Первичные учетные документы

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Тема курсовой работы выбрана мною не просто так. Для нормальной деятельности любой организации важное значение имеет грамотное составление первичной документации. Правила заполнения и ведения первичной учётной документации должен знать каждый работник на предприятии и серьёзно относящийся к выполнению своих обязанностей.

Документы предприятия – это его основа, его история и своего рода «биография». Изучая документацию фирмы, можно восстановить произошедшие в ней события, обнаружить ошибки сотрудников, найти причины каких-либо несовпадений и неточностей в отчётах. Неправильное оформление учётных документов может привести к крайне неблагоприятным последствиям для организации. Следовательно, эти документы должны оформляться согласно определённым нормам и правилам, которые будут рассмотрены в моей курсовой работе.

Цели работы: дать определение первичные учетные документы; рассмотреть нормативные документы, регламентирующие применение первичных документов; структурировать ответственность за нарушение правил документального оформления первичных документов.

В своей работе я дам определение понятию первичных учётных документов, рассмотрю основы документооборота, определю классификацию и существующие формы документов, проанализирую нормативные документы, в соответствии с которыми ведётся учёт, а также укажу основные требования и правила составления документации.

1. Основы первичного учёта на предприятии

1.1 Понятие первичных учётных документов и их значение

Первичное наблюдение – первое, начальное звено в цепочке функционирования хозяйственного учёта. От того, как оно будет выполнено, зависят полнота и достоверность учётной информации, которую её пользователям подготовит бухгалтерия. Поэтому содержанию и подготовке первичного наблюдения уделяется большое внимание.

По результатам первичного наблюдения составляется документ.

Документ является основанием и подтверждением учётных записей. Все хозяйственные операции оформляются документами. Они служат первичными учётными документами. На их основании ведётся бухгалтерский учёт. Без документа нет бухгалтерской записи.

Документ (от лат. documentum – поучительный пример, свидетельство, доказательство) – письменное свидетельство с заполнением необходимых реквизитов, придающих ему доказательную юридическую силу.^[1]

Первичный документ (для бухгалтерского учёта) – это письменное свидетельство о совершении определённого хозяйственного факта (операции), имеющего юридическую силу и не требующего дальнейших пояснений и детализации.

В конце 19 - начале 20 в. бухгалтеры любили подчёркивать доказательную силу первичного документа, имея в виду его способность служить доказательством в суде. Эта функция первичного документа полностью сохранилась и в настоящее время.

Первичный документ содержит информацию, сведения, данные, зафиксированные на материальном носителе, которые имеют официальный характер и адресованы конкретному должностному лицу.^[2]

Первичный учётный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания. Первичный учётный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.^[3]

Формы всех первичных учётных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учёта. Это требование части 4 статьи 9 Закона «О бухгалтерском учёте».

В Законе «О бухгалтерском учёте» нет требования о применении стандартных форм первичных документов. Поэтому их применение, в большинстве случаев, необязательно начиная с 2013 г. Не будучи отменёнными, постановления Госкомстата, которыми были в своё время утверждены многочисленные унифицированные формы первичных документов, фактически утратили статус нормативных правовых актов, так как нынешнее законодательство не требует их применять.^[4]

Под первичными документами в бухгалтерском учёте понимают бумажные бланки, предназначенные для регистрации исходных данных. Считается, что каждая хозяйственная операция должна быть оформлена соответствующим первичным документом, а потому первичный документ является основанием всякой бухгалтерской записи.^[5]

Заполнять документы пастой красного или зелёного цвета не принято. Одной из причин является, например, то, что в бухгалтерской практике часто встречается выражение "записать красным". Это означает, что произведена сторнировочная запись (то есть записанные таким образом числа при подсчёте учитываются со знаком "минус"). Таким образом, если какая-то цифра в документе будет проставлена красными чернилами, то профессиональный бухгалтер из этого может сделать вывод, что данная сумма подлежит вычитанию из общего итога (способ "красное сторно").

Первичный учётный документ является письменным разрешением на совершение хозяйственных операций.

Первичный учётный документ является письменным доказательством факта хозяйственной жизни.

Первичный учётный документ является основанием для последующих записей о возникших хозяйственных операциях.

На основании первичных учётных документов ведётся повседневное наблюдение и контроль движения активов, принадлежащих организации в процессе кругооборота капитала и превращения его из одной формы в другую. Они используются для установления законности и целесообразности хозяйственных операций.^[6]

В первичных учётных документах проставляются подписи должностных лиц, распорядившихся провести хозяйственную операцию, а также подписи лиц её выполнивших. Данный порядок оформления документации позволяет установить персональную ответственность должностных лиц по всем хозяйственным операциям, использовать эти сведения для оценки эффективности их работы, а также в правоприменительной деятельности.

Первичные учётные документы, составленные с соблюдением установленных требований, используются как доказательная база в разрешении споров, возникающим между организациями, между организациями и физическими лицами. Они признаются документами, имеющими юридическую силу в арбитражных, гражданских спорах, уголовных делах, используются при проведении судебно-бухгалтерской экспертизы, назначаемой судом при рассмотрении дел.

Данные первичных учётных документов необходимы в процессе контрольно-ревизионной работы, проведении внутреннего и внешнего аудита, в процессе экономического анализа работы организации. По их данным организуется внешний контроль деятельности, подтверждается достоверность отчётных и учётных данных, выявляются резервы улучшения имущественного и финансового состояния организации, разрабатываются мероприятия по оптимизации её функционирования.^[7]

1.2 Нормативные документы, регламентирующие применение первичных документов

Каждую хозяйственную операцию следует оформлять в бухгалтерском учете оправдательными первичными документами, а обязательность документирования хозяйственных операций установлена в Законе «О бухгалтерском учете». О бухгалтерском учете: [федерал. закон от 06.12.2011 № 402 (ред. от 28.12.2013)] // Справочная правовая система «КонсультантПлюс» [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.consultant.ru/popular/buch/ Дата обращения: 14.02.2016

Положения Закона распространяются на все юридические и физические лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность, на некоммерческие организации (включая публичные учреждения) на нотариусов, адвокатов, медиаторов и учрежденные ими бюро, судебных исполнителей, а также на представительства и филиалы предприятий (организаций) - нерезидентов, зарегистрированных в РФ независимо от сферы их деятельности, вида собственности и организационно-правовой формы (далее - субъекты).

