Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов (Процессный подход - современный подход к оптимизации бизнес-процессов организации )

Содержание:

Введение

Целью любого бизнеса является получение прибыли. В условиях рыночной экономики, компания должна постоянно наращивать свой потенциал - ожидаемый уровень прибыли в будущем. Уровень конкурентоспособности любого предприятия является важным показателем его потенциала. Увеличение этого показателя является улучшением деятельности всего предприятия: улучшение качества, снижение себестоимости продукции, выполнение заказов в соответствии с графиком, и так далее.

В случае недостаточной конкурентоспособности российских компаний на мировом рынке, использование процессного подхода в управлении организацией является актуальной и перспективной областью управления бизнес-процессами и оптимизации с целью минимизации людских, материальных и финансовых затрат в организации, повышение конкурентоспособности продукции, увеличение производственной мощности.

Совершенствование организации может быть достигнуто за счет использования процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов, что позволяет:

- составить список ключевых бизнес-процессов и сделать выводы о рациональном использовании ресурсов, численности персонала и его нагрузке и т.д. на основе полученных данных;

- выявить недостающие и дублирующие бизнес-процессы и внести соответствующие изменения;

- определить перечень функций каждого подразделения;

- установить связь между отделами и функций, которые они выполняют.

Выявление особенностей оптимального распределения и управления бизнес-процессами организации определяют актуальность данной темы.

Цель данной курсовой работы - рассмотреть особенности применения процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов.

Для достижения этой цели необходимо решить следующие задачи:

- рассмотреть особенности применения процессного подхода в организации бизнес-процессов;

- рассмотреть технологии и инструменты реализации процессного подхода управления бизнес-процессами в организации.

Объектом исследования в данной работе является процессный подход к организации бизнес-процессов, а предмет исследования - особенности и сложности процессного подхода.

Глава 1. Процессный подход - современный подход к оптимизации бизнес-процессов организации

1.1. Определения и характеристики процессного подхода

Предприятие представляет собой систему, внутри которой происходит множество взаимосвязанных процессов, которые своим функционированием определяют состояние всей организационной системы. Но состояния, в которых находится система, вызваны определенными действиями в результате процесса. В свою очередь состояния вызывают дальнейшие действия, которые находятся в логически последовательной цепи процесса. Задействованные в процессе ресурсы превращаются и находят другую форму.

Процессный подход - это рассмотрение всей деятельности компании как сети взаимодействующих процессов, протекающих внутри организационной структуры компании и реализующих цель ее существования [1].

Преимущества процессного подхода:

- измерителем качества и ценности продукции является удовлетворенность заказчика;

- каждый сотрудник привязан к конечному результату и отвечает за его качество;

- обмен информацией осуществляется внутри рабочей группы бизнес-процесса, что исключает ее искажения, а также значительно сокращает сроки передачи информации от одного субъекта бизнес-процесса к другому; вследствие чего повышается оперативность и адаптивность деятельности компании;

- рассматривая весь процесс создания ценности от начала и до конца, можно оптимально планировать ресурсы; это приведет к сокращению неоправданных расходов и максимально позволит прослеживать инвестиции, вложенные в проект по созданию ценностей;

- рассматривая всю последовательность действий по созданию ценности, позволит увидеть, на каком этапе закладывается то или иное качество, можно путем предупреждающей действия избегать брака, достигать максимального качества и устранять ненужные потери [2,3].

Процессный подход является важным признаком совершенного управления. Этот подход используется в качестве основы международных стандартов ISO 9000:2000, и не является новшеством [4]. В конце 1960-х годов была проведена разработка методологии структурного анализа и проектирования сложных систем SADT (Structured analysis and design technique). В начале 1970-х годов американские военные использовали SADT для моделирования процессов в рамках программы ICAM (Integrated computer-aided manufacturing). Методология SADT появился на рынке в 1975г. В дальнейшем этот подход к описанию процессов были издан в виде Федерального стандарта США под названием IDEFO. Наибольший интерес к процессам появился после публикаций М. Хаммера и Д. Чампи и других в середине 1980-х годов. В 1988 году Процессный подход был включен в модель премии имени М. Болдриджа, а в 1991 году — в модель совершенного бизнеса Европейской премии качества [5].

Объектом управления при процессном подходе представляет собой процесс, под которым понимают:

- логическую последовательность действий, протяженную во времени, что приводит к последовательной смене промежуточных состояний системы, в которой этот процесс протекает, и преобразует исходные (входные) ресурсы в конечные (выходные);

- совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы.

- логический, последовательный, взаимосвязанный набор мероприятий, который потребляет ресурсы поставщика, создает ценность и выдает результат потребителю [6].

