Документирование и инвентаризация

Содержание:

Введение

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация пронизывает все органы управления.

Инвентаризация представляет собой периодический учет наличного имущества, товаров на предприятии, фирме, в магазине с целью проверки их наличия и сохранности, а также установления их соответствия ведомостям учета материальных ценностей.

Актуальность темы. Чтобы реально представлять финансовое положение дел организации, независимо от формы собственности, необходимо иметь достоверные данные обо всем имуществе, находящемся в распоряжении данной организации: сколько его, в каком оно находится состоянии, правильно ли было оценено.

В ходе инвентаризации проверяются и документально подтверждаются наличие имущества и обязательств, их состояние и правильность оценки.

Можно сказать, что инвентаризация представляет собой контрольную функцию учета, позволяющая выявить случаи необоснованного уменьшения капитала хозяйствующего субъекта, вложенного в различные виды имущества (активов).

Предмет исследования – документирование и инвентаризация имущества предприятий, организаций.

Объект исследования – документирование и порядок проведения и отражения в учете результатов инвентаризации имущества.

Целью работы является:

• анализ основных правил составления и оформления документов в соответствии с действующими стандартами России;
• - изучение основных правил документирования деятельности учреждений.
• Раскрытие инвентаризации как элемента метода бухгалтерского учета; определение роли инвентаризации в обеспечении сохранности имущества экономических агентов;
• Изложение техники проведения инвентаризации различного вида имущества, оформления соответствующих документов;
• Раскрытие способов выявления результатов инвентаризации имущества и определение методов регулирования выявленных расхождений;
• Отражение на счетах операций, содержащих результаты инвентаризации различного вида имущества.

Методы исследования: общенаучные методы исследования, а также такие методы, как метод сравнительного, комплексного и экономического анализа.

Практическая значимость работы заключается в том, что полученные результаты исследования способствуют расширению теоретической базы, необходимой для изучения методов проведения инвентаризации и учета результатов инвентаризации.

Степень разработанности. Вопросы проведения и учета инвентаризации освещены в работах следующих авторов – Шимов В. Н., Куттер М. И., Безруких П. С., Бабаева Ю. А., Крятова Л. А., Шахбанов Р. Б., Кондраков Н. П., Анциферов И. В.

Структура исследования: данная работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников, приложений.

Глава 1. Теоретические основы документирования деятельности учреждения

1.1 Понятие документирования

Документирование — это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.).

Древнейшей техникой документирования было текстовое рукописное письмо. В конце XX в. с изобретением пишущей машинки для документирования все больше стали применяться средства механизации труда. В течение XX в. канцелярская пишущая машинка постоянно совершенствовалась за счет появления более совершенных моделей пишущих и организационных автоматов и создания электронных моделей пишущих машинок различного назначения. С внедрением в 1980-е годы в управленческую деятельность персональных компьютеров они стали широко использоваться для создания документов. В настоящее время практически все компьютеры имеют программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, изготовления и пересылки текстовых документов. Однако внедрение новых информационных технологий не исключает составления документов на бумажной основе и их обязательного оформления в соответствии с установленными правилами.

Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.). На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако ряд документов, таких, например, как заявления, объяснительные записки, создается обычно рукописным способом.

Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления.

Так, Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» (ст. 5) указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации».

Организация работы с документами — это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».

Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документами входит:

• прием и первичная обработка документов;

• их предварительное рассмотрение и распределение;

• регистрация документов;

• контроль исполнения документов;

• информационно-справочная работа;

• исполнение документов;

• их отправка;

• систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

1.2 Основные правила составления и оформления документов

Основные правила составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее время в России общегосударственных нормативно-методических документах – государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата.

На основе законодательных, нормативных и нормативно – методических документов каждое учреждение (организация, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламенте, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе:

- права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процедурах оформления документов;

- состав применяемых в аппарате управленческих документов;

- компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов;

- порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;

- обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.

Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие основные требования:

- обеспечение юридической силы документа;

- создание условий для оперативного исполнения документов;

возможность оперативного поиска документов (использования их в справочных целях);

- возможность использования для создания, копирования, обработки документов средства организационной техники.

Действующие государственные нормативно – технические документы предназначены также для обеспечения качественного внешнего вида документов. Для этого в стандарт включены рекомендации по расположению реквизитов на поле документа и их рациональной компоновке.

Среди разнообразных систем управленческой документации, используемых для документирования различных управленческих действий, особое значение имеет система организационно-распорядительной документации, так как входящие в нее документы применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений деятельности и форм собственности.

