Актуальность исследования. Использование баз данных и информационных систем становится неотъемлемой составляющей деловой деятельности современного человека и функционирования преуспевающих организаций. В связи с этим большую актуальность приобретает освоение принципов построения и эффективного применения соответствующих технологий и программных продуктов. Одним из таких продуктов являются системы управления базами данных.

Покупка сырья и материалов реализуется при помощи вычислительной техники. Именно для упрощения ввода, хранения и получения информации, и разрабатывается данная информационная система.

Целью исследования в данной курсовой работы является проектирование реализации операций бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов».

Для достижения поставленной цели были поставлены следующие задачи:

описатьпредметную область;
сделать анализ бизнес-процесса «покупка сырья и материалов»
охарактеризовать информационные потоки;
обосновать проектные решения по реализации операций бизнес-процесса «покупка сырья и материалов»;
разработка концептуальную модель информационной системы;
построить функциональную модель информационной системы;
разработать архитектуру информационной системы;
определить требования к информационной системе;
разработать структуру базы данных информационной системы;
формализовать описание информационных запросов пользователей;
предложить способы защиты базы данных;
обосновать экономическую эффективность информационной системы.

Объектом исследования является бизнес-процесс «Покупка сырья и материалов».

Предметом исследования являются проектирование информационной системы бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов».

Информационной базой для написания курсовой работы были теоретико-методологические пособия, учебно-справочная литература.

Для решения поставленных задач использовались такие методы исследования, как теоретический анализ, системный анализ, CASE-моделирование, проектирование.

Курсовая работа состоит из введения, трех разделов, выводов, списка литературы.

Работа изложена на 39 страницах. Материал курсовой работы иллюстрируют 16 рисунков и 2 таблицы.

ГЛАВА 1. АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

1. Характеристика предметной области проектирования

Проектируемая информационная система предназначена для автоматизации операций покупки сырья и материалов.Данный бизнес-процесс является неотъемлемой частью многих экономических субъектов, в частности, промышленных предприятий, строительных организаций, предприятий пищевого производства и других. Основная цель разработки информационной системы – сократить время на ввод данных, поиск и обработку информации, составление отчетов.

Предметной областью проектирования является процесс покупки сырья и материалов.

Основной задачей бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов» является своевременное снабжение предприятия необходимым сырьем и материалами для бесперебойного процесса производства.

На реализацию операций бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов» управленческое влияние оказывают такие субъекты, как менеджер по закупкам (диспетчер), поставщик материалов и сырья, менеджер по складским операциям, бухгалтер.

В рамках бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов» основными функциями работы менеджера по закупкам сырья и материалов являются:

постоянно обеспечивать наличие материалов и сырья;
поиск поставщиков;
формирование заказов для поставщиков;
обобщать информацию и предоставлять ее в другие отделы;
отслеживание выполнения заказа;
мониторинг рынка поставщиков;
обеспечивать требуемое количество товаров на складе;
контроль движения доставки заказа;
контроль качества поставляемых материалов и сырья.

Функции бухгалтера в реализации бизнес-процесса заключаются в ведение учетной документации, составление приходных накладных и расчетно-платежных ведомостей.

Функции менеджера по складским операциям в покупке сырья и материалов:

принятие сырья и материалов на склад;
ведение учетной документации.

Основной функциейпоставщикаявляется поставка сырья и материалов согласно требованиям заказа и условиям договора сотрудничества с предприятием.

1. Описание бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов»

Бизнес-процесс «Покупка сырья и материалов» включает в себя шесть подпроцессов:

планирование закупки сырья и материалов;
поиск поставщика;
заключение договора о сотрудничестве с поставщиком;
формирование заказа;
доставка заказанных материалов и сырья поставщиком;
оприходование заказа.
оплата заказа;

Процедура бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов» представлена на рис.1.1.

Рис.1.1 Процедура бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов»

Рассмотрим более подробно подпроцессы бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов».

Планирование сырья и материалов на предприятии представляет собой определениепотребности в материальных ресурсах по специфицированной номенклатуре на согласованный период планирования.

Процесс планирования предусматривает такие этапы, как:

исследование рынка сырья и материалов;
определение потребности предприятия по всей номенклатуре потребляемых материалов;
составление плана закупок материалов;
стоимостный анализ заготовительного предприятия.

Выбор поставщика зависит от ряда факторов. Поставщик должен удовлетворять по качеству и объему поставляемой продукции, условиям доставки продукции, цене и уровню обслуживания. Немаловажным при выборе предприятием поставщика является местонахождение, развитость инфраструктуры, финансовое положение, его техническое состояние, трудовые отношения.

Заключение договора о сотрудничестве происходит после полного согласования условий обеими сторонами. Важнейшей частью этого процесса является утверждение договорных цен на поставляемую номенклатуру и согласование сторон о способах и сроках доставки будущих заказов.

