Проектирование реализации операций бизнес-процесса Продажи

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Развитие современного информационного общества предъявляет значительные требования к автоматизированным системам, которые становятся реальным активом, неотъемлемой частью и залогом нормального функционирования и работы организаций. Процесс разработки и внедрения автоматизированных информационных систем становится все более сложной задачей, что связано как с применением современных способов разработки, так и необходимостью соблюдения требований по защите информации.

Процесс внедрения информационных технологий на сегодняшний день проходит стадию построения интегрированных информационных систем. Производится централизация информационных ресурсов, специалисты, работающие в удаленных офисах, получают возможности доступа к центральным серверам организаций, расширяются области использования систем электронного документооборота с применением криптографических систем и технологий защиты информации. Таким образом, в настоящее время автоматизация бизнес-процессов на предприятиях является актуальной задачей и способствует повышению эффективности работы организаций в целом.

Объектом исследования является Интернет-магазин по продаже напольных покрытий.

Предмет исследования – состояние бизнес-процессов в технологии учета продаж.

Методы исследования – анализ бизнес-процессов, проектирование структуры данных информационной системы, разработка программного обеспечения.

Целью данной работы является разработка регламента бизнес-процесса «Продажи» на примере Интернет-магазина.

Задачи работы:

- проведение анализа использования информационных систем на предприятиях малого бизнеса, использующих технологии Интернет-торговли;

- анализ организационной структуры Интернет-магазина, специфики работы специалистов;

- анализ бизнес-процессов продаж в методологии IDEF0 с оценкой возможности внедрения информационной системы;

- постановка задач автоматизации;

- построение модели базы данных исследуемой технологии, выбор СУБД и средств проектирования;

- определение стратегии автоматизации и способа приобретения программного решения;

- определение перечня нормативно-справочной информации, входных и результатных данных;

- построение логической и физической моделей данных;

- выбор и обоснование средств разработки;

- разработка и внедрение программного продукта;

- оценка экономической эффективности проекта.

В первом разделе работы рассмотрены вопросы использования информационных технологий на предприятиях малого бизнеса, проведен анализ деятельности Интернет-магазина, бизнес-процессов в части управления продажами, проведен обзор существующей автоматизированной системы и технологий защиты информации. Во втором разделе проведено проектирование информационной модели, постановка задач автоматизации. В третьем разделе проведена оценка экономической эффективности внедрения разработанного программного решения.

1.АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1 Выбор комплекса задач автоматизации

Объектом исследования в рамках данной курсовой работы является Интернет-магазин напольных покрытий otdk.ru, г.Санкт-Петербург. Приведем общую характеристику организации.

Профилем деятельности торгового предприятия является реализация напольных покрытий. Клиентская база Интернет-магазина составляет контингент, выполняющий эксклюзивные виды ремонта, либо клиенты, находящиеся в населенных пунктах, где нет возможности приобрести напольные покрытия в торговых сетях.

Основными видами реализуемой продукции являются [1]:

- ламинат;

- линолеум;

- паркетная доска;

- ковролин;

- плинтус;

- щетинистые покрытия;

- пробковые покрытия;

- сопутствующие товары.

Способами доставки, используемыми в Интернет-магазине, являются [1]:

- курьерская служба;

- доставка Почтой России;

- самовывоз.

Также предусмотрены различные формы оплаты.

Организационная структура Интернет-магазина otdk.ru приведена на рис.1.1.

Директор

Отдел снабжения

Главный

экономист

Отдел по работе с клиентами

ИТ-отдел

Специалисты по работе с поставщиками

Склад

Бухгалтерия, Отдел реализации

- Оформление договоров поставки

Рисунок 1.1 - Организационная структура Интернет-магазина otdk.ru

Управление предприятием осуществляет директор, которому непосредственно подчиняются начальник отдела снабжения, главный бухгалтер, начальник отдела по работе с клиентами и ИТ-отдела.

В структуру отдела снабжения входят специалисты по работе с поставщиками, осуществляющие организацию поставок и организацию взаимодействия с поставщиками, определение оптимальных параметров поставок напольных покрытий по цене и качеству, а также специалисты по складскому учету, в компетенцию которых входят вопросы организации приема и отпуска товара со склада, хранения продукции, инвентаризации, а также подготовка отчетности о наличии товара на складе.

Специалисты по работе с клиентами взаимодействуют с покупателями продукции, оформляют документы, проводят организацию поставки товара клиентам. ИТ-отдел курирует вопросы функционирования сайта Интернет-магазина, а также технической поддержки клиентов и пользователей.

Предметом исследования в управление бизнес-процессом «Продажи». Организационная структура данных технологических процессов приведена на рисунке 1.2. Данная технология находится в компетенции отделов снабжения и отдела по работе с клиентами.