Для системы организационно-распорядительной документации установлен состав реквизитов, включающий 29 наименований.

01-Государственный герб Российской Федерации;

02-герб субъекта Российской Федерации;

03-эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04-код организации;

05-код формы документа;

06-наименование организации;

07-справочные данные об организации;

08-наименование вида организации;

09-дата документа;

10-регистрационный номер документа;

11-ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12-место составления или издания документа;

13-гриф ограничения доступа к документу;

14-адресат;

15-гриф утверждения документа;

16-резолюция;

17-заголовок к тексту;

18-отметка о контроле;

19-текст документа;

20-отметка о наличии приложения;

21-подпись;

22-гриф согласования документа;

23-визы согласования документа;

24-печать;

25-отметка о заверении копии;

26-отметка об исполнителе;

27-отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28-отметка о поступлении документа в организацию;

29-идентификатор электронной копии документа.

Это максимальный перечень реквизитов, используемых при составлении и оформлении документов, составляющих эту систему. Перечень реквизитов ГОСТ Р 6.30-97 составлен с учетом необходимости придания документам юридической силы, их идентификация. Этой цели служат реквизиты 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 15, 21, 22, 23, 24.

Реквизиты 11, 13, 14, 16, 17, 18, 20, 25, 26, 27, 28, 29 предназначены для поиска документа и фиксации его «прохождения» через управленческий аппарат. Отметки на документах проставляются в процессе работы с ними в делопроизводственной службе или исполнителем при подготовке проекта документа. Этими отметками фиксируют дату получения, исполнения, фамилии исполнителей, постановку документа на контроль и др. Соблюдение требований ГОСТ 6.30-97 обеспечивает рациональное размещение служебных отметок, используемых для фиксации на документе делопроизводственных операций, выполняемых при регистрации документа, контроле за его исполнением, снятии с контроля, дальнейшем хранении.

Реквизит 19 «текст документа» передает основное содержание документа.

Каждый конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов (обязательных элементов).

Государственным стандартом установлено место размещения каждого реквизита на документе, которое «закреплено» за реквизитом в соответствие с традициями последовательности их заполнения и чтения при работе с документом в аппарате управления. [7]

В России современные требования к оформлению организационно-распорядительной (административной) документации зафиксированы государственным стандартом (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

1.3 Основные правила документирования деятельности учреждения

Документооборот — сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.

Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота — оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:

максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций и обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью;

исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке - регистрация и доставка, при их подготовке - визирование и согласование и т.д.;

максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.

Кроме того, соблюдение этих правил позволяет улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет:

прямоточности направления документопотоков, исключения дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;

ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.

Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров.

К качественным характеристикам документооборота относятся:

характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);

маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов);

периодичность (стадии документооборота);

направленность движения.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей — потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы. Восходящие потоки — это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции). Нисходящие потоки - это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т.д.

Входящий документопоток любой организации складывается из:

документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;

документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок, писем, актов;

документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);

обращений граждан — предложений, заявлений, жалоб.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных документов (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных (коммуникативных) — письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применения. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности — положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, — приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т.д. В аппарате управления не рекомендуется вести внутреннюю переписку между должностными лицами и структурными подразделениями, вместо нее должны использоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры) Однако на практике внутренняя переписка широко распространена. Она оформляется докладными (служебными) и объяснительными записками, рапортами.

Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работы документами. Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам, что определяется их адресованием.

Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно — наибольшая часть документов попадает руководству, которое, с одной стороны, испытывает информационные перегрузки, а с другой, — получает значительное количество информации, не соответствующей их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не их уровня. Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю.

Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами. Например, процесс регистрации распадается на два этапа: внесение в регистрационные формы данных о полученном документе до его рассмотрения руководством и дополнение этих данных резолюцией, сроками исполнения, указаниями по исполнению и другим после рассмотрения руководителем. Таким образом, технология регистрации документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя. Если в организации принято регистрировать документы повторно, т.е. на уровне структурных подразделений, то потери времени из-за нерациональных остановок в движении документа еще более ощутимы.

Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.

Наиболее нерегламентированными являются маршруты движения внутренних документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов.

Основываясь на данных, характеризующих документопотоки, служба делопроизводства может разрабатывать наиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения документопотоков.

Документооборот как движение следует отличать от объема документооборота, который выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных в ней за определенный период. В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники.

