Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов (Определение процессного подхода)

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Важность ориентации предприятия на бизнес-процессы продиктована условиями времени. В современной экономической среде актуальность приобретает не только налаживание бизнес-процессов как одного из направлений работы с внутренней средой, но и приведение их в соответствие с быстро меняющихся требований внешней среды. Сегодня научные подходы к определению сущности дефиниции, типологии категории бизнес-процессов, определение их роли и взаимосвязей не являются единственными. Это затрудняет дальнейшие исследования в рассматриваемом направлении. Поэтому проблема формирования методологии управления бизнес-процессами и достижения практических результатов является актуальной и требует тщательного исследования.

Сосредоточение ученых на исследовании бизнес-процессов и активное их изучение проводилось в 90-е гг. ХХ в. Новые технологии и методы управления процессами требовали их стандартизации и структурирования с целью автоматизированного управления. Результатом этих исследований были многочисленные научные труды исследователей, совершивших значительный вклад в теорию бизнес-процессов. Среди них стоит отметить научные результаты Августа-Вильгельма Шеера, Деминга В., Зиндера Е.З. и др. Однако эти исследования проводились в техническом аспекте: были ориентированы на описание последовательности операций и бизнес-процедур, структурирование, классификацию бизнес-процессов, поиск взаимосвязей и взаимозависимостей между ними.

В «новую эру конкуренции» важным является исследование бизнес-процессов не с точки зрения технической регламентации, а с точки зрения формирования добавленной стоимости, оптимизации по затратам и осуществление руководства бизнес-процессами. Важное значение в этом направлении исследования имеют научные результаты Таичи Оно, Дж. Вумек, Д.Т. Джонса, Бьорна Андерсена, М.Хаммера и Дж Чампи, Т. Дейвенпорт, Дж. Шорта, М. Портера, В. Миллара, В. Деминга, Дж. Харрингтона, К. Екселинга, Х. Биннера, Е. Зиндера, Е. Г. Ойхман и др.

Целью данной работы является исследование применения процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов.

Задачами исследования являются:

определить сущность процессного подхода;
изучить принципы процессного подхода;
рассмотреть преимущества и недостатки процессного подхода;
привести характеристику программных продуктов для реализации процессного подхода;
провести сравнительный анализ программных продуктов для реализации процессного подхода.

С целью выполнения определенных задач были использованы следующие методы исследования: теоретические: изучение законодательной, нормативной и учебно-методической документации, анализ литературы для сравнения, сопоставления различных взглядов на исследуемую проблему; эмпирические: количественный и качественный анализ данных.

Теоретической и информационной базой исследования являются современные теории управления проектами, периодические публикации отечественных и зарубежных ученых, специализированная литература, периодические издания, аналитические данные по деятельности предприятия.

Особенности исследуемых проблем, цель и задачи исследования определили структуру дипломной работы, представленной вступлением, двумя разделами, заключением, списком литературы, включающего 55 источников. Работа изложена на 45 страницах.

ГЛАВА 1. СУЩНОСТЬ И ПОНЯТИЕ ПРОЦЕССНОГО ПОДХОДА ДЛЯ ОПТИМИЗАЦИИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

1.1 Определение процессного подхода

Развитие научной экономической мысли позволило систематизировать направления управления бизнес-процессами. Развитие науки о бизнес-процессах способствовал активному применению теории в практической деятельности крупных корпораций, концернов и консорциумов, которые в 80-х – 90-х гг. ХХ века были многопрофильными и малоэффективными. Ситуация изменилась после внедрения на этих предприятиях принципов управления бизнес-процессами и процессного подхода в целом. Яркими примерами корпораций, которые получили «второе дыхание» в результате внедрения и реинжиниринга процессов, стали General Electric, Toyota и Crysler. Наиболее полным отражением применения процессного подхода в менеджменте является управление предприятием как совокупность бизнес-процессов. Менеджмент бизнес-процессов, в отличие от менеджмента функций, делает управление более ориентированным на эффективность. В таком случае менеджеры организуют работу процесса (а не отдела), что делает возможным преодоление проблемы субоптимизации, которая является существенным препятствием не только в достижении эффективности предприятия, но и результативности (выполнение поставленных задач).

Результаты научных исследований отечественных ученых, в частности Кузьмина Е.Е. и Мельник А.Г. [1], свидетельствуют об исключительной эффективности применения процессно-структурного подхода в менеджменте. Его сущность заключается в объединении системного, ситуационного и процессного подходов. Применение такого подхода к руководству в практической деятельности освобождает менеджеров от необходимости оперативного управления различными функциями в компании. Однако, единого толкования категории бизнес-процессов в исследуемых источниках нет, поэтому проанализируем существующие подходы к идентификации сущности этой экономической категории. Так, по Большому толковому словарю современного русского языка [2], бизнес (пер. с англ. «деятельность») – это экономическая, коммерческая, биржевая или предпринимательская деятельность, направленная на получение прибыли.

Процесс – последовательная смена состояний или явлений, которая происходит закономерно; ход развития чего-либо; совокупность последовательных действий, средств, направленных на достижение определенного следствия (результата).

Сочетание номинальных определений понятий «бизнес» и «процессы» формирует первичное определение сущности категории «бизнес-процессов» как совокупности последовательных действий экономического, коммерческого, биржевого или предпринимательского характера, ориентированные на получение прибыли. Примерами бизнес-процессов могут выступать сбыт и снабжение, внешнеэкономическая деятельность, проведение рекламных кампаний и тому подобное. Лозунг многих нефтяных компаний «от месторождения до заправки» - это совокупность бизнес-процессов, которые формируют технологический цикл компании [3].

Однако, в современных условиях ведения бизнеса и для целей научного исследования такое определение не может быть применено, поскольку содержит поверхностную характеристику категории без толкования взаимовлияния бизнес-процессов, их значение в стратегическом аспекте функционирования предприятия.

По определению Август-Вильгельма Шеера [3], бизнес-процессы – это связанный набор повторяемых действий (функций), которые превращают входной материал и / или информацию в конечный продукт (услугу) в соответствии с заранее установленными правилами. Определение предоставляет четкое понимание сущности процесса, однако оно имеет определенные недостатки: во-первых, результатам осуществления бизнес-процессов во всей их совокупности является формирование добавленной стоимости в виде товара (услуги), а следствием выполнения отдельно взятого бизнес-процесса результаты, которые являются входом для следующего процесса, или конечным результатом цепочки создания стоимости. Во-вторых, входами бизнес-процессов, кроме материалов и информации, могут быть другие виды ресурсов предприятия [1]. Данное определение является технически ориентированным (сосредоточено на автоматизацию бизнес-процессов), а не на их оптимизацию или реинжиниринг под новые условия и потребности. Однако, понимание механизмов функционирования бизнес-процессов играет важную роль в их проектировании и оценке эффективности.

Заслуживает особого внимания определение, предложенное М. Хаммером и Дж. Чампи [4]. Бизнес-процессы – это совокупность различных видов деятельности, в рамках которых «на входе» используется один или более видов ресурсов, в результате которой на «выходе» создается продукт, представляющий ценность для потребителя. Суть определения демонстрирует применение функционального подхода, по которому бизнес-процессы своего рода «механизмом» (черным ящиком), которая превращает «входные» ресурсы в «результаты» на выходе. Вместе с этим, авторы не выделяют систематизированность и взаимосвязанность процессов, как их определяющую характеристику. Хотя уровень эффективности «выходных» результатов находится в прямой зависимости от степени достижения эффекта синергии бизнес-процессов внутри организации.

Значительный вклад в теорию бизнес-процессов сделали исследователи Томас Дейвенпорт и Джеймс Шорт [5, 6]. Согласно их научных результатов бизнес-процессом следует считать набор логически взаимосвязанных действий, выполняемых для достижения определенного «выхода» бизнес-деятельности [5].

