Разработка конфигурации «Планирование закупок и размещение заказов поставщикам» в среде 1С: Предприятие 8.3

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Деятельность коммерческих предприятий должна быть ориентирована на достижение целей, связанных с удовлетворением потребностей в товарах, работах, услугах и извлечением прибыли. В современных условиях особую значимость приобретают вопросы рационального управления экономическим потенциалом предприятия и эффективного его использования.

Использование современных информационных техноло­гий в сфере управления обеспечивает повышение качества эко­номической информации, ее точности, объективности, опера­тивности и, как следствие этого, возможности принятия своевременных управленческих решений.

Один из способов автоматизации, это внедрение информационных систем в деятельность организации. Это позволяет автоматизировать либо часть действий производства, либо всё производство целиком. Всё зависит от масштабов системы и масштабов предприятия.

Объектом исследования данной дипломной работы является отдел снабжения организации.

Предметом исследования в работе являются организация планирования закупок и размещение заказов.

Цель курсовой работы – разработка информационной системы «Планирование закупок и размещение заказов». Данная информационная система должна быть информативным, удобным и гибким в администрировании.

Из поставленной цели вытекают задачи:

• рассмотреть задачи и объекты автоматизации;
• провести обоснование проектных решений;
• рассмотреть и описать нормативно-справочную, входную и результатную информацию;
• разработать проект автоматизации;
• разработать программный интерфейс информационной системы и выполнить физическую реализацию ИС.

Глава 1. Аналитическая часть

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Отдел снабжения в компании является одним из ключевых звеньев, так как эффективность работы этого отдела напрямую влияет на финансовое состояние компании и на ее положение на рынке.

Внедрение информационной системы в деятельность отдела снабжения является немаловажным фактором, позволяющим добиться высоких результатов деятельности организации.

Она может предоставить компании следующие конкурентные преимущества:

• высокую скорость реакции на обращения клиентов;
• повышение качества оказываемых услуг;
• повышение лояльности существующих клиентов за счет возможности отслеживания всей истории взаимоотношений с клиентами, исключения потери заявок клиентов и предоставления корректной документации. Повышение лояльности клиентов влечет за собой увеличение количества повторных продаж и стоимости заказа [1].

Основными недостатками в обработке информации отделе снабжения являются:

• работа с бумажными бланками первичных учетных документов, на основании которых формируется итоговый финансовый отчет, невозможность формирования их менеджером по закупкам оперативно в электронном виде на рабочем месте, что существенно бы позволило сэкономить время, и избавить от ошибок, которые бывают при ручном заполнении и приводят к повторному заполнению бланка, так как исправления в бухгалтерских документах не допустимы;
• низкая оперативность обмена документами менеджерами по работе с клиентами;
• дублирование работ по обработке товарных отчетов, фактур [4].

Моделирование бизнес-процессов позволяет описать все выполняемые функции в рассматриваемой области такие как обработка информации, в информационной системе, проведение анализа количественных показателей объемов сбыта продукции.

Для входных данных были выбраны: заказы на товары, информация о клиенте, поступление товаров, информация о товарах.

Выходной информацией являются: оформление закупки товаров, формирование заявки на приобретение товаров, формирование плана закупок, отчет по продажам, отчет по выполнению плана продаж и закупок.

Механизмами обработки функционального блока являются сотрудники отдела по работе с клиентами, менеджеры по закупкам, начальник отдела снабжения.

Модель IDEF0 представлена на рисунке 1.

Рисунок 1. Модель IDEF0 деятельности по планированию закупки и размещению заказов

Для уточнения границ рассматриваемой задачи производится декомпозиция модели IDEF0. В декомпозиции производится рассмотрение всех функций и этапов обработки данных для формирования плана закупок и размещения заказов.

Можно выделить основные задачи при формировании плана закупок:

1. Обработка заказов клиентов.
2. Проверка наличия товара на складе (может ли быть заказ выполнен в настоящее время или необходимо производить закупку товара для его обеспечения)
3. Оформление продажи менеджерами по работе с клиентами.
4. Оформление заказа товара.
5. Формирование плана продаж и закупок (их исполнение на текущий момент).

Все задачи тесно переплетены между собой. Учёт товаров связан с учётом денежных средств (учёт продаж и закупок), а учёт работы сотрудников связан с продажами. Дальнейшая декомпозиция показывает, что с помощью разрабатываемой системы все сотрудники отделов работают в единой информационной среде и выполняют операции с помощью одной программы.

Информационная система менеджера управления закупками может использовать данные из системы бухгалтерского учета 1С Бухгалтерия, а также в перспективе должна иметь связь с информационной базой системы 1С.

Снабжение запасами. Основная задача снабжения запасами состоит в обеспечении склада товаром в соответствии с возможностями его хранения на данