Информация в материальном мире

Содержание:

Введение

Тема курсовой работы является актуальной, так как в нашем современном материальном мире информация находится повсюду и правильное использование полученной информации приводит к положительным результатам. Ведь не зря говорится «Кто владеет информацией, тот владеет миром».

Под информацией следует понимать различные сведения об окружающем мире (явления, события, процессы), отчужденные от создателя этих сведений и ставшие сообщениями, при помощи которых уменьшается имеющаяся степень неопределенности, неполнота знаний. Данные сведения выражаются в виде знаков на определенном языке, а так же могут быть записаны на материальный носитель. Информацию можно воспроизвести путем передачи людьми сведений устно, письменно либо другим способом. Информация состоит из данных, которые несут в себе новизну и полезность.

Для предприятия информация является основным условием конкурентоспособности, так как дает следующие преимущества для руководства:

• • позволяет контролировать текущее состояние компании и ее отделов, а так же процессов, происходящих в трудовой деятельности коллектива;
  • определяет стратегическую, тактическую и оперативную цель, а так же задачи, при помощи которых можно достичь этих целей;
  • позволяет принять обоснованное и своевременное решение;
  • координирует действия структурных подразделений компании в достижении целей.

В любой компании руководство интересуется различной информацией – данные о физических и юридических лицах, передовых технологиях, экономической ситуации на предприятии, стране и мире. В связи с этим обладание оперативной, надежной, достоверной и своевременной информацией является основой для управленческих процессов. При этом чем более совершенна полученная информация, тем выше качество управления компанией. Этим объясняется актуальность данной курсовой работы.

Руководство может принимать информацию к сведению, использовать ее как основу для принятия будущих решений, расширять с ее помощью свои знания и кругозор. Отсутствие информации приводит к невозможности совместной работы в условиях разделения труда. Недостаток в нужной и избыток ненужной информации может привести к дезориентации любой хозяйственной деятельности.

В деятельности менеджера зачастую требуется четкая организация процесса сбора, анализа и обработки информации. При этом необходимо уметь отделять важную информацию от второстепенной, а так же иметь хорошо развитую способность устного и письменного общения, для упорядочивания коммуникационного процесса и обмена информацией в рамках компании. Руководитель должен быть первым лицом, знающим требования к содержанию информации, ее форме, оценке и использованию в практике управленческой деятельности.

Цель курсовой работы: определить роль информации в материальном мире.

Задачи курсовой работы:

1. изучить понятие информации в управлении, ее источники и этапы обмена;
2. определить, какую роль играет информации в материальном мире.

Объект исследования – информация.

Предмет исследования - роль информации в мире.

Для достижения поставленной цели и задачи определена следующая структура исследования. Работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка используемой литературы.

1. Общая характеристика информации в материальном мире

1.1. Понятие и сущность информации

Информация в переводе с латинского слова informatio означает сведение, разъяснение, ознакомление. В повседневной жизни под информацией понимаются любые сведения, которые передаются либо получаются независимо от того что является источником – это может быть человек, различная аудио и видеотехника, а так же книги, компьютеры и т.п.

До XVIII века определением сути информации занимались преимущественно философы, затем произошла промышленная революция и вопросами информации заинтересовались и другие науки. Начиная с XX века вопросами теории информации стали заниматься кибернетика и информатика.

Поведение человека обусловлено определенной полученной, усвоенной и обработанной им информацией. Под информацией понимается совокупность сведений и сигналов о процессах и явлениях, протекающих во внешнем окружении и самом организме человека.

В информатике под информацией понимаются данные, которые содержащиеся на различных носителях – это может быть бумага в книге, пленка в кассете, фотография в альбоме и жесткий диск в компьютере.

Управленческая информация – это совокупность сведений о состоянии и процессах, протекающих внутри и вне организации. Информацию об объектах управления и происходящих в них событиях и процессах не без основания называют их своеобразной моделью, а также словесным или цифровым портретом.

Для того чтобы получать информацию, имея данные, необходимо к ним применить методы, так сказать расшифровать поступивший сигнал, будь то буквы в книге, голос в радио и т.п. Это наглядно можно рассмотреть на рисунке 1.

Рисунок 1. Способ получения информации

Применяя к поступившим данным различные методы, мы получаем разную информацию. Например, читая книгу написанную на русском языке, человек который знает русский язык получает от этой книги одну информацию, а человек, который не знает русского языка или ребенок который не умеет еще читать получит от этой же книги совсем другую информацию.

Информацию подразделяют на первичную и вторичную. В качестве первичной информации выступают рисунки, фотографии, звуковые и вкусовые ощущения. В качестве вторичной информации выступают числа, тексты, чертежи, радиоволны, магнитные записи и т.п.

Информацию подразделяют на виды по различным критериям:

• по способу восприятия информация подразделяется на визуальную, аудиальную, тактильную, обонятельную и вкусовую;
• по форме представления информация подразделяется на текстовую, числовую, графическую, звуковую;
• по назначению информация подразделяется на массовую, специальную, секретную, личную;
• по значению информация подразделяется на актуальную, достоверную, понятную, полную, полезную;
• по истинности информация подразделяется на истинную и ложную.

Под количеством информации подразумевается числовая характеристика информации, которая отражает такую степень неопределенности, которая исчезает после получения информации.

За единицу информации принимается один бит, переводится с английского слова bit (binary digit) как двоичная цифра. Это количество информации, при котором неопределенность, т.е. количество вариантов выбора, уменьшается вдвое или, другими словами, это ответ на вопрос, требующий односложного разрешения — да или нет.

Для измерения информации бит является слишком мелкой единицей измерения. На практике чаще применяются более крупные единицы, например, байт, являющийся последовательностью из восьми бит. Именно восемь битов, или один байт, используется для того, чтобы закодировать символы алфавита, клавиши клавиатуры компьютера. Один байт также является минимальной единицей адресуемой памяти компьютера, т.е. обратиться в память можно к байту, а не биту.

