Автоматизация учета кадров ООО «Дальлесстрой»

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

За последние несколько десятков лет значительно увеличился объём и оборот используемой информации во всех направлениях жизнедеятельности человека:

– финансовой;

– экономической;

– политической;

– духовной.

Непосредственно процесс накопления, использования и обработки знаний постоянно и стремительно ускорятся.

Опытные учёные утверждают, что спустя каждые десять лет численность информации увеличивается минимум вдвое. В результате этого возникает надобность использования автоматических средств, что позволяют эффективно хранить, распределять и обрабатывать накопленные массивы данных.

Исходя с актуальных современных требований, что предъявляются к качеству работы практически любого предприятия, нельзя не отмечать, что эффективная работа всецело зависит от его уровня оснащения компании современными информационными средствами на основании компьютерных систем по автоматизированному учету.

Актуальность курсовой работы состоит в том, что в настоящее время каждая организация или компания стремится выполнить автоматизацию своей работы в максимальном масштабе. Этот факт позволяет экономить как финансовые, так и производственные ресурсы.

Объектом исследования работы является деятельность ООО " Дальлесстрой ", а предметом исследования – принципы ведения документации по учету кадров в ООО " Дальлесстрой ".

Цель выпускной квалификационной работы – разработать ИС для ведения учета кадров.

Основные задачи работы:

– охарактеризовать функционирование ООО "Дальлесстрой";

– описать комплекс самых главных задач, а также реализовать обоснование необходимости автоматизации учета кадров в ООО " Дальлесстрой ";

– с помощью разработки программного проекта реализовать обобщение исследуемых проектных решений по автоматизации учета кадров ООО " Дальлесстрой ";

– выполнить обзор проектируемого программного обеспечения (ПО) для поставленной задачи, охарактеризовать контрольный пример реализации автоматизации.

Представляемая курсовая работа состоит с введения, 3 разделов основной части, заключения, списка использованных источников, приложений и разработанного программного обеспечения.

1.Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия

1.1.Характеристика предприятия и его деятельности

ООО «Дальлесстрой» является одним из успешных представителей сегмента бухгалтерского учета и аудита России.

Наиболее успешными сферами деятельности компании можно считать бухгалтерские услуги.

ООО «Дальлесстрой» создано 17 апреля 2011 г. для реализации работ, оказания услуг по бухгалтерскому учету для поддержки и развития субъектов среднего и малого предпринимательства.

Деятельность рассматриваемого учреждения направлена на обеспечение нужного уровня привлекательности организаций, консультированию по бухгалтерскому учету для реализации бизнеса, повышение уровня конкурентоспособности компаний, развития инновационной, научной м инжиниринговой деятельности субъектов среднего и малого предпринимательства (субъекты МСП), а также обеспечения нужных условий самозанятости населения.

Учреждение имеет свой устав, расчетные счеты в банках, фирменный логотип и наименование.

Основными целями деятельности учреждения являются:

– обеспечение реализации разного рода мероприятий по поддержке разных субъектов MCП в направлении бухгалтерского учета (БУ);

– организация консультирования во всех вопросах выполнения БУ граждан и субъектов МСП, изъявивших желание начать свою собственную предпринимательскую деятельность, в этом числе по вопросам так называемого нормативного правового регулирования действующей предпринимательской деятельности;

– консультационная и информационная поддержка для субъектов МСП, а также популяризация предпринимательства.

ООО «Дальлесстрой» свою деятельность осуществляет в рамках таких государственных работ и услуг:

– консультационно-методическая поддержка разных субъектов предпринимательства в направлении БУ, а также граждан, изъявивших желание брать участие в предпринимательской деятельности;

– выполнение мониторинга деловой среды функционирования компаний и в целом предпринимательской деятельности;

– обеспечение работ справочной службы поддержки, а также развития субъектов МСП;

– технологическое, организационное и методическое сопровождение использования Реестра субъектов МСП, то есть, получателей поддержки;

– непосредственное предоставление информационной поддержки по БУ для субъектов МСП и других граждан, изъявивших желание брать участие в предпринимательской деятельности;[5]

– проведение круглых столов, семинаров, совещаний, конференций, форумов, телемостов, стратегических сессий, смотров-конкурсов, симпозиумов, участия в организации и проведении конференций, мастер-классов по бухгалтерскому учету;

– участие в деятельности Штаба по защите законных интересов и прав субъектов предпринимательской и инвестиционной деятельности г. Москвы;

– реализация и разработка специализированных программ по БУ, проектов в направлении поддержки и развития малого и среднего предпринимательства.