Особенности функций процессного подхода состоят в том, что они формулируются не произвольно, а представляют собой определенную систему. Последовательно используемые создают управленческий цикл, который представляет собой одновременное существование функций и этапов. Этот процесс происходит следующим образом:

- сбор информации - обосновывает цели управления, разработку задач и способы их реализации, обеспечивая социальную диагностику;

- принятия управленческого решения – развернутый во времени логико-мыслительный, эмоционально-психологический, организационно-правовой процесс;

- организация, которая направлена на формирование объекта и субъекта управления, то есть двух систем: системы, которая управляет, и системы, которой управляют;

- регулирование, направленное на сохранение, поддержание и совершенствование системы управления;

- учет - это получение, обработка, анализ и систематизация информации, которая выражается в количественной форме;

- контроль - это система наблюдения и проверки соответствия процесса функционирования принятым решением, определения результатов.

С точки зрения процессного подхода, предприятие является набором процессов и, соответственно, управление предприятием является управление определенными процессами.

На каждом этапе процесс имеет свою цель, степень выполнения которой является показателем, определяющим его эффективность.

Цели данных промежуточных звеньев производства являются целями промежуточными - самого низкого уровня, по достижении которых можно планировать и достигать цели и стратегических задач предприятия.

Процессный подход базируется на том утверждении, что все процессы производства взаимно связанными. Процесс управления является непрерывным связью действий по стратегическому маркетингу, бюджетирования, организационных процессов, учета на всех стадиях, организации труда и контроля на предприятии. На первый план, в этом случае, выступают вопросы координации процессов в соответствии с целями предприятия.

Бизнес-процесс - устойчивый, целенаправленный комплекс взаимосвязанных мероприятий, которые в определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя. Это определение основано на определении стандарта ISO 9000: 2000 [4] не является замкнутой системой, поэтому крайне важным для его нормального функционирования являются входы, выходы и ресурсы.

Рисунок 1.1 – Бизнес-процесс организации

Выход - материал или информационный объект или услуга, которая является результатом завершения процесса и потребляемый внешним по отношению к процессу клиентом [7]. Выход (или продукт) бизнес-процесса всегда имеет потребителя. Если потребитель другой процесс, для него этот выход преобразовывается во вход. Выход бизнес-процесса также может быть использован в качестве ресурса для реализации другого процесса.

К выходам процесса могут относиться:

1) готовые изделия;

2) документация;

3) информация;

4) персонал;

5) услуги и т.д.

Вход бизнес-процесса - это продукт, который в ходе выполнения процесса преобразуется в выход [7]. Поскольку у выхода процесса всегда есть свой потребитель, то вход должен иметь своего поставщиком.

К входам процесса можно отнести:

1) сырье;

2) материалы;

3) полуфабрикат;

4) документацию;

5) информацию;

6) персонал;

7) услуги и т.д.

Если сравнивать приведенный выше список того, что может являться входом или выходом процесса, то становится очевидным, что почти все позиции были повторены. Это означает, что во многих ситуациях один и тот же объект может выполнять функцию входа или выхода для различных бизнес-процессов.

Ресурс бизнеса-процесса - материальный или информационный объект, который может быть постоянно использован для выполнения процесса, но не может быть входом в бизнес-процесс [4].

К ресурсам бизнес-процесса возможно отнести:

1) информацию;

2) персонал;

3) оборудование;

4) программное обеспечение;

5) инфраструктуру;

6) среду;

7) транспорт;

8) связь и так далее.

Владелец (руководитель) бизнес-процесса - это должностное лицо или коллегиальный орган управления, который имеет в своем распоряжении ресурсы, необходимые для завершения процесса, и несет ответственность за результат процесса [7]. Владелец бизнес-процесса при планировании и управлении им производит распределение и перераспределение ресурсов для достижения наилучших результатов.

1.2. Классификация бизнес-процессов

Бизнес-процессы любого предприятия подразделяются на:

- основные (ключевые) процессы (закупки, производство, продвижение, продажи и т.п.);

- сопровождающие процессы (поставка, хранение, обработка документов и т.д.);

- процессы управления (управление, бухгалтерский учет и т.д.);

- развивающие процессы (совершенствование технологии, производство товаров и услуг, разработка и внедрение новых) [8].

Каждый бизнес-процесс, в свою очередь, делится на множество подпроцессов.

Описание и моделирование бизнес-процессов позволяет представить процесс наиболее прозрачно, оценить его стоимость, производительность и качество выполняемых действий. Описание бизнес-процесса определяет: кто, когда и с какими ресурсами должен действовать, чтобы достичь ожидаемого результата.

Параметры описания процесса (показатели эффективности):

- определение цели бизнес-процесса;

- ресурсная эффективности;

- организационная эффективность.

Каждый бизнес-процесс характеризуется:

- четко определёнными датами начала и конца;

- внешними интерфейсами, которые либо связаны с другими бизнес-процессами внутри организации, или описывают выход к внешней среде;

- последовательностью функций и правилами их реализации (бизнес-правила). Для каждой функции, которая входит в бизнес-процесс, определены ее место в общей последова тельности работ, исполнитель, условия инициирования, времени и стоимости реализации.

В качестве примера взаимосвязи бизнес-процессов и функций на предприятии на рисунке 1.2 представлена блок-схема, показывающая функции и бизнес-процессы торговой организации.