Рисунок 1.2 - Организационная структура технологии поставок и реализации напольных покрытий

Рассмотрим функции менеджера отдела по работе с клиентами в части реализации продукции Интернет-магазина.

Менеджер отдела по работе с клиентами осуществляет следующие функции:

1. Организация и ведение технологии реализации напольных покрытий:

- работа по расширению клиентской базы;

- работа с новыми клиентами, анализ их реквизитов, способов доставки, потребностей;

- проведение коммерческих переговоров с контрагентами и клиентами по вопросам реализации продукции;

- обработка информации, поступающей от клиентов;

- анализ потребностей клиентов в продукции, реализуемой фирмой, и согласование заказов с клиентом в соответствии с его потребностями и наличием ассортимента на складском комплексе фирмы;

- мотивация клиентов на работу с Интернет-магазином, в соответствии с утвержденными программами по стимулированию сбыта;

2. Анализ показателей и составление планов:

- планирование продаж на отчетный период;

- анализ статистических данных продаж и отгрузок клиентов фирмы;

- построение сводной отчётности.

3. Проведение торговых операций:

- прием и обработка заказов клиентов, оформление необходимых документов, связанных с отгрузкой продукции для клиентов фирмы, закрепленных за собой, а также для клиентов, закрепленных за соответствующими ведущими менеджерами отдела по работе с клиентами при нахождении их вне офиса;

- информационная поддержка клиентов;

- информирование клиентов об изменениях в ассортименте, увеличениях и снижениях цен, акциях по стимулирования спроса, времени поступления напольных покрытий на склад;

- окончательное согласование с клиентом условий по ценам, дате отгрузки и способу доставки продукции;

- решение вопросов о доставке напольных покрытий клиентам;

4. Контрольная:

- контроль отгрузок продукции клиентам;

- контроль финансовой дисциплины клиента на основе документов, получаемых от отдела бухгалтерского учета и предупреждение о сроках оплаты.

1.2 Анализ существующих бизнес-процессов

Рассмотрим существующую технологию управления продажами. Контекстная диаграмма приведена на рисунке 1.6.

В соответствии с приведенной схемой, в качестве входных потоков информации используются заявки клиентов на покупку и информация о товаре, данные о контрагентах. На выходе данного процесса имеются расходная накладная, товарный чек, товарно-транспортная накладная, свод по заявкам поставщикам, аналитический отчет. Диаграмма декомпозиции первого уровня представлена на рисунке 1.7.

Рисунок 1.6 – Контекстная диаграмма

Рисунок 1.7 – Диаграмма декомпозиции нулевого уровня

Как показано на рис.1.7, основными процессами в технологии управления продажами являются:

- работа с контрагентами;

- закупка продукции;

- принятие на склад;

- реализация продукции

- формирование отчетности.

Диаграмма декомпозиции процесса «Работа с заказами клиентов» приведена на рис.1.8.

Рисунок 1.8 – Диаграмма декомпозиции первого уровня

Технология работы закупки продукции (напольных покрытий) предполагает:

- учёт потребности;

- учёт наличия продукции;

- формирование заказов на поставку напольных покрытий на склад;

- мониторинг состояния заказов.

Работа с документами в рамках оборота заключает в себе функции оформления сопроводительных документов и формирования сводной отчетности.

Как выяснено руководством предприятия, в последнее время часто возникает ситуация, когда объемы поставок и продаж не совпадают, несовпадение также может происходить и по наименованию товарных позиций. В результате большое количество товара остается хранится на складе или не может быть поставлено вовремя клиентам. В связи с этим фирма несет убытки.

В настоящее время учет и планирование продаж осуществляется напрямую менеджерами отдела по работе с клиентами.

Заявки клиентов на покупку фиксируются в файле Excel, где указывается номер заявки, наименование клиента, вид продукции и его количество, а также дата поставки клиенту. Менеджеры отдела реализации продукции (напольных покрытий) обобщают эти сведения по типу продукции, и, исходя из полученной информации, формируют план продаж и отчетные документы.

Таким образом, учет продаж включает в себя следующие основные подпроцессы:

• учет продаж и формирование сопроводительных документов;
• формирование отчетности по продажам продукции (напольных покрытий).

Работа с документами по реализации продукции начинается после того, как поступают заявки клиентов на покупку, выписываются счет-фактура и расходная накладная. Далее происходит формирование отчетности по продажам продукции, на выходе получается отчет по продажам.

Таким образом, при учете реализации продукции менеджеру, ответственному за учет, необходимо внести данные о клиенте, продукции, ее стоимости, количестве, сроке оплаты и виде оплаты.