На практике более широко используются следующие единицы информации:

1 Килобайт (Кбайт) = 1024 байт,

1 Мегабайт (Мбайт) = 1024 Кбайт,

1 Гигабайт (Гбайт) = 1024 Мбайт,

1 Терабайт (Тбайт) = 1024 Гбайт.

За единицу информации можно было бы выбрать количество информации, необходимое для различения, например, десяти равновероятных сообщений. Это будет не двоичная (бит), а десятичная (дит) единица информации. Но данная единица используется редко в компьютерной технике, что связано с аппаратными особенностями компьютеров.

В информатике информация обладает следующими свойствами: дуализм, полнота, достоверность, адекватность, доступность, актуальность. Рассмотрим их подробнее.

Дуализм характеризует двойственность информации, то есть с одной стороны информация является объективной в силу объективности данных, а с другой стороны субъективной в силу субъективности применяемых методов. Другими словами, методы могут вносить в большей или меньшей степени субъективный фактор и таким образом влиять на информацию в целом. Например, два человека читают одну и ту же книгу и получают подчас весьма разную информацию, хотя прочитанный текст, т.е. данные, были одинаковы. Более объективная информация применяет методы с меньшим субъективным элементом.

Полнота информации характеризует степень достаточности данных для принятия решения или создания новых данных на основе имеющихся. В случае неполного набора данных остается большая доля неопределенности, т.е. большое число вариантов выбора, а это потребует применения дополнительных методов, например, экспертных оценок, бросание жребия и т.п. Избыточный набор данных затрудняет доступ к нужным данным, создает повышенный информационный шум, что также вызывает необходимость дополнительных методов, например, фильтрацию, сортировку. И неполный и избыточный наборы затрудняют получение информации и принятие адекватного решения.

Достоверность информации является свойством которое характеризует степень соответствия информации реальному объекту с необходимой точностью. При работе с неполным набором данных достоверность информации может характеризоваться вероятностью, например, можно сказать, что в случае бросания монеты вероятность выпадения герба 50%.

Адекватность информации выражается в степени соответствия создаваемого с помощью информации образа реальному объекту, процессу или явлению. Полная адекватность достигается довольно редко, так как зачастую приходится работать с не самым полным набором данных, т.е. присутствует неопределенность, затрудняющая принятие адекватного решения. Получение адекватной информации также затрудняется при недоступности адекватных методов.

Доступность информации — это возможность получения информации при необходимости. Доступность складывается из двух составляющих: из доступности данных и доступности методов. Отсутствие хотя бы одного дает неадекватную информацию.

Актуальность информации. Информация существует во времени, так как существуют во времени все информационные процессы. Информация, актуальная сегодня, может стать совершенно ненужной по истечении некоторого времени. Например, программа телепередач на нынешнюю неделю будет неактуальна для многих телезрителей на следующей неделе.

1.2. Источники информации

Для эффективного сбора информации необходимо опираться на различные научные подходы, которые обеспечивают объективность и точность полученных результатов, использовать источники из различных мест, анализируя их. Для менеджера источником информации служат как внутренние и внешние данные.

В качестве внутренних данных могут выступать бухгалтерские или статистические отчеты, данные по сотрудникам и клиентам, плановые и внеплановые исследования, а так же собственные наблюдения руководства.

В качестве внешних источников могут выступать:

– сотрудники предприятия различных подразделений и должностей,

– контрагенты предприятия, это могут быть клиенты, поставщики, представители банков, страховых компаний,

– средства массовой информации.

На практике руководство больше получает устной информации, чем письменной. Это связано с тем, что зачастую требуется получение оперативной информации, которая формируется в результате устных докладов.

В связи с тем, что человек не может воспринимать всю поступающую к нему информацию, так как физические возможности органов чувств человека не безграничны, необходимо внимательно слушать собеседника, наблюдая за тем, как он выражает свои слова при помощи жестов, мимики, позы, взгляда, манер и даже одежды и обуви.

Полученная информация воспринимается человеком путем отбора нужной информации и дальнейшей систематизации полученных данных. Вся ненужная и не требующая внимания информация отсеивается в результате отбора. Для корректного отбора информации очень важен опыт человека, знание проблемы, по которой поступила информация, а так же психологическое состояние, настроение, здоровье и отношение к происходящему у данного человека.

Систематизация информации производится путем обработки воспринятой информации посредством использования своих чувств, убеждений, предпочтений, положительных и отрицательных эмоций. Менеджеру нужно знать, что информация воспринимается быстрее и лучше если обстановка спокойная и непринужденная.

Кроме официального устного доклада, менеджер может получить информацию в ходе деловой беседы на встрече с клиентом или партнером, при приеме или увольнении сотрудника, при консультации со специалистами и т.п.

На практике довольно часто менеджер может столкнуться с недостоверными сведениями, такими как дезинформация или слухи.

Слухи могут возникнуть и распространиться довольно быстро и зависят, прежде всего, от несвоевременного получения официальной информации, либо ее недостатка. В результате чего высказываются догадки и выдвигаются различные версии, которые в последствии начинают обрастать несуществующими подробностями и сообщаться по "секрету" от одного человека к другому. В результате это приводит беспорядкам в коллективе, атак же недовольстве. Для пресечения распространения недостоверной информации руководитель должен выступить с разъяснениями для того чтобы опровергнуть досужие домыслы проинформировав сотрудников о действительном состоянии дел.

Дезинформация, в отличие от слухов, появляется сознательно и делается целенаправленно. Данная информация зачастую используется конкурентами для того, чтобы ввести общественность в заблуждение, скрыв настоящее положение дел в компании. Полученная руководителем дезинформация может побудить его к неправильному принятию решения, которое будет выгодно конкурирующей фирме, что в результате приведет к экономическому либо моральному урону. В связи с этим, информацию, полученную из недостоверного источника необходимо сначала проверять.