Рисунок 1.2 - Бизнес-процессы и функции торговой организации

В действительности, возникают трудности в описании и моделировании бизнес-процессов, т. к.:

- бизнес-процессы очень фрагментированы;

- бизнес-процессы не формализованы;

- не всегда ясно, кто несет ответственность за результат;

- никто не знает ситуацию в целом;

- при реализация бизнес-процесса слишком часто происходит передача ответственности и никто не несет ответственность за бизнес-процесс в целом (бизнес-процессы не имеют владельца (собственника) или собственник (владелец) не имеет полномочий для выполнения корректирующих и предупреждающих действий, или косвенно влияет на распределение ресурсов (в том числе финансовых);

- недостаточность или переизбыток контрольных точек (данная трудность в описании и моделировании бизнес процессов приводит к хаосу, неуправляемости или избытку бюрократии в системе);

- обеспечение бизнес-процессов информацией неэффективны (целостность, полнота, своевременность получения) [9].

Таким образом, бизнес-процессы существуют в каждой организации, независимо от того, какой продукт или услугу она производит. Тем не менее, в большинстве организаций можно охарактеризовать внутреннее состояние следующим образом:

- бизнес-процессы или очень фрагментированные, или границы четко не определены;

- бизнес-процессы не формализованы и не описаны, т.е. не установлен способ выполнения этапов (процедуры).

В то же время, к процессному управлению бизнес-процессами чаще всего прибегают организации, которые имеют потенциал для роста и развития, но этот потенциал близок к исчерпанию. В данном случае процессный подход рассматривается в качестве одного из возможных средств для улучшения организации.

В этой ситуации руководители организации при реализации процессного подхода, предполагают рассмотрение следующих вопросов:

- улучшение управляемости организации (улучшение системы отчетности, создания прозрачной системы управления, ускорение процедуры принятия управленческих решений);

- снижение влияния человеческого фактора в управлении организацией и осуществления конкретных действий в рамках бизнес-процесс.

- снижение затрат на выполнение бизнес-процессов [10].

1.3. Организация процессного подхода

При осуществлении процессного подхода в управлении бизнес-процессами компания строит систему эффективных горизонтальных связей (рис. 1.3). В центре внимания высшего руководства является внутренняя среда компании – процессная система. Подразделения управляются на основании информации, полученной на «входе» и «выходе». Основной задачей управления является повышение эффективности и прозрачности. Стиль управления бизнес-процессами - делегирование полномочий и наделение ответственностью [11].

Рисунок 1.3 – Процессная схема управления бизнес-процессами

Неизбежным следствием внедрения процессного управления становится:

- регулирование бизнес-процессов (описывается нормальный ход процесса, возможные точки принятия решений (те, которые даются «на откуп» исполнителей);

- изменение принципов формирования подразделений (выделение так называемых «сервисных подразделений» — подразделений, оказывающих услуги другим подразделениям в рамках выполнения ими процессов. При этом взаимодействие с сервисным подразделением регламентируется, устанавливаются нормативы времени и качества обслуживания);

- удаление большого количества избыточных уровней иерархии (процессные организационные структуры является горизонтальными, с небольшим количеством контрольных уровней, что соответствует иерархии процессов организации).

Преимущества процессной схемы управления бизнес-процессами:

- ориентированность менеджеров и исполнителей на получение желаемого результат для компании (мотивационные схемы персонал привязан к результатам);

- четкая система единоначалия - одна голова сосредоточили в своих руках управление всеми операциями, а также ряд мер, направленных на достижение этой цели и для получения желаемого результата;

- разгрузка управляющего звена (они вмешиваются в оперативное управление только в случае значительных отклонений);

- на порядок большая операционная эффективность по сравнению с другими схемами управления;

- не являются критически важными для сотрудников компании, так как есть механизмы для передачи знаний новым сотрудникам (правила бизнес-процессов).

Недостатки:

- в случае формирования кросс-функциональных подразделений требуются отдельные процедуры, обеспечивающие повышение квалификации персонала (обучение);

- применение процессного подхода на практике, сталкивается с необходимостью обработки большого массива информации, то есть построение системы бизнес-процессов фактически приводит к созданию бизнес-модели всей организации, которая в конечном счете становится достаточно масштабной.

Исходя из вышеизложенного определения бизнес-процесса, к основным принципам их выделения можно отнести:

- необходимый результат;

- регулярность действий;

- ценность результата для компании.

Глубина и степень детализации в описании (моделирование) бизнес-процессов определяются в зависимости от конкретных задач, вопросов, требующие ответа описанием (моделью), «проблем» и важности процесса. Наиболее общее описание бизнес-процессов, используемых для ответа на такие вопросы: что, кто и как должен выполнять в рамках организации работы компании.

