Автор Анна Евкова
Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Автоматизация контроля за контингентом в ЧДОУ “Детский сад №45” (Характеристика предприятия и его деятельности)

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

С развитием информационных технологий компьютеры, с их расширенными функциональными возможностями, активно применяются в различных сферах человеческой деятельности, связанных с обработкой информации, представлением данных.

В современном обществе, которое функционирует в жестких рыночных условиях, своевременная обработка информации способствует совершенствованию организации производства, оперативному и долгосрочному планированию, прогнозированию и анализу хозяйственной деятельности, что позволяет успешно конкурировать на рынке. Каждая организация стремиться минимизировать затраты времени, материальных, трудовых ресурсов в ходе своей деятельности и упростить процесс обработки информации. Эти задачи можно решить с использованием автоматизированных информационных систем.

Использование баз данных и информационных систем становится неотъемлемой составляющей деловой деятельности современного человека и функционирования преуспевающих организаций. В связи с этим большую актуальность приобретает освоение принципов построения и эффективного применения соответствующих технологий и программных продуктов: систем управления базами данных, CASE-средств автоматизации проектирования и других.

Необходимость автоматизации рабочего процесса возникает, в первую очередь таким организациям которым нужна оперативность и управляемость, а они, напротив, сталкиваются с ростом разного рода рутинной деятельности. Требуется, насколько возможно, избавить своих сотрудников от нее и более эффективно их использовать.

Целью данной курсовой работы является автоматизация контроля за контингентом в «ЧДОУ “Детский сад №45”.

Объектом исследования данной курсовой работы является система дошкольного образования.

Предмет исследования - процесс учета сведений о детях, программное обеспечение и упрощение его работы

Задачи исследования:

  • Провести теоретическое исследование предметной области, а также структуры и процесса организации дошкольного образования;
  • Провести анализ информационных систем, используемых в данной области.
  • Предложить и реализовать автоматизированную информационную систему, созданную с использованием 1C: Предприятие.

Вопрос дошкольного воспитания был, и будет оставаться одним из важнейших в области социального развития общества. Именно в юном возрасте определяются основные наклонности детей, их увлечения и возможности. Эти критерии являются основополагающими для родителей, которые определяют, куда отправить своего ребенка на дальнейшее обучение. Рассматриваемая организация – Частное дошкольное образовательное учреждение Детский сад №45. Как и у каждого, успешно развивающегося предприятия, здесь используются автоматизированные ИС, позволяющие решать те или иные задачи. Однако существует достаточное количество процессов, выполняемых вручную или устаревшими подходами и технологиями.

Рассматриваемая тема является актуальной, так как эффективность работы предприятия значительно ниже ее возможных потенциалов. Это снижение эффективности вызвано большим количеством ручного труда, а также отсутствием аналитической и статистической обработки имеющихся данных.

1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия.

1.1. Характеристика предприятия и его деятельности

ЧДОУ «Детский сад № 45 ОАО «РЖД» - ведомственное учреждение. Его учредителем является ОАО «РЖД». Дошкольное учреждение было образовано в 1987 году как ясли-сад №107 на станции Бекасово Московской железной дороги, в 2004 году переименовано в «Детский сад № 45 ОАО «РЖД». Территориально учреждение расположено в посёлке Киевский г. Москвы.

Официальный сайт учреждения: http://ds45rjd.mskobr.ru/. Дошкольное учреждение посещает 206 воспитанников. Проектная мощность – 180 мест. Основной контингент воспитанников – дети железнодорожников. В детском саду 10 групп, из них 2 группы ясельного возраста (1,5 – 3 года), 2 группы младшего возраста (3-4 года), 2 группы среднего возраста (4-5 лет), 2 группы старшего возраста (5-6 лет), 2 подготовительных группы (6-7 лет).

Руководство детским садом осуществляет заведующий, которого приказом назначает учредитель. Срок контракта с руководителем составляет 5 лет, по истечении этого срока контракт учредителем может быть продлён, а также учредитель имеет право досрочно разорвать контракт с руководителем учреждения. Заведующий детским садом № 45 в своей должности работает с 2010 года.

Руководитель в своей деятельности руководствуется Федеральным Законом «Об образовании в Российской Федерации», нормативными правовыми актами органов, осуществляющих управление в сфере образования,  договором, заключаемым между дошкольным образовательным учреждением и родителями (законными представителями), Уставом дошкольного учреждения, согласованного в ОАО «РЖД», распоряжается имуществом учреждения в пределах прав, предоставленных договором между Учредителем и Учреждением. В соответствии  трудовым законодательством принимает на работу и увольняет сотрудников ДОУ, осуществляет расстановку кадров, поощряет работников учреждения, налагает взыскание, несет ответственность за деятельность учреждения перед Учредителем, издает приказы, распоряжения регламентирующие деятельность ЧДОУ в рамках своей компетентности. Заведующий при подборе персонала каждую кандидатуру согласовывает с учредителем. Всего в штате учреждения 73 человека.

В учреждении работает 29 педагогов. Стаж работы в данном учреждении:

  • до 3 лет – 7 человек,
  • – 10 лет – 10 человек,
  • 11 – 20 лет – 5 человек,
  • более 20 лет – 7 человек.