При условии, что предприятие удовлетворяют услуги поставщика и нет необходимости в другой продукции, то при взаимодействии с этим поставщиком данные подпроцессы не повторяются.

Формирование заказа осуществляется менеджером по закупке. Заказ может быть сформирован на основании плановых закупок или внеплановой потребности предприятия в сырье и материалах. Обязательными атрибутами сформированного заказа являются код и тип продукции, ее количество, дата формирования и предполагаемая дата доставки.

После формирования структуры заказа менеджер по закупкам направляет заявку на заказ поставщику. После подтверждения поставщиком принятия заказа осуществляется доставка материалов и сырья.

Процесс доставки заказа также контролируется менеджером по закупке. После доставки заказа на предприятия поставщик обязан передать товарную накладную и другую сопроводительную документацию, которую менеджер по закупкам своевременно передает менеджеру по складским операциям.

Оприходование заказа – компетентность менеджера по складским помещением. Данный работник принимает доставленные сырье и материалы, составляет товарную ведомость, ставит их на учет. Документацию передает бухгалтеру.

Оплата товара осуществляется после соответствующего документирования бухгалтером предприятия.

Функциональная модель бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов» представлена на рис.1.2..

Рис.1.2 Функциональная модель бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов»

В качестве функциональных блоков выступают основные операции бизнес-процесса: формирование плана заказов, выбор поставщика, оформление заказа, доставка заказа, оприходования сырья и материалов, оплата заказа.

Основными механизмами являются руководитель предприятия, менеджер по закупкам, менеджер по складским помещениям, поставщик, бухгалтер.

Управление осуществляется стратегией развития предприятия, планами закупок, сопроводительной документацией, внутренней документацией предприятия, информацией о поставщиках, бухгалтерской отчетностью, бюджетом предприятия.

1. Характеристика информационных потоков предметной области

Информационный поток как элемент системы закупок функционирует по правилам определенной информационной системы на предприятии. Информационный поток – это совокупность сообщений, который циркулируют в системе закупок или между системой закупок и внешней средой, необходимых для управления и контролем за процессами системы закупок.

Информационная потребность оперативной закупочной деятельности предприятия диктуется необходимостью организации получения, обработки и доставки материалов и сырья так, как это необходимо для бесперебойной организации производственного процесса. Оперативный информационный поток охватывает обработкой информации о запасах сырья и материалов, управления заказами, операциями взаимодействия с поставщиком, операциями взаимодействия отдела закупок и отдела складирования, оперативного учета материальных ресурсов.

Главным заданием информационных поток системы закупок сырья и материалов является предоставление полноценной и достоверной информации о состоянии запасов, на основании которых будут сформированы заказы необходимых материальных ресурсов. Управление запасами сводится к использованию входной информации для строгого исполнения планов закупок, чтобы производственная система предприятия не испытывала нехватки ресурсов, необходимых для работы в плановом режиме. Для поставок необходима информация, которая годна для подготовки, изменения или отмены заказа на закупку в соответствии с договоренностью с поставщиком. Таким образом, координационный поток обеспечивает предприятие информацией о плановых параметрах его деятельности, а оперативный покое необходим для управления повседневной работой предприятия.

Информационный поток системы закупки сырья и материалов формируется в языковых, бумажных, электронных формах, а потом генерируется с товарными, финансовыми потоками при взаимодействии с внешней и внутренней средой.

Как уже говорилось, информационные потоки передается непрерывно и разными способами. Каждое из направлений взаимодействия подразделений и взаимодействия предприятия с внешней средой сопровождается передачей внушительного массива данных. Основные информационные потоки системы закупок сырья и материалов представлены в таблице 1.1.

Таблица 1.1

Основные информационные потоки отдела снабжения

Тип массива информации	Локализация информации		Частота передачи информации	Способ передачи информации		Возможные задержки в передаче информации
Входящая	Из планового отдела – информация и текущих и плановых показателям производства		По необходимости	Электронный, бумажный		Задержка обратной связи
Входящая	Из внешней среды – показатели экономической деятельности потенциальных поставщиков		По необходимости	Электронный, бумажный, языковой		Задержка с поиском источников информации
Входящая	Складской отдел – информация об остатках, аналитика заказов		по необходимости	Электронный, бумажный		Ошибки в расчетах
Исходящая	Поставщики – заявки, договора услуг / поставки		По требованию	Документальное предоставление		Задержки обратной связи, с доставкой
Входящая	Поставщики – акты, счета		По требованию	Документальное предоставление		Задержка в предоставлении документов
Исходящая	Складской отдел – информация о текущем состоянии заказов		по необходимости	Электронный, бумажный		Задержка в предоставлении документов
Исходящая	В бухгалтерию – сопроводительная документация поставщиков на заказ		По требованию	Документальное представлении		Задержка в предоставлении документов
Входящая	Из бухгалтерии – информация о расчетах с поставщиками	по необходимости			Документальное представление, бумажный		Задержки в предоставлении документов
Исходящая	Директору – отчеты по исполнению и текущему состоянию заказов	по требованию			Бумажный		Задержка в предоставлении документов

В схематичном виде информационные потоки представлены на рис.1.3.