Основные методы описания бизнес-процессов изложены в табл. 1.1 Таблица 1.1 – Способы описания бизнес процессов

Метод описания	Пример	Преимущества	Недостатки
Текстовый	Стандарты организации, положения, должностные инструкции и другие.	Привычность	- Взаимосвязь между бизнес-процессов трудно отслеживать. - Высока вероятность неоднозначного понимания. - Затрудненный анализ бизнес-процессов за счет превышения второстепенной информации. - Значительные затраты, необходимые для поддержания документации в актуальном состоянии
Табличный	Матрица распределения ответственности	Привычность Однозначность	Небольшое число факторов, параметров, которое можно отразить в таблице
Визуальный (графический)	Организационная структура, блок-схема и др.	Наглядность Однозначность Разработаны нотации под решения задач различной сложности	Возможно наличие требований к квалификации
Визуальный (графический) с помощью специализированного программного обеспечения	Сеть бизнес-процессов,  Информационные модели для решения различных задач и т.д.	- Возможность комбинированного использования всех предыдущих методов. - Возможность коллективной работы. - Поддержка различных нотаций, автоматическая проверка синтаксиса и др.	- Приобретение программного продукта.  - Возможно наличие требований к квалификации

Выбор способов описания бизнес-процессов зависит от таких факторов, как:

- цели, которые компания хочет решить путем внедрения процессного подхода;

- размер и вид деятельности компании;

- сложность бизнес-процессов и их взаимодействия, бизнес риски;

- квалификации персонала;

- установившаяся практика, и другие.

Оценка «качества протекания» бизнес-процесса осуществляется на основе мониторинга и анализа его показателей результативности и/или эффективности, выявленных несоответствий.

Определение целей бизнес-процессов производится с учетом стратегии компании. Ключевые показатели эффективности KPI, характеризующие степень достижения стратегических целей следует использовать в качестве показателей результативности и эффективности бизнес-процессов.

При выборе показателей следует учитывать следующее:

- соответствие цели;

- возможность и простота контроля.

1.4. Особенности внедрения процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов организации

Процессный подход в управлении организацией основан на нескольких основных принципах, среди которых:

- рассмотрение функционирования компании как совокупность бизнес-процессов;

- обязательное регулирование и формальное описание бизнес-процессов;

- наличие внутреннего или внешнего владельца каждого бизнес-процесса (человек, который несет ответственность за результат);

- наличие ключевых показателей эффективности, по которым характеризуется каждый бизнес-процесс [12].

Процессный подход к управлению бизнес-процессами и его принципы характеризуются основными правилами, руководствуясь которыми организация получает эффективное функционирование своего бизнеса.

Процессный подход имеет свои преимущества, которые заключаются в четкой системе взаимных связей внутри процесса и в закрепленных за ним подразделениях, четкой системе единоначалия. При данном подходе одним руководителем сосредотачивается в руках руководство всей совокупностью операций и действий, которые направлены на достижение поставленных целей и получение заданных результатов.

Недостатки процессного подхода к управлению можно считать, что существует большая зависимость от результата квалификации предприятия, личных и профессиональных качеств обычных работников (игроки). Работа в команде нескольких рабочих с различными функциональными знаниями, что часто приводит к некоторым задержкам и ошибкам (например, в процессе передачи работы между членами команды).

На основе практического опыта можно сформулировать следующие проблемы внедрения процессного похода:

- непонимание менеджментом необходимости внедрения процессного подхода как идеологии;

- неготовность к серьезным изменениям в структуре управления компанией (и в организационной структуре);

- построение системы процессов, неадекватной реальному бизнесу компании;

- непонимание того, зачем нужна регламентация процессов и как правильно это осуществляется;

- ошибки при создании системы показателей, увязке процессов и показателей;

- отсутствие необходимого терпения, желания и ресурсов, необходимых для реальной оптимизации процессов;

- неумение организовать управление процессами;

- неспособность создать систему постоянного улучшения процессов;

- неудачные попытки неформально внедрить систему менеджмента качества (СМК).

Методы оптимизации бизнес-процессов в организации могут быть использованы отдельно, но наибольший эффект достигается при комплексном применении.

В качестве примера такого комплекса приводиться эффективный сценарий оптимизации бизнес-процессов, который состоит из 9 методов оптимизации [13]:

1. Первичное ранжирование бизнес-процессов. Необходимо определить наиболее приоритетные процессы для анализа, на основе выгоды и сложности их оптимизации в соответствии с планами стратегического управления.

2. SWOT анализ. Проведение анализа сильных и слабых сторон, выявление внешних угроз и возможности для анализа бизнес-процесса.

На данном этапе создается общая картина текущего состояния бизнес-процесса и воздействие внешних факторов на него.

3. Бенчмаркинг процесса. По возможности, проведение сравнение улучшаемого процесса с таким же в собственной или другой компании. Сложность этого метода состоит в трудности сбора достаточной информации для изучения, так как доступ к информационным источникам часто ограничен.