Высшее образование имеют 17 педагогов. Первую квалификационную категорию имеют 16 человек. 4 человека работают меньше года. Для таких педагогов в учреждении разработано Положение о наставничестве. 2 педагога дошкольного учреждения награждены нагрудным знаком «Почётный работник общего образования Российской Федерации», 1 педагог награждён Почётным знаком Московской Областной Думы «За трудовую доблесть». Дошкольное учреждение ежегодно повышает квалификацию педагогов, организуя и оплачивая курсы повышения квалификации. Руководство учреждения создаёт условия для профессионального роста педагогов, совершенствуя материально-техническую базу учреждения, поощряет публикации педагогов в периодических изданиях, издание печатных пособий.

В соответствии с лицензией на образовательную деятельность дошкольное учреждение выполняет образовательную функцию. В учреждении оборудован компьютерный класс, педагоги в своей работе помимо стандартного используют интерактивное оборудование – доски, интерактивный пол, интерактивный стол. Педагогами и родителями в холлах оборудованы музеи «Русская изба», «РЖД». Внедрение инновационных технологий способствует высокому уровню развития дошкольников. При обследовании детей подготовительной группы с 2007 года воспитанники показывают стопроцентную готовность к обучению в школе.

Поскольку в посёлке, где находится детский сад, нет дома культуры, Дворца спорта и иных учреждений для развития детей, детский сад выполняет культурно-просветительскую функцию. Для воспитанников организованы бесплатные кружки: хореографический, кружок английского языка, «Мой друг – тренажёр», «Мастерилки», театральная студия. Воспитанники детского сада - участники региональных и Всероссийских творческих конкурсов.

Дошкольное учреждение «Детский сад № 45 ОАО «РЖД» в 2013 году вошёл в Национальный реестр 400 ведущих образовательных учреждений России. Это большая заслуга руководителя, педагогов. Опыт работы учреждения представлен в журнале «Ребёнок в детском саду», педагогами изданы книги «Введение ребёнка в социальный мир взрослых через сюжетно-ролевые игры », «Методические рекомендации по развитию зимних видов спорта в детском саду», логопед издал ряд пособий в издательстве «Гном». На базе детского сада ежегодно проходят методические объединения федерального уровня, занятия для слушателей курсов повышения квалификации. С 2011года дошкольное учреждение посещают гости из-за рубежа (Германии, Австрии, Финляндии) в целях обмена опытом.

В 2013году Детским садом № 45 был выигран грант на проект «Тёмная сенсорная комната».

Дошкольное учреждение укомплектовано воспитанниками полностью, существует очерёдность детей, чьи родители не работают в структуре «РЖД». Проанализировав полученные данные, можно с уверенностью сказать, что Детский сад № 45 ОАО «РЖД» находится в стадии развития.

1.2. Организационная структура управления предприятием.

C:\Users\impee\Desktop\struktura.jpg

Рисунок 1. Организационная структура компании

Данный тип структуры можно назвать линейным, так как, всё управление расположено по вертикальной линии, далее разделяется по обязанностям управления на его заместителей, выполняющий определенные функции учреждения (осуществление финансовой и исполнительной деятельности) и их подчиненных.

В органы управления образовательной организацией входят:

  • Учредитель;
  • Заведующий;
  • Орган самоуправления.
  • Учредитель - физическое или юридическое лицо, которое принимает участие в создании (учреждении) субъекта хозяйственной деятельности (предприятия) или единолично (100% доля владения) или коллегиально с другими учредителями (в доле с другими учредителями), и имеет право участвовать в управлении делами предприятия и право принятия решений по распоряжению прибылью этого предприятия.
  • Заведующий - Осуществляет руководство ДОУ в соответствии в его Уставом и законодательством РФ. Определяет стратегию, цели и задачи развития дошкольного учреждения. Совместно с Советом педагогов и общественными организациями, осуществляет разработку, утверждение и внедрение программы развития ДОУ. Определяет структуру управления учреждением, штатное расписание. Решает методические, административные, финансовые и др. вопросы. Планирует, координирует и контролирует работу структурных подразделений, педагогических, медицинских и др. работников ДОУ. Определяет должностные обязанности работников. Создает условия для повышения их профессионального мастерства. Поощряет и стимулирует творческую инициативу работников, поддерживает благоприятный морально – психологический климат в коллективе. Обеспечивает рациональное использование бюджетных ассигнований, а также средств, поступающих из других источников. Представляет учреждение в государственных, муниципальных, общественных и других органах, учреждениях. Обеспечивает учет, сохранность и пополнение материальной базы, соблюдение правил санитарно-гигиенического режима и охраны труда, учет и хранение документации. Несет ответственность за реализацию образовательных программ, качество воспитания и образования выпускников детского сада, жизнь и здоровье, соблюдение прав и свобод воспитанников и работников ДОУ во время воспитательного - образовательного процесса в установленном законодательством РФ порядке формирует контингент воспитанников, обеспечивает их социальную защиту. Является государственным опекуном воспитанников из числа детей – сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, защищает их законные права и интересы. Принимает меры к созданию условий для поддержки их родственных связей. Обеспечивает взаимодействие с органами местного самоуправления, предприятиями и организациями, общественностью и родителями (лицами, их заменяющими).
  • Орган самоуправления – в него входят (работники ЧДОУ; Педагогический совет; Родительский комитет)
  • Общее собрание работников ЧДОУ – разработка и принятие устава детского сада, изменений и дополнений к нему новой редакции устава детского сада, внесение их на утверждение учредителю, определение основных направлений развития Детского сада разработка и принятие программы развития Детского сада.
  • Педагогический совет - определение направления воспитательно-образовательной деятельности детского сада, разработка (выбор) и принятие образовательных программ, в том числе основной общеобразовательной программы дошкольного образования, реализуемых Детским садом, а также изменений в них, рассмотрение вопросов организации дополнительных образовательных услуг воспитанникам, в том числе платных.
  • Родительский комитет - содействие администрации Детского сада в совершенствовании условий для осуществления воспитательно-образовательного процесса, охраны жизни и здоровья воспитанников, организации проведения мероприятий Детского сада, организация работы с родителями (законными представителями) по вопросам образования, воспитания, оздоровления и развития воспитанников Детского сада.
  • Заместитель заведующего по внедрению инновационных программ, научной и методической работе - создание мотивационных условий вхождения коллектива в инновационную деятельность, учет индивидуальных качеств участников инновационного процесса, их профессионального уровня, психологической готовности к новым видам деятельности, к дополнительной педагогической нагрузке.