Рис.1.3 Информационные потоки отдела снабжения

Таким образом, перед отделом снабжения стоит важнейшая задача, заключающаяся в оперативной обработке большого непрерывного информационного потока.

Для решения задачи требуется качественно, своевременно и в автоматическом режиме осуществлять данный механизм. Данные действия обусловливают повышениеуровня контроля и эффективности управления закупками сырья и материалов, а также позволяют максимально быстро получить реальную картинку о состоянии текущих и плановых закупок.

Роль информационных потоков в повышении эффективности отдела снабжения предприятия можно выразить с помощью таких показателей:

сокращение времени на процесс формирование заказа;
разработка оптимальных планов закупок;
оптимизация уровня запасов;
сокращение расходов на хранение сырья и материалов;
максимальное использование складских помещений;
рациональное использование материальных и денежных ресурсов.
1. Обоснование проектных решений по реализации операций бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов»

При реализации операций бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов» обработка информации преимущественно происходит документальным способом.

«Покупка сырья и материалов» происходит в следующей последовательности:

Составляется документа о покупке сырья и материалов, основными атрибутами которой являются сведения о поставщике, код заказа, количество заказанных материалов и сырья и их стоимость по договору, ожидаемая дата доставки заказа. Документ о покупке материалов и сырья является аналогом контракта, который формируется в системе SAP после фактического заключения договора.
Поставляемый заказ сопровождается первичными документами, которые выписываются поставщиком в зависимости от использования транспортных средств и вида сырья и материалов. Обязательными документами являются товарно-транспортная накладная (№1-ТН) и счет-фактура (№63).
Доставленный заказ проверяется менеджером по складским операциям. Фактическое количество отражается в формах М-4, М-7 или ТОРГ-4, ТОРГ-2, после чего данная документация передается в отдел бухгалтерии.
Поступление материала и сырья на склад оформляется Приходный ордер (М-4) и регистрируется в бухгалтерии. Для учета на центральном складе, а также в кладовых ведется карточки складского учета. Записи в карточке осуществляют на основании первичных приходно-расходных документов на дату доставки заказа. Этот документ регистрируется в бухгалтерии, где ему присваивают соответствующий порядковый номер карточек, менеджер по складским операциям составляет ведомость учета остатков товаров на складе. В ней используются данные карточек складского учета, которые были проверены бухгалтерией. По каждому наименованию материалов и сырья указываются остатки на конец отчетного периода в количественном и стоимостном выражении. Данная ведомость наряду с приходными и расходными документами является отчетом менеджера по складским операциям о движении сырья и материалов на складе, которые отражены в бухгалтерском учете.

Система автоматизированного документооборота внедряется с целью более эффективного решения задач, стоящих перед предприятием:

автоматический механизм составления и регистрация документа;
оптимизация передачи документа адресату;
возможность внесения изменений или удаления документа;
оптимизация поиска документов;
организация автоматизированного контроля по срокам исполнения документов;
автоматическое составление отчетов;
ведение различных справочников и их использование.

При внедрении информационной системы на предприятии предполагается достичь следующих результатов:

сокращение времени на обработку информации;
увеличение объемов обработки информации;
сокращение времени поиска документов и подготовки отчетов;
уменьшение количества ошибок и повышение качества обработки документации;
повышение качества контроля над документооборотом, исключение потери отдельных документов и обеспечение контроль исполнения документов на каждом уровне исполнения;
повышение информированности руководства за повышения полноты и достоверности отчетов.
уменьшение стоимости документационного обеспечения управления предприятием за счет перехода от бумажного делопроизводства к электронному, снижение стоимости копирования и передачи бумажных документов.

Внедрение автоматизированной системы документооборота на предприятие должно иметь определенную экономическую эффективность. Именно аспект получения наибольшего экономического эффекта представляется важнейшим при принятии решения о реализации проекта внедрения автоматизированного документооборота.

Рассмотрим проектные решения по информационному обеспечению реализации операций бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов».

Обоснование проектных решений по информационному обеспечению включает следующие пункты:

обоснование структуры и содержания входных и выходных массивов информации, способа их построения;
обоснование состава и методов построения экранных форм для ввода переменной и условно-постоянной первичной информации, а также форм для вывода на экран результатной информации или ответов на запросы;
обоснование способа организации информационной базы;
обоснование состава и способов организации файлов с результатной и промежуточной информацией.

