Моделирование предметной области «Покупка сырья и материалов»

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Распространение информационных технологий, компьютерных сетей и вычислительной техники на сегодняшний день приняло повсеместный характер. И данное явление только продолжает укрепляться.

Закономерно, что в подобных условиях любому предприятию или организации, не оснащенным самым современным и функциональным программным и аппаратным обеспечением, оставаться на плаву, сохранять конкурентоспособность и место на рынке будет очень трудно. Это связано, в первую очередь, с тем, каким образом модернизируют новые технологии различные управленческие и бизнес–процессы предприятий.

Опыт показывает, что внедрение, а после и эффективное применение современных информационных технологий и вычислительной техники значительно увеличивает оперативность выполнения большинства операций в организации, освобождает персонал и менеджмент от большего процента бумажной работы, а также гарантирует увеличение целостности и корректности рабочей информации.

Кроме того, известно, что закупка сырья и материалов также требует высокого уровня контроля и сопряжена также с большим уровнем ответственности. Так, специально сконструированная информационная система позволит сделать этот бизнес–процесс более надежным, эффективным и оперативным.

Таким образом была определена цель курсовой работы: разработка регламента выполнения процесса «Покупка сырья и материалов».

Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:

1. Описать предметную область;
2. Осуществить постановку задачи;
3. Произвести выбор средств для моделирования бизнес–процессов;
4. Реализовать моделирование бизнес–процессов «как есть»;
5. Разработать мероприятия по улучшению бизнес–процессов;
6. Осуществить моделирование бизнес–процессов в виде «как должно быть»;
7. Подвести итог проделанной работы.

Объектом исследования выступит разработка регламента выполнения процесса, предметом – процесс «Покупка сырья и материалов».

Структура работы включает в себя две главы, первая глава состоит из трех параграфов, вторая глава – из двух параграфов. Также включен список используемой литературы, который состоит из 15 наименований.

Глава 1. Построение бизнес–процессов «как есть»

Описание предметной области. Постановка задачи

Закупкой сырья и материалов на предприятии, как правило, занимается отдел закупок.

Отдел (служба) закупок является функционально обособленным подразделением фирмы и входным звеном в логистической цепи/системы, поэтому ему необходимо устанавливать определенные взаимоотношения с другими структурными подразделениями компании для рациональной организации логистического процесса. Основные функции отдела закупок:

1. Определение потребности в материальных ресурсах. Для этого отдел закупок получает информацию от отдела маркетинга, производственного отдела, службы логистики, операционно–аналитического отдела. Расчет средств на приобретение материальных ресурсов. Для расчетов необходимы данные из бухгалтерии и финансового отдела о наличии свободных оборотных средств.
2. Поиск, анализ данных, выбор поставщиков. Это важная функция отдела закупок включает тщательное исследование рынка поставщиков по интересующей продукции, поиск наиболее квалифицированных поставщиков, предоставление необходимых услуг до и после продажи. В результате анализа выбираются наиболее приемлемые поставщики. Определение условий поставки и оплаты: переговоры с поставщиками, на которых обсуждаются условия доставки, формы оплаты, возможность получения отсрочек платежа и т.д.
3. Заключение договоров и контроль исполнения. Данная функция отдела закупок выполняется при тесном сотрудничестве с юридическим отделом, так как важно в договоре соблюсти все интересы компании. Действия в случае нарушений условий поставки. Санкции в отношении поставщика, нарушившего условия поставки, могут иметь разный характер: от простого предупреждения или мелкого штрафа вплоть до расторжения договора с ним.
4. Получение материальных ресурсов. Обработка входящих потоков материальных ресурсов, идентификация продукции, уточнение количества, подготовка отчетов и перемещение сырья к месту его использования и хранения.
5. Проверка поступающей продукции и подтверждение качества. Проверка и подтверждение того, что поступающее сырье, материал и услуги отвечают требованиям, т.е. соответствуют договору и сертификации.
6. Для эффективного функционирования отдел закупок должен обладать полномочиями на принятие решений при совершении закупок в следующих областях:

• Выбор поставщика. Отдел закупок должен иметь опыт в определении того, кто производит нужную продукцию и как анализировать надежность поставщика
• Метод ценообразования. Определение общей стоимости закупки для формирования цены и условий договора. Это одна из основных экспертных областей деятельности отдела закупок. Здесь должно иметь место для маневра, если необходимо достичь минимальных цен и общей стоимости закупок материальных ресурсов
• Сертификация
• Контроль над контактами с поставщиками. Отдел закупок должен поддерживать взаимоотношения с потенциальными поставщиками. Если работники компании (производственного отдела) будут непосредственно сами работать с поставщиками без уведомления отдела закупок, то это будет способствовать осуществлению продаж «с черного хода», когда потенциальный поставщик будет оказывать влияние на спецификацию готовой продукции таким образом, что он станет единственным источником снабжения. Если техническому персоналу поставщика необходимо непосредственно встретиться с инженерами фирмы–покупателя, то отдел закупок организует такие встречи.

Таким образом, покупка сырья и материалов всегда сопряжена с большим объемом информации, которая требует непрерывной обработки и движения. Автоматизация процессов, связанных с покупкой сырья и материалов позволит значительно сэкономить материальные, временные, трудовые ресурсы предприятия. Исходя из этого, можно заключить, что разработка регламента выполнения процесса «Покупка сырья и материалов» в первую очередь реализуется для оптимизации повышения продуктивности осуществления функций отдела закупок, в частности – осуществления покупки сырья и материалов.

В данном случае под исходными данными понимается информация, которая является необходимой для решения задачи. Такая информация может располагаться на различных носителях – первичных документах, электронных носителях, в памяти персонального компьютера. Так, рациональная организация исходной/входной информации, оптимальный выбор способов сбора, регистрации, хранения, передачи и обработки информации, ее достоверности, состава и своевременного получения оказывают неоценимое влияние на оперативность, эффективность и продуктивность выполнения всех процессов производства.

В качестве исходных данных для процесса «Покупка сырья и материалов» выступают:

• прайс–лист от поставщика. Заполняется сотрудниками компании–поставщика и поставляется в электронном виде. Нужен для оценки стоимости сырья и материалов и выбора наиболее оптимального выбора поставщиков.
• данные от различных отделов производства в виде отчетов и подобной документации. Необходима для определения потребности в сырье и материалах.
• данные о ситуации на рынке в виде результатов маркетинговых исследований. Также необходимы для выбора оптимальных поставщиков и оценки спроса на рынке, вследствие чего формируется перечень необходимого сырья.

Результатными документами и показателями будут выступать:

1. Приходная накладная;
2. Товарная накладная;
3. Счет – фактура;
4. Журнал по приходу;
5. Журнал по распределению;
6. Результат поиска документа по дате;
7. Результат поиска документа по поставщику;
8. Результат поиска документа по наименованию сырья/материала.

Рассмотрим подробнее на примере отчета по результатам выполнения запроса на поиск документа по некоторому параметру (Рисунок 1).

Название запроса

Назв. поля

Результат запроса

кнопки

Рисунок 1. Форма отчета

Роли сотрудников, принимающих участие в решении поставленной задачи, рассмотрены в Таблице 1.

Таблица 1

Роли сотрудников в решении задачи

Код сотр	Должность	% участия	% ответств
01	Руководитель отдела закупок	80–100	100
02	Менеджер	60–90	50–80
03	Сотрудник	40–60	20–50
...n	...	0–100	0–100

Моделирование предметной области с использованием модели UML

Целью данного этапа служит осуществление анализа бизнес-процессов заказчика и на базе данного анализа создание модели автоматизированной системы управления (АСУ). Для этого нужно произвести анализ объектов капитального строительства, графика и объема их финансирования, условия заключаемых договоров и этапы их оплаты. Также нужно провести анализ роли ответственных лиц (Actors) и т.д. Задача это не простая и требует значительных аналитических усилий и опыта. Результатом этой работы должен быть список ролей в компании заказчика, четкое понимание процесса и список объектов (сущностей), участвующих в этом процессе. Все это и должно найти отображение в диаграммах Rational Rose. Помимо того, нужно вместе с заказчиком составить список требований к ИС.

