Проблемы оптимального использования рабочего времени. Принципы Парето и Эйзенхауера

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

В современном быстро развивающемся мире понятие Время не утратило своего значения и влияния на людей. В связи с развитием информационных технологий и глобальной компьютеризацией, время ценится ещё больше чем когда-либо в истории. Сегодня люди как никогда ощущаем дефицит времени, а именно поэтому разнообразные тренинги, статьи, группы в социальных сетях, обещающие помочь решить проблемы, связанные с его оптимальным использованием очень актуальны. В частности, максимально острую зависимость от данного ресурса ощущает на себе бизнес, потому что не рациональное использование рабочего времени в конечном итоге влияет на эффективность предприятия. Это, как следствие, влияет на экономическую и финансовую стабильность компаний и страны в целом. Согласно статье 91 трудового кодекса Российской Федерации «Рабочее время» - время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации относятся к рабочему времени[11].

Выбранная мной для изучения тема работы «Проблемы оптимального использования рабочего времени. Принципы Парето и Эйзенхауера» поможет разобраться в том, почему при одинаково отведенном количестве времени одни добиваются значительно больших результатов, а другие нет. Данная работа будет интересна для начинающих руководителей (директоров, администраторов, предпринимателей) тем, что в работе максимально подробно и простыми словами описано, почему так важно соблюдать эти простые принципы и к каким результатам можно прийти, основываясь на них.

Целью курсовой работы является изучение проблем, связанных с оптимальным использованием рабочего времени. Для достижения этой цели были поставлены следующие задачи:

– Изучение литературы по оптимальному использованию рабочего времени;

– Выявление особенностей принципов Парето и Эйзенхауэра;

– Изучение основ планирования рабочего времени.

Объектом исследования данной работы являются основы тайм-менеджмента. Предметом исследования являются средства по уменьшению затрачиваемого времени на процессы.

При написании курсовой работы были использованы эмпирический и теоретический методы. То есть проведен анализ изученной литературы по теме исследования, проецирование и обобщение собственного опыта, как руководителя.

1. Проблемы организации рабочего дня

1.1 Понятие рабочее время и проблемы его рационального использования

«В мире нет больших потерь, чем потери от бесполезных, плохо скоординированных и непроизводительных движений»

Фрэнк Джилбретт

Рабочее время – это часть календарного времени, затрачиваемая на производство продукции или выполнение определенного объема работ и услуг. Оно является косвенной оценкой затрат труда[8].

Для каждого отдельного работника рабочее время обычно измеряется в часах и днях. Для совокупности работников – в человеко-днях, человеко-часах. Отработанным человеко-днем считают день, в который работник явился на работу и приступил к ней. Отработанным человеко-часом считается час фактической работы одного работника. Фактически человеко-час, учтенный как отработанный, не всегда состоит из 60 минут работы. Мелкие перерывы в работе выявляют с помощью хронометража и фотографии рабочего дня[5].

Для оценки величины общих затрат труда также используется показатель среднего списочного числа рабочих[13]. К примеру, средняя месячная численность представляет собой число отработанных человеко-месяцев, а средняя годовая численность – человеко-лет. Рабочее время, в свою очередь, может подразделяться на фактически отработанное и неотработанное время.

Неотработанное время бывает двух видов: не использованное по уважительным причинам (болезнь и проч.) и не использованное без уважительных причин – потери рабочего времени (прогулы, простои и проч.). Исчисляются показатели фактической средней продолжительности рабочего периода (рабочего года, квартала, месяца) делением фактически отработанных человеко-дней за соответствующий период на среднесписочную численность работников за тот же период, а показатель фактической средней продолжительности рабочего дня – делением фактически отработанных человеко-часов на фактически отработанные человеко-дни[8].

В странах ЕС с 1998 г. действует Европейская директива о рабочем времени, ограничивающая максимальную продолжительность рабочей недели 48 часами.

В Германии на данный момент самая короткая рабочая неделя (36 часов) и самый длинный отпуск (6 недель).

В России норма рабочей недели составляет 40 часов. По оценке бюро экономического анализа, в среднем в России работают 1970 часов в год[9].

В таблице 1 приведены данные о количестве отработанных за год часов в разных странах.

Таблица 1 –Страны-члены ОЭСР (Организации экономического сотрудничества и развития) с самым продолжительным рабочим днем в 2016 году

Место в мире	Страна	Кол-во отработанных часов в год одним работником, ч
1	Мексика	2225
2	Коста-Рика	2212
3	Южная Корея	2069
4	Греция	2035
5	Россия	1974
5	Чили	1974
14	Турция	1832
16	США	1783
22	Япония	1713
26	Великобритания	1676
38	Германия	1363

В целом расписание работы характеризуется устойчивостью. Наиболее распространенный график работы: 5 дней в неделю; 40 часов в неделю; с 9 часов утра до 6 часов вечера; также присутствует обеденное время, обычно 1 час и в некоторых организациях – перерыв на кофе[8].

Данный режим работы имеет следующие недостатки: пробки на дорогах, очереди у лифтов и т.д. Частая проблема - люди испытывают стрессы из-за того, что опаздывают на работу, как следствие, у них возникает конфликт с начальником.

