Особенности коммуникаций в организации

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Коммуникации – это устойчивая связь между участниками управленческого процесса, представляющая собой взаимозависимость этапов работы с информацией, основанная на обратной связи и направленная на достижение целей организации.

Актуальность темы заключается в том, что роль коммуникаций неоспорима как на малых фирмах, так и в крупных компаниях и корпорациях. От действенности коммуникационных связей и реакций зависит будущее не только предприятия, как хозяйствующей единицы на рынке, но также и людей, функционирующих на данном предприятии, а на глобальном уровне и благосостояние всего государства в целом. Коммуникации имеют большое воздействие на действенность управления компанией и на ее работу в целом. Безусловно, что, если люди не в состоянии обмениваться информацией, они не сумеют работать вместе, обозначать цели и добиваться их.

Действенная коммуникация очень важна для преуспевания организации. Решение большинства административных вопросов основано на прямом взаимодействии людей (начальника с подчиненным, подчиненных друг с другом) в рамках всевозможных ситуаций.

Межличностная коммуникация считается наилучшим способом обсуждения и ответов на проблемы, которые отличаются неопределенностью и двусмысленностью.

Цель данной работы – проанализировать особенности коммуникаций в организации.

Задачи:

1. Рассмотреть коммуникации в организации: сущность, современные технологии и типы связей;
2. Раскрыть особенности коммуникаций в организации;
3. Выявить проблемы коммуникации в организации и способы их предупреждения.

Предметом исследования является управление организацией.

Объект исследования: особенности коммуникаций в организации.

В работе использованы труды российских и зарубежных авторов, интернет ресурсы, статьи из периодических изданий.

Курсовая работа состоит введения, двух глав, заключения, списка литературы и приложения.

1. Коммуникации в организации: сущность, современные технологии и типы связей

1.1 Сущность процесса коммуникации

Коммуникационный процесс – это обмен информацией между двумя или более людьми.

Основная цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации, представляющей предмет обмена, т.е. сообщений. Но при этом сам факт обмена информацией не может гарантировать эффективности общения принимавших в них участие людей. Люди сами сталкивались с вариантами малоэффективного обмена информацией с друзьями, семьей, сотрудниками на работе. Для того, чтобы лучше воспринимать процесс обмена информацией и обстоятельства его эффективности, нужно иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее человек.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента.

1. Отправитель, лицо, генерирующее идеи, либо собирающее информацию и передающее ее.

2. Сообщение, информация, закодированная с помощью символов.

3. Канал, средство передачи информации.

4. Получатель, адресат, которому направлена информация и которое интерпретирует ее.

Во время обмена новостью отправитель и получатель проходят разные этапы. Их задача – использовать канал для его передачи так, чтобы обе направления взяли в прок и поделили исходную идею. Это тяжело, так как этот временной промежуток является одновременно точкой, в какой логический подтекст, возможно, искажен или до конца утрачен.

Обмен новостью наступает с формулирования идеи или подбора коммуникационных данных. Отправитель решает, какую нужную идею или известие нужно сделать предметом обмена.

Кит Дэвис подчеркивает: «Неудачное известие не будет лучше на глянцевой бумаге либо от повышения с увеличением мощности громкоговорителя. Лозунг этапа – «не начинайте с беседами выговаривать, не начав думать». Чтобы проводить обмен эффективно, он должен принять в расчет различные факторы. Например, управляющий, который хочет обменяться данными об оценке результатов работы, обязан четко вникать в то, что идея заключается в том, чтобы объяснить подчиненным определенную идею о их сильных и слабых сторонах и о том, как можно усовершенствовать итоги такой их работы [4, с.12].

Идея не может заканчиваться неясными общими похвалами или критикой поведения подчиненных. Управляющие, небрежно перебрасывающиеся информацией, могут функционировать неудачно, потому что по отношению к ним подобным образом действует высшее руководство.

Кодирование и выбор канала.

Процесс трансформирования идеи в воззвание, которое подлежит передаче и кодирование в коммуникационном процессе должно начинаться с выбора конструктивных порядков кодовых символов. Умение в разговоре писать, жестикулировать, позировать играет огромную роль в возможности отправителя кодировать передаваемую идею. Система шифровки должна быть известна получателю. В качестве конструктивных порядков кодовых знаков могут выступать:

• речевые системы, основой которых служит устная речь;

• системы письма;

• знаки телодвижений;

• язык жестов;

• видеосистемы;

• звуковые системы (например, азбука Морзе) и др. [7, с.85].

Вследствие кодирования появляется обращение. В данном случае отправитель надеется, что обращение воспримется соответственно заложенному в него смыслу.

