«Моделирование предметной области «Учет продаж» с помощью UML.»
Содержание
1. Анализ торговой компании ООО «Арт-Фемили». Постановка задачи оптимизации бизнес-процессов 5
1.2. Выделение бизнес-процессов, требующих совершенствования 6
1.3. Выбор метода моделирования бизнес-процессов 8
2. Разработка моделей бизнес-процессов. Выбор пути улучшения бизнес-процесса 11
2.1. Построение фактически исполняемого бизнес-процесса 11
2.2. Выбор метода оптимизации бизнес-процессов 12
3. Оптимизация бизнес-процессов 16
Список использованных источников 28
Введение
Моделирование бизнес-процессов в последние годы стало модной тенденцией, охватившей многие крупные и даже не очень крупные предприятия. Во многих компаниях как грибы растут департаменты организационного развития, отделы процессного управления и иные подразделения, основная задача которых заключается в выработке рекомендаций по совершенствованию деятельности компании на основе применения процессного подхода. На рынке услуг также доступны предложения в области процессного консалтинга, в том числе предложения с конкретной отраслевой специализацией.
Современные предприятия вынуждены постоянно заниматься улучшением своей деятельности. Эффективность деятельности предприятия полностью определяется эффективностью его системы управления. Для построения действительно эффективного управления необходимо достижение «системности» - слаженности и сбалансированности всех подсистем - планирования, финансового менеджмента, системы управления персоналом. Это требует разработки новых технологий и приемов ведения бизнеса, повышения качества конечных результатов деятельности и, конечно, внедрения новых, более эффективных методов управления и организации деятельности предприятий
Моделирование бизнес-процессов - это описание бизнес-процессов компании, позволяющее руководителю знать, как работают рядовые сотрудники, а рядовым сотрудникам - как работают их коллеги и на какой конечный результат направлена вся их деятельность.
Актуальность данного исследования определяется тем, что современные предприятия вынуждены постоянно заниматься улучшением своей деятельности. Это требует разработки новых технологий и приемов ведения бизнеса и, конечно, внедрения новых, более эффективных методов управления и организации деятельности предприятий.
Целью данной курсовой работы является организация бизнес процессов продаж продукции на примере деятельности хлебобулочного предприятия «Vivien»
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- Выполнить анализ предметной области хлебобулочное предприятие ООО «Арт-Фемили»;
- Разработать и проанализировать исходную модель бизнес процесса;
- Разработать и проанализировать внедренную модель;
- Оценить стоимостные затраты в полученных моделях;
- Оценить эффективность оптимизации.
Объектом исследования является предприятие, которое владеет товарными запасами на складе. Необходимо выполнить моделирование и оптимизацию основного бизнес-процесса предприятия – управление товарными запасами и продажа продукции
Предметом исследования является модель AS-IS, представляющая комплект диаграмм, описывающих, существующее состояние бизнес-процессов рассматриваемой фирмы.
Объектом моделирования является компания ООО «Арт-Фемили», которая осуществляет деятельность в сфере производства и розничной торговли хлебобулочной продукции. Предприятие реализует следующие группы товаров:
- хлебобулочная продукция;
- оборудование для пекарни.
Основным внутренним бизнес-процессом компании является управление товарными запасами склада, что включает в себя процесс планирования пополнения товарных запасов, заказ товара у поставщика, хранение и учет товара на складе.
Управление запасами осуществляется следующим образом: отдел продаж проводит оценку остатков на складе, используя информацию, полученную из БД Товаров, которую ведет склад.
Далее менеджер отдела продаж анализирует спрос и количество отгрузок, совершенных за последний месяц и на основе этих данных, а также, основываясь на личном опыте, прогнозирует объем запаса, который необходимо заказать. Менеджер составляет заявку на заказ и передает в отдел закупок. Специалист по закупкам занимается заказом необходимого товара, а также на прямую взаимодействует с поставщиком продукции. В случае успешного заказа и доставки товара, оборудование учитывается и хранится на складе.
Складские помещения, где хранятся товары, компании не принадлежат. ООО «Арт-Фемили» арендует их у предприятия ООО «ЛП-Транс», оказывающего услуги в сфере ответственного хранения товаров. Однако, на арендуемом складе работает кладовщик, который является работником ООО «Арт-Фемили». В его обязанности входит учет, инвентаризация товара и контроль сохранности оборудования.
Предприятие ООО «Арт-Фемили» состоит из нескольких взаимосвязанных структурных подразделений. Организационная структура компании, управляющая товарными запасами склада, выглядит следующим образом:
- Отдел производства и продаж (менеджер отдела продаж);
- Отдел закупок (специалист по закупкам);
- Склад (кладовщик);
На рассматриваемом предприятии можно выделить ключевой бизнес-процесс «управление товарными запасами», а также следующие подпроцессы:
- Планирование пополнения запасов;
- Заказ товара;
- Хранение и учет товара.