Компания предоставляет консультации по:

– бухгалтерскому и налоговому учету;

– имущественной поддержке;

– вопросам гражданского и трудового законодательства;

– государственным закупкам;

– финансовой поддержке;

– банковским продуктам;

– франчайзингу;

– технологическое присоединение к платформе 1С:Предприятие.

При применении единой автоматизированной системы полностью все первичные документы могут вводится в одну базу. Эта интегрированная система имеет возможность генерировать налоговую, оперативную и управленческую отчетность для служб компании.

Рассматриваемые решения характерны для многих зарубежных программных продуктов, для которых имеются мощные программы для создания отчетов. Особое внимание финансового директора следует обращать на правильность и полноту адаптации официальной печатной документации к действующим условиям.

В последнее время значительно расширяются также предложения со стороны иностранных производителей интегрированных систем:

– Магнат;

– Галактика;

– Парус;

– Альфа;

– Инотек и пр.

Их итоговая стоимость обычно изменяется в диапазоне от десяти тысяч до десятков тысяч долларов.[5]

Заметим, что более дешевые решения для поверки обычно оказываются так называемыми неинтегрированными системами, что требуют дополнительных модулей или стороннего программного обеспечения.

Бухгалтерские системы практически в любой компании считаются уникальными со своими недостатками и достоинствами по следующим основным критериям:

– качественные характеристики предоставления услуг;

– специфика рынка поставщиков и клиентов;

– концепция и стратегия поставки;

– организационные и финансовые мощности.

1.2. Организационная структура управления предприятием

Обобщенная организационная структура ООО «Дальлесстрой» играет немаловажную роль для работы компании (рис. 1).

Управление предприятием осуществляет лично директор, которому подлежат в подчинении исполнительный директор и его заместители. Указанная на рисунке 1 иерархия очень качественно работает, поскольку предприятие считается одной из самых больших фирм региона, которая специализируется на предоставлении консультаций в бухгалтерской сфере.

Главный бухгалтер возглавляет бухгалтерию. Без его подписи никакие расчетные или же денежные документы, а также кредитные, финансовые обязательства считаются полностью недействительными и, в результате этого, они не должны реализоваться.

Рисунок 1 – Структура ООО «Дальлесстрой»

Отдел бухгалтерского консалтинга предназначен для реализации миссии ООО «Дальлесстрой» – предоставление платных услуг по консультациям как юридических, так и физических лиц с вопросов финансового менеджмента, правовой поддержки и других актуальных направлений деятельности.

В состав отдела входят:

– начальник отдела;

– менеджеры по работе с клиентами;

– бухгалтерские консультанты;

– секретари.

Отдел юридического консалтинга используется для хранения и архивирования данных о предоставленных юридических услугах, а также использует юридическую информацию для правовой поддержки деятельности ООО «Дальлесстрой».

Учебный центр – это отдел ООО «Дальлесстрой», который проводит тренинги, семинары для повышения квалификации как сотрудников, так и клиентов.

Кроме рассмотренных отделов в организационную структуру входят:

– канцелярия;

– депозитарий ценных бумаг;

– отдел по работе с клиентами;

– ИТ-отдел и другие.

1.3. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

В процессе учета кадров нужно установить виды всех потерь рабочего времени:

– простои;

– непроизводительные затраты;

– невыходы на работу;

– отпуска по различным причинам с или же без разрешения дирекции и т.д.

Непроизводительные затраты по учету повязаны с выполнением работ, что не соответствуют функциям данного работника, устранением неисправности оборудования или инструмента, исправлением брака.