Некоторые организационные моменты:

  • Создание структурных подразделений– творческих групп педагогов по проблемам.
  • Использование активных форм методической работы с педагогическим коллективом (семинары-практикумы, деловые игры, педагогические гостиные, моделирование и анализ проблемных ситуаций).
  • Разработка программ профессионального роста педагогов с учетом индивидуально-дифференцированного подхода к каждому воспитателю для повышение профессиональной и методической компетентности.

Информационно-методическое сопровождение инновационной деятельности ДОУ:

  • Создание базы данных по передовому педагогическому опыту, касающегося темы нововведения и приоритетного направления ДОУ.
  • Обеспечение педагогов, работающих над внедрением новых программ и технологий, дифференцированным справочно-информационным материалом
  • Создание видеотеки методических материалов, открытых занятий, выставок по темам проектов и т.д.

Основными формами работы с детьми и родителями являются:

  • игровые сеансы (индивидуальные и групповые);
  • индивидуальные развивающие занятия;
  • консультации, семинары-практикумы, тренинги, деловые игры, родительские собрания;
  • выставки (игровых пособий, литературы);
  • праздники, развлечения, открытые просмотры. 

Контрольные показатели развития ребенка учитывают:

1. Сенсорное развитие

2. Развитие движений

3. Развитие речи

4. Музыкальное развитие.

5. Процесс адаптации каждого ребенка в микроклимате группы (для наблюдений за изменением поведения, настроения, активности, воспитанника заполняется карта)

Некоторые направления инноваций в ДОУ:

  • Разработка программно-методического обеспечения инновационных процессов: Программы развития ДОУ, бизнес-плана, образовательной программы, годового плана.
  • Разработка и внедрение в практику инновационных коллективных и индивидуальных педагогических проектов.
  • Внедрение новых форм дифференциации специального образования: временной логопедической группы.
  • Создание сети дополнительных бесплатных образовательных и оздоровительных услуг воспитанникам ДОУ: кружки, студии, секции и др.
  • Расширение спектра образовательных услуг для детей, не посещающих ДОУ: платные образовательные услуги, группы кратковременного пребывания для детей раннего возраста (адаптационные, коррекционно-развивающие), группа пришкольной подготовки для старших дошкольников.
  • Создание консультативного пункта для родителей (законных представителей)  и детей с ограниченными возможностями здоровья, воспитывающихся в условиях семьи для обеспечения единства и преемственности семейного и общественного воспитания, оказание психолого-педагогической помощи родителям (законным представителям), поддержка всестороннего развития личности детей, не посещающих ДОУ.
  • Внедрение инновационных подходов к физкультурно-оздоровительной работе ДОУ (оздоровительно-игрового, динамического «часа», «часа» двигательного творчества).
  • Социальные технологии гармонизации детско-родительских отношений.
  • Научно-методические продукты инновационной деятельности – публикации  методических пособий и разработок, размещение материалов педагогов на сайтах сети Интернет; участие в виртуальных проблемных семинарах, научно-практических конференциях, Интернет-сообществах, форумах, педсоветах.
  • Работа творческой и проблемной групп, проведение мастер-классов.
  • Информатизация образовательного процесса: организация работы сайта ДОУ, использование потенциала медиа образовательных средств для презентации продуктов проектно-исследовательской деятельности, составление баз данных, работа с Интернет-ресурсами, разработка диагностического инструментария и др.
  • Переход на финансовую самостоятельность учреждения, привлечение внебюджетных средств, организация платных образовательных услуг.

Примеры инновационной деятельности в ДОУ:

  • метод игрового моделирования при взаимодействии педагога и родителей;
  • совершенствование мастерства педагогов;
  • поиск новых подходов в работе с детьми и их родителями;
  • мониторинг развития каждого ребенка;
  • учет особенностей ребенка, индивидуализация развития личностных качеств;
  • формирование основ безопасной жизнедеятельности;
  • организация экологического образования дошкольников;
  • оптимизация взаимодействия с семьей (Мониторинг семей по вопросам воспитания и развития детей, “круглые столы”, совместные досуги и развлечения, выпуск газеты, создание мини-библиотеки, создание семейного клуба)
  • создание «Предметно-развивающего пространства детского сада»

«Предметно-развивающего пространства детского сада» включает следующие компоненты:

  • пространство интеллектуального, социального, эстетического развития - игровые уголки в группах, музыкальный зал с набором инструментов и аудиоаппаратуры; театральный зал, видеозал с набором образовательных видеокассет. Занятия в компьютерно-игровом комплексе способствуют умственному развитию детей. Сравнивая современную технику с предметами культуры и быта прошлого, дети знакомятся с достижениями технического прогресса, развитием цивилизации;
  • пространство физического развития - центры здоровья в группах, физкультурный зал, бассейн с душем и сауной, спортивная площадка;
  • пространство экологического развития: зимний сад с коллекцией растений различных климатических зон, экологическая мини-лаборатория, живой уголок, уголки природы в группах, а также территория детского сада с уголком леса, сада, огородом, цветниками.