На следующем этапе отправитель употребляет канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) адресату. Речь идет о физической передаче сообщения, которую некоторые люди по ошибке принимают за процесс коммуникаций. В то же время передача становится лишь одной из главнейших стадий, через которые следует пройти для того, чтобы сообщить идею другому лицу [3, с.11].

Для того, чтобы процесс коммуникации был окончен, передаваемый блок информации должен быть раскодирован так, чтобы быть доступным для получателя. Любой принимающий интерпретирует (декодирует) передаваемый блок информации с точки зрения своего предыдущего опыта и представлений. Чем скрупулезнее дешифрируется передаваемый блок информации, тем эффективнее коммуникация.

Среди имеющихся коммуникационных сетей для групп различной численности имеется возможность выделить четыре основных типа сетей: колесо, цепь, круг, сложный круг. Сосредоточенность информационных контактов сопряжена со степенью свободы субъектов – участников коммуникации. Свобода субъектов намного выше в конфигурациях без центра.

Формальная, централизованная иерархия владеющие властью, при которой подчиненные контактируют в общении вместе лишь через собственного управляющего, показана с представлением в сетях типа «колесо». Одно лицо занимает расположенное центрально пространство в корпоративной команде и большая масса участников той самой группы при определении собственного взгляда сориентированы на центр. Это связано с лидерскими функциональными особенностями лица, находящегося в центральной части «колеса», его способностями оказывать эффективное общественное воздействие на иных участников группы. Оно еще связано с обязанностью отвечать за передачу инфы и принятие конечных окончательно принятых заявлений.

Если члены группы объединены между своими членами, как звенья одной цепи, в какой-то из них практически одобряет, поддерживая контакт с кем-то одним, то это сеть типа «цепочка».

В сетях типа «круг» члены группы имеют все шансы коммутировать лишь тех, кто расположен рядом с ними. Примером вполне децентрализованных групп являются «всеканальные» сети, которые употребляются тогда, когда необходимо содействие отношению всех участников в решении непростых задач. Такой подход именуют ещё раскрытыми коммуникациями [9, с.15].

Характер взаимной зависимости трудовых нагрузок в группе или организации предопределяет тип действенной коммуникационной сети. Простая взаимозависимость допускает употребление централизованных сетей. Сложная взаимозависимость выдвигает требования «командного» подхода к построению коммуникационных сетей.

Коммуникации имеют большую величину подтекста логичного для успеха формирований, на коммуникации управляющие начальники растрачивают от 50 до 90% времени, но, исследования по выбору показали, что примерно 70% руководителей считают коммуникации основным и главным препятствием на пути достижения эффективности их организациями [4, с.8].

По данным зарубежных исследований эффективность горизонтальных коммуникаций доходит 90%, вертикальных – 20–25%. Таким образом, исполнители могут выполнять свои функции, имея в своем распоряжении лишь пятую часть назначенной им информации. Малая эффективность вертикальных (как восходящих, так и нисходящих) коммуникаций свидетельствует о том, что бригадир, уходя из кабинет руководителя предприятия, выносит только 30% информации, а начальник цеха – около 40%. Коммуникации снизу-вверх еще более неэффективны, так как до начальства доходит не более 10% информации. Это свидетельствует о том, что не используется весь потенциал в организации коммуникаций [3, с.11].

Российские руководители выделяют 10 заповедей успешной коммуникации.

1. Перед коммуникацией следует четко определять идеи, внедряемые в послание.

2. Проанализировать истинную цель каждой коммуникации.

3. Проанализировать всё физическое и человеческое окружение при любой коммуникации.

4. Проконсультироваться с другими людьми при планировании коммуникации.

5. Обратить внимание на интонацию и основное содержание сообщения.

6. Воспользоваться возможностями, когда они представляются, включить в сообщение что-либо полезное и ценное для его получателя.

7. Всегда держать в поле зрения то, как действует коммуникация.

8. Устанавливать коммуникацию не только на сегодня, но и на завтра.

9. Добиться того, чтобы дела установки не противоречили словам.

10. Учиться умению слушать другого [6, с.11].

1.2 Современные технологии осуществления коммуникационных процессов

Информационная технология – это совокупность методов и средств сбора, передачи, обработки, хранения и выдачи информации потребителям с помощью средств компьютеризации и коммуникаций или без таковых. Базовые информационные технологии: – текстовые процессоры, гипертексты – табличные процессоры – графические процессоры – системы управления базами данных – экспертные системы – мультимедиа – web – технология Интегрированная информационная система – открытый комплекс программно-аппаратных средств, поддерживающий бизнес-процессы и объединяющий данные, функции и процессы.