К дезинформации могут прибегать так же недобросовестные сотрудники, цель которых моральное разложение коллектива, падение дисциплины и порядка в компании. Для того чтобы бороться с дезинформацией необходимо проводить разъяснительную работу и устранить источник, который эту информацию создал. Как показывает практика, сотрудник который доволен своей работой и положением дел на предприятии никогда не поддается на слухи, домыслы и дезинформацию, а так же не распространяет их.

На сегодняшний день источники информации являются довольно многочисленными, а информация такой разноплановой, что часть полученной информации не является достоверной, поэтому ее необходимо многократно перепроверять.

В связи с этим крупные организации и предприятия, акционерные общества создают специальные информационные службы, основной задачей которой является планирование, сбор, обработка, анализ, оценка, составление рекомендаций для руководства и т.п. Информационная служба взаимодействует с различными подразделениями, пропуская через себя основной поток информации, который поступает в компанию, проводят первичную обработку полученной информации и доводят ее до остальных отделов компании.

Так как поток маркетинговой информации с каждым годом нарастает все быстрее существенно расширяются функции информационных служб, задачами которых становится создание и ведение информации о конкурентах и клиентах, разработка различных аналитических отчетов и рекламных материалов, проведение исследований рынка по сбыту продукции, выпускаемой предприятием и т.п.

На сегодняшний день ситуация в деловой сфере меняется очень быстро, в связи с этим общие наблюдения или простое накопление сведений не дает полной информации для принятия каких-либо определенных выводов. В результате появляется необходимость целенаправленно и систематически собирать и покупать информацию. Эта деятельность, так называемая промышленная разведка, дает возможность подготовиться к будущей политике конкурентов, стараясь предугадать за счет полученной информации.

Промышленная разведка позволяет определить потребность в конфиденциальных сведениях, собрать их, проанализировать и обработать полученные данные, выделив необходимую информацию, обобщив и передав заинтересованным лицам. Чаще всего данная работа связана со сбором и изучением информации, находящейся в открытом доступе, но в некоторых случаях применяются приемы, которые связаны с нарушением законов.

При изучении предприятий-изготовителей, торговых посредников и потребителей используются годовые отчеты о деятельности и балансы, проспекты и каталоги, в которых даются характеристики производственной и торговой деятельности, размеры капиталовложений, финансовые показатели работы предприятия и его структурных подразделений, источники финансирования и обязательства, счет прибылей и убытков за год; описание технологических процессов и новых технических достижений; техническая характеристика продукции по номенклатуре выпускаемых и предлагаемых к продаже товаров. Кроме того, информация может быть получена из справочников по торговым фирмам, где содержится их отраслевая и финансовая связь с другими предприятиями.

Перечисленные выше источники коммерческой информации являются общедоступными, открытыми. Конкретную информацию о соотношении между спросом и предложением товаров (услуг) на рынке можно получить, например, путем проведения маркетинговых исследований. Эта информация, как правило, является закрытой.

Исследования рынка ведутся по двум взаимосвязанным направлениям: первое - изучение и анализ условий рынка; второе - изучение форм и методов торговли^[1]. Изучение спроса проводится в тесной взаимосвязи с изучением предложений и цен. Формы и методы торговли изучаются с целью анализа деятельности предприятий-производителей и фирм, выступающих на рынке в качестве продавцов и покупателей конкретного товара, выявления позиций на рынке, каналов и методов сбыта, коммерческой практики, используемой в торговле данным товаром.

Наибольшее количество спорных вопросов вызывает охраняемая коммерческая информация. В этой связи представляется важным раскрытие сущности и форм проявления коммерчески значимой информации.

Производство товаров, выполнение работ и оказание услуг в сфере торгового оборота связаны с использованием различной научной, технической, технологической, коммерческой и иной информации.

Коммерческую информацию, как один из видов информации, используемой производителем товаров (работ, услуг), условно можно сравнить с айсбергом, где видимая его часть - это открытая информация, а невидимая - закрытая^[2].

Открытая информация - это та, которая не скрывается производителем. Она общеизвестна, представляет чисто теоретический и научный интерес либо охраняется патентным или авторским правом, используется в процессе производства товаров, выполнения работ и оказания услуг.

Закрытой является информация, которая специально скрывается и защищается производителем товаров (работ, услуг) от посторонних лиц. Ее использование в процессе производства и сбыта товаров дает коммерсанту преимущество перед конкурентами на рынке. Известно, что основой рыночной экономики является конкуренция товаров (работ, услуг). Успех в производстве конкурентоспособных товаров (работ, услуг) определяется невозможностью доступа предпринимателей к сырью и энергоресурсам; его основа - интеллектуальная собственность предприятия, используемая так, чтобы произвести и предложить потребителям товары (работы, услуги) более дешевые, более экономичные и удобные в обращении, чем у аналогичных фирм.

В условиях конкуренции получение прибыли предприятием зависит от умения сохранить коммерчески значимую информацию, неизвестную конкурентам, а также от способности правильно распорядиться ею на рынке.

В этой связи следует отметить, что государство уделяет серьезное внимание дальнейшему развитию малого и среднего предпринимательства с целью формирования среднего класса предпринимателей в России и создания реального сектора экономики. Расширение сферы деятельности субъектов предпринимательства повлечет за собой увеличение спроса на коммерчески значимую информацию. Уже сегодня три четверти предпринимателей, как показывают данные опроса, интересуются коммерческой, маркетинговой и нормативно-правовой информацией^[3], использование которой они связывают с экономической устойчивостью работы фирм и желанием расширить сферу предпринимательской деятельности.