На основании требований Закона владение субъектом активами на любом праве, регистрация источников их происхождения и экономических фактов без документирования и отражения таковых в бухгалтерском учете запрещены. Именно на основании первичных документов бухгалтер осуществляет записи в учете и если отсутствуют конкретные документы, то фактически отсутствуют и основания для бухгалтерской проводки. Поэтому особое внимание ведущих специалистов в области бухгалтерского учета уделяется различным актуальным аспектам документального оформления хозяйственных операций соответствующими первичными документами.

Среди всей документации бухгалтерии можно выделить три документальных потока: входящие (поступающие) документы, исходящие (отправляемые) документы и внутренние документы. К категории учетной документации относятся документы бухгалтерского учета (предусмотренные в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете), финансовая отчетность, информации, бухгалтерские регистры, долговые обязательства, бухгалтерские данные в любой форме (включая компьютерную) и др.

На предприятии первичные бухгалтерские документы можно классифицировать на следующие группы:

I - типовые формы первичных документов строгой отчетности;

II - типовые формы первичных учетных документов, утвержденные Министерством финансов и другими уполномоченными государственными органами в установленном порядке;

III -первичные документы, разработанные предприятием самостоятельно и утвержденные в приложении к учетным политикам. Чипуренко, Е.В. Налоговый анализ деятельности коммерческой организации. Монография / Е.В. Чипуренко. - М.: Дюжина и К, 2011. - 69 с

Рассмотрим основные требования к оформлению первичных бухгалтерских документов по учету хозяйственных операций.

Прежде всего, следует знать, какие требования действующего законодательства относительно документального оформления хозяйственных операций предъявляются к лицам, ответственным за ведение бухгалтерского учета и составление финансовой отчетности. Ответственность за ведение бухгалтерского учета и составление финансовой отчетности несут:

* руководство (исполнительный орган) - в субъектах с ограниченной ответственностью;

* партнеры (в субъектах, собственники которых несут неограниченную ответственность);

* собственник (в случае индивидуальных предпринимателей). Налогообложение организаций и физических лиц: учебник / Т.Е. Косарева, Л.А. Юринова, Л.Г. Баранова и др.; под ред. Т.Е. Косаревой. - 7-е изд., испр. и доп. - СПб.: Изд-во СПбГУЭФ, 2011.- 99 с.

Вышеуказанные лица обязаны обеспечить:

* разработку и утверждение форм первичных документов и бухгалтерских регистров в случае отсутствия типовых форм или в случае, если таковые не удовлетворяют потребности субъекта, а также правил движения документов и технологии обработки бухгалтерской информации;

* составление и своевременное, полное и правильное представление первичных документов и бухгалтерских регистров в порядке, установленном Министерством финансов, а также их целостность и сохранность в соответствии с требованиями Государственного органа надзора и управления Архивного фонда;

* документальное оформление экономических фактов субъекта и отражение их в бухгалтерском учете;

Данные бухгалтерского учета, скорректированные в соответствии с положениями НК, служат базой для составления налоговых деклараций. Согласно требований НК разрешается вычет не подтвержденных документально обычных и необходимых расходов, понесенных налогоплательщиком в течение налогового года, в размере 0,2 процента облагаемого дохода. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая): [федерал. закон от 31.07.1998 № 146-ФЗ (ред. от 28.06.2014)]^[8]

Основой для определения облагаемого дохода предприятия является бухгалтерский результат (прибыль или убытки), отраженный в отчетах о прибыли и убытках, составленных и представленных в соответствии с требованиями Закона и стандартов бухгалтерского учета. Следовательно, если предприятие не может документально подтвердить понесенные расходы в общеустановленном порядке, но при этом имеет доказательство того, что они относятся к предпринимательской деятельности, то предприятие может их вычитать только в размере 0,2 % от налогооблагаемого дохода. В данном случае имеется ввиду отсутствия первичных документов строгой отчетности, но присутствие внутренних документов предприятия.

1.3 Форма первичных учётных документов

Согласно части 2 статьи 9 Закона «О бухгалтерском учёте» обязательными реквизитами первичного учётного документа являются:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за её оформление, либо наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события;
• подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.^[9]

С 1 января 2013 г. формы первичных учётных документов, содержащиеся в альбомах стандартизованных форм первичной учётной документации, не являются обязательными к применению. Но обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учётных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).^[10]

Формы первичных учётных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учёта. Формы первичных учётных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации (часть 4 статьи 9 Закона «О бухгалтерском учёте»).^[11]

Анализ положений Федерального закона «О бухгалтерском учёте» №402-ФЗ показывает, что он не содержит положения, обязывающее экономические субъекты применять унифицированные формы первичных документов. Это приводит к тому, что руководитель экономического субъекта должен принять одно из двух возможных решений:

1. применять все унифицированные формы первичных документов;
2. применять отдельные унифицированные формы первичных документов.^[12]

Применение всех стандартизованных форм первичных документов не повлечёт дополнительных вложений в работу автоматизированного ведения бухгалтерского учёта, дополнительных вопросов от контрагентов и проверяющих органов, так как эти документы содержат все обязательные реквизиты. Отрицательным моментом в этом варианте является наличие дополнительных реквизитов, которые остаются незаполненными. Это требует постоянного прочерчивания показателей, что увеличивает объём работы бухгалтера.^[13]

При втором варианте организации первичного учёта лицо, ведущее учёт, должно провести проверку всех первичных документов единой формы на соответствие составу реквизитов (обязательных и дополнительных), которые приняты в организации. Документы, формы которых не отвечают утверждённому составу реквизитов в организации, должны быть заменены или же доработаны в соответствии с утверждённой Учётной политикой организации.