Простои рабочих вызываются нарушениями ними трудовой дисциплины:

– уход с места работы по различным причинам;

– опоздание или быстрый уход с работы;

– отсутствие клиентов;

– неподготовленность перечня работ;

– неисправность ПК и другие.

Потери рабочего времени при учете кадров можно рассчитать в целом также и на одного сотрудника. При этом, величина всех потерь от одного сотрудника определяется как частное от общего объема потерь (в единицах человеко-днях) к среднесписочной численности рабочих предприятия соответствующего периода.

Рассмотрим процесс моделирования БП для учета персонала в нотации IDEF0 [2].

Рассмотрим контекстную диаграмму, которая показана на рисунке 2.

Исходной информацией для БП «Учет кадров» считаются:

– объявление о вакансии;

– полученное фирмой заявления сотрудника (к примеру, на трудоустройство).

На выходе должны получить такую информацию:

– перечень работников, которые на данный момент находятся в штате;

– итоговая или периодическая отчетность;

– личные дела персонала.

Рисунок 2 – Контекстная диаграмма

Инструментами для управления БП являются такие объекты:

• законы России (в сфере производства строительных конструкций);
• устав.

Механизмами, что выполняют БП, выделены:

• отдел кадров;
• руководство (администрация);
• сотрудники (персонал).

Выполним далее декомпозицию рассмотренной диаграммы на последующие (рисунок 3).

Рисунок 3 – Первый уровень декомпозиции

Как видно с рисунка 3, контекстная диаграмм разбивается на несколько подпроцессов:

– обращение по объявлению (с целью трудоустройства);

– рассмотрение заявки (на трудоустройство);

– непосредственно принятие работника в штат.

По рассмотренной нотации можно описать аналогичные пояснения, как и для контекстной диаграммы.[8]

Входом для подпроцесса «Обращение по объявлению» будем считать объявление о вакансиях, выходом – собеседование.

Управление подпроцессов осуществляется:

– законами РФ;

– уставом.

Механизмами являются такие объекты:

– отдел кадров (как принимающая сторона);

– сотрудники (как сторона, ищущая работу).

Аналогично можно описывать и другие подпроцессы.

В результате, учет кадров зависит только от системы управления компанией.

Стоит отметить, что среди компаний, рассматриваемого типа, одно из самых основных направлений в деятельности, которые требуют автоматизации, является учет кадров, так как он, в основном, выполняется традиционным (бумажным) методом.

2. Информационное обеспечение задачи

2.1. Информационная модель и её описание

Информационная система для ведения документации по учету кадров должна выполнять сбор, обработку, распределение и ввод информации, чтобы поддержать процесс учета сотрудников.

Для качественной реализации автоматизированной системы объект разработки должен быть прежде всего адекватно описан, построены непротиворечивые информационные модели ИС.

На рисунке 4 показана информационная модель системы для ведения учета кадров.

Рисунок 4 – Информационная модель

Заметим, что данная модель комплекса задач служит для отображения процесса описание промежуточных, входных, результатных потоков информации.

Накопленный к настоящему времени опыт проектирования дает возможность рассмотреть, что это сложная, а также длительная и трудоемкая во времени работа, требующая квалификации специалистов.

Но процесс проектирование ИС выполнялся до недавнего времени в основном на интуитивном уровне, а также при использовании неформализованных методов, что базируются на практическом опыте, искусстве, а также дорогостоящих экспериментальных проверках качества функционирования автоматизированной системы по обработке заказов.

Адресатами выдачи информации являются конечные пользователи и администрация ООО «Дальлесстрой». Данная информация предназначается для анализа хозяйственной деятельности компании.

В результате выполнения преобразования информации будет создан перечень нужной документации.

2.2.Используемые классификаторы и системы кодирования

В составе информационного обеспечения рассматриваемого комплекса задач важное место отводится классификаторам экономической информации:

Обеспечить сжатие призрачной части показателей, а, следовательно, и сократить объем хранимой информации в ЭВМ и время на поиск информации, необходимой для решения задач, облегчить обработку информации позволяют классификация и кодирование информации.

Кодированием называется процесс присвоения объектам кодовых обозначений. Основная цель кодирования состоит в  однозначном обозначении объектов, а также в обеспечении необходимой достоверности кодируемой информации.