В ходе выполнения бизнес-процессов все документы оформляются в разных учетных программах, которые используются в каждом из вышеперечисленных отделов.
Информация об актуальном состоянии предприятия была получена от администрации ООО «Арт-Фемили».
Процесс управления товарными запасами является бизнес-процессом так как он соответствует характеристикам сквозного бизнес-процесса:
- Процесс конкретен;
- Ориентирован на конечный продукт (создание товарного запаса)
- Имеет начальное и конечное событие;
- Разворачивается во времени;
- Предсказуем [1].
Владельцем бизнес-процессов управления товарными запасами является директор компании ООО «Арт-Фемили;
Участники: отдел продаж компании ООО «Арт-Фемили», отдел закупок, склад (кладовщик);
Продукты бизнес-процессов: создание товарного запаса на складе.
Бизнес-процесс «управление товарными запасами» и подпроцесс «заказ товара» требуют совершенствования, так как, эти процессы не эффективны с точки зрения стоимостных затрат. Существуют предпосылки к возникновению ошибок при формировании различной документации, потому что она формируется в разных учетных программах.
Отсутствие единой автоматизированной системы, которой бы смогли пользоваться все участники бизнес-процесса приводит к появлению ошибок при формировании отчетности, и появлению нескольких вариантов учетных данных, что недопустимо.
Также можно заметить, что на данный момент сотрудники компании при планировании пополнения запасов склада не используют прогнозную модель как таковую, а все планирование строится на собственном опыте сотрудника и статистике прошлых учетных периодов (которая может быть ошибочна, из-за ведения отчетности в разных программах).
Также проблемами предприятия являются: большие расходы на хранение, высокая длительность и стоимость процесса заказа, отсутствие роста выручки, вследствие чего компания ежемесячно терпит убытки.
Цель – проанализировать проблемный бизнес-процесс «управление товарными запасами склада» и подпроцесс «заказ товара» и осуществить их улучшение.
Показатели рассматриваемых бизнес-процессов.
Показатели БП – количественные или качественные параметры, характеризующие бизнес-процесс и его результат.
Выделяют 3 группы ключевых показателей бизнес-процесса:
- Качество бизнес-процесса;
- Время выполнения бизнес-процесса;
- Стоимость бизнес-процесса [3].
Для БП управления товарными запасами склада был выбран показатель стоимости бизнес-процесса, так как это единственный достоверный показатель, полностью характеризующий данный БП и показывающий, как любое изменение БП может отразиться на суммарной стоимости расходов на управление товарными запасами.
Измерение показателя в денежном эквиваленте позволяет наглядно продемонстрировать серьезные недостатки бизнес-процессов и их преимущества для предложенного метода оптимизации.
С помощью стоимостного показателя можно измерить не только суммарную стоимость бизнес-процесса управления товарными запасами склада, но и его подпроцессов: «Планирование пополнения запасов», «Заказ товара», «Хранение и учет товара». Стоимость каждого подпроцесса и суммарная стоимость процесса считается в рублях. Период для каждого расчета стоимости: 1 месяц.
Моделирование бизнес-процессов является одним из методов улучшения качества и эффективности работы организации. В основе этих методов лежит описание процесса через различные элементы (действия, данные, события, материалы и пр.) присущие процессу. Как правило, моделирование бизнес-процессов описывает логическую взаимосвязь всех элементов процесса от его начала до завершения в рамках организации. В более сложных ситуациях моделирование может включать в себя внешние по отношению к организации процессы или системы [2].
На сегодняшний день существует достаточно большое количество методов моделирования бизнес-процессов. Эти методы относятся к разным видам моделирования и позволяют сфокусировать внимание на различных аспектах. Они содержат как графические, так и текстовые средства, за счет которых можно наглядно представить основные компоненты процесса и дать точные определения параметров и связей элементов [2]. Наиболее часто моделирование бизнес-процессов выполняют с помощью следующих методов:
- IDEF – совокупность методологий для решения задач моделирования сложных систем, позволяет отображать и анализировать модели деятельности широкого спектра сложных систем в различных разрезах. При этом широта и глубина обследования процессов в системе определяется самим разработчиком, что позволяет не перегружать создаваемую модель излишними данными [3];
- BPMN – это стандарт для моделирования бизнес процессов и сетевых услуг. Нотация BPMN описывает условные обозначения для отображения бизнес-процессов в виде диаграмм бизнес-процессов [1].
В таблице 1 приведен сравнительный анализ нотаций BPMN и IDEF.