1.3. Этапы обмена информацией

Вся работа с информацией в компании может быть представлена в следующем виде:

Рисунок 2. Этапы обмена информацией

Как видно из рисунка 2 управляющей системой получается внутренняя информация от управляемой системы о том, в каком состоянии находятся заданные ею технико-экономические параметры в процессе производственной либо финансово-хозяйственной деятельности. На основе полученных данных, а так же имеющейся внешней информации управляющей системой вырабатываются команды управления, которые передаются в управляемую систему для дальнейшего исполнения.

Передача информации между руководством, органом управления и исполнителем является коммуникацией. Как показывает практика, менеджер затрачивает на коммуникации до 85% своего рабочего времени.

Информация передается по трем основным направлениям:

• Сверху вниз. В данном случае руководство ставит перед подчиненными определенные задачи, инструктирует их;
• Снизу вверх. В данном случае исполнитель сообщает руководству о результатах проведенной проверки, доносит о том, как было выполнено задание, спрашивается личное мнение сотрудника и т.д.;
• По горизонтали. В данном случае равные до должностной лестнице сотрудники обмениваются своими мнениями, координируют действия.

При управлении зачастую обмен информацией происходит посредством коммуникативного процесса, в котором можно выделить четыре основных элемента:

• 1. отправитель, т.е. тот, кто передает информацию. Это может быть как руководитель, так и исполнитель;
  2. сообщение, т.е. переданная информация;
  3. канал, т.е. средство при помощи которого информация была передана;
  4. получатель, т.е. тот, кто получил информацию.

В процессе коммуникации отправитель и получатель информации могут меняться местами. Движение информации от отправителя к получателю можно подразделить на четыре этапа.

На первом этапе происходит отбор информации, который в свою очередь подразделяется на случайный или целенаправленный, выборочный или сплошной, предписанный или инициативный.

На втором этапе происходит кодирование отобранной информации в процессе которого информация получает доступную и понятную форму для получателя. В качестве примера можно привести письмо, таблицу, графику, звук, символы и т.д. Затем подбирается подходящий способ трансляции полученной информации: устно, письменно, при помощи различного рода искусственных сигналов либо условных знаков.

На третьем этапе информация передается. Если информация является важной, необходимо использовать несколько каналов, а так же дублировать этот процесс, при этом не нужно злоупотреблять составлением по каждому поводу документов, иначе поток бумаг может захлестнуть.

На четвертом этапе получателем воспринимается, расшифровывается и осмысливается информация. Отправитель, при этом, должен подтвердить факт получения сообщения, степень понимания или непонимания его смысла, иными словами, установил обратную связь. При этом сигналом обратной связи в случае устной передачи информации можно назвать уточнение, обобщение, выражение чувства. Так как сигналы обратной связи могут быть достаточно слабыми, то за реакцией иногда нужно специально понаблюдать.

В результате можно прийти к выводу, что коммуникационные процессы зависят от того, насколько четко функционирует обратная связь, которая в свою очередь зависит от того как сообщение было услышано и понято. Обмен информацией является эффективным в том случае, если получатель информации понял идею и произвел действия, которые ждал от него отправитель информации.

Для облегчения информационного обмена необходимо соблюдать следующие требования:

• сведения должны быть краткими, ясными и недвусмысленными;
• необходимо постоянно контролировать содержание информации, а так же следить за процессами передачи и приема сообщений;
• процессы обработки информации необходимо координировать.

Можно выделить эффективный способ регулирования количества информации, которая направляется менеджеру – метод отклонений. Суть данного метода заключается в том, что если производственный процесс, хозяйственная операция или трудовая деятельность сотрудников предприятия не отклоняются от установленного режима, графика или другого нормативного документа, то в данном случае управленческие воздействия не требуются, а значит данная информация не должна поступать к менеджеру, так как является излишней.

Если же произошли отклонения от нормального производственного ритма, то информация должна поступить к менеджеру для того чтобы он оперативно принял необходимое решение по устранению отклонений. Использование метода отклонений приводит к снижению объема поступающей информации во много раз и позволяет:

• сэкономить время менеджера, дать ему возможности для занятия более важной проблемой;
• сократить бумажный поток, приходящий к менеджеру и направить данную информацию по соответствующим каналам к его подчиненным;
• сократить количество решений, ежедневно принимаемых менеджером и тем самым уменьшить нагрузку на него;
• повысить обоснованность принимаемых менеджером решений, а так же предотвратить повторение прошлых ошибок;
• обеспечить более эффективное использование руководства, а так же других квалифицированных кадров;
• улучшить связь между различными отделами организации.

Использование метода отклонений в работе руководителя позволит развить у него формализованный подход к делу.

2. Роль информации в материальном мире

2.1. Использование информации в управлении

Современное общество является информационным, поэтому информация имеет главенствующую роль в управлении процессами самых различных уровней. Роль информации заключается в том, что ее можно считать многофункциональным и незаменимым ресурсом экономического, политического, социокультурного, технологического развития. Кроме того информация способствует выработке параметров общественного поведения, которое востребовано в различных обстоятельствах. В управлении информация является связующим звеном между объектами и субъектами управления, позволяет руководителю принять наиболее оптимальное управляющее решение и реализовать его.^[4]

В процессе управления из всей поступающей информации используется не вся, а лишь только та часть, которая необходима в данной конкретной ситуации. При этом нужно принимать в расчет, что при обработке и перемещении информации может присутствовать человеческий фактор, который в отдельных случаях может принимать форму ошибок, заблуждений, или сознательного искажения информации. В результате человеческий фактор может привести к получению недостоверной информации, которая в свою очередь может привести к принятию неверного управленческого решения.