Если же необходимо найти какую-либо информацию по продажам, то поиск осуществляется в архиве, который хранится в виде бумажных документов - журналов учета и других. Большую часть рабочего дня бухгалтер занят занесением необходимых сведений в книги учета, а также, при необходимости анализом и поиском нужных сведений.

Кроме того, в отчетный период менеджеру отдела реализации продукции необходимо составлять аналитические отчеты, включающие в себя анализ продаж фирмы за определенный период.

Для данного способа характерны следующие недостатки:

1. Невысокая скорость и точность выполнения расчетов.

2. Слабый контроль работы бухгалтера.

3. Усталость менеджеров - усиление негативного воздействия человеческого фактора.

В связи с этим, руководством компании было принято решение об автоматизации данного процесса, то есть создании экономической информационной системы для повышения качества учета и уменьшения временных затрат на обработку необходимых документов и получения результативной информации в рамках технологии управления Интернет-магазином.

Как показано в результате анализа бизнес-процессов, изучаемая технология связана со смежными задачами:

- учетом поставок;

- учетом клиентов;

- поддержки функционирования Интернет-портала;

- взаимодействием со службами доставки;

- работой экономического отдела.

Диаграмма места проектируемой задачи в информационной системе предприятия показана на рисунке 1.9.

Рисунок 1.9 - Диаграмма места проектируемой задачи в информационной системе предприятия

1.3 Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

В ходе исследования было выявлено, что в технологии управления Интернет-магазином возникает необходимость формирования отчетных форм, а также выходных документов, в которых фигурируют данные из информационной базы. Примерные расчеты приведены в таблице 6.

В таблице 6 показано, что использование информационной системы позволит существенно экономить рабочее время сотрудников, сократить трудозатраты на выполнение основных технологических операций в управлении Интернет-магазином.

Таблица 6

Частота формирования отчетных документов

№	Название документа	Время формирования без применения автоматизации	Время формирования с применением автоматизации	Частота формирования, раз в год
1	Учет операций по продажам	15 мин.	0,5 мин	6000
2	Учет поставок	15 мин.	0,5 мин.	4000
3	Формирование документов по продажам	15 мин.	0,5 мин.	4000
4	Учет операций по доставке товаров клиентам	15 мин.	0,5 мин.	6000
5	Формирование сводного отчета	15 мин.	1 мин.	7000
6	Формирование аналитического отчета о динамике продаж	15 мин.	1 мин.	6000
7	Формирование отчета в экономическую службу	2 ч.	1 мин.	12
8	Формирование отчета по поставщикам	1 ч.	1 мин.	100

Только по приведенным в таблице бизнес-процессам виден выигрыш рабочего времени в 1030 рабочих дней.

Схема документооборота для процесса «Учет продаж» приведена на рисунке 1.10. Схема документооборота для процесса «Анализ продаж» приведена на рисунке 1.11.

Исполнитель	Специалист по продажам	Специалист по работе со службой доставки	Экономист
Действие
1. Оформление продаж
2. Отправка в службу доставки
3. Аналитический отчет

Рисунок 1.10 - Схема документооборота для процесса «Учет продаж»

Исполнитель	Специалист по продажам	Экономист	Руководитель
Действие
1. Учет продаж
2.Учет поступлений
3. Аналитический отчет

Рисунок 1.11 - Схема документооборота для процесса «Анализ продаж»

1.4 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

В процессе проектирования информационной системы управления продажами Интернет-магазина потребуется использование ряда классификаторов:

• Локальный классификатор видов продукции;
• Локальный классификатор поставщиков;
• Локальный классификатор сотрудников;

В качестве входных документов информационной системы используются:

• Продажа продукции;
• Договор на поставку продукции;
• Поставка продукции
• Заказ поставщикам

Выходной информацией будет являться:

• Отчет по динамике продаж;
• Отчет пол заявкам;
• Печатные формы, необходимые при реализации продукции Инетрнет-магазина.

В большинстве случаев, использовать унифицированные формы документов не представляется возможным, так как таких форм просто нет.

В целях повышения достоверности выдаваемых результатов, а также для исключения дублирования информации и ошибочной передачи информации не по ее назначению, в информационной системе необходимо использовать централизованную базу данных, построенную в виде взаимосвязанных таблиц, т.е. использующую реляционную модель хранения данных. Это позволит сделать работу с системой оперативной, построенной на единых алгоритмах сбора, хранения и обработки всей входящей и исходящей информации.

1.5 Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Программное обеспечение является совокупностью программных продуктов системы обработки данных и программной документации, необходимой в рамках их эксплуатации [6].

Системное программное обеспечение представляет собой комплекс программных продуктов, обеспечивающих возможность эффективного управления составляющими вычислительных систем (процессором, оперативной памятью, каналами ввода-вывода, сетевым оборудованием), выступая в роли «межслойного интерфейса» с одной стороны которого используется аппаратные составляющие, а с другой – пользовательские приложения.