Таблица 1 – Сравнительный анализ методов моделирования бизнес-процессов.
|
Возможности методов моделирования |
BPMN |
IDEF |
|
Сквозной процесс |
||
|
Последовательность операций |
+ |
+ |
|
Информация/данные, связанные с операциями |
+ |
- |
|
Состояния |
+ |
- |
|
Владельцы процесса |
+ |
- |
|
Участники процесса |
+ |
+ |
|
Связь: участник – операция |
+ |
+ |
|
Динамика процессов |
+ |
- |
|
Информационное взаимодействие |
||
|
Информационные потоки |
+ |
+ |
|
Хранение данных |
+ |
+ |
|
Обработка данных |
+ |
+ |
По данным таблицы 1 можно сделать вывод, что нотация IDEF подходит только для построения процессов верхнего уровня, с целью отображения взаимодействий между подразделениями и движением ресурсов.
Нотация BPMN подходит для моделирования ключевых процессов предприятия, для дальнейшего контроля их исполнения в реальном масштабе времени. А также ориентирована на детальное описание потоков работ, и наилучшим образом подходит для моделирования процессов на нижнем уровне.
Для моделирования существующих бизнес-процессов была выбрана нотация BPMN, так как бизнес-процесс управления товарными запасами ООО «Арт-Фемили» — это разворачивающийся в реальном времени, предсказуемый, и повторяющийся процесс.
Для анализа бизнес-процесса обеспечения основной деятельности предприятия ООО «Арт-Фемили» «управление товарными запасами» необходимо рассмотреть процесс подробней и построить модель AS-IS. Владельцем бизнес-процесса «управления товарными запасами» является директор. Заказчик бизнес-процесса — директор. Участники — менеджер по продажам, менеджер по закупкам, кладовщик. Моделирование бизнес-процесса позволяет выделить контролируемые метрики и провести оптимизацию бизнес-процесса фирмы с целью повышения эффективности и конкурентоспособности компании.
Бизнес-процесс «управление товарными запасами склада» представлен на рисунке 1 (в приложении) и начинается с проведения менеджером по продажам оценки складских остатков. Далее менеджер анализирует количество спроса и отгрузок за прошлый месяц. Если менеджер видит необходимость в заказе товара, то он составляет заявку на заказ товаров и передает её в отдел закупок, в противном случае процесс заканчивается. Специалист отдела закупок обрабатывает заявку и на её основе производит заказ требуемого товара.
После сообщения о прибытии товара в город, где расположен склад, менеджер по закупкам готовит необходимые документы для приемки товара и передает их кладовщику. Кладовщик, работающий на арендуемом складе, производит учет движения товара на складе и следит за его сохранностью.
Рассмотрим более детально подпроцесс «заказ товара», который представлен на рисунке 2 (в приложении). Для того, чтобы оформить заказ, специалисту по закупкам предварительно необходимо обработать заявку на закуп, поступившую от отдела продаж. Далее менеджер по закупкам уточняет актуальность цен поставщика.
Если последний заказ поставщику делался более 6 месяцев назад, то менеджер связывается с ним, для запроса нового прайс-листа, если цены обновлялись менее 6 месяцев назад, то делается расчёт предварительной стоимости заказа. После этого менеджер составляет заказ и отправляет его поставщику.
В случае подтверждения заказа менеджер оформляет сделку с поставщиком и заносит запись о новой заказе в БД «Заказы поставщикам». Если от поставщика пришло сообщение об отказе заказа, то на этом процесс заканчивается.
Управление бизнес-процессами организации предполагает их постоянное улучшение и оптимизацию, поэтому важнейшими инструментами процессного управления являются подходы и методы совершенствования бизнес-процессов. Выделяют несколько подходов к улучшению бизнес-процессов: FAST, Benchmarking, Перепроектирование и Reengineering [7].
Подход FAST предполагает методику быстрого анализа. Прорывной подход, который концентрирует внимание группы на определенном процессе в ходе одно-двухдневного совещания для определения, способов которыми группа может улучшить этот процесс в течение следующих 90 дней. FAST не предполагает глобальных изменений (радикальных) в сети бизнес-процессов и сосредотачивается на тех процессах, которые очевидным образом негативно влияют на результаты деятельности.
Benchmarking – систематический подход определения и творческого развития товаров, услуг, проектов, процессов и процедур более высокого качества для улучшения текущей деятельности организации путем сравнения с процедурами выполнения одинаковых или похожих операций в других организациях. Шаги в benchmarking следующие: идентификация бизнес-процессов, уяснение их, сравнение с эквивалентными процессами расхождения, находятся причины расхождения и разрабатываются процедуры улучшения.
Подход к перепроектированию процесса концентрирует усилия команды по улучшению процесса на совершенствовании существующего процесса. Перепроектирование применяется обычно применяется к тем процессам, которые достаточно успешно работают и в настоящий момент времени (с точки зрения конечного результата).