В работе, ориентированной на формирование и оптимизацию инновационных бизнес процессов [6], приведены детальное определение: бизнес-процесс – это дискретная множество действий, спроектированных и структуру для производства определенного продукта (товаров / работ / услуг) для конкретного потребителя или рынка. Здесь приводится и такое определение: бизнес-процесс – структурированный набор действий, которые можно измерить (оценить экономически), и который создан с целью производства определенной продукции для клиента или рынка. Определение, сформулированное автором в [6], полнее отражает экономическую сущность бизнес-процессов, в отличие от предыдущего, в котором прослеживается исключительно техническая направленность на автоматизацию процесса.

Особого внимания заслуживает подход к определению бизнес-процессов, предложенный М. Портером и В. Милларом, который отражает сущность предложенного учеными «цепи создания стоимости». Бизнес-процессы – это комплекс видов деятельности, определяются точками «входа» и «выхода» и используют организационные ресурсы с целью создания ценности товаров / услуг для потребителя [7].

Весомый вклад М. Портера в аспекте определения границ бизнес-процессов. По его подходам, границы (конечные точки) бизнес-процессов – это те бизнес-процедуры, по результатам выполнения которых тратятся «организационные ресурсы» и формируется добавленная стоимость. Отсюда следует, что каждое предприятие является уникальным по совокупности бизнес-процессов, которые его формируют. Ведь специфика деятельности и все организационные факторы смещают границе раздела бизнес процессов в каждом конкретному случае. Другим важным следствием его научной работы является обоснование невозможности выделить на практике стандартные бизнес-процессы, которые имеют место в каждой организации. Ведь каждое предприятие является неповторимым по своей структуре, результатам деятельности, условиями конкуренции и формирования ценности.

Деминг В.Е. определяет бизнес-процессы как любые виды действий в функционировании организации [8]. Несмотря на значительный вклад В. Деминга в теорию бизнес-процессов и методологии соблюдения качества, данное определение является слишком общим, а иногда и ошибочным. Ведь, как уже отмечалось, не каждое действие в организации бизнес-процессом.

Согласно определению Д. Харрингтона и К.С. Екселинга [9], бизнес-процессы – это логический, последовательный, взаимосвязаны вязаный набор мероприятий, который потребляет ресурсы поставщика, создает ценность и выдает результат покупателю. Значимость научных результатов Д. Харрингтона и К.С. Экселинга заключается в том, что они разработали иерархию бизнес-процессов, выделив основной бизнес-процесс (объединяет несколько функций в рамках одной организационной структуры), подпроцесс (часть основного процесса, выполняет специфическую роль в функционирование организации), запад (действия, которые выполняются в рамках подпроцесса).

Определение структуры является общим и не дает четкого понимания сущности каждого компонента структуры бизнес-процессов, но отражает их иерархию, является важным моментом в понимании принципов функционирования бизнес-процессов.

По определению, рассмотренным Бьорном Андерсоном в своей работе [10] и разработанным учеными Ericsson Quality Management Institute г. Гетеборг [11], «бизнес-процесс – это последовательность логически связанных, повторяющихся действий, в результате которых используются ресурсы предприятия для преобразования объекта (физически или виртуально) с целью достижения определенных измеримых результатов, или продукции для удовлетворения потребностей внутренних и внешних потребителей».

По мнению Х. Биннера [12], бизнес-процессы – это система взаимосвязанных и взаимодействующих действий, конечными целями выполнения которых является создание продуктов / услуг, которые имеют ценность для внешних и внутренних потребителей.

Исследование понятия «бизнес-процессы» проводилось и на уровне международной регламентации и был предметом обсуждения на бизнес-форумах. Так, согласно регламентам ISO, бизнес-процессы – это ряд взаимосвязанных видов деятельности, превращаются в «входы» и «выходы» процесса [13].

Существует также и более технический подход к определению понятия: бизнес-процессы – это систематизированное и последовательное выполнение функциональных операций, которые приносят определенный заранее определенный результат [14]. Однако, такое определение более соотносится с понятием «бизнес-процедуры».

В исследования и развитие теории бизнес-процессов значительный вклад осуществили и ученые из СНГ, которые были одними из первых исследователей данной категории. Некоторые из них реализовали собственные проекты по исследованию, проектированию и налаживание бизнес-процессов. Так, Е.З. Зиндер – президент Фонда «ФОСТАС», в своих исследованиях приводит следующее толкование понятия [15]: бизнес процессы – логические последовательности взаимосвязанных связанных действия, использующие ресурсы предприятия для создания и получения мерного результата в будущем.

Исследователи Е.Г. Ойхман и Е.М. Попов в своей работе [16] определяет бизнес-процессы как множество внутренних видов деятельности, начинаются с одного или более «входов» и заканчиваются созданием продукции, необходимой клиенту, удовлетворяет его видение стоимости, долговечности, сервису и качеству.

Подытоживая рассмотрены дефиниции и подходы к определению сущности бизнес-процессов, а также ориентируясь на цели научного исследования, нами идентифицирована ключевые характеристики, представленные в табл.1.

В общем многообразие подходов к определению понятия «бизнес-процессы» вызвано прежде всего тем, что сами бизнес-процессы в управленческом аспекте является «ядром» экономической системы предприятия, а их исследование находится на грани различного рода экономических категорий: «управление (менеджмент)», «производство», «качество», «эффективность и результативность», «оптимизации расходов», «бизнес-модель» и целого ряда других. В связи с этим, определение понятия должно быть расширенным и углубленным.

Таблица 1

Ключевые характеристики сущности «бизнес-процессов»

№ п/п	Ключевая характеристика бизнес-процесса	Описание
1	2	3
1	Бизнес-процессы формируют добавленную стоимость (потребительскую ценность) [4, 7, 9, 12, 16]	Конечной целью выполнения бизнес-процессов организации является формирование добавленной стоимости (потребительской ценности) исходной продукции. В случае некоммерческих организаций потребительской ценностью результатов всех бизнес-процессов будет удовлетворение потребностей самореализации, духовных и социальных потребностей человека. Если выполняемые в организации действия и операции не создают добавленной стоимости (потребительской ценности), не влияют на качество формирования этой стоимости, не является управляющими процессами и процессами развития, то такие действия нельзя рассматривать как бизнес-процессы. Если перестанут выполняться основе бизнес-процессы, потребительская ценность не будет создана вообще, а при остановки вспомогательных бизнес-процессов, производительность основных существенно уменьшаться.
2	Взаимозависимость и взаимосвязанность всех бизнес-процессов на предприятии [3, 5, 6, 9, 10, 12, 13, 15]	Достижения определенных целей организации невозможно без функционирования всех существующих бизнес-процессов (действий / мероприятий / операций / процедур). Отсутствие одного бизнес-процесса или его неэффективность неизбежно влияют как на эффективность других, так и на результативность всей организации. Степень зависимости между бизнес-процессами можно измерить через корреляцию показателя добавленной стоимости исследуемого процесса и процесса, предшествующего данному. Применение данного принципа на практике существенно повышает эффективность управления бизнес-процессами, ведь понимание их последовательности и взаимовлияния позволяет реалистично планировать, эффективно организовывать и стимулировать самомотивацию работников, а также осуществлять контроль и регулировать обнаружены отклонения. Исследование роли и значения отдельного бизнес-процесса или бизнес-процедуры без определения взаимозависимости процессов в экономической системе предприятия не имеет никакой перспективы. Ведь добавленную стоимость (потребительскую ценность) создает вся система бизнес-процессов.