На данный момент становятся очень популярными такие типы рабочего графика, как гибкий график, сжатая неделя (суммированный рабочий день), частичная занятость[11]. Рассмотрим их подробнее.

Под гибким рабочим графиком следует понимать расписание работы, при котором работник имеет право выбирать время прихода-ухода в пределах, устанавливаемых руководством.

Такой рабочий график строится различными способами:

- Каждый день выбирается время начала и окончания работы;

- Переменная продолжительность рабочего дня;

- Выделяется общее время, т.е. время, устанавливаемое менеджером, когда все служащие должны быть на работе[13].

Существует справочник профессий, для которых возможно использование гибкого расписания работы. К примеру, на конвейера, если время работы зависит от машины, то для такой работы гибкий график использовать будет нецелесообразно.

Выгоды данного режима работы: повышение морального уровня, снижение затрат на оплату сверхурочных, время работы может совпадать с «биологическими часами» работника (подойдет как для «жаворонков», так и для «сов»).

При применении гибкого графика могут возникнуть следующие проблемы. Руководители организации вынуждены работать дольше, издержки с обогревом или охлаждением зданий возрастают, так как рабочий день становится длиннее.

Под сжатой рабочей неделей понимается график работы, при котором происходит обмен между количеством часов, отрабатываемых ежедневно, и количеством рабочих дней в течение недели. Таким образом, обычное число часов может отрабатываться не за пять дней, а за четыре (по 10 часов ежедневно) или за три дня (по 12 часов ежедневно).

Сжатая рабочая неделя (суммированный день) обычно пользуется спросом среди работников, так как они могут иметь в течение недели несколько свободных дней, которые могут использовать по своему усмотрению: выполнять другую работу, заниматься домашними делами и т.д.

Однако работодатели не особо охотно идут на внедрение такого расписания работы, это обусловлено тем, что снижается производительность труда в конце удлиненного рабочего дня. Также такой режим работы совершенно невозможно применять на работах с вредными условиями труда (загазованность, вибрация, радиоактивное излучение и т.д.), так как в этом случае удлинение рабочего дня может привести к болезни и даже летальному исходу работника.

Под частичной занятостью (частичный найм) следует понимать работу с выполнением тех же обязанностей, но в течение меньшего времени[11].

В США при данном режиме работы работают менее 35 часов в неделю (из 25% лиц, которые работают в режиме частичной занятости, 2/3 составляют женщины, 1/4 – подростки).

Такой режим работы преобладает в сфере общественного питания, страхования, а также в банках. К примеру, в ресторанах Макдоналдс 90% преобладает данный режим работы.

Главное достоинство частичной занятости для работодателя – снижение затрат на заработную плату[10].

На сегодняшний день в таких странах, как Франция, Германия и Швеция, развернулась дискуссия о сокращении рабочего времени как средстве борьбы с массовыми увольнениями. Вышесказанным обосновываются планы перевода персонала целых отраслей на 4-дневную рабочую неделю или 9-месячный рабочий год. Зарплата работников при этом будет уменьшена. Значительную поддержку эти нововведения получили на концерне «Фольксваген», где разработаны различные варианты гибкого графика для персонала[4].

Истинная производительность всегда дает максимальные результаты при минимальных усилиях. Напряжение, наоборот, дает довольно крупные результаты при усилиях ненормально тяжелых.

Существует большое количество причин, которые заставляют использовать время непродуктивно. Если речь идет о руководителе, то это звонки, затянувшиеся беседы с коллегами, бесконтрольный поток посетителей, длительные совещания с плохо продуманной повесткой дня[1].

Необходимые условия для того, чтобы эффективно использовать своё время:

- знание того, на что вы его тратите;

- трата на то, что вы считаете нужным;

- быстрее делать то, что Вам нужно.

Факторы неправильного использования времени следующие:

- руководитель постоянно выполняет работу за подчиненных;

- на столе копятся непрочитанные письма, журналы и т.д. Следствием может стать невозможность найти нужное письмо в течение 1 минуты;

- отсутствие у руководителя времени на то, чтобы собрать подчиненных 1 раз в неделю;

- отсутствие плана рабочего дня, незнание того, что необходимо сделать в первую очередь по приходе на работу;

- выполнение заданий руководства в спешке.

Для организации своего рабочего дня, стараясь сделать его эффективнее, работники сталкиваются со следующими проблемами:

- малая степень делегирования ответственности;

- неверно выбраны приоритеты;

- слишком большая погруженность в повседневные хлопоты[7].

Успешные руководители обладают различными чертами характера и качествами. Качество, объединяющее их всех: сознательное и системное использование своего времени и делегирование полномочий, благодаря которому они освобождаются от определенных видов работы для выполнения истинно управленческих функций. Если фактор времени не подлежит увеличению и накоплению, то это значит, что личного успеха можно добиться лишь путем непрерывного и последовательного использования времени[14].