4. Метод причинн-следствий (диаграмма Исикавы). На данном этапе происходит процесс выявления причины, вызывающей проблемы в процессес помощью визуализации, которая поможет лучше ориентироваться в анализируемых процессах. Это упрощает задачу доступности результатов SWOT-анализа и бенчмаркинга. Данный этап обеспечивает наиболее полную идентификацию причинно-следственных связей в бизнес-процессе.

5. Мозговой и повторное ранжирование бизнес-процессов. После завершения первых четырех пунктов необходимо провести пересмотр приоритетов оптимизации бизнес-процессов. На данной стадии должен быть сформирован окончательный план для оптимизации бизнес-процессов в компании в среднесрочной перспективе.

6. Анализ бизнес-логики процесса, углубленный анализ всех этапов, их связей и очередности, цель анализа выявление нарушенной логики в бизнес-процессе. На этом этапе может быть также создан список предложений для автоматизации конкретных элементов.

7. Оценка фрагментарности процесса. Между участниками, выполняющими различные функции бизнес-процесса, есть организационный разрыв, который оказывает негативное влияние на эффективности всего процесса, но может быть подавлен хорошо функционирующей связью между участниками.

8. Автоматизация бизнес-процессов. Для эффективной автоматизации необходимо провести весь описанный выше анализ бизнес-процессов, который будет идентифицировать существующие недостатки или возможные перспективы для улучшения. Хорошо реализованное решение снижает нагрузку на участников процесса.

9. Анализ и оптимизация бизнес-процессов на основе показателей (KPI – Key Performance Indicator). Отслеживание ключевых показателей в процессе позволяют оперативно обнаруживать сбои в работе, поэтому необходимо поставить их на постоянный мониторинг, возможно понадобится разработать определенный отчет в корпоративных системах, но не всегда это возможно из-за технических или физических ограничений.

Также владение информацией о динамике KPI позволяет дополнительно определять и модерировать тенденции развития процесса.

Инструменты для мониторинга KPI необходимо спланировать при автоматизации бизнес-процессов.

Применять эти методы для оптимизации бизнес-процессов в организации необходимо в порядке их завершения, так как и последующие шаги зависят от результатов предыдущих этапов планирования и даже на поздних стадиях бывает трудно реализовать их планирование, когда не были оценены результаты предыдущего этапа.

Глава 2. Обзор программных продуктов для организации процессного подхода оптимизации бизнес-процессов

2.1. Описание основных проблем выбора программных продуктов

Работа по описанию и оптимизации бизнес-процессов требует изучения одной-двух нотаций (стандарта моделирования) для графического отображения моделей и освоения подходящего программного обеспечения. Большинство компаний чаще всего выбирают политику «подешевле и попроще». До сих пор встречаются те, которые считают, что для описания бизнес-процессов достаточно их текстового формата. Однако большинство бизнес-процессов имеют логические узлы. А их крайне тяжело правильно отобразить в текстовом или табличном формате. Графическое представление бизнес-процесса компактнее и удобнее. Графика воспринимается и анализируется быстрее и лучше, чем табличные данные или текст.

При выборе нотации руководители компаний руководствуются все тем же принципом – быстрее и проще, не углубляясь в анализ возможного выбора. Следует понять, что выбор будет в диапазоне от «просто, но примитивно» до «гибко, универсально, но сложно». В первом варианте можно забыть про четкое понимание деталей происходящего. А сила процессного подхода (BPM), именно в их четком понимании. Во втором варианте получаете дополнительный уровень сопротивления, более длительное обучение и закрепление навыка, а также необходим достаточно высокий квалификационный уровень персонала.

Выбор программного обеспечения также осуществляется по привычным установкам, но добавляется еще один принцип «нам посоветовали». Нередки случаи, когда после удачно проведенной презентации или по совету, не желая вникать в детали, фирма тратила немалые деньги на покупку совершенно не подходящего под ее нужды программного обеспечения. Таким образом, выбор программы для моделирования и оптимизации бизнес-процессов явно должен базироваться на размерах компании, ее финансовых возможностях, а так же уровню профессиональной подготовки кадров.

2.2. Обзор программного продукта MS Visio

Наиболее распространенным решением в качестве программы для моделирования бизнес-процессов является Visio. На российском рынке Visio представлен так же, как и другие офисные продукты Microsoft, — то есть доступен во всех регионах через весьма развитую партнерскую сеть. Через нее же оказываются услуги по сопровождению, технической поддержке и обучению на русском языке. Русская версия данного инструмента существует достаточно давно. Есть и книги о продукте, и решения на его основе (включая средства моделирования бизнес-процессов).

Возможности продукта.

Технические особенности. Хранение данных.

Технически Visio представляет собой настольное приложение, манипулирующее отдельными файлами (документами). Документ Visio включает одну или несколько диаграмм, расположенных на одной либо ряде страниц. Каждый документ содержит набор символов (соответствующих объектам моделей) и коннекторов (соответствующих связям), при этом у символов, помимо имен, могут быть дополнительные атрибуты, определяемые пользователем в процессе моделирования.

