Оптимизация бизнес-процессов. Программа профессиональной переподготовки
Содержание:
Задание к теме 1 – Управление бизнес-процессами
Написать перечень проблем/вызовов функциональный структуры управления.
№ |
Наименование вызова/проблемы |
Можно ли решить с помощью процессного подхода |
1. |
Увеличение времени принятия решения из-за необходимости согласовывать с Генеральным директором. |
Да |
2 |
Проблема меж функциональной координации. Отсутствие формальных взаимоотношений между отделами. |
Да |
3 |
Заинтересованность в результатах деятельности только "своих" подразделений. |
Да |
4 |
Нет четко закрепленной ответственности |
Да |
5 |
Долгое согласование нового ассортимента, что приводит к не актуальности запроса |
Да |
6 |
Долгая реакция на внешние изменения |
Да |
7 |
Отсутствие у исполнителя властных полномочий по взаимодействию с другими подразделениями. |
Да |
8 |
Не достаточная конверсия "воронки" продаж |
Да |
9 |
Не достаточное планирование |
Да |
10 |
Необходимо согласовывать повторяющиеся действия |
Да |
Задание к теме 2 – Определение бизнес-процесса
БП– Планирование заказов на производство.
Обеспечение складского запаса ГП.
Определение потребности продукции на основе факта продаж предыдущего периода и имеющегося складского запаса ГП.
Распределение выполнения заявок по приоритету (клиент/ срочность заказа/ индивидуальное исполнение).
Исходя из наличия сырья и материалов разместить план производства в ИС. При отсутствии сырья, отправить запрос в снабжение.
Проконтролировать выполнение заказов.
Мероприятия по совершенствованию процесса: |
||||||
|
||||||
Внедрение подходов к совершенствованию |
Процесс планирования |
Анализ процесса (показатели) |
||||
1.а) Получение потребности от отдела продаж о планируемых акциях у клиента. |
Планирование |
Точность прогнозов показателей |
||||
б) Внедрить новый инструментарий по прогнозированию. |
SWOT-анализ |
Полнота и степень определения угроз |
||||
в) Провести обучение персонала отделов планирования. |
Планирование |
Точность показателей |
||||
2.а) Утвердить регламент взаимодействия и предоставления информации о внедрении новых продуктов в отдел планирования и закупок. |
Подготовка корпоративной стратегии |
Своевременность подготовки стратегии |
||||
б) автоматизировать систему документооборота |
Подготовка стратегий функциональных вертикалей |
Своевременность подготовки стратегий Функциональных вертикалей |
||||
в) перевести процесс согласования производства «срочных» заказов в онлайн режим. |
планирование |
Исполнение заказов |
||||
3. Автоматизировать систему формирования управленческой отчетности. Внедрение ERP. |
Полнота исполнения стратегических целей |
|||||
4. а) Автоматизировать точки контроля на производстве. |
Управление производством |
Соотношение количества производимой продукции заданного качества, за определённый интервал времени. |
||||
б) Усовершенствование процедур на рабочих местах |
Инжиниринг методов |
Скорость выполнения заказа |
||||
в) Ввести систему мотивации сотрудников |
Стоимость издержек производства продукции |
Объем качественно выпущенной продукции |
Задание к теме 3 – Карта бизнес-процессов
Таблица 2 – Процессы верхнего уровня компании «Крист».
Процессы |
Ответственные |
Управленческие |
|
-Стратегическое управление - Управление финансами - Бизнес-планирование - Бюджетирование - Управление рисками - Контролинг - Управление маркетингом - Управление персоналом - Управление продажами |
Генеральный директор Финансовый директор Финансовый директор Финансовый директор Директор по аналитике Коммерческий директор Директор по маркетингу Директор по персоналу Коммерческий директор |
Процессы развития |
|
- Создание новых продуктов - Управление проектами - Региональное развитие - техническое обеспечение - Аттестация сотрудников |
Отдел разработок R&D Директор по развитию Директор по развитию Служба КИП Директор по персоналу |
Основные |
|
- Закупка сырья и материалов - Производство продукции - Продажа продукции - Обработка заказов - Сбыт продукции - Логистика -Склад и хранение ТМЦ |
Руководитель отдела снабжения Директор по производству Департамент реализации Департамент реализации Департамент реализации Руководитель отдела логистики Начальник склада |
Обеспечивающие |
|
- Управление человеческими ресурсами - Обеспечения и связь - Юридическое обеспечение - Безопасность - Бухгалтерский учет |
Директор по персоналу Директор ИТ Юрист Служба безопасности Главный бухгалтер |
Для успешного бизнеса необходимо создавать новые продукты и увеличивать долю рынка. Быстро реагировать на изменение рынка, спроса и потребности клиента.
На сегодняшний день компании вынуждены сокращать свои внутренние издержки. От совершенства процесса закупок зависит сама возможность существование компании, и именно поэтому процессы закупок заслуживают пристального внимания с точки зрения их оптимизации. Стоимость используемых материалов напрямую влияет на прибыль в компании, так как входит в себестоимость продукции. Снижение себестоимости продукции является основным направлением увеличения прибыли и повышения уровня рентабельности.
Производство — это трудоемкий процесс и требует больших финансовых вложений. Оптимизация процесса производства продукции приводит к уменьшению расходов компании и повышению удовлетворенности клиента. Поэтому необходимо оптимизировать и исключить лишние операции. Выстроить эффективные потоки производства для создания продукта быстро и без потери качества.
Задание к теме 4 – Описание бизнес-процессов
- Текстовая форма- краткое описание процесса подбора персонала.
1.Создание заявки:
Руководитель подразделения компании, у которого возникла потребность в новом сотруднике, формирует заявку на подбор персонала. Отправляет заявку менеджеру по подбору персонала. Срок исполнения 1 рабочий день.
2.Регистрация заявки:
Менеджер по персоналу регистрирует заявку и вносит в ИС.
Передает заявку Директору по персоналу для согласования.
Срок исполнения 1 рабочий день.
3.Рассмотрение заявки:
Директор по персоналу производит оценку реальной потребности в новом
сотруднике.
Выбирает из базы данных компании внутренних кандидатов. Составляет
профиль должности со статусом – соответствует/ не соответствует и
отправляет менеджеру по персоналу. В случае, если заявка на отклонена
необходимо проинформировать руководителя, разместившего заявку.
Срок исполнения 1 рабочий день.
4. Создание текста вакансии:
Менеджер по персоналу оформляет анонс вакансии. Срок исполнения 2 рабочих часа.
5. Определение способа поиска:
Менеджер по персоналу определяет способ поиска кандидата. Утверждает план поиска вакансии. Срок исполнения 2 рабочих часа.
6.Размещение вакансии:
Менеджер по персоналу размещает вакансию на сайте компании или иных агентств по подбору персонала. Срок исполнения 1 рабочий час.
7. Рассмотрение вакансии:
Менеджер по персоналу рассматривает вакансии и производит отбор согласно предъявленным требованиям. И приглашает на собеседование.
Срок исполнения 30 минут / 1 резюме.
8. Собеседование:
Функциональный руководитель проводит собеседование. При положительном решении-определяет испытательный срок и пишет служебную записку в отдел кадров. При отрицательном решении-отправляет служебную записку менеджеру по персоналу для приглашения новых кандидатур.
Срок исполнения 1 рабочий день.
9. Оформление сотрудника:
Отдел кадров готовит приказ о приеме на работу и оформляет сотрудника согласно штатному расписанию. Срок исполнения 1 рабочий день.
2) Табличная форма:
№ |
функции |
исполнители |
входы |
выходы |
Действие/ срок исполнения |
11 |
Создание заявки |
Руководитель подразделения компании |
Заявка на подбор персонала |
Заявка на подбор персонала |
Формирует заявку на подбор сотрудника 1 рабочий день |
22 |
Регистрация заявки |
Менеджер по персоналу |
Заявка на подбор персонала |
Заявка статус- принята в работу |
Регистрирует заявку в ИС 1 рабочий день. |
33 |
Рассмотрение заявки и определение реальной потребности |
Директор по персоналу |
Заявка статус-принята в работу |
Профиль должности |
Оценка реальной потребности. При отказе отправить информацию руководителю подразделения. 1 рабочий день |
44 |
Выбор внутренней кандидатуры |
Директор по персоналу |
Профиль должности |
Анкета внутреннего кандидата или профиль должности на поиск нового |
Выбор внутренней кандидатуры из базы данных компании. 1 рабочий день. |
55 |
Создания текста вакансии |
Менеджер по персоналу |
Анкета внутреннего кандидата или профиль должности на поиск нового |
Анонс вакансии |
Оформить требования к кандидату. В случае если внутренний кандидат соо-т пригласить на собеседование. 1 рабочий час. |
76 |
Определение способов поиска кандидата |
Менеджер по персоналу |
Анонс вакансии |
План поиска вакансии |
Внешний источники. 1 рабочий день |
67 |
Размещение вакансии |
Менеджер по подбору персонала |
План поиска вакансии |
Резюме вакансии |
На сайте компании, в агентства по подбору персонала 1 рабочий день. |
78 |
Рассмотрение полученных резюме |
Менеджер по подбору персонала |
Резюме вакансии |
Приглашение на собеседование |
На рассмотрение 1 резюме – 30 минут |
89 |
Определение испытательного срока |
Функциональный руководитель |
Резюме кандидата |
Служебная записка о приеме работу или запрос на поиск нового |
Собеседование. Определение наставника.1 р. д |
10 |
Приказ о приеме на работу. |
Отдел кадров |
Документы кандидата |
Трудовой договор |
Оформление согласно штатному расписанию. 1 рабочий день. |
Графическое описание бизнес-процесса «набор-персонала»
База данных ИС
Задание к теме 5 – Анализ бизнес-процессов
Таблица 4 – Анализ бизнес-процесса «Продажи»
Название процесса: Продажи ____________________________ |
|
Сквозная цепочка с контрольными точками: |
|
Показатели по процессу: (измеряют время, объем, стоимость): 1) количество звонков в день 2)количество информационных писем по отношению к количеству заключенных договоров 3) количество выполненных презентаций и КП сработанных успешно 4)количество подписанных договоров 5) длительность согласования договора 6) количество отказов 7) число заказов с ошибками 8) количество оплаченных счетов 9) средней чек, количество дорогих сделок 10) доля постоянных клиентов (повторные заказы) |
Перечень аналитических разрезов: 1)отрасль 2) вид компании 3) регион 4) вид собственности 5) способ управления 6) размер компании 7) продуктовый портфель 8) производитель 9) качество товара 10) страна производитель |
Задание к теме 6 – Расчёт стоимости бизнес-процессов
Таблица 5 – Функционально-стоимостной анализ процесса подбора, отбора и найма
сотрудника.
№ |
Функция |
К-количество исполнений функции |
Стоимость ресурса |
Стоимость функции |
1 |
Просмотр резюме |
50 |
149,62 |
7481 |
2 |
Собеседование с HR директором |
16 |
450,76 |
7212,16 |
3 |
Собеседование с генеральным директором |
8 |
996,21 |
7969,68 |
4 |
Собеседование с функциональным руководителем |
4 |
715,91 |
2863,64 |
5 |
Job-offer |
2 |
112,22 |
224,44 |
6 |
Заключение договора |
1 |
505,68 |
505,68 |
7 |
Итого стоимость БП |
26256,6 |
||
№ |
Функция |
оклад в месяц + расх. матер (руб) |
t исполнения функции (мин) |
Стоимость операции |
1 |
Просмотр резюме |
79000 |
20 |
149,62 |
2 |
Собеседование с HR директором |
119000 |
40 |
450,76 |
3 |
Собеседование с генеральным директором |
263000 |
40 |
996,21 |
4 |
Собеседование с функциональным руководителем |
189000 |
40 |
715,91 |
5 |
Job-offer |
79000 |
15 |
112,22 |
6 |
Заключение договора |
89000 |
60 |
505,68 |
7 |
итого стоимость операций |
2930,40 |
Необходимо сократить итоговую стоимость данного процесса путем:
- Исключить из цепочки - собеседования с генеральным директором. Полномочия о принятии решения и выборе кандидата возложить на функционального руководителя.
- Сократить время оформления договора о приеме на работу с 60 минут до 30 минут.
- Сократить количество резюме для просмотра на 60 %. С помощью автоматической
настройки параметров отбора или с помощью фильтра по критериям отбора.
№ |
Функция |
К-количество исполнений функции |
Стоимость ресурса |
Стоимость функции |
1 |
Просмотр резюме |
20 |
149,62 |
2992,4 |
2 |
Собеседование с HR директором |
16 |
450,76 |
7212,16 |
3 |
Собеседование с функциональным руководителем |
4 |
715,91 |
2863,64 |
4 |
Job-offer |
2 |
112,22 |
224,44 |
5 |
Заключение договора |
1 |
252,84 |
252,84 |
6 |
Итого стоимость БП |
13545,48 |
Итого мы получаем оптимизацию процесса на 50 %.
Задание к теме 7 – Оптимизация бизнес-процессов
Предложение по оптимизации процессов посещения Останкинской телебашни.
Жди
Плати
Жди лифт
Наслаждайся
Уходи
Уходи
Что сделать, чтобы люди не скапливались?
Предложения:
Терминалы оплаты на выходе
Продумать анимацию на улице сразу после выхода
Фотосессия на улице
Потоки вход и выход должны быть разделены
Что можно изменить, чтобы не ждать?
Какие удобные варианты платежей?
Что дополнительно продать?
Чем занять людей?
Что сделать, чтобы люди не скапливались?
Предложения:
1. Покупка электронного билета
2. Установить терминалы для печати электронных билетов
3. Электронная регистрация личности
4. Возможность использования QR- кода
5. Возможность подтвердить личность через госуслуги на сайте Останкино
6. Возможность использования электронных браслетов или магнитных карт
Предложения:
1.Подарочная карта
2. Платеж через SMS
3.PayPal на входе через терминалы
4.Возможность оплаты на сайте Останкино
4.Электронный перевод платежа
Предложения:
1.Сувенирная лавка
2.Установить банкоматы с кофе
3.Электронные табло с трансляцией истории и значимых событий башни Останкино
4.Установить афишу с медийными личностями для возможности сфотографироваться
Предложения:
1.Экскурсия краткий гид
2.Фотографии в рамочке с изображением башни Останкино, фото магниты. Или иные услуги видеооператора.
Предложения:
1.Терминалы оплаты на выходе
2.Продумать анимацию на улице сразу после выхода
3.Фотосессия на улице
4.Потоки вход и выход должны быть разделены
5. Ограничение по времени пребывания с возможностью продления.
Решите проблему: что предложить клиенту, приехавшему на Останкинскую башню, если ничего не видно из-за плохой погоды?
Предложения:
- Создать изображение с помощью цифровых проекторов. Производить демонстрацию записанного ранее вида с башни. Можно с помощью компьютерных технологий добавлять эффекты 3 D и 5 D технологий.
- Когда плохая погода и нет видимости, можно организовать и предложить гостям экскурсию по телебашне. Например, пройти посмотреть павильоны, где снимают программу «Вечерний Ургант» и т.д.
- Скидку на посещение ресторана.
Задание к теме 8 – Процессный офис
- План оптимизации бизнес-процессов организации.
Процесс |
Экономический эффект |
Решение |
Ответственный |
Дата оптимизации 2021 год |
Продажи |
Увеличить производительность на 10 % |
Автоматизировать рутинные процессы и передача информации следующему участку. |
IT директор |
40 неделя |
Создать шаблоны и варианты сценариев продажи товара для операторов. |
Директор по продажам |
14 неделя |
||
Создать шаблоны КП и презентаций товара. |
Директор по маркетингу |
14 неделя |
||
Создать шаблоны работа с возражениями и ответы на электронные письма. |
Директор по продажам |
18 неделя |
||
Провести обучение топ-менеджеров. |
Директор по персоналу |
5 неделя |
||
Мероприятия по мотивации команды |
Директор по персоналу |
10 неделя |
||
Пересмотреть алгоритм согласования договоров. Исключить из цепочки руководителей верхнего уровня. |
Генеральный директор |
15 неделя |
||
Пересмотреть алгоритм согласования счетов. Прописать шаг предоставления скидки без согласования с руководителями верхнего уровня. |
Директор по аналитике |
10 неделя |
||
Снизить издержки за счет устранения повторов, ошибок. |
IT- Директор |
40 неделя |
||
Подобрать сотрудников на удаленную работу с других регионов.Для обслуживания клиентов в других часовых поясах. |
Директор по персоналу |
30 неделя |
||
Применить в компании лучшие практики |
Директор по аналитике |
47 неделя |
||
Закупки |
Уменьшить стоимость процесса на 10 % |
Сократить количество участников в согласовании КП от поставщика |
Коммерческий директор |
10 неделя |
Сократить процесс согласования договора/ контракта на закупку |
Финансовый директор |
20 неделя |
||
Создать сценарий оплата счета на закупку без согласования. |
Финансовый директор |
10 неделя |
||
Провести оптимизацию и логику построения бизнес-процесса закупок |
Генеральный директор |
20 неделя |
||
Автоматизировать процесс планирования запасов |
IT Директор |
40 неделя |
||
Внести электронный документооборот. Подписание документов на закупку с помощью ЭЦП. |
IT Директор |
20 неделя |
- Сформировать перечень проблем Вашей организации в привязке к карте бизнес-процессов.
Проблемы компании |
Ответственные |
Продажи |
|
|
Директор по маркетингу Финансовый директор |
Закупки |
|
|
Коммерческий директор Директор по маркетингу Финансовый Директор Генеральный директор |
Задание к теме 9 – Система внутреннего контроля
Таблица 6 – Анализ операционных рисков для выбранного бизнес-процесса
Процесс/Продажи - функции |
Операционные риски |
Оценка убытка, баллы от 1 до 3 |
Частота риска, баллы от 1 до 3 |
Контрольная процедура для 5 выбранных рисков |
Свидетельство контроля (для 5 выбранных рисков) |
Обработка заказов |
Ошибки при вводе в ИС – НСИ |
3 |
1 |
Повторный ввод |
Подписанная спецификация от клиента |
Внесение заказа в ИС |
Не размещения заказа/ потеря заказа |
3 |
1 |
Обработка заказов через CRM систему |
Заявка на отгрузку |
Выставление счета на оплату |
Не верно указана стоимость товара |
3 |
2 |
Формирование заказа в ИС на основании прайс листа контрагента |
Подписанная спецификация от клиента |
Выставление счета на оплату |
Не верно выбранная номенклатура |
3 |
2 |
Формирование заказа в ИС на основании прайс листа к уникальности контрагента |
Подписанная спецификация от клиента |
Выставление счета на оплату |
Большая дебиторская задолженность |
3 |
3 |
Настройка лимита суммы задолженности в ИС |
Формирования стоп-листа на отгрузку |
Выставление счета на оплату |
Скачек роста курса валюты |
3 |
2 |
Создание диапазона шаг % роста - % повышения цены |
Счет на оплату |
Заявка на отгрузку |
Отгрузка товара без подписанного договора |
1 |
1 |
В ИС статус «Договор подписан» |
Контроль и сверка по договорам |
Подготовка к отгрузке |
Отказ от заказа |
3 |
1 |
Внесение предоплаты |
Платежная ведомость |
Подготовка к отгрузке |
Отсутствие товара на складе |
2 |
1 |
Подтверждение наличия данного заказа от склада |
Заказ наряд |
Отгрузка товара |
Отгрузка товара без оплаты |
3 |
1 |
Первичные документы только после поступления платежа. |
Сверочная ведомость |
- Проектирование торгового центра (пассажа)
- Системный подход к менеджменту (ООО «Спортмастер»)
- Архитектура - искусство проектировать и строить здания, сооружения и их комплексы
- Договоры в коммерческой деятельности (Понятие и значение системы гражданско-правого договора)
- Цветопередача и сущность картины И.И.Машкова «Синие сливы»»
- Реализация собственного стартапа в области инновационного предпринимательства (ПРОЕКТ РЕАЛИЗАЦИИ СТАРТАПА)
- Малые предприятия: преимущества, недостатки, перспективы развития
- Проектирование блокированного каменного дома на четыре семьи
- Порядок и значение государственной регистрации субъектов корпоративного права
- Финансовые ресурсы предприятия
- Рестайлинг айдентики театра или музея
- Основы выставочно-ярмарочной деятельности