Таким образом, для эффективного распределения рабочего времени, чтобы у руководителей к концу дня не оставалось ощущения, что, проделав огромную работу, он так и не сделал главных, наиболее срочных дел, всем работникам, находящимся на руководящей должности необходимо проводить анализ использования своего рабочего времени.

1.2 Принципы Парето и Эйзенхауэра

«Нет ничего более легкого, чем быть занятым, и нет ничего более трудного, чем быть результативным»

Ален Маккензи

В литературе по современному менеджменту обязательно упоминается так называемый принцип Парето или правило 80/20[6]. Ниже представлены некоторые формулировки данного принципа:

- 20% клиентов (товаров) дают 80% оборота или прибыли;

- 20% ошибок обусловливают 80% потерь;

- 20% исходных продуктов определяют 80% стоимости готового изделия;

- за 20% расходуемого времени достигается 80% результатов

- 80% ваших посетителей смотрит только 20% страниц вашего сайта

- 20% преступников виновны в 80% преступлений[2].

Основные проблемы руководителей состоят в следующем:

- попытки выполнить одновременно слишком большой объем работы;

- распыление своих сил на отдельные, чаще всего несущественные, но кажущиеся необходимыми дела. В конце напряженного рабочего дня мы нередко приходим к выводу, что, хотя сделано вроде немало, однако действительно важные дела остались либо неоконченными, либо вообще не сдвинулись с места.

Принцип Парето в общем виде гласит о том, что внутри данной группы или множества отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе[2]. Принцип, который был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето (1848—1923 гг.), неоднократно получал подтверждение на практике в самых различных сферах.

Важным выводом является тот факт, что необходимо планировать время в соответствии со значением и важностью задач, а не их удельным весом в общем количестве дел. Для этого используется анализ АВС. Он основывается на следующих закономерностях, которые подтверждены опытом:

- Важнейшие задачи (категория А) составляют примерно 15 % количества всех задач и дел, которыми занят руководитель. Собственная значимость этих задач (в смысле вклада в достижение цели) составляет примерно 65 %.

- Важные задачи (категория В) составляют в среднем 20 % общего числа и также 20 % значимости задач и дел руководителя.

- Менее важные и несущественные задачи (категория С) составляют, напротив, 65 % общего числа задач, но имеют незначительную долю — порядка 15 % в общей «стоимости» всех дел, которые должен выполнить руководитель[3].

Таким образом, следует отдавать себе отчет в том, что необходимо устанавливать приоритеты и начинать с важнейших дел.

В. Парето открыл эффект концентрированного напряжения. В данном случае имеется в виду, что концентрация на жизненно важной деятельности больше всего влияет на достижение желаемых результатов. Отсюда вытекает правило 20/80: концентрация 20% времени на наиболее важных проблемах может привести к получению 80% результатов. Остальные 80% времени обеспечивают лишь 20% результатов[2].

Определение важности осуществляемой деятельности имеет решающее значение для эффективности работы руководителя.

Дела, которые не являются ни важными, ни срочными не должны отвлекать внимание руководителя.

Предложенное американским генералом Дуайтом Эйзенхауэром правило является простым вспомогательным средством, особенно для тех случаев, когда надо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Согласно этому правилу приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела. В зависимости от степени срочности и важности задачи различаются на четыре возможности их оценки и (в итоге) выполнения:

1. Срочные/важные дела. За них следует приниматься немедленно и самому их выполнять.

2. Срочные/менее важные дела. Здесь существует опасность попасть под «тиранию» спешности и в результате целиком отдаться решению конкретной задачи, потому что она срочная. Если же она, однако, является не столь важной, то она должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких-либо особых качеств.

3. Менее срочные/важные задачи. Их не надо выполнять срочно, они, как правило, могут подождать. Сложности здесь возникают тогда, когда эти задачи рано или поздно превращаются в срочные и должны быть разрешены лично руководителем в кратчайшие сроки. Поэтому следует перепроверять степень важности и перепоручать по возможности данные задачи полностью или частично своим сотрудникам. Наряду с тем, что руководитель себя разгружает, он может способствовать повышению мотивации в работе и квалификации своих подчиненных, доверяя им ответственные дела[1].

4. Менее срочные/менее важные задачи. Очень часто дела данной категории оседают на письменном столе, и без того заваленном бумагами. Если руководитель начнет заниматься этими делами, забывая о задачах первой категории, то следствием будет сильная перегрузка работой. Подчиненным также не следует приниматься за задачи этой группы в первую очередь.

Под делегированием полномочий в общем смысле следует понимать передачу подчиненному задачи или деятельности из сферы действий руководителя. Одновременно с рабочей задачей для ее выполнения должны также делегироваться необходимая компетенция и ответственность в специальной сфере (функциональная ответственность). Начальник сохраняет за собой ответственность за руководство (управленческая ответственность), которая не может быть делегирована. Делегирование является важной задачей руководителя[7].

Наибольшая опасность для руководителя заключается в увеличении срочности (С - задачам), в то время как В - задачи (или даже А - задачи) остаются невыполненными.