Формы ввода должны быть реализованы в удобном для пользователя виде и позволять изменять любые хранимые данные.

Желательно использовать отдельные формы для заполнения различных таблиц, но при этом необходимо учесть что основные функции программного продукта должны выполняться в главном окне и не вызывать проблем с работой. Таким образом, программный продукт должен быть максимально эргономичен и занимать минимум пространства.

Ввод условно-постоянной первичной информации должно осуществляться на отдельных формах.

Обоснование способа организации информационной базы.

Для реализации информационной базы необходимо создать базу данных с целью хранения необходимой информации. Создание базы данных позволит занимать меньше места на жестком диске, структурировать информацию и сократить время на поиск информации.

База данных – это совокупность сведений о реальных объектах, процессах, событиях или явлениях, относящихся к определённой теме или задаче, организованная таким образом, чтобы обеспечить удобное представление этой совокупности, как в целом, так и любой её части. В качестве базы.

СУБД представляет собой комплекс языковых и программных средств, предназначенный для создания, ведения и совместного использования баз данных (БД) многими пользователями. СУДБ является вторым по важности, после ОС, программным компонентом, который надлежит выбрать для успешной реализации поставленной задачи.

При разработке клиентских приложений автоматизированных систем очень важным аспектом является создание удобного, интуитивно понятного интерфейса пользователя.

Для реализации данной системы выбрана СУБД Microsoft Acess версии 2010. Такой выбор обоснован тем, данная СУБД уже установлена и успешно работает на многих предприятиях.

1. Обоснование необходимости автоматизации работы туроператора

Процесс покупки сырья и материалов требует рутинной и монотонной работы менеджеров, правильности и достоверности информации о заказах, а также регулярного формирования типовых документов и отчетов. Недостаточная автоматизация данного механизма негативно отражается на результатах деятельности отдела снабжения и показателях эффективности предприятия в целом, вследствие чего может уменьшаться производительность труда, документы могут быть оформлены некорректным способом, а информация может быть искажены из-за допущенных ошибок в результате человеческого фактора. Из-за этого приходится проверять и перепроверять созданные документы, правильность кодов, суммы оплаты и т.п. Вся эта работа является очень трудоемкой и требующей больших затрат времени и внимания, она сужает возможности оперативного получения информации.

Таким образом, на основании приведенных выше недостатков возникла необходимость автоматизации процесса покупок сырья и материалов, что позволит надежно хранить, обрабатывать информацию и при этом резко снизить трудоемкость и повысить достоверность, оперативность получения результатной информации и итоговых документов.

ГЛАВА 2. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ

1. 2.1 Концептуальная модель информационной системы

Построим концептуальную модель информационной системы с помощью диаграммы классов. Данная диаграмма являются одной из форм статического описания системы с точки зрения ее проектирования, показывая ее структуру. Диаграмма классов не отображает динамическое поведение объектов изображенных на ней классов. На диаграммах классов показываются классы, интерфейсы и отношения между ними.

В модели информационной системе покупок сырья и материалов можно выделить 6 основных классов. Среди них:

Отдел снабжение - отдел предприятия;
Склад - место размещения сырья и материалов для производства;
План закупок - содержит информацию о требуемом предприятию количестве сырья и материалов;
Поставщики - фирмыпредоставляющая сырье и материалы предприятию;
Сырье и материалы - необходимые компоненты для производства продукции на предприятии;
Поступление сырья - учетный документ, отражающий приход сырья.

Концептуальная модель информационной диаграммы представлена на рис.2.1.

Таким образом, данная модель отражает основные составные единицы информационной системы, которые являются основными источниками массивов данных и обеспечивают непрерывное движение информационного потока в рамках системы.

Закупает сырье
и материалы

Отдел снабжения

Сотрудники, телефон, адрес

+ввод, редактирование, удаление

Поставщики

Название, номер договора, телефон, адрес, представитель

+ввод, редактирование, удаление

План закупок

наименование, количество, единица изменения, период закупки, планируемый поставщик, норма закупки, минимальные остатки,

+ввод, редактирование, удаление, скачать, печать

Склад

Количество секция, количество занятых секций, количество свободных секций

+ввод, редактирование, удаление

содержит

Сырье и материалы

Наименование, тип, единица измерения, норма расходования, минимальный остаток

+ввод, редактирование, удаление

находится

Содержит

Поступление сырья и материалов

Номер, дата поставки, поставщик, наименование товара, количество, стоимость

+ввод, редактирование, удаление, печать, скачать

поставляет

Рис.2.1 Концептуальная модель информационной системы

1. 2.2. Функциональная модель информационной системы

Рассмотрим проектируемую информационную систему с точки зрения функционального подхода.