Продолжение таблицы 1

1	2	3
3	Сосредоточение бизнес-процессов вокруг одной цели (комплексной цели) [5, 7, 10, 12, 14, 15]	При декомпозиции бизнес-процессов по определенным критериям раскрывается их функциональное назначение и роль в формировании добавленной стоимости (потребительской ценности). Каждый бизнес-процесс выполняется в соответствии с определенной цели, достижение которой (качественно и количественно) в совокупности дает желаемое и запланированное значение «выхода» бизнес-процессов.
4	Измеримость результата каждого бизнес-процесса [6, 7, 10, 15]	Если каждый бизнес-процесс имеет конец и начало [7], то соответственно должен быть система критериев и подходов к выражению результатов выполнения бизнес-процесса в числовом измерении. При других условиях действие не может считаться бизнес-процессом.
5	Дискретность процесса (наличие начала, «входа» и окончания, «выхода») [3, 4, 7, 13, 16]	Согласно определению М. Портера [7] каждый бизнес-процесс имеет начало и конец, которые определяется затратами организационных ресурсов («вход») и «формированием потребительской ценности» («выход»). В организационных ресурсов следует отнести материальные, человеческие, интеллектуальные, информационные, финансовые и т.д.
6	Существование цели осуществления бизнес-процессов [9, 10, 12, 16]	Целью осуществления бизнес-процессов является удовлетворение запросов внутренних пользователей / потребностей рынка. «Выходы» одних бизнес-процессов является «входами» следующих, которые используют результаты предыдущих. Результатом «конечных» бизнес-процессов являются товары / услуги, которые обладают достаточной потребительской ценностью для удовлетворения потребностей клиентов и достаточной добавленной стоимостью для обеспечения прибыльной деятельности предприятия
7	Непрерывность бизнес-процессов [3, 7, 10, 14, 15]	Бизнес-процессами или их элементами нельзя считать каждое действие, которое осуществляют менеджеры или работники предприятия. Бизнес-процессами следует считать только те процессы, которые являются заранее спроектированными и представляют собой систему бизнес-процедур (операций, действий, мероприятий), которая периодически повторяется.
8	Использование ресурсов предприятия для выполнения бизнес-процессов [3, 4, 9, 10, 15]	Добавленная стоимость (потребительская ценность) не возникает и не исчезает, а создается как результат умелого сочетания ресурсов в бизнес-процессах предприятия, результатом выполнения которых она и выступает.

Следовательно, под бизнес-процессами необходимо понимать систему непрерывных, взаимосвязанных, соответствующим образом упорядоченных и управляемых действий (процедур, операций, выполняемых функций), которая, в свою очередь, является элементом механизма формирования добавленной стоимости (потребительской ценности) через преобразования организационных ресурсов, сосредоточенных на достижении одной комплексной цели, направленных на обеспечение производительности и эффективности организации в целом и обеспечении донесения добавленной стоимости (потребительской ценности) до целевого рынка через бизнес-модель предприятия.

1.2 Принципы процессного подхода

Среди основных универсальных принципов бизнес-процессов следует выделить следующие:

соответствие улучшения бизнес-процессов стратегическим целям предприятия;
ориентация на внутренних и внешних потребителей;
наличие критериев оптимизации бизнес-процессов;
наличие владельцев бизнес-процессов, которые ответственны за их оптимизацию.

В современных условиях, построение систем эффективного управления, основывается по так называемому процессному подходу, по которому вся работа предприятия организуется на основе взаимодействующих бизнес-процессов.

Концепция совершенствования бизнес-процессов основывается на четырех подходах (по Дж. Харрингтоном) направленных на повышение производительности, эффективности и адаптируемости бизнес-процессов [22]: методика быстрого анализа решения (FAST); бенчмаркинг процесса; перепроектирования процесса (концентрированное улучшения); реинжиниринг процесса.

Приведенные подходы имеют определенные ограничения, по их реализации на предприятии. Эти ограничения касаются слишком длительных сроков реализации, так внедрения изменений, используя реинжиниринг занимает в среднем более 6 месяцев, и значительных финансовых затрат, например, оплата услуг команды бенчмаркинга и FAST, при применении именно этих подходов и затраты на обучение персонала, после проведенной оптимизации.

Оптимальным является использование подхода перепроектирования процесса, концентрирует внимание и усилия на совершенствование существующего процесса. Перепроектирования целесообразно применять к тем процессам, которые успешно работают и сейчас, но требуют коррекции в связи с изменившимися требованиями клиента. Использование данного подхода может быть корректным примерно для 70-90% основных бизнес-процессов организации, а также снижает затраты и уровень ошибок на 30-60%. Поэтому использование такого подхода на предприятиях сферы услуг более чем уместно.

Для успешной реализации бизнес-процесса на предприятии сферы услуг необходимо формировать команду по совершенствованию процессов (PIT – Process Improvement Team), которая имеет набор полномочий, возможностей и силы, станет предпосылкой принятия и выполнения эффективного решения. Для достижения экономического целевого эффекта необходимо использовать такие ключевые роли, которые формируют управленческую команду эффективной реализации бизнес-процесса предприятия сферы услуг [23]:

Владелец процесса (Process owner), который должен знать бизнес-процесс, отвечать за его осуществление и результат в целом, измерять и совершенствовать эффективность бизнес-процесса;

лидер команды (Team leader), в обязанности которого входит управлять командой;
коммуникатор (Facilitator) должен, как правило, вести вместе с лидером подготовку совещаний, принимать в них участие, анализировать вместе с лидером итоги совещаний команды;
внешний консультант (External consultant) обязан иметь независимый взгляд, владеть знаниями, навыками и методиками, а также выступать в роли эксперта;
координатор (Coordinator), задачей которого является ответственность за согласованную работу всех частей бизнес-процесса и обеспечивать связь с другими бизнес-процессами;
участник команды (Team member).

Для лучшего понимания значения подхода перепроектирования процесса рассмотрим бизнес-процессы страховой компании при осуществлении продажи страховых продуктов и их изменение с использованием данного подхода.

Реализация страховых продуктов традиционно осуществляется стихийно и имеет, как правило, отраслевой (видовой) характер, который является экономически затратным. Движение в страховой компании происходит «вширь», то есть к новым клиентам, а движение «вглубь» (охват уже имеющихся клиентов новыми видами страхования) отсутствует.

Первым изменением данного процесса является переход к комплексному продажи. В его основе лежит системный подход к клиенту, предусматривающий рассмотрение объекта как совокупности взаимосвязанных элементов. Комплексные страховые программы содержат различные виды страхования, сочетание которых и дает страхователю возможность защитить имеющиеся имущественные интересы.

Второй изменением является усовершенствование системы продажи, когда необходимо осуществить дифференциацию продажи по корпоративным и индивидуальными клиентами, а также за массовыми и специализированными страховыми продуктами. Методы продажи ретейлового сети (физическим лицам) и юридическим лицам отличаются, поскольку различны сами потребители страховых услуг.

Изменения по совершенствованию данного процесса будут исчерпывающими только тогда, когда изменится и организационная структура компании, то есть сформируются новые подразделения, по видам страхования, а также когда компания введет интернет-продажи и консультирование, то есть развитие новых каналов продаж.

В целом следует выделить такие преимущества оптимизации бизнес-процессов предприятия с помощью перепроектирования процесса:

сокращение расходов, продолжительности и количества ошибок;
формирование у работников предприятия и руководителей четкого понимания того как, когда, кто и что необходимо сделать для достижения поставленных целей;
рост управляемости предприятия;
улучшения взаимодействия между сотрудниками и подразделениями предприятия [24].

Следовательно, оптимизация бизнес-процессов предприятий является действенным инструментом обеспечения эффективности деятельности предприятий в современных условиях, способствует увеличению прибыли и росту производительности, снижению затрат и т.д. Задачи, которые приходится решать в процессе оптимизации бизнес-процессов на предприятиях сферы услуг характеризуются разным уровнем сложности и ответственности. Поэтому применение подходов к совершенствованию процессного управления следует осуществлять на основании оценки бизнес-процессов и ограничений по их применению.

1.3 Преимущества и недостатки процессного подхода

Суть процессного подхода заключается в том, что каждый сотрудник обеспечивает жизнедеятельность конкретных бизнес-процессов, непосредственно участвуя в них. Обязанности, область ответственности, критерии успешной деятельности для каждого сотрудника сформулированы и имеют смысл лишь в контексте конкретной задачи или процесса. Горизонтальная связь между структурными единицами значительно сильнее. Вертикальная связь «начальник - подчиненный» слегка ослабевает.

В таблице 2 обозначены преимущества и недостатки процессного подхода к управлению предприятием.