Классифицируя инновации по инновационному потенциалу, рассматриваются 
нововведения как радикальные, т. е. базовые; комбинаторные, где используются различные сочетания; модифицирующие, или улучшающие, дополняющие.

В отношении ДОУ употребляется понятие комбинаторных инноваций, так как возможности ДОУ определяются его потенциалом и характеризуются следующими критериями.

  •  квалификационным составом коллектива педагогов; 
  •  наличием и прогрессивностью учебного оборудования;
  •  наличием современной информационной базы; 
  • наличием собственных методических разработок.

Основные элементы и показатели инновационного потенциала ДОУ
Основными элементами инновационного потенциала являются: 

  •  материально-технические ресурсы; 
  •  финансовые ресурсы; 
  •  интеллектуальные ресурсы; 
  • социально-психологические факторы.
    Показатели инновационного потенциала ДОУ:
  • научно-технический потенциал (численность сотрудников, имеющих высшие разряды и категории, а также количество предложений по совершенствованию 
    педагогического процесса на одного сотрудника); 
  • инновационность управляющей системы в ДОУ (формы стимулирования, 
    участие высшего руководства, уровень свободы, предоставляемой 
    участникам инновационной деятельности).

1.3. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

В настоящее время в частном дошкольном образовательном

учреждении приходится функционировать в сложных так сказать бумажных условиях. Залогом успешной деятельности учреждения в таких условиях является максимально эффективная организация деятельности учреждения на всех уровнях. Это сложная задача, успешное решение которой находится не в области какой-либо одной науки, а обычно на пересечении многих дисциплин, таких как управление и менеджмент, логистика, бухгалтерский учет и, конечно же, информатика, информационные технологии.

Автоматизация бизнес процессов современного учреждения является необходимым и обязательным условием его успешного функционирования. Трудно представить сегодня учреждение, на котором, ведется вручную, например, учёт сотрудников, детей или бухгалтерский учёт. Но это далеко не все примеры приложения автоматизации в учреждении. Существующие информационные технологии позволяют автоматизировать деятельности практически всех уровней учреждения. Исходя из этого становится ясно, что автоматизация деятельности становится ключевой задачей, которую необходимо решить руководству для того, чтобы учреждение работало максимально эффективно.

В данной курсовой работ рассматривается автоматизация учета контроля за контингентом в частном дошкольном учреждении, что, естественно, накладывает свою специфику на задачу автоматизации. Всё это представляет из себя комплекс задач, каждая из которых представляет из себя законченный проект. Среди задач автоматизации можно выделить такие как:

  1. Учёта количества детей в группах;
  2. Учёта сотрудников в учреждении;
  3. Учёта контроля успеваемости ребёнка;
  4. Учёта контроля посещаемости ребёнка;
  5. Бухгалтерский учёт в учреждении.

Можно привести еще целый ряд подсистем в комплексе задач автоматизации в учреждении. Следует отметить, что все задачи в комплексе задач связаны между собой, а операции, происходящие на предприятии, не могут относится к какой-либо одной задаче.

Данный проект не только уменьшит количество времени на заполнение и обработку отчетности, доведя этот процесс до автоматизма, но также сократит количество ошибок в документах до минимума.

В этой курсовой работе рассматривается автоматизация учета контроля за контингентом, ведь эта одна из основных задач дошкольного учреждения. Процесс обучения в ЧДОУ “Детский сад №45” подробно представлен на рисунке 2.

Рисунок 2. Бизнес процесс обучения.

На рисунке 2 видны этапы процесса обучения, рассмотрим его более подробно:

Прием контингента – входные данные это приём самого ребёнка и его необходимые документы, выходные документы — это табель и список контингента. Исполняющим является заместитель заведующего. Именно с этого этапа начинается процесс обучения, поэтому особо важным является, как можно больше уделить внимания приёму контингента.

Весь процесс по приему контингента начинается с проверки документов. Как правило это свидетельство о рождении.

Сотрудник, который ответственен за прием контингента, в первую очередь обязан проверить по табелю все данные:

  • Свидетельство о рождении;
  • Паспортные данные родителей;
  • Справки с мест работы родителей.

Только после этого этапа происходит прием ребенка в дошкольное образовательное учреждение. Окончание приема контингента происходит только тогда, когда будет пройдена медицинская комиссия.

Обслуживание контингента – входные данные это список контингента и требования родителей, выходные данные это список выпускников и список контингента. Исполняющим является воспитатель-логопед. Высокое качество обучение, обслуживания и подготовки способно увеличить число контингента, что естественно положительно сказывается на перспективности частного дошкольного учреждения.

Этот процесс включает в себя несколько этапов, таких как:

  • Обеспечение безопасности учреждения;
  • Своевременное обслуживание;
  • Обеспечение дополнительных образовательных услуг;

С учетом этих этапов, а также от значимости отдельных показателей и элементов, которые определяет само учреждение, исходя из задач его развития и условий деятельности, формируется общая оценка уровня контроля контингента.

