Автор Анна Евкова
Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Понятие и методы системы управления организацией

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Функционирование современных организаций сталкивается с множеством проблем, многие из которых могут быть урегулированы за счет правильной разработки решений. Проблемы, характеризующие организацию, выступают как одни из самых сложных объектов для изучения и познания. Система управления представляет особый интерес, и изучение и совершенствование системы управления является основной задачей руководителя организации.

Управление организацией представляет непрерывный процесс влияния на производительность труда работника, группы или организации в целом для достижения поставленной цели.

Система управления организацией включает в себя совокупность всех служб организации, всех подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих заданное функционирование организации. В любой организации выделяют управляющую часть и управляемую часть.

Система управления организацией является одной из основных проблем теории организации, тесно связанной с целями, функциями, процессом управления, работой менеджеров и распределением между ними полномочий во исполнение определённых целей. В рамках этой системы протекает весь управленческий процесс, в котором участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональной специализации.

Система управления организации построена для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно.

Вышеуказанные положения свидетельствуют об актуальности

выбранной нами темы исследования.

В качестве объекта данной работы выступает система управления организациями.

Предметом курсовой работы является система управления магазина «Магнит».

Целью работы является изучение особенностей управления организациями в современных условиях и путей его совершенствования.

В соответствии с целью были сформулированы следующие задачи

курсовой работы:

1) рассмотреть понятие и методы системы управления организацией;

2) изучить задачи, принципы и функции управления организацией;

3) осуществить оценку эффективности системы управления организацией;

4) проанализировать систему управления магазина Магнит»;

5) разработать предложения по совершенствованию системы управления магазина «Магнит».

В курсовой работе использовались следующие методы: теоретический

анализ по проблеме исследования, формально-логический и системный методы научного познания, описание, сравнение, анализ и синтез.

Теоретическую и методологическую основу исследования составили

работы ведущих отечественных и зарубежных ученых в области теории анализа и оценки системы управления организациями. Источники, используемые в курсовой работе, следует считать надежными, так как они являются публикациями в серьезных издательствах, академиях наук. В основе работы – специальная, учебная литература, публикации в периодической печати. Кроме того, использована лишь актуальная литература, изданная в последние три-четыре года.

Практическая значимость результатов исследования состоит в том, что

содержащиеся в нём выводы и рекомендации могут быть использованы в целях повышения эффективности системы управления организациями.

1. Теоретические аспекты системы управления организацией

1.1. Понятие и методы системы управления организацией

Под системой управления организацией понимается совокупность всех служб организации, всех подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, которые обеспечивают заданное функционирование [5, 15].

Важно отметить, что управление организацией представляет собой непрерывный процесс, который влияет на производительность работника, группы или организации в целом для наилучших результатов с позиций достижения поставленной цели.

Управление представляет собой целенаправленное воздействие на объект для достижения желательного состояния или конечных результатов.

Под управлением организации понимается видение предприятия к его цели, извлекая из этого максимальные возможности из ресурсов, которые имеются в его распоряжении [2, 626].

Итак, система управления организацией представляет собой совокупность правил действующих в организации, для которых необходимо определить:

- сущность, условия деятельности персонала, который образует организацию;

- порядок установления ключевой идеи деятельности организации;

- основную цель организацию;

- порядок контроля над деятельностью организации и пр. [9, 40].

Любой вид управленческой деятельности, безусловно связан с управлением людьми, которые объединены в рамках организации, в структуры, отделы и пр.

В.М. Мишин считает, что система управления  это своего рода совокупность взаимосвязанных между собой элементов и подсистем, которые взаимодействуют между собой и принимают участие в процессе функционирования системы управления. Данное определение затрагивает организационную структуру системы. Организационная структура разделяется по видам управленческой деятельности [12, 36].

Таким образом, управленческая деятельность – это, прежде всего управление социальными коллективами людей, которые рассматриваются как социально управляемые системы. В качестве социально управляемой системы может рассматриваться организация любого уровня: предприятие, цеха, компании и др. Каждая из этих систем представляет собой исследование объекта самостоятельно, который имеет свои особенности.

Система управления любой организации является сложной, созданной для сбора, анализа и переработки информации с целью получения определенного конечного результата при определенных ограничениях [3, 18]

Система представляет собой совокупность, которая состоит из элементов взаимосвязанных между собой, которые влияют на характеристику единого целого.

Так основными элементами системы управления организацией являются:

  1. методология управления;
  2. структура управления;
  3. процесс управления;
  4. технология управления;

Рассмотрим сущность данных элементов.

Под методологией управления понимается миссия, видение, цели, задачи, законы и принципы.

Структура управления включает в себя организационные структуры, функциональные структуры, алгоритм организационных отношений.

Под процессом управления понимается организационная культура, коммуникации, стиль общения, принятие управленческих решений.

Технология управления включает в себя организацию документооборота, оргтехнику, внешние и внутренние связи.

Следует подчеркнуть, что процесс управления предусматривает согласованные действия, которые и обеспечивают, в конечном счете, осуществление общей цели или набора целей, стоящих перед организацией. Для координации действий должен существовать специальный орган, реализующий функцию управления [4, 9].

Поэтому в любой организации существуют управляющие части и управляемые.

Рассмотрим данные части более подробно.

В управляющую часть входит дирекция, менеджеры и информационные подразделения, которые обеспечивают работу руководящего звена. Эту часть организации принято называть административно-управленческим аппаратом. Входным воздействием и конечным продуктом управляющей части является информация [6, 11].

Необходимым элементом организации выступает управляющее звено. На этом уровне принимаются управленческие решения как результат анализа, прогнозирования, оптимизации, экономического обоснования и выбора альтернативы из множества вариантов достижения поставленной цели. Управленческое решение принимается с целью преодоления возникшей проблемы, которая представляет собой не что иное, как реальное противоречие, требующее своего разрешения.

Заметим, что управленческое решение – это результат коллективного творческого труда. Оно всегда носит обобщенный характер. Даже когда руководитель самостоятельно принимает решение, то коллективный интеллект в явной или неявной форме влияет на процесс разработки индивидуального управленческого решения.