Наиболее мощными в настоящее время являются ERP – системы, предназначенные для планирования потребностей в производственных ресурсах (материальных, трудовых, финансовых, энергетических и т.д.). Отличительная черта этих конструктивных порядков – возможность планирования денежных издержек на проектные разработки обновления оснащения и инвестиций в производственное изготовление, предоставление обладателям высших мест управления коммуникационных данных, неизбежно подходящей для формирования твердо уверенных заявлений [7, с.125]. В практике управления обширное с передачей распределение приобрели следом идущие программные конструктивные порядки, интегрируемые в пределах рамок справочно- уведомительных конструктивных порядков в одно единое: CRM модульный отсек, специализирован для выполнения обязанностей маркетинга и реализована. Он анализирует новостной материал о продвижении продуктовых изделий и служб организации на рынок и о положении потребности на продукцию, получит согласие с клиентами временные отрезки и состояния снабжения продукции, выслеживает процесс хода гарантийного обслуживания продукции в процессе её использовании. SCM – управление цепочками снабжений, выслеживает новостной материал о положении отгрузки сырья, вещественных истин и совсем готовой продукции. SRM – специализированный модуль для реализации функции снабжения, осуществляет поиск поставщика, получит согласие временные отрезки и состояния закупки сырья, материалов.

1. Сократить время получения информации (то есть свести к минимуму задержки в получении информации из-за ее возможной недоступности, из-за почты, из-за отправления информации по неправильному адресу или просто по причине выходного дня в компании). 2. Ликвидировать излишнюю и повторяющуюся работу (ненужные задания типа перепечатывания и нудная сортировка и поиск документов).

3. Оптимизировать использование человеческих ресурсов (для заданий, требующих рассуждения, инициативы, оценки). Значительное влияние на производственную и экономическую деятельность организации оказывают внешние факторы. Основные из них связаны с воздействием рынка. Так, спрос, необходимые состояния потенциальных пользователей к производимым изделиям, вероятно дозволительной вероятности конкурирующих предприятий в выпуске сходной аналогичной продукции, состояния поставщиков сырья, вещественных истин, составляющих комплекцию изделий, вероятно дозволительной вероятности и необходимые состояния вкладчиков инвестиций определяют экономическое состояние компании. Внешняя общественная среда заключает в себе экономические условия, социальную конструкцию общества, систему образование дающего воспитания и подготовки сотрудников, психологическое состояние населения, технологические системы различных видов деятельности [9, с.25].

Внешние факторы в области экологии – законодательные и нормативные экологические требования. Соответствующее влияние на производственную деятельность организации оказывают факторы государственного и муниципального воздействия в части законодательных условий их деятельности. В широком смысле понятие «организация» применяется к биологическим, социальным и к техническим объектам. В научных работах понятие «организация» определяется как:

• внутренняя упорядоченность, согласованность, взаимодействие более или менее дифференцированных и автономных частей целого;

• совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого;

• объединение людей, совместно реализующих программу цели действующих на основе определенных правил и процедур.

В этих определениях выделяются три уровня организаций: структурный, процессуальный и социально-психологический. Поэтому в деятельности организации, в особенности сложной, повышающая важность в наше время получает полный экспертный анализ всех наборов ингредиентов и динамики наружной среды и реализация на той самой базе хода процесса формирования дела стратегического планирования, на свет рождённого для соблюдения порядка обстоятельств, наружных по отношению к предоставленной организации, с первостепенной функцией определения масштабов, действующих на данный момент вероятно допустимых шансов и угроз. Коммуникация как организационный ход формирования хода процесса формирования дела является по главному главным в основном ходом формирования хода процесса формирования дела дел при решении той самой задачи [4, с.23]. С имеющимися и вероятными потребителями организации сообщаются с поддержкою рекламы и иных программных разработок продвижения продуктов на рынок.

В сфере причастностей к близким связям с совместным объединением, во-первых, внимание уделяется с созданием сотворению определенного вида, «имиджа» организации на местном, общенациональном либо интернациональном уровне. Для координации задач и событий между обилием дочерних отделений организации требуется замен новостью между ними. Поэтому инсталлируются ручьи инфы между подразделениями по горизонтали. Так координируется проявление инициативы рабочих групп по выдерживанию порядка за издержками, рассредоточению возможных резервов, по новизне свежим известным способам производства, сбыту продукции [7, с.211].

Руководители разных дочерних отделений информируют друг и друг дружку о по ходу внедрения новейшей техники. Кроме координации событий горизонтальные коммуникации содействуют установлению равноправных взаимоотношений меж подразделениями, что позитивно отражается на работе всей организации. Внутренняя среда организации формируется в соответствии, во-первых, с целями и задачами организации, во-вторых, с ресурсами организации. Внутренняя среда состоит из структур, состояние которых в совокупности определяет тот потенциал и те возможности, которыми располагает организация.