Таким образом, в данной главе были рассмотрены основные понятия рабочего времени, определены проблемы его рационального использования. Также была рассмотрена суть принципов Парето и Эйзенхауэра, которая заключается в понятии срочности и важности поставленных задач.

2. Анализ использования рабочего времени

2.1 Планирование рабочего дня

Чем подвижнее и изменчивее внешняя среда, тем больше необходимость планирования как средства разработки определенной линии поведения в этой среде. Американскими исследователями установлена высокая положительная корреляция между планированием и успехом организации[13].

Руководитель, который четко представляет, что и когда ему необходимо сделать, имеет очевидные преимущества перед тем, кто вынужден беспорядочно переходить от одного вопроса к другому, не замечая за повседневными делами, что большая доля времени тратится на решение второстепенных задач, которые можно было бы перепоручить подчиненным.

Планирование является одной из важнейших управленческих функций, от которых зависит успех организации[10].

Планировать требуется лишь тот объем задач, с которым возможно справиться в течение рабочего времени.

Планирование осуществляется поэтапно, изначально расписываются задачи на продолжительный период времени (несколько лет), затем этот период разбивается на более мелкие временные промежутки. Чем меньше отрезок времени, тем более детальным должен быть план.

После составления плана на несколько ближайших лет, обычно 3 года, составляется план на год, затем квартальный план, который служит инструментом контроля за годовым бюджетом.

На основе показателей квартального плана составляется план на месяц и подекадные планы, включающие конкретные количественные показатели, которых необходимо достичь за предстоящий период.

Последним этапом в планировании рабочего времени является план на день. Он представляет собой наиболее важную ступень планирования. Это список конкретных заданий, которые необходимо выполнить в течение рабочего дня, а также предполагает разбивку дел на группы по их значимости и выделение задач, исполнение которых необходимо делегировать.

Далее представлены принципы ежедневного планирования. Эти правила должны послужить импульсами для составления распорядка дня, но не носят характера обязывающих рекомендаций. Однако они хорошо зарекомендовали себя в различных рабочих ситуациях.

25 организационных принципов во временном аспекте можно разделить на 3 группы:

Начало дня (1 – 8 принципы)

Основная часть дня (9 – 20 принципы)

Конец дня (21 – 25 принципы)

Правила начала дня:

1. Начинать день с позитивным настроением

Необходимо для каждого дня находить какое-либо позитивное начало, поскольку тот настрой, с которым человек приступает к предстоящим задачам, имеет немаловажное значение для успехов или неудач в течение дня.

1. Хорошо позавтракать и без спешки — на работу

Не выспавшись, с неохотой, может быть, без нормального завтрака, как можно скорей на работу — подобный старт может очень легко испортить день. Следует хорошо позавтракать и отправиться, по возможности без спешки, на работу.

1. Начинать работу по возможности в одно и то же время

Человек — пленник своих привычек. Поэтому для многих очень важно в точно определенное время быть на работе. Вы сможете таким образом поддерживать сами себя «в кондиции» и приступать к работе в определенное время дня[10].

1. Перепроверка плана дня

Пересмотрите свой составленный накануне вечером план, оценивая степень важности и срочности зафиксированных задач и целей дня, и внесите необходимые корректировки.

1. Вначале — ключевые задачи

Менеджеры, которым сопутствует успех, читают свою корреспонденцию не в первую очередь, а лишь тогда, когда выполнен целый ряд важных дел, то есть задачи категории А, — во входящей дневной почте редко речь идет о делах, которые имеют высший приоритет и должны быть выполнены немедленно. Поэтому следует начинать с важнейших задач дня (высшего приоритета) перед чтением газет, корреспонденции и по возможности до начала рабочего дня коллег и подчиненных.

1. Приступать без «раскачки»

Следует отказаться от такого утреннего ритуала, как многоразовые приветствия, пространные обсуждения последних новостей или вчерашней телевизионной программы. Социальные контакты рекомендуется перенести на менее напряженное время, к примеру, на послеобеденное. Тем самым руководитель выигрывает время для последующих отвлечений и непредусмотренных дел.

1. Согласовывать план дня с секретарем

«Хороший секретарь удваивает эффективность своего шефа. Плохой секретарь уменьшает ее наполовину» (Томас Конеллан).

Секретарь для руководителя является важнейшим партнером, когда речь идет о создании оптимальных условий для дальнейшей деятельности. Именно секретарю руководитель должен посвятить первое время своего рабочего дня, даже если это составляет всего пару минут. Следует согласовать с ним все сроки, приоритеты и цели дня. Он должен «получить» это время, поскольку тогда он будет эффективнее работать и оградит руководителя от всех ненужных помех[10].

1. Утром заниматься сложными и важными делами

Если руководитель начнет с самых сложных и важных задач и будет последовательно придерживаться этого, то с большей вероятностью в конце дня самые важные дела будут сделаны или начаты.

Правила, касающиеся хода дня:

1. Хорошая подготовка к работе

Необходимость и преимущества достаточной подготовки к работе на производстве неоспоримы. В коммерческом секторе с помощью хорошей подготовки можно вскрыть дополнительные существенные резервы рационализации и сэкономить общее время за счет сокращения времени на исполнение.