Но технологии устарели, в следствии чего стоимостные метрики процессов ухудшились. Перепроектирование обычно снижает затраты, длительность цикла и количество ошибок на 30-60%. Срок при проектировании определяется как 80-100 дней. Такой подход будет правильно использовать для 70-90% основных бизнес-процессов организации. При перепроектировании процессов сначала строится имитационная модель текущего состояния, то есть AS-IS, после построения модели применяются следующие рационализирующие средства: устранение бюрократии, анализ добавленной стоимости, устранение дублирования, упрощение методов, сокращение длительности цикла, защита от ошибок и так далее. Как только мероприятия входящие в данный процесс оптимизированы, в ход идут наработки в области ИТ. ИТ в данном случае будет являться инструментом, а не движущей силой процесса.
Команда по улучшению процесса использует преимущества уже наработанных методик.
Reengineering процесса является наиболее радикальным из всех четырех рассматриваемых подходов к улучшению бизнес-процессов. Реинжиниринг используют тогда, когда существующий процесс устарел и не подлежит эволюционному изменению. Такой подход обеспечивает свежий взгляд на цели процесса и полное игнорирование существующего процесса и структуры организации. Все начинается с чистого листа, будто только начинаем разрабатывать этот процесс.
Этапы реинжиниринга:
- Идентификация бизнес-процессов (цель, приоритеты);
- Обратный инжиниринг (предложения по реорганизации бизнес-процессов);
- Прямой инжиниринг (модель бизнес-процесса);
- Разработка проекта (организационно-экономическая система, ИС); Внедрение (функционирующая система бизнес-процессов).
Реинжиниринг процесса, если его проводить правильно, снижает затраты и длительность цикла на 60-90% и уровень ошибок на 40-70%. Под реинжинирингом понимается фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование бизнес-процесса для достижения существенных улучшений в таких показателях как затраты, качество, сервис, скорость (по Хаммеру и Чампи).
Реинжиниринг процесса является правильным, если его проводить для 5-20% основных процессов, протекающих в рамках организации. Данный подход позволяет приблизить процесс к идеалу.
Подход также использует возможности, предоставляемые доступными инструментами процесса, включая самые последние наработки в области автоматизации, ИТ и одновременно улучшает эти инструменты.
Реинжиниринг обеспечивает максимальные улучшения, но является наиболее дорогостоящим из всех подходов к улучшению бизнес-процессов и требует много времени. Часто подход реинжиниринга включает в себя организационную перестройку и может быть крайне разрушительным для организации. Большинство организаций могут единовременно внедрять не более одного такого изменения [7]. Сравнение рассматриваемых подходов представлено в таблице 2.
Таблица 2 – Сравнительный анализ подходов к улучшению бизнес-процессов
|
FAST |
Benchmarking |
Перепроектирование |
Reengineering |
|
|
Срок |
Решение 1-2 дня. Результаты 3 месяца |
4-6 месяцев |
80-100 дней |
Зависит от ситуации |
|
Количество процессов |
1 |
5-20% основных процессов |
70-90% основных процессов |
5-20% основных процессов |
|
Снижение длительности цикла |
5-15% |
20-50% |
30-60% |
60-90% |
|
Снижение ошибок |
5-15% |
20-50% |
30-60% |
40-70% |
Для оптимизации бизнес-процесса «управление запасами товаров на складе» и подпроцесса «заказ товара» выберем подход перепроектирования, так как существующий процесс на предприятии работает исправно, с точки зрения конечного результата, но технологии устарели. Необходимо внести корректировки, внедрить автоматизацию и оптимизацию в данный процесс.
После того как была построена и проанализирована модель фактически исполняемого бизнес-процесса AS-IS можно сделать вывод о том, что бизнес-процесс «Управление товарными запасами» и подпроцесс «заказ товара» являются недостаточно эффективными, с большим количеством трудозатрат и большой вероятностью возникновения ошибок из-за использования разных учетных программ. Оценка остатков товаров на складе, анализ спроса и отгрузок товара, составление заявки на закупку ведет к увеличению трудоемкости сотрудников, увеличивается также время на выполнения этих операций, а вследствие этого вероятность возникновения ошибок при формировании объема заказа повышается.
Для оптимизации бизнес-процесса был выбран продукт от отечественного разработчика «Логнекс», а именно АИС «Мой склад». Данная облачная система при ее внедрении позволяет автоматизировать часть функций, которые выполняются в процессе функционирования данного бизнес-процесса: автоматически составлять план закупок (составляется на основе выбранной модели управления товарными запасами), вести единую учетную базу товаров, заказов и продаж, формировать заказ поставщику и отправлять его.