Эти структуры реализуют следующие цели и задачи:

• кадровая структура — взаимодействие менеджеров и рабочих, обучение и продвижение кадров, оценка результатов труда и стимулирование, создание и поддержание отношений между работниками;

• организационная структура — коммуникационные процессы, организационные структуры, нормы, правила, процедуры распределения прав и ответственности, иерархия подчинения;

• производственная структура — изготовление продукции, снабжение и ведение складского хозяйства;

• маркетинговая структура внутренней среды — стратегия ценообразования, стратегия продвижения продукта на рынках, выбор рынков сбыта и систем распределения;

• финансовая структура включает в себя процессы, связанные с обеспечением эффективного взаимодействия.

Внутренняя среда пронизана организационной культурой, которая может либо способствовать тому, что организация выступает сильной, устойчиво выживающей в конкурентной борьбе структурой, либо ослаблять организацию, не давая ей успешно развиваться даже при высоком уровне технического и финансового потенциала. Организациям приходится подчиняться муниципальному регулированию и наполнять в той самой связи обширные письменные доклады. В собственных каждогодних отчетах каждая брендовая организация передает в известии коммуникационные данные по финансам и маркетинговому ходу, а еще приводит известия о личном размещении, возможных реальностях карьеры, льготах и т.п. Это лишь немногие примеры из способов реагирования организации на деяния и причины наружного окружения. Обсуждения, собрания, телефонные дискуссии и переговорные беседы, служебные записки, видеоленты, доклады и т.п., циркулирующие внутри организации, часто становятся воздействием возможной вероятности либо проблемы, создаваемые внешним окружением.

1.3 Типы связей коммуникации в организации

Существуют различные типы связей:

вертикальные и горизонтальные;

линейные и функциональные;

формальные и неформальные [14] (приложение А).

Вертикальные связи соединяют иерархические уровни организации. Они формализованы, отражают распределение полномочий и служат для передачи отчетов и распоряжений.

Горизонтальные связи – это связи между равными по положению в иерархии частями организации. Их основная задача – повышение эффективности взаимодействия.

Линейные связи – это отношения, в которых осуществляется прямое руководство (сверху вниз).

Функциональные связи имеют совещательную природу и направлены снизу вверх.

Формальные связи – это связи, регулируемые принятыми в организации процедурами.

Неформальные связи усиливаются, когда формальные связи не выполняют своей роли. Преобладание неформальных отношений в большинстве случаев тормозит достижение целей организации. Российская бизнес-коммуникация отличается от западной значительным превосходством неформальной стороны.

2. Особенности коммуникаций в организации: проблемы, способы предупреждения и их совершенствование

2.1 Внутрифирменные коммуникации в организациях

Информация перемещается внутри организации с одного уровня на другой уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Информация может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменениях приоритетов, конкретных заданиях, подходящих процедурах и т.п. Кроме обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность. Бесспорным компонентом коммуникаций в учреждении считаются отношения между руководителем и подчиненным. Исследования показывают, что 2/3 этой деятельности осуществляется между управляющими и управляемыми [4, с.23].

Многие разновидности обмена информацией между руководителем и подчиненным связаны с:

прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов;

обеспечением вовлеченности в решение задач отдела;

обсуждением проблем эффективности работы;

достижением признания и вознаграждения с целью мотивации;

совершенствованием и развитием способностей подчиненных

сбором информации о назревающей или реально имеющейся проблем;

оповещением подчиненного о предстоящем изменении;

получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложения

Поскольку подчиненные объединены в рабочие группы, то коммуникации с руководителем считаются важным компонентом для достижения действенности управления [3, с. 32].

Участие в обмене данными с каждым членом рабочей группы дает возможность выработать более корректные отношения группы с руководителем, а руководителю – намного активнее привлекать подчиненных к делам организации. В обмене информацией между руководителем и подчиненным имеет место обмен между начальником и его работниками.

Коммуникации с рабочей группой в основном дают возможность руководителям повысить результативность действий группы. Так как в обмене принимают участие всё члены группы, практически каждый имеет возможность подумать о принципах преимущества отдела, о грядущих конфигурациях и вероятных их последствиях для того, чтобы достичь желанного результата

Типичная информация, которая передается по каналам распространения слухов, это:

• ожидаемое сокращение производственных рабочих;

• новые меры по предписаниям за опоздания;

• перемены в устройстве организации;

• будущие передвижения и повышения;

• детальное изложение спора двух руководителей на последнем совещании;

• кто кому назначает свидания в конце работы [4, с.13].