Объем документооборота подсчитывают на основе данных учета документов в экспедиции или канцелярии, т.е. на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Так как регистрация ведется в пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчеты, обращения граждан и др.), то и подсчет объема документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации.

Общепринятая методика подсчета документооборота предусматривает выражение его объема дробью, в числителе которой указывают количество подлинников, а в знаменателе — количество копий. Однако при этом полученный результат будет некорректным — многие документы составляются на нескольких страницах, что при таком подходе не отразится в общем результате. Основное правило подсчета документов — однократность.

Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где помимо количественных данных приводится анализ объема документооборота. Такие сведения позволяют установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений. установлено, что плотность документооборота существенно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели. В начале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающих документов, в конце отправляемых.

Кроме того, учет документооборота позволяет:

определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и отдельных исполнителей;

определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;

разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;

установить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для функционирования аппарата управления;

рассчитать численность службы делопроизводства.

Глава 2 Понятие, виды и порядок проведения инвентаризации

2.1 Сущность, значение и виды инвентаризации

Одним из важнейших требований, предъявляемых к учету, является его реальность и точность информации. Для выполнения указанных требований предприятия проводят инвентаризацию ценностей и обязательств.

Инвентаризация (от лат. opis) - проверка наличия и состояния имущества в натуре при последующем сопоставлении полученных данных с учетными показателями. Однако в настоящее время на предприятиях возникли новые объекты бухгалтерского учета, которые не имеют натурально-вещественной формы, но также подлежат инвентаризации. К ним относятся нематериальные активы. Инвентаризация в современных условиях имеет иной смысл, поскольку ей подвергаются не только вещественные ценности и расчеты, но и такие новые объекты бухгалтерского учета, как нематериальные активы, финансовые вложения, займы и др.[6, с.126]

Инвентаризация имеет большое контрольное значение и является необходимым дополнением к документации. Она позволяет учитывать те явления, которые не находят отражения в первичных документах, ибо не поддаются повседневному учету. Это - потери, возникшие по естественным причинам (усушка, распыл, раструска и т.п.), неточности при приеме или отпуске ценностей (промеры, просчеты, провесы, пересортица), ошибки в учете (в подсчетах, при неправильном отражении документальных данных в счетах), хищения, обвесы, обмеры, обсчеты.

Цель инвентаризации - обеспечение достоверности и полноты учетных данных.

Основными задачами инвентаризации являются:

• выявление наличия нематериальных активов, материальных ценностей и денежных средств (основных средств, материалов, товаров и т.д.) в натуре;
• контроль за сохранностью материальных ценностей и денежных средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;
• выявление материальных ценностей с просроченным сроком хранения, частично потерявших свое первоначальное качество;
• выявление неиспользованных материальных ценностей с целью их последующей реализации;
• проверка соблюдения правил и условий хранения материальных ценностей и денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации машин, оборудования и других основных средств;
• проверка реальности оценки учтенных на балансе материальных ценностей, денежных средств в кассах, на счетах учреждения банка, денежных средств в пути;
• выявление реальной дебиторской задолженности и обязательств. [4, с.327]

Инвентаризация проводится в обязательном порядке в установленные сроки, а в случаях смены материально ответственных лиц - в день приема-передачи ценностей (дел).

Кроме того, инвентаризация проводится:

• при установлении фактов кражи, ограбления, хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей - немедленно по установлении таких фактов;
• при пожаре или стихийных бедствиях (наводнения, землетрясения и др.) - немедленно по окончании пожара или стихийного бедствия;
• при переоценке материальных активов;
• при передаче, разделении или ликвидации предприятия (экономического субъекта);
• по требованию проверяющих органов.

В зависимости от полноты охвата проверкой ценностей инвентаризации бывают полные и частичные.

Полная инвентаризация предусматривает проверку всех видов имущества и состояния расчетов. Проводят ее, как правило, в конце года с тем, чтобы обеспечить полноту отражения всех хозяйственных операций в годовом отчете.

Частичная инвентаризация охватывает отдельные виды материальных ценностей и денежных средств в определенных местах хранения. К частичной относится, к примеру, инвентаризация материалов или товаров у отдельного материально ответственного лица, инвентаризация денежных средств в кассе.

В зависимости от способа проведения и характера инвентаризации бывают плановые (объявленные, назначенные), внеплановые (внезапные) и ликвидационные.