Внедрение данной системы позволит в первую очередь сократить затраты на з/п менеджера по продажам, затраты на ежемесячное обновление учетных программ (затраты на специальное ПО), а также сократит возможность возникновения ошибок сотрудников при выполнении работы.
Идентифицируем затраты, которые будут возникать при оптимизированном бизнес-процессе, а также проведем функционально-стоимостной анализ.
Таблица 2 – Затраты фирмы на управление товарными запасами
|
Постоянные |
Переменные |
|
1. Услуги связи, интернета |
1. Сдельная оплата работы грузчика |
|
2. Аренда офиса |
2. Арендная плата за склад |
|
3. Заработная плата менеджера по закупке |
|
|
4. Заработная плата кладовщика |
|
|
5. Расходы оплату подписки АИС «Мой склад» |
Затраты остаются прежними, за исключением того, что в постоянных затратах была убрана заработная плата менеджера по продажам, а также появилась статья расхода на АИС «Мой склад». Ежемесячная подписка АИС «Мой склад» будет обходиться фирме в 3 500 рублей. Также CRM система позволит сократить расходы на материальные затраты и телефонию, так как все звонки перейдут полностью в систему.
Функции, отобранные для стоимостных затрат, остались прежними. Таблица функций и переменных затрат представлена в таблице 3.
Таблица 3 – Переменные затраты, распределенные на функции
|
Функция |
Вид затрат |
|
Хранение и учет товара |
1. Арендная плата за склад |
|
2. Сдельная заработная плата грузчика |
При проведении оптимизации была выявлена необходимость автоматического планирования ежемесячного количества заказываемых товаров. В АИС «Мой склад» существует функция автоматического расчета заказываемых запасов. Однако, для правильного использования этой функции необходимо выбрать одну из математических моделей управления запасами.
Модели управления запасами – этом методы, используемые для поддержания оптимальной величины запасов. Цель оптимального управления запасами – исключение образования избыточных запасов, ведущих к излишнему замораживанию средств предприятия и дополнительным складским
издержкам [4].
Существует несколько видов моделей управления запасами:
- Однопродуктовая статическая модель;
- Модель Уилсона;
- Однопродуктовая статическая модель, допуск дефицита;
- Модель с постепенным пополнение запасов, допуск дефицита;
- Вероятностная модель с фиксированным периодом заказа.
В ООО «Арт-Фемили» отсутствие необходимого запаса не приводит к остановке процесса продаж, но влияет на стоимостные параметры бизнес-процессов. Так же процесс приемки товара на склад не происходит мгновенно (оборудование должно пройти проверку качества продукции). Следовательно, для компании необходимо выбрать модель с постепенным пополнением запасов, допускающей дефицит.
В случае применения этой модели оптимальный размер партии будет равен:
(1)
где, – оптимальный размер партии;
– издержки, связанные с образованием заказа;
– величина спроса;
b – затраты на хранение единицы продукции в единицу времени;
a – величина потерь от дефицита продукции;
p – количество поступлений товаров на склад в единицу времени [4].
«Точку заказа» (критический уровень запаса, при достижении которого следует начать пуско-наладочные работы) можно найти по следующей формуле:
(2)
где, – оптимальный размер партии;
– издержки, связанные с образованием заказа;
– величина спроса;
b – затраты на хранение единицы продукции в единицу времени;
a – величина потерь от дефицита продукции;
p – количество поступлений товаров на склад в единицу времени [4].
Средняя стоимость хранения каждой группы товаров, с использованием вышеупомянутых формул представлены в таблицах 4, 5 и 6.