Устный разговор остается самой часто встречаемой методикой коммуникации. “Чтобы вас поняли, маловато иметь неплохую дикцию. Вы обязаны ясно обдумывать, что намереваетесь заявить. Кроме этого, вы обязаны выбрать такие словосочетания и фразы, которые помогли-бы понять вашу задумка в точности. Если человеку предстоит выступить перед большой публикой, он выражает для себя тезисы либо по-другому готовится к докладу. Но в обычной жизни устная коммуникация выдвигает требования спонтанности, и это может вызвать у гражданина тревогу, нерешительность и, возможно, испуг. Работу над устным разговором можно начать вширь, с увеличением словарного вероятного запаса. Если вы ясно представляете себе, что непосредственно хотите сказать и ваш словарный запас позволяет, то вы наверняка сумеете точно выразить свою мысленную задумку и предотвратите вероятные недоразумения” [7, с.300].

По значимости в межличностных коммуникациях важна передача коммуникационных данных от одного лица к другому [9, с.37].

Исследователи акцентируют внимание на следующих основных характеристиках действенной обратной связи:

• Намерение: действенная обратная связь не может производиться в форме личных нападок, унижающих чувство достоинства или затрагивающих репутацию человека;

• Конкретность: получатель должен обеспечиваться конкретной информацией, после которой не возникают вопросы и человек не попадает в ситуацию фрустрации, не зная, что делать;

• Описательность: информация должна носить описательный, а не оценочный характер, содержать объективные сведения о том, что сделал человек, а не оценку его деятельности;

• Полезность: информация должна быть такой, чтобы работник смог ее использовать для улучшения своего труда, так как сам по себе работник не может что-либо исправить;

• Своевременность: чем быстрее воплощается оборотная связь, тем лучше, потому что сотрудник имеет возможность вернее вникнуть, что от него требуется;

• Готовность: для того чтобы обратная связь была эффективной, необходимо, чтобы работники были готовы ее поддержать;

• Ясность: реципиент должен ясно понимать руководство,.но при этом и руководитель должен стремиться быть понятым;

• Достоверность: чтобы обратная связь была эффективной она должна быть надежной и достоверной.

Ситуация или проблема только усложняются, если руководитель оперирует неверной информацией, подчиненный может счесть, что к нему относятся предвзято и несправедливо. Правило искажения: продвигаясь по инстанциям снизу-вверх, информация искажается. Желательно обеспечение обратной связи в коммуникационном процессе. Обратная связь дает возможность начальнику определить насколько эффективны его коммуникации и «уточнить передаваемый блок информации» в будущих коммуникациях. [3, с.18].

Психологи считают, что известие, посланное на языке тела, действует на собеседника по дискуссии мощнее, чем вербальное. Например, в курьезном инциденте если граждан через слезы станет убеждать: «У меня всё отлично!», то они быстрее поверят его слезам, чем сочетаниям слов и фразам. 55% известий принимается через выражение лица, позы и жесты, 38% – через интонации и модуляции голоса и лишь 7% - сочетаниям слов и фразам.

Столь же информативна одежда, она передает информацию находящимся вокруг о настроении, темпераментных впечатлениях и осмысленных действиях гражданина.

Различают 4 зоны межличностного общения.

Зона интимного общения: от полметра до непосредственно прямого телесного контакта. На таком расстоянии, как правило контактируют влюблённо, близкие давшие жизнь детям, слишком близкие друзья.

Зона личного общения: от 0,5 м до 1,5 м. Границы этой зоны различны для различных ситуаций. Как правило, на таком расстоянии контактируют знакомые компаньон и товарищ.

Зона незначительно-показательного общения: от 1,5 м до 3 м. На таком расстоянии, как правило, ведутся деловые, а еще случайные и малозначимые беседы.

Зона публично общественного общения: более 3 м. Если большом зале слушают выступление оратора, то можно сказать, что вы попали в ситуацию публично общественного общения. Пространство, отделяющее вас от выступающего, и является зоной публично общественного общения.

Главное значение в общении получает «обратная связь» – т.е. информация, содержащая некую реакцию на поведение партнеров по общению. Цель обратной связи заключается в оказании помощи другим гражданам в осмыслении того, как понимают их поступки, как они влияют на поведение. Имеются некоторые правила, которые могут поднять эффективность обратной связи в ходе общения.

Перечислим некоторые правила, которые нужно знать каждому руководителю, который в процессе своей работы сталкивается с людьми: подчиненными, коллегами, вышестоящими начальниками [6, с.24]:

• В замечаниях, которые вы выкладываете, следует затрагивать не личность, а качества поведения вашего партнера.

• Нужно больше говорить о наблюдениях, а не о заключениях. Наблюдения – это то, что видели и слышали, а заключения – это интерпретация, оценки, суждения руководителя. Не надо создавать впечатление, что выводы руководителя являются отражением объективной реальности.

• Не стоит высказываться в форме оценок, они не помогают лучшему пониманию в процессе общения.

• В ситуациях, которые имели место, необходимо сосредоточить внимание на поступках недавнего времени, а не далекого прошлого.

