Проектирование базы данных Учета движения материалов на складе (Выбор комплекса задач автоматизации)

Содержание:

Введение

Актуальность темы курсовой работы состоит в том, что информатизация, то есть проникновение современных информационных компьютерных технологий в различные сферы человеческой деятельности, на сегодняшний день оказывается едва ли не единственным фактором повышения эффективности технологических процессов предприятия. Фирмы, вовремя сумевшие осознать роль информационных ресурсов и компьютерных технологий в организации и ведении бизнеса, оценившие предоставляемые ими возможности, а затем внедрившие и использовавшие их в повседневной работе, не только оптимизировали производство и реализацию своих продуктов, но и приобрели конкурентные преимущества, позволившие им выжить в условиях кризиса.

Следствием внедрения систем автоматического учета становятся:

• Значительное повышение производительности труда и снижение трудозатрат.
• Повышение скорости выполнения задач, связанных с учетом.
• Снижение количества ошибок в документации, отчетах и т. д.
• Повышение эффективности учета, а зачастую увеличение рентабельности предприятия.

Целями данной курсовой работы являются:

• теоретико-прикладная: выработка на основе накопленных знаний в области менеджмента, маркетинга и управления проектами методики информатизации предприятий;
• практически-прикладная: Создание проекта по автоматизации и его внедрение.

Предметом исследования является процесс комплексной автоматизации, основой которого является внедрение современных достижений в области информационных и компьютерных технологий, посредством исследования бизнес-процессов и потоков данных, и последующей разработкой проекта по автоматизации складского учета магазина бытовой техники.

1 глава. Аналитическая часть

1.1 Выбор комплекса задач автоматизации

Объектом исследования является магазин бытовой техники «Электроника». Структурными подразделениями фирмы являются: Администрация, Бухгалтерия, Торговый зал, Отдел закупок, Отдел сбыта, Склад. Предприятие имеет договоры с 8 предприятиями-поставщиками. Все структурные подразделения территориально расположены по одному адресу Москва, ул. Мелесская, д.10.

На данный момент в организации общее количество сотрудников – 35 человек.

Предметом автоматизации является процесс складского учета.

Администрация

Бухгалтерия

Отдел закупок

Отдел сбыта

Торговый зал

Склад

Рисунок 1. Структурная схема предприятия

Текущее состояние автоматизации:

1) Стандартный пакет прикладных программ

2) Учет ведется на бумажных носителях

3) Количество персональных компьютеров – 6 шт.(2 – администрация, 2 – бухгалтерия, 1 – торговый зал, 1 – отдел закупок ), принтер – 3 шт., факс – 1 шт.

4) Есть доступ к сети Интернет.

В связи с большой трудоемкостью, повторяемостью и важностью, для автоматизации был выбран следующий процесс:

Складской учет. Учет ведется на бумажных носителях. Отдел закупок получает информацию о складских остатках только раз в день.

1.2 Характеристика существующих бизнес – процессов

Технологическая цепочка движения бытовой техники от поставщика до конечного потребителя включает в себя следующие основные этапы:

1) Продажа товара. Клиент, нуждающийся в бытовой технике, приходит в магазин. Работник торгового зала помогает клиенту определиться, затем приносит товар со склада, и если клиента все устраивает, оформляет товарный чек. Если клиент нуждается в доставке товара, то оформляется заказ на доставку, а также производится оплата доставки.

2) Доставка товара. В день доставки диспетчер выписывает в бухгалтерии накладные на получение товара на складе магазина, распределяет экспедиторов по заказам.

3)Заказ товара у поставщика. На основе отчета о складских остатках, выданного бухгалтерией, Отдел закупок формирует заказы поставщикам. Затем заказы отправляются к ним по факсу или электронной почте, после чего получают подтверждение о приеме заказа и сроках поставки, далее поставщик выставляет счет, который проверяется в отделе закупок, визируется и передается в бухгалтерию.

4)Принятие товара от поставщика на склад. После оплаты счета происходит поставка. Кладовщик магазина осуществляет прием товаров, доставленных поставщиком, принимает и подписывает накладные. Кладовщик в конце дня передает приходные накладные в бухгалтерию – менеджеру складского учета, который осуществляет проводку прихода товара и формирует отчет о складских остатках, который на следующее утро передается в отдел закупок и продаж.

