Автор Анна Евкова
Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Автоматизация процесса учета продаж в компании ООО “TOM TAILOR”

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

В условиях перехода общественного развития в информационную эпоху, компьютеры тесно сплелись с жизнью каждого человека и не только как средство общения, но и как важнейший элемент, который позволяет зарабатывать деньги, затрачивая минимальное количество ресурсов.

В настоящее время все больше компаний стараются перейти на полностью автоматизированное производство, сократив рабочую человеческую силу и тем самым сократив расходы на ее содержание. Однако такая реализация инновационного потенциала, не совсем применима в современной экономике России, т.к. является достаточно дорогой, поэтому многие организации довольствуются автоматизацией отдельных этапов. Поэтому тема данной курсовой работы является наиболее актуальной в данное время т.к. способна решить множество проблем и облегчить работу в розничной торговле.

Но что бы получить качественный результат сначала нужно определиться с целью, которую мы должны будем достигнуть по заключению курсовой работы. Основная цель – изучить и научиться применять теоретические аспекты автоматизации процесса учета продаж и научиться их применять на конкретной организации.

Так же можно выделить второстепенные цели:

  • Изучить теоретическую основу выбранной темы;
  • Осуществлять поиск и использование информации, сбор данных с применением современных информационных технологий, необходимых для решения профессиональных задач;
  • Выбрать инструментальные средства для обработки данных в соответствии с поставленной задачей, применяя современные программные продукты;
  • Проанализировать результаты расчетов, используя современные методы интерпретации данных, обосновывать полученные выводы.

Достижение этих целей позволит более точно составлять прогнозы относительно развития организации.

Объектом исследования данной работы является деятельность компании «Tom Tailor», предметом исследования – процесс учета продаж компании.

Для достижения поставленных целей нужно решить следующие задачи:

  1. Проанализировать деятельность предприятия;
  2. Определить проблемы, стоящие пред предприятием;
  3. Разработать все элементы решения;

Рассмотрим основные методы исследования, которые будут применяться в данной курсовой работе, и кратко их охарактеризуем.

1. Изучение научных источников;

2. Методы анализа;

Научные источники позволяют изучить уже готовые разработки специалистов, в данной области, и их подходы, которые в дальнейшем и будут использованы в данном проекте.

Метод анализа является не заменимым инструментом для написания любой работы. Он позволяет мысленно разделить информацию на несколько составных частей, выявить их слабые и сильные стороны и далее сформировать готовое мнение по конкретному объекту.

Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия.

Характеристика предприятия и его деятельности

Tom Tailor - немецкая вертикально-интегрированная компания, выпускающая повседневную одежду. Основана в 1962 году в Гамбурге Хансом Генрихом Пюньером. Специализируется в основном на одежде и аксессуарах средней ценовой категории для мужчин, женщин, молодёжи и детей. Основные рынки сбыта для компании — Франция, Германия, Австрия, Швейцария и страны Бенилюкс.

В 1962 году Ханс Генрих Пюньер основал компанию Henke&Co. Изначально единственным продуктом компании были мужские клетчатые рубашки. Впоследствии Пюньер понял, что для бренда нужно название, которое бы ассоциировалось у покупателей с недорогой, но качественной и красивой одеждой. Отсюда и появилось название «Tom Tailor».

В дальнейшем ассортимент выпускаемой продукции расширялся и компания начала предлагать своим покупателям широкий спектр товаров — от нижнего белья до верхней одежды. Однако этот процесс шёл достаточно долго: свою первую коллекцию спортивной одежды Tom Tailor смогла представить только лишь в 1979 году.

В 1980-х годах под брендом Tom Tailor стали выпускаться и некоторые женские и детские вещи. Продукция компании ещё достаточно долгое время продолжала распространяться в основном через крупные торговые центры: первый собственный магазин Tom Tailor появился только в 1994 году. Поскольку опыт сбыта продукции через такие магазины был сочтён успешным, то в дальнейшем их количество стало неуклонно расти. В 1995 году появилась первая полноценная коллекция одежды для мальчиков Tom Tailor Boy, а чуть позже — в 1997 году — и для девочек (Tom Tailor Girls). В 1999 году увидела свет коллекция женского белья Tom Tailor Woman. Также компания обзавелась собственными брендированными коллекциями ароматов и подростковой джинсовой одежды Tom Tailor Denim. В 2002 году появилась линия одежды для маленьких детей Tom Tailor Mini. В 2006 году контрольный пакет акций компании был приобретён немецким инвестиционным фондом Alpha. В 2007 году были запущены две коллекции молодёжной одежды: Tom Tailor Denim Male (для мужчин) и Tom Tailor Denim Female (для женщин). В 2008 году произошла полная интеграция системы дистрибьюции в Германии, Австрии, Швейцарии и странах Бенилюкс. Компания вышла на французский рынок вместе со своим партнёром Galeries Lafayette.