• Следует давать как можно меньше советов. Лучше высказывать свои наблюдения, делясь информацией и мыслями с партнерами.

• Бессмысленно критиковать особенности поведения или личности партнера по общению, на которые нет возможности повлиять.

• Для передачи нужной информации партнеру следует выбрать подобающую ситуацию и адекватную форму ее передачи.

2.2 Совершенствование коммуникаций в организациях

Для улучшения организационных коммуникаций руководители на всех уровнях организаций должны представлять собственные потребности в информации, своих начальников, коллег, подчинённых. Руководитель должен уметь оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей и других потребителей информации в организации. Руководитель должен стараться определить, что такое «слишком много» и «слишком мало» в информационных обменах. Информационные потребности в большей степени зависят от целей руководителя, принимаемых им решений и характера показателей оценки результатов его работы и его отдела и подчинённых.

Регулирование информационного потока является лишь одним примером из числа действий руководителя по совершенствованию обмена информацией. Имеются и другие, например, руководитель может практиковать короткие встречи с одним/несколькими подчинёнными для обсуждения грядущих перемен, новых приоритетов, распределения работы и т.п.

Руководитель может по своему усмотрению предпочесть вариант периодических встреч с участием всех подчинённых для рассмотрения тех же вопросов.

Подчинённый может предпринимать подобные шаги, добиваясь по своей инициативе контакта с руководителем или коллегой.

Все эти примеры являются сутью отображения ролей контролера, распределителя и источника в информационном процессе.

Планирование, реализация и контроль, формируют дополнительные возможности управленческого действия в направлении совершенствования информационного обмена. Обсуждение и прояснение новых планов, вариантов стратегии, целей и назначений, которые необходимы для более эффективной реализации намеченного, контроль хода работ по плану-графику, отчёты по результатам такого контроля – это дополнительные действия, подвластные руководителю.

В той же мере, в какой обратная связь может способствовать совершенствованию межличностного обмена информацией, могут действовать и системы обратной связи, создаваемые в организации. Такие системы составляют часть системы контрольно-управленческой информационной системы в организации.

Одним из вариантов системы обратной связи является перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения определённых вопросов.

Опрос работников – ещё один вариант системы обратной связи. Такие опросы можно проводить с целью получения информации от руководителей и рабочих по сотням вопросов.

Системы сбора предложений разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все работники получают при этом возможность генерировать идеи, которые касаются совершенствования любого аспекта деятельности организации. Целью подобных систем является снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу-вверх.

Этот вариант не слишком эффективен, так как часто отсутствует механизм подтверждения факта рассмотрения предложений как и стимулирование работников, чьи предложения пошли организации на пользу.

Последние достижения в области информационной технологии могут способствовать совершенствованию обмена информацией в организациях. Персональный компьютер уже оказал огромное воздействие на информацию, которую руководители, вспомогательный персонал и рабочие рассылают и получают. Электронная почта даёт работникам возможность направлять письменные сообщения внутри/вне организации. Это уменьшает традиционно неиссякаемый поток телефонных разговоров. Кроме того, электронная почта – эффективное средство связи между людьми, находящимися в разных конторах, разных городах, в разных странах.

Последние нововведения в системах телефонной связи позволяют одному человеку направить несколько сообщений разным людям, а затем позвонить и получить ответы на исходные сообщения. В ходе видеоконференций люди, находящиеся в разных местах, обсуждают всевозможные проблемы.

Понимание процесса межличностного обмена информацией и методов совершенствования умения общаться должно способствовать росту эффективности управленческой деятельности. Существует ряд способов, которые можно использовать для повышения отдачи межличностных коммуникаций:

прояснить свои идеи перед началом их передачи;

быть восприимчивым к потенциальным семантическим проблемам;

следить за языком собственных поз, жестов и интонации;

излучить открытость;

добиться установления обратной связи.

В дополнение к межличностным контактам: управляющий должен иметь представление о преградах на пути обмена информацией в организации и методах совершенствования такого обмена.

Обмен информацией в организации можно улучшить, создав системы обратной связи, регулируя информационные потоки, предпринимая управленческие действия, способствующие формирование восходящих и боковых ветвей информационного обмена, развёртывая системы сбора предложений, печатая материалы информативного характера для использования внутри организации и применяя достижения современной информационной технологии.

2.3 Проблемы коммуникации в организации и способы их предупреждения

Для возникновения проблем в коммуникациях необязательно наличие нескольких уровней иерархии и длинной цепочки делегирования. Проблемы могут возникнуть даже в очень небольшом коллективе. В этом случае проблемы будут только во внешних коммуникациях: с подрядчиками, поставщиками, клиентами и т.д.

Каковы же основные причины возникновения проблем коммуникации в организации?