В современном мире российское государство является частью глобального информационного пространства. В связи с этим формы информационного управления ориентируются, прежде всего, на то, чтобы обеспечить социальные интересы граждан. Т.М. Баландина в своем исследовании считает, что в последние десятилетия происходит усиление социальной природы управления, которая все больше ориентируется на инициативу и движение информации снизу вверх. В результате менеджер не просто отдает приказы, а является органом, который способствует принятию решений, базирующихся на достижении консенсуса между прибылью предприятия и уровнем благополучия работающих в нем сотрудников.^[5]

Современные концепции по системному управлению предприятием, построены на том, чтобы обеспечить длительное и полноценное существование структуры предприятия, за счет информационно-аналитической поддержки принятия управленческих решений, при помощи которых на предприятии совершенствуется организационный порядок, повышается производительность, привлекаются к управлению и принятию решений сотрудники различных уровней, увеличиваются постоянные инвестиции в «человеческий капитал»^[6].

Объемы поступающей на предприятие информации, а так же конкурирующий характер информации, позволяющий создать эффективные механизмы поддержания устойчивости предприятия, предъявляет руководителю новые требования к его деловым качествам. Это связано с потребностью в максимальной реализации интеллектуального потенциала управления.

В наше время информация превратилась в первостепенный элемент управления предприятием и для ее обработки и передачи необходимо применять различные информационные технологии, такие как:

– «компьютеризация» обеспечивающая производственную структуру техническими средствами обработки и хранения информации,

– «медиатизация» предоставляющая способы распространения информации

– «интеллектуализация» повышающая интеллектуальные человеческие ресурсы, творческий потенциал, а так же позволяющая понимать, использовать и совершенствовать производимую информацию.

Управление очень тесно связанно с общей информационной политикой, применением нововведений в различных управленческих программах, что призывает применять сложные информационно-коммуникативные каналы на различных уровнях социальной иерархии.

Использование информации и информационных технологий в управлении дает неограниченные возможности. Н.В. Лопатина считает, что влияние информатизации на технологии управления приводит к тому, что руководитель переосмысливает свой предыдущий опыт и создает для себя новые возможности для недоступных ранее уровней управления предприятием.^[7]

Информационное обеспечение в управлении предприятием осуществляется с помощью взаимосвязанных и взаимозависимых структур социальной и технической природы. Так в статье А.В. Манойло рассматривается организационно-техническая структура информационного пространства в виде совокупности базы данных, технологий ее использования в деятельности руководителя, информационно-телекоммуникационных сетей, которые функционируют по определенным принципам и правилам. В результате всего этого обеспечивается информационное взаимодействие пользователей, при этом удовлетворяются их информационные потребности.^[8]

Использование в управлении больших баз данных, позволяет вырабатывать те или иные стратегии в деятельности предприятия, а так же сопоставлять полученные знания с той целью и теми задачами, которые были поставлены руководством компании, адаптируя их при этом к потребностям всего коллектива.

Общие свойства информации, закономерности ее производства, обработки и использования в различных сферах человеческой жизнедеятельности определяют информационную базу управленческого процесса, позволяют совершенствовать и использовать автоматизированные системы управления, внедрять информационные программы в процесс производственного взаимодействия, исходя из совершенно новых общественных потребностей и взаимоотношений.

Но главное предназначение информационных механизмов управления - в развитии самой организации, в способности коллектива видеть общую цель деятельности, которая, по мнению В. Зигерта и Л. Ланга, может достигаться путем комбинации сильных сторон каждого члена организации, но не за счет игры на их слабостях. Людям необходимо вновь научиться понимать и признавать друг друга, что, в конечном счете, является основным условием гуманизации труда.^[9]

Механизмы информационного управления в современных организациях фрактальны по отношению к самому информационному обществу: повторяя его черты, они характеризуются увеличением объема передаваемой информации, ускорением ее обработки и возрастанием скорости передачи сообщений, увеличением диапазона обратной связи, использованием технологий визуализации информации, ростом технической оснащенности. В. Ярская отмечает, что в современном информационном пространстве происходят процессы, играющие значимую роль для развития цивилизации: формируются научные представления, конструируются и распространяются технологии, моделируются поведенческие стандарты. Именно прорыв в информационное пространство позволил древнейшим «речным цивилизациям» на столетия опередить своих соседей.

Квалифицированное информационное управление в практической деятельности, реализуемое на уровне управляющей и управляемой подсистем, способствует тому, что руководитель увеличивает степень надежности принятого им решения, понимания ситуации, видения всей картины решаемого вопроса, уверенности в достижении цели; у подчиненных усиливается убежденность в правильной управленческой политике администрации, укрепляются корпоративное единение и потребность в творческой реализации труда. Постоянное использование информационного управления в организации конструирует новое пространство трудового поведения, которое может быть рассмотрено как информатизация труда. По мнению В.Н. Ярской, техногенное пространство не разрушается, а гуманизируется; удобство пользователя как принцип приобретает доминирующие позиции над экономической и технической целесообразностью.^[10]

В то же время, тотальная информатизация и связанные с ней новейшие способы коммуникаций, наряду с возможностью повышения производительности труда и повышения качества жизни, создают невиданные ранее опасности и угрозы для социальных субъектов. Анализ современной практики управления информатизацией, проведенный Н.В. Лопатиной, позволил сделать вывод о неэффективности административных форматов управленческого воздействия на социальные системы микроуровня, на информационное поведение отдельных индивидов и их адаптацию к требованиям информационного общества. Возникла потребность в конструировании информационных подходов к субъекту на личностно-психологическом уровне, в формировании нового типа социального поведения и нового типа информационной культуры.^[11] Помимо этого высочайшая информационная технологичность управления организацией не гарантирует получения целостной картины коллективной деятельности, а в отдельных случаях создает возможность появления нежелательных управленческих эффектов.