Плановые (объявленные, назначенные) проводятся по заранее составленному графику. К плановым относятся и годовые инвентаризации, которые имеют большое значение для предприятий. Они проводятся в соответствии с планом, составленным руководителем и учетной политикой предприятия, а также перед составлением годовой бухгалтерской отчетности с целыо обеспечения реальности ее показателей. До представления годового отчета на основании утвержденных руководителями предприятия результатов инвентаризации должны быть внесены соответствующие записи в учетные регистры на конкретных счетах.

Внеплановые (внезапные) инвентаризации проводятся по мере необходимости по распоряжению или требованию администратора, собственника, контролирующих и судебных органов, в случае стихийных бедствий, при переоценке ценностей, по сигналам персонала, при обнаружении сомнительных хозяйственных операций и др.

Ликвидационные инвентаризации связаны с закрытием предприятия или фирмы и имеют огромное значение в связи с тем, что у ликвидируемого предприятия, как правило, имеются долги, которые нужно оплатить.

На администрацию предприятия возлагается большая ответственность за своевременное и правильное проведение инвентаризации и выявление ее результатов. Она обязана создать все условия для этого.

По объему совокупности объектов учета выделяют сплошную и выборочную инвентаризацию.

Сплошной считается инвентаризация, в ходе которой подвергаются осмотру в натуре, пересчету и т.д. все объекты данного вида. Сплошной инвентаризации подвергается денежная наличность в кассе, наличие ценных бумаг, отдельных товарно-материальных ценностей.

Выборочной является инвентаризация, в ходе которой подвергается осмотру, пересчету, взвешиванию один или несколько видов товарно-материальных ценностей. Выборочные инвентаризации используют при осмотре объемов фактически выполненных работ для выявления их реальности, установления сохранности отдельных товарно-материальных ценностей. Подобные инвентаризации снижают трудоемкость контрольных работ и позволяют сократить время на их выполнение. Однако они не гарантируют безусловной объективности в натуре, а в случае причинения материального ущерба выборочные инвентаризации не позволяют определить полностью его размер. В этих условиях необходимо проводить сплошную инвентаризацию. Классификация инвентаризаций представлена на схеме (Приложение А).

Руководители предприятий несут ответственность за правильное и своевременное проведение инвентаризаций товарно-материальных ценностей и денежных средств и за обеспечение их внезапности.

Главные бухгалтеры совместно с руководителями подразделений и служб обязаны тщательно контролировать соблюдение установленных правил проведения инвентаризации.

2.2 Порядок проведения инвентаризации

Инвентаризация влияет на нормальный ход производства, отражается на ритмичности хозяйственных процессов, потому ее необходимо проводить только в случае действительной необходимости. Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения устанавливаются предприятием, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно согласно законодательству (например перед составлением годовой бухгалтерской отчетности).

Инвентаризации присущи следующие этапы:

1. Подготовка.
2. Непосредственное проведение.
3. Выявление и отражение результатов.

Подготовка инвентаризации предусматривает создание необходимых условий для ее нормального проведения. С этой целью предпринимают определенные организационные и бухгалтерские меры.

Организационные меры предусматривают:

1. четкое определение объекта и сферы охвата инвентаризацией имущества (товары, материалы, деньги, задолженность и т.д.);
2. издание приказа о проведении инвентаризации ответственными работниками, в котором указывается состав комиссии, ее председатель, место проведения, начало и окончание инвентаризации. Приказ регистрируется бухгалтерией в книге контроля за исполнением приказов. Одновременно с контрольным пломбиром он вручается комиссии перед началом проведения инвентаризации;
3. создание условий для работы инвентаризационной комиссии;
4. принятие комиссией необходимых организационных мер. [2, с.608]

При формировании инвентаризационной комиссии в ее состав необходимо включать опытных работников, хорошо знающих инвентаризуемые ценности, методы их оценки и учет. Запрещается в качестве председателя комиссии у одних и тех же материально ответственных лиц назначать одного и того же работника два раза подряд.

Комиссии осуществляют инвентаризацию нематериальных и материальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств непосредственно в местах хранения и производства по каждому материально ответственному лицу отдельно.

Прежде чем приступить к проверке фактического наличия ценностей комиссия обязана:

• обеспечить при проведении инвентаризации явку всех ее членов;
• опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы;
• снять остатки наличия денежных средств в кассе и потребовать составление на день инвентаризации отчета по кассе;
• установить выручку текущего дня по показаниям счетчиков кассового аппарата, сдать выручку в центральную кассу торгового предприятия;
• проверить исправность всех весоизмерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения;
• получить от материально ответственных лиц подписку со следующим содержанием:

- за какими ценностями несет ответственность и где они расположены;

- имеются ли ценности без оправдательных документов;

- имеются ли ценности, по которым выписаны соответствующие документы, но еще не отпущены.