Управляемая часть – это различные производственные и функциональные подразделения, занятые обеспечением производственного процесса. То, что поступает на вход управляемой части, и то, что является ее выходом, зависит от типа организации [2, 629].

На рисунке 1 представим методы системы управления организацией.

Методы управления

Самоуправлен-ческие методы

Социально-психологические методы

Экономические методы

Организационно-административные методы

Рисунок 1 – Методы системы управления организацией

Рассмотрим более подробно методы управления организацией.

Первая группа включает в себя организационно-административные методы. Сюда относятся прямые и косвенные методы.

Под прямыми методами понимаются методы, которые необходимы для эффективного управления организацией. В процессе осуществления деятельности происходит возникновение непосредственной связи руководителя с подчиненным, а это нередко влечет за собой пассивность последнего.

Под косвенными методами понимаются методы, которые реализуются посредством постановки целей и стимулирования сотрудников. Действия, направленные на повышение мотивации сотрудников, положительно сказываются на деятельности работников организации [8, 24].

Таким образом, организационно-административные методы способствуют скоординированности работы сотрудников.

Вторая группа методов включает в себя экономические методы, под которыми понимается совокупность способов, направленных на успешное функционирование и развитие организации [6, 31].

К экономическим способам системы управления современной организацией следует отнести:

- экономический расчет прямым методом;

- хозяйственный расчет, направленный на соотношение расходов организации;

- разработка экономических показателей, таких как денежные затраты, доходы, число работников и пр.;

- анализ хозяйственной деятельности, направленный на изучение вариантов роста организации;

- ценообразование, финансирование, кредитование;

- экономическое стимулирование, как основной способ управления организацией, который направлен на экономические интересы работников организации.

Следующая группа представлена социально-экономическими методами управления. Данная группа методов представляет собой объединение определенных видов влияния на отношения в коллективе. К социально-психологическим способам относится: финансовое соревнование, деловые совещания, убеждение, самокритика и пр. [8, 26].

Под самоуправлением следует понимать преобразование делового коллектива либо индивида из объекта управления в субъект. Команда самостоятельно создает функциональные отделы, распределяет заработанные средства.

В подобной системе управления организацией весь состав участников деловой команды принимает участие в совещании на тему хозяйственной деятельности и совместно думает, как сохранить товарно-материальные ценности. Самоуправление характеризуется свободой выбора в принятии решений и обязательным выполнением этого решения всеми членами команды. Могут затруднить рост самоуправления факторы вроде разного уровня образования, квалификации, профессиональной пригодности или интеллекта членов коллектива [13, 239].

Таким образом, определение системы управления организацией как совокупности организационной структуры и процессов дает возможность более эффективной организации управления, адаптации к изменяющимся условиям среды.

1.2. Задачи, принципы и функции управления организацией

Основной задачей управления организацией является осуществление прибыльной деятельностью организации. Для выполнения данной задачи необходимо применение профессиональных возможностей и способностей каждого сотрудника организации [14, 124].

Важной задачей управления организацией выступает организация производства с использованием ресурсов организации, и обеспечение прибыльности от осуществления своей деятельности [22, 104].

На сегодняшний день можно выделить следующие задачи в системе управления организацией:

1. Координация персонала организации, направленная на достижение общей цели организации.

2. Взаимодействие сотрудников организации между собой.

3. Сбор, оценка, обработка и хранение информации.

4. Управление кадрами (разработка системы мотиваций, борьба с конфликтными ситуациями, контроль деятельности членов организации и групп);

5. Маркетинговая и рекламная и инновационная деятельность.

6. Планирование и контроль за исполнением решений [21, 45].

Задачи управления организацией четко в своих работах выделил Г. Файоль. По его мнению, существует шесть областей деятельности предприятия, которыми необходимо управлять: техническую, коммерческую, финансовую, бухгалтерскую, административную и защитную.

Он считал, что основными задачами звена управления являются:

- планирование общего направления действия и предвидение конечного результата;

- распределение и управление использованием материальных и человеческих ресурсов;

- выдача распоряжений для поддержания действий работников в оптимальном режиме;

- координация различных действий для достижения общих целей и др. [20, 88].

Далее рассмотрим принципы управления организацией.

Под принципами управления понимаются базовые постулаты, которые определяют строение и работу системы управления организации [9, 16].

Выделяют следующие принципы управления организацией.

Первый принцип заключается в гармоничном совмещении централизации, которое влияет на передачу прав по ходу принятия решений. Другими словами, данный принцип сочетается с работой команды направленной на достижение результата.

Второй принцип направлен на предвидение социально-экономических реформ организации в соответствии с разработанными системами и подходами.

Третий принцип – планирования, то есть данный принцип определяет основные действия в функционировании и развитии организации.

Другим принципом является комбинирование, то есть осуществление прав и обязанностей каждого сотрудника организации за осуществление своей деятельности.

Еще одним принципом управления организации выступает принцип демократичности, который предполагает вклад каждого сотрудника в функционирование организации [14, 123].

Следует отметить, что принципы управления организацией возложены на менеджеров организации. На основании принципов складывается осознание закономерных аспектов системы управления организацией.

В свою очередь, под функциями управления организации понимаются особые виды управленческой деятельности, которые выделяются в процессе разделения управленческого труда.

Представим на рисунке 2 функции системы управления организацией.

Функции управления

Общие функции

Специальные функции

Рисунок 2 – Функции управления организацией

Рассмотрим данные функции более подробно.

Общие функции проявляются в управлении организации в любой сфере деятельности. Среди общих функций можно выделить функцию титрование, за счет которой происходит формулирование целей и задач на предстоящий период, происходит разработка стратегического планирования и составляются необходимые планы [9, 93].

Существует организационная функция, которая реализуется через создание самой организации, распределения должностных обязанностей сотрудников организации и координация деятельности сотрудников организации [16, 16].

Отметим, что функция контроля относится к общей функции управления организацией, и заключается в выявлении опасности, ошибок, отклонений от стандартов, а также данная функция заключается в создании основы для совершенствования работы [18, 74].

Рассмотрим специальные функции, а именно функции по управлению подразделениями организации.

В таблице 1 представим специальные функции управления организацией.