По данным на 2009 год продукция компании распространялась через 87 собственных магазинов, 201 магазин, открытый по франчайзингу, а также 3 интернет-магазина в Германии, Австрии и Голландии.

В 2010 году состоялось IPO компании на Франкфуртской фондовой бирже.

В 2012 году в честь своего пятидесятилетия компания выпустила праздничную линию одежды Tom Tailor Denim под названием «5 десятилетий денима». Каждая модель отражает стиль определённого десятилетия — с 1960-х годов и до 2000-х. Кроме того, к юбилею Tom Tailor выпустила серию футболок с изображениями Джими Хендрикса, The Doors и The Rolling Stones с QR-кодами, позволяющими скачивать на мобильный телефон их музыку. В августе 2012 года Tom Tailor приобрёл торговую сеть марки Bonita. Таким образом, компания стала седьмым по величине производителем модной одежды в Германии.

Модельный ряд компании состоит из 5 основных линий одежды:

  • Men Casual (мужская одежда);
  • Women Casual (женская одежда);
  • Kids & Minis (детская одежда);
  • Denim Male (одежда для юношей);
  • Denim Female (одежда для девушек).

Для каждой линии бренд выпускает по 12 (Kids & Minis по 6) коллекций одежды в год.

На данный момент компания имеет 335 розничных магазинов и 7 интернет магазинов.

Таблица 1

Показатели деятельности компании

№ п/п

Наименование характеристики (показатели)

2018 г.

1

Открытие новых магазинов

6

2

Выручка от реализации продукции

48240900 руб.

3

Количество посетителей магазина в день

200

4

Количество времени на обслуживание 1-го клиента

15 мин.

Из таблицы 1 видно, что в 2018 году при открытии 6 новых магазинов и достаточно большой проходимости, довольно средний показатель выручки со всех магазинов. Причиной этого можно выделить время, которое тратится на обслуживание 1-го клиента – 15 минут. Это связано с тем, что на кассе оформление чеков и возврата занимает достаточно долгое время, т.к. требует подписи, оформление товарного чека вручную, что задерживает очередь и магазин теряет клиентов. Многие посетители при входи в магазин и видя большую очередь у кассы, передумывают совершать покупки и выходят из магазина.

Из всего следует сделать следующий вывод: для того что бы повысить продажи товаров и тем самым увеличить выручку, следует в первую очередь уменьшить время, которое тратится на 1-го клиента по средствам автоматизации процесса учета продаж.

Организационная структура управления предприятием

Рисунок 1. Организационная структура компании

Данный тип структуры можно назвать линейным, т.к. все управление расположено по вертикальной линии от главного офиса в Германии, который напрямую связан с генеральным директором в России, и далее разделяется по обязанностям управления на его заместителей, выполняющий определенные функции компании (осуществление коммерческой, финансовой и исполнительной деятельности) и их подчиненных.

Начнем с финансового директора, ведь именно на нем лежит вся ответственность за соблюдение норм налогообложения и контроль за финансовой составляющей компании в лице бухгалтерии.

Главный бухгалтер отвечает за деятельность бухгалтерии и должен правильно составлять отчетность, а также выполнять расчет заработной платы, отпускных, больничных и т.д. Правильно составленные документы сводят к минимуму подозрения налоговой к деятельности нашей компании, а если все-таки налоговые инспектора выявили какую-то ошибку или недочет, на месте могут получить достоверные и правильно заполненные документы, которые должны внести ясность. Если же главный бухгалтер пренебрегает проверкой отчетности или ведет двойную запись и умалчивает о прибыли организации, то это может навлечь большие штрафы и даже уголовную ответственность. Поэтому при качественном управлении компанией особое внимание следует уделить отделу бухгалтерии и периодически лично сверять показатели.

Далее нужно рассмотреть исполнительного директора и все отделения под ним, т.к. именно это направление помогает правильно и качественно функционировать всей компании и осуществлять коммерческую деятельность.

Начнем с отдела поставок. Конечно, каждый понимает, что чтобы качественно продавать, с начала нужно что-то получить, поэтому в первую очередь чтобы оценить работу этого отдела нужно просто зайти в магазин и обратить внимание на сколько заняты полки.

В нашем магазине поставки осуществляются каждую 1-2 недели в зависимости от количества продаж.

Обычно на уровне отдела осуществляется работа по поставкам определенного товара в соответствующие магазины, например, в обычные магазины, товар доставляется с общего склада, прибывший из Германии, а в магазины типа «Outlet» вещи перераспределяются из магазинов, как правило, которые не пользуются спросом.

Что бы доставить товары до магазина, прежде всего, составляется накладная, а далее все данные передаются транспортному отделу. В любом таком отделе обязательно имеется водитель, который ведет машину и отвечает за целостность груза при транспортировке и грузчик, который разгружает и нагружает машину. Часто чтобы сократить расходы на содержание двух людей с такими профессиями, водитель может выступать и в качестве грузчика при увеличении оклада.