Таблица 2

Анализ преимуществ и недостатков процессного подхода к управлению предприятием

Преимущества

Недостатки

четкая система взаимных связей внутри процессов и в соответствующих им подразделениях;

четкая система единоначалия - один руководитель сосредотачивает в своих руках руководство всей совокупностью операций и действий, направленных на достижение поставленной цели и получение заданного результата;

наделение сотрудников большими полномочиями и увеличение роли каждого из них в работе компании приводит к значительному повышению их отдачи;

быстрая реакция исполнительных процессных подразделений на изменение внешних условий;

в работе руководителей стратегические проблемы доминируют над оперативными;

критерии эффективности и качества работы подразделений и организации в целом согласованны и сонаправленны.

повышенная зависимость результатов работы организации от квалификации, личных и деловых качеств рядовых работников и исполнителей;

управление смешанными в функциональном смысле рабочими командами - более сложная задача, нежели управление функциональными подразделениями;

наличие в команде нескольких человек различной функциональной квалификации неизбежно приводит к некоторым задержкам и ошибкам, возникающим при передаче работы между членами команды, однако потери здесь значительно меньше, чем при традиционной организации работ, когда исполнители подчиняются различным подразделениям компании

Чувство ответственности сотрудника качественно меняется: он отвечает не только за те функции, которые на него возложил начальник, но и за бизнес-процесс в целом. Функции и результат деятельности параллельных структурных единиц для него важны. Ответственность за результат бизнес-процесса в целом подталкивает его к ответственности перед коллегами, такими же участниками бизнес-процесса, как он сам.

Но как не существует панацеи от всех болезней, так и процессный подход не сможет решить всех проблем во всех организациях. Его, как скальпель хирурга, нужно применять умело и только в тех местах, где это оправданно. Кому-то он будет полезен и принесет ощутимую выгоду, а где-то приведет лишь к дополнительным трудностям [25, с. 48].

Таким образом, отсутствие процессного подхода в управлении приводит к стихийным результатам, на которые невозможно опираться и которые невозможно анализировать, так как их сложно воспроизвести. Именно процессный подход позволяет понять, что конечный продукт деятельности компании является результатом совместной работы всех без исключения ее сотрудников, кроме того, он позволяет устранить разрывы на стыке процессов, восстанавливая связь между ними. Процессный подход не отвергает существующей в компании системы управления, а определяет пути ее улучшения и качественной модификации. Разумеется, за счет одной только формализации бизнес-процессов добиться повышения эффективности нельзя, и процессный подход - не панацея от всех болезней организации. Он позволяет диагностировать проблемы, как всей компании, так и взаимодействия различных ее подразделений при выполнении общей задачи.

ГЛАВА 2. ПРОГРАММНЫЕ ПРОДУКТЫ ДЛЯ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЦЕССНОГО ПОДХОДА ДЛЯ ОПТИМИЗАЦИИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

2.1 Характеристика программных продуктов для реализации процессного подхода

Одним из самых мощных инструментов конкурентной борьбы является внедрение на предприятии современной информационной системы, с помощью которой становятся возможными использования инновационных инструментов для обслуживания клиентов; повышение эффективности работы; освоение новых ниш для ведения бизнеса; анализ бизнес-процессов предприятия; оптимизация, формализация, описание бизнес процессов; оформление проектной документации; автоматизация бизнес-процессов предприятия; внедрение и сопровождение программных продуктов.

Технические возможности для реализации различных решений в области построения информационных систем в настоящее время чрезвычайно широкие и вполне доступны. Все большее количество производителей поддерживают работу своих систем на различных платформах и гарантируют подключение к системам различных устройств. Сегодня есть возможность подключиться к локальной сети компании в любой момент. Руководитель может контролировать работу подчиненного откуда угодно в режиме реального времени.

Важным элементом информационной системы современного предприятия является IТ-инфраструктура. Она является единственным комплексом программных, технических, коммуникационных, информационных и организационно-технологических средств обеспечения функционирования предприятия, а также средств управления ими [26].

Для обеспечения эффективной деятельности современные предприятия нуждаются в IТ-инфраструктуре, которая состоит из интегрированного комплекса систем, программ и служб. IТ-инфраструктура должна быть целостной, максимально надежной, грамотно спроектированной, обладать большим запасом прочности, не только соответствовать текущему состоянию бизнеса, но и учитывать его развитие в будущем. Именно для «правильного проектирования» IТ-инфраструктуры необходимо создание IT-стратегии, представляет собой комплекс системных решений, направленных на долгосрочное совершенствование технологической и технической составляющих информационной системы предприятия.

Информационные технологии и системы (IТ / С) - прежде всего инструмент управления. Как и любой другой, он служит для координации и контроля хода бизнес-процессов при достижении целей. Простое владение этим инструментом, как и любым другим, не гарантирует успеха, но его отсутствие на предприятии, которое нацелено на рост, может привести к потере конкурентоспособности, сокращение доли рынка и низкой эффективности.

Когда можно реализовать практически любой запрос, ключевой задачей в области создания релевантных и эффективных информационных систем является четкое представление необходимого результата [26].

Одним из таких запросов на предприятии является автоматизация управления человеческими ресурсами. Условия глобализации создали спрос на программное обеспечение, которое способно интегрировать команду, работать над совместными задачами, несмотря на физическое расстояние между членами команды, а также ускорить поиск и отбор персонала.

Современное программное обеспечение предлагает полезный инструментарий для совершенствования процесса рекрутинга, а именно ATS - систему автоматизации подбора персонала. Различные сервисы имеют разный функционал. Одни упрощают сам процесс поиска, такие как «Friend Work Recruiter» [27] или «Amazing Hiring» [28]. Эти (и другие аналогичные) сервисы способны не только осуществлять глубокий поиск кандидатов на вакансию по заданным параметрам, но и интегрировать информацию о каждом специалиста из разных ресурсов. Так как большинство интернет-ресурсов с базами резюме требуют оплату за доступ к контактным данным, такие ATS могут сэкономить не только время, но и финансовые ресурсы. Правда, бесплатным использование вышеупомянутых ресурсов является только первые 15 дней, но цены сравнительно доступны для среднего и малого бизнеса.

Другой тип ATS рассчитан больше на процесс отбора. Так, «HRP.by» [29] имеет библиотеку компетенций с оценочными вопросами и вариантами ответов на них (достаточно редко встречается среди программ-конкурентов), сравнение кандидатов по заданным критериям, шаблоны писем для кандидатов, привязку к календарю (для планирования и тайм-менеджмента), аналитические инструменты. Достаточно похожим является «Qandidate» [30], но вместо двух первых инструментов существуют возможности создания «отсевных» вопросов, на которые должны ответить все кандидаты, создание арендованной страницы и интеграция с «Linkedln». Более того, последний ресурс является бесплатным. Среди бесплатных систем автоматизации подбора персонала можно выделить «aRecruiter», «Talentsquare», «Zoho Recruit» (хотя последние две имеют весьма ограниченный функционал в бесплатных версиях) [31]. Эти и многие другие инструменты доступны для рекрутинга в малом и среднем бизнесе.

Для отбора персонала являются полезными и другие ресурсы, которые в основном ориентированы на тестирование. Для конструкторов тестов существует много бесплатных вариантов, в частности «Surveymonkey» [32], «Google-формы» [33], «Kwiksurveys», «Zoho» [34], «ЛетсТест» [35].

Более того, тестирование с использованием «Google-форм» интегрирует все результаты в Excel-таблицу. Excel имеет инструментарий визуализации данных, поэтому это достаточно упрощает сравнение кандидатов. Существует и готовый набор тестов, например, «Quizful» [36] и «Skilltech» [37] (для IT-специалистов) [38], «ТестПрофи» [39] (акцент на когнитивные и психологические тесты), «Mental Floss» [40] (различные сферы деятельности).

Большие возможности сейчас открываются и для обучения персонала. Это связано с возникновением такого понятия, как E-learning. Большинство ресурсов предусматривают бесплатный доступ к информации, а следовательно, и экономию ресурсов предприятия. Правда, существует барьер, а именно необходимость знания иностранного языка, за что ниже будут приведены ресурсы для изучения иностранных языков.