• получить последний (на момент инвентаризации) реестр приходных и расходных документов или отчеты о движении товарно-материальных ценностей и денежных средств;
• завизировать все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам или отчетам о движении товаров и тары, с указанием "до инвентаризации" (дата), что должно служить бухгалтерским основанием для определения остатков ценностей к началу инвентаризации по учетным данным.

Бухгалтерские меры включают:

• 1. отражение на счетах бухгалтерского и аналитического учета всех экономических операций, что имели место, до инвентаризации;
  2. проверку правильности и точности отражения на счетах экономических операций путем сопоставления бухгалтерских данных с данными оперативного учета (учетные регистры, карточки аналитического учета);
  3. составление оборотной ведомости по товарам, материалам и другим ценностям с целью установления количества и суммы, числящихся по учетным данным на день инвентаризации. [10, с.375]

Непосредственное проведение инвентаризации предусматривает осуществление определенных работ, которые включают подсчет, пересчет и запись в инвентаризационные описи. Наличие ценностей при этом определяется путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Нельзя допускать беспорядочного перехода проверки от одного вида товара к другому.

При инвентаризации большого количества весовых товаров, материалов, готовой продукции составляют ведомости отвесов.

В конце рабочего дня или по окончании перевески данные ведомостей сличаются и выведенный итог вносится в описи.

Тара записывается отдельно по видам и целевому назначению (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т.д.)

Наличие имущества, находящегося на ответственном хранении или арендованного, не может быть установлено путем физического пересчета, поэтому за основу берут данные бухгалтерского учета, имеющиеся в бухгалтерии.

Данные, установленные при инвентаризации, отражаются в инвентаризационной описи. Инвентаризационная опись - это первичный учетный документ, отражающий наличие ценностей, выявленных в процессе инвентаризации.

Описи составляются отдельно по местам хранения, по материально ответственным лицам, по испорченным, просроченным ценностям. Отдельные инвентаризационные описи составляются также на имущество, находящееся па ответственном хранении или арендованное.

Описи могут быть заполнены как средствами автоматизации, так и ручным способом.

На каждой странице инвентаризационной описи указываются порядковые номера и наименование ценностей, их общее количество, вне зависимости от единицы измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.).

Количество товаров, материалов, находящихся в неповрежденной упаковке поставщика в виде исключения может быть определено на основании приходных документов при обязательной проверке в натуре (по выбору) части этих ценностей.

Инвентаризационные описи подписываются всеми членами комиссии и материально ответственными лицами. В конце описи материально ответственные лица дают расписку в том, что проверка ценностей проведена в их присутствии правильно, к комиссии претензий не имеют и перечисленные в описи ценности принимают на ответственное хранение.

2.3 Выявление результатов инвентаризации и их учет

По окончании инвентаризации описи, подписанные председателем и членами комиссии, передаются в бухгалтерию в следующем порядке: первый экземпляр с контрольной ведомостью и другими документами - главному бухгалтеру предприятия; второй экземпляр - материально ответственному лицу под расписку на первом экземпляре.

Окончательные результаты инвентаризации выявляет бухгалтерия предприятия, сопоставляя фактические остатки товарно-материальных ценностей, денежных средств, указанные в описи, с остатками по данным бухгалтерского учета на момент проведения инвентаризации.

При проведении инвентаризации возможны три ситуации:

• фактическое наличие равно данным, числящимся в бухгалтерском учете;
• фактическое наличие больше данных, числящихся в бухгалтерском учете;
• фактическое наличие меньше данных, числящихся в бухгалтерском учете. [7, с.189]

Для определения окончательного результата инвентаризации составляют сличительную ведомость. Перед этим и до определения результатов инвентаризации необходимо проверить правильность цен, таксировки и подсчета итогов в описях и сделать об этом отметку на каждой странице. Обнаруженные ошибки должны быть исправлены и оговорены за подписью всех членов комиссии и материально ответственных лиц.