Люди, представляющие собой административную подсистему организации, вынуждены подчиняться тем же схемам взаимоотношений с информационным ресурсом, что и обычный пользователь социальных сетей и иных средств информационного обеспечения. Так, В.А. Емелин отмечает, что перед индивидом, с одной стороны, благодаря доступу к информационной сети, открывается широчайшее пространство информационного обмена и потенциально неограниченный круг общения, но с другой - этот круг замыкается на довольно узком и наиболее близком для данного человека секторе. Налицо реальная возможность свободного выбора предпочтений, сосредоточенных в круге интересов и общения. Причем, как замечает ученый, в этих условиях нейтрализуется влияние среды «номинальных» групп, в которые индивид включен и вынужден, так или иначе, подстраиваться под стереотипы принятого в них поведения^[12].

Делегирование указаний нижестоящим звеньям посредством внутренних и внешних электронных сетей коммуникации, с одной стороны, облегчает процесс управления структурами, с другой - вытесняет живую личность из системы непосредственного общения, подменяет ее виртуальными образами. Так в системе управления появляются новые формы управленческой патологии, повреждающей каналы живых социальных связей и создающей тем самым благоприятные условия для разрушения целостности всей социальной системы.

В формате социального управления информационное отчуждение обусловлено не столько тотальным проникновением компьютерных и телекоммуникационных технологий в трудовую деятельность, где человек становится пассивным объектом манипулирования, сколько неадекватным использованием их в различных сферах деятельности. К примеру, дистанционное образование, управление которым осуществляется на основе виртуальной коммуникации, давно доказавшее свою неэффективность и деструктивное влияние на личность обучаемого, сохраняет свою популярность как высокоэкономичная технология. Информационное отчуждение отличается от предшествующих форм тем, что ставит препятствие не между личностью и обществом,

Социология разрушает групповое взаимодействие, изменяет условия взаимоотношений элементов социального организма. Оно выступает как «подмена реальной картины мира ее виртуальными "проекциями", выстроенными при помощи новейших информационных технологий и внедряемыми в общественное сознание посредством изощренных методов информационного воздействия. Отсюда - опасность утраты социальными субъектами своей собственной позиции в отношении к окружающей культурной среде».^[13] Отчуждение тесно связано с социальным управлением и властными отношениями. Субъект- объектный подход к управлению стимулирует процесс нарастания отчуждения, а субъект-субъектный - способствует снятию отчуждения и оптимизации антропосоциальных отношений.

Важнейшей социальной проблемой становятся и информационно-технологические риски. Для предприятий и организаций различного профиля особую опасность представляют распространение вирусов, внешнее вмешательство в работу программ, несанкционированный доступ к информационным системам и ресурсам предприятия, финансовые преступления и др. В этой связи частью программ управления организацией становится обеспечение информационной безопасности, которую О.А. Роин рассматривает как комплексный фактор формирования управленческих процессов социального взаимодействия. Ее достижение определяется деятельностью, направленной на анализ информационных рисков, который в последующем становится основой управленческих решений.

Таким образом, информация в современных условиях выступает важнейшим инструментом управления организациями, иными социальными структурами и способна выполнять как конструктивную, так и дестабилизирующую роль в процессе коллективной деятельности. Качество результирующих эффектов определяется человеческим фактором - уровнем информационной компетентности представителей административного звена, их творческого и гуманистического подхода к управлению организацией.

2.2. Информационные системы в управлении предприятием

В последние десятилетия российские предприятия развиваются в направлении автоматизированных систем управления (АСУ), благодаря развитию компьютерной техники и информационных технологий. На сегодняшний момент информационные системы являются хорошо развитыми и охватывают как крупные компании, так и средних и малых предпринимателей.

Информационной системы в управлении используются повсеместно, при этом постоянно развиваются, так как создаются крупные комплексы спутниковой связи, информационно-вычислительные центры, автоматизированные системы управления технологическими процессами.

При помощи информационных систем производится управление производством, обменивается различная информация, подготавливаются кадры в учебных заведениях, проводятся научные исследования и т.п. Все экономически развитые страны эффективно применяют информационные системы управления (ИСУ), так как их использование дает возможность руководителю быстрого взаимодействовать со своими подчиненными, а так же ускорить процессы, связанные с выработкой и принятием необходимых решений.

В информационных системах в российских предприятиях решаются вопросы, связанные с технической и технологической подготовкой производства, конструкторскими и нормативными расчетами, экономическими обоснованиями, планированием и учетом. Информационная система формируется как интегрированная система, которая поддерживает различные направления деятельности компании, включая финансы, производство, сбыт, снабжение, складское хозяйство, транспортные перевозки, сервисное обслуживание и проектные работы. Информационная система позволяет отслеживать критические параметры по оценке деятельности компании.

ИСУ обычно включает следующие подсистемы: внутренней отчетности, сбора внешней информации, анализа информации. Такая система должна выдавать информацию о прошлом, настоящем и предполагаемом будущем, отслеживать все существенные события внутри организации и вне ее. Общей целью ИСУ является обеспечение эффективного выполнения функций планирования, контроля и производственной деятельности. Самой важной ее задачей является выдача нужной информации нужным людям в нужное время.

Информационные системы могут быть простыми и сложными.

При простой системе происходит доставка информации от места ее возникновения до места потребления. Такая информация может поступать по телефону или через средства сигнализации как одноразовое сообщение. Она свойственна низшей ступени управления – например: рабочее место – мастер. Более распространены сложные информационные системы соответствующие сложности производства и организационной структуре управления, которые охватывают и линейное управление, и функциональные службы предприятия. Информационные системы также различаются:

• по степени обработки информации: централизованные и децентрализованные;
• по степени охвата информацией: комплексные и локальные. Комплексные информационные системы охватывают весь комплекс служб предприятия, тогда как локальные предназначены для определенных функций управления.