При необходимости набор символов, входящих в комплект поставки продукта, может быть расширен за счет символов, создаваемых пользователями. Глобальных ограничений на правила и возможности создания связей между определенными типами символов в продукте нет, однако в нем доступен механизм так называемых шаблонов диаграмм, применение которых позволяет ограничить набор символов, доступных непосредственно на соответствующей инструментальной панели в процессе моделирования. Шаблоны могут быть созданы пользователями, при этом в комплекте поставки продукта имеется набор готовых шаблонов (рис. 2.1).

Рисунок 2.1 - Шаблоны диаграмм из комплекта поставки Visio

Как правило, совокупность моделей, описывающих деятельность компании, представляет собой набор отдельных файлов, и в случае достаточно крупных компаний и всестороннего описания деятельности количество таких файлов может составлять несколько тысяч. Технических средств для обеспечения взаимосвязей между моделями, хранящимися в разных файлах, на уровне продукта не реализовано, хотя средства для самостоятельной реализации таких взаимосвязей продукт предоставляет (о них будет рассказано чуть позже). Поэтому применение Visio в подобных случаях, особенно в условиях постоянно меняющихся процессов, требует немалых затрат на сопровождение столь внушительной совокупности моделей.

Поддерживаемые методологии и нотации.

Коль скоро набор символов и шаблонов Visio может быть произвольно расширен и сам продукт не предполагает глобальных ограничений на возможности применения символов и связей между ними, описание бизнес-процессов с помощью Visio формально может быть осуществлено в рамках практически любой методологии. При этом в комплекте поставки продукта в любой редакции (Standard, Professional) есть набор шаблонов моделей для наиболее распространенных нотаций, таких как диаграммы потоков данных, диаграммы цепочки добавленного качества, диаграммы типа Event-driven Process Chain, IDEF0, SwimLane, а также шаблоны для моделирования оргструктур компаний (рис. 2.2 – 2.3).

Рисунок 2.2 - Модель процесса типа Swim Lane

Рисунок 2.3 - Модель типа EPC (Event-driven Process Chain)

Документирование процессов и создание решений на основе Visio.

Microsoft Visio включает среду исполнения кода Visual Basic for Applications, позволяющую как записывать код во время работы пользователя, так и создавать его с помощью среды разработки.

Для доступа к данным моделей Visio предоставляет соответствующую объектную модель, доступную через COM-интерфейсы как из среды исполнения кода VBA внутри самого приложения, так и из внешних приложений.

Помимо VBA для документирования процессов можно использовать средства интеграции Visio с приложениями Microsoft Office, такие как:

- вставка диаграмм Office Visio 2007 в документы Microsoft Office в качестве иллюстраций и создание диаграмм Visio 2007 непосредственно в этих приложениях;

- средства формирования календарей в Visio 2007 с использованием данных Office Outlook 2007;

- инструменты подключения диаграмм Visio 2007 к электронным таблицам Excel 2007 или базам данных Access 2007 для интеграции источников данных и компонентов диаграмм;

- средства формирования графиков и диаграмм Ганта в Visio 2007 путем импорта соответствующих данных из Project 2007;

- средства экспорта информационной составляющей диаграмм Ганта и графиков Visio 2007 в Office Project 2007;

- средства построения организационных диаграмм на основе глобальной адресной книги Exchange.

Для документирования процессов интересны также средства сохранения результатов работы в виде веб-страниц, предоставляемые последней версией Visio, а также средства динамического обмена данными о процессах с другими приложениями с использованием стандартизованных форматов обмена на основе XML, таких как ODX и BPEL.

Основным преимуществом Visio перед продуктами упомянутых семейств является низкая стоимость и простота применения, что делает его неплохим стартовым инструментом для компаний, которые только начали описывать свои бизнес-процессы и пока заинтересованы главным образом в их визуальном представлении. Еще одним достоинством данного продукта является его идеальная интеграция с другими приложениями Microsoft Office — офисным пакетом, безусловно лидирующим на рынке. Немаловажным преимуществом данного продукта являются и отлично документированные программные интерфейсы — благодаря им на основе Visio создано немало решений, в том числе и более дорогостоящих средств моделирования и анализа бизнес-процессов, разработанных компаниями — партнерами Microsoft.

Недостатки же Visio как средства моделирования бизнес-процессов — это, по сути, продолжение его достоинств. Простота применения оборачивается отсутствием функциональности, которая обычно ожидается от таких инструментов, например отсутствием средств разграничения доступа к данным, анализа и проверки корректности моделей, поддержки целостности и непротиворечивости данных. Это означает, что, решив использовать Visio на этапе становления процессного управления и анализа бизнес-процессов, в дальнейшем, скорее всего, придется обратить внимание на другие, более функциональные инструменты моделирования [14].

2.2. Обзор программного продукта "ИНТАЛЕВ: Бизнес-процессы"

"ИНТАЛЕВ: Бизнес-процессы" — первый продукт класса workflow, разработанный на платформе "1С: Предприятие 7.7". Программа имеет сертификат "1С: Совместимо!".