При рассмотрении исполнительной ветви не следует забывать и о техническом отделе, который также незаменим в организации. На этом уровни идет разрешение всех технических проблем в организации, а так же ведется разработка новых, улучшенных программ и их составляющих.

Мы живем в 21 веке и сложно представить нашу жизнь без технологий, поэтому так важно обеспечить должную работу всех компьютеров и их программных обеспечений, потому как любая оплошность может понести за собой остановку деятельности всей компании, что в свою очередь приведет к большим финансовым проблемам.

И наконец, коммерческая отрасль, во главе которой стоит коммерческий директор. Вся его деятельность направлена на получение большей прибыли за счет отдела маркетинга и деятельности магазинов.

Начнем с отдела маркетинга. Вся деятельность этого отдела направлена на исследовании и анализе рынка, а также выявлении предпочтений у покупателей. В свою очередь такая информация поможет подобрать более предпочтительный для большинства потребителей товар, тем самым увеличив спрос, что в свою очередь повлечет увеличение прибыли.

Перед тем как выпускать на рынок какую-либо новую продукцию или целый ряд товаров, нужно, более точно, предугадать реакцию клиента. Для этого, как правило, создается тестовая группа из людей различных возрастов, профессий, вкусов и т.д. Им предоставляется возможность высказаться и протестировать новый товар. Для этого следует оставлять человека один на один с представителем отдела маркетинга и предложить ему описать, что он думает и чувствует в отношении этого товара. Проводить это следует строго один на один т.к. общественное мнение может сильно отразиться на восприятии и на ответе человека. Далее полученные данные мы обрабатываем и составляем отчетность о проведенном исследовании, после чего мы вносим коррективы и исправляет недостатки.

Деятельность отдела маркетинга может - быть как пассивной (анализируются отчеты о продажах и далее выявляются, какие товары и каких цветов пользуется большим спросом, а какие нет), а также активной, подразумевая под этим работу непосредственно с клиентами и узнавая об их предпочтениях напрямую. Часто на кассе можно встретить таких представителей отдела, которые предлагают пройти опрос (как правило, этот опрос содержит базовые вопросы, касающиеся линейного ряда, предпочтений, недостатков работы персонала, а также предложений по изменению этих недочетов) и по его завершению получить скидку на следующую покупку. Такие анкеты составляются маркетологами и ими же проверяется.

Далее рассмотрим региональных менеджеров. Это профессия подразумевает человека, который организует и контролирует работу групп магазинов, расположенных вблизи друг с другом.

Дальше вся деятельность организации сосредоточена по магазинам, где главным управляющем звеном выступает директор магазина. Он осуществляет деятельность магазина, на его плечи ложится все документное оформление, ответственность перед региональным менеджером и организация работы всего персонала и склада. За склад отвечает начальник склада, а за работу персонала - администратор.

Заведующий складом отвечает за построение такой системы управления, при которой на складе не должно быть непринятых и не разобранных вещей, а все документы, которые составляются на данном уровне, заполнены и заверены, осуществляет прием и возврат товара на общий склад.

Администратор осуществляет контроль над работой охраны, продавца-консультанта и продавца-кассира в магазине.

Охрана создает безопасность в магазине, а также осуществляет работу по предотвращению краж. Как правильно компания на уровне исполнительного директора заключает договор с частным охранным предприятием, и она уже сама прикрепляет своего представителя охраны к магазину, но все же его деятельность контролирует администратор и следит за выполнениями его обязательств.

Продавец-консультант встречает посетителя на входе, приветствует и помогает при необходимости разобраться с размером, цветом, а также относит выбранные товары в примерочную и на кассу.

Продавец-кассир ведет свою деятельность за кассовым аппаратом, пробивает товар, производит прием оплаты. Так же при необходимости выдает и заверяет товарный чек, проводит процесс возврата товара и так же составляет все документы на этом уровне.

Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

В компании присутствуют 5 основных бизнес-процессов, которые являются важным звеном в качественной работе самой компании:

  • Процесс маркетинга.
  • Процесс продаж.
  • IT-поддержка.
  • Процесс управления.
  • Процесс поставок.

На рисунке 2 представлена схема бизнес процессов организации.

Рисунок 2. Схема бизнес - процессов

Рассмотрим более подробно каждый из бизнес-процессов.

Процесс управления – входными данными являются отчет о продажах, маркетинговые материалы и отчеты по заявкам. Выходными данными является план для магазинов (процесс продаж) и план развития маркетинговой стратегии (процесс маркетинг). Это один из самых главных процессов, так как грамотное построение управление соединяет всю компанию в последовательную цепочку, состоящую из сотрудников, и мотивирует их на более качественную и продуктивную работу. Совокупность всех циклических действий, связанных с выявлением проблем, поиском их решений и организацию выполнения задач компании [18].