Появляется новая тенденция на рынке учебных программ - игровая форма для усвоения тяжелой информации. Примером является существование таких ресурсов, как «Code Avengers» [41], «Code studio», «Rails for Zombies» [42], «Code Combat» [43] (все три ресурса обучают языкам программирования и являются бесплатными). Игрофикация позволяет получать больше удовольствия от обучения и стимулирует заинтересованность персонала в саморазвитии.

Для того чтобы упростить процесс обсуждения любой темы, есть виртуальные доски «Mural.ly» [44] и «CanvasDropr» [45]. Возможность прикреплять различные материалы с «YouTube», «Flicr», «Google Drive», «Dropbox», менять масштаб прикрепленных файлов и расположения на доске, комментировать и обсуждать в специально созданном чате, наблюдать за изменениями, которые внесли приглашены к редактированию члены коллектива в реальном времени - все это делает такие ресурсы полезными.

Одной из важнейших управленческих сфер для применения современных информационных систем является программное обеспечение для управления проектами (табл. 3).

Так, например, одним из самых популярных и бесплатных ресурсов является «Redmine» [47], который имеет такой функционал: ведение нескольких проектов; гибкая система доступа, основанная на ролях; система отслеживания ошибок; диаграммы Ганта и календарь; ведение новостей проекта, документов и управления файлами; оповещения об изменениях с помощью RSS-потоков и электронной почты форумы для каждого проекта; учет временных затрат; настройки произвольных полей для инцидентов, временных затрат, проектов и пользователей; создание записей об ошибках на основе полученных писем; многоязычный интерфейс; поддержка СУБД MySQL, Microsoft SQL Server, PostgreSQL, SQLite, Oracle.

Таблица 3

Программное обеспечение для управления проектами [46]

Настольные	«CalligraPlan», «ConceptDraw PROJECT», «GanttProject», «Microsoft Project», «OpenProj», «Planner», «ProjectLibre», «TaskJuggler»
Клиент-серверные	«Basecamp», «Bugzilla», «BugTracker.NET», «EasyProjects.NET», «GitHub», «Globus Professional», «GNATS», «JIRA», «Mantis», «OTRS», «PayDox», «Redmine», «Team Foundation Server», «Trac», «TrackStudioEnterprise»
Веб-сервисы	«Bitbucket», «Bontq», «CodePlex», «Gemini», «GitHub», «GNU Savannah», «GoogleCode», «Jira», «Launchpad», «Patch-Tag», «Project Kaiser. Savane», «SourceForge», «Trello»

Автоматизация бизнеса не менее важна для финансового учета и анализа, ведения бухгалтерии, сопроводительной документации. Использование информационных, инновационных систем в этой сфере способно значительно повысить конкурентоспособность предприятия на рынке, а также идентифицировать и нейтрализовать имеющиеся проблемы.

Комплексное решение этой проблемы можно найти благодаря системам ERP (Enterprise Resource Planning). На отечественном рынке наиболее популярны такие системы, как «1С», «Галактика», «Парус», «SAP» и «Navision». Но из-за отсутствия гибкости и адаптивности в «Галактики», «Navision» и «Паруса», а также высокую цену как лицензии, так и обслуживания «SAP» наибольшее распространение получила «1С». Также особенностями «1С», позволяющие компании закрепить лидерство на постсоветском рынке ERP, является умеренная цена, учета отечественных законодательных особенностей, широкий функционал и франчайзинговая система, которая обеспечивает большое количество специалистов (1С-программистов) всей территории СНГ [48].

Следует отметить, что при выборе ERP-системы необходим глубокий анализ предприятия, ведь существует широкий спектр конфигураций, которые обеспечивают автоматизацию соответственно отрасли, специфики деятельности, масштаба, приоритетам и технологиям предприятия. Возможность интеграции с другими сервисами и ПО обеспечивает целостность и более высокую эффективность управления предприятием.

Новым направлением разработки современного ERP-обеспечения является разработка удобных мобильных приложений, которые помогают в мобильном учета финансов и ведении документации. К информационным системам этого типа относятся такие программные инструменты, как «Mint.com» (обеспечивает не только финансовый учет, но и мощную систему безопасности), «Financisto», «Toshl». Спецификой «Toshl» является его оформление: в юмористическом стиле приложение напоминает о превышении бюджета и дает советы для оптимизации собственных расходов [49]. Все эти три инструмента являются бесплатными. За умеренную плату можно воспользоваться и другими приложениями. Так, преимуществами «Money», что является одним из самых популярных в мире среди аналогов, является не только иллюстративность движения денег за счет инфографики, но и возможность сопровождения сделок чеками и голосовыми комментариями. Такое приложение, как «BilliBox», не требует механического занесения информации, ведь достаточно только фотографий чеков, по которым он «вытягивает» всю необходимую информацию.

Интересными для оптимизации процесса управления финансами бесплатные приложения «DebtControl» и «BillMinder», которые помогают контролировать кредиторскую задолженность с помощью системы напоминания и определения приоритетности направлений уплаты [50].

Важным для оптимизации процесса управления является перевод в цифровое пространство рутинных административных операций, в частности документооборота и нормативно-правового обоснования управленческого решения. Например, приложение «iPlex» является сборником кодексов и законов России, которые доступны даже без подключения к Интернету. Данное приложение будет полезно для создания договоров, актов и другой документации. Он имеет возможность бесплатного запроса в Едином государственном реестре юридических лиц и физических лиц-предпринимателей, при необходимости есть функция срочного поиска реквизитов партнера по юридическому названию предприятия.

Для того чтобы была возможность подписывать документацию уполномоченным лицом даже при отсутствии на рабочем месте, создано приложения «SignEasy» и «Adobe Fill & Sign». Они позволяют не только ставить подпись с помощью стилуса или пальцев руки, но и сохранять в памяти приложения изображения подписи и печати с мгновенным их размещением в документе при возникновении такой необходимости. А «Camscanner» и «Office Lens» позволяют сканировать документы непосредственно с помощью смартфона.

Для автоматизации сбора отчетности по персоналу предприятия разработаны приложение «Weekdone». Он не только напоминает о необходимости отправки отчетов, но и формирует их в виде графиков для наглядности, а также таск-менеджер (от англ. «Task» - «задача») [51].

Одной из управленческих проблем, успешно решается с помощью IТ-технологий, является удаленный доступ к общим базам пользователей, разделенных территориально. Для хранения документов и предоставления доступа к ним уполномоченным лицам существуют облачные хранилища данных. Самыми известными из них являются «Google Drive» и «Dropbox» [52]. Существование мобильных приложений обеспечивает возможность доступа и работы с документами даже при непредсказуемых обстоятельствах и отсутствия доступа к компьютеру.

Интересным аналогом таких программ является приложение «Forest», который предусматривает игрофикация (использование игровых элементов) процесса самоконтроля, поэтому повышает интерес к саморазвитию в этом направлении. Начиная любую задачу, вы можете посадить в «Forest» дерево. Если пользователь не выходит из программы, чтобы отвлечься, и заканчивает выполнение задания, дерево вырастет. Если открывается «Facebook» или любой другой подобный ресурс, дерево погибает.

Подобным инструментом является и «Quest». Он предусматривает поощрение пользователя к выполнению задач путем предоставления «кристаллов опыта» за каждое выполненное задание. Эти кристаллы можно обменивать на оружие, новые способности или броню для главного персонажа.

Такие инструменты могут казаться недостаточно эффективными на первый взгляд, но опыт пользователей подтверждает, что игрофикация процесса саморазвития создает дополнительную мотивацию для того, чтобы достичь поставленной цели и выполнить текущие задачи с большим энтузиазмом.

О работе со списками дел, то можно выделить следующие инструменты.

1) «Wunderlist» является простым, но функциональным приложением для ведения списков работает на нескольких платформах и позволяет синхронизировать данные между ними.