С помощью средств CASE-моделирования построит функциональную модель информационной системы.

На рис.2.2 представлена функциональная модель информационной системы, состоящая из 5 функциональных блоков: выбор поставщика, заключения договора, планирование закупок сырья и материалов, поставка сырья и материалов, оприходование и передача в производства. Декомпозиции каждого из перечисленных блоков представлены на рис.2.3, рис.2.4, рис.2.5, рис.2.6, рис.2.7, рис.2.8 соответственно.

Рис.2.2 Функциональная модель информационной системы

Рис.2.3 Декомпозиция блока «Выбор поставщика»

Рис.2.4 Декомпозиция блока «Заключение договора»

Рис.2.5 Декомпозиция блока «Планирование закупок сырья и материалов»

Рис.2.6 Декомпозиция блока «Поставка сырья и материалов»

Рис.2.7 Декомпозиция блока «Оприходование и передача в производство»

Так, с помощью построения функциональных моделей были определены последовательность операций бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов», и, таким образом, были выделены функциональные назначения каждой из структурных частей разрабатываемой информационной системы.

1. 2.3 Разработка архитектуры информационной системы

Архитектура информационной системы – это набор общих принципов построения информационной системы. При выборе архитектуры информационной системы такие ключевые моменты, как:

передаваемые данные;
функции;
сеть.

Передаваемыми данными выступает информация в виде, электронных файлов, сообщений и документов, с которой могут работать пользователи информационной системы.

Задачи, которые решает каждый элемент системы, – это функции ИС, которые выступают в качестве назначения имеющихся подсистем. Эти функции также определяются задачами пользователей, которые работают с данной подсистемой.

Сеть – это логическая структура вычислительной сети (локальной и глобальной), состав и характеристики серверной группы и клиентской части системы.

Существует несколько такие виды архитектур ИС, как:

архитектура файл-сервер;
архитектура клиент-сервер;
многоуровневая архитектура;
распределенная архитектура.

К проектируемой ИС наиболее оптимально будет использовать архитектуру вида «клиент-серверная архитектура».

Архитектура «клиент-сервер» предназначена для решения проблем файл-серверных приложений посредством разделения компонентов приложения и размещения их там, где они будут функционировать наиболее эффективно. Особенностью данной архитектуры является использование выделенных серверов баз данных, понимающих запросы на языке структурированных запросов SQL и выполняющих поиск, сортировку и агрегирование информации. Отличительная черта серверов БД - наличие справочника данных, в котором записана структура БД, ограничения целостности данных, форматы и даже серверные процедуры обработки данных по вызову или по событиям в программе.

Объектами разработки в таких приложениях выступаютреляционныемодели данных и связанный с ней набор SQL-операторов для типовых запросов к базе данных.

Большинство конфигураций «клиент-сервер» использует двухуровневую модель, в которой клиент обращается к услугам сервера. Схема двухуровневой модели архитектуры «клиент-сервер» представлена на рис.2.8.

Рис.2.8 Архитектура «клиент-сервер»

На рисунке представлено N-ое количество автоматизированных рабочих мест.

АРМ – это совокупность программно-аппаратных средств, которые обеспечивают взаимодействие человека с вычислительной машиной.

В проектируемой системе предусмотрено, что автоматизированными рабочими местами будут оснащены менеджер по закупкам, начальник отдела снабжения и менеджер по складским операциям.

АРМ1 – автоматизированное рабочее место менеджера по закупкам.

АРМ2 –автоматизированное рабочее место менеджера по складским операциям.

АРМ3 – автоматизированное рабочее место начальника отдела снабжения.

Каждое автоматизированное рабочее место должно отвечать таким требованиям, как:

своевременное удовлетворение потребности сотрудника в информации;
минимальное время ожидания ответа на запросы пользователя;
простота пользования ЭВМ для специалистов.

При возникшей необходимости увеличения количества АРМ, двухуровневая архитектура «клиент-сервер» дает возможность это сделать, так как предъявляет наименьшие требования к серверу, и тем самым обладает наилучшей масштабируемостью по сравнению с другими архитектурами.

Архитектура «клиент-сервер» дает возможность распределить функции вычислительной системы между несколькими независимыми компьютерами в сети, что позволяет упростить ее обслуживание. Например, модернизация или перемещение сервера, замена, ремонтные работы не будут затрагиватьпользователей.

Вся информация хранится на сервере. На нем проще осуществлять контроль полномочий относительно разрешения доступа к данным только определенной группе клиентов с соответствующими правами доступа.

Архитектура «клиент-сервер»дает возможность объединить различные клиенты (например, клиенты с разными аппаратными платформами, операционными системами).