Применяем следующий способ: используем Use case diagram для отображения списка операций, которые должна применять наша система; по-другому говоря, это требования к системе. Каждый Use case – это определенный процесс (последовательность действий), поэтому мы должны использовать Sequence diagram для его детализации. На данной диаграмме мы отображаем объекты из предметной области (объекты, участвующие в бизнес - процессе); данным образом, мы получаем экземпляры некоторых классов и их взаимодействие. Sequence diagram отображает сам процесс, статическая картина взаимодействия объектов отображается с помощью Class diagram.

• 1. Диаграмма версий использование

Будем создавать диаграмму прецедентов – Use case diagram (диаграммы прецедентов). На Use case diagram отображаем взаимодействие между ролями (актерами) и прецедентами (это случаи использование ИС)^[1].

Прецедент – это некоторый процесс, в котором как правило участвуют несколько объектов.

Диаграмма прецедентов

Разработка данной диаграммы пренужно следующие цели:

• Найти общие границы и контекст моделируемой предметной области на начальных этапах проектирования системы
• Сформулировать общие требования к функциональному поведению проектируемой системы.
• Разработать начальную концептуальную модель системы для ее последующей детализации в форме логических и физических моделей.
• Подготовить начальную документацию для взаимодействия разработчиков системы с ее заказчиками и пользователями.

Суть данной диаграммы состоит в следующем: проектируемая система исполняется в виде множества сущностей или актеров, взаимодействующих с системой с помощью так называемых версий использование. При этом актером или действующим лицом называется любая содержание, взаимодействующая с системой извне. Это может быть человек, техническое устройство, программа или любая другая система, которая может служить источником воздействия на моделируемую систему так, как определит сам разработчик. В свою очередь вариант использование служит для описания сервисов, которые система предоставляет актеру. При этом ничто не говорится о том, каким образом будет исполнено взаимодействие актеров с системой.

Средства Rational Rose дозволяет для описания функциональной системы воспользоваться графическим редактором для построения Use Case диаграмм (сценариев). Опишем основные элементы в талблице.1.

Таблица 1

Условные обозначения диаграммы версий использование.

Условное обозначение	Описывание условного обозначения
	Actor-актер системы, т.е. всякое функционирующие лицо, которое исполняет собой любую внешнюю по отношению к моделируемой системе содержание, которая взаимодействует с системой и использует ее функциональные возможности для достижения определенных целей. В системе актерами служит «Менеджер по поставкам», «Менеджер по продажам», «Начальник транспортного отдела» и «Управляющий».
	Use case -стандартное обозначение варианта (прецедента) использование, описывающий типичное взаимодействие между пользователем и системой
	связь, называемая коммуникацией (communication). Определяет, какую конкретную роль играет актер при взаимодействии с экземпляром варианта использование
	связь включения (include) между двумя вариантами использование, которая указывает, что неопределенно заданное действие для одного варианта использование содержится в качестве составного компонента в последовательности поведения другого варианта использование
	связь расширение (extend)отмечает тот факт, что один из версий использование может присоединять к своему поведению некоторое дополнительное действие, определенное для другого варианта использование

В результате использование этих обозначения построена следующая диаграмма версий использование для действующих лиц

Рис.1. Диаграмма прецедентов

Диаграммы прецедентов или версий использование служит необходимым средством на этапе формирования требований у программному обеспечению. Каждый вариант использование – это потенциальное требование к системе, и пока оно не выявлено, невозможно запланировать его выполнение.

Надо выбирать небольшие и детализованные версии использования, ввиду они облегчают составление и выполнение согласованного плана проекта. [7]. Ниже приведены уточненные диаграммы версий использование для отдельных категорий пользователей

Рис.2. Менеджер по работе с фирмами работодателями

Рис.3. Руководитель

Рис.4. Менеджер по работе с соискателями

• 1. Диаграммы состояний

Диаграммы состояний определяют все возможные состояния, в которых может находиться конкретный объект, а также процесс смены состояний объекта в результате наступления некоторого события. Существует много форм диаграмм состояний, незначительно отличающихся друг от друга семантикой.