Прикладное программное обеспечение представляет собой комплекс программных решений, предназначенных для выполнения пользовательских задач и рассчитанный на непосредственное взаимодействие с пользователями.

Инструментальное программное обеспечение представляет собой программным обеспечением, предназначенным для использования при проектировании, разработке и сопровождения программных продуктов.

В качестве средства разработки в рамках данного проекта выбрано Delphi XE.

Основные возможности данной среды разработки предполагают возможность взаимодействия с множеством СУБД, наличие большого количества компонент, позволяющих работать с различными внешними приложениями, выводить отчетность в приложения MS Office, Open Office.

В качестве СУБД выберем MS SQL Server, так как она принята в качестве стандарта в существующей информационной системе статистических служб, проводящих учет демографических показателей и приобретать новый программный продукт нецелесообразно. Кроме того, использование данной СУБД соответствует требованиям к проектируемой системе:

- обеспечение сетевого доступа из локальной сети, в том числе из удаленных площадок;

- обеспечение безопасности данных на уровне СУБД;

- интеграция доменных политик безопасности с политиками безопасности СУБД.

1.6 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению

Под техническим (аппаратным) обеспечением информационной системы понимается весь комплекс электронных, электрических и механических устройств, входящих в состав системы и/или сети, исключая программное обеспечение и хранимую информацию. В этот комплекс входят: компьютеры, периферийные устройства ввода/вывода и хранения информации, а также сетевое оборудование различных типов и энергетическое оборудование (батареи и аккумуляторы).

Требования к техническому обеспечению формировались исходя из аппаратных требований используемого программного обеспечения, и представлены в таблице 7 [20]

Таблица 7

Аппаратные требования информационной системы

	Сервер	Клиент
Процессор	2,0 ГГц (с архитектурой x64)	1,6 ГГц
ОЗУ	2 ГБ	512 МБ
Видеокарта и монитор	монитор SVGA (с минимальным разрешением 1024х768 точек)
Жесткий диск	120 Гб	100 МБ
Оптический привод	DVD-ROM	-
Устройства ввода	клавиатура и мышь
ЛВС	Пропускная способность 100мбит/с.

Анализ аппаратных требований дает основание утверждать, что существующих средств технического обеспечения для функционирования создаваемой информационной системы управления Интернет-магазином достаточно, необходимость в модернизации и замене отсутствует.

2 ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

2.1 Информационная модель и ее описание

Рассмотрим информационную модель разрабатываемой системы (рисунок 2.1). Область 1 отображает действия Администратора информационной системы. Через экранную форму «Сотрудники» в ИС вносятся данные о сотрудниках Интернет-магазина, правах доступа пользователя в систему, а также реализован режим смены пароля, через экранную форму «Клиенты» вводится информация об абонентах, через экранную форму «Справочник товаров» вводится информация о реализуемой продукции.

Область 2 отражает содержимое информационной системы, включающее ее основные таблицы.

Область 3 отображает область деятельности оператора – производится ввод договоров, ввода начислений, платежных документов. Также оператором производится обработка договора на изменения тарифных планов, технологий подключения

Область 4 отражает выходную информацию моделируемой информационной системы. Формируются отчеты по данным таблиц paydoc, gur_doc, gur_usl.

Рис.2.1. Информационная модель

2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

Ключевыми сущностями разрабатываемой подсистемы являются:

- товары (напольные покрытия);

- поставщики;

- заявки поставщикам;

- клиенты;

- заказы;

- продажи.

На рисунке 2.4 приведена диаграмма логической модели базы данных.

Рисунок 2.4 – Логическая модель базы данных

На рисунке 2.5 приведена диаграмма потоков данных автоматизированной системы управления Интернет-магазином.

Рисунок 2.5 – Диаграмма потоков данных

Кодированию в документах подлежат те признаки, по которым выполняется группировка информации в ПК. В нашей информационной системе создан локальный классификатор, с использованием иерархического метода классификации.

В автоматизированной системе управления Интернет-магазином кодированию подлежат следующие объекты:

• поставщики;
• заказы поставщикам;
• товары (напольные покрытия);
• подразделения;
• клиенты;
• заявки клиентов;
• продажи.

Структура нормативно-справочной информации, используемой для разработки ЭИС управления Интернет-магазином, показана в таблице 2.1.