На современном этапеданная архитектура получила признание и распространение как способ организации приложений для рабочих групп и информационных систем корпоративного уровня. Данная организация работы повышает эффективность и производительность выполнения приложений за счет использования возможностей сервера базы данных, разгрузки сети и обеспечения контроля целостности данных.

1. 2.4 Требования к информационной системе

Требования к информационной системе сформируем посе выделения задач, которые должна решать система.

Основные задачи, которые информационная система должна решать:

Определение плана закупки сырья и материалов;
Доступ к информации по текущему состоянию заказов;
Формирование необходимой документации;
Учет поставок на прелприятие;
Подготовка типовых отчетов.

Исходя из поставленных задач, информация должна соответствовать таким требованиям, как:

Обеспечение функциями ввода, данных, редактирования и хранение информации о сырье и материалах, заказах и поставщиках;
Наличие понятного интерфейса программы;
Возможность оформления выходной документации и отчетов;
Возможность ограниченного доступа к информации, то есть для операторов базы данных некоторые функции системы должны быть недоступны, в то время как администратор имеет полный доступ к функциям ИС. Редактирование информации в системе должно быть доступно только для определенных специалистов.

ГЛАВА 3. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

1. Разработка структуры базы данных информационной системы

Созданная БД состоит из 5 таблиц в которых будут храниться данные. (рис. 3.1)

Рис. 3.1 Таблицы проектируемой БД

Каждая таблица состоит из полей, несущих в себе информацию о данных каждой таблицы, а также некоторые поля являются ключами или составными ключами таблицы которые организовывают связь между таблицами.

Рассмотрим поля таблиц и характеристику информации, которая в ней содержится.

Таблица 3.1

Характеристика таблиц БД и информации в ней

Таблица	Поле	Информация
Сотрудники	Код сотрудника	Идентификая сотрудника в БД
	ФИО	Фамилия, имя и отчество сотрудника
	Должность	Занимаемая должность
	Паспортные данные	Серия и номер паспорта
	Номер отдела	Идентификая отдела предприятия, в котором работает сотрудник, в БД
Поставщки	Код поставщика	Идентификая поставщика в БД

Продолжение таблицы 3.1

	Название	Официальное название организации
	Адрес	Юриический адрес поставщика
	Телефон	Контактный номер телефона
	Представитель	Торговый представитель органищации
Сырье и материалы	Код материала и сырья	Идентификая каждого наименования сырья и материалов в БД
	Название материала и сырья	Наименование сырья и материалов на предприятии
	Тип	Сырье или материал
	Код поставщика	Код поставщика данного вида сырья и материалов
	Номер склада	Идентификация склада, на котором хранится данный вид сырья и материалов
График поставок	Дата поставки	Дата планируемой поставки сырья и материалов
	Код поставщика	Код поставщика данного вида сырья и материалов
	Код заказа	Идентификация заказа в БД
	Доставлено?	Подтверждение доставки сврья и материалов поставщиком
	Стоимость	Стоимость заказа
	Оплачено?	Подтверждение оплаты счета за доставленный заказ
	Задолженность	Задолженность перед поставщиком
	Код сотрудника	Сотрудник, осуществляющий данную операцию
	Код материала и сырья	Идентификация материалов и сырья в данном заказе
Склад	Номер скада	Идентификация склада в БД
	Номер отдела	Идентификация отдела, с которым проиведены операции по складским помещениям
	Дата поставки	Дата прихода новой партии сырья и материалов
	Оприходование	Подтверждение оприходования сырья и материалов
	Код заказа	Идентификация доставленного заказа

Как видно из таблицы, главными уникальными источниками информации в базе данных выступают такие атрибуты, как:

код материала и сырья;
код заказа;
дата поставки;
код сотрудника;
код поставщика.

Вышеречисленные данные представляют собой основу информации по покупке сырья и материалов. Таким образом, они являются ключами в соответствующих таблицах.

Между таблицами должны быть построены взаимосвязи обеспечивающие целостность информации хранящейся в таблицах. Типы этих взаимосвязей устанавливаются в зависимости от информации хранящейся в таблицах, основываясь на правилах построения связей в БД.

Схема взаимосвязей таблиц БД представлена на рис.3.1.

Рис.3.2Схема взаимосвязей таблиц БД

Таким образом, данные взаимосвязи таблиц базы данных позволяют автоматизировать процесс ввода, редактирования и удаления данных, а также обеспечивают целостность хранящейся информации в системе БД.

1. Формализованное описание информационных запросов пользователей

Хранимые в БД данные обычно требуют множественной обработки. Для этого применяют запросы, которые представляет собой специальным образом описанные требования, определяющие состав производимых над БД операций по выборке, удалению, модификации данных.