Принятие данного решения потребует внесения изменений в работу бухгалтерской программы. Это потребует дополнительных денежных вложений. Что касается отношений с контрагентами, то их следует заранее уведомить об изменении формы первичного документа. В то же время этот вариант позволит выполнить одно из требований бухгалтерского учёта: целесообразность и разумность его ведения.^[14]

Законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учёте не установлены какие-либо ограничения на включение в первичные учётные документы дополнительных к обязательным реквизитов. Включение дополнительных реквизитов в первичный учётный документ осуществляется организацией при необходимости. Например, в связи с характером факта хозяйственной жизни, оформляемым данным документом; требованиями нормативных правовых актов; потребностями управления; технологией обработки учётной информации и др.^[15]

При разработке собственных форм первичной учётной документации следует учитывать, что обязательными к применению остаются формы первичных учётных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на их основании (Информация Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012). Примерами таких форм являются:

— кассовые документы, предусмотренные Указанием Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У (приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга и книга учёта принятых и выданных кассиром денежных средств, расчётно-платёжные и платёжные ведомости);

— первичные документы по учёту денежных расчётов при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовой техники, разработанные на основании Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчётов и (или) расчётов с использованием платёжных карт» и утверждённые постановлением Госкомстата РФ от 25.12.98 № 132 (см. письмо ФНС России от 23.06.2014 № ЕД-4-2/11941). То есть в данном случае по-прежнему следует применять унифицированные формы первичной учётной документации по учёту денежных расчётов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин;

— транспортная накладная, утверждённая постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272, которая подтверждает заключение договора перевозки (письма Минфина России от 28.01.2013 № 03-03-06/1/36, от 23.04.2013 № 03-03-06/1/14014).^[16]

1.4 Ответственность за нарушение правил документального оформления

В настоящее время за нарушение правил организации и ведения бухгалтерского учета относительно документального оформления предусмотрена следующая административная ответственность:

1. Необеспечение контроля за документированием экономических фактов и отраже¬нием их в бухгалтерском учете влекут наложение штрафа на лицо, ответственное за организацию такого учета или контроля, в размере от 25 до 75 у.е.;
2. Несоблюдение установленных законодательством правил об отражении на счетах и в бухгалтерских регистрах экономических фактов влечет наложение штрафа на физических лиц в размере от 5 до 10 у.е. и на должностных лиц в размере от 25 до 75 у.е.;
3. *Несоставление или несоблюдение требований оформления первичных документов и первичных документов строгой отчетности, их неполное или ненадлежащее оформление либо пропуск срока их представления в бухгалтерию влекут наложение штрафа на лицо, ответственное за составление, подписание и представление первичных документов, в размере от 20 до 75 у.е. Нестеров, Г.Г. Налоговый учет: учебник / Г.Г. Нестеров, А.В. Терзиди; 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Рид Групп, 2011. - 94 c.

В случае если в ходе налогового контроля из-за отсутствия или ненадлежащего ведения бухгалтерского учета невозможно определить суммы налогов (пошлин) и сборов, подлежащие уплате в бюджет, либо если налогоплательщик (его представитель), должностное лицо налогоплательщика не представляют полностью или частично учетную документацию и/или налоговую отчетность, исчисление соответствующих налогов (пошлин) и сборов осуществляется налоговым органом на основании косвенных методов и источников с осуществлением последующего перерасчета после восстановления учета в соответствии с законодательством или после представления соответствующих документов^[17]

Важно знать в каких конкретно случаях предприятие вправе самостоятельно разрабатывать и использовать формы первичных документов. Так, в случае отсутствия типовых форм или если таковые не удовлетворяют потребность субъекта, он разрабатывает и использует формы документов, утвержденные руководством субъекта с соблюдением требований Закона. Следовательно, самостоятельно предприятие имеет право разработать формы первичных документов в двух случаях: если типовые формы не утверждены или если типовые формы утверждены, но они не удовлетворяют потребность субъекта^[18]

Необязательно указание некоторых реквизитов в следующих случаях:

- отражение реквизита «наименование, адрес, фискальный код получателя документа, а в случае физических лиц - идентификационный номер», не обязательно при составлении первичных документов для лиц, не зарегистрированных в качестве субъектов предпринимательской деятельности;

- указание таких реквизитов как «наименование, адрес, фискальный код субъекта, от имени которого составлен документ» и «наименование, адрес, фискальный код получателя документа, а в случае физических лиц - идентификационный номер» не обязательно в первичных документах, составленных для внутренних нужд субъектов^[19]

Также согласно требований Инструкции о порядке учета, выдачи, хранения и использования типовых форм первичных документов строгой отчетности, типовые формы первичных документов строгой отчетности содержат следующие обязательные элементы:

1. Наименование, номер и серия, дата составления документа;
2. Наименование, адрес, фискальный код субъекта, от имени которого составлен документ, а также субъекта-получателя документа (а для физических лиц - идентификационный номер);
3. Содержание экономических событий, а также количественные и стоимостные единицы, в которых выражаются экономические события, и должность, фамилия, имя и подпись (в том числе цифровая) лиц, ответственных за Наличие печати на предприятии предусмотрено согласно требованиям законодательства, но действующее в настоящее время бухгалтерское законодательство не относит печать в перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа.. На печати может быть также указано наименование общества на другом языке, используемом на территории РФ в соответствии с законодательством. Налоговый учет и аудит: состояние и развитие.^[20]

Также общество вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием. Любой документ и любое письмо общества должны содержать его наименование, указание на организационно-правовую форму, адрес места нахождения, номер государственной регистрации, размер уставного капитала и имя руководителя. Печать подтверждает подлинность документа, но обязательно следует ее ставить, если в самом бланке документа для этого предусмотрено соответствующее место, т.е. в обязательном порядке печатью должны заверяться те документы, для которых это предусмотрено законодательством, учетной политикой, соглашением сторон.