Контроль успеваемости – входные данные это список выпускников, план и прогноз успеваемости, выходные данные это список выпускников, статистика успеваемости и направления в государственное образовательное учреждение (Школа). На данном этапе осуществляется контроль за деятельностью контингента и сопоставление с планом и прогнозом успеваемости. Полученные данные сначала предоставляются заведующему, затем отправляются в общеобразовательное учреждение. Этот процесс особенно важен, потому что именно на этом этапе формируется полностью подготовленный контингент для обучения (в дальнейшем) в государственном общеобразовательном учреждении.

В процессе обучения или же выпуска контингента главной функцией является обучение как узкого, необходимого количество знаний, так и расширенного, то есть “дополнительного” количество знаний, её можно контролировать с помощью видеокамер, а также через журналы отчетности.

Заполнение отчетности – входные данные это табель и список контингента, выходные данные это отчеты о выпускниках. Без составления отчетов, процесс обучения невозможен.

Отчетность представляет собой документацию, которая отражает посещение, успеваемость, а также общее количество контингента (как детей, так и сотрудников в целом) всего дошкольного образовательного учреждения. При составлении таких документов необходимо придерживаться следующих принципов:

  • Отчетная дата является последним днем отчетного периода;
  • Необходимо достоверно отражать информацию с первичных документов;
  • Отчетность должна составляться разборчиво и только на русском языке;
  • Соблюдение правильности форм;
  • Отчетная дата является последним днем отчетного периода;
  • Отчет должен быть всегда закреплен подписью руководителя (в данном случае заведующим или лицом, обладающим соответствующими полномочиями).

Учет обучения неразрывно связан с такими понятиями, как контроль контингента, контроль своевременности выполнения требований, анализ деятельности сотрудников дошкольного учреждения, контроль выполнения обязательств со стороны родителей ребенка. Целью учета, таким образом, является получение объективной и своевременной информации о деятельности дошкольного учреждения для предоставления ее заведующему и составления соответствующей бухгалтерской отчетности.

2. Информационное обеспечение задачи

2.1. Информационная модель и её описание

Информационная модель представляет собой схему движения входных, промежуточных и результативных потоков и функций предметной области. Кроме того, она объясняет, на основе каких входных документов и какой нормативно-справочной информации происходит выполнение функций по обработке данных и формирование конкретных выходных документов. Информационная модель представлена на рисунке 3.

Рисунок 3. Информационная модель

В соответствии с представленной информационной моделью методист заполняет справочники Контингент и Сотрудники, когда поступают новые заявки на прием детей (контингента) и выпускаются или, а также автоматически заполняются таблицы с новыми детьми (контингентом) а также и после их выпуска. Далее, в конце рабочей учебных сезонов, на основании справочников и таблиц, получает экранные формы выходных документов, таких как выпускники, контингент, заявки.

2.2. Используемые классификаторы и системы кодирования

Система кодирования информации необходима любому учреждению для переноса информации посредством автоматизации процессов. Существуют множества различных видов классификаторов такие как , международный, отраслевой, общесистемный и другие. А так же систем кодирования, таких как серийная, порядковая, В ЧДОУ “Детский сад №45” используются такие (на данный момент) системы кодирования, как:

  • Порядковая

Порядковая система – наиболее простая по построению система кодирования, где присвоение каждому объекту кодируемого множества происходит последовательно.

А также такой вид классификатора, как:

  • Системный

Системный классификатор -  классификатор, принятый отдельным предприятием для применения в рамках своей автоматизированной системы. Он содержит информацию, которая необходима для решения задач в конкретной автоматизированной системе.

Используемые классификаторы и системы кодирования представлены в таблице 1.

Таблица 1

Используемые классификаторы и системы кодирования

Кодируемое

множество

объектов

Длина кода

Мощность кода

Система кодирования

Система классификации

Вид классификатора

ID Выпускники

5-10

1000

Порядковая

Отсутствует

Системный

ID Родителя

10

1000

Порядковая

Отсутствует

Системный

ID Сотрудники

10

1000

Порядковая

Отсутствует

Системный

ID Заявки

1000-

1000

Порядковая

Отсутствует

Системный

2.3. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

Для решения поставленных задач в курсовой работе, в информационной системе будут использоваться некоторые перечни справочников:

  1. Справочник «Сотрудники»

В данном справочнике содержится информация о сотрудниках частного дошкольного образовательного учреждения, которые выполняют обучение контингента. Данный справочник является не оперативным. Реквизиты перечислены ниже:

  • Номер Сотрудника
  • ФИО
  • Должность

2. Справочник «Текущий-Контингент»

В данном справочник хранится информация о контингенте.

Содержит следующие реквизиты:

  • Табель
  • ФИО
  • Группа
  • Успеваемость

В таблице 2 приведена статистика использования различных справочников.

Таблица 2

Статистика использования справочника

Название справочника

Ответственный за его ведение

Средний объем справочника в записях

Средняя частота актуализации

Средний объем актуализации

Справочник «Сотрудники»

Заместитель-заведующего

100

~2 раза в месяц

1 запись

Справочник “Континген”

Методист

100>

~1 раз в месяц.