При проектировании кодов предъявляется ряд требований:

- охват всех объектов, подлежащих кодированию, и их однозначное обозначение;

- возможность расширения объектов кодирования без изменения правил их обозначения;

- максимальная информативность кода при минимальной его значности.

Различают иерархическую и многоаспектную системы классификации.

В соответствии с приведенными требованиями к кодам в разрабатываемом проекте используется серийная система кодирования, позволяющая кодировать установившееся несложные множества объектов, учитывая возможность расширения кодируемого множества и разбиение по одному признаку классификации.

В составе информационного обеспечения рассматриваемого комплекса задач выделены следующие классификаторы:

- классификатор кадров;

- классификатор отделов;

- классификатор должностей.

2.3. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

Для обеспечения процесса хранения постоянной информации об учете кадров применяются такие справочники (входная информация):

– Отделы;

– Сотрудники;

– Должности.

Рассмотрим более подробно описание входной информации, которая представлена в таблицах 1 – 3.

Таблица 1 – Справочник «Отделы»

Имя	Тип
Код отдела	Числовой
Наименование отдела	Текстовый
Кабинет	Текстовый
Начальник	Текстовый

Справочник «Сотрудники» предназначен для хранения данных о персонале компании (таблица 2).

Таблица 2. Справочник «Сотрудники»

Имя	Тип
Код сотрудника	Числовой
ФИО сотрудника	Текстовый
Адрес	Текстовый
Телефон	Текстовый
Отдел	Ссылка
Стаж	Число
Пол	Ссылка
Должность	Ссылка

Справочник «Должности» использован для хранения данных о должностях сотрудников (таблица 3).

Таблица 3. Справочник «Должности»

Имя	Тип
Код должности	Числовой
Название должности	Текстовый
Оклад	Числовой
Примечание	Текстовый

Входные данные в базу данных могут вводиться в систему двумя методами:

– вручную;

– при использовании формы.

Тестовая информация созданных справочников показана в экранных формах на рисунках 5 – 7:

Рисунок 5 – Экранная форма справочника Должности

Рисунок 6 – Экранная форма справочника Отделы

Рисунок 7 – Экранная форма справочника Сотрудники

В таблице 4 рассмотрена сводная информация по справочниках:

Таблица 4. Сводная таблица по справочниках

Название справочника	Отделы	Должности	Сотрудники
Ответственный за его ведение	Кадровик	Кадровик	Кадровик
Средний объем справочника в записях	6	4	5-7
Средняя частота актуализации	1 раз в год	1 раз в месяц	1 раз в неделю
Средний объем актуализации, записей	1	1	2-3

2.4. Характеристика результатной информации

Стоит заметить, что в разрабатываемой системе для ведения учета кадров необходимо хранить данные на основании штатного расписания.

Рассмотрим реквизитный состав таблицы с оперативными данными Учет (таблица 5):

Таблица 5. Документ Учет

Имя	Тип
Номер	Числовой
Дата	Дата
Сотрудник	Ссылка
Отработано	Числовой
Прогулы	Числовой
Командировки	Числовой
Больничные	Числовой

Стоит отметить, что в документе применяются ссылки на некоторые справочники, которые описаны выше.

Ниже, на рисунках 8, 9 показаны экранные формы документа:

Рисунок 8 – Экранная форма документа Учет

Рисунок 9 – Экранная форма для ввода данных

Документы заполняются по необходимости, а именно, при начислении аванса на зарплату и формировании зарплатной ведомости (2 раза в месяц).

Вся информация заполняется кадровиком вручную на основании информации, которая подается начальниками отделов.

3. Программное обеспечение задачи

3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

Программное обеспечение для автоматизации учета кадров предусматривает работу одного пользователя, которые выполняет обработку документации отдела кадров. Дерево функций, что реализованы в системе, представлены ниже на рисунке 10.

Рисунок 10 – Дерево функций

Обработка документации предназначена для анализа информации о деятельности сотрудников компании. На основании выполненного анализа выполняется ввод оперативных данных, а также осуществляется работа пользователя с ИС. В результате указанных действий будет сформирован список с данными об учете кадров персоналом компании.