За счёт подготовки к работе, а также планирования можно добиться сокращения своего рабочего времени.

1. Влиять на фиксацию сроков

Установленные ранее сроки очень часто принимают безоговорочно. Следует стараться, обговаривая сроки, которые плохо укладываются в планы, приспосабливать их к своим интересам и искать альтернативные варианты.

1. Избегать действий, вызывающих обратную реакцию

Активные и коммуникабельные руководители склоняются к тому, чтобы заниматься все новыми и новыми делами, проблемами и идеями, и вызывают тем самым соответствующую реакцию на свои действия и вместе с этим негативные последствия для временного распорядка.

Поэтому следует перепроверять все свои акции (согласование сроков, визиты, телефонные разговоры, письма и т. п.) с точки зрения их необходимости и опасности ответной реакции.

1. Отклонять дополнительно возникающие неотложные проблемы

На каждом предприятии и в каждом подразделении возникают какие-либо неотложные обстоятельства или непредвиденные ситуации[10].

«Когда решается крупная проблема, кажется, что мелкие дела усиленно выдвигаются на передний план» (Купер).

Следует помнить всегда о том, что отвлечение на так называемые срочные обстоятельства приводит к забвению на более или менее длительное время запланированных важных задач и к дополнительным затратам времени и средств. Нужно стараться по возможности отклонять дополнительные срочные дела.

1. Избегать незапланированных импульсивных действий

Если руководитель во время работы вдруг захочет сделать что-то другое, например позвонить кому-либо по телефону, это может отвлечь от необходимых дел. Существует риск невыполнения всех поставленных на день задач. Поэтому следует хорошо обдумать, необходимо ли это отвлечение для текущей работы, имеет ли оно смысл.

1. Своевременно делать паузы/соблюдать размеренный темп

Соответствующие медицинские обследования показали, что лучше всего делать перерыв после 1 часа работы. Пауза должна длиться не более 10 минут, поскольку именно в перерыве 10 минут наступает оптимальный эффект, а потом имеет место тенденция к его снижению.

1. Небольшие однородные задачи выполнять сериями

Следует расправляться с рутинной работой и так называемыми мелочами, объединяя однородные задачи в рабочие блоки.

1. Рационально завершать начатое

Следует предусматривать для своей работы достаточно времени, в паузах или в последние минуты перед тем, как встать из-за стола, намечать задачу, которую руководитель может успеть завершить в оставшееся время.

Также следует помнить о том, что нет лучшей возможности выполнить задачу категории А, чем «засесть» за нее самому и работать до полного ее разрешения[10].

1. Использовать временные промежутки

Не стоит оставлять незаполненными незапланированные промежутки времени, уходящие на ожидания и на «холостые ходы». Следует использовать последние минуты перед обеденным перерывом или перед концом рабочего дня для подготовительной, плановой или рутинной деятельности. Задавать себе «временной вопрос Лакейна»: Как я могу эти минуты использовать с наибольшей пользой?

1. Работать анти циклично

Следует выполнять важные задачи по возможности до полудня. С ними выгодно разделываться еще до того, как наступит пик активности у других сотрудников и напряжение в работе достигнет своего апогея.

1. Выкраивать спокойный час

Следует занести это время в свой план дня так же, как отводить время на совещания или на визит посетителей. Подобный период никем не нарушаемый существенно повысит продуктивность труда.

Отгородить себя на это время от внешнего мира — лучше всего с помощью секретаря или просто закройте дверь в свой кабинет, предварительно предупредив, что руководителя нет на месте.

1. Контролировать время и планы

Наряду с отслеживанием своего времени следует многократно перепроверять свои планы дня с точки зрения выполненных задач, установления новых приоритетов и т. п. Перепроверка необходима для приспособления к новым условиям, возникающим в течение дня. Планирование должно быть реалистичным, иначе после рабочего дня руководитель будет испытывать неудовлетворенность[8].

Правила завершения рабочего дня:

1. Завершать несделанное

Все начатые небольшие дела, такие, как просмотр корреспонденции, диктовка писем и памятных записок, следует завершать в течение одного дня. Всякая отсрочка их выполнения может привести к дополнительным затратам труда, когда руководитель снова займется незавершенными делами и будет ликвидировать накопленные завалы.

1. Контроль за результатами и самоконтроль

Сравнение намеченного в распорядке дня объема работы с реально выполненным с учетом поставленных целей и отклонений от них представляет собой важную составную часть организации труда, самостоятельную функцию самоменеджмента[13].

1. План на следующий день

План на следующий день следует составлять с вечера предыдущего дня.

Проверять, какие задачи не могут быть решены удовлетворительно или не могут быть решены совсем и подлежат переносу на следующий день. Разработать, пользуясь дневником времени, план на следующий день с установлением целей, приоритетов, делегированием и т. п.

1. Домой — с хорошим настроением

Радоваться предстоящему заслуженному отдыху после трудового дня. Наслаждаться дорогой домой и настраиваться на вечернее времяпровождение.