Таблица 2.1

Структура нормативно-справочной информации

№ п/п	Наименование кодируемого множества объектов	Значность кода	Система кодирования	Вид классификатора
1	2	3	4	5
1	Код поставщика	ХХХ	порядковая	локальный
2	Код заказа	ХХХ ХХХХХ	серийно – порядковая	локальный
3	Код товара	ХХХХХ	порядковая	локальный
4	Код клиента	ХХХХ	порядковая	локальный
5	Код заявки	ХХХХ ХХХХХ	серийно-порядковая	локальный
6	Код продажи	ХХХХХХ	порядковая	локальный
7	Код склада	ХХ	порядковая	локальный
8	Код задания	ХХХХ	порядковая	локальный

Описание систем классификации и кодирования.

Код поставщика. Длина кода ХХХ, где ХХХ – порядковый номер поставщика.

Код заказа. Длина кода ХХХ ХХХХХ, где ХХХ – порядковый номер поставщика, ХХХХХ – порядковый номер заказа, отправленный данному поставщику.

Код товара. Длина кода ХХХХХ, где ХХХХХ – порядковый номер товара в классификаторе.

Код клиента. Длина кода ХХХХ, где ХХХХ – порядковый номер клиента.

Код заявки. Длина кода ХХХХ ХХХХХ, где ХХХХ – код клиента, ХХХХХ порядковый номер заказа, соответствующий данному клиенту.

Код продажи. Длина кода ХХХХХХ, где ХХХХХХ – порядковый номер продажи.

Код склада. Длина кода ХХ, где ХХ – порядковый номер склада.

Код производственного задания. Длина кода ХХХХ, где ХХХХ – порядковый номер задания.

Кодирование — это процесс присвоения условных обозначений объектам и классификационным группам по соответствующей системе кодирования. В нашей информационной системе используется порядковая система кодирования. Порядковая система - это последовательное присвоение каждому объекту кодируемого множества  номера его порядка, т.е. в присвоении цифр натурального ряда в порядке расположения объектов. Этот порядок может быть случайным или определяться после предварительной группировки объектов, например, по алфавиту.

Нормативно-справочная информация в автоматизированных системах представляет собой ядро единого информационного пространства предприятия (организации), включающее в себя набор справочников, словарей, классификаторов, стандартов, регламентов, используемых в деятельности предприятия. В разрабатываемой ЭИС в качестве нормативно-справочной информации используются внутренние правила и перечень реализуемой продукции.

Определим ключевые сущности информационной системы по управлению Интернет-магазином операций и их свойства.

Таблица 2.2

Справочник «Поставщики»

Наименование поля	Тип данных	Размер поля
1	2	3
Код поставщика	Числовой	Целое
Наименование	Текстовый	40
ИНН	Текстовый	15
Адрес	Текстовый	50
Телефон	Текстовый	15
ФИО руководителя	Текстовый	40

Таблица 2.3

Справочник «Клиенты»

Наименование поля	Тип данных	Размер поля
1	2	3
Код клиента	Числовой	Целое
Наименование	Текстовый	40
ИНН	Текстовый	15
Адрес	Текстовый	50
Телефон	Текстовый	15
ФИО руководителя	Текстовый	40
Наименование	Текстовый	40

Таблица 2.4

Журнал заявок поставщикам

Наименование поля	Тип данных	Размер поля
1	2	3
Код заявки	Числовой	Длинное целое
Код поставщика	Числовой	Длинное целое
Дата	Дата
Признак исполнения	Логический
Код товара	Числовой	Длинное целое
Количество	Числовой	Целое
Цена	Денежный

Таблица 2.5

Журнал заказов клиентов на поставку продукции

Наименование поля	Тип данных	Размер поля
1	2	3
Код заказа	Числовой	Длинное целое
Код клиента	Числовой	Длинное целое
Дата	Дата
Признак исполнения	Логический
Код товара	Числовой	Длинное целое
Количество	Числовой	Целое
Цена	Денежный

Таблица 2.6

Справочник «Товары»

Наименование поля	Тип данных	Размер поля
1	2	3
Код товара	Числовой	Длинное целое
Наименование	Текстовый	50
Единица измерения	Дата

Таблица 2.7

Журнал продаж

Наименование поля	Тип данных	Размер поля
1	2	3
Код операции	Числовой	Длинное целое
Код товара	Числовой	Длинное целое
Код клиента	Числовой	Длинное целое
Дата	Дата
Цена	Денежный
Количество	Числовой	Целое
ФИО специалиста	Текстовый	50

Таблица 2.9

Журнал заказов клиентов

Наименование поля	Тип данных	Размер поля
1	2	3
Код заказа	Числовой	целое
Дата	Дата
Контрольная дата	Дата
Клиент	Текстовый	100
Продукция	Текстовый	100
Количество	Числовой	целое
Признак исполнения	Числовой	целое

Таблица 2.10

Журнал заданий

Наименование поля	Тип данных	Размер поля
1	2	3
Код задания	Числовой	целое
Код заказа	Дата
Отдел	Текстовый	50
Дата исполнения	Дата

2.3. Характеристика результатной информации

Результатной информацией в разрабатываемой ЭИС являются приходная накладная, заявка поставщикам, маршрутный лист, товарно-транспортная накладная.