Кассовые, банковские и расчетные документы, финансовые, торговые и начисленные обязательства могут подписываться единолично руководителем субъекта или двумя лицами с правом подписи: первая подпись принадлежит руководителю или другому уполномоченному лицу, вторая - главному бухгалтеру или другому уполномоченному лицу^[21]

2. Организация документооборота в бухгалтерском учёте

2.1 Система документооборота первичных учётных документов

Следует отметить, что тема организации документооборота в современных условиях очень актуальна и имеет огромное значение, потому что от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации. Кроме того, действующим законодательством предусмотрены определённые требования к организации документооборота. Несоблюдение этих требований может привести к неблагоприятным последствиям.^[22]

Движение первичных учётных документов, регистрирующих хозяйственные операции, должно быть упорядоченно и организовано по определённым правилам. Порядок передачи первичных документов для текущего ведения учёта, контроля хозяйственной деятельности, составления хозяйственной отчётности регламентируется в самой организации.^[23]

По определению, взятому из учебного пособия Сигидова Ю.И. и Трубилина А.И., движение документов в процессе их оперативного использования и бухгалтерской обработки от момента составления или получения от других организаций до передачи в архив после записи в регистры бухгалтерского учёта называется документооборотом.^[24] В учебном пособии другого автора, Алексеевой Г.Н., представлено немного иное определение: движение документа от момента составления или получения от других предприятий до передачи в архив называется документооборотом.^[25]

Подобных определений существует достаточно много, но сама суть процесса, изложенная в них, остаётся неизменной.

Основными этапами документооборота являются:

• составление и оформление документов;
• движение документов по бизнес-единицам;
• приём документов в бухгалтерии;
• проверка и обработка в бухгалтерии информации, содержащейся в документах;
• сдача документов в архив.^[26]

В составе Учётной политики организации формируется график документооборота. В нём определяется последовательность движения первичных документов, то есть:

• определяется, кто и в каком порядке составляет документы,
• какие учётные записи выполняются по данным этих документов,
• где и в течение какого срока они должны храниться после использования в соответствии с назначением.

График документооборота, разработанный главным бухгалтером и утверждённый приказом руководителя организации, оформляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов. Этот график должен выполняться каждым подразделением организации, всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ (табл. 5).^[27]

Таблица 5. График документооборота в организации

Наименование документа	Составление документа						Проверка документа				Обработка документа		Передача в архив
	Форма	Кол-во экз.	Ответственный за выписку	Ответственный за оформление	Ответственный за оформление	Срок исполнения	Ответственный за проверку и обработку	Подразделение, предоставляющее документ	Порядок представления	Срок представления	Исполнитель	Срок исполнения	Исполнитель	Срок исполнения
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15

Надо иметь в виду, что отсутствие документооборота или нечёткая его организация приводят к разного рода упущениям и злоупотреблениям.

Стадии документооборота представлены на схеме 6.

Схема 6. Основные этапы документооборота

На первом этапе на каждый факт хозяйственной жизни оформляется первичный учётный документ, определяется перечень лиц, выписывающих и оформляющих эти документы, а также сроки их оформления.^[28]

На втором этапе, принятые после проверки документы (подробнее о формах контроля см. гл. 2.2), подлежат дальнейшей обработке, которая состоит из следующих этапов: группировка, таксировка, контировка и гашение.

Группировка – включает в себя подготовку сводных данных по движению видов имущества и обязательств за отчётный период. ^[29]

Контировка – указание номера счета, дебетуемого или кредитуемого, по суммам, подлежащим отражению на счетах бухгалтерского учёта. Этот этап обработки связан с отражением хозяйственных фактов данных в документе на счетах бухгалтерского учёта путём двойной записи.

Гашение – проставление на документах, относящихся к кассовым операциям, штампов или надписи от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты.^[30]

Окончательным этапом документооборота является хранение первичных документов. Законодательство определяет сроки хранения первичной документации, что позволяет по истечении определённого периода времени контролировать предпринимательскую деятельность организации со стороны учредителей и руководителей, а также со стороны аудиторских фирм и государственных органов. Соотнесение этих сроков со сроками исковой давности по хозяйственным договорам, заключённым с другими организациями, предопределяет степень ответственности за исполнение взаимных обязательств договаривающихся сторон.^[31]

Сроки хранения бухгалтерских документов определяются следующими нормативными актами:

1) Решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Россархиве и Центральной экспертной комиссии Госналогслужбы России «Об изменении сроков хранения документов бухгалтерского учёта» от 27 июня 1996 г.

2) Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утверждённого Росархивом 6 октября 2000 г.

В соответствии с ними для основных бухгалтерских документов установлены определённые сроки хранения.^[32]

На документооборот значительное влияние оказывает внедрение компьютерных технологий. Это совершенно новый уровень организации документооборота в виде системы электронного документооборота, поскольку позволяет:

• подготовить и сохранить в электронном виде первичные документы с уже сформированными реквизитами конкретной организации;
• создать основу для исключения потери документов;
• повысить контроль над выполнением поручений, связанных с подготовкой и обработкой документов и их хранением;
• вывести систему учёта на качественный уровень эффективности; исключить арифметические ошибки в документах;
• обеспечить постоянный контроль над корректностью проводок и автоматическое формирование отчётности;
• определить регламент работы с документами; предупреждать появление ошибок и неточностей;
• сигнализировать о не заполнении обязательных реквизитов;
• не допускать попадания такого документа в базу данных;
• вводить информацию из первичных документов путём их обработки с помощью процедур, автоматизирующих учётные операции;
• формировать экземпляр документа при сохранении данных, введённых в форму шаблона;
• построить схемы документооборота между различными бизнес-единицами организации и внутри них;
• осуществлять непосредственно из шаблона ряд учётных операций по обработке документа, например реализацию проводок для учёта сумм документов на счетах бухгалтерского учёта при обработке документов;
• проводить анализ функций, выполняемых конкретным подразделением или сотрудником.