Компьютеры и современные информационные технологии многократно повышают эффективность ИСУ. Например, директор супермаркета может получать почасовую, ежедневную, еженедельную или ежеквартальную информацию о том, какие товары продаются, по какой цене, в каких количествах, каковы остатки, что нужно заказать, каковы текущие затраты и доходы, какими они могут быть в следующем году и многое другое. Большая часть этой информации получается автоматически. Например, продажи и доходы фиксируются, когда кассир-контролер с помощью кассового аппарата считывает записанную на упаковке шифрованную информацию о товаре. Сегодня в распоряжении менеджеров находятся самые разнообразные аппаратные средства, коммуникации, программное обеспечение. Из широко распространенных локальных компьютерных систем можно отметить:

• системы бухгалтерского учета "1С", "Финансы без проблем", "Парус", "Супер-бухгалтерия", "Турбо-бухгалтер";
• системы правового обеспечения "Гарант", "ИНЕК";
• системы поддержки рабочих мест руководителя "Директор", "Руководитель архива", "Проектировщик", "Супер-менеджер";
• системы поддержки документооборота предприятия "АТЛАНТ", "Делопроизводство" и др.

Кроме того, в работе с потоками информации используется разветвленная сеть радиолинейных, кабельных каналов; электронная почта, которая дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации и вне ее, а также большому количеству людей одновременно; цифровая сотовая связь, цифровая радиосвязь. Менеджер может так же, как получать информацию о внешнем мире, так и передавать о своей фирме по глобальной сети Интернет.

2.3. Защита информации в управлении предприятием

Очень важным звеном в информатизации предприятия является защита конфиденциальной информации. Это связано с тем, что на любом предприятии существует закрытая информация, которая подлежит особой защите.

Всю управленческую информацию с точки зрения защищенности можно разделить на следующие классы:

• имеется развитая служба безопасности;
• имеется полный набор механизмов защиты, состоящий из нескольких степеней;
• имеется защита, но при этом большое количество субъектов и объектов, имеет доступ к данной информации;
• существует защита электронной передачи данных;
• существует защита распределенной информационной сети;
• существует защита локальной информационной сети;
• существуют минимальные требования к защищенности информации.

Система управления является защищенной в том случае, если происходит выполнение операций в соответствии с заранее прописанными на предприятии правилами, обеспечивающими защиту, как самой информации, так и ресурсов и операций, которые ее создают.

Под политикой безопасности информации можно подразумевать обеспечение конфиденциальности, целостности и готовности информации. В качестве вероятных угроз для управленческой информации можно выделить несанкционированный доступ, перехват информации в каналах связи, кражу документации, уничтожение информации, ошибки в работе, разрушение информации при помощи вирусов, ошибки в программах, которые обрабатывают данные, технические неисправности в компьютерной сети, фальсификацию сообщений.

Информация может быть искажена как в случае случайной ошибки персонала при первичном учете, а так же при переработке информации или повреждении компьютерным вирусом.

Угроза раскрытия информации для предприятия зачастую заключается в том, что конкурирующие компании получают данную информацию, тем самым приводя компанию к экономическим потерям. При этом раскрытие информации может произойти как на стадии использования информации, так и на стадиях передачи и переработки информации.

Защита целостности информации заключается в том, чтобы не была нарушена ни одна из частей информации, так как это может привести к тому, что будет потеряна полезность всего массива данных.

Безопасность информации можно обеспечить при помощи комплекса специальных мероприятий, которые заключаются в правилах использования, доступности информации со стороны персонала, а так же процедур компьютерной обработки информации.

В качестве мер защиты информации можно привести следующие – проверять подлинность информации, применять цифровую подпись на сообщениях, использовать биометрические характеристики для контроля, применять электронные карты, использовать антивирусную защиту, контролировать целостность информации, резервировать, регламентировать правила и способы защиты документов. Кроме того необходимо иметь в наличие инструкций для пользователей информации, а так же ограничить доступ к архивам, сократив привилегии для пользователей информации.

Для того чтобы внедрить систему защиты информации, необходимо сформулировать типовые требования, на которые в дальнейшем можно ссылаться:

1. Система защиты информации должна обеспечить защиту от различных реальных угроз.
2. Система защиты информации должна быть такой, чтобы не возникали трудности в управлении компанией.
3. Система защиты информации создана и функционирует в виде комплексной и многоуровневой.
4. Расходы, затрачиваемые на использование системы безопасности информации должны быть меньше, чем возможный ущерб, который может произойти от утечки информации.
5. Система защиты информации должна состоять из организационных, технических и законодательных способов зашиты.

Заключение

Для успешного развития современного бизнеса необходимо осваивать и применять новейшие информационные технологии, которые напрямую зависят от квалификации как руководителя, так и его подчиненных. Это связано с тем, что информация о текущих запросах потребителей, а так же понимание о текущей ситуации на рынке дает преимущества перед конкурирующими организациями. Современный руководитель должен активно работать с информацией, отбирая из множества потоков информации ту, которая будет соответствовать его целям, и способствовать разработке либо реализации предпринимательской идеи. Знания руководителя превращаются в информационные сообщения, при помощи которых осуществляется организация производственных и торговых процессов, а также управление бизнесом в целом.

Руководителем перемещаются экономические ресурсы из области низкой производительности и доходов в область более высокой производительности и прибыльности. Именно поэтому руководство предприятия, следуя за изменениями деловой среды, старается предвосхитить их, изменяя сферу своей активности. Информация, поступающая к руководителю, ведет его в новые, неизведанные области, тем самым давая возможность создавать новую продукцию, которая будет удовлетворять новым потребностям клиентов.

Информация на сегодняшний момент является важнейшим ресурсом социально – экономического, технического, технологического развития любого предприятия, являясь катализатором научно–технического прогресса. Основные особенности информации, такие как неисчерпаемость, сохраняемость, возможность параллельного использования, легкость передачи приводят к необходимости ее использования в материальном мире.

Правильность действий современного менеджера зависит от того, насколько полно он располагает информацией об управляемом объекте. Причем, чем сложнее управляемый объект, тем больший объем информации ему необходим для управления.

