, ее составление, редактирование, проведением, а также формирует отчеты
Специалисты	производят работы на строительных объектах, передают расчеты и показания

Прецеденты:

Прецедент	Краткое описание
Управление информацией о статистике	Директор фирмы управляет информацией о заказах
Управление информацией о клиентах	Запускается менеджером по работе с клиентами. Позволяет добавлять, изменять или удалять клиентов, а также просматривать информацию о клиентах.
Управление информацией о сотрудниках.	Директор фирмы управляет информацией о клиентах. Может назначать штрафы, увольнять или поощрять сотрудников
Заключение договора	Директор фирмы заключает договор об указании страховых услуг.
Работа с клиентами	Менеджер работает с клиентами, направляет их по страховке, предлагает свои услуги
Работа с расчетами	Бухгалтер управляет расчётами фирмы
Составление документов	Специалист по исполнительной документации составляет документы, формирует шаблоны для документов.
Анализ данных и формирование отчетов	Специалист по исполнительной документации анализирует и формирует отчёты в фирме

Рисунок 1. Диаграмма прецедентов

Менеджер использует систему для взаимодействия между клиентом и директором, поддержки связи и мотивации сотрудников;

Бухгалтер использует систему для составления отчётов о финансах (за месяц, квартал, полгода, год) и отчётов для ФНС, ведение бухгалтерского учета, анализа и его документирования, свод своевременного отчисления в налоговую;

Специалист по исполнительной документации использует свои возможности для отслеживания, составления документов, оформление документов, анализ данных и формирования отчета результатов в ходе выполнения проделанной работы;

Директор использует систему как контроль деятельностью, подписывает договор как вторя сторона и принимает решения.

2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и результатной информации

$C:\Users\Zamos\Downloads\LP5.png$

Задача:

Автоматизация статистического учёта. Для этого нужно иметь информацию о бизнес процессах, которые будут использованы при создании инф системы.

Основные функции:

Сбор разносторонней информации о сотрудниках компании.
Обработка полученной информации и ведение учета.
Обработка расчетов общей, собранной информации и общий отчет.

2.3. Характеристика базы данных

Для проектирования ИС была создана модель сущность-связь. В ней определены все основные объекты (сущности) и связи, которые существуют между ними. Были выделены сущностей: Персонал, Рейтинг сотрудника, Отпускные, Рабочий процесс.

Таблица - Сущность - «Персонал»

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля
Код сотрудника	Ключ	Числовой	100
ФИО	Is Not Null	Короткий текст	100
Номер телефона	Is Not Null	Короткий текст	100
Возраст	Is Not Null	Числовой	100
ЗП	Is Not Null	Числовой	100
Должность	Is Not Null	Короткий текст	100

Таблица – Сущность - «Рейтинг сотрудника»

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля
Код сотрудника	Ключ	Числовой	100
ФИО	Is Not Null	Короткий текст	100
Кол-во положительных отзывов	Is Not Null	Числовой	100
Кол-во отрицательных отзывов	Is Not Null	Числовой	100
Работник месяца	Is Not Null	Логический	Х
Оценка от персонала	Is Not Null	Числовой	100

Таблица - Сущность - «Отпускные»

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля
Код сотрудника	Ключ	Числовой	100
ФИО	Is Not Null	Короткий текст	100
Длительность	Is Not Null	Числовой	100
Остаток отпускных дней	Is Not Null	Числовой	100

Таблица - Сущность - «Рабочий процесс»

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля
Код сотрудника	Ключ	Числовой	100
ФИО	Is Not Null	Короткий текст	100
Номер рабочего места	Is Not Null	Числовой	100
Работа с клиентами онлайн	Is Not Null	Логический	Х
Кол-во штрафов за месяц	Is Not Null	Числовой	100

3. Контрольный пример реализации

Функционал готовой программы приведен на рисунках (3.1-3.7.) ниже:

$C:\Users\Zamos\AppData\Local\Temp\Rar$DRa0.825\киберскрин№1.PNG$

Рисунок 3.1 – Отчет “Зависимость положительных отзывов от ЗП”