Приходная накладная включает в себя необходимые показатели для складского учета: наименование организации, ее ИНН, наименование склада, а также наименование, единицы измерения, количество и сумму поступления каждого товара и ответственных его за передачу и хранение лиц.

Заявка поставщикам содержит название поставщика с его реквизитами, наименование товара, количество единиц товара.

Товарно-транспортная накладная содержит дату документа, наименование и адрес отправителя и перевозчика, указание места, даты принятия груза и места, предназначенного для его доставки, наименование и адрес получателя и т.д.

Свод по заявкам поставщикам содержит: наименование товара, количество заказанного товара, признак исполнения.

Аналитический отчет содержит информацию: наименование продукции, количество реализованной продукции, цена реализации.

Таблица 2.9

Структура выходного документа «Приходная накладная»

Наименование поля	Тип данных	Размер поля
1	2	3
Наименование организации	Текстовый	50
ИНН	Текстовый	16
наименование склада	Текстовый	50
Наименование товара	Текстовый	50
Единица измерения товара	Текстовый	10
Количество товара	Числовой	Целое
Сумма оплаты за товар	Денежный
ФИО ответственных специалистов	Текстовый	50

Таблица 2.10

Структура выходного документа «Заявка поставщикам»

Наименование поля	Тип данных	Размер поля
1	2	3
Наименование поставщика	Текстовый	50
ИНН	Текстовый	16
Адрес поставщика	Текстовый	50
Наименование товара	Текстовый	50
Единица измерения товара	Текстовый	10
Количество товара	Числовой	Целое

Таблица 2.11

Структура выходного документа «Маршрутный лист»

Наименование поля	Тип данных	Размер поля
1	2	3
Наименование товара	Текстовый	50
Количество единиц товара	Числовой	Целое
Адрес доставки	Текстовый	50
Время получения	Время
Время доставки	Время
Сумма заказа	Денежный

Таблица 2.12

Структура выходного документа «Товарно-транспортная накладная»

Наименование поля	Тип данных	Размер поля
1	2	3
Дата	Дата
Наименование отправителя	Текстовый	50
Адрес отправителя	Текстовый	50
Место принятия груза	Текстовый	50
Дата принятия груза	Дата
Наименование получателя	Текстовый	50

Таблица 2.13

Структура выходного документа «Свод по заявкам поставщикам»

Наименование поля	Тип данных	Размер поля
1	2	3
Дата	Дата
Номер заявки	Числовой	Целое
Поставщик	Текстовый	50
Наименование товара	Текстовый	50
Количество	Числовой	Целое
Цена	Числовой	Целое
Признак исполнения	Логический

Таблица 2.14

Структура выходного документа «Аналитический отчет»

Наименование поля	Тип данных	Размер поля
1	2	3
Дата	Дата
Наименование продукции	Текстовый	50
Количество реализованной продукции	Числовой	Целое
Количество	Числовой	Целое

На рис.2.6 показан макет выходного документа «Анализ исполнения заявок», на рис.2.7 – макет документа «Список новых заказов»

Рисунок 2.6 – Макет документа «Анализ исполнения заявок»

Рисунок 2.7 – Макет документа «Список новых заказов»

2.4 Программное обеспечение задачи

2.4.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

Схема «Дерево функций» позволяет наглядно показать иерархию функций управления и обработки данных, которые автоматизированы в разработанном программном продукте.

Выделяется два подмножества функций программы (рис.2.8):

• служебные функции (проверка пароля, управление окнами и др.);
• основные функции обработки данных (ввода первичной информации, обработки, ведения справочников, подготовки и распечатки документов и др.).

Рисунок 2.8 - Дерево функций

2.4.2 Характеристика базы данных

Физическая модель данных приведена на рис.2.9.

Рисунок 2.9 - Физическая модель данных

Организация доступа на уровне программного обеспечения производится с использованием технологии ADO. Компоненты доступа к данным – TADOConnection, TADOQuery.

Парольная защита и система разграничения доступа основана на:

- авторизации на уровне СУБД;

- авторизации на уровне приложения.

Исходя из требований к уровню безопасности при выполнении технологических операций, авторизация производится через пароль к приложению, либо к базе данных напрямую.

Уровни доступа на уровне СУБД определяются как стандартные по отношению к работе с данными (public, dbowner, dbadmin и т.д.).

Авторизация на уровне приложения делает возможным или невозможным выполнение конкретных пользовательских функций.