Таблица 4 – Расчёт средней стоимости хранения ледогенераторов
|
Льдогенераторы большой мощности |
|||||
|
Месяц заказа |
Планируемый приход |
Планируемые отгрузки |
Остаток |
Занимаемая площадь |
Сумма хранения в месяц |
|
янв.19 |
7 |
2 |
5 |
1,5 |
651 |
|
фев.19 |
0 |
3 |
2 |
0,6 |
273 |
|
мар.19 |
5 |
6 |
1 |
0,4 |
155 |
|
апр.19 |
7 |
3 |
5 |
1,6 |
680 |
|
май.19 |
5 |
8 |
2 |
0,7 |
310 |
|
июн.19 |
8 |
12 |
-1 |
2,5 |
1042 |
|
июл.19 |
10 |
9 |
0 |
3,0 |
1277 |
|
авг.19 |
9 |
10 |
-1 |
2,6 |
1106 |
|
сен.19 |
9 |
8 |
0 |
2,8 |
1165 |
|
окт.19 |
8 |
6 |
2 |
0,6 |
273 |
|
ноя.19 |
0 |
0 |
2 |
0,6 |
273 |
|
дек.19 |
0 |
3 |
-1 |
0,0 |
0 |
|
Средняя величина |
6 |
6 |
1 |
1,4 |
600 |
Таблица 5 – Расчёт средней стоимости хранения холодильных шкафов
|
Холодильные шкафы |
|||||
|
Месяц заказа |
Планируемый приход |
Планируемые отгрузки |
Остаток |
Занимаемая площадь |
Сумма хранения в месяц |
|
янв.19 |
5 |
2 |
3 |
0,9 |
386 |
|
фев.19 |
4 |
4 |
3 |
1,0 |
404 |
|
мар.19 |
0 |
0 |
3 |
1,0 |
404 |
|
апр.19 |
0 |
2 |
1 |
0,4 |
152 |
|
май.19 |
4 |
5 |
0 |
0,1 |
43 |
|
июн.19 |
7 |
7 |
0 |
2,0 |
824 |
|
июл.19 |
8 |
7 |
1 |
0,2 |
78 |
|
авг.19 |
8 |
6 |
2 |
0,7 |
297 |
|
сен.19 |
7 |
4 |
6 |
1,7 |
696 |
|
окт.19 |
0 |
2 |
4 |
1,1 |
444 |
|
ноя.19 |
0 |
0 |
4 |
1,1 |
444 |
|
дек.19 |
0 |
1 |
3 |
0,8 |
318 |
|
Средняя величина |
4 |
3 |
2 |
0,9 |
374 |
Таблица 6 – Расчёт средней стоимости хранения холодильных столов
|
Холодильные столы |
|||||
|
Месяц заказа |
Планируемый приход |
Планируемые отгрузки |
Остаток |
Занимаемая площадь |
Сумма хранения в месяц |
|
янв.19 |
3 |
2 |
1 |
0,3 |
117 |
|
фев.19 |
0 |
0 |
1 |
0,3 |
117 |
|
мар.19 |
0 |
3 |
-2 |
0,0 |
0 |
|
апр.19 |
5 |
4 |
-1 |
1,5 |
638 |
|
май.19 |
6 |
6 |
-1 |
1,8 |
737 |
|
июн.19 |
7 |
3 |
3 |
0,9 |
379 |
|
июл.19 |
5 |
5 |
3 |
0,9 |
387 |
|
авг.19 |
7 |
7 |
3 |
0,8 |
329 |
|
сен.19 |
8 |
9 |
1 |
0,4 |
170 |
|
окт.19 |
9 |
3 |
7 |
2,1 |
898 |
|
ноя.19 |
0 |
4 |
3 |
0,9 |
394 |
|
дек.19 |
0 |
0 |
3 |
0,9 |
394 |
|
Средняя величина |
4 |
4 |
2 |
0,9 |
380 |
На основе таблиц 4, 5 и 6 можно посчитать средние месячные затраты на хранение товаров = 451 рубль.
В таблице 7 представлено сравнение затрат на аренду склада модели AS-IS и TO-BE.
Таблица 7 – сравнение затрат на ежемесячную аренду склада
модели AS-IS и TO-BE
|
Модель AS-IS |
Модель TO-BE |
Экономия |
|
1748 |
451 |
1297 |
Ожидается, что годовая экономия на стоимости аренды
склада составит 15 564 рубля.
Определим, сколько средств расходует фирма по каждому виду переменных затрат на выполнение функций, рассчитанные значения представлены в таблице 7.
Таблица 8 – Переменные затраты фирмы на управление товарными запасами склада
|
Функции |
Вид затрат |
Весовой коэффициент |
Суммарные переменные затраты |
|
Хранение и учет товара |
Аренда склада |
1 |
451 |
|
Сдельная заработная плата грузчика |
1 |
18 000 |
Постоянные затраты, распределенные на функции представлены в таблице 9, ниже.
Таблица 19 – Постоянные затраты, распределенные на функции
|
Функция |
Вид затрат |
|
Планирование пополнения запасов |
Хозяйственные расходы |
|
АИС «Мой склад» |
|
|
Аренда офиса |
|
|
Заработная плата менеджера по закупкам |
|
|
Интернет и связь |
|
|
Заказ товара |
Интернет и связь |
|
АИС «Мой склад» |
|
|
Заработная плата менеджера по закупкам |
|
|
Хозяйственные расходы |
|
|
Аренда офиса |
|
|
Хранение и учет товара |
Хозяйственные расходы |
|
Заработная плата кладовщика |
|
|
Интернет и связь |
|
|
АИС «Мой склад» |
Определим, сколько средств расходует фирма по каждому виду постоянных затрат на выполнение каждой функции, рассчитанные значения представлены в таблице 10.