5)Оплата счетов. Каждый день бухгалтерия предоставляет руководству справку о доступных средствах на счете в банке и список счетов для оплаты(счета поставщиков, налоговые выплаты, платежи за коммунальные услуги, аренду, связь, рекламу, кредиты и т.д.) Руководство принимает решение по оплате счетов, после чего подписывает соответствующие платежные поручения, подготовленные бухгалтерией. Бухгалтер доставляет эти документы в банк и осуществляет оплату и проводку.

Модели существующих бизнес-процессов представлены на рисунках.

Рисунок 2. Входные и выходные информационные потоки

Рисунок 3. Потоки данных между магазином, клиентами, а также

поставщиками и банком

Рисунок 4. Потоки данных между подразделениями

Рисунок 5. Потоки данных офиса

Рисунок 6. Потоки данных бухгалтерии

Рисунок 7. Потоки данных отдела сбыта

1.3 Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Произведем построение модели требований к системе.

1)Заказ товара у поставщика. В связи с тем, что Отдел закупок получает от Бухгалтерии отчет о складских остатках только один раз в день, невозможно своевременно учесть имеющийся в наличии товар. Таким образом, в заказ поставщику могут не войти необходимые магазину товары.

2)Принятие товара от поставщика на склад. Принимая товар на складе, Кладовщик ведет его учет на бумажном носителе (отчет о складских остатках), что крайне ненадежно. Велика вероятность потери и искажения данных.

3) Факт выдачи товара. Не фиксируется в полном объеме (изменяется только количество товара). Нет отметок о дате, номере счета производимой операции.

Для более эффективного функционирования предприятия необходимо создание:

1) Отдела обмена данными, который будет осуществлять ведение единой базы данных

2) Единой базы данных с многопользовательским режимом

1.4 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

АИС не должна требовать для своего функционирования использования уникального технического обеспечения (ориентированно на пользователя среднего уровня). В качестве аппаратной платформы для АИС должны служить технические средства одного из крупных производителей современной вычислительной техники, способного обеспечить своевременное и качественное сопровождение своих продуктов, выпускающего средства вычислительной техники, построенные на основе современных и перспективных решений, обладающие широким диапазоном вычислительной мощности и работающие под управлением операционных систем, построенных на основе стандарта открытых систем.

Средства аппаратного обеспечения АИС должны состоять из технических средств сервера, технических средств рабочих станций и локальной и внешней информационной сети.

Аппаратное обеспечение АИС должно быть традиционным и включать в свой состав:

- серверный комплекс, интегрированный в информационно-вычислительную сеть пользователей АИС;

Pentium-IV (тактовая частота не менее 2 ГГц), RAM не менее 1Gb, HDD 2x40 Gb (с аппаратно-программной реализацией «зеркало»).

Сервер должен быть подсоединен к Интернет с пропускной способностью не менее 100 Mbit/c.

- рабочие станции, которые должны обеспечивать работу пользователей на соответствующих рабочих местах;

Рабочие станции в количестве, соответствующем планируемому количеству рабочих мест должны иметь характеристики не ниже следующих:

Intel Celeron 333, RAM 64 Mb, HDD 40Gb.

- устройства для резервного копирования и хранения данных АИС;

- средства вывода данных на печать;

- средства бесперебойного питания.

1.5 Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Общесистемное программное обеспечение должно включать лицензионные программные продукты со следующим назначением:

• операционная система серверов (Microsoft Windows 2008 Server);
• операционные системы рабочих станций (Windows XP);
• система управления базами данных (MS SQL Server 2008).

Операционная система серверов должна обладать функциональными возможностями для реализации требований информационного обеспечения АИС.

Требования к операционным системам рабочих станций должны включать в себя:

• поддержку стеков протоколов TCP/IP;
• поддержку работы 32-х разрядных приложений;
• поддержку работы офисных приложений MS Office.

Серверные механизмы Web-приложения должны быть интегрированы со стандартными механизмами ОС Windows 2012 Server и Apache 2.0.55.