На рисунке 3.2 представлено дерево функций программных модулей, используемых в работе программного обеспечения управления Интернет-магазином

Используемые в разрабатываемой системе модули подразделяются на виды:

- модуль ввода первичной информации;

- модуль обработки информации;

- модуль хранения данных (справочники).

На рисунке 3.3 приведена схема диалога системы.

Рисунок 3.2 - Дерево вызова программных модулей

Рисунок 3.3 - Схема диалога системы

Модуль ЭИС управления Интернет-магазином включает в себя следующие справочники:

Сотрудники — содержит данные о сотруднике и его данных.

Контрагенты — содержит данные о клиентах предприятия (поставщиках и клиентах).

Товары — содержит данные о товарах.

Склады — содержит данные о местонахождении складов.

Данные организации — реквизиты предприятия для печати в отчетных формах.

Разрабатываемая автоматизированная система содержит возможность ввода следующих документов

Документ Новый заказ.

Документ Новая продажа.

Журнал операций.

Описание структуры таблиц базы данных приведено ниже.

1. contrag – справочник контрагентов со структурой (рис.3.4):

Рисунок 3.4 - Структура таблицы contrag

2. prod– справочник товаров со структурой (рис.3.5):

Рисунок 3.5 - Структура таблицы prod

3. zayav– журнал заявок со структурой (рис.3.6):

Рисунок 3.6 - Структура таблицы zayav

4. cnst –справочник данных органиацзии со структурой (рис.3.7):

Рисунок 3.7 - Структура таблицы cnst

5. sotr – справочник сотрудников со структурой (рис.3.8):

Рисунок 3.8 - Структура таблицы sotr

6. sklad - справочник складских помещений со структурой (рис.3.9):

Рисунок 3.9 - Структура справочника почтовых настроек

7. zadanie – журнал производственных заданий со структурой (рис.3.10):

Рисунок 3.10 - Структура журнала заданий на производство

8. Структура журнала заявок клиентов на поставку товара (рис.3.11)

Рисунок 3.11 - Структура журнала заявок клиентов на поставку товара

2.4.3 Описание программных модулей

Описание программных модулей приведено в таблице 2.9.

Таблица 2.9.

Описание функций модулей

№ п/п	Наименование модуля	Функции модуля
	Модуль безопасности	Содержит процедуры и функции, обеспечивающие ввод и проверку пароля, вход пользователей в систему, напоминание о необходимости смены пароля, автоматический выход из системы при отсутствии пользователя на рабочем месте.
	Модуль инициализации интерфейса программы	После успешного входа в систему, запускает программу, используя настройки прав доступа для учетной записи пользователя
	Модуль управления деревом объектов	Содержит процедуры и функции, позволяющие управлять отображением дерева объектов и его элементами
	Модуль взаимодействия с базой данных	Содержит процедуры и функции, используемые для установления соединения с базой данных, а также управляющие операциями чтения, записи и редактирования данных
	Модуль справочной системы	Содержит процедуры и функции, необходимые для отображения справочной информации
	Модуль «Справочники»	Содержит процедуры функции, позволяющие просматривать содержимое справочников системы, и редактировать их (если позволяют права доступа)
	Модуль ввода оперативной информации	Содержит процедуры и функции, позволяющие создавать новые заявки, вводить данные, управлять статусом заявок
	Модуль «Отчеты»	Содержит процедуры и функции для просмотра типовых отчетов и создания произвольного отчета
	Модуль «Печать документов»	Обеспечивает предварительный просмотр, настройку параметров документов и печать на принтере

На этапах внедрения программы возможна организация поддержки пользователей и исправления выявленных неточностей.

Разработанную ЭИС было решено проверять методом сквозного просмотра.

В рамках проектирования системы был проведен анализ на соответствие программной реализации поставленным задачам. В технологии управления продажами Интернет-магазина протестированы следующие режимы:

- наличие учета товарных запасов;

- наличие учета поступающих заказов от клиентов;

- мониторинг новых заказов;

- мониторинг состояния документооборота по заказам клиентов;

- анализ исполнения заявок;

- обработка заявок и расчет их конечной стоимости.

Сформированы отчетные формы, используемые в технологии продаж (товарный чек, товарно-транспортные накладные, товарные чеки).

2.5. Контрольный пример реализации проекта и его описание

Опишем основные пользовательские функции разработанной автоматизированной системы управления бизнес-процессами продаж.

- Установка программы

1. Для работы программы необходимо наличие следующих установленных компонент:

- OpenOffice.org 2.2 и выше;

2. Запустить установочный файл программы Setup.exe

Запустить на выполнение программу либо с помощью ярлыка, созданного инсталлятором на рабочем столе.

Главная форма приложения приведена на рис.3.13. Из режима главной формы доступны возможности работы со справочниками, документами и отчетами.