Процесс управления представляет собой управление и контролирование всех бизнес-процессов в организации.

Маркетинг – входные данные это информация о рынке и статистика продаж, выходные данные это маркетинговые материалы, которые в последствии предоставляются управленческим звеньям и далее влияют на процесс продаж. Маркетинг, в первую очередь, является социальным процессом, деятельность которого можно разделить на 3 группы:

  • Создание потребительского спроса;
  • Информирование потенциальных клиентов;
  • Работа с обратной связью клиентов.

Процесс продаж – входные данные это маркетинговые материалы, план продаж для магазина, выходные данные это статистика продаж, заявки в IT-поддержку, сведенья о наличии товара. Процесс продаж осуществляет коммерческую деятельность компании и направлен на получении денежных средств, поэтому именно ему нужно уделять особое внимание.

IT-поддержка – входные данные это заявки, выходные данные это отчеты о заявках. Деятельность этого бизнес-процесса позволяет уладить множество проблем, связанных с технической составляющей. Обычно можно выделить три линии работы IT-поддержки:

  1. Первая линия. Эта линия предназначена для приема, обработки и первоначального анализа запросов. Как правило, на этой линии происходит решение наиболее простых или типовых вопросов использования ИС в рамках эксплуатации.
  2. Администрирование. На этой линии вся деятельность осуществляется только подготовленными и обученными системными администраторами ИС, администратором БД, и системными администраторами на уровне аппаратно-программной платформы ИС. Этот уровень осуществляет решение задач управления доступом, а также не очень сложные штатные настройки опций и параметров системы.
  3. Экспертная поддержка. На этой линии работают только специалисты высокого уровня знак о внутренней структуре информационной бизнес - системе, принципах работы и т.д. Такие специалисты осуществляют сложные настройки и внос по необходимости существенных изменений в работу компонентов ИС (вплоть до блоков программного кода) без риска нанесения вреда ее работоспособности.

Процесс поставок – входными данными является список товаров, выходными данными являются заявки в IT-поддержку и непосредственно товары, которые поставляет компания. Если не будет товаров, то магазин не сможет функционировать, поэтому так важно уделять особое внимания и наличию самого товара, и способы его доставки [10].

При анализе деятельности компании слабым звеном явилась устаревшая система процесса учета продаж.

Данный проект не только уменьшит количество времени на заполнение и обработку отчетности, доведя этот процесс до автоматизма, но также сократит количество ошибок в документах до минимума.

Поскольку в курсовой работе рассматривается автоматизация процесса учета продаж, то нужно более подробно о этом процессе рассказать, ведь эта одна из основных служб организации. Целью данного процесса является получение дохода и выявление финансового результата от продаж.

В соответствии с бухгалтерским учетом, выручка как доход от продажи признается при выполнении следующих условий:

  • Выручка должна быть подтверждена договором или иным документом;
  • В результате должно произойти увеличение экономических выгод организации;
  • Право собственности перешло к покупателю;
  • Расходы, связанные с получением дохода, должны быть определенны.

При невыполнении хотя бы одного из этих условий, выручка от продажи не может быть принята к учету и списывается с баланса [12].

Процесс продаж в компании «Tom Tailor» подробно представлен на рисунке 3.

Рисунок 3. Бизнес процесс продаж

На рисунке 3 видны этапы процесса продаж, рассмотрим его более подробно:

Прием товара – входные данные это поставка самого товара и сопровождающие его документы, выходные данные это накладная и список товара. Исполняющим является старший продавец. Именно с этого этапа и начинается процесс продаж, поэтому так важно особое внимание уделить приему товара.

Весь процесс по приему товара начинается с проверки документации, которые сопровождают товар. Как правило, товаротранспортная накладная и счет-фактура.

Работник, который ответственен за прием товара, в первую очередь должен проверить по накладным следующие данные:

  • Данные грузоотправителей и грузополучателей;
  • Количество товара;
  • Ассортимент и упаковку груза и т.д.

Только после этого этапа происходит разгрузка транспортного средства. Окончание приема товара происходит только тогда, когда вскрывается груз и происходит проверка качества и количества товара.

Обслуживание клиента – входные данные это список товара и заказ клиента, выходные данные это список проданного товара и список клиентов. Исполняющим является продавец-консультант. Высокое качество обслуживания способно увеличить число покупателей путем становления потребителей в постоянных посетителей магазина, что положительно сказывается на имидже компании.

В данном процессе содержится несколько этапов, таких как:

  • встреча клиента;
  • выявления предпочтений у клиента;
  • презентация товара;
  • оформление операций через кассу (возврат/продажа).

С учетом этих этапов, а также от значимости отдельных показателей и элементов, которые определяет само предприятие исходя из задач его развития и условий деятельности, формируется общая оценка уровня обслуживания посетителей. Как правила эту оценку далее используют для стимулирования работы персонала в магазине, тем самым стараясь обеспечить высокие показатели уровня обслуживания клиентов.