Информационная база - централизованная. Для создания базы данных была выбрана СУБД Microsoft Office Access 2007. Этот выбор основывается на следующих факторах:

1. Широкая распространенность продуктов фирмы Microsoft, как серверных, так и пользовательских, на предприятиях различного масштаба.

2. Простота доступа к БД из пользовательских приложений при помощи технологии Microsoft ActiveX Data Objects (ADO).

3. Глубоко развитые возможности интеграции с другими программными продуктами, входящими в состав Microsoft Office, а также с любыми программными продуктами, поддерживающими технологию OLE.

4. Высокую степень универсальности и продуманности интерфейса, который рассчитан на работу с пользователями самой различной квалификации.

2 глава. Проектная часть

2.1. Информационная модель и её описание

Технологическая цепочка движения бытовой техники от поставщика до конечного потребителя включает в себя следующие основные этапы:

1) Продажа товара. Клиент, нуждающийся в бытовой технике, приходит непосредственно в торговый зал. Работник торгового зала помогает клиенту определиться, затем приносит товар со склада, и если клиента все устраивает, оформляет товарный чек. Если клиент нуждается в доставке товара, то оформляется заказ на доставку (товар передается в Отдел сбыта), а также производится оплата доставки.

2) Доставка товара. В день доставки диспетчер выписывает в бухгалтерии накладные на получение товара на складе магазина, распределяет экспедиторов по заказам.

3) Заказ товара у поставщика. На основе данных учета из базы данных, сформированных Отделом обмена данными, Отдел закупок формирует заказы поставщикам. Затем заказы отправляются к ним по факсу или электронной почте, после чего получают подтверждение о приеме заказа и сроках поставки, далее поставщик выставляет счет, который проверяется в отделе закупок, визируется и передается в бухгалтерию. После оплаты счета происходит поставка.

4) Принятие товара от поставщика на склад. Кладовщик магазина осуществляет прием товаров, доставленных поставщиком, принимает и подписывает накладные. Кладовщик в конце дня передает приходные накладные менеджеру складского учета, который осуществляет проводку прихода товара и отправляет копии накладных и счетов Отделу обмена данными.

5)Работа с базой данных. Сотрудник отдела вносит изменения в базу данных на основании копий приходных накладных при поступлении товаров, а также на основании копий счетов или копий расходных накладных при выдаче товаров.

6) Оплата счетов. Каждый день бухгалтерия предоставляет руководству справку о доступных средствах на счете в банке и список счетов для оплаты(счета поставщиков, налоговые выплаты, платежи за коммунальные услуги, аренду, связь, рекламу, кредиты и т.д.) Руководство принимает решение по оплате счетов, после чего подписывает соответствующие платежные поручения, подготовленные бухгалтерией. Бухгалтер доставляет эти документы в банк и осуществляет оплату и проводку.

7)Административная работа. Руководство принимает решение по оплате счетов, после чего подписывает соответствующие платежные поручения, подготовленные бухгалтерией. Бухгалтер доставляет эти документы в банк и осуществляет оплату и проводку. Также Администрация осуществляет различные управленческие функции (найм и увольнение сотрудников, ведение переговоров, заключение договоров с новыми поставщиками).

Модели бизнес-процессов «как должно быть» представлены ниже.

Рисунок 8. Входные и выходные информационные потоки

Рисунок 9. Потоки данных между магазином, клиентами, а также

поставщиками и банком

Рисунок 10. Потоки данных между подразделениями

Рисунок 11. Потоки данных офиса

Рисунок 12. Потоки данных бухгалтерии

Рисунок 13. Потоки данных отдела сбыта

Рисунок 14. Общая схема бизнес-процессов

Рисунок 15. Бизнес-процессы предприятия

Рисунок 16. Процесс обработки потребности

Рисунок 17. Процесс поставки товара

Рисунок 18. Процесс проведения операций со счетами и учета накладных

Рисунок 19. Процесс доставки товара

2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

Описание информации:

• перечень исходной информации;
• формы представления (документ) по каждой позиции перечня; примеры заполнения документов;
• количество документов (информации) в единицу времени, количество строк в документе (массиве);
• описание структурных единиц информации (каждого элемента данных, реквизита).