Таким образом, современные программные средства обеспечивают необходимые процедуры преобразования учётной информации, документирование в электронном виде хозяйственных операций и создание информационной базы, обобщение учётных данных и формирование учётных регистров, подготовку бухгалтерской и другой внешней финансовой отчётности.^[33]

2.2 Документальное оформление накладной

Такая типовая форма первичного документа строгой отчетности как накладная заполняется при не облагаемых НДС поставках активов и услуг (работ) в случаях:

• отчуждения активов с передачей права собственности;

• оказания услуг и выполнения работ;

• транспортировки активов в пределах территориально дезинтегрированного субъекта, а также за пределы субъекта без передачи права собственности в случае передачи активов в переработку, на хранение, обследование;

• передачи активов в лизинг, аренду, имущественный наем^[34]

Типовая форма накладной используется, в том числе и при поставке услуг, а также при рефактурировании расходов в случае поставки услуг по сдаче внаем имущества. Также накладная может заполняться в случае систематических поставок активов и услуг (работ), облагаемых НДС, до заполнения налоговой накладной. Кроме того, накладная заполняется в случае поставок, облагаемых НДС по нулевой ставке, в соответствии с Налоговым Кодексом.

В качестве первичного документа, подтверждающего осуществление хозяйственной операции по импорту товарно-материальных запасов, а также в качестве документа, подтверждающего их первоначальную стоимость, индивидуальным предпринимателям разрешается использовать таможенную декларацию.

Налоговой накладной является типовая форма первичного документа строгой отчетности на бумажном носителе или в электронной форме, представляемого покупателю (получателю) субъектом налогообложения, зарегистрированным в установленном порядке, при осуществлении облагаемых НДС поставок^[35].

Выдача бланков налоговых накладных осуществляется за плату, на основании письменного заявления, в котором указывается количество запрошенных бланков, поданного плательщиком НДС в налоговый орган, в зоне обслуживания которого он зарегистрирован, а в случае плательщика НДС, являющегося крупным налогоплательщиком, - в ГГНИ. Субъект налогообложения, осуществляющий облагаемую НДС поставку на территории РФ, обязан представить покупателю (получателю) налоговую накладную на данную поставку. Следовательно, выписка и предоставление налоговой накладной является обязанностью продавца (поставщика). Налоговая накладная составляется в момент возникновения налогового обязательства, установленного разделом НК РФ. Представление налоговой накладной осуществляется на момент возникновения налогового обязательства, за исключением случаев, предусмотренных НК^[36]

В настоящее время непредставление налоговой накладной в сроки, предусмотренные НК наложение штрафа за каждую непредставленную налоговую накладную.

Налоговая накладная заполняется поставщиком на каждого покупателя в отдельности с обязательным заполнением всех реквизитов, необходимых для полноты и правильности проведения расчетов за осуществленные поставки, а также для отпуска и оприходования поставленных товаров, как и для подтверждения факта поставки облагаемых услуг поставщиком покупателям. Если исходя из специфики поставки не возникает необходимости заполнения некоторых показателей, то они не заполняются. При осуществлении поставок в специально оборудованных местах для розничной торговли, поставщики могут выписывать обобщающую налоговую накладную на основании кассовых чеков, представленных покупателем.

С условием соблюдения положений Инструкции о порядке учета, выдачи, хранения и использования типовых форм первичных документов строгой отчетности хозяйствующим субъектам, зарегистрированным в качестве плательщиков НДС и имеющим компьютерную систему первичного учета, разрешается использовать налоговые накладные: отпечатанные типографским способом на специальной бумаге с защитными знаками, серией и номером и отпечатанные самостоятельно на специальной бумаге с защитными знаками, серией и номером.^[37]

Выводы: Российское законодательство обязывает предпринимателей и организации отражать все свои операции в учете, оформляя их первичными документами. Задача данной документации - подтверждение приема товара, отгрузки со склада, продажи и других операций, закрепление юридической силы проведенной операции.

2.3 Применение первичных документов строгой отчетности

Случаи применения первичных документов строгой отчетности регламентированы Законом и Инструкцией о порядке учета, выдачи, хранения и использования типовых форм первичных документов строгой отчетности, Так, типовые формы строгой В связи с тем, что несоблюдение сроков документального оформления хозяйственных операций может искажать налогооблагаемую базу и соответственно показатели финансовой отчетности, важно четко соблюдать сроки составления первичных учетных документов: в момент совершения хозяйственной операции или сразу после нее. Первичные документы составляются в момент осуществления операции, а если это невозможно, то непосредственно после ее осуществления или после совершения события^[38]

Также первичные документы строгой отчетности составляются в момент осуществления операции, а если это невозможно, то непосредственно после ее осуществления или после совершения события или на конец отчетного периода, принимая во внимание соответствие затрат и доходов, которые влекут за собой одновременное признание доходов и расходов и являются непосредственным результатом одних и тех же экономических событий. Например, представление налоговой накладной осуществляется на момент возникновения налогового обязательства. Если предприятие выписывает налоговую накладную с нарушением установленных сроков в другом периоде, то на основании такого документа расходы или доходы будут признаны в другом периоде, а также НДС будет начислен или принят в зачет также в другом периоде.