Контроль продаж – входные данные это список товаров, план и прогноз о продажах, выходные данные это список товаров, статистика продаж и заявки в тех. поддержку. На данном этапе осуществляется контроль над деятельностью магазинов и сопоставление с планом и прогнозом продаж. Полученные данные отправляются в отдел маркетинга. Этот процесс особенно важен, потому что именно на этом этапе формируется управление всеми процессами.

В процессе продаж главной функцией является продажа товара, поэтому особое внимание следует обратить на работу продавцов, ее можно контролировать с помощью видеокамеры, а также через отчетность.

Заполнение отчетности – входные данные это накладная и список клиентов, выходные данные это отчеты о продажах. Без составления отчетов невозможен процесс учета продаж.

Отчетность представляет собой документацию, которая отражает финансовое состояние всей организации. При составлении таких документов необходимо придерживаться следующих принципов:

  • Необходимо достоверно отражать информацию с первичных документов;
  • Соблюдение правильности формы;
  • Отчетная дата является последним днем отчетного периода;
  • Отчетность составляется только на русском языке;
  • Отчетность составляется только в денежном выражении валюты РФ (в рублях);
  • Отчет необходимо закрепить подписью руководителя (или лицом, обладающим соответствующими полномочиями).

Учет продаж неразрывно связан с такими понятиями, как контроль платежей, контроль своевременности выполнения заказов, анализ деятельности менеджеров компании¸ контроль выполнения обязательств со стороны клиентов и так далее. Целью учета, таким образом, является получение объективной и своевременной информации о деятельности компании для предоставления ее директору и составления соответствующей бухгалтерской отчетности.

Информационное обеспечение задачи

Информационная модель и её описание

Информационная модель представляет собой схему движения входных, промежуточных и результативных потоков и функций предметной области. Кроме того, она объясняет, на основе каких входных документов и какой нормативно-справочной информации происходит выполнение функций по обработке данных и формирование конкретных выходных документов. Информационная модель представлена на рисунке 4.

Рисунок 4. Информационная модель

В соответствии с представленной информационной моделью кассир заполняет справочники Товары и Сотрудники, когда поступают новые товары и увольняются или приходят сотрудники, а так же автоматически заполняются таблицы с новыми клиентами, заявками, продажами и возвратами после покупки или возврата товара. Далее, в конце рабочей смены, на основании справочников и таблиц, получает экранные формы выходных документов, таких как возврат, товар, заявки и продажи.

Используемые классификаторы и системы кодирования

Система кодирования информации необходима любому предприятию для переноса информации посредством автоматизации процессов. Существуют множества различных видов классификаторов такие как , международный, отраслевой, общесистемный и другие. А так же систем кодирования, таких как серийная, порядковая, комбинированная. В компании ООО “TOM TAILOR” используются такие системы кодирования, как:

  • Порядковая
  • Комбинированная

Порядковая система – наиболее простая по построению система кодирования, где присвоение каждому объекту кодируемого множества происходит последовательно.

Комбинированная система - применяется для кодирования больших перечней объектов, которые характери­зуются многими соподчиненными или независимыми признака­ми.

А так же такой вид классификатора, как:

  • Системный

Системный классификатор -  классификатор, принятый отдельным предприятием для применения в рамках своей автоматизированной системы. Он содержит информацию, которая необходима для решения задач в конкретной автоматизированной системе.

Используемые классификаторы и системы кодирования представлены в таблице 2.

Таблица 2

Используемые классификаторы и системы кодирования

Кодируемое

множество

объектов

Длина кода

Мощность кода

Система кодирования

Система классификации

Вид классификатора

ID Продажи

5

1000

Порядковая

Отсутствует

Системный

ID Клиента

100

1000

Порядковая

Отсутствует

Системный

ID Возврата

100

1000

Порядковая

Отсутствует

Системный

ID Сотрудники

10

1000

Порядковая

Отсутствует

Системный

ID Заявки

1000

1000

Порядковая

Отсутствует

Системный

Артикул товара

1000000

10000

Комбинированная

Отсутствует

Системный

Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

Для решения поставленных задач в курсовой работе, в ИС будут использоваться некоторый перечень справочников:

  1. Справочник «Сотрудники»

В данном справочнике содержится информация о сотрудниках магазина, которые выполняют проведение товара. Данный справочник является не оперативным. Реквизиты перечислены ниже:

  • ID Сотрудника
  • ФИО
  • Должность

2. Справочник «Товары»

В данном справочник хранится информация о товарах, его количестве, описании и тип. Содержит следующие реквизиты:

  • Артикул товара
  • Тип товара
  • Название
  • Цена

В таблице 3 приведена статистика использования различных справочников.