Таблица 2

Условные обозначения диаграммы состояний

Условное обозначение	Описывание условного обозначения
	начальное состояние, не содержит никаких внутренних действий, в этом состоянии пребывает объект по умолчанию в начальный момент времени
	конечное состояние, который также не содержит никаких внутренних действий. В этом состоянии будет находиться по умолчанию после завершения работы в конечный момент времени. Оно служит для указания графической области, в которой завершается процесс изменения состояния
	Состояние
	Переходом (transition) называется перенесение объекта из одного состояния в другое
	Рефлекторный переход

На диаграмме состояний может быть одно и только одно начальное состояние. В то же время может быть столько конечных состояний, сколько вам нужно, или их может не быть вообще. Когда объект пребывает в каком-то конкретном состоянии, могут выполняться различные процессы.

Процессы, происходящие в этот момент, когда объект пребывает в определенном состоянии, называются действиями (actions).

С состоянием можно связывать следующие данные: деятельность, входное действие, выходное действие и событие.

Деятельность (activity) - это действие, выполняемое объектом, находящимся в определенном состоянии. Деятельность изображают в глубине самого состояния; ее высказывание должно предшествовать слово do (делать) и двоеточие.

Входное действие (entry action) - это действие, которое выполняется, когда объект переходит в данное состояние. Входное действие также показывают внутри состояния, его высказывание предшествуют слово entry (вход) и двоеточие.

Выходное действие (exit action) подобно входному. Все таки оно реализовать как непременную часть процесса выхода из текущего состояния. Выходное действие изображают внутри состояния, его описанию предшествуют слово exit (выход) и двоеточие.

Переходом (transition) называется перенесение объекта из одного состояния в другое. На диаграмме все переходы изображают в виде стрелки, начинающейся на первоначальном состоянии и заканчивающейся последующим.

Переходы могут быть рефлексивными. Объект может перейти в то же состояние, в котором он в настоящий момент пребывает. Рефлексивные переходы изображают в виде стрелки, начинающейся и завершающейся на одном и том же состоянии

Рис.5. Диаграмма состояний вакансии

Рис.6. Диаграмма состояний направления на работу

• 1. Диаграмма деятельности

Диаграммы активности (деятельности) особый случай диаграмм состояний. Каждое состояние это выполнение некоторой операции и переход в другое - следующее состояние. Диаграммы деятельности наиболее полезны в описании поведения, включающего большое количество параллельных процессов. Самым большим достоинством диаграмм деятельностей служит поддержка параллелизма. Благодаря этому они служит мощным средством моделирования потоков работ и, по существу, параллельного программирования. Самый большой их недостаток заключается в том, что связи между действиями и объектами просматриваются не слишком четко.

Средства Rational Rose можно для описания функциональной системы воспользоваться графическим редактором для построения Activity диаграмм (деятельности).

Таблица 3

Условные обозначения диаграммы деятельности

Условное обозначение	Описывание условного обозначения
	начальное состояние, не содержит никаких внутренних действий, в этом состоянии пребывает объект по умолчанию в начальный момент времени
	конечное состояние, который также не содержит никаких внутренних действий. В этом состоянии будет находиться по умолчанию после завершения работы в конечный момент времени. Оно служит для указания графической области, в которой завершается процесс изменения состояния
	состояние действий с некоторым входным действием и по крайней мере одним выходящим из состояния перехода. Внутри этой фигурки записывается высказывание действий, которое должно быть уникальным в пределах одной диаграммы деятельности
	ветвление, применяемое в случаях, когда последовательно выполняемая деятельность должна разделиться на альтернативные ветви в зависимости от значения некоторого промежуточного результата. В этот ромб может входить только одна стрелка от того состояния, после выполнения которого, поток управления должен быть продолжен по одной из взаимно исключающих ветвей. Выходящих стрелок может быть две или более, но для каждой из них явно указывается соответствующее условие
	переход, т. е. отношение между двумя последовательными состояниями, которое указывает на факт смены одного состояния другим
	распараллеливание вычислений. Может иметь один входящий переход и несколько выходящих, либо несколько входящих и один выходящий

Диаграммы деятельностей предпочтительнее использовать в следующих ситуациях

• анализ варианта использование. На этой этапе нас не интересует связь между действиями и объектами, а нужно только понять, какие действия должны иметь место и каковы зависимости в поведении системы. Связывание методов и объектов выполняется позднее с помощью диаграмм взаимодействия;
• анализ потоков работ (workflow) в различных вариантах использование. Когда варианты использование взаимодействуют друг с другом, диаграммы деятельностей служит мощным средством представления и анализа их поведения.