Таблица 1 – Специальные функции управления организацией

Содержание

Название функции

1

2

3

1.

Управление организацией

- определение объема выпуска продукции или оказания услуг;

- организация своевременного ремонта оборудования и техники;

- расстановка сотрудников организации.

2.

Управление производством

- своевременное устранение сбоев и неполадок в техническом процессе;

- контроль за качеством продукции.

3.

Управление материально-техническим снабжением

- заключение договоров;

- организация закупки, доставки и хранения сырья.

4.

Управление инновациями

- управление созданием образцов;

- организация внедрением новинок в производство.

5.

Управление маркетингом

и сбытом готовой продукции

- изучение рынков;

- формирование каналов сбыта;

- выработка ценовой политики;

- реклама готовой продукции;

- организация отправки готовой продукции.

6.

Управление кадрами

- подбор, расстановка, обучение и повышение кадров организации;

- мотивация персонала;

- создание благоприятно-психологического климата;

- улучшение условий труда работников.

7.

Управление финансами

- составление бюджета и финансового плана

Продолжение таблицы 1

1

2

3

8.

организации;

- формирование и распределение финансовых ресурсов организации;

- оценка состояния финансовых ресурсов организации.

9.

Управление учетом и анализом хозяйственной деятельности организации

- сбор, обработка и анализ о деятельности организации;

- сравнение данных деятельности организации с плановыми показателями.

Итак, в каждой специальной функции можно выделить общие функции управления, или типовые элементы управленческого цикла: прогнозирование и планирование, организация, мотивация, учет и анализ, контроль [14,161].

Таким образом, система управления конкретным объектом или видом деятельности – это совокупность функций, связанных единым управленческим циклом. Наиболее полное содержание управления организацией как процесса отражают основные функции. Они обладают самостоятельностью и следуют одна за другой, пока каждая конкретная не выполнится.

1.3. Эффективность системы управления организации

Под эффективностью системы управления понимается создание таких благоприятных условий, при которых происходит достижение сотрудниками организациями определенных целей в короткий период времени при наименьших затратах [7, 160].

Эффективность системы управления напрямую зависит от структурирования функций в организации. В соответствии с функциями строится аппарат управления организации. Изучение эффективности системы управления организации происходит с изучения миссии и целей организации, функций и задач [13, 173].

Вместе с тем, эффективность управления следует рассматривать как специфическую категорию, отражающую уровень и динамику развития управления, качественную и количественную сторону этого процесса.

Необходимо выделить, что при оценке эффективности системы управления организацией одним из условий выступает эффективность организационной структуры. За счет методов и средств, на основании которых разрабатывается система управления организацией, можно совершенствовать систему управления [10, 643].

Вместе с тем, под эффективным управлением понимается эффективное руководство, которое понимается, как умение руководителя повлиять на работников для достижения определенных результатов.

В связи с тем, что основная задача управления заключается в целенаправленном воздействии на объект, который управляем, то эффективность управления оценивается по степени достижения целей, а именно уровню прибыли [15, 226].

На сегодняшний день выделяют четыре подхода к оценке эффективности управления. Рассмотрим особенности данных подходов.

Первый подход – целевой подход, который заключается в оценке степени реализации поставленных перед организацией целей, то есть выполнение конкретной программы в зависимости от решения определенных задач, достижение экономических показателей, а также прогнозных значений.

Второй подход – ресурсный подход, который заключается в оценке эффективности управления в зависимости от использования ресурсов организации. Ресурсы организации в данном случае связаны как с самим управлением организацией, так и с ресурсами, которые вовлечены в производство. Оценка состояния организации производится на основании оценки основных экономических показателей организации.

Третий подход – комплексный подход. Данный подход включает в себя первые два подхода. Эффективность управления, это своего рода категория, которая отражает уровень и динамику развития управления, то есть как качественную, так и количественную сторону это процесса.

В зависимости от содержания управления организацией, можно выделить экономическую и социальную эффективность управления, по сфере и уровню проявления – общественную и коммерческую, по методу расчета – абсолютную (по конкретной системе управления) и относительную (в сравнении с другими аналогичными системами управления) и т.д. [6, 84].

Рассмотрим оценку эффективности управления организацией по следующим видам:

  1. По цели оценки:

- определение  состояния и направлений развития системы управления;

- определение результативности и эффективности системы управления и путей их дальнейшего повышения.

2. По характеру оценки:

- методологический;

- функциональный;

- экономический;

- социальный;

- организационный;

- технологический и пр.

3. По взаимосвязи системы управления и управляемого объекта:

- с позиции социально-экономической системы;

- с позиций системы управления как части целого.

  1. По объекту оценки:

- комплексная оценка всей системы управления и компонентов, которые составляют ее.

5. По направленности оценки:

- динамические (процессные);

- статические (структурные) характеристики системы управления.

6. По критериям оценки:

- количественная;

- качественная.

7. По методам оценки:

- экспертная;

- балльная;

- коэффициентная;

- сравнительная;

- балансовая и др.

Также следует указать на то, что формирование системы управления организация проходит по трем стадиям.

Первая стадия заключается в формировании общей схеме аппарата управления. На второй стадии происходит разработка состава отделов и их взаимосвязь. Третья стадия заключается в урегулировании всей структуры управления [3, 301].

Рассмотрим вышеперечисленные стадии более подробно.

Процесс разработки организационной структуры включает в себя определение составляющих органов управления и количество этих органов, должностные обязанности каждого звена, состав работников, способы управления [2, 493].

Основными элементами организационной структуры управления организации являются:

- состав, структурная составляющая функций управления организацией;

- численность работников по функциям, и их профессионально-квалификационный состав;

- определение ступеней управления и распределение обязанностей между работниками.

При проектировании структуры управления организацией необходимо придерживаться три стадии.

На первой стадии необходимо определить характер проводимой работы. На данном этапе происходит расчет количества трудовых и необходимых ресурсов для решения определенных задач, а также проводится анализ деятельности организации [12, 157].

Вторая стадия заключается в распределении работ между элементами менеджмента. На данном этапе происходит определение нормативов и стандартов, и изучаются методы и организация труда, установление полноценного взаимодействия всех работников организации.