1. Каждый день должен иметь свою кульминацию

В смысле позитивного образа жизни важно осознать, какое качество и какую ценность имеет каждый день для жизни каждого человека. В этой связи недостаточно замыкаться на успешных шагах в направлении к цели карьеры. Нужно каждый прожитый день по возможности делать в целом удавшимся днем[14].

При составлении плана дня лучше оставить 40% рабочего времени свободными, чтобы иметь резерв для решения непредвиденных задач.

Планирование рабочего времени не менее важно, чем планирование деятельности организации в целом, и является составной частью самоменеджмента. Такое планирование предполагает постановку целей, оценку способов их достижения и выбор наиболее оптимальной альтернативы использования рабочего времени из всех возможных.

Чтобы осуществлять планирование эффективно, необходимо прежде всего четко представить себе свой бюджет времени.

Постановка цели является одним из важнейших этапов в планировании, поскольку ясно сформулированная цель служит концентрации усилий на важных направлениях[7].

Самым простым способом обеспечить эффективное достижение цели является представление ее таким образом, чтобы она поддавалась количественному измерению. Это позволит создать условия для объективной оценки хода работ, а также тех мероприятий, которые предпринимаются фирмой для достижения данной цели.

К примеру, если одной из целей организации является достижение большей удовлетворенности своих сотрудников, то конкретным и измеримым показателем, выражающим такую цель, может быть снижение текучести кадров на 10% в год.

Ниже приведен пример из практики.

Руководство фирмы устанавливает в качестве долгосрочной цели увеличением общей производительности на 25% за 5 лет. Тогда среднесрочной целью будет повышение производительности на 10% за 2 года. Чтобы достичь этого, устанавливаются краткосрочные цели в таких конкретных областях, как повышение квалификации сотрудников, модернизация производства, более эффективное использование мощностей, разработка дополнительных способов стимулирования и т. д.

После оценки всех возможных способов достижения поставленных целей, руководитель должен выбрать наиболее оптимальный из них. Такой выбор почти всегда представляет собой компромисс, поскольку любой способ достижения цели скорее всего будет сопряжен с некоторыми отрицательными аспектами.

Следует отметить, что на практике руководитель не всегда стремится выбрать способ, который можно было бы назвать оптимизирующим, а чаще склоняется к поведению, которое является «удовлетворяющим». Для того чтобы выбрать наилучший вариант, руководителю иногда просто не хватает времени, особенно если количество таких вариантов велико. Препятствием здесь может быть и слишком большой объем информации, которую необходимо обработать, чтобы выбрать наилучшее направление действий[7].

Конечным результатом планирования является упорядоченный график распределения рабочего времени на ближайшую перспективу: квартал, месяц, неделю, рабочий день. Поквартальные планы и планы на месяц представляют собой достаточно приблизительную оценку временных затрат с учетом будущих корректировок, которые могут возникнуть по причине изменившихся обстоятельств.

План на неделю содержит основные мероприятия и работы, которые необходимо совершить руководителю в течение этого рабочего отрезка, такие как еженедельные совещания, заседания, деловые встречи, поездки, осмотры, а также ориентировочные затраты времени на отдых в выходные дни.

При отсутствии контроля за исполнением намеченных планов достижение целей не будет столь эффективным, а возможно, они и вовсе не будут достигнуты. Поэтому необходимо всегда перепроверять свои планы и изменять их, если они оказываются невыполнимыми или не позволяют достичь поставленной цели к сроку.

Контроль за выполнением поставленных задач позволяет сделать процесс достижения целей фирмы более эффективным и, кроме того, дает возможность выявить возможные проблемы еще на стадии их зарождения, оперативно отреагировать на них и скорректировать работу задолго до того, как проблемы перерастут в кризис[7].

Умение вовремя замечать свои ошибки и исправлять их еще в самом начале, пока они не переродились в серьезную проблему и не стали угрожать достижению главных целей организации – это очень важная характеристика, определяющая успех в любом виде деятельности.

Для эффективного осуществления контроля на этом этапе менеджеру необходимо четко определить для себя масштаб допустимых отклонений от стандарта, чтобы определить ту грань, за которой такие отклонения будут представлять опасность, и когда следует предпринимать корректирующие действия.

Таким образом, если применять в своей работе планирование и все инструменты, которыми пользуется руководитель для оценки выполнения намеченных задач на длительное время, а также на каждый рабочий день, то можно достичь оптимальной организации своего рабочего дня и отдыха, эффективного распределения задач и времени, отведенного на их разрешение.

Планирование в организации помогает сэкономить много времени, а также работа идёт более продуктивно.

2.2 Методы минимизации потери времени

В процессе анализа и разработки новых, более эффективных способов использования рабочего времени необходимо принимать во внимание некоторые практические рекомендации, позволяющие снизить потери времени. Ниже представлены некоторые из них:

1. Не следует браться за несколько дел одновременно.

Полное сосредоточение на конкретном вопросе позволит решить его быстро и с максимальным количеством полезных результатов.

Несложные, ежедневно повторяющиеся дела следует довести до автоматизма, при возможности делегировать.