1 запись

Так же используются и оперативные таблицы:

      1. Оперативная таблица «Выпускники»

Данная таблица хранит в себе список выпускников, которые проходили обучение за период (обучения) работы системы. Данная таблица является оперативной т.к. изменяется часто. Реквизиты таблицы выглядят следующим образом:

  • Номер
  • Дата
  • ФИО контингента
  • Сумма оплаченных образовательных услуг
  • Сумма оплаченных дополнительных услуг
  • Общее количество часов обучения
  • Данные родителей
  • Номер сотрудника (воспитателя)
  1. Оперативная таблица «Контингент»

Она также является оперативной. Реквизиты данной таблицы перечислены ниже:

  • Номер контингента
  • ФИО
  • Контакт
  • Дата рождения
  • Пол
  1. Оперативная таблица «Заявки»

В данной таблице содержится информация о заявках в технический отдел, по решению проблем с оборудованием. Содержит следующие реквизиты:

  • Номер заявки
  • Дата
  • Тип
  • Сотрудник

В таблице 3 приведена статистика использования оперативных таблиц.

Таблица 3

Статистика использования справочника

Название справочника

Ответственный за его ведение

Средний объем справочника в записях

Средняя частота актуализации

Средний объем актуализации

Таблица “Выпускники”

Методист

100>

~2 раза в учебный период

100 записей

Таблица «Контингент”

Методист- заместитель Заведующего

100>

~20 раз в неделю

100 записей

Таблица «Заявки»

Сотрудник по внедрению и.о.

10>

~1 раза в неделю

30 записей

2.4. Характеристика результатной информации

Результативной информацией являются выходные документы:

  1. Статистика успеваемости – данный документ содержит информацию о процессе обучения за определенный учебный период, который в дальнейшем передается методисту, а затем заместителю заведующего.
  2. Отчет о выпускниках – содержит информацию о обученном контингенте (выпускниках), всяческий отчет (количество часов, информацию о дополнительном образовании)
  3. Заявки – содержит информацию на необходимую ликвидации проблемы с компьютерным оборудованием, в техническую поддержку.
  4. Список контингента – содержит список для приема в дошкольное образовательное учреждение, а также для последующего контроля.

Необходимый набор полей, для справочников и таблиц представлен в таблицах 4-7.

Таблица 4

Статистика успеваемости

Название полей

На основе каких таблиц формируется отчет

Частота формирования

Кому предназначен

  • Дата
  • Количество
  • Выпускаемого контингента
  • Сумма оплаченных образовательных услуг
  • Сумма оплаченных доп услуг.
  • Общее количество часов обучения

Таблица «Выпускники»

Справочник «Контингент»

Каждый день

Методисту

Заведующему

Таблица 5

Отчет о выпускниках

Название полей

На основе каких таблиц формируется отчет

Частота формирования

Кому предназначен

  • Количество
  • Выпускников
  • Общее количество часов обучения
  • Группа

Таблица «Выпускники»

Справочник «Контингент»

Каждый день

Методисту

Заведующему

Таблица 6

Заявки

Название полей

На основе каких таблиц формируется отчет

Частота формирования

Кому предназначен

  • Номер заявки
  • Дата
  • Тип
  • Сотрудник

Таблица «Заявки»

Справочник «Сотрудники»

По мере необходимости

Руководителю технического отдела

Таблица 7

Список Контингента

Название полей

На основе каких таблиц формируется отчет

Частота формирования

Кому предназначен

  • Номер (табель) Контингента
  • ФИО
  • Группа
  • Информация о родителях

Справочник «Контингент»

Таблица «Выпускники»

2 раза в неделю

Заместителю-заведующего

3. Программное обеспечение задачи

3.1. Общее положения (дерево функций и сценарий диалога)

Рисунок 3.

Дерево функций

На основании дерева функций разработан сценарий диалога, который представлен на рисунке 4.

Рисунок 4. Сценарий диалога

3.2. Характеристика базы данных

Для хранения информации о продажах, клиентах, заявках необходимо наличие базы данных. Для функционирования системы в пункте обоснование проектных решений по программному обеспечению была выбрана СУБД MS SQL Server. На рисунке 11 представлена схема связи БД.

Рисунок 5. Схема БД

Из данной схемы видно, что все таблицы взаимосвязаны между собой.

В таблицах 8-12 описана структура данных:

Таблица 8

Таблица “Выпускники”

Наименования поля

Идентификатор поля

Тип поля

Длина поля

Прочее

Табель

Tabel

N

256

Ключевое поле

Дата

Data

D

64

ФИО

Full_name

N

32

Сумма оплаченных образовательных услуг

Summa_opl_obr_uslug

N

64

Общее количество часов обучения

Full_time_obrz

N

64

Данные родителей

Info_rod

N

256

Номер сотрудника

Number_sotr

N

32

Номер группы

Number_group

N

64

Общее количество выпускников

Total_number

N

32

Таблица 9

Таблица “Родители”

Наименования поля

Идентификатор поля

Тип поля

Длина поля

Прочее

Табель

Tabel

N

256

Ключевое поле

ФИО

Full_name

C

64

Место работы

Work_place

C

32

Дата рождения

Data_rozd

D

32

Таблица 10

Таблица “Сотрудники”

Наименования поля

Идентификатор поля

Тип поля

Длина поля

Прочее

Номер

Number_sotr

N

256

Ключевое поле

ФИО

Full_name

C

32

Должность

Dolzh

C

64

Таблица 11

Таблица “Контингент”

Наименования поля

Идентификатор поля

Тип поля

Длина поля

Прочее

Табель

Tabel

N

256

Ключевое поле

ФИО

Full_name

C

32

Дата рождения

Data

D

64

Пол

Pol

N

64

Контакты

Info

Таблица 12

Таблица “Заявки”

Наименования поля

Идентификатор поля

Тип поля

Длина поля

Прочее

Номер заявки

Number_z

N

256

Ключевое поле

Дата

Data

D

64

Тип

Type

C

256

Номер сотрудника

Number_sotr

N

64

3.3. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)

Структурная схема пакета представлена на рисунке 6.