Рис.7. Диаграмма поиск вакансии для соискателя

Одна из важных областей использование диаграмм активности связана с моделированием бизнес процессов. Деятельность любой компании исполняет совокупность отдельных действий, нацеленный на достижения отдельного результата. Все же применительно к бизнес процессам желательно выполнение каждого действия ассоциировать с конкретным подразделением. В этом случае подразделение несет ответственность за выполнение отдельных действий, а сам бизнес процесс исполняется в виде переходов действий из одного подразделения к другому.

Для моделирования этих процессов, используется специальная конструкция, получившая название дорожки (swim lanes) . Имеется в виду визуальная аналогия с плавательными дорожками в бассейне.

Все действия разделяются на отдельные группы, которые отделяются друг от друга вертикальными линиями. Группа состояний между этими линиями выполняется отдельным подразделением (группой, филиалом) компании.

Названия подразделений явно указываются в верхней части дорожки. Пересекать линию дорожки могут только переходы, которые в этом случае значащий выход или вход потока управления в соответствующих подразделениях компании.

Рис.8. Диаграмма активности с дорожками

• 1. Диаграммы взаимодействия

Диаграммы взаимодействия (interaction diagrams) описывают действие взаимодействующих групп объектов. Каждая диаграмма описывает действие объектов в рамках одного прецедента. На диаграмме отображаются только объекты и сообщения, между которыми они меняются между собой. Выделяют три типа сообщений:

• информационные (informative) –это сообщения, которые снабжающт объект-получатель информацией для обновления его состояния;
• сообщения – запросы (interrogative) – сообщения, запрашивающие выдачу информации об объекте-получателе;
• императивные (imperative) –запрашивающие сообщения у объекта-получателя выполнение действий.

Существуют диаграммы двух видов взаимодействия:

• последовательности (sequence diagrams);
• кооперативные (collaboration diagrams).

На диаграмме последовательности объект отображается в виде прямоугольника на вершине пунктирной вертикальной линии. Эта линия расположенная вертикально - имеет название линия жизни (lifeline) объекта. Представляет собой фрагмент жизненного цикла объекта в процессе взаимодействия.

Каждое сообщение отображается в виде стрелки между линиями жизни двух объектов. Сообщения послужит в том порядке, как показаны они на странице, сверху вниз. Каждое сообщение помечается как минимум именем сообщения; при желании можно добавить также аргументы и некоторую управляющую информацию и, кроме того, показать само-делегирование (self-delegation) - сообщение, которое объект посылает самому себе, при этом стрелка сообщения указывает на ту же самую линию жизни.

Рис.9. Диаграмма последовательности поиска соискателя

Вторым видом диаграммы взаимодействия служит кооперативная диаграмма. Подобно диаграммам последовательности, кооперативные диаграммы отражают поток событий через предназначенные сценарий версию пользования. Диаграммы последовательности упорядочены по времени, а кооперативные диаграммы акцентируют внимание на связях между объектами.

Рис.10. Диаграмма кооперации поиска соискателя

Как мы видим из рисунка, тут изложена такая же информация, которая присутствовала и на диаграмме последовательности, но кооперативная диаграмма по-другому отражает поток событий. Становится проще осознавать связи между объектами, все же очередность событий сложнее проследить.

В связи с чем систематически, неоднократно для какого-либо сценария создают диаграммы обоих типов. Хотя служат они одной и той же цели и содержат одну и ту же информацию, но представляют ее с разных точек зрения.

На кооперативной диаграмме, так же как и на диаграмме последовательности, стрелки значащий сообщения, обмен которыми реализовать в рамках данного варианта использование.

Заключение

В работе было выполнено проектирование информационной системы для агентства по подбору персонала. Реализация ее позволяет повысить качество обслуживания клиентов, упростить поиск вакансий и соискателей.