Таблица 3

Статистика использования справочника

Название справочника

Ответственный за его ведение

Средний объем справочника в записях

Средняя частота актуализации

Средний объем актуализации

Справочник «Сотрудники»

Продавец - кассир

100

~2 раза в месяц

1 запись

Справочник «Товары»

Кладовщик

100000

~1 раз в 2 недели

1 запись

Так же используются и оперативные таблицы:

      1. Оперативная таблица «Продажи»

Данная таблица хранит в себе список продаж, которые проводились за период работы системы. Данная таблица является оперативной т.к. изменяется часто. Реквизиты таблицы выглядят следующим образом:

  • ID продаж
  • Дата
  • Артикул товара
  • Сумма по безналу
  • Сумма по наличным
  • Общее количество операций по наличным и безналу
  • Количество проданного товара
  • ID Клиента
  • ID Сотрудника
  1. Оперативная таблица «Возврат»

Данная таблица хранит в себе список товара, который вернул обратно в магазин покупатель. Данная таблица является оперативной т.к. изменяется довольно часто. Реквизиты таблицы перечислены ниже:

  • ID продаж
  • Дата
  • Артикул товара
  • Сумма по безналу
  • Сумма по наличным
  • Общее количество операций по наличным и безналу
  • ФИО Клиента
  • ID Сотрудника
  1. Оперативная таблица «Клиенты»

Данная таблица построена на основе существующей клиентской базы. Она также является оперативной. Реквизиты данной таблицы перечислены ниже:

  • ID Клиента
  • ФИО
  • Контакт
  • Дата рождения
  • Пол
  1. Оперативная таблица «Заявки»

В данной таблице содержится информация о заявках в технический отдел, по решению проблем с оборудованием. Содержит следующие реквизиты:

  • ID заявки
  • Дата
  • Тип
  • Сотрудник

В таблице 4 приведена статистика использования оперативных таблиц.

Таблица 4

Статистика использования справочника

Название справочника

Ответственный за его ведение

Средний объем справочника в записях

Средняя частота актуализации

Средний объем актуализации

Таблица «Продажи»

Продавец - кассир

10000

~180 раз в день

150 записей

Таблица «Клиенты»

Продавец - кассир

3000

~100 раз в день

100 записей

Таблица «Возврат»

Продавец - кассир

2000

~2 раза в день

30 записей

Таблица «Заявки»

Администратор

1000

~2 раз в неделю

        1. записи

Характеристика результатной информации

Результативной информацией являются выходные документы:

    1. Статистика продаж – данный документ содержит информацию о продажах магазина за рабочую смену, который передается в дальнейшем бухгалтеру, для сверки с имеющимися документами и корректировки.
    2. Отчет о продажах – содержит информацию о проданных товарах, их цене, количестве и сумме.
    3. Заявки – содержит заявки на починку оборудования, который сломался в магазине, в техническую поддержку.
    4. Список товара – содержит список наличия товара в магазине и товара, который необходим в магазин.

Необходимый набор полей, для справочников и таблиц представлен в таблицах 5-8.

Таблица 5

Статистика продаж

Название полей

На основе каких таблиц формируется отчет

Частота формирования

Кому предназначен

  • Дата
  • Количество проданного товара
  • Сумма по безналу
  • Сумма по наличным
  • Количество операций
  • Тип товара

Таблица «Продажи»

Справочник «Товары»

Каждый день

Территориальному менеджеру

Таблица 6

Отчет о продажах

Название полей

На основе каких таблиц формируется отчет

Частота формирования

Кому предназначен

  • Тип проданного товара
  • Дата
  • Количество
  • Сумма
  • Тип товара “Возврат”

Таблица «Продажи»

Справочник «Товары»

Таблица «Возврат»

Каждый день

Территориальному менеджеру

Таблица 7

Заявки

Название полей

На основе каких таблиц формируется отчет

Частота формирования

Кому предназначен

  • Номер заявки
  • Дата
  • Тип
  • Сотрудник

Таблица «Заявки»

Справочник «Сотрудники»

По мере необходимости

Руководителю технического отдела

Таблица 8

Список товара

Название полей

На основе каких таблиц формируется отчет

Частота формирования

Кому предназначен

  • Артикул товара
  • Тип товара
  • Наименование
  • Остаток товара
  • Количество проданного товара

Справочник «Товары»

Таблица «Продажи»

2 раза в неделю

Руководителю транспортного отдела

Программное обеспечение задачи

Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

Дерево функций модуля представлено на рисунке 5.

Рисунок 5. Дерево функций

На основании дерева функций разработан сценарий диалога, который представлен на рисунке 6.

Рисунок 6. Сценарий диалога

Характеристика базы данных

Для хранения информации о продажах, клиентах, заявках необходимо наличие базы данных. Для функционирования системы в пункте обоснование проектных решений по программному обеспечению была выбрана СУБД MS SQL Server. На рисунке 7 представлена схема связи БД.