Рисунок 6. Структурная схема пакета

  1. Глобальный модуль

Содержит глобальные процедуры и функции, предопределенные процессы, которые необходимо выполнить при запуске системы

  1. Модуль авторизации

Модуль содержит запрос логина и пароля для входа в систему.

  1. Модуль «Взаимодействия с БД».

В данном модуле происходит процесс передачи необходимой информации из БД.

  1. Модуль «БД»

Алгоритм хранение данных и подготовка их к передаче.

  1. Модуль «Справочников»

Процедура обрабатывания данных для дальнейшего формирования справочных форм.

  1. Модуль «Родители»

В данном модуле происходит процесс записи родителей и их детей (контингента).

  1. Модуль «Отчеты»

Распределение данных по отчетным формам. Вывод отчетов в виде

экранной формы.

  1. Модуль «Список контингента»

Модуль формирует список детей.

3.4. Описание программных модулей

Для лучшего понимания работы программы наиболее понятным будет наглядное описание модуля «Отчеты» на рисунке 7.

Рисунок 7. Схема модуля «Отчеты»

4. Контрольный пример реализации проекта и его описание

Рассмотрим контрольный пример. Для входа в систему нужно ввести пароль (рисунок 8).

В систему можно войти как методист (пользователь «методист») и администратор. Если осуществить вход под пользователем «администратор», то ему будут доступны следующие действия:

  • Просмотр вкладки отчеты;
  • Прием контингента;

Если осуществить вход под пользователем «методист», то будут доступны следующие действия:

  • Проведение операций по приему контингента;
  • Просмотр проведенных (по приему контингента) операций;

C:\Users\impee\Desktop\Новый точечный рисунок (3).bmp

Рисунок 8. Вход в систему

Если пароль будет введен неверно, то пользователю выйдет сообщение об ошибки идентификации (рисунок 9).

Рисунок 9. Ошибка идентификации пользователя

Рисунок 10. Рабочее место сотрудника

Далее по необходимости можно зайти на вкладку справочники, выбрать сотрудников и ввести нового или удалить уволенного сотрудника (рис. 11).

Рисунок 11. Создание справочника сотрудники

Так же можно дополнить справочник контингент (рисунок 12).

Рисунок 12. Создание справочника контингент

Запись контингента происходит после заполнения и предоставления необходимых документов от родителей в учреждение. (рисунок 13).

Рисунок 13. Запись контингента

На вкладке документы можно создать заявки в технический отдел по поломке или проблеме с оборудованием, о проблемах с программным обеспечением. (рисунок 14).

Рисунок 14. Создание заявки

На рисунке 15 представлено, как формируется отчет о выпускаемом контингенте (выпускники).

Рисунок 15. Формирование отчета о выпускниках

После данных операций, можно закончить работу с программой, путем нажатия кнопки X в правом верхнем углу (рисунок 16).

Рисунок 16. Закрытие программы

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Чтобы достигнуть наилучшего успеха в своей работе, любого образовательного учреждения нужно точно определить свои расходы, доходы, ресурсы, обучающие процессы и многое другое. Наглядная информация о состоянии внутри учреждения поможет сделать глубокий анализ любого процесса, а также поможет сделать правильные выводы, что в конечном результате поможет достичь увеличения процента успеваемости и повышения общей эффективности.

Не является секретом, что главными образовательными учреждениями становятся наиболее продуктивные образовательные учреждения, которые имеют минимальные расходы, высокий уровень производительности труда и полностью контролируют процессы, возникающие внутри учреждения. Ничто так не поспособствует контролю и анализу работы в образовательном учреждении как внедрение комплексной автоматизированной информационной системы.

По результату написания курсовой работы была достигнута главная цель – создание автоматизированной информационной системы, которая смогла осуществить автоматическое выполнения большого количества работ по процессу учета контингента, а также достигнуты следующие второстепенные цели:

  • Минимизировано участие человека в процессе ввода информации;
  • Исключен повторный ввод одних и тех же данных в разные хранилища данных;
  • Минимизирована вероятность ввода ошибочной информации в базу данных;
  • Повышена оперативность попадания обновленных данных в базу данных о выпускниках.

Так же в ходе написания курсовой работы были выполнены следующие задачи:

  1. Проанализирована деятельность дошкольного учреждения;
  2. Определены проблемы, которые стояли перед предприятием;
  3. Выбраны наиболее приемлемые решения для автоматизации деятельности;
  4. Разработаны все элементы решения;
  5. Обоснована экономическая эффективность проекта.

Так же в ходе работы, были рассмотрены основные вопросы каждой из части.

В аналитической части: проанализирована деятельность частного дошкольного учреждения, ее технического и программного обеспечения, так же рассмотрены процессы в учреждении и более углубленно изучен процесс учета. Был проанализирован документооборот, а также рассчитан временной показатель на обработку каждого документа, проанализированы существующие программы по автоматизации процесса учета продаж путем выявления слабых и сильных сторон, а также выбран оптимальный вариант приобретения ИС – покупка и доработка.