Одной из важнейших причин недооценки важности коммуникаций является не столько непосредственно недооценка, сколько простой психологический фактор: людям часто свойственно ожидать, что их деятельность, мысли, действия, решения известны всем окружающим, потому что они известны им самим. В результате в организациях часто может наблюдаться ситуация, когда сотрудники искренне удивляются тому, что, кто-то начинает по второму разу делать уже сделанную ими работу и др.

Для предотвращения этой причины руководителю необходимо формировать командный дух в организации. Для этого необязательно прибегать к модной ныне «командной работе», поскольку далеко не все люди относятся положительно к этому, многие любят работать максимально автономно и самостоятельно. В любом случае, важно, чтобы каждый сотрудник понимал, что его деятельность, его решения влияют как на его ближайших коллег, так и на всю организацию в целом. Это приводит к пониманию важности отчетности о своей деятельности перед руководителем не только с целью контроля, но и с целью информирования, координации деятельности. Руководителю, в свою очередь, необходимо создать условия для доведения важной информации о деятельности каждого отдельного сотрудника до всех служащих в организации. Важно для сотрудника поддерживать и горизонтальные связи, ставя в известность о своей деятельности тех сотрудников, кого эта деятельность может затронуть прямо или косвенно.

Другой причиной является неумение руководителя скоординировать работу подчиненных, неумение управлять информацией и информационными потоками. В этой связи изучение руководителем информационного менеджмента является очень важным для понимания процессов управления информацией, получаемой от сотрудников организации и из внешней среды.

Важность коммуникаций нельзя переоценить, однако возможно и такое. В этом случае фокус внимания сотрудников сосредоточен на взаимодействии друг с другом. Это приводит к тому, что коммуникации из инструмента достижения целей сами становятся целью, информация становится избыточной, вырастают временные затраты, что приводит к снижению эффективности в достижении основных целей организации.

Важна также проблема качества информации, ее достоверности. При передаче информации в той или иной степени всегда происходит ее искажение. Сначала на этапе трансформации мыслей в слова, затем на этапе трансформации слов в мысли другого сотрудника. Это обусловлено тем, что смысл каждого конкретного слова всегда определяется индивидуумом исходя из его собственного жизненного опыта, знаний, особенностей личности. В результате при передаче одного единственного слова неизбежно возникают искажения восприятия. Устранить данную проблему полностью невозможно, можно лишь попытаться максимально снизить ее влияние путем обсуждения «контекста» беседы. При этом необходимо максимально точно договориться об используемых понятиях и что именно каждый из участников взаимодействия понимает под тем или иным словом. В сложных ситуациях желательно использование обратной связи. Например, в виде вопроса «Правильно ли я тебя понял?» Имеет смысл повторить услышанное от собеседника своими словами. На этом этапе часто может выявиться, что собеседник хотел сказать совсем другое.

Последствиями проблем в коммуникациях:

нарушается координация деятельности организации, страдает планирование деятельности. Работа, выполненная одним сотрудником, может быть повторно выполнена другим.

страдает имидж организации, что косвенно или напрямую влияет на прибыльность, эффективность деятельности, а значит – и на устойчивость организации. Например, один сотрудник получает определенную информацию от внешней организации. В случае, если с этой же организацией будет взаимодействовать второй сотрудник и начнет запрашивать ту же самую информацию – это будет восприниматься внешней организацией однозначно отрицательно.

затрудняется адаптация новых сотрудников. Гораздо больше времени ими тратится на понимание процессов, происходящих в организации, на выяснение ответственных лиц. Не говоря о том, что при отсутствии должного информирования уже работающие в организации сотрудники могут даже не знать о появлении нового сотрудника.

Эффективность коммуникаций и результаты деятельности организации связаны напрямую, что подтверждается исследованиями, проведенными среди сотрудников западных компаний.

Для предотвращения проблем должны соблюдаться следующие условия:

каналы связи должны быть точно определены и известны всем;

линия коммуникации должна быть максимально прямой и короткой;

компетенция сотрудников, образующих коммуникативные центры, должна быть адекватной;

должна быть предусмотрена защита от перебоев в коммуникациях.

Одним из средств предотвращения проблем в коммуникациях является внедрение системы внутренних коммуникаций (СВК).

В.А. Мельман предлагает схему создания эффективной СВК из семи основных этапов [14]:

необходимо провести диагностику существующей системы коммуникаций. Например, выяснить, проводятся ли собрания, есть ли корпоративный сайт, информационная рассылка, понять, через кого и как быстро распространяются слухи, проводится ли в компании анкетирование, обучение;

создание единого информационного пространства, разработка стандартов СВК;

внедрение этих стандартов;

укрепление лояльности персонала;

мониторинг работоспособности системы;

оценка ее эффективности;

принятие мер по ее улучшению.