Рисунок 7. Схема БД

Из данной схемы видно, что все таблицы взаимосвязаны между собой.

В таблицах 9-14 описана структура данных:

Таблица 9

Таблица “Продажи”

Наименования поля

Идентификатор поля

Тип поля

Длина поля

Прочее

ID Продаж

Id_prod

N

256

Ключевое поле

Дата

Data

D

64

Артикул товара

Art_tov

N

32

Сумма по наличным

Summa_nal

N

64

Сумма по безналу

Summa_cred

N

64

Общее количество операций по наличным и безналу

Ob_kol_oper

N

256

Количество проданного товара

Kol_prod_tov

N

32

ID клиента

Id_clienta

N

64

ID сотрудника

Id_sotrud

N

32

Таблица 10

Таблица “Клиенты”

Наименования поля

Идентификатор поля

Тип поля

Длина поля

Прочее

ID клиента

Id_clienta

N

256

Ключевое поле

ФИО

Name

C

64

Контакт

Contact

C

32

Дата рождения

Data_rozd

D

32

Пол

Pol

C

32

Таблица 11

Таблица “Сотрудники”

Наименования поля

Идентификатор поля

Тип поля

Длина поля

Прочее

ID сотрудника

Id_sotrud

N

256

Ключевое поле

ФИО

Name

C

32

Должность

Dolzh

C

64

Таблица 12

Таблица “Товары”

Наименования поля

Идентификатор поля

Тип поля

Длина поля

Прочее

Артикул товара

Art_tovar

N

256

Ключевое поле

Тип товара

Type_tovar

C

32

Название

Name

N

64

Цена

Cena

N

64

Таблица 13

Таблица “Возврат”

Наименования поля

Идентификатор поля

Тип поля

Длина поля

Прочее

ID Возврата

Id_vozvr

N

256

Ключевое поле

Дата

Data

D

64

Артикул товара

Art_tov

N

32

Сумма по наличным

Summa_nal

N

64

Сумма по безналу

Summa_cred

N

64

Общее количество операций по наличным и безналу

Ob_kol_oper

N

256

ФИО клиента

Id_clienta

N

64

ID сотрудника

Id_sotrud

N

32

Таблица 14

Таблица “Заявки”

Наименования поля

Идентификатор поля

Тип поля

Длина поля

Прочее

ID заявки

Id_zayavki

N

256

Ключевое поле

Дата

Data

D

64

Тип

Type

C

256

ID сотрудника

Id_sotd

N

64

Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)

Структурная схема пакета представлена на рисунке 8.

Рисунок 8. Структурная схема пакета

  1. Глобальный модуль

Содержит глобальные процедуры и функции, предопределенные процессы, которые необходимо выполнить при запуске системы

  1. Модуль авторизации

Модуль содержит запрос логина и пароля для входа в систему.

  1. Модуль «Взаимодействия с БД».

В данном модуле происходит процесс передачи необходимой информации из БД.

  1. Модуль «БД»

Алгоритм хранение данных и подготовка их к передаче.

  1. Модуль «Справочников»

Процедура обрабатывания данных для дальнейшего формирования справочных форм.

  1. Модуль «Клиенты»

В данном модуле происходит процесс записи клиентов и тех, кто оформил карту лояльности.

  1. Модуль «Отчеты»

Распределение данных по отчетным формам. Вывод отчетов в виде

экранной формы.

  1. Модуль «Список товара»

Модуль формирует список товара исходя из продаж.

Описание программных модулей

Для лучшего понимания работы программы наиболее понятным будет наглядное описание модуля «Отчеты» на рисунке 9.

Рисунок 9. Схема модуля «Отчеты»

Контрольный пример реализации проекта и его описание

Рассмотрим контрольный пример. Для входа в систему нужно ввести пароль (рис. 10).

В систему можно войти как кассир (пользователь «касса») и администратор. Если осуществить вход под пользователем «администратор», то ему будут доступны следующие действия:

  • Просмотр вкладки отчеты;
  • Прием товара к учету;
  • Оформление возврата товара поставщику.

Если осуществить вход под пользователем «касса», то будут доступны следующие действия:

  • Проведение операций через кассу (покупка/возврат);
  • Просмотр кассовых операций;
  • Печать чеков.

Рисунок 10. Вход в систему

Если пароль будет введен неверно, то пользователю выйдет сообщение об ошибки идентификации (рис. 11).

Рисунок 11. Ошибка идентификации пользователя.

После правильного ввода пароля, открывается рабочее место продавца-кассира, в котором он может начинать работу (рис. 12).

Рисунок 12. Рабочее место сотрудника

Далее по необходимости можно зайти на вкладку справочники, выбрать сотрудников и ввести нового или удалить уволенного сотрудника (рис. 13).

Рисунок 13. Создание справочника сотрудники

Так же можно дополнить справочник товар, который поступил на продажу в магазин, через сканер штирхкодов (рис. 14).