"ИНТАЛЕВ: Бизнес-процессы" является инструментом руководителя для повышения управляемости компании путем автоматизации документооборота.

Продукт обеспечивает эффективное взаимодействие сотрудников при выполнении бизнес-процессов, пронизывающих различные подразделения компании, и контроль выполнения этих процессов.

Этапы работы в "ИНТАЛЕВ: Бизнес-процессы":

1. Описание бизнес-процессов. На первом этапе с помощью графического редактора описываются бизнес-процессы компании (рис.2.4).

Рисунок 2.4 – Графический редактор бизнес-процесса

2. Выполнение бизнес-процессов. На втором этапе программа автоматически ставит задачи согласно настроенным бизнес-процессам, перемещая информацию между участниками.

3. Контроль и анализ. Автоматически собираются все необходимые данные для контроля и анализа: кто выполнил или не выполнил задачу, когда, почему, какая дополнительная информация для выполнения процесса была предоставлена и т.д.(рис.2.5).

Рисунок 2.5 – Навигатор бизнес-процессов

Программа обеспечивает выполнение задач по цепочке пользователей по заранее заданному алгоритму, тем самым автоматически организовывая рабочий процесс. Реализована возможность контроля и анализа работ руководством предприятия. Документооборот базируется на документах конфигураций "1С: Предприятие 7.7" (рис.2.6).

Рисунок 2.6 - Журнал сессий

Возможности программы:

1. Интеграция с объектами "1С" и электронной почтой: наличие единой внутренней и внешней почты.

2. Графическое представление процессов и возможность задавать маршрут.

3. Автоматическая проверка корректности схем бизнес-процессов.

4. Выполнение поставленных задач исполнителями по заданному алгоритму.

5. Прозрачность компании, контроль всех выполняемых процессов на каждом этапе.

6. Анализ эффективности бизнес-процессов.

7. Оптимизация бизнес-процессов.

8. Целенаправленность выполнения процессов.

9. Ответственность за выполнение каждой задачи и процесса в целом.

10. Разработка сложных схем бизнес-процессов, когда можно вкладывать процессы низкого уровня в процессы более высокого уровня.

11. Возможность автоматического запуска регулярных процессов и процессов при наступлении стандартных событий.

12. Автоматическое составление должностных инструкций.

13. Мониторинг и контроль состояния каждого процесса, анализ выполнения процессов.

14. Возможность распространения схем бизнес-процессов.

15. Хранение произвольной, но систематизированной информации в виде классификаторов, и использование их в качестве параметров процессов.

16. Возможность удаленной работы с программой

Программа имеет традиционный Windows-интерфейс, а также с ней можно полноценно работать через веб-браузер. Доступ пользователей к ней может быть обеспечен с различных устройств и из любой точки мира со связью. Для хранения информации предлагаются промышленные серверы баз данных: Microsoft SQL Server, ORACLE, IBM DB2 и др.

Интерфейсы рабочих мест пользователя могут гибко настраиваться в зависимости от выполняемых им задач, не перегружая сотрудника лишней информацией. Каждый сотрудник может иметь свой «персональный рабочий стол» [15].

2.3. Обзор программного продукта ELMA BPM Suite

ELMA BPM Suite - разработка российской компании Elewise, предназначенная для управления бизнес-процессами. Моделирование бизнес-процессов в ELMA осуществляется в нотации BPMN (рис. 2.7).

Рисунок 2.7 – Моделирование бизнес-процессов

После создания диаграммы, задания параметров процесса и определения данных, с которыми работает бизнес-процесс, он публикуется на сервере ELMA и становится доступным для запуска посредством веб-интерфейса системы. Для каждого запущенного экземпляра бизнес процесса система создаёт его карточку, что позволяет отследить и проконтролировать исполнение процесса. Через карточку процесса пользователи, обладающие соответствующими правами, могут управлять его ходом (рис.2.8).

Рисунок 2.8 – Мониторинг бизнес-процесса

Одной из целей BPM является минимизация необходимости участия программистов в автоматизации исполнения бизнес-процессов. В ELMA весь исполняемый код и интерфейсы к шагам бизнес-процессов генерируются автоматически. Программирование вручную требуется при создании сценариев к шагам процесса типа "скрипт". Сценарии пишутся на языке C# и могут быть оформлены в виде плагинов к системе и переиспользованы. ELMA поддерживает принцип непрерывного усовершенствования процессов, предоставляя возможность изменять их "на лету", без приостановки исполнения.

Существуют средства интеграции с основными корпоративными приложениями (SOA, CRM, почтовые сервисы). Российский пользователь может отнести к плюсам ELMA также тесную интеграцию с “1С: Предприятие”.

Недостатками системы являются весьма скромная и далеко не полная реализация BPMN, отсутствие поддержки XPDL и BPEL, в связи с чем не представляется возможным использовать в ELMA процессы, разработанные в какой-либо другой BPMS. Отсутствуют какие-либо средства верификации бизнес-процессов. Кроме того, ELMA обладает довольно сложным интерфейсом [16].