Служебные функции выполняются для работы со справочниками.

Заметим, что описанные функции ИС разделены между подсистемами (рис. 11):

Рисунок 11 – Подсистемы

К примеру, результатная информация, которая может повлиять на учет документации будет присутствовать в разных подсистемах.

На базе описанной информации рассмотрим сценарий работы с конфигурацией (рисунок 12).

Рисунок 12 – Последовательность операций для ИС

3.2. Характеристика базы данных

После анализа данных по предметной области надо выделить совокупность сущностей БД:

– Должности;

– Сотрудники;

– Отделы;

– Пол;

– Учет.

Реквизитный состав данных сущностей представлен в таблицах, которые приведены выше.

Стоит заметить, что все сущности в своей структуре применяют ключевые поля:

– Должности – Код должности;

– Сотрудники – Код сотрудника;

– Отделы – Код отдела;

– Пол – Код пола;

– Учет - № п/п.

Рассмотрим далее результат связывания объектов хранилища данных.

Между объектами Отделы и Сотрудники присутствует связь «один-ко-многим», поскольку в одном отделе может работать несколько сотрудников компании.

Между объектами Должности и Сотрудники есть связь «один-ко-многим», поскольку одну и ту же должность может занимать несколько сотрудников компании.

Между объектами Сотрудники и Учет будет присутствовать связь типа «один-ко-многим», поскольку один и тот же сотрудник несколько раз будет присутствовать в учете кадров в зависимости от рассматриваемого периода.

Выполним нормализацию отношений.

Отношение находится в первой нормальной форме (1НФ), если значения атрибутов (то есть домены), из которых построено данное отношение, являются простыми, неделимыми, иначе говоря, атомарными значениями.

Все отношения для рассматриваемой предметной области являются атомарными.

Отношение находится во второй нормальной форме, если оно находится в первой нормальной форме и значения в каждом неключевом атрибуте однозначно определяются значением первичного ключа.

Для каждого отношения создано ключевое поле (первые поля в перечне атрибутов).

Отношение находится в третьей нормальной форме (3НФ) тогда и только тогда, когда отношение находится в 2НФ и все неключевые атрибуты взаимно независимы.

В таблицах нет не ключевых полей, которые идентифицируются с помощью другого не ключевого поля. Следовательно, таблицы находятся в третьей нормальной форме.

На основании рассмотренной информации создадим ER-модель базы данных (рисунок 13):

Рисунок 13 – ER-модель

На основании указанной модели будет построена структура создаваемой конфигурации.

3.3. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)

Созданная конфигурация полностью соответствует всем требованиям по структуре и обработке информации.

На основании платформы 1С:Предприятие рассматриваются данные, которые обрабатываются при распределении на несколько подсистем:

– Администрация;

– Отдел кадров;

– Бухгалтерия.

Для каждой подсистемы присутствует ряд функций, которые кое в чем накладываются и совпадают.

Платформа в этом случае обеспечивает хранение информации с помощью базы данных, а также при использовании встроенных инструментов выполняется обработка информации в соответствии с целью проекта.

На рисунке 14 показано дерево вызовов, которое применяется в ИС.

Рисунок 14 – Пример дерева вызовов

3.4. Описание программных модулей

Рассмотрим далее процесс описания программных модулей, что представляются созданной ИС:

– подсистемы:

– Администрация;

– Отдел кадров;

– Бухгалтерия.

– справочники:

– Справочник сотрудников;

– Справочник отделов;

– Справочник должностей.

– документация;

– Учет.

– регистр накопления;

– отчет;

– формы;

– созданные перечисления:

– Пол.

4. Контрольный пример реализации проекта и его описание

После запуска программы откроется окно, показанное на рисунке 15:

Рисунок 15 – Главное окно ИС

В верхней части размещен перечень подсистем, после выбора какой-то будут доступны функции для каждой из них.