На бланках строгой отчетности, составленных с ошибками, вычеркиваниями, неоговоренными исправлениями и другими недозволенными записями, делается пометка «испорчен». Следует иметь в виду, что не допускаются исправления в первичных документах, подтверждающих операции по поставке и закупке экономических ценностей и услуг. Для испорченных бланков составляется реестр, который представляется лицу, ответственному за учет, хранение и выдачу бланков, с приложением этих бланков, впоследствии они снимаются с учета (списываются)^[39]

Заполнение форм строгой отчетности осуществляется:

• вручную (разборчиво чернилами или ручкой);

• на печатной машинке или на компьютере;

• комбинированно (вручную, на печатной машинке или на компьютере), обеспечивая сохранность и архивирование информации, содержащейся в первичных документах строгой отчетности, в соответствии с правилами, предусмотренными Государственным органом надзор^[40]

При инвентаризации типовых форм первичных документов строгой отчетности составляется «Инвентаризационная опись типовых форм первичных документов строгой отчетности». В случае установления недостач и излишков типовых форм первичных документов строгой отчетности на основании инвентаризационной описи составляется инвентаризационная опись «Регистр сверки результатов инвентаризации» В случае обнаружения отсутствия бланков строгой отчетности они списываются на убытки. Виновные лица возмещают стоимость этих бланков и несут административную и уголовную ответственность в соответствии с действующими нормативными и законодательными актами

2.4 Формы контроля над составлением первичных учётных документов

В процессе совершения хозяйственных операций, оформляемых первичными учётными документами, бухгалтерия ведёт контроль правильности, достоверности и точности их отражения. Формы контрольных мероприятий бухгалтерского учёта, представлены на схеме 3.

Схема 3. Формы контроля над первичными учётными документами

Предварительный контроль осуществляется непосредственно в процессе совершения хозяйственных операций на стадии оформления как распорядительных, так и оправдательных (исполнительных) первичных учётных документов. Особая значимость предварительного контроля над заполнением первичных учётных документов определяется тем, что большинство документов, не относящихся к документам бухгалтерского оформления, формируется оперативными работниками, материально ответственными лицами. Целью предварительного контроля является обеспечение законности хозяйственных операций, правильности их оформления, недопущения хищений, недостач, приписок и других злоупотреблений со стороны должностных лиц.^[41]

Ответственность за организацию предварительного контроля первичных учётных документов несёт главный бухгалтер. В соответствии с нормами статьи 7 Федерального закона «О бухгалтерском учёте» главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществлённых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль над движением имущества и выполнением обязательств. Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников.^[42]

Предварительный контроль над документальным оформлением хозяйственных операций проводится путём просмотра и визирования главным бухгалтером всех распорядительных документов (договоров, приказов, распоряжений и др.). Подпись главного бухгалтера является обязательной также на документах, в соответствии с которыми возникают и погашаются финансовые и кредитные обязательства организации.^[43]

Последующий контроль организуется для оправдательных документов как внутреннего, так и внешнего характера. Обычно такой контроль ведётся работниками бухгалтерской службы, функциональные обязанности которых состоят в ведении бухгалтерского учёта по отдельным участкам. Последующий контроль включает проверку первичных учётных документов:

• по существу;
• формальную проверку;
• арифметическую проверку (схема 4).^[44]

Схема 4. Виды последующего контроля над первичными учётными документами

Проверка по существу предполагает установление законности и экономической целесообразности хозяйственной операции и является логическим завершением предварительного контроля документации. На стадии проверки по существу организуется контроль сохранности активов, устанавливается персональная ответственность лиц, подписавших первичные документы.^[45]

Формальная проверка первичных учётных документов исходит из необходимости соблюдения формальных требований к оформлению хозяйственной операции и заполнению соответствующего документа. Она состоит в следующем:

• в установлении факта использования единой формы первичного документа или формы документа, разработанной в организации и утверждённой приказом руководителя об учётной политике;
• в определении полноты и правильности заполнения всех реквизитов первичного документа;
• в выявлении соответствия данных, приведённых в распорядительных документах, данным оправдательных документов;
• в установлении наличия и подлинности подписей лиц, составивших первичный документ;
• в определении правильности записей в документах;
• в выявлении своевременности оформления первичным документом хозяйственной операции;
• в установлении своевременности представления первичных документов в бухгалтерскую службу в соответствии с графиком документооборота.^[46]

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

По-моему мнению, первичная документация представляет собой своего рода оправдательную документацию, подтверждающую проведение субъектами предпринимательской деятельности каждой хозяйственной операции. Документы должны оформляться в последовательности совершения хозяйственных операций. В случае неверно оформленных документов, предприятие не может правильно рассчитать налогооблагаемую базу, что приводит к применению финансовых санкций по отношению к предприятию.

Подводя итог своей курсовой работы, я хотела бы вернуться к её основным моментам.

Первичная учётная документация является одним из важнейших элементов метода бухгалтерского учёта. Суть этого метода сводится к сплошному и непрерывному отражению хозяйственных операций для получения данных, необходимых для ведения текущего бухгалтерского учёта и контроля над деятельностью предприятия. Без первичной документации невозможно ведение первичного учёта. А его неверное ведение, в свою очередь, приводит к появлению искажённой картины финансового состояния предприятия.

Классифицировать первичные учётные документы можно по множеству признаков. Первичные документы принимаются к учёту в том случае, если они составлены по определённой форме, либо содержащейся в альбомах унифицированных форм, либо разработанной организацией самостоятельно. Ведение первичных учётных документов осуществляется в строгом соответствии с определёнными нормативными документами. К ним относят Федеральный закон «О бухгалтерском учёте», а также различные Положения и Постановления Правительства РФ.

Для оптимальной систематизации первичного учёта на предприятиях разрабатываются специальные рекомендации, позволяющие повысить качество системы учёта в целом.