В практической части: обоснован выбор решения по информационному, программному и техническому обеспечению, рассмотрены все этапы жизненного цикла проекта и сопутствующие ГОСТы, проанализирована входная и выходная информация, рассмотрены справочники, правильно построены связи в базе данных, составлены сценарий диалога и дерево функций, а также продемонстрированы наглядные примеры реализации проекта.

В экономической части: рассчитаны показатели трудовых и стоимостных затрат, проведен анализ этих показателей по базовому и проектному варианту, а также описан предварительный срок окупаемости проекта.

Данный проект является эффективным т.к. изменения в показателях стоимостных и трудовых затрат составили 44%, а индекс изменения затрат составил 1,78, что наглядно демонстрирует необходимость реализации проекта.

По завершению написания курсовой работы, была разработана программа, которая не только помогла автоматизировать многие операции по процессу учета контингента, но и так же сократив расходы.

В будущем исключены ошибки и долгие ожидания на прием документов, общее время обрабатывания заявления уменьшилось, что повлекло за собой увеличение прибыльности учреждения. Хотя программа уже может использоваться в учреждении, все же следует ее доработать программистам под образовательное учреждение и исполнителя, т.к. данная система отражает лишь общие понятия ведения процесса учета контингента для наилучшего результата необходимо подстроить ее определенные запросы.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

    1. ГОСТ 34.601-90 Автоматизированные системы. Стадии создания.- Москва: Изд-во стандартов,1992. – 9с.
    2. Методология разработки программного обеспечения: Rational Unified Process: нормативно-технический материал. – Lexington:1998. – 21с.
    3. ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207-2010 Информационное технология. Системная и программная инженерия. Процессы жизненного цикла программного обеспечения. – Москва: Изд-во стандартов, 2011. – 105с.
    4. Балдин, К.В. Информационные системы в экономике: Учебник / К.В. Балдин, В.Б. Уткин. - М.: Дашков и К, 2013. - 395 c.
    5. Варфоломеева, А.О. Информационные системы предприятия: Учебное пособие / А.О. Варфоломеева, А.В. Коряковский, В.П. Романов. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 283 c.
    6. Васильков, А.В. Информационные системы и их безопасность: Учебное пособие / А.В. Васильков, А.А. Васильков, И.А. Васильков. - М.: Форум, 2013. - 528 c.
    7. Венделева, М.А. Информационные технологии в управлении: Учебное пособие для бакалавров / М.А. Венделева, Ю.В. Вертакова. - М.: Юрайт, 2013. - 462 c.
    8. Гаврилов, Л.П. Информационные технологии в коммерции: Учебное пособие / Л.П. Гаврилов. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 238 c.
    9.  Гвоздева, В.А. Информатика, автоматизированные информационные технологии и системы: Учебник / В.А. Гвоздева. - М.: ИД ФОРУМ, НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 544 c.
    10. Грекул, В.И. Автоматизация деятельности предприятия розничной торговли с использованием информационной системы Microsoft Dynamics NAV: Учебное пособие / В.И. Грекул, Н.Л. Коровкина, Д.А. Богословцев. - М.: Бином, 2014. - 182 c.
    11. Дастин, Э. Тестирование программного обеспечения. Внедрение, управление и автоматизация / Э. Дастин, Д. Рэшка, Д. Пол; Пер. с англ. М. Павлов. - М.: Лори, 2013. - 567 c.
    12. Ивасенко, А.Г. Информационные технологии в экономике и управлении: Учебное пособие / А.Г. Ивасенко, А.Ю. Гридасов, В.А. Павленко. - М.: КноРус, 2013. - 158 c.
    13.  Исаев, Г.Н. Информационные системы в экономике: Учебник для студентов вузов / Г.Н. Исаев. - М.: Омега-Л, 2013. - 462 c.
    14. Киселев, Г.М. Информационные технологии в экономике и управлении (эффективная работа в MS Office 2007): Учебное пособие / Г.М. Киселев, Р.В. Бочкова, В.И. Сафонов. - М.: Дашков и К, 2013. - 272 c.
    15.  Клюев, А.С. Автоматизация настройки систем управления / А.С. Клюев, В.Я. Ротач, В.Ф. Кузищин. - М.: Альянс, 2015. - 272 c.
    16. Колисниченко, Д.Н. Командная строка Linux и автоматизация рутинных задач / Д.Н. Колисниченко. - СПб.: BHV, 2014. - 368 c.
    17. Култыгин, О.П. Администрирование баз данных. СУБД MS SQL Server. -М: Московская финансово-промышленная академия, 2012 -232 с. (Университетская серия).
    18. Логинов, В.Н. Информационные технологии управления: Учебное пособие / В.Н. Логинов. - М.: КноРус, 2013. - 240 c.
    19. Мезенцев, К.Н. Автоматизированные информационные системы: Учебник для студентов учреждений среднего профессионального образования / К.Н. Мезенцев. - М.: ИЦ Академия, 2013. - 176 c.
    20. Скворцов, А.В. Автоматизация управления жизненным циклом продукции: Учебник для студентов учреждений высшего профессионального образования / А.В. Скворцов, А.Г. Схиртладзе, Д.А. Чмырь.. - М.: ИЦ Академия, 2013. - 320 c.