2) «Asana» идеально подходит для сложных проектов и совместного использования в составе небольшой команды. Существует возможность создавать различные проекты и для каждого составить свой список задач. Для всех задач может быть указан конкретный исполнитель, который увидит ее в своей панели управления. Для каждой задачи может быть составлено описание, указаны теги и срок исполнения. Кроме этого, «Asana» позволяет с задачами прикреплять файлы, что может быть очень полезной функцией.

3) «Any.do» создано, чтобы организовать выполнение поставленных перед пользователем задач. Предварительно списки имеют такие заголовки, как, например, «Сегодня», «Завтра», «На этой неделе». Есть возможность организовывать свои списки по категориям и папкам, добавлять подзадачи и описание.

4) «Workflowy» построен на основе минимализма (как интерфейс, так и дизайн в целом). На старте сервиса появляется пустое белое поле, где можно создавать свои списки. Во время наводнения на каждый элемент появляются кнопки управления, позволяющие отметить задание как выполненное, распространить среди других пользователей, добавить примечание и выполнить другие действия.

5) «Google Tasks» является веб-приложением, встроены в «Gmail» и Календари, но о котором мало кто знает. Чтобы увидеть его, необходимо нажать на список «Gmail», что раскрывается в левом верхнем углу экрана почты, после чего надо выбрать пункт «Задачи». Это простой инструмент управления задачами, с помощью которого можно составлять различные списки, отмечать их выполнения, назначать сроки и т.д. [53].

Важным требованием времени для современного менеджера является обработка не только внутрифирменной информации, но и внешней, генерируемой событиями политического и культурного, государственного и международного масштабов. Существует целое направление внедрения ИТ-технологий, которые помогают менеджеру ориентироваться в событиях в мире и на рынке, например, такое приложение, как «Zite». Эта программа выбирает только самые важные статьи по кругу интересов пользователя. Когда пользователь читает статьи, он можете указать, нравится ли ему материал и автор. После этого подборка станет еще более персонализированной.

Другим интересным приложением, которое сэкономит время и позволит постоянно саморазвитию, является именно «Blinklist». Это ПО имеет примерно несколько сотен саммари (краткое изложение книги) на различные темы, начиная с бизнеса и заканчивая саморазвитием и искусством. Сервис платный, но есть бесплатный период.

По ИТ-инструментов, специализированных на саморазвитии, стоит вспомнить «TED» (генерирует выступления лучших спикеров и самых личностей мира), «Lumosity» (создано для тренировки мозга, улучшает память, внимательность, скорость мышления и другие важные функции умственной деятельности). В случае недостаточной мотивации и вдохновения, менеджеру можно использовать «Hurry2Live», ведь это приложение отображает информацию о достижении известных людей по всему миру [53].

Также стоит упомянуть очень полезный аналог стандартного календаря – «Sunrise Календарь». «Sunrise» взаимодействует с социальными сетями. Например, он может «вытянуть» из «LinkedIn» будущие встречи с «Facebook» - дни рождения друзей и будущие события, а если пользователь предоставляет «Sunrise» максимальное число контактов, он сможет отправлять приглашения на различные события как друзьям, так и деловым партнерам.

В общем можно сделать вывод, что в настоящее время существует очень много программного обеспечения для автоматизации как профессиональной деятельности менеджеру, так и процесса его саморазвития. Большинство программного обеспечения или является бесплатным, или имеет умеренную цену. В то же время результат от работы с IT-технологиями может быть впечатляющим:

1) экономия ресурсов (в частности, трудовых и временных), повышение эффективности;

2) высвобождение времени под решение насущных вопросов, непосредственно касающихся достижения цели;

3) облегчения информационного обмена и работы над проектами, ускорение документооборота и оформления документации;

4) более эффективное планирование и реализация как общей стратегии предприятия, так и маркетинговой, финансовой, HR-стратегий;

5) легче директор, упрощение процесса взаимодействия с целевой аудиторией;

6) контроль за финансовыми затратами, дебиторской и кредиторской задолженностью;

7) широкий аналитический инструментарий, который не требует определенных усилий для создания отчетности;

8) возможность интегрирования между собой большого количества программного обеспечения и тому подобное.

Использование таких программ, как «1С», «Redmine», «Trello», многих онлайн-ресурсов и приложений, указанных в работе, значительно облегчило работу менеджмента на исследуемом предприятии, открыло новые возможности для продвижения бренда и позволило более эффективно взаимодействовать с рабочими, которые работали удаленно. Серия встроенных в ERP систему инструментов предоставила информативные отчеты, на основе которых было произведено стратегию, в частности IT-стратегию.

В общем, наличие мощной инфраструктуры и методологии построения систем способствует достижению высокого уровня эффективности на современных предприятиях. Развитие информационных систем отражает требования к совершенствованию бизнеса. Потребность в повышении качества управления в соответствии с информационных процессов реальных бизнес-процессов, в ускорении документооборота и в подготовке принятия управленческих решений является ключевым для развития современных информационных систем.

2.2. Сравнительный анализ программных продуктов для реализации процессного подхода

Рассмотрим продукты MS Excel и MS Project и их применение в моделировании управления проектами более подробно.

Управление проектами – это область деятельности, в ходе которой определяются и достигаются четкие цели проекта при балансировании между объёмом работ, ресурсами (такими как деньги, труд, материалы, энергия, пространство и др.), временем, качеством и рисками. Ключевым фактором успеха проектного управления является наличие чёткого заранее определённого плана, минимизации рисков и отклонений от плана, эффективного управления изменениями.

Рассмотрим некоторые из самых полезных особенностей управления и отслеживания проектов Microsoft Excel [54]:

1. Метод критического пути в MS EXCEL.

Метод критического пути (МКП) – это метод планирования выполнения работ, в основе которого лежит математический алгоритм. Рассчитаем критический путь для связанных между собой работ проекта в MS EXCEL (рис. 1).

Рисунок 1. Метод критического пути (МКП)

Метод критического пути (Critical Path Method) позволяет вычислить наиболее длительную последовательность работ, необходимую для завершения проекта в целом. Увеличение длительности любой из работ, лежащих на критическом пути приводит к увеличению длительности проекта. Работы, которые не лежат на критическом пути имеют определенный запас времени.

2. Автоматическая сетевая диаграмма проекта с критическим путем в MS EXCEL – позволяет построить автоматическую сетевую диаграмму проекта, имея перечень работ и связи между ними, вычислить все пути проекта и отобразить их на стандартной диаграмме типа Точечная. При изменении связей – пути автоматически пересчитываются.

На рис. 2 показана диаграмма, на которой отображены все работы проекта (от А до U, синие точки), связи между ними (стрелки), работы на критическом пути (красные точки), критический путь (красные стрелки).

Рисунок 2. Автоматическая сетевая диаграмма проекта с критическим путем в MS EXCEL

При изменении связей между работами и/или их длительности происходит перерасчет критического пути, и сетевая диаграмма автоматически обновляется. Например, значительное увеличение длительности работы М (в нижнем пути сетевой диаграммы) приведет к изменению критического пути.

3. Автоматическая сетевая диаграмма проекта в MS EXCEL. Сетевая диаграмма будет автоматически перестраиваться при изменении связей между работами. Для этого потребуется автоматически определить все пути проекта (не только критические) (рис. 3).

При изменении связей между работами данную диаграмму необходимо перестраивать в ручную, что может быть достаточно трудоемко. Чтобы этого избежать, необходимо использовать диаграмму типа Точечная (XY Scatter), на которой точками обозначены работы, а стрелками – связи между работами.

Рисунок 3. Автоматическая сетевая диаграмма проекта в MS EXCEL

4. Диаграмма Ганта в MS EXCEL.

Диаграмма Ганта в MS EXCEL часто используется при управлении проектами (рис. 4). Эта диаграмма может отображать:

перечень работ/задач проекта;
плановую длительность работ;
связи между работами;
процент выполнения.

Рисунок 4. Диаграмма Ганта в MS EXCEL

Диаграмму Ганта можно построить с помощью Условного форматирования и, соответственно, без использования стандартных диаграмм EXCEL. Но, этот подход является достаточно трудоемким и, к тому же, имеет ряд недостатков:

выполнения работы устанавливается лишь приблизительно (в зависимости от количества использованных столбцов);
в шаблоне не настроены связи между работами (хотя это возможно сделать), сложно сделать подписи к отрезкам работ на диаграмме (если необходимо).