$C:\Users\Zamos\AppData\Local\Temp\Rar$DRa0.119\киберскрин№2.PNG$

Рисунок 3.2 – Запрос “Остаток отпускных дней”

$C:\Users\Zamos\AppData\Local\Temp\Rar$DRa0.065\киберскрин№3.PNG$

Рисунок 3.3 – Запрос “Количество положительных отзывов о сотруднике”

$C:\Users\Zamos\AppData\Local\Temp\Rar$DRa0.402\киберскрин№4.PNG$

Рисунок 3.4 – Запрос “Зависимость отпускных и штрафов”

$C:\Users\Zamos\AppData\Local\Temp\Rar$DRa0.654\киберскрин№5.PNG$

Рисунок 3.5 – Запрос “Зависимость оценки персонала от возраста”

$C:\Users\Zamos\AppData\Local\Temp\Rar$DRa0.931\киберскрин№6.PNG$

Рисунок 3.6 – Отчет “Зависимость отпускных и штрафов”

Рисунок 3.7 – Диаграмма Сущность-связь

Заключение

Мной была проведена работа на тему автоматизации интегрирования обработки дорожной ведомости. В ходе работы мной была собрана и сгруппирована информация о компании, персонале, деятельности и связи компании с другими. Спроектирована и разработана база данных, с помощью которой можно провести автоматизацию учета дорожной ведомости. Что, несомненно, увеличивает скорость обработки, учета, и поиска нужной информации пользователем

В процессе работы я пользовался разным программным обеспечением и литературой. Программное обеспечение, которое я использовал для создания работы: IDEF0 Ramus для создания диаграмм, Microsoft Office Access для создания базы данных, Visio для построения структур предприятия, и последнее: MS Word для сбора всего воедино.

В первой части мною было описаны: создание информационной системы, необходимой в работе, описание компании и ее деятельности, уделено внимание проблеме автоматизации ведения учета дорожной ведомости, выполнена работа над входными данными баз данных.

Во второй части я реализовал поставленную цель, создал различные нужные виды диаграмм, пользуясь программным обеспечением, указанным выше. Также поработал в программе Microsoft Office Access, разработав структуру баз данных. Создал запросы, формы, таблицы, отчеты. Все это улучшило мои умения и, несомненно, должно принести пользу компании.

В третьей части мной была доказана работоспособность баз данных, и также был приведен пример форм базы данных, запросов, так же диаграмма *Сущность-связь*.

Благодаря моей работе эффективность компании «БАЙКАЛ-СЕРВИС ТК» при ведении учета дорожной ведомости повысилась, так как на это стало уходить меньше времени, система сделала процесс удобнее и качественнее, так что теперь пользователь потратит гораздо меньше времени на ведение дорожной ведомости.

Список использованной литературы

1. Интернет-ресурс –www.list-org.com Каталог организаций. Информация о организациях в хронологическом порядке.
2. Интернет-ресурс – www.baikalsr.ru
3. Интернет-ресурс – www.transportgood.
4. Заботина Н.Н.Проектирование информационных систем: учебное пособие. – М.: ИНФРА-М, 2013. - 331с. (дата обращения: 27.11.2020).
5. Золотов С.Ю. Проектирование информационных систем: учебное пособие. - Томск: Эль Контент, 2013. - 88 с. – режим доступа http:// biblioclub.ru (дата обращения: 27.11.2020).
6. Методы и средства проектирования информационных систем и технологий: учебное пособие / авт.-сост. Е.В. Крахоткина. - Ставрополь: СКФУ, 2015. - 152 с. (дата обращения: 27.11.2020).
7. Проектирование информационных систем. Проектный практикум: учебное пособие / А.В. Платёнкин, И.П. Рак, А.В. Терехов, В.Н. Чернышов. - (дата обращения: 27.11.2020).
8. Тамбов: Издательство ФГБОУ ВПО «ТГТУ», 2015. - 81 с. - режим доступа http:// biblioclub.ru (дата обращения: 27.11.2020).
9. Советов Б.Я. Базы данных: учебник / Б.Я. Советов, В.В. Цехановский, В.Д. Чертовский. – 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Юрайт, 2015. - 463с. (дата обращения: 27.11.2020).