В сличительной ведомости отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между данными бухгалтерского учета и данными описи. Расхождения выявляют по количеству и сумме отдельно по каждому наименованию, сорту, цене материалов и товаров, таре. Стоимость излишков и недостач материальных ценностей в сличительных ведомостях приводятся в соответствие с их оценкой в текущем учете.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием материальных ценностей и данными бухгалтерского учета регулируются в соответствии с Законом "О бухгалтерском учете" в следующем порядке:

• излишки материальных ценностей и денежных средств приходуются и относятся на увеличение доходов;
• недостачи материальных ценностей в пределах установленных норм естественной убыли относят на затраты производства, расходы периода;
• недостачи материальных ценностей сверх установленных норм естественной убыли, а также потери, связанные с порчей материальных ценностей, относятся за счет виновных лиц в оценке по рыночным ценам на момент выявления недостачи;
• в случае, когда виновные лица не установлены или оправданы судом, потери, связанные с порчей материальных ценностей или недостачей таковых сверх установленных норм, относятся на расходы периода. [1, с.68]

К документам, представляемым для оформления списания недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли, прилагаются решения судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ от взыскания ущерба.

В межинвентаризационный период предприятия могут использовать материалы, продавать товары в одинаковой упаковке, но по различным ценам. Сходство упаковки может привести к пересортице материальных ценностей, то есть к продаже одного товара по цене другого. В результате при инвентаризации одни товары оказываются в излишке, а по другим, имеющим сходство по внешнему виду, выявляется недостача. В таких случаях может быть допущен взаимный зачет.

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же лица в отношении материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах. Зачет может быть допущен в отношении одной и той же группы материальных ценностей, если входящие в ее состав ценности имеют сходство по внешнему виду или упакованы в одинаковую тару (при отпуске без распаковки тары).

О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения.

В случае, когда стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, разница стоимости относится на виновных лиц.

Результаты инвентаризации должны быть рассмотрены и утверждены руководителем предприятия. Они отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом финансовом отчете за отчетный период.

2.4 Инвентаризация долгосрочных материальных активов

До начала проведения инвентаризации необходимо проверить:

• наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;
• наличие документов по основным средствам, сданным или принятым в аренду, на хранение и временное пользование. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации в документы вносятся соответствующие исправления и уточнения. При инвентаризации основных средств инвентаризационная комиссия обязательно должна осмотреть объекты и занести в инвентаризационные описи полное их наименование, назначение, инвентарный номер, заводской номер (номер, указанный в техническом паспорте) и основные технические или эксплуатационные показатели. [5, с.211]

При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым отсутствуют или неправильно указаны данные, характеризующие их, комиссия должна включить в инвентаризационную опись недостающие или правильные сведения и технические показатели по этим объектам.

Например, по зданиям - указать их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (по наружному или внутреннему обмеру), площадь (общая полезная площадь), число этажей (без подвалов, полуподвалов), год постройки и др.; по каналам - протяженность, глубину и ширину (по дну и поверхности); по мостам - местонахождение, вид материалов и основные размеры; по дорогам - тип дороги (шоссе и др.), протяженность, материалы покрытия; по оборудованию - тип, модель, назначение, заводской и инвентарный номера и т. п. Оценка выявленных инвентаризацией неучтенных долгосрочных материальных активов должна быть произведена в соответствии с требованиями НСБУ.

Если объекты основных средств подверглись восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось их назначение, то они вносятся в опись под наиме­нованием, соответствующим новому назначению.

Если комиссия установила, что произведенные работы капитального характера (постройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (снос отдельных элементов строек) не отражены в бухгалтерском учете, она должна по существующим документам определить сумму увеличения или снижения первоначальной стоимости объекта и внести в инвентаризационную опись произведенные изменения.

Одновременно комиссия должна установить виновных лиц и причины, по которым конструктивные изменения тех или иных объектов не получили отражения в учетных регистрах.

Машины, оборудование и силовые установки заносятся в инвентаризационные описи с указанием инвентарного номера, заводского номера, номера техпаспорта, завода-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д.

Объекты основных средств, которые в момент инвентаризации находятся вне предприятия (находящиеся в дальних рейсах: морские и речные суда, железнодорожный подвижной состав, самолеты, автомашины, в том числе отправленные в капитальный ремонт машины и оборудование, электрические сооружения, рабочие установки, измерительные, контрольные и регулирующие приборы и установки, транспортные средства), должны инвентаризироваться до момента их выбытия с предприятия.

Основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, записываются в отдельную опись с указанием времени выбытия из эксплуатации и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.). Земля инвентаризируется на основании документов, подтверж­дающих собственность на землю, и плана расположения.

Здания инвентаризируются путем идентификации прав собственности на них, их дел, посредством проверки, сопоставления и констатации с данными соответствующих документов.