Инструменты повышения эффективности СВК делятся на 4 основных вида:

информационные (корпоративный сайт, информационная рассылка);

аналитические (анкетирование);

коммуникативные (тренинги, мероприятия);

организационные (совещания, выступления руководства).

Большинство компаний используют не больше двух групп инструментов одновременно, в то время как для построения эффективной системы рекомендуется использование инструментов каждой группы.

Созданию единого информационного пространства в компании и ускорению процесса адаптации новых сотрудников способствует внедрение «корпоративных правил». В них должна быть отражена вся информация, необходимая сотрудникам: стандарты переписки, переговоров, требования к внешнему виду, структура компании, правила пользования документами, порядок выплаты зарплаты. Необходимо одновременное использование внутреннего сайта, где может быть размещена вся важная информация об организации, новых сотрудниках и др.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Одно из условий существования организации – наличие связей между сотрудниками. В основе таких связей лежит процесс коммуникации. Эффективные коммуникации – это необходимое условие успешного функционирования организации. Знание причин проблем в коммуникациях крайне важно для построения системы эффективных коммуникаций и предупреждения возможных проблем.

Изучив особенности коммуникаций в организации можно сделать следующие выводы:

1. Значение информации и коммуникации на современном этапе постоянно возрастает. Время и технический прогресс диктует свои правила, с которыми необходимо соглашаться.

2. Знание и умение правильно использовать все приемы коммуникаций в значительной мере помогает руководителю приблизиться к решению основной задачи – получению прибыли.

3. Между организацией и ее окружением, между выше и ниже расположенными уровнями, между подразделениями организации необходим обмен информацией. Руководители связываются напрямую с подчиненными, будь то индивиды или группы.

4. Различия в восприятии являются распространенной преградой на пути обмена информацией, так как люди реагируют только на то, что воспринимают. Если у них разные системы ценностей и предпочтений, то они будут воспринимать и интерпретировать информацию по-разному.

5. Руководитель может повысить эффективность межличностных обменов, проясняя идеи для того, как сообщать их, учитывая возможные различия – семантики и восприятия, – представляя значение языка поз, жестов и интонаций, поощряя формирование обратной связи.

6. Обмен информацией в организации можно улучшить, создав режим обратной связи, регулируя информационные потоки, предпринимая управленческие действия.

Одной из важнейших причин недооценки важности коммуникаций в организации является психологический фактор: людям часто свойственно ожидать, что их деятельность, мысли, действия, решения известны всем окружающим, потому что они известны им самим.

Руководителю необходимо формировать командный дух в организации. Для этого необязательно прибегать к модной ныне «командной работе», поскольку далеко не все люди относятся положительно к этому, многие любят работать максимально автономно и самостоятельно.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Волкогонова О.Д., Зуб А.Т. Управленческая психология: Учебник. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2015 г. (Профессиональное образование).

2. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник. – 3-е изд. – М.: Гардарики, 2014. – 656 с.

3. Майкл Мескон, Майкл Альберт, Франклин Хедоури. Основы Менеджмента. Москва: Издательство «Дело», 2016 г. – 492с.

4. Кабушкин Н.И. «Основы менеджмента». Новое знание – Минск 2009 г. – 336 с.

5. Романова А.Н., проф. ОдинцоваА.Ф., Информационные системы в экономике. Учебное пособие. – М.: Вузовский учебник, 2015 г. – 215с..

6. Лукичева Л.И. Управление организацией. - М.: Омега-Л, 2014. - 354 с.

7. Гапоненко А.Л. Стратегическое управление. - М.: Омега-Л, 2015. -388 с.

8. Магура М. Оценка работы персонала, подготовка и проведение аттестации //Управление персоналом. - 2012. – 24-27с.

9. Гойхман О.Я., Надеина Т.М. Основы речевой коммуникации: Учебник для вузов. - М.: ИНФРА-М, 2014 г.. - 272 с.

10. Горянина В.А. Психология общения: Учебное пособие. - М.: Академия, 2014. - 416 с.

11. Кузнецов Ю.В., Мелякова Е.В. Теория организации: Учебник для бакалавров. – М.: Издательство Юрайт, 2015. – 365 с.

12. Куницына В.Н. Межличностное общение: Учебник для вузов. - СПб.: Питер, 2013. - 544 с.

13. Мокшанцев Р.И. Психотехнология переговоров: Учебное пособие. - М., Новосибирск: Инфра-М, 2012. - 352 с.

14. Соколов А.В. Общая теория социальной коммуникации: Учебное пособие. - СПб.: Изд-во Михайлова В.А., 2015. - 461 с.

15. Коммуникации в организации. Причины проблем и способы их предупреждения, https://nauchforum.ru/journal/stud/1/18406 (Дата обращения: 01.05.2019г.)

Приложение А

Классификационная схема организационных коммуникаций