Таким образом, достоверности первичного документа уделяется большое внимание, так как он является основой формирования учётных сведений. От его достоверности, реальности и своевременности составления зависит качество бухгалтерского учёта.

Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод о том, что документооборот играет важную роль в деятельности каждой организации. Его усовершенствование и надлежащий контроль позволяет получать необходимую информацию для принятия различного рода решений. А неправильное его ведение влечёт за собой не только финансовую, но и уголовную ответственность.

И в заключение хочу заметить, что на основе первичных документов делается анализ по прибыльности, рентабельности предприятия и другие экономические и финансовые анализы деятельности организации, а также прогнозирование и планирование. Поэтому можно твёрдо заявить, что грамотно поставленный бухгалтерский учёт, начиная с первичных документов – это уже 80% успеха предприятия.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая): [федерал. закон от 31.07.1998 № 146-ФЗ (ред. от 28.06.2014)] // Справочная правовая система «КонсультантПлюс» [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.consultant.ru/popular/nalog1/.
2. Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 04.11.2014) «О бухгалтерском учете» URL:https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_122855/
3. Налоговый учет и аудит: состояние и развитие [Текст] : монография / Н.Т. Лабынцев [и др.]. - Ростов н/Д: Изд-во Рост.гос. экон. ун-та (РИНХ), 2010. - 263 с.
4. Налогообложение организаций и физических лиц: учебник / Т.Е. Косарева, Л.А. Юринова, Л.Г. Баранова и др.; под ред. Т.Е. Косаревой. - 7-е изд., испр. и доп. - СПб.: Изд-во СПбГУЭФ, 2011.-- 239 с.
5. Недерица А.Д. Налогообложение : Курс лекций / А.Д. Недерица. - Кишинев: Изд-во МЭА, 2010 - 216 с.
6. Нестеров, Г.Г. Налоговый учет: учебник / Г.Г. Нестеров, А.В. Терзиди; 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Рид Групп, 2011. - 304 c. - (Национальное экономическое образование).
7. Терентьева Т.В. Теория бухгалтерского учета: Учеб. Пособие / Т.В. Терентьева. - М.: Вузовский учебник, 2012. - 208 с.
8. Чипуренко, Е.В. Налоговый анализ деятельности коммерческой организации. Монография / Е.В. Чипуренко. - М.: Дюжина и К, 2011. - 256 с
9. Шароватова, Е.А. Концепция современного развития управленческого учета [Текст]: моногр. /Е.А. Шароватова. - М.: Финпресс, 2011. - 225 c.
10. Шестакова, Е.В. Оптимизация налогов / Е.В. Шестакова. - Ростов н/Д: Феникс, 2013. - 331 с. - (Библиотека бухгалтера).
11. Алексеева Г.Н. Теория бухгалтерского учёта: Учебное пособие. Тамбов: Изд-во Тамб. гос. техн. ун-та, 2004. 164 с.
12. Астахов В.П. Теория бухгалтерского учёта: Учебное пособие. Изд. 8-е перераб.и доп. – Москва: ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2004. – 608 с.
13. Климова М.А. Документооборот в бухгалтерии. «Экономико-правовой бюллетень», 2013, №10

1. Астахов В.П. Теория бухгалтерского учёта: Учебное пособие. Изд. 8-е перераб.и доп. – Москва: ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2004. – 608 с. – с.145-146 ↑

2. Медведев М.Ю. Теория бухгалтерского учёта: Учебник / М.Ю. Медведев. - Москва: Издательство «Омега-Л», 2007. - 418 с.: ил. (табл.) - (Университетский учебник). ↑

3. Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учёте" Информационно-правовая система ГАРАНТ / http://ivo.garant.ru/#/document/70103036/paragraph/1:0 (дата обращения 13.03.2017) ↑

4. Климова М.А. Документооборот в бухгалтерии. «Экономико-правовой бюллетень», 2013, №10 ↑

5. Медведев М.Ю. Теория бухгалтерского учёта: Учебник / М.Ю. Медведев. - Москва: Издательство «Омега-Л», 2007. - 418 с.: ил. (табл.) - (Университетский учебник).- с.8 ↑

6. Поленова С.Н. Теория бухгалтерского учёта: Учебник / С.Н. Поленова. – 3-е изд. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2013. – 434 с.- с.234-236 ↑

7. Поленова С.Н. Теория бухгалтерского учёта: Учебник / С.Н. Поленова. – 3-е изд. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2013. – 434 с. – с.236 ↑

8. Справочная правовая система «КонсультантПлюс» [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.consultant.ru/popular/nalog1/. Дата обращения: 28.07.2017 ↑

9. Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учёте" Информационно-правовая система ГАРАНТ / http://ivo.garant.ru/#/document/70103036/paragraph/1:0 (дата обращения 19.03.2017) ↑

10. Информация Минфина России N ПЗ-10/2012 "О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учёте" Система Консультант Плюс / http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&base=LAW&n=138570&rnd=244973.3042506&dst=100013&fld=134#0 (дата обращения 19.03.2017) ↑

11. Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учёте" Информационно-правовая система ГАРАНТ / http://ivo.garant.ru/#/document/70103036/paragraph/1:0 (дата обращения 19.03.2017) ↑

12. Богатырева С.Н. Проблемы утверждения форм первичных документов. «Вестник Псковского государственного университета». Серия: Экономика. Право. Управление, 2012, №1 ↑

13. Богатырева С.Н. Проблемы утверждения форм первичных документов. «Вестник Псковского государственного университета». Серия: Экономика. Право. Управление, 2012, №1 ↑

14. Богатырева С.Н. Проблемы утверждения форм первичных документов. «Вестник Псковского государственного университета». Серия: Экономика. Право. Управление, 2012, №1 ↑

15. Климова М.А. Документооборот в бухгалтерии. «Экономико-правовой бюллетень», 2013, №10 ↑