Хотя диаграмма не лишена и сильных сторон: шаблон выглядит профессионально, можно настроить внеплановые работы, можно настроить рассматриваемый период (вертикальная линия, отображающая заданный временной интервал).

Диаграмма Ганта в MS EXCEL с процентами выполнения и связями между работами – более совершенная диаграмма (рис. 5).

Рисунок 5. Диаграмма Ганта в MS EXCEL с процентами выполнения и связями между работами

На диаграмме отображается процент выполнения, для этого требуется добавить еще один ряд данных и несколько столбцов в исходной таблице: начало работы (фиксированная дата начала выполнения работы), выполнено (число дней соответствующее проценту выполнения работы), не выполнено (столбец длительность минус столбец выполнено).

Далее рассмотрим некоторые из самых полезных особенностей управления проектами в MS Project.

Сегодня самой распространенной в мире системой управления проектами считают Microsoft Project. Особенностью Microsoft Project как дополнение к Microsoft Office является его простота. В то же время в этом программном продукте реализованы современные стандарты, обеспечивающие эффективную интеграцию пакета с бизнес-приложениями.

Функции и задачи Microsoft Project на различных этапах жизненного цикла проекта приведены в табл. 4.

Таблица 4

Применение специализированного программного продукта Microsoft Project [55]

Функции и задачи	Фазы и этапы жизненного цикла проекта
1	2
Планирование сроков выполнения работ, определение потребности в возобновляемых и не возобновляемых ресурсах, расчеты удельных, разовых или повременных затрат денежных средств. Расходы формируются для любых работ с использованием нескольких таблиц значений тарифных ставок, каждая из которых включает в себя совокупность показателей, на основании которых определяют стоимость выполнения работ	Фаза концепции, подготовки и реализации
Расчет бюджета проекта и формирования оптимальной схемы финансирования работ, поставок, сырья, материалов и оборудования. Модель учета затрат финансовых ресурсов позволяет учитывать две составляющие затрат - расходы, связанные с использованием ресурсов, и прямые расходы, связанные с выполнением работ. Программа позволяет не только подытожить потребность в финансовых ресурсах, но и распределить их по времени на основании расчета временных показателей работ	Технико-экономическое обоснование и планирование
Распределение в потребностей проекта в основных материалах и оборудовании	Планирование и созданной материально-технической базы
Определение оптимального состава ресурсов (людей и основных средств) проекта и распределение во времени их плановой загрузки и количественного состава	Фаза подготовки
Обеспечение информационной и аналитической поддержки взаимодействия подразделений организации и участников проекта	Мобилизация и создание материально-технической базы
Анализ рисков и определение необходимых резервов для реализации проекта	Создание материально-технической базы
Экономико-математическое моделирование проектных решений, анализ их влияния на ход процесса	Создание материально-технической базы

Продолжение таблицы 4

1	2
Контроль выполнения запланированных действий, предусматривающий: - простой контроль («метод 0-100») - детальный контроль (отслеживают промежуточные этапы выполнения задач)	Эксплуатация
Анализ отклонений фактического хода выполнения работ от запланированного, своевременные и обоснованные корректировки плановых показателей	Эксплуатация
Формирование необходимой отчетности по окончании проекта. Основной набор функций Microsoft Project по созданию отчетов содержит отчет по проекту, отчет в формате представления графика Ганта, табличный отчет по задачам в формате электронной таблицы, перекрестный отчет, отчет о назначении ресурсов	Фаза закрытия
Формирование архива проектов и дальнейшее анализа полученных данных для формирования опыта с целью дальнейшего использования	Фаза закрытия

Важной характеристикой Microsoft Project является возможность работы с несколькими проектами (мультипроектного планирования, объединение проектов, связь проектов, совместное ресурсное планирование), что позволяет пользователям рассматривать крупный проект в виде набора более мелких подпроектов, обеспечивая тем самым гибкое управление на разных уровнях.

Инструментальные средства, обеспечивающие поддержку руководителя проектов на всех этапах жизненного цикла проекта, могут и должны быть объединены в так называемый «офис руководителя проекта», который представляет собой специализированное автоматизированное рабочее место (АРМ) руководителя.

Анализ задач, решение которых должно обеспечить АРМ руководителя инновационных проектов позволяет определить список программных продуктов (компонентов), которые должны быть включены в состав АРМ. В список включены конкретные инструментальные средства, определенные на основе опыта работы, анализа результатов опроса группы руководителей проектов (табл. 5).

Таблица 5

Список программных продуктов [55]

Компонент	Задачи, которые решаются
Microsoft Word	Подготовка документов по проекту (бизнес - план - на этапе подготовки, отчеты - на этапе выполнения).
Microsoft Excel	Расчеты на этапах разработки концептуального и детального бизнес-планов, распределение ресурсов, оптимизация производственного плана, построение диаграмм для презентации проекта и для отчетов.
Microsoft Access	Ведение баз данных проекта, доступ к корпоративной базе данных.
Microsoft PowerPoint	На этапе концепции и бизнес-планирование - подготовка и проведение презентации; на этапе реализации - подготовка отчетов.
Microsoft Internet Explorer	Доступ к информационным ресурсам Internet, корпоративных баз данных, реализованных на основе WEB технологий, доступ к серверу проекта.
Microsoft Project	Разработка календарного плана проекта, распределение ресурсов, управление проектом, подготовка отчетов, обеспечение коллективной работы над проектом.
Project Expert	Разработка бизнес-плана.
Marketing Expert	На этапе разработки бизнес-плана проекта: Разработка стратегии сбыта.
BPWin	Выявление структуры проекта.

Критерии, по которым производится выбор программного обеспечения (ПО), можно разделить на три группы:

операционные критерии, связанные с функциональным возможностям ПО, таким как расчет расписания, расходов и отслеживание выполнения работ;
критерии, по которым оценивается возможность функционирования ПО в рамках любой информационно-управляющей системы. Они соотносятся с требованиями ПО к аппаратным средствам и оборудования, возможностью интеграции с другими приложениями и т.п.;
критерии, связанные с затратами на ПО (жизненный цикл ПО), а именно: покупка, установка, оплата технической поддержки, обслуживания в течение всего времени функционирования.

Таким образом, эффективное управление проектами невозможно без использования средств автоматизации. Для поддержки выполнения проектов на разных этапах существует большое количество программных комплексов, целью которых является повышение эффективности реализации проекта (имеется в виду, выполнения проекта в целом, такие его отдельных этапов в заданные сроки в рамках утвержденных ассигнований).

Обеспечить эффективное управление проектом без использования современных информационных и компьютерных технологий, без автоматизации, практически невозможно.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Оптимизация бизнес-процессов предприятий является действенным инструментом обеспечения эффективности деятельности предприятий в современных условиях, способствует увеличению прибыли и росту производительности, снижению затрат и т.д. Задачи, которые приходится решать в процессе оптимизации бизнес-процессов на предприятиях сферы услуг характеризуются разным уровнем сложности и ответственности. Поэтому применение подходов к совершенствованию процессного управления следует осуществлять на основании оценки бизнес-процессов и ограничений по их применению.

В работе проанализированы информационные продукты для реализации процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов. Определено, что наличие мощной инфраструктуры и методологии построения систем способствует достижению высокого уровня эффективности на современных предприятиях. Развитие информационных систем отражает требования к совершенствованию бизнеса. Потребность в повышении качества управления в соответствии с информационных процессов реальных бизнес-процессов, в ускорении документооборота и в подготовке принятия управленческих решений является ключевым для развития современных информационных систем.