На третьей стадии уделяется внимание построению логических групп. Важно сформировать элементы управления по группам в зависимости от содержания определенного рабочего процесса. Распределение должностных обязанностей и сложение логических групп приводит к созданию подразделов организации. То сеть другими словами, на данном этапе происходит формирование коллектива под руководством непосредственного начальника [19, 260].

Следует отметить, что оценка эффективности системы управления зависит от модели, которая положена в ее основу, и набора инструментов, которые использует руководство в управлении предприятием. Комплексный набор критериев эффективности системы управления формируется с учетом двух направлений оценки ее функционирования: по степени соответствия достигнутых результатов установленным целям организации и по степени соответствия процесса функционирования системы объективным требованиям к его содержанию, организации и результатам [17, 144].

Для оценки эффективности управления предприятиями рассматривается множество критериев. На сегодняшний день как одна из самых эффективных выдвигается концепция управления торговым предприятием, основанная на максимизации его стоимости [1, 13].

В настоящее время качество управленческой деятельности, принимаемых управленческих решений имеют ряд проблем вследствие неэффективного управления, наличия не сбалансированных элементов управления, невысокой квалификации управленческого аппарата и пр.

Также в системах управления современных организаций имеются следующие проблемы:

1. Текущее состояние организации. Идея построения системы управления организации может возникнуть у руководства в разные периоды жизненного цикла организации, то есть как в начальной стадии , таки на зрелой стадии, когда организация существует уже не первый год. При этом организация может находиться в состоянии бурного развития, а может в состоянии стагнации. Соответственно, система управления необходима, в первом случае для того, чтобы руководство эффективно справлялось и управляло процессом развития, а во втором – руководство может рассчитывать на выход из состояния стагнации.

2. Нематериальность системы управления организации усложняет оценку и выполнение проекта. Эта система элементов определяет, как должна работать организация, чтобы быть успешной и достичь своих целей в разумной перспективе.

3. Быстроменяющиеся требования в процессе разработки системы управления. В ходе проекта заинтересованные лица проекта начинают понимать, на каких целях организации нужно концентрироваться, какие процессы можно оптимизировать и выстроить более эффективно, какие изменения нужно внести в организационную структуру, какие элементы информационных систем нужны организации и т.д.

С другой стороны, динамично меняющаяся внешняя среда в современных условиях трудно прогнозируется, также заставляет менять требования к системе управления организации. Новые требования к системе управления организации порождают внесение изменений, что, в свою очередь, влияет на содержание, сроки и бюджет проекта [11, 282].

Критерий эффективности управления в организации в текущем и перспективном периодах времени должен удовлетворять требованиям менеджмента на реальной и адекватной основе интенсивного использования ресурсов оптимальности достижения в сложившихся условиях деятельности экономического результата и затрат, растущей по временным периодам динамики их соотношений, которые бы отвечали установленным на текущий и долгосрочный периоды целевым ориентирам результативности затрат.

На сегодняшний день используются следующие пути повышения эффективности управления организацией:

1) оценка и разработка путей для устранения выявленных проблем в управлении организацией;

2) совершенствование управления в организации путем информационного обновления обеспечивающей системы;

3) обновление каждого из компонентов системы управления организацией;

4) повышение квалификации управленческого аппарата;

5) совершенствование процесса работы с персоналом и пр.

Итак, выступая инструментом измерения качественных и количественных уровней эффективности деятельности организаций, критерий и обобщающий показатель эффективности определяют: оптимальность соотношений экономических результатов и используемых ресурсов, количественную определенность показателей эффективности, уровень адекватности и практической значимости измерения экономических показателей, экономическую эффективность управления и прочие показатели.

Таким образом, эффективность системы управления организацией зависит от правильно построенной организационной структуры управления, и от умения руководителя выстраивать отношения и распределение обязанностей между работниками организации.

Анализ системы управления магазина «Магнит»

2.1. Общая характеристика магазина «Магнит»

Полное фирменное наименование анализируемой организации – закрытое акционерное общество «ТАНДЕР». 

Закрытое акционерное общество «Тандер» внесено в Единый государственный реестр юридических лиц. ЗАО «Тандер» является юридическим лицом, действует на основании устава и законодательства Российской Федерации. Юридический адрес ЗАО «Тандер»: РФ г. Краснодар, ул. Леваневского, 185. Почтовый адрес: 350072 г. Краснодар ул. Солнечная, 15/5.

Акционерное общество закрытого типа «Тандер» представляет собой предприятие, занятое в отрасли производства и продажи товаров и имеющее в качестве основной цели своей деятельности – получение прибыли, для чего объединяются материальные, трудовые, интеллектуальные и финансовые ресурсы его участников. Основным направлением деятельности компании является розничная торговля.

Магазины расположены на всей территории Российской Федерации. Принцип работы «Магнита» – обеспечить возможность для покупателя быстро и выгодно приобрести широкий спектр продовольственных товаров.

Изучение системы управления осуществлялось в одном из магазинов «Магнит», находящегося по адресу – г. Нижний Новгород, ул. Белинского, 43. Площадь магазина составляет 320м², складная площадь составляет 105м², торговая – 215м².

Магазин занимает первый этаж жилого дома. Здание располагается в непосредственной близости от остановочных пунктов общественного транспорта, что обеспечивает высокую проходимость. Имеется парковка для автомобилей. Магазин начинает работу в 9:00 и закрывается в 21:00, без перерыва на обед и выходных.

Основной целью магазина «Магнит» является извлечение прибыли.

Основные виды деятельности магазина «Магнит» осуществляются в соответствии с Федеральными законами Российской Федерации и на основании специального разрешения – лицензий.

К основным видам деятельности магазина «Магнит» относятся:

- розничная торговля готовыми пищевыми продуктами;

- розничная торговля диетическим питанием;

- розничная торговля мучными кондитерскими изделиями;

- розничная торговля мукой и макаронными изделиями;

- розничная торговля пищевыми продуктами;

- розничная торговля чистящими средствами;

- розничная торговля парфюмерными и косметическими средствами;

- розничная торговля напитками и табачными изделиями и пр.