Специальные сооружения и оборудование, например электроэнергетические, термические сети, сети газо- и водоснабжения, канализации, телекоммуникационные связи, железные дороги и другие аналогичные объекты, инвентаризируются по отраслевым правилам или правилам, установленным их владельцами в установленном порядке.

Одновременно с инвентаризацией собственных средств проверяются и арендованные основные средства или основные средства, находящиеся на хранении. Описи арендованных и находящихся на хранении основных средств составляются отдельно по каждому арендодателю и предприятию, отдавшему их на хранение. В них, кроме установленных сведений, указываются также наименование арендодателя или экономического агента и срок аренды или хранения.

Один экземпляр инвентаризационной описи арендованных или находящихся на хранении основных средств высылается арендодателю или экономическому агенту, при необходимости для подтверждения.

2.5 Инвентаризация товарно-материальных запасов

Инвентаризация товарно-материальных запасов производится в порядке расположения запасов в данном помещении. Не допускается во время инвентаризации беспорядочный переход от одного вида товарно-материальных запасов к другому.

При хранении товарно-материальных запасов в разных изолированных помещениях у одного и того же материально-ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После инвентаризации запасов вход в помещение опечатывается. и комиссия переходит для работы в следующее помещение. Товарно-материальные запасы заносятся в инвентаризационные описи отдельно по каждому наименованию с указанием номенклатурного (или инвентарного) номера, вида, группы, артикула, сорта, качества и количества.

Члены комиссии в присутствии заведующего склада (кладовой) и других материально-ответственных лиц проверяют фактическое наличие товарно-материальных запасов путем обязательного их пересчета, взвешивания или измерения. Категорически запрещается вносить в описи данные об остатках товарно-материальных ценностей со слов материально-ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

Товарно-материальные запасы, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти товарно-материальные запасы заносятся в отдельную инвентаризационную опись. В описи указывается, когда и от кого они поступили, дата и номер приходного документа, наименование, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии делается письменная отметка «полученные во время инвентаризации».

На больших складах при длительном проведении инвентаризации товарно-материальные запасы могут отпускаться материально ответственными лицами в исключительных случаях по письменному разрешению руководителя и главного бухгалтера предприятия и только в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Эти ценности заносятся в отдельную инвентаризационную опись под наименованием «отпущенные во время инвентаризации». В расходных документах делается такая же отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии.

Товарно-материальные запасы, принадлежащие другим предприятиям (на хранении, в комиссионной продаже, на переработке и др.), подлежат инвентаризации одновременно с собственными товарно-материальными запасами. Для них составляют отдельные инвентаризационные описи, в которых делается ссылка на соответствующие документы, подтверждающие принятие этих ценностей: номер и дата акта о принятии на хранение, контракт о принятии на комиссию, накладная о поставке ценностей, количество, стоимость и другие необходимые данные.

При установлении фактов неоприходования поступивших товарно-материальных запасов необходимо затребовать письменные объяснения у лиц, получивших их, а в случае установления фактов злоупотребления дело передается следственным органам.

Фактические товарно-материальные запасы инвентаризируются путем подсчета, взвешивания или кубического измерения. Упакованные запасы раскрываются выборочно. Они не открываются в случаях, когда это приводит к повреждению или потере их качества. [9, с.298]

По жидкости, реальная емкость которой не может быть установлена переливом или измерением, ее количество определяется в зависимости от объема, плотности, состава и пр. и проверяется путем снятия проб из емкостей, посредством измерений или лабораторных проб, когда установлены плотность, состав и другие характеристики жидкостей.

Объемные материалы (цемент, железобетон, карьерные и балластные материалы, сельскохозяйственные материалы и продукты и др.), инвентаризация которых посредством взвешивания и измерения потребовала бы значительных расходов или привела бы к их деформации, могут быть проинвентаризованы на основании технических и математических расчетов. В инвентаризационных описях таких материалов указывается форма проведении инвентаризации, а также технические данные, являющиеся основой для расчетов.

Ценности с высоким уровнем естественной убыли инвентаризируются в первую очередь.

Количество материалов и товаров, хранящихся в неповрежденной упаковке поставщика, в порядке исключения может определяться на основании документов или посредством выборочной проверки отдельных частей этих материалов и товаров. Определение веса или объема материалов в рулонах допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.