В работе рассмотрены продукты MS Excel и MS Project и их применение в автоматизации управления проектами. Эффективное управление проектами невозможно без использования средств автоматизации. Для поддержки выполнения проектов на разных этапах существует большое количество программных комплексов, целью которых является повышение эффективности реализации проекта (имеется в виду, выполнения проекта в целом, такие его отдельных этапов в заданные сроки в рамках утвержденных ассигнований). Обеспечить эффективное управление проектом без использования современных информационных и компьютерных технологий, без автоматизации, практически невозможно.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Hammer M., Champy J. Reengineering the corporation: a manifest of business revolution. - New York, NY: Harper Business, 1993. – 223.
Кузьмин А.Е., Мельник О.Г. Теоретические и прикладные основы менеджмента: Учебное пособие. – второе изд. доп. и перераб. – М.: «Интеллект-Запад», 2003. - 352 с.
Большой толковый словарь современного русского языка / сост. и глав. ред. В. Т. Бусел. - М.: Ирпень: ВТФ «Перун», 2005. – 1728 с.
Август-Вильгельм Шеер. «Бизнес-процессы. Основные понятия. Теория. Методы». Издание второе, переработанное и дополненое. / Пер. с англ. Михайлова Н.А. - М.: Весть -МетаТехнология, 1999. - 151 с.
Davenport TH, Short JE The New Industrial Engineering: Information Technology and Business Process Redesign // Sloan Management Review, 1990, (Summer), 11-27.
Davenport TH Process innovation: reengineering work through information technology. -Boston, Mass .: Harvard Business School Press, 1993. – 337.
Porter ME, Millar VE How Information Gives You Competitive Advantage // Harvard Business Review, 1985, 85, (July-August), 149¬160.].
Deming WE Quality, productivity, and competitive position. -Cambridge, MA: Massachusetts Institute of Technology, Center for Advanced Engineering Study, 1982. – 373.
Харрингтон Дж., Эсселинг К. С. Оптимизация бизнес-процессов: документирование, анализ, управление, оптимизация - СПб.: Азбука, БМикро, 2003. - 317 с.
Андерсен Бьёрн. Бизнес-процессы. Инструменты совершенствования / Пер. с англ.С.В. Ариничев / Науч. ред. Ю.П. Адлер. - М.: РИА «Стандарты и качество», 2003.- 272 с.
Ericsson Quality Institute. Business Process Management. Ericsson, Gothenburg, Sweden, 1993.
Биннер Х.Ф. Управление организациями и производством: от функционального менеджмента к процессному / Хартмут Ф. Биннер; пер. с нем. - М: Альпина Бизнес Букс (Альпина Паблишерз), 2009 (2010). - 282 с.
ISO / IEC. Оценка и аттестация зрелости процессов создания и сопровождения программных средств и информационных систем (ISO / IEC TR 15504-CMM). -М.: Книга и Бизнес, 2001. – 348.
Tele Management Forum. Telecom Operations Map. Evaluation Version 2.1. – Morristown, NJ: TMForum, 2000. – 82.
Зиндер Е. С. Новое системное проектирование: информационные технологи и бизнес-реинжиниринг // Системы управления базами данных. - 1996. - № 1. - 55-67.
Ойхман Е.Г., Попов Э. М. Реинжиниринг бизнеса: реинжиниринг организаций и информационные технологии. - М .: Финансы и статистика, 1997. - 333.
Бизнес-планирование [Электронный ресурсе]. - Режим доступа: http://fictionbook.ru/author/vladimir_nayidenkov/biznes_planirovanie/read_online.html? page = 1.
План инвестора [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://planinvestora.info/ bplan irovanie.php.
Саати Т. Принятие решений. Метод анализа иерархий. – М.: Радио и связь, 1993.
Хаммер М., Чампи Дж. Реинжиниринг корпорации: манифест революции в бизнесе: Пер. с англ. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2006. – 287 с.
Кузьмина Е. А., Кузьмин А. М. Функционально-стоимостный анализ и метод ABC // Методы менеджмента качества. 2002. № 12. С. 24–29.
Корзаченко А.В. Оптимизация бизнес-процессов российских предприятий: Проблемы и перспективы Влияние персонала на инновационное развитие организации // Вестник Херсонского государственного университета: Серия Экономические науки .- 2014.- №3.- с.64-69
Подоляка А. И., Башлай С. В. Методические подходы к оптимизации бизнес-процессов предприятия [Электронный ресурс] .- Режим доступа: http://dspace.uabs.edu.ua/ jspui/bitstream/123456789/10116/1/ Tezu_KNEU_Menedgm_2014.pdf
Степанова Н. И. Реинжиниринг бизнес-процессов как инструмент улучшения экономического состояния предприятий / Н. И. Степанова // Управление развитием. - 2014. - №20. - С. 22-24.
Репин В. В. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов / В. В. Репин, В. Г Елиферов //Стандарты и качество. - 2004. - 498с.
Байкарова А. Информационные технологии - средство оптимизации деятельности предприятий / А. Байкарова, Л. Тарасюк // компьютерно-интегрированные технологии: образование, наука, производство. - 2013. - № 11. - С. 177-182.
Friend Work Recruiter [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://recruiter.friendwork.ru
Amazing Hiring [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://amazinghiring.com (дата обращения: 06.10.2019).
HRP.by [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://hrp.by (дата обращения: 06.10.2019).
Qandidate [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://qandidate.com (дата обращения: 06.10.2019).
10 сервисов для автоматизации рекрутинга [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.e-xecutive.ru/management/ itforbusiness / 1981171-10-servisov-dlya-avtomatizatsii-rekrutinga (дата обращения: 06.10.2019).
Surveymonkey [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://ru.surveymonkey.com (дата обращения: 06.10.2019).
Гугл-формы [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://www.google.com/intl/uk/forms/about (дата обращения: 06.10.2019).
Kwiksurveys [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://kwiksurveys.com (дата обращения: 06.10.2019).
Zoho [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://www.zoho.com (дата обращения: 06.10.2019).
ЛетсТест [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://letstest.ru (дата обращения: 06.10.2019).
Quizful [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.quizful.net/test (дата обращения: 06.10.2019).
Skilltech [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://skilltech.ru (дата обращения: 06.10.2019).
ТестПрофи [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://testprofi.ru (дата обращения: 06.10.2019).
Mental Floss [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://mentalfloss.com (дата обращения: 06.10.2019).
Code Avengers [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://www.codeavengers.com (дата обращения: 06.10.2019).
Code studio [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://studio.code.org (дата обращения: 06.10.2019).
Code Combat [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://codecombat.com (дата обращения: 06.10.2019).
Mural.ly [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://mural.ly (дата обращения: 06.10.2019).
CanvasDropr [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.canvasdropr.com (дата обращения: 06.10.2019).
Программное обеспечение для управления проектами [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://qps.ru/V29am (дата обращения: 06.10.2019).
Redmine [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://ru.wikipedia.org/wiki/Redmine (дата обращения: 06.10.2019).
Конкуренты и альтернатива 1С [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://programmist1s.ru/est-li-analog-1s (дата обращения: 06.10.2019).
10 мобильных приложений, Которые контролируют личные финансы [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http: // qps. ru / 5qJOP (дата обращения: 06.10.2019).
10 лучших программ апреля для iPhone [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://lifehacker.ru/2015/04/30/best-apps- for-iphone-april (дата обращения: 06.10.2019).
Dropbox [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://www.dropbox.com/ru (дата обращения: 06.10.2019).
8 лучших сервисов для составления списков [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://qps.ru/5qJOP (дата обращения: 06.10.2019).
Лучшие приложения 2014 года [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://play.google.com/store/apps/collection/ promotion_3000f13_best_of_2014 (дата обращения: 06.10.2019).
Управление проектами в Excel // [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://excel2.ru/gruppy-statey/upravlenie-proektami (дата обращения: 22.10.2019).
«Управление проектами»: учебное пособие к изучению дисциплины для магистров области знаний 07 «Управление и администрирование» специальности 073 «Менеджмент» специализации «Менеджмент и бизнес-администрирование», «Менеджмент международных проектов», «Менеджмент инноваций», «Логистика» / сост.: Л.Е. Довгань, Г.А. Мохонько, И.П. Малик. - М.: КПИ им. Игоря Сикорского, 2017. - 420 с.