Товарооборот в магазине «Магнит» составляет 3 600 000 рублей в месяц. На основную долю приходятся товары повседневного спроса. Наиболее покупаемые товары – хлебобулочные изделия, молочная продукция, безалкогольные напитки, кондитерские изделия. Представим ассортимент реализуемых продуктов в магазине «Магнит»:

1. Кондитерские изделия: конфеты весовые, карамель, мармелад, наборы конфет, печенье, вафли, пряники, шоколад и др.

2. Хлебобулочные изделия: хлеб, батоны, булочные изделия, сушки- баранки, пирожные, торты и др.

3. Бакалейные товары: мука, крупы, макаронные изделия, сахар, крахмал, чай, кофе и кофейные напитки, какао, пряности, сода, соль, масло растительное, кисель, жевательная резинка, чипсы, сухарики и др.

4. Овощи, фрукты: картофель, лук, морковь, капуста, свекла, редька, помидоры, огурцы, яблоки, бананы, апельсины, киви, виноград, груши и др.

5. Мясные продукты: мясные полуфабрикаты, колбасные изделия, сырые полуфабрикаты из мяса говядины, свинины, курицы, консервы и др.

6. Вино-водочные изделия: пиво, водка, вино.

7. Напитки: минеральная вода, газированная вода, сок,

8. Молочная продукция: молоко, кефир, сметана, йогурты, творог, сыры, яйцо, майонез, мороженное и др.

Формирование структуры ассортимента товаров в магазине «Магнит» заключается в своевременном пополнении и обновлении ассортимента в зависимости от потребностей населения. Широта и глубина ассортимента в исследуемом магазине выбираются с учетом предпочтения потребителей.

Большое внимание уделяется сотрудничеству с местными производителями и поставщиками, что позволяет оперативно решать вопросы обеспечения сетей магазинов свежими товарами местного производства. 

Итак, федеральная розничная сеть «Магнит», сегодня – это привычные всем магазины, которые в течение долгого времени обеспечивают необходимыми продуктами и товарами жителей России.

2.2. Оценка системы управления магазином «Магнит»

Основная миссия магазина «Магнит» заключается в повышении благосостояния покупателей магазина, сокращая их расходы на покупку качественных товаров повседневного спроса, бережном отношении к ресурсам компании, улучшение технологии и достойного вознаграждения сотрудников.

Основная цель магазина направлена на обеспечение высокой степени жизнестойкости и конкурентоспособности компании посредством поддержания систем жизнеобеспечения на необходимом уровне, своевременной и качественной адаптации представляемой услуги к требованиям изменяющегося правопорядка и приоритетов потребителей.

Основные ценности магазина:

- ответственность;

- развитие;

- сотрудничество;

- профессионализм.

На рисунке 3 представим организационную структуру анализируемого магазина «Магнит».

Директор

Товаровед

Техничес-кая служащая служащие

Продавец ОН (отдела нарезки)

Продавец-универсал

Кассир-универсал

Рисунок 2 – Организационная структура магазина «Магнит»

Как показывает рисунок 3, в магазине «Магнит» используется линейная структура управления. Для этой структуры характерно сосредоточение всех функций управления в руках директора.

Штатное расписание включает в себя: директор магазина, товаровед, кассир-универсал, продавец-универсал, продавец ОН (отдела нарезки), техническая служащая.

Представим штатное расписание исследуемого магазина «Магнит» в таблице 2.

Таблица 2 – Штатное расписание магазина «Магнит»

Должность

Количество работников

Заработная плата

1

2

3

Директор

1

45 000

Товаровед

1

33 000

Кассир-универсал

2

27 000

Продолжение таблицы 2

1

2

3

Продавец-универсал

10

24 000

Продавец ОН

2

24 500

Техническая служащая

1

12 300

Итак, в анализируемом магазине «Магнит» работают 17 сотрудников. Средне-заработная плата в месяц в магазине» Магнит» составляет 25 488 руб. В целом можно, сказать, что заработная плата сотрудников магазина не достаточно высокая. В перспективе необходимо повысить заработную плату работникам магазина «Магнит».

Коммерческая деятельность предприятия торговли связана с выполнением различных операций и требует от выполняющих их работников разносторонних знаний и умений. Поэтому в состав персонала магазина входят работники различных категорий: работники низшего, среднего и высшего звена.

В таблице 3 представим профессиональную структуру работников магазина «Магнит» за 2015-2017 годы.

Таблица 3 – Профессиональная структура работников магазина «Магнит» за 2015-2017 годы

Образование

2015 г.

2016 г.

2017 г.

Чел.

Удельный вес, %

Чел.

Удельный вес, %

Чел.

Удельный вес, %

1

2

3

4

5

6

7

Высшее

4

26

5

29

7

41

Средне- специальное

3

20

4

24

3

18

Среднее

8

54

8

47

7

41

Продолжение таблицы 3

1

2

3

4

5

6

7

(профессиональ-но-техническое, общее среднее)

Итого:

15

100

17

100

17

100

Анализируя профессиональную структуру работников магазина «Магнит» отметим, что наибольшую долю занимают работники, имеющие среднее (профессионально-техническое и общее среднее) образование, доля которых за период 2015-2017 годы уменьшилась с 54% до 41% соответственно. Доля работников со средне-специальным образованием уменьшилась с 20 % до 18 % соответственно. Что касается доли работников с высшим образованием, то она увеличилась с 26% до41 %.

Итак, анализируя профессиональную структуру работников магазина «Магнит» отметим, что за рассматриваемый нами период, в структуре работников организации произошли следующие изменения:

- рост доли работников с высшим образованием;

- снижение долей работников со средне-профессиональным образованием и средне-специальным образованием.

Считаю необходимым, отметить, что в магазине «Магнит» не уделяется должного внимания к уровню образования работников магазина. Также в магазине «Магнит» не выделяются денежные средства на повышение квалификации сотрудников магазина, что является отрицательной тенденцией и негативно характеризует систему управления в магазине «Магнит».

Далее представим функциональные обязанности сотрудников магазина «Магнит».