Чем быстрее получается информация, тем легче ускорить развитие производства, но сразу при этом возрастает роль руководителя предприятия, который на основе получаемой информации должен своевременно принять ответственное решение в быстроменяющейся обстановке.

Чем полнее удовлетворены информационные потребности руководителя предприятия, особенно в таких областях как планирование, прогнозирование, учет, регулирование производства, изучение потребительского спроса, финансовая деятельность и т.п., тем выше будет производительность управленческого труда данного руководителя.

На сегодняшний момент не каждый менеджер в полной мере использует доступную информацию, несмотря на то, что ей приписывается первостепенная роль в процессе управления предприятием, т.к. на менеджера зачастую поступает обилие информации и статистических данных, с которым он просто не справляется.

Информация считается не нужной до того времени, пока, руководитель не знает как ее осмыслить, оценить и как действовать на основе полученной информации. В связи с этим очень важным является получение руководителем относительно систематизированной информации, которая будет помогать ему в совершенствовании его управленческой деятельности.

Список используемой литературы

1. Бабосов Е.М. Социология управления: Учебник. – Мн.: Тетра Системс, 2015. – 288 с.
2. Баландина Т.М. Социология управления. Под ред. проф. Ю.Г. Быченко - Саратов: СГСЭУ, 2015
3. Басовский Л.Е. Менеджмент: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М, 2016. – 216с.
4. Большаков А.С. Современный менеджмент: Учебник. – СПб.: Питер, 2016. – 416 с.
5. Вакин В.А. Информация как механизм управления социальной организацией // Вестник экономики, права и социологии, 2014, №3, с.112
6. Вачугов Д.Д. Основы менеджмента: Учебник. – М.: Высш. Школа, 2016. – 367с.
7. Веснин В.Р. Менеджмент: Учебник. – М.: Проспект, 2014. – 504 с.
8. Глухов В.В. Менеджмент: Учебник. – СПб.: Лань. 2015. – 528 с.

Глушков В.М. Основы безбумажной информатики. 2-е изд. М.: Наука, 2015. 552 с.

1. Драчева Е.П., Юликов Л.И. Менеджмент: Учебник. – М.: Мастерство, 2015. – 288 с.
2. Егорова Т.И. Основы менеджмента. – Ижевск: НИЦ "Регулярная и хаотическая динамика", 2015. – 136 с.
3. Ефимов Р.А. Менеджмент в условиях глобализации // http://www.techros.ru/text/2700
4. Зигерт В., Ланг Л. Руководить без конфликтов // http://psyfactor.org/conflict1.htm

Ивлев В., Каменнова М., Попова Т. Методологический подход к реорганизации деятельности предприятия // Открытые системы, 2014, №2.

1. Карпов А.В. Психология менеджмента: Учебник. – М.: Гардарика, 2014. – 584с.
2. Лопатина Н.В. Теоретико-методологические основания управления информатизацией в России: автореф. дис. ... докт. соц. наук. - М., 2015
3. Манойло А.В. Государственная информационная политика в особых условиях. - М.: МИФИ, 2013
4. Мишенин А.И. Теория экономических информационных систем М.: Финансы и статистика, 2012.
5. Переверзев М.П. Менеджмент: Учебник. – М.: ИНФРА–М, 2016. – 288 с.
6. Роин О.А. Информационная безопасность как форма социального взаимодействия: автореф. дис. ... канд. соц. наук. - Сочи, 2011

Стассман Поль А. Информация в век электроники: (Проблемы управления): Пер. с англ. с сокр. / науч. ред. и авт. предисл. Б.З. Мильнер. – М.: Экономика, 2015 – 240 с.

1. Уткин Э.А. Менеджмент: Учебник. – М.: ТЕИС, 2015. – 447 с.
2. Ярская В., Яковлев Л., Печенкин В., Ежов О. Пространство и время социальных изменений. - М.: Саратов: «Научная книга», 2014

1. Ивлев В., Каменнова М., Попова Т. Методологический подход к реорганизации деятельности предприятия // Открытые системы, 2014, №2. ↑

2. Стассман Поль А. Информация в век электроники: (Проблемы управления): Пер. с англ. с сокр. / науч. ред. и авт. предисл. Б.З. Мильнер. – М.: Экономика, 2015 – 240 с. ↑

3. Мишенин А.И. Теория экономических информационных систем: учебник для вузов. М.: 2012. ↑

4. Вакин В.А. Информация как механизм управления социальной организацией // Вестник экономики, права и социологии, 2014, №3, с.112 ↑

5. Баландина Т.М. Социология управления. Под ред. проф. Ю.Г. Быченко - Саратов: Издат. центр СГСЭУ, 2015, с.11 ↑

6. Ефимов Р.А. Менеджмент в условиях глобализации // http://www.techros.ru/text/2700 ↑

7. Лопатина Н.В. Теоретико-методологические основания управления информатизацией в России: автореф. дис. ... докт. соц. наук. - М., 2015 ↑

8. Манойло А.В. Государственная информационная политика в особых условиях. - М.: МИФИ, 2013, с.78 ↑

9. Зигерт В., Ланг Л. Руководить без конфликтов // http://psyfactor.org/conflict1.htm ↑

10. Ярская В., Яковлев Л., Печенкин В., Ежов О. Пространство и время социальных изменений. - М.: Саратов: «Научная книга», 2014, с.108 ↑

11. Лопатина Н.В. Теоретико-методологические основания управления информатизацией в России: автореф. дис. ... докт. соц. наук. - М., 2015 ↑

12. Ярская В., Яковлев Л., Печенкин В., Ежов О. Пространство и время социальных изменений. - М.: Саратов: «Научная книга», 2014 ↑

13. Роин О.А. Информационная безопасность как форма социального взаимодействия: автореф. дис. ... канд. соц. наук. - Сочи, 2011 ↑