Чтобы реализация системы была быстрой и качественной, а ее дальнейшая эксплуатация – долговременной и надежной, нужно провести тщательный анализ предметной области.

На первоначальных этапах создания ИС нужно понять, как функционирует организация, которую хотим автоматизировать. Для описания работы нужно построить модель адекватную предметной области.

При проектировании ИС был использован унифицированный язык моделирования UML и CASE средство Rational Rose.

В результате разработанной системы персонал рекрутингового агентства получил возможность эффективно использовать накопленную информацию для анализа деятельности, что позволяет повысить эффективность принимаемых решений.

К преимуществам этой информационной системы можно отнести выбранные средства проектирования и реализации – проектирование с использованием UML разрешило подойти к этапу реализации с четко поставленными задачами и позволило нам сократить затраты времени на разработку базы данных, сделала систему производительной и удобной с точки зрения использование, модификации и настройки.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Громов, А.И. Управление бизнес–процессами: современные методы. монография / А.И. Громов, А. Фляйшман, В. Шмидт. Люберцы: Юрайт, 2016. – 367 c.
2. Джестон, Д. Управление бизнес–процессами. Практическое руководство по успешной реализации проектов / Д. Джестон, Й. Нелис. – М.: Символ, 2015. – 512 c.
3. Долганова, О.И. Моделирование бизнес–процессов: Учебник и практикум для академического бакалавриата / О.И. Долганова, Е.В. Виноградова, А.М. Лобанова. – Люберцы: Юрайт, 2016. – 289 c.
4. Елиферов, В.Г. Бизнес–процессы: Регламентация и управление: Учебник / В.Г. Елиферов. – М.: НИЦ ИНФРА–М, 2013. – 319 c.
5. Крышкин, О. Настольная книга по внутреннему аудиту: Риски и бизнес–процессы. / О. Крышкин. – М.: Альпина Паблишер, 2016. – 477 c.
6. Маклаков, А.Г. Моделирование бизнес–процессов с ALLFusion Process Modeler (BPwin 4.1). / А.Г. Маклаков. – М.: Диалог–МИФИ, 2008. – 240 c.
7. Масленников, В.В. Процессно–стоимостное управление бизнесом / В.В. Масленников. – М.: ИНФРА–М, 2011. – 285 c.
8. Михеев, А.Г. Системы управления бизнес–процессами и административными регламентами на примере свободной программы RunaWFE. / А.Г. Михеев. – М.: ДМК, 2016. – 336 c.
9. Нелис, Й. Управление бизнес–процессами: Практическое руководство по успешной реализации проектов / Й. Нелис, Д. Джестон. – СПб.: Символ–плюс, 2015. – 512 c.
10. Репин, В.В. Бизнес–процессы. Моделирование, внедрение, управление / В.В. Репин. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2013. – 512 c.
11. Ротер, М. Учитесь видеть бизнес–процессы: Построение карт потоков создания ценности / М. Ротер. – М.: Альпина Паблишер, 2015. – 136 c.
12. Рудакова, О.С. Реинжиниринг бизнес–процессов: Учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по специальностям экономики и управления / О.С. Рудакова. – М.: ЮНИТИ–ДАНА, 2013. – 343 c.
13. Сухецкий, С.П. Нефтяной бизнес: Влияние налоговой нагрузки на инвестиционный процесс / С.П. Сухецкий. – М.: КД Либроком, 2009. – 136 c.
    Теличенко, В.И. Информационное моделирование технологий и бизнес –процессов в строительстве / В.И. Теличенко. – М.: АСВ, 2008. – 144 c.
14. Шевчук, Д.А. Стратегический корпоративный реинжиниринг: процессно–стоимостной подход к управлению бизнеса: Учебное пособие / Д.А. Шевчук. – М.: Финансы и статистика, 2005. – 736 c.
15. Ширяев, В.И. Управление бизнес–процессами: учебно–методическое пособие / В.И. Ширяев. – М.: ФиС, ИНФРА–М, 2009. – 464 c.

1. ГОСТ 19.701-90. Единая система программной документации. Схемы алгоритмов, программ, данных и систем. Условные обозначения и правила выполнения ↑