Для каждой должности руководством организации составляются и утверждаются должностные инструкции, содержащие перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, их прав и ответственности. Директор магазина «Магнит» организует деятельность магазина в целом, а также обеспечивает эффективность и прибыльность деятельности магазина. В должностные обязанности директора входит разработка и реализация перспективных и текущих планов по повышению эффективности и прибыльности деятельности определенного магазина. Директор магазина принимает участие в подборе кадров, готовит необходимую документацию по применению взысканий и поощрений персонала; организовывает и ведет договорную работу с поставщиками; анализирует и обобщает ежедневные товарные и кассовые отчеты.

В обязанности товароведа входит:

- приемка товара по количеству, качества и срокам реализации в соответствии с контролируемыми документами;

- выполнение функций любого сотрудника магазина;

- организация правильного учета товаров, в случае отсутствия директора магазина;

- осуществление контроля за наличием штрих-кода на товары в базе;

- управление персоналом, постановка задач и контроль за их исполнение;

- работа в программе технических средств, в соответствии с технологическим процессом работы;

- проведение собраний с персоналом в случае отсутствия директора магазина;

- обеспечение сохранности товаров в магазине и пр.

Рассмотрим должностные обязанности кассира магазина «Магнит».

В обязанности кассира входит:

- осуществление операций по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств и ценных бумаг с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность;

- получение по оформленным в соответствии с установленным порядком документам денежных средств и ценных бумаг в учреждениях банка для выплаты работникам заработной платы, премий, оплаты командировочных и других расходов;

- ведение на основе приходных и расходных документов кассовой книги, сверка фактического наличия денежных сумм и ценных бумаг с книжным остатком;

- составление описи ветхих купюр, передача в соответствии с установленным порядком денежных средств инкассаторам, составление кассовой отчетности;

- обеспечение бесперебойной работы касс, контроль за отсутствием нарушений правил торговли в работе касс, принятие мер по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций;

- информирование руководства об имеющихся недостатках в работе касс и в своей работе, принимает меры по их ликвидации, исполняет распоряжения и приказы администрации предприятия.

Функциональными обязанности продавца магазина «Магнит» являются:

- доброжелательное приветствие посетителей магазина;

- оказание помощи в виде консультации по вопросам ассортимента, наличия и количества товара, сроках поставки, информации о производителях, технологии производства, области применения и прочих технических вопросах;

- проверка товара на наличие брака;

- информирование посетителей о скидках и акциях в магазине «Магнит»;

- осуществление работы по возврату товара в случае претензий к качеству товара;

- производит отпуск товара и пр. обязанности.

Известно, что на систему управления организацией большое влияние оказывают как внутренние, так и внешние факторы. Именно внешняя среда влияет на организацию в целом и ее функционирование. В связи с этим целесообразно представить в таблице 4 SWOT-анализ магазина «Магнит».

Таблица 4 – SWOT-анализ магазина «Магнит»

Сильные стороны

Слабые стороны

1

2

Развитая маркетинговая политика и налаженная маркетинговая стратегия.

Появление большего числа конкурентных фирм, таких как «Пятерочка», «Лента», поэтому проводиться снижение себестоимость продукции и усиливаются маркетинговые мероприятия.

Тенденции спроса - спрос возрастает когда на товаре стоит «красная» цена.

Соблюдение сохранности товара в торговом зале, потери от краж и брака.

Активное сотрудничество с дру-гими компаниями: поставщиками известных брендов косметики и продуктов питания.

Возможности

Угрозы

Широкий ассортимент - от продуктов питания до средств личной гигиены и бытовой химии.

Малое количество касс, в часы пик чрезмерная нагрузка.

Обучение персонала и введение свода правил корпоративной этики

Недостаточно высокая заработная плата персонала, при большой загруженности и ответственности.

Удовлетворенность клиентов. Компания ориентирована на покупателей с различным уровнем доходов

На основании проведенного SWOT-анализа  внешней среды организации составим матрицу угроз и возможностей для магазина «Магнит». Представим в таблице 5 матрицу возможностей, предоставляемых рынком.

Таблица 5 – Матрица возможностей для магазина

Вероятность использования возможностей

Влияние

сильное

умеренное

малое

1

2

3

4

Высокая

Новые технологии.

Высокое качество товаров повседнев-ного спроса по доступной цене

Дополнительные услуги

Низкое качество обслуживания клиентов

Средняя

Отсутствие в не-посредственной близости голов-ного офиса

Известность фирмы, имидж, марка

Качественное оборудование- кассы, новые витрины

Низкая

Удовлетворенность клиентов

Сплоченный коллектив

Экономический кризис

Таким образом, нами была рассмотрена система управления в одном из магазинов федеральной сети «Магнит». Недостатками в системе управления магазином являются недостаточно высокая заработная плата персонала, при чрезмерной загруженности и ответственности. В связи с этим отсутствует эффективный контроль над товаром, имеющим ограниченный срок годности, что в свою очередь увеличивает количество брака и приводит к финансовым потерям магазина. Также выявлены перебои с поставкой товаров в магазин, которые связаны с ошибками в работе товароведа и директора данного магазина «Магнит».

Кроме того, негативное влияние на деятельность организации оказывает рост числа конкурентных фирм, что влечет за собой, снижение себестоимость продукции и увеличение расходов на маркетинговые мероприятия.

Вышеуказанные недостатки оказывают отрицательное влияние на деятельность магазина и, соответственно, на его финансовые показатели.

3. Предложения по совершенствованию системы управления магазина «Магнит»

Проведя анализ системы управления в одном из магазинов федеральной сети «Магнит» следует отметить, что структура управления имеет ряд недостатков, которые необходимо исправить.

Во-первых, в данной организационной структуре отсутствуют какие-либо звенья, занимающиеся вопросами стратегического планирования. В работе руководителей практически всех подразделений оперативные проблемы доминируют над стратегическими.

Отметим, что в магазине «Магнит» отсутствует «Положение об организационной структуре», так как, по словам сотрудников, его некому разработать. Это не позволяет построить эффективную систему контроля за деятельностью аппарата управления в организации и создает большие трудности при выявлении дефектов организационной структуры управления.