Заключение

На текущий момент процессный подход является наиболее прогрессивным, поэтому чаще всего применяется в различных сферах деятельности.

Процессный подход к оптимизации бизнес-процессов сегодня один из немногих способов для организации оставаться конкурентоспособной. Данный подход заставляет менеджеров компании обратить внимание на взаимодействие участников процессов, поскольку из-за их неопределенность происходят наибольшие потери информации и времени, непосредственно ведут к финансовым потерям. Формализация и автоматизация процессной структуры даст возможность достижения общей цели организации, при этом самым эффективным способом

Большинство менеджеров работают для повышения эффективности работы компаний, потому что успех существующей модели управления является одним из наиболее важных факторов в поддержании конкурентного преимущества и, следовательно, существования компании на рынке. Практика показывает, что внедрение элементов процессного подхода к оптимизации бизнес-процессов, может повысить эффективность работы компании, обеспечивающее сохранение конкурентных преимуществ.

Процессный подход к оптимизации бизнес-процессов - это современный метод управления, который предполагает рассмотрение общества в виде упорядоченного набора процессов, происходящих в нескольких функциональных блоках. Такой «горизонтальный» вид деятельности может улучшить клиент-ориентированность компании, и синхронизировать деятельность функциональных подразделений.

Еще одно преимущество процессного подхода является возможность запустить цикл непрерывного совершенствования бизнес-процессов, что, в свою очередь, дает возможность на регулярной основе улучшать управление компанией.

С помощью процессного подхода чаще всего решается следующие задачи:

- оптимизация бизнес-процессов - повышение производительности труда, снижение издержек, сокращение времени процесса выполнения, улучшение качества результатов процесса;

- наведение порядка в бизнесе и его регулирование - повышение прозрачности, подотчетности и контроля над бизнес-регулированием и типирования существующих бизнес-процессов;

- сокращение времени разработки новых бизнес-процессов для запуска новых услуг;

- определение требований к информационным системам для дальнейшей автоматизации процессов.

Цель выполнения данной курсовой работы являлось рассмотрение особенностей процессного подхода к управлению бизнес-процессами в организации.

Для достижения этой цели были решены следующие задачи:

- рассмотрены особенности применения процессного подхода в организации бизнес-процессов;

- рассмотрены технологии и инструменты реализации процессного подхода управления бизнес-процессами в организации.

Список литературы

1. Блинов А. О., Рудакова О. С. Процессный подход в системе менеджмента современных организаций //Экономика и управление: проблемы, решения. – 2014. – №. 1. – С. 56-62.

2. Сорокина А. В., Данилина М. Г. Процессный подход как основа управления стратегическим развитием компании //Транспортное дело России. – 2016. – №. 2.

3. Бабикова А. В., Барлит Д. С. Управление организацией на основе процессного подхода //Научный альманах. – 2015. – №. 11-1. – С. 97-99.

4. Hoyle D. ISO 9000 Quality Systems Handbook-updated for the ISO 9001: 2015 standard: Increasing the Quality of an Organization’s Outputs. – Routledge, 2017.

5. Лыкова А. И., Батищев А. В. Развитие концепции управления бизнес-процессами организации: от классического подхода к BPM-системам //Университет. – 2015. – №. 1.

6. Бурыкин А. Д. Сущность и принципы управления предприятием в условиях кризисной ситуации //Современные тенденции развития науки и технологий. – 2017. – №. 2-9. – С. 13.

7. Пыжикова Н. И., Титова Е. В. Комплексная задача организации эффективного бизнес-процесса //Успехи современной науки. – 2016. – №. 1. – С. 21-24.

8. Репин В., Елиферов В. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. – Манн, Иванов и Фербер, 2004. – 241с.

9. Кондратьев В., Кузнецов М. Показываем бизнес-процессы. – Litres, 2017.

10. Всяких Е. и др. Практика и проблематика моделирования бизнес-процессов. – Litres, 2017.

11. Фахретдинова Э. Н., Шамсутдинова А. Ф. Актуальные проблемы развития методики внутреннего аудита бизнес-процессов //В сборнике: Новые информационные технологии в науке нового времени. Сборник статей международной научно-практической конференции. – 2016. – С. 159-161.

12. Сайбель Н. Ю., Мезер С. Д. Теория оптимизации бизнес-процессов //Актуальные проблемы экономической теории и практики: Сборник научных трудов/под ред. ВА Сидорова. – 2015. – №. 18. – С. 35-41.

13. Методы оптимизации бизнес-процессов [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.up-pro.ru/encyclopedia/optimizacija-biznes-processov.html

14. Visio: руководство для начинающих [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://support.office.com/ru-ru/article/visio-руководство-для-начинающих-bc1605de-d9f3-4c3a-970c-19876386047c

15. ИНТАЛЕВ: Бизнес-процессы [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://1c.ru/vendors/intalev/bp.html

16. ELMA BPM Suite [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://www.elma-bpm.ru/product/bpm/