К примеру, для отдела организации бухгалтерского учета используются объекты, рассмотренные на рисунке 16:

Рисунок 16 – Перечень объектов бухгалтерии

Для ввода информации по должностям надо открыть объект Должности (рисунок 17):

Рисунок 17 – Перечень должностей

Для добавления информации нажмем соответствующую кнопку (рисунок 18):

Рисунок 18 – Ввод должности

Так же есть все возможности добавить другие данные, которые описаны выше:

Рисунок 19 – Справочник отделов

Рисунок 20 – Справочник сотрудников

Для ввода информации о деятельности сотрудников компании применяется документ Учет (рисунок 21):

Рисунок 21 – Документ Учет

Заметим, что для удобства введения данных часто применяются выпадающие списки:

Рисунок 22 – Выбор сотрудника

В результате применения ИС формируется электронный реестр кадров (рисунок 23):

Рисунок 23 – Отчет

Во последнем разделе работы выполнено описание процесса работы с ИС для реализации автоматизации учета кадров на базе платформы 1С:Предприятие (а именно, режим Конфигуратор):

– созданы справочники и документы;

– выполнено проектирование интерфейса;

– рассмотрены другие элементы системы.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В условиях современных рыночных отношений наиболее важными задачами руководителей предприятий могут быть эффективность работы персонала, повышение прибыльности предприятия, создание оптимальной структуры его координации.

Все такие решения принимаются только в условиях уровня финансовой неопределенности, а также риска под контролем практически всех сторон хозяйственной деятельности любой организации.

Результат деятельности персонала часто отражается в большой численности документов с многообразной информацией.

При качественной и грамотной систематизации и обработке она является гарантией выполнения эффективного управления деятельности компании. Отсутствие необходимых данных по ведению документации может привести к некорректному управленческому решению, а также очень большим финансовым убыткам.

Использование автоматизированных программ по учету кадров позволяет не лишь ускорить процесс управления, но и привести в порядок учет персонала, отслеживать реализацию договорных обязательств, значительно ускорить процесс расчета с сотрудниками, своевременно сдавать отчетности.

Из-за больших ошибок в выполнении бухгалтерского учета организация может иметь большие финансовые потери, а также разорится. Большой урон может нанести незнание и в результате невыполнение принятых положений и законов.

Также при осуществлении учета кадров вручную могут быть допущены арифметические ошибки.

Основными задачами автоматизации является своевременное оповещение пользователей изменений в действующем законодательстве, устранение разного рода арифметических ошибок, ускорение процессов обработки первичных документов.

В результате написания работы поставленные задачи были выполнены в полном объеме. Это свидетельствует о том, что исследование достигло свой цели.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. 1C:Бухгалтерия предприятия 8.1. Практическое пособие; КноРус - Москва, 2014. - 368 c.
2. Абрамов Г. В., Медведкова И. Е., Коробова Л. А. Проектирование информационных систем. М.: ВГУИТ, 2014. 172с.
3. Арский Ю.М., Гиляревский Р.С., Егоров В.С. и др Информационный рынок в России.-М.:ВИНИТИ, 2014.-293с.
4. Баймакова И., Новиков А., Рогачев А., Хыдыров А. Обеспечение защиты персональных данных (+ CD-ROM); 1С-Паблишинг - Москва, 2014. - 272 c.
5. Балдин, К.В. Информационные системы в экономике: Учебное пособие / К.В. Балдин. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 218 c.
6. Бартеньев О. В. 1С: Предприятие: программирование для всех. Базовые объекты и расчеты на одной дискете. – М.: Диалог-МИФИ, 2014. – 464 с.
7. Блиновская, Я.Ю. Введение в геоинформационные системы: Учебное пособие / Я.Ю. Блиновская, Д.С. Задоя. - М.: Форум, НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 112 c.
8. Богаченко В. М., Кириллова Н. А., Сухарева Е. М. Практический консультант бухгалтера; Феникс - Москва, 2015. - 416 c.
9. Бодров, О.А. Предметно-ориентированные экономические информационные системы: Учебник для вузов / О.А. Бодров. - М.: Гор. линия-Телеком, 2013. - 244 c.
10. Бойко Э. В. 1С: Предприятие 8.0. Универсальный самоучитель; Омега-Л - Москва, 2015. - 232 c.