Действия, которые производятся людьми автоматически, они в конце концов перестают замечать и, следовательно, не тратят ни времени, ни усилий на их обдумывание. Но, разумеется, сначала нужно очень тщательно проанализировать свой рабочий день, чтобы определить, какими именно несложными делами нужно заниматься самому и доводить их до автоматизма, а какие лучше делегировать подчиненным[12].

2. Не следует винить себя, если чего-то не успели.

Чувство вины само по себе – фактор крайне непродуктивный, и уж тем более неуместно оно в рабочей обстановке, где основой любого решения должен быть прежде всего прагматизм. Тот факт, что вы чего-то не успели, не повод для ненужных эмоций, а скорее симптом, показывающий, что вы должны уделить дополнительное внимание планированию своего рабочего дня. Решив вопрос, лучше всего забыть о нем как можно скорее, поскольку это дело уже сделано и вам нужно переходить к другому. Ваше время принадлежит только вам, и только вы можете решать, как вам его использовать.

3. В стремлении оптимизировать свою деятельность всегда необходимо помнить о людях, с которыми вы взаимодействуете и взаимно влияете друг на друга.

Не стоит тратить время, чтобы доводить до совершенства то, что может быть использовано и в черновом варианте

4. Эффективный начальник – эффективный подчиненный

Даже если вы сумели найти идеальную формулу рабочего дня и ни одной минуты вашего времени не пропадает даром, это ничего не даст при плохой работе ваших подчиненных. Поэтому, воспитывая себя, параллельно нужно воспитывать и своих подчиненных, приучая и их более эффективно справляться со своими обязанностями и давая понять, что вы как руководитель будете требовать от них постоянного совершенствования.

5. Не стоит пытаться достичь совершенства

Приступая к очередному делу, менеджер должен четко представлять себе допустимую степень его законченности. Если вы проводите предварительную встречу с потенциальным клиентом, совсем не обязательно заказывать в типографии буклет, иллюстрирующий ваши предложения. Достаточно будет набросать их от руки на листке бумаги и упомянуть в разговоре, а более детально проработать только те направления, которые клиента заинтересуют[12].

6. Следует учиться правильно читать

Существуют различные техники быстрого чтения, но для руководителя важно не умение за короткое время прочесть максимальное количество страниц, а умение выделять в тексте важное и отметать второстепенное. Во время чтения полезно делать заметки на полях, выделять или подчеркивать то, что показалось вам важным. Все эти приемы позволят сделать чтение эффективным и гарантируют, что внимание будет сосредоточено на информации, действительно необходимой и полезной.

7. Следует избегать церемоний

Иногда руководители хотят показать свою важность, подчеркивая, что обратиться к ним можно только через секретаря либо по предварительной записи, или устанавливают сложные многоступенчатые процедуры рассмотрения деловых бумаг. Такая политика не только отрицательно сказывается на достижении общих целей организации, но и в большинстве случаев мешает работать самому руководителю. Необходимо только упорядочить такие контакты, назначив специальные часы, когда каждый работник может обратиться со своим вопросом непосредственно к руководителю.

Прежде чем прочитать что-либо, необходимо четко определить для себя, зачем вам это нужно и на какие вопросы вы хотели бы получить ответ, прочитав данную книгу или статью. Чтобы рабочее время использовалось эффективно, схемы взаимодействия с сотрудниками должны быть максимально упрощены.

8. Не торопиться

«Поспешай медленно» – говорит пословица, и с ней трудно спорить. Спокойное, размеренное выполнение запланированных заданий – залог успешного достижения намеченных результатов. В состоянии цейтнота, когда очевидно, что работа не будет выполнена в намеченные сроки, кроме временных, действуют еще и психологические факторы, из-за чего многократно возрастает вероятность совершения ошибок. Поэтому лучше всего дела до такого состояния не доводить, а если уж авральная ситуация возникла, нужно постараться скорректировать первоначальный план и перестроить работу так, чтобы минимизировать отрицательные последствия. Категорически противопоказано в таких ситуациях нагнетать атмосферу и провоцировать своим поведением еще большую нервозность[12].

9. Активнее использовать оргтехнику

Современная промышленность выпускает огромное количество вспомогательных средств, позволяющих руководителю эффективнее организовать свой производственный процесс. Сюда относятся и сложные технические средства, такие как компьютер, ксерокс или сканер, и обыкновенные настольные конторки или разноцветные папки, которые позволяют сортировать документацию и быстро находить те бумаги или письма, которые необходимы в данный момент.

10. Умение планировать свой отдых

Отдыхать и расслабляться нужно тогда, когда вы устали, а не тогда, когда появится возможность. Среди напряженного трудового дня она может вообще не появиться, либо к тому времени вы будете просто валиться с ног. Чтобы на протяжении всего рабочего периода постоянно быть в тонусе, нужно делать короткие, но достаточно частые перерывы на расслабление.

Эффективный менеджер не должен пренебрегать вспомогательными средствами, ведь и они при правильном использовании помогут ему сэкономить немало времени.

Иногда достаточно просто закрыть глаза и откинуться на спинку стула, чтобы почувствовать прилив новых сил. Окружающие научатся ценить ваше время, когда увидят, что вы сами умеете ценить его[4].