Формы нормативно-справочной, входной и оперативной информации представлены на рисунках.

Рисунок 20. Приходная накладная

Рисунок 21. Расходная накладная

2.3. Характеристика результатной информации

Результатной информацией является:

• перечень результатной информации;
• формы представления (печатная сводка, видеограмма, машинный носитель и его макет и т.д.);
• периодичность и сроки представления;
• количество документов (информации) в единицу времени, количество строк в документе (массиве);
• перечень пользователей результатной информации;
• перечень регламентной и запросной информации;
• описание структурных единиц информации (каждого элемента данных, реквизита) по аналогии с исходными данными;
• способы контроля результатной информации;
• контроль разрядности;
• контроль интервала значений реквизита;
• контроль соответствия списку значений;
• балансовый или расчетный метод контроля отдельных показателей;
• метод контроля с помощью контрольных сумм и любые другие возможные способы контроля.

2.4. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

Схема информационных процессов работы склада по поступлению Бытовой техники.

Начало

Факт поступления бытовой техники

Новый производитель

Ввод данных в таблицу «Производители»

Новая бытовая техника

Ввод данных в таблицу «Каталог»

Конец

Новый поставщик

Ввод данных в таблицу «Поставщики»

Ввод данных в таблицу «Приход»

Схема информационных процессов работы склада по выдаче бытовой техники.

Факт выдачи бытовой техники

Ввод данных в таблицу «Выдача»

Начало

Конец

2.5. Характеристика базы данных

Для упрощения операций товароучета будет создана единая база данных. В связи с этим будет сформирован Отдел обмена данными, образованный из сотрудников магазина без привлечения дополнительных трудовых ресурсов. В задачи данного отдела будет входить следующее:

- занесение в базу данных о поступлении и выдаче товаров;

- формирование отчета о складских остатках.

2.6. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)

Для оперативной работы с базой данных требуется точная информация. Для этой цели устанавливается целостность базы данных. Для обеспечения целостности данных нужно создать связи между таблицами для поддержания точности информации, содержащейся в базе данных.

Схема данных представляет собой совокупность таблиц, связанных логически между собой различными типами связей. Это позволит при изменении одного показателя автоматически изменять другие логически зависимые показатели.

Рисунок 21. Схема базы данных

Объекты-сущности:

1)Бытовая техника

2)Производители

3)Поставщики

Процессные таблицы:

1) Поступление техники

2) Выдача техники

2.7. Контрольный пример реализации проекта и его описание

Для работы с АСУ были созданы формы, отчеты, таблицы, которые представлены ниже.

Рисунок 22. Форма «Бытовая техника»

Рисунок 23. Форма «Поставщики»

Рисунок 24. Таблица «Выдача»

Рисунок 25. Отчет «Производители»

Заключение

В ходе данной курсовой работы были детально изучены бизнес-процессы и информационные потоки данных на предприятии, занимающегося продажей бытовой техники. Были выявлены серьезные недостатки в ведении складского учета, а также по взаимодействию подразделений компании, как между собой, так и с руководством, вследствие чего терялось время сотрудников на ненужную рутинную работу.

Была проведена автоматизация операций учета товаров посредством внедрения базы данных. Предложенный проект автоматизации помог минимизировать всю рутинную работу, потери информации, скорость решения текущих проблем возросла в несколько раз. Как показало исследование - экономическая эффективность внедрения данного проекта позволяет увеличить прибыль компании уже по итогам первого года эксплуатации.

Таким образом, все цели курсовой полностью достигнуты в данном проекте.

Список литературы

1. «Основы информационного менеджмента» Косторов А.В., Финансы и статистика, Москва 2014 г.

2. Информационный менеджмент: Учеб. пособие для вузов - (Серия "Профессиональный учебник: Информатика"), Гринберг А.С., Юнити-Дана, Москва 2015

3. Информационный менеджмент, И.А. Король, Юнити-Дана, Москва 2012

4. Моделирование бизнес-процессов с AIIFusion Process Modeler (BPwin 4.1), С.В. Маклаков, Москва 2013

5. Использование Microsoft Office Access 2007. Специальное издание, Патрик Блаттнер, Вильямс, Москва 2007