С помощью запросов можно получить ответы на очень специфические вопросы о данных, ответить на которые, просто посмотрев на данные в таблице, было бы непросто. Запросы можно использовать для фильтрации данных, выполнения расчетов на основе данных и отображения сводных данных. Кроме того, запросы позволяют автоматизировать выполнение многих задач управления данными и просматривать изменения в данных перед их использованием.

Запросы являются средством выборки данных из одной или нескольких таблиц. Результаты выполнения запроса могут отображаться в форме, выводиться в виде отчетов и диаграмм или сохраняться в указанной вами таблице.

Ниже приведены некоторые из возможных ифнормационных запросов пользователей.

Запрос, отображающей информацию о задолженностях перед поставщиками, превышающими сумму 10000 руб.

Конструктор запроса представлен на рис.3.3.

Рис.3.3 Запрос о задолженности перед поставщиками свыше 10000 руб.

В режиме SQL данный запрос выглядит следующим образом:

SELECT Поставщики.Название, [График поставок].Задолженность

FROM Поставщики INNER JOIN [График поставок] ON Поставщики.[Код поставщика] = [График поставок].[Код поставщика]

WHERE ((([График поставок].Задолженность)>10000)).

Запрос, отражающий какое сырье или материалы были поставлены 10.09.2016 поставщиком «Омега-плюс».

Конструктор запроса представлен на рис.3.4.

Рис.3.4 Запрос, отражающий какое сырье или материалы были поставлены 10.09.2016 поставщиком «Омега-плюс»

В режиме SQL данный запрос выглядит следующим образом:

SELECT Поставщики.Название, [График поставок].[Дата поставки], [Сырье и материалы].[Название материала и сырья]

FROM (Поставщики INNER JOIN [График поставок] ON Поставщики.[Код поставщика] = [График поставок].[Код поставщика]) INNER JOIN [Сырье и материалы] ON ([Сырье и материалы].[Код материала и сырья] = [График поставок].[Код заказа]) AND (Поставщики.[Код поставщика] = [Сырье и материалы].[Код поставщика])

WHERE (((Поставщики.Название)="Омега-плюс") AND (([График поставок].[Дата поставки])=#9/10/2016#));

Запрос о местонахождении и номере заказа, за который не произведена оплата.

Конструктор запроса представлен на рис.3.5.

Рис.3.5 Запрос о местонахождении и номере заказа, за который не произведена оплата

В режиме SQL данный запрос выглядит следующим образом:

SELECT [График поставок].[Код заказа], [График поставок].[Оплачено?], Склад.[Номер склада]

FROM [График поставок] INNER JOIN Склад ON [График поставок].[Дата поставки] = Склад.[Дата поставки]

WHERE ((([График поставок].[Оплачено?])=No));

1. Защита иформации базы данных информационной системы

Система безопасности базы данных информационной системы должна обеспечивать физическую целостность БД и защиту от несанкционированного вторжения с целью чтения содержимого и изменения данных.

Защита БД производится на уровне пароля и на уровне пользователя посредством защиты учетных записей пользователей и идентифицированных объектов.

Для защиты БД Ассеss использует файл рабочих групп systеm.mdw, к которому база данных на АРМ подключаются по умолчанию. Файл рабочих групп содержит учётные записи пользователей и групп, а также пароли пользователей. Учётным записям могут быть предоставлены права на доступ к БД и её объектам, при этом сами разрешения на доступ хранятся в БД.

Для обеспечения защиты БД Ассеss необходимо создать рабочую группу, используя файл - администратор рабочих групп wrkgаdm.еxе. При создании уникальной рабочей группы задается имя пользователя, название организации и код рабочей группы.

Файл рабочей группы MS Ассеss содержит следующие встроенные учётные записи:

1. Аdmins - стандартная учётная запись пользователя. Данные записи являются одинаковыми для всех экземпляров Мs Ассеss;

2. Аdmin - учётная запись группы администратора - является уникальной в каждом файле рабочей группы;

3. Usеrs - содержит учётные записи пользователей.

Для создания файла рабочих групп необходимо выйти из Ассеss и в папке systеm или systеm32 в каталоге windоws найти файл рабочей группы и создать новую рабочую группу ( может быть до 20 цифровых или буквенных обозначений).

Группа Аdmins может содержать произвольное число пользователей, но владелец объекта всегда один (владельцем объекта может быть учётная запись, которая создавала объект или которой были переданы права на его использование).

Так как чтение записи Аdmin возможно для всех рабочих групп и данные учётные записи являются одинаковыми, то пользователя АDМIN необходимо удалить из группы администраторов, для чего следует создать новую учётную запись администратора и задать пароль на его учётные записи и на учетные записи владельца.

Разрешения к доступу называются явными, если они принадлежат или присвоены учётной записи пользователя. Разрешения будут неявными, если они присвоены учётной записи группы, при этом пользователь, включённый в группу получает все её разрешения.