Рисунок 3.13 - Окно запуска программы

Из режима главной формы доступна работа со справочниками и документами. Окно справочника данных организации показано на рис.3.14.

Рисунок 3.14 - Окно справочника данных организации

Окно справочника контрагентов приведено на рис.3.15, на рис.3.16 показано окно добавления новой записи в справочник контрагентов. В справочнике контрагентов производится заполнение реквизитов предприятий.

Рисунок 3.15 - Справочник - Контрагенты

Рисунок 3.16 - Добавление новой записи в справочник контрагентов

На рис.3.17 показано окно справочника «Товары», на рис.3.18 – окно добавления новой записи в справочник товаров. В данном справочнике производится заполнение данных о реализуемой продукции.

Рисунок 3.17 - Справочник «Товары»

Рисунок 3.18 - Добавление новой записи в справочник «Товары»

На рис.3.19 приведено окно справочника «Сотрудники», на рис.3.20 – окно добавления новой записи в справочник «Сотрудники». Справочник сотрудников необходим для печати информации в печатных формах документов.

Рисунок 3.19 - Справочник «Сотрудники»

Рисунок 3.20 - Добавление новой записи в справочник «Сотрудники»

На рис.3.21 приведен режим справочника сопутствующих товаров

Рисунок 3.21 – Сопутствующие товары

Режим ввод заказа поставщикам показан на рис.3.23, регистрационная карточка заказа – на рис.3.24.

Рисунок 3.22 – Ввод заказа поставщикам

Регистрационная карточка заказа передается специалистам для начала работ по поставке заказа.

Регистрационная карточка заказа
Код заказа:	11	Дата заявки:	17.05.2018
Поставщик:	ООО Ивановское
Продукция:	Провод ПУГВ белый
Количество ед:	100
Стоимость заказа:	154000
Заказ зарегистрировал:			Кузнецов В.В.

Рисунок 3.23 - Форма «Регистрационная карточка заказа»

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данной работе проведена разработка регламента бизнес-процесса «Продажи» на примере Интернет-магазина. В ходе работы была изучена специфика работы Интернет-магазинов, использования информационных технологий в анализе их деятельности.

В рамках анализа бизнес-процессов по управлению интернет-магазинами, проведённых с использованием методологии IDEF0, был определен перечень задач, подлежащих автоматизации, к которым относятся:

- учет номенклатуры реализуемых товаров;

- учет продаж;

- учет наличия товаров на складе и заявок на их поставку;

- формирование отчетных документов в рамках технологии управления продажами в Интернет-магазине.

В рамках исследования бизнес-процессов проведена постановка задач автоматизации документооборота, определен перечень недостатков существующей технологии обработки информации.

В ходе работы была поставлена задача рассмотрения возможности снижения затрат на приобретение программного обеспечения через собственную разработку с учетом специфики работы предприятия были выделены информационные объекты, определены их свойства, создана логическая структура базы данных, на её основании – физическая модель в формате MS Access.

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. Интернет-магазин отделочных материалов. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://otdk.ru
2. Черкашин, П.С. Стратегия управления взаимоотношениями с клиентами (CRM)/ П.С.Черкашин Бином. Лаборатория знаний, Интернет-университет информационных технологий - Москва, 2014. - 376 c.
3. Балдин, К.В Информационные системы в экономике: Учебник / К.В Балдин, В.Б. Уткин. - М.: Дашков и К, 2015. - 395 c.
4. Бодров, О.А. Предметно-ориентированные экономические информационные системы: Учебник для вузов / О.А. Бодров. - М.: ГЛТ, 2013. - 244 c.
5. Васильков, А.В. Информационные системы и их безопасность: Учебное пособие / А.В. Васильков, А.А. Васильков, И.А. Васильков. - М.: Форум, 2013. - 528 c.
6. Вдовин, В.М. Предметно-ориентированные экономические информационные системы: Учебное пособие / В.М. Вдовин. - М.: Дашков и К, 2013. - 388 c.
7. Гвоздева, В.А. Информатика, автоматизированные информационные технологии и системы: Учебник / В.А. Гвоздева. - М.: ИД ФОРУМ, НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 544 c.
8. Горбенко, А.О. Информационные системы в экономике / А.О. Горбенко. - М.: БИНОМ. ЛЗ, 2012. - 292 c.
9. Горбенко, А.О. Информационные системы в экономике / А.О. Горбенко. - М.: Бином, 2013. - 292 c.
10. Горбенко, А.О. Информационные системы в экономике: Учебное пособие / А.О. Горбенко. - М.: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2014. - 292 c.
11. Данелян, Т.Я. Экономические информационные системы (ЭИС) предприятий и организаций: Монография. / Т.Я. Данелян. - М.: ЮНИТИ, 2015. - 284 c.