11. Согласование расписания

Планируя собственное рабочее время, не следует забывать и о времени других Сотрудники одной организации находятся в постоянном взаимодействии друг с другом, и, назначая время для встреч или совещаний, необходимо согласовывать его с планами своих коллег и с расписанием работ своих подчиненных.

12. Уметь говорить «нет»

Отзывчивость – прекрасное качество, но руководитель, которого отрывают от работы по каждому пустяку, никогда не выполнит тех задач, для которых он поставлен на это место поэтому, вступая в контакт с подчиненными или коллегами, сразу уточните, сколько времени им может понадобиться, и, если в данный момент вы такими резервами времени не располагаете, перенесите встречу.

13. Любить порядок

Иногда, анализируя свое рабочее время за день, руководитель с удивлением видит, что почти 10% его ушло на переворачивание и перекладывание вороха бумаг, кучей наваленных на рабочем столе.

Каждому документу – свое место: вот правило, которое позволит организовать работу эффективно и иметь нужную бумагу в руках именно в тот момент, когда в ней возникла необходимость.

Хаос на рабочем столе, отнимающий дополнительные минуты на поиск нужных бумаг, незаметно приводит к ощутимым потерям времени.

14. Всегда ставить перед собой цель

Возможно, это главная рекомендация по эффективному использованию времени. Если вы не стремитесь к достижению какой-либо цели, то вам не нужно время и на ее реализацию. Помня о долгосрочных, стратегических целях, нельзя упускать из вида и текущие, повседневные результаты. Постоянно держа в голове результат, к которому вы стремитесь, вы незаметно для себя будете действовать намного организованнее и, не растрачивая свое время по пустякам, сможете все внимание и силы уделить главному[7].

Приступая к выполнению работы, необходимо знать точный ответ на вопрос, зачем вы это делаете.

Таким образом, существует огромное множество методов для минимизации потери рабочего времени. Пользуясь такими небольшими правилами, рабочее время будет использоваться намного рациональнее.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом, оптимальное использование рабочего времени влияет на все показатели любой организации. Поэтому необходимо уметь распоряжаться рабочим временем максимально эффективно. В ходе исследования были рассмотрены наиболее важные аспекты, которые позволяют как можно эффективнее использовать рабочее время. Для этого была изучена специальная литература по менеджменту, выявлены основные особенности принципов Парето и Эйзенхауэра, а также основы тайм-менеджмента.

В процессе изучения проблемы работы был сделан вывод о том, что при соблюдении всех принципов, которые описаны в главах 1 и 2 данной работы, руководители организаций могут добиться наилучших результатов.

Основы тайм-менеджмента дают возможность распланировать свое время таким образом, чтобы его хватало как для труда, так и для нормального отдыха.

Принципы Парето и Эйзенхауэра помогают из множества различных задач выбрать и выполнить именно те, которые наиболее значимы для достижения конечного результата.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Бехтерев С. Как работать в рабочее время. Правила победы над офисным хаосом. – М.: Альпина Паблишер, 2018. – 326 с.
2. Вильфредо Парето. Социалистические системы. – М.: РИОР, 2019. – 716 с.
3. Жуковский В.И., Салуквадзе М.Е. Оценка рисков и гарантии в конфликтах. Учебное пособие для вузов. – М.: Юрайт, 2018. – 364 с.
4. Канбан и "точно вовремя" на Toyota. Менеджмент начинается на рабочем месте. – М.: Альпина Паблишер, 2017. – 214 с.
5. Ламбен Ж.Ж. Менеджмент, ориентированный на рынок/Пер. с фр. М., 2017.
6. Ногин В.Д. Сужение множества Парето: аксиоматический подход. – М.: , 2016.
7. Планирование, оценка и анализ. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://1fin.ru/?id=311&t=16. (Дата обращения 15.03.2020).
8. Производительность труда в разных странах. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http//forexaw.com/NETs/Trends_world_markets/Optinion_analysts_experts/203096_Forbes. (Дата обращения 10.12.2019).
9. Россия в цифрах. 2017: Крат. стат. сб. // Росстат. - M., 2017. - 511 с.
10. Тенденции и закономерности развития предприятия [Электронный ресурс].Режим доступа: http://www.tendentsii_zakon.ru (Дата обращения 15.12.2019).
11. Трудовое право: учебник для прикладного бакалавриата / В. Л. Гейхман [и др.]; под ред. В. Л. Гейхмана. — 2-е изд., перераб, и доп. — М.: Издательство Юрайт, 2018. — 382 с.
12. Ховард К., Коротков Э. Принципы менеджмента. - М.: Инфра-М, 2017.
13. Экономика труда: учебник для академического бакалавриата / М. В. Симонова [и др.]; под общ. ред. М. В. Симоновой. — М.: Издательство Юрайт, 2018. — 259 с.
14. Энциклопедия экономиста [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.grandars.ru/college/ekonomika-firmy/rentabelnost-predpriyatiya.html (Дата обращения 15.12.2019).