Полномочия пользователя определяются по минимальным разрешениям доступа. Изменить разрешения для пользователей могут члены группы Аdmins, владелец объекта и пользователь, получивший на этот объект разрешения администратора.

При подключении к БД пользователи получают права групп, которым они принадлежат.

1. Экономическая эффективность информационной системы

Разработанная информационная системарешает следующие задачи:

автоматизированный механизм ввода данных;
оптимизация полученияинформациипользователю;
возможность внесения изменений или удаления информации;
оптимизация поиска информации;
организация автоматизированного контроля по срокам исполнения поставок;
автоматическое составление отчетов;
ведение различных справочников и их использование.

При внедрении информационной системы на предприятии достигаются следующие результаты:

сокращение времени на обработку информации;
увеличение объемов обработки информации;
сокращение времени поиска данных, документов и подготовки отчетов;
уменьшение количества ошибок и повышение качества обработки документации;
повышение качества контроля над документооборотом, исключение потери отдельных документов и обеспечение контроль исполнения документов на каждом уровне исполнения;
повышение информированности руководства за повышения полноты и достоверности отчетов.
уменьшение стоимости документационного обеспечения управления предприятием за счет перехода от бумажного делопроизводства к электронному, снижение стоимости копирования и передачи бумажных документов.

Таким образом, внедрение информационной системы на предприятииимеет экономическую эффективность. Именно аспект получения наибольшего экономического эффекта представляется важнейшим при принятии решения о реализации проекта внедрения информационной системы.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данной курсовой работе была разработана информационная система реализации операций бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов». Данная программа упростит работу отделу снабжения предприятия, позволит значительно снизить затраты труда на выполняемые операции, свести к минимуму возможности возникновения каких-либо неточностей, иногда возникающих при работе человека из-за невнимательности.

В первом разделе курсовой работы были проанализированы особенности бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов», охарактеризована входящая и исходящая информация, определены основные информационные потоки, рассмотрен процесс делопроизводства во время покупки сырья и материалов. В результате чего было выявлено, что для успешного функционирования системы предприятия, оптимизации работы отдела снабжения и обеспечения непрерывного производственного процесса существует необходимость в разработке информационной системы, позволяющей автоматизировать основные операции по реализации бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов».

Во втором разделе курсовой работы были разработаны концептуальная и функциональная модель информационной системы, в результате чего были установлены основные структурные и функциональные элементы системы. Кроме того, была разработана архитектура проектируемой системы по типу «клиент-сервер». Также в этом разделе были описаны основные требования к информационной системе.

В третьем разделе курсовой работе была построена и реализована база данных, которая может быть применена в любом промышленном предприятии. Данная база данных, разработанная в среде Access, облегчает и систематизирует сохранение большого количества информации. Значительно ускоряется процесс обработки информации и процесс обслуживания клиентов. База данных обладает простым и удобным интерфейсом позволяющим пользователю легко ориентироваться в программе.

Разработанная информационная система, охватывающая реализацию операции бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов», предназначена для любого производственного предприятия. Для успешного использования данного программного средства необходимы начальные знания пакета Microsoft Office Access.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Гайдамакин Н.А. Автоматизированные информационные системы, базы и банки данных: вводный курс: Практическое пособие. – М.: Гелиос АРВ, 2002. – 367с.
2. Клейнрок Л. Теория массового обслуживания. – М.: Машиностроение, 1979. – 432 с.
3. Маклаков С.В. CASE-средства разработки информационных систем. – М.: Диалог-МИФИ, 2001. – 304 с.
4. Петухов О.А. Моделирование: системное, имитационное, аналитическое/ О.А. Петухов, А.В. Морозов, Е.О. Петухова. – СПб.: СЗТУ, 2008. – 288 с.
5. Райордан Р. Основы реляционных баз данных. / Пер. с англ. –М.: Издательско-торговый дом "Русская Редакция", 2001. – 384 с.
6. Репин В.В., Елиферов В.Г. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. – М.: Стандарты и качество, 2004– 405 с.
7. Рогозов Ю.И., Свиридов А.С. Проектирование АСОИиУ: Учебное пособие / Под редакцией Ю.И. Рогозова. – Таганрог: ТТИ ЮФУ, 2007. – 117с.
8. Рогозов Ю.И., Стукотий Л.Н., Свиридов А.С. Моделирование систем: Учебное пособие. – Таганрог: ТРТУ, 2004. – 120с.
9. Саати Т.Л. Принятие решений. Метод анализа иерархий. – М.: Радио и связь, 1989. - 316 с.
10. Сидоренко В. Н. Системная динамика/В.Н. Сидоренко. – М.: Экономический ф-тет МГУ; ТЕИС, 1998. – 208 с.