Именно по причине отсутствия в организационной структуре департамента стратегии, то есть звена, отвечающего за стратегическое планирование, в положениях о подразделениях не определены цели деятельности для каждого подразделения, его вклад в общий результат деятельности компании, показатели эффективности деятельности, характерные именно для данного подразделения, а также порядок взаимодействия с другими подразделениями компании.

Кроме того, было установлено, что в анализируемом магазине «Магнит» отсутствует практика построения дерева целей с адекватной системой показателей.

Системно не упорядоченные плановые показатели не согласуются со структурой организации, не соответствуют направлениям использования ресурсов и получению результатов, поэтому оценить вклад каждого блока в целевую эффективность системы сложно.

Во-вторых, в механистической структуре существует тенденция к волоките и перекладыванию ответственности при решении проблем, требующих участия нескольких подразделений. Как показал анализ, практически любой заказ требует участия всех подразделений компании, а существующая организационная структура значительно усложняет процесс выполнения работ, в связи с тем, что работа структурных подразделений организации недостаточно эффективно скоординирована.

Вместе с тем, в структуре существует перегрузка управленцев верхнего уровня, в то же время существует и повышенная зависимость результатов работы организации от квалификации, личных и деловых качеств высших управленцев. Таким образом, с одной стороны, результаты работы компании с такой структурой зависят в основном от уровня профессионализма управляющих работников, а с другой стороны, те же управляющие работники являются перегруженными работой, что снижает качество принимаемых ими решений, следовательно, сказывается на результатах работы организации.

В организационной структуре магазина «Магнит» выявлено несоответствие функций управления, обусловленных целями компании и фактически выполняемых функций, дублирование функций, а также выявлены некоторые нереализуемые функции, например, функции отдела по управлению персоналом и коммерческого отдела.

В связи с этим предлагаем в магазине «Магнит» осуществить замену организационной структуры на органическую.

Основными принципами такой организации управления являются:

- автономная работа рабочих групп;

- замена жестких управленческих связей на более гибкие;

- привлечение для разработки сотрудников каждого подразделения магазина.

При внедрении данной структуры необходимо изменять взаимоотношения между персоналом.

Выявлено, что магазин «Магнит» не имеет возможности дополнительно нанимать высокооплачиваемых работников – руководителей проектов, так как издержки и затраты на производство и управление высоки.

Совершенствование организационной структуры неразрывно связано с реформированием магазина, а именно устранением нерентабельных производственных структур и низкорентабельных видов продукции (услуг).

В нашем случае планируется убрать в магазине «Магнит» отдел с хозяйственными товарами, так как данный вид товаров находится с продовольственными товарами в одном помещении, что вызывает запах у продуктов. В связи с этим, это отрицательно влияет на деятельность магазина, запасы товара увеличиваются, а значит, и снижаются продажи.

Итак, основными предложения по совершенствованию системы управления подразделения магазина «Магнит» являются:

  1. Создание органической структуры управления.
  2. Ликвидация нерентабельных видов продукции (услуг).
  3. Усиление блока персонала.

Таким образом, предлагаем включить в штатное расписание две новые должности – менеджер-оформитель, грузчик. Также предлагаем увеличить на две штатные единицы количество кассиров-универсалов.

Органический тип структуры характеризуется индивидуальной ответственностью работника за общий результат. Он подразумевает высокий уровень горизонтальной интеграции между персоналом, взаимную информированность и самодисциплину.

Гибкая организационная структура может стать неэффективной, если останется действующая система планирования.

Согласно рассмотренным нами предложениям по совершенствованию организационной структуры управления, в штатное расписание добавляются 4 единицы. В результате численность персонала анализируемого магазина «Магнит» составит 21 человек.

В связи с выше предложенными мероприятиями предполагаем следующие результаты:

- снижение нагрузки с продавцов в связи с отсутствием функции распечатки и расстановки ценников и рекламной информации. Данную функцию в магазине будет выполнять менеджер-оформитель. Это позволит с одной стороны эффективно отрабатывать актуальные акции, скидки, проводимые в магазине, что в свою очередь будет направлено на увеличение продаж. А с другой стороны позволит больше времени продавцам-универсалам уделять внимание грамотной выставке товаров и контролю за качеством товаров, а также отслеживать покупателей не желающих оплачивать товар;

- снижение нагрузки в связи с отсутствием функции разгрузочно-погрузочной деятельности, которая занимает большую часть рабочего времени сотрудников;

- снижение нагрузки с директора магазина и товароведа в связи с отсутствием необходимости работы за кассой. Это позволит эффективнее исполнять их прямые должностные обязанности, связанные с заказами товаров, контролем и списанием продукции с истекшим сроком годности, контролем за работой сотрудников магазина и т.д.

Таким образом, разработанные нами предложения по усовершенствованию системы управления организацией, окажут положительное влияние на деятельность определенного подразделения федеральной сети магазинов «Магнит», и улучшать его финансовые показатели.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В настоящее время деятельность любой организации требует управления, без которого невозможно не только ее эффективное функционирование и развитие, но и само существование. Более того, управление организацией предопределяет отношение к ней со стороны других организаций и в известной мере влияет на их ответственные управленческие решения. Это означает, что с управлением связаны интересы множества людей.

В процессе теоретического исследования были изучены сущность, методы, задачи, принципы и функции системы управления организацией; осуществлена оценка эффективности системы управления организацией. В соответствии с поставленными во введении задачами исследования была проанализирована системы управления магазина «Магнит», а также были разработаны мероприятий по совершенствованию системы управления организацией.

В современных условиях более адекватным было бы рассматривать систему управления не только как структуру управления, но учитывать и все возможные ее взаимосвязи, как внешние, так и внутренние, в динамике, что обеспечивает гибкость системы, способность адаптироваться к меняющимся условиям.

Следовательно, под системой управления понимается совокупность целостных упорядоченных взаимосвязанных элементов и подсистем управления, взаимодействующих между собой и участвующих в процессе функционирования по обеспечению своего предназначения и достижения поставленной цели. Потребность в исследованиях в системах управления организации появляется в трех основных случаях:

1) организация сталкивается с ситуацией, когда положение ухудшается и надо это исправить (задача на исправление);

2) положение организации не ухудшается, но ей необходимо развиваться, то есть улучшить существующую ситуацию (задача на усовершенствование);

3) для организации необходимо создать совершено новую ситуацию (задача на создание).