Таблица 10 – Постоянные затраты фирмы, предоставляющей аренду автомобилей
|
Функции |
Вид затрат |
Весовой коэффициент |
Суммарные постоянные затраты |
|
Планирование пополнения запасов |
Хозяйственные расходы |
0,2 |
540 |
|
АИС «Мой склад» |
0,6 |
2 100 |
|
|
Заработная плата менеджера по закупкам |
0,2 |
7 000 |
|
|
Аренда офиса |
0,4 |
18 000 |
|
|
Интернет и связь |
0,4 |
2 200 |
|
|
Заказ товара |
Заработная плата менеджера по закупкам |
0,8 |
28 000 |
|
Аренда офиса |
0,6 |
27 000 |
|
|
Хозяйственные расходы |
0,4 |
1 080 |
|
|
Интернет и связь |
0,4 |
2 200 |
|
|
АИС «Мой склад» |
0,2 |
700 |
|
|
Хранение и учет товара |
Заработная плата кладовщика |
1 |
25 000 |
|
Хозяйственные расходы |
0,4 |
1 080 |
|
|
АИС «Мой склад» |
0,2 |
700 |
|
|
Интернет и связь |
0,2 |
1 100 |
Общие затраты по каждой из функции при оптимизации представлены в таблице 11.
Таблица 11 – Общие затраты предприятия на управление товарными запасами
|
Функция |
Общие переменные затраты |
Общие постоянные затраты |
Суммарные затраты |
|
Планирование пополнения запасов |
29 840 |
29 840 |
|
|
Заказ товара |
58 980 |
58 980 |
|
|
Хранение и учет товара |
18 451 |
27 880 |
27 880 |
|
Итог |
135 151 |
||
Таким образом суммарные ежемесячные затраты на управление товарными запасами склада ООО «Арт-Фемили», составят – 135 151 рублей.
Сравним стоимостные затраты модели AS-IS и TO-BE которые необходимы для выполнения бизнес-процесса управления товарными запасами компании. Данное сравнение представлено в таблице 12.
Таблица 12– Сравнение затрат модели AS-IS и модели TO-BE
|
Модель AS-IS |
Модель TO-BE |
Экономия |
|
|
Суммарные затраты на выполнение БП |
173 448 рублей |
135 151 рубль |
38 297 рублей |
Следовательно, после предполагаемого перепроектирования компания ООО «Арт-Фемили», сможет ежемесячно экономить на
затратах 38 297 рублей ~ 22%. Благодаря внедрению автоматизированной информационной системы, ожидается, что повысится эффективность работы фирмы в целом, уменьшится время на планирование заказов и их оформление. За год такая экономия составит 459 564 рубля, что позволит компании, например расширить ассортимент своих товарных запасов, и так далее.
После того как была построена и проанализирована модель фактически исполняемого бизнес-процесса AS-IS можно сделать вывод о том, что бизнес-процесс «Управление товарными запасами» и подпроцесс «заказ товара» являются недостаточно эффективными, с большим количеством трудозатрат и большой вероятностью возникновения ошибок из-за использования разных учетных программ.
Оценка остатков товаров на складе, анализ спроса и отгрузок товара, составление заявки на закупку ведет к увеличению трудоемкости сотрудников, увеличивается также время на выполнения этих операций, а вследствие этого вероятность возникновения ошибок при формировании объема заказа повышается.
Для оптимизации бизнес-процесса был выбран продукт от отечественного разработчика «Логнекс», а именно АИС «Мой склад». Данная облачная система при ее внедрении позволяет автоматизировать часть функций, которые выполняются в процессе функционирования данного бизнес-процесса: автоматически составлять план закупок (составляется на основе выбранной модели управления товарными запасами), вести единую учетную базу товаров, заказов и продаж, формировать заказ поставщику и отправлять его. Внедрение данной системы позволит в первую очередь сократить затраты на з/п менеджера по продажам, затраты на ежемесячное обновление учетных программ (затраты на специальное ПО), а также сократит возможность возникновения ошибок сотрудников при выполнении работы.
Идентифицируем затраты, которые будут возникать при оптимизированном бизнес-процессе, а также проведем функционально-стоимостной анализ.
После того как была построена и проанализирована модель фактически исполняемого бизнес-процесса AS-IS, необходимо построить модель TO-BE которая предполагает оптимизацию бизнес-процесса «управление товарными запасами» и подпроцесса «заказ товара».
Бизнес-процесс «управление товарными запасами» модели TO-BE представлен на рисунке 3 (в приложении). Рассматриваемый бизнес-процесс начинается с того, что специалист по закупкам отдает команду АИС «Мой склад» сформировать список товаров для заказа у поставщика. АИС «Мой склад» обрабатывает запрос менеджера, строит прогнозную модель пополнения запасов на заданный пользователем период и формирует список товаров.