Рисунок 14. Создание справочника товары

Запись клиентов происходит после покупки клиентом товара через кассу или же простым оформлением карты лояльности магазина (рис. 15).

Рисунок 15. Запись клиентов

На вкладке документы можно создать заявки в технический отдел по поломке или проблеме с торговым оборудованием (рис. 16).

Рисунок 16. Создание заявки

На рисунке 17 представлено, как формируется продажа в кассе, путем сканирования штрихкода товара.

Рисунок 17. Формирование продажи в кассе

При непроведении товара через кассу, можно сформировать и распечатать товарный чек, по котрому в дальнейшем можно будет вбить базу данные о покупе (рис. 18).

Рисунок 18. Создание товарного чека

При проведении товара через кассу формируется для печати на кассовом принтере кассовый чек, на котором находится информация о покупке, дате, способе оплаты и т.д. (рис. 19).

Рисунок 19. Создание кассового чека

После покупки клиентом товара, происходит формирование отчета о продажах (рис. 20).

Рисунок 20. Формирование отчета продаж

В конце рабочего дня формируется и записывается в БД ежедневный отчет о продажах, проведенных через кассу (рис. 21).

Рисунок 21. Формирование отчета о продажах

Так же происходит формирование статистики продаж за каждый день, которая в дальнейшем направляется региональному менеджеру (рис. 22).

Рисунок 22. Создание отчета статистики продаж за дни

При возврате товара день в день, заполняется форма возврата и формируется документ КМ-3 о возврате денежных средств покупателю, далее эту форму можно распечатать через принтер в магазине (рис. 23 и рис.24).

Рисунок 23. Возврат товара

Рисунок 24. Форма КМ-3

После данных операций, можно закончить работу с программой, путем нажатия кнопки X в правом верхнем углу (рис. 25).

Рисунок 25. Закрытие программы

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Что бы достигнуть наилучшего успеха в своей работе, любой компании нужно точно определить свои расходы, доходы, ресурсы, бизнес процессы и многое другое. Наглядная информация о состоянии внутри организации поможет сделать глубокий анализ любого процесса, а также поможет сделать правильные выводы, что в конечном результате поможет достичь увеличения роста продаж и повышения общей эффективности.

Не является секретом, что главными продавцами рынка становятся наиболее продуктивные организации, которые имеют минимальные расходы, высокий уровень производительности труда и полностью контролируют процессы, возникающие внутри самой организации. Ни что так не поспособствует контролю и анализу работы в компании как внедрение комплексной автоматизированной информационной системы.

По результату написания курсовой работы была достигнута главная цель – изучить и научиться применять теоретические аспекты автоматизации процесса учета продаж и научиться их применять на конкретной организации, а также достигнуты следующие второстепенные цели:

  • Изучить теоретическую основу выбранной темы;
  • Осуществлять поиск и использование информации, сбор данных с применением современных информационных технологий, необходимых для решения профессиональных задач;
  • Выбрать инструментальные средства для обработки данных в соответствии с поставленной задачей, применяя современные программные продукты;
  • Проанализировать результаты расчетов, используя современные методы интерпретации данных, обосновывать полученные выводы.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

  1. Вдовенко, Л. А. Информационная система предприятия / Л.А. Вдовенко. - М.: Вузовский учебник, Инфра-М, 2016. - 240 c.
  2. Гвоздева, В. А. Информатика, автоматизированные информационные технологии и системы / В.А. Гвоздева. - М.: Форум, Инфра-М, 2017. - 544 c.
  3. Коробов, Н.А. Информационные технологии в сфере торговли и коммерции / Н.А. Коробов. - М.: Academia, 2017. - 608 c.
  4. Клюев, А.С. Автоматизация настройки систем управления / А.С. Клюев, В.Я. Ротач, В.Ф. Кузищин. - М.: Альянс, 2016. - 272 c.
  5.  Любарский, Ю.Я. Интеллектуальные информационные системы / Ю.Я. Любарский. - М.: Наука, 2017. - 232 c.
  6.  Мезенцев, К. Н. Автоматизированные информационные системы / К.Н. Мезенцев. - М.: Академия, 2017. - 176 c.
  7. Методы и средства проектирования информационных систем и технологий : учебное пособие / авт.-сост. Е.В. Крахоткина, 2016. - 152 с.
  8. Митина, О.А. Методы и средства проектирования информационных систем и технологий: курс лекций / О.А. Митина. - Москва: Альтаир : МГАВТ, 2016. - 76 с.
  9. Редько, В.Н. Базы данных и информационные системы / В.Н. Редько, И.А. Басараб. - М.: Знание, 2016. - 667 c.
  10. Федотова, Е.Л. Информационные технологии и системы: Уч.пос / Е.Л. Федотова. - М.: Форум, 2018. - 149 c.