Современная система управления должна быть простой и гибкой. Ее главным критерием является обеспечение эффективности и конкурентоспособности. Исходя из данного утверждения, она должна иметь следующие характеристики:

– небольшие подразделения, укомплектованные меньшим числом, но более квалифицированных людей;

– небольшое число уровней управления;

– структура, основанная на группах (командах) специалистов;

– характер и качество продукции, графики и процедуры работы, ориентированные на потребителя.

В целом, подводя итоги, следует отметить, что организация эффективного управления в современных условиях является одной из важнейших проблем, стоящих перед любой организацией. Рост роли качественного управления как фактора, влияющего на успех организаций на рынке, обусловил сложившуюся на сегодняшний день ситуацию, когда эффективность управления по значимости уже вплотную приближается к таким факторам, как применяемые технологии продажи способы продвижения продукции на рынок. При этом большинство руководителей пока недооценивают важность этой проблемы и не видят необходимости в пересмотре существующих, часто сложившихся стихийно, принципов управления. Необходимость совершенствования конкретного процесса возникает при выявлении таких его признаков, как слабая управляемость, высокая фрагментированность, излишки передаваемой информации, наличие «узких» мест, повторных операций, наличие неопределенности и отсутствие методов снижения ее влияния, отсутствие у участников процесса ответственности за его результат и т.д.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Андреева, О. Эффективное управление предприятием / О. Андреева // Генеральный директор. – 2016. – № 2. – С. 13–14.

2. Баранников, А.Ф. Теория организации: учебник / А.Ф. Баранников. - М.: Юнити-Дана, 2015. - 700 с. - ISBN 5-238-00695-0.

3. Горбовцов, Г.Я. Системы управления проектом: учебное пособие / Г.Я. Горбовцов. - М.: Евразийский открытый институт, 2011. - 341 с. - ISBN 978-5-374-00316-1.

4. Дацко, В.Н. Теория организации: учебное пособие / В.Н. Дацко. - М.: Российская международная академия туризма, 2015. - 96 с. - ISBN 978-5-905783-13-5.

5. Демчук, О.Н. Теория организации: учебное пособие / О.Н. Демчук, Т.А. Ефремова. - М.: Флинта, 2014. - 262 с. - ISBN 978-5-9765-0699-2.

6. Долгов, А.И. Теория организации: учебное пособие / А.И. Долгов. - 3-е изд., стереотип. - М.: Флинта, 2014. - 114 с. - ISBN 978-5-9765-0106-5.

7. Жуков, Б.М. Исследование систем управления: учебное пособие / Б.М. Жуков, Е.Н. Ткачева. - М.: Дашков и Ко, 2015. - 207 с. - ISBN 978-5-394-01309-6.

8. Игнатьева, А.В. Исследование систем управления: учебное пособие / А.В. Игнатьева, М.М. Максимцов. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Юнити-Дана, 2015. - 167 с.- ISBN 978-5-238-01344-2 .

9. Ким, С.А. Теория управления: учебник / С.А. Ким. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2016. - 240 с. - ISBN 978-5-394-02373-6.

10. Ключников, А.В. Исследование систем управления: учебное пособие / А.В. Ключников; Российская международная академия туризма. - М.: Советский спорт, 2014. - 114 с. - ISBN 978-5-9718-0372-0.

11. Мельникова, Т.Ф. Оценка эффективности организационной структуры торгового предприятия / Т.Ф. Мельникова, А.В. Мельникова // Молодой ученый. – 2015. – №2. –С. 282-284.

12. Мишин, В.М. Исследование систем управления: учебник / В.М. Мишин. - 2-изд., стер. - М.: Юнити-Дана, 2015. - 527 с. - ISBN 978-5-238-01205-6.

13. Мухсинова, Л. Исследование систем управления: учебное пособие / Л. Мухсинова. Министерство образования и науки Российской Федерации, Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Оренбургский государственный университет». - Оренбург: ОГУ, 2014. - 459 с.

14. Понуждаев, Э.А. Теория менеджмента: история управленческой мысли, теория организации, организационное поведение: учебное пособие / Э.А. Понуждаев, М.Э. Понуждаева. - М.: Директ-Медиа, 2015. - Кн. 1. - 661с. - ISBN 978-5-4475-3721-0.

15. Подлесных, В.И. Теория организации: учебник / В.И. Подлесных. –Санкт-Петербург: Бизнес-пресса, 2014. –337 с. - ISBN 978-5-5270-4723-2.

16. Руденко, И.В. Теория организации: учебно-методическое пособие / И.В. Руденко. - Омск: Омский государственный университет, 2014. - 96 с. - ISBN 978-5-7779-1697-6.

17. Савельева, Е.Н. Научно-практические подходы к оценке эффективности систем управления предприятием/ Е.Н. Савельева // Экономика, управление, финансы: материалы III междунар. науч. конф. –Пермь: Меркурий, 2014. – С. 142-146

18. Теория организации: учебное пособие / Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования Ставропольский государственный аграрный университет; сост. Т.И. Сахнюк. - Ставрополь: Агрус, 2014. - 100 с.

19. Управление персоналом: учебное пособие / П.Э. Шлендер, В.В. Лукашевич, В.Д. Мостова и др.; под ред. П.Э. Шлендера. - М.: Юнити-Дана, 2015. - 320 с. - ISBN 5-238-00909-7.

20. Файоль А. Управление – это наука и искусство / А. Файоль, Г. Эмерсон, Ф. Тейлор, Г. Форд - М.: Республика, 2005. - 351 с. - ISBN 5-250-01591-3.

21. Чуйкин, А.М. Основы менеджмента: Учебное пособие/ А.М. Чуйкин. - Калининград: Калининградский университет, 2014. - 106 с. - ISBN 5-230-08823-0.

22. Яськов, Е.Ф. Теория организации: учебное пособие / Е.Ф. Яськов. - М.: Юнити-Дана, 2015. - 271 с. - ISBN 978-5-238-01776-1.