Далее менеджер по закупкам делает заказ поставщику, после чего доставка товара. Если товар не приехал в пункт назначения, то менеджер по закупкам формирует претензию к поставщику и на этом процесс заканчивается. Если товар благополучно был доставлен, то менеджер готовит документы, необходимые кладовщику для приемки на складе и передает их ему. Кладовщик занимается учетов всех движений товара на складе, а также обеспечивает его сохранность и хранение в надлежащих условиях.
Рассмотрим оптимизированный подпроцесс «заказ товара» более подробно. Данный подпроцесс представлен на рисунке 4 (в приложении).
Для того, чтобы оформить заказ, специалисту по закупкам предварительно необходимо обработать список товаров для заказа.
Далее менеджер по закупкам уточняет актуальность цен поставщика. Если последний заказ поставщику делался более 6 месяцев назад, то менеджер связывается с ним, для запроса нового прайс-листа и только потом, на основе новых цен, формируется заказ в программе «Мой склад» и сразу же отправляется поставщику. Если цены обновлялись менее 6 месяцев назад, то в АИС «Мой склад» сразу формируется заказ и также отправляется поставщику. В случае подтверждения заказа менеджер оформляет сделку с поставщиком. Если от поставщика пришло сообщение об отказе заказа, то менеджер удаляет запись о заказе в АИС «Мой склад» и на этом процесс заканчивается.
Заключение
В результате выполнения работы был произведен анализ предметной области и было выявлено, что процесс «управление товарными запасами склада» и подпроцесс «заказ товара» были недостаточно эффективными, с точки зрения дополнительных финансовых затрат, а также была возможность возникновения ошибок в результате формирования необходимых отчетов в разных учетных программах.
С учетом недостатков модели AS-IS была выбран подход к оптимизации – перепроектирование, в соответствии с которым была построена TO-BE модель, которая предполагает оптимизацию рассматриваемых бизнес-процессов. В результате проведения предполагаемой оптимизации уменьшились стоимостные расходы, а также была повышена эффективность работы специалистов по закупу при составлении заказа поставщику.
В рамках курсовой работы была достигнута цель и были выполнены следующие задачи:
- Выполнить анализ предметной области;
- Разработать и проанализировать модель AS-IS;
- Разработать и проанализировать модель TO-BE;
- Оценить стоимостные и/или временные затраты в моделях AS-IS и TO-BE;
- Оценить эффективность оптимизации.
После проведения предполагаемой оптимизации для компании ООО «Арт-Фемили».
Таким образом, построение моделей и оптимизация процессов позволяют уменьшать стоимостные затраты, а также улучшать общую деятельность предприятия.
Список использованных источников
- Кантуев, А. Моделирование и оптимизация бизнес-процессов
/ А. Кантуев // Практический менеджмент. – 2006. – №11. – с. 14-21. - Существующие подходы к анализу бизнес-процессов. [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – Режим доступа: http://market-pages.ru/teoriyipraktika/17.html
- Трухачев, В.И. Управление товарными запасами предприятий. / В.И. Трухачев. – Ставрополь: Изд-во АГРУС. – 2010. – 300 с.
- Математические модели оптимизации управления товарными запасами [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.allmath.ru/
appliedmath/operations/problems-tgru/zadachi11.htm - Калянов. Г. Н., Моделирование, анализ, реорганизация и автоматизация бизнес-процессов, Финансы и статистика, 2006 г., 239 с.
- Функционально-стоимостной анализ. Теоретический аспект [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – Режим доступа: http://www.businessstudio.ru/procedures/business/fsa_imitacia
- Тельнов. Ю. Ф., Реинжиниринг бизнес-процессов. Компонентная методология, 2-е изд., перераб. и доп., Финансы и статистика, 2004 г., 319 с.
Рисунок 1 – Диаграмма бизнес-процесса «Управление товарными запасами» (AS-IS)
Рисунок 2 – Диаграмма подпроцесса «Заказ товара» (AS-IS)
Рисунок 3 – Диаграмма бизнес-процесса «Управление товарными запасами» (TO-BE)
Рисунок 4 – Диаграмма подпроцесса «Заказ товара» (TO-BE)
- Основы разработки Web-приложений
- .Теоретические аспекты кадровой стратегии.
- Теории происхождения права( Основные теории происхождения права )
- Экономическая сущность и функции прибыли
- Принципы эффективного планирования деятельности предприятия (Анализ процесса планирования в системе управления предприятием(Анализ процесса планирования в системе управления предприятием)
- Принципы эффективного контроля деятельности предприятия (Понятие, цели, задачи деятельности предприятия)
- Особенности создания бизнеса в РФ с участием иностранного капитала
- Понятие, функции и источники авторского права
- Система социального страхования в России и направления ее развития (Общая характеристика системы социального страхования РФ)
- Коммерческие банки и их операции (Роль коммерческих банков в экономике)
- Цифровые технологии в современном банке
- Роль мотивации в поведении организации (ООО «АСТ-Регион»)