Акты обмеров и расчеты прилагаются к инвентаризационной описи. При инвентаризации большого количества товаров и материалов путем взвешивания ведомость расчетов оформляется одним из членов инвентаризационной комиссии и материально-ответственным лицом. В конце рабочего дня (или по окончании взвешивания) данные этих ведомостей сличаются и выверенный итог вносится в инвентаризационную опись. [3, с.375]

Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, находящиеся в эксплуатации, инвентаризируются по местам их расположения и заносятся в отдельные описи с указанием лиц, ответственных за их хранение. Инвентаризация проводится путем осмотра каждого предмета.

Заключение

Исходя из материала представленного в курсовой работе можно сделать следующие выводы:

Документирование — регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом общении документирование имеет особое значение. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.

Управленческие документы составляют основу документации организации. Они имеют универсальный характер, создаются органами власти, коммерческими и государственными организациями. Управление предприятием неизбежно требует создание многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.п.

Важнейшим элементом метода бухгалтерского учета является инвентаризация.

Инвентаризацией называется процесс контроля, при котором устанавливается фактическое наличие и состояние средств предприятия и источников их образования.

Результаты инвентаризации оформляются специальными ведомостями, в которых сопоставляются данные бухгалтерского учета и показатели, выявленные в процессе проверки ценностей в натуре.

В зависимости от полноты охвата проверкой средств предприятия инвентаризация бывает полной или частичной. Полная инвентаризация охватывает проверку всех средств предприятия и источников их образования и проводился при составлении годового отчета. Частичная инвентаризация охватывает проверку только определенной части средств или отдельных групп и видов ценностей.

По периодичности проведения инвентаризации подразделяются на плановые, внеплановые и ликвидационные.

Плановые проводятся в соответствии с планом, графиком и сроками, установленными специальными законоположениями.

Внеплановые проводятся при необходимости срочно и внезапно проверить наличие и сохранность определенной группы материальных ценностей или денежных средств.

Ликвидационные инвентаризации связаны с закрытием предприятия и имеют огромное значение в связи с тем, что у ликвидируемого предприятия, как правило, имеются долги, которые нужно оплатить.

По объему совокупности объектов учета выделяют сплошную и выборочную инвентаризацию.

Сплошной считается инвентаризация, в ходе которой подвергаются осмотру в натуре, пересчету и т .д. все объекты данного вида. Сплошной инвентаризации подвергается денежная наличность в кассе, наличие ценных бумаг и т.д.

Для проведения инвентаризации на предприятии организуется комиссия, которую возглавляет руководитель предприятия или его заместитель, при обязательном участии главного бухгалтера. Как правило, инвентаризация проводится с участием материально- ответственных лиц. Инвентаризация ТМЦ проводится в натуре путем их пересмотра, пересчета, взвешивания, замера.

Инвентаризационные описи подписываются всеми членами комиссии, а также обязательно материально-ответственными лицами. Описи по окончании инвентаризации передаются в бухгалтерию. Окончательные результаты инвентаризации выявляет бухгалтерия предприятия, сопоставляя фактические остатки товарно-материальных ценностей, денежных средств, указанных в описи, с остатками по данным бухгалтерского учета на момент проведения инвентаризации.

Список использованных источников

1. Основные нормативные акты по бухгалтерскому учету и бухгалтерской отчетности (с комментариями) . 4-е изд.- М.: ООО «НИТАР АЛЬЯНС», 2013. – 415с.
2. Анциферова, И.В. Бухгалтерский финансовый учет.: учеб. пособие, 3-е изд..- М.: Дашков и К, 2014.- 800с.
3. Безруких, П. С. Бухгалтерский учет. - М.: Бухгалтерский учет, 2015. - 528с.
4. Ковалёв, В. В., Волкова, О. Н. Анализ хозяйственной деятельности предприятия: Учебник. – М.: Просвет, 2015. – 424с.
5. Крятова, Л. А. Бухгалтерский учет: основы теории. - М.: Маркетинг, 2005. – 324 с.
6. Кутер, М. И. Теория бухгалтерского учета.- М.:Финансы и статистика, 2014.-273с.
7. Наумова, Н. А. Основы бухгалтерского учета. – М.: Аудит, ЮНИТИ, 2015. – 304 с.
8. Словарь современных экономических и правовых терминов //Под ред. В. Н. Шимов. – Мн.: Амалфея, 2015. – 816с.
9. Теория бухгалтерского учёта / Под ред. Ю. А. Бабаева. - М.: Юнити, 2015.- 382с.
10. Шахбанов Б Р. Бухгалтерское дело: учеб. пособие .- М.: Магистр, ИНФРА-М, 2015.-514с.