16. Стародубцева И. Применение первичных учётных документов: актуальная практика. «Новая бухгалтерия», 2015, № 6 ↑

17. Шестакова, Е.В. Оптимизация налогов / Е.В. Шестакова. - Ростов н/Д: Феникс, 2013. - 39 с ↑

18. Нестеров, Г.Г. Налоговый учет: учебник / Г.Г. Нестеров, А.В. Терзиди; 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Рид Групп, 2011. - 141 c. ↑

19. Недерица А.Д. Налогообложение : Курс лекций / А.Д. Недерица. - Кишинев: Изд-во МЭА, 2010 - 67 с ↑

20. Монография / Н.Т. Лабынцев [и др.]. - Ростов н/Д: Изд-во Рост.гос. экон. ун-та (РИНХ), 2010. - 113 с. ↑

21. Шестакова, Е.В. Оптимизация налогов / Е.В. Шестакова. - Ростов н/Д: Феникс, 2013. - 111 с. ↑

22. Жминько Н.С., Васильев В.П., Тритяк Ю.А. Организация и ведение документооборота, его основне этапы «Политематический сетевой электронный научный журнал Кубанского государственного аграрного университета», 2015, № 110 (06) ↑

23. Поленова С.Н. Теория бухгалтерского учёта: Учебник / С.Н. Поленова. – 3-е изд. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2013. – 434 с. – с.249 ↑

24. Сигидов Ю.И, Трубилин А.И. / Теория бухгалтерского учёта: учеб. пособие/ Ю.И. Сигидов, А.И. Трубилин. – 3-е изд., перераб. и доп. – Краснодар: КубГАУ, 2013. – 521 с. ↑

25. Алексеева Г.Н. Теория бухгалтерского учёта: Учебное пособие. Тамбов: Издво Тамб. гос. техн. ун-та, 2004. 164 с. ↑

26. Рябова М.А. Теория бухгалтерского учёта: Учебное пособие / М.А. Рябова, Н.А. Богданова – Ульяновск: УлГТУ, 2009. – 158 с. – с.67 ↑

27. Поленова С.Н. Теория бухгалтерского учёта: Учебник / С.Н. Поленова. – 3-е изд. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2013. – 434 с. – с.251 ↑

28. Жминько Н.С., Васильев В.П., Тритяк Ю.А. Организация и ведение документооборота, его основне этапы «Политематический сетевой электронный научный журнал Кубанского государственного аграрного университета», 2015, № 110 (06) ↑

29. Рябова М.А. Теория бухгалтерского учёта: Учебное пособие / М.А. Рябова, Н.А. Богданова – Ульяновск: УлГТУ, 2009. – 158 с. – с.67-68 ↑

30. Рябова М.А. Теория бухгалтерского учёта: Учебное пособие / М.А. Рябова, Н.А. Богданова – Ульяновск: УлГТУ, 2009. – 158 с. – с.68 ↑

31. Жминько Н.С., Васильев В.П., Тритяк Ю.А. Организация и ведение документооборота, его основне этапы «Политематический сетевой электронный научный журнал Кубанского государственного аграрного университета», 2015, № 110 (06) ↑

32. Рябова М.А. Теория бухгалтерского учёта: Учебное пособие / М.А. Рябова, Н.А. Богданова – Ульяновск: УлГТУ, 2009. – 158 с. – с.69 ↑

33. Рябова М.А. Теория бухгалтерского учёта: Учебное пособие / М.А. Рябова, Н.А. Богданова – Ульяновск: УлГТУ, 2009. – 158 с. – с.69-70 ↑

34. Шестакова, Е.В. Оптимизация налогов / Е.В. Шестакова. - Ростов н/Д: Феникс, 2013. - 81 с ↑

35. Терентьева Т.В. Теория бухгалтерского учета: Учеб. Пособие / Т.В. Терентьева. - М.: Вузовский учебник, 2012. - 85 с. ↑

36. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая): [федерал. закон от 31.07.1998 № 146-ФЗ (ред. от 28.06.2014)] // Справочная правовая система «КонсультантПлюс» [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.consultant.ru/popular/nalog1/. Дата обращения: 28.07.2017 ↑

37. Шароватова, Е.А. Концепция современного развития управленческого учета [Текст]: моногр. /Е.А. Шароватова. - М.: Финпресс, 2011. -52 c. ↑

38. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая): [федерал. закон от 31.07.1998 № 146-ФЗ (ред. от 28.06.2014)] // Справочная правовая система «КонсультантПлюс» [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.consultant.ru/popular/nalog1/ Дата обращения: 28.07.2017 ↑

39. Чипуренко, Е.В. Налоговый анализ деятельности коммерческой организации. Монография / Е.В. Чипуренко. - М.: Дюжина и К, 2011. -61 с ↑

40. Недерица А.Д. Налогообложение : Курс лекций / А.Д. Недерица. - Кишинев: Изд-во МЭА, 2010 - 66 с. ↑

41. Поленова С. Н. Первичные учётные документы в системе бухгалтерского учёта. «Бухгалтер и закон», 2008, №10 ↑

42. Поленова С.Н. Теория бухгалтерского учёта: Учебник / С.Н. Поленова. – 3-е изд. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2013. – 434 с. – с.244 ↑

43. Поленова С. Н. Первичные учётные документы в системе бухгалтерского учёта. «Бухгалтер и закон», 2008, №10 ↑

44. Поленова С.Н. Теория бухгалтерского учёта: Учебник / С.Н. Поленова. – 3-е изд. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2013. – 434 с. – с.245 ↑

45. Поленова С.Н. Теория бухгалтерского учёта: Учебник / С.Н. Поленова. – 3-е изд. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2013. – 434 с. – с.246 ↑

46. Поленова С.Н. Теория бухгалтерского учёта: Учебник / С.Н. Поленова. – 3-е изд. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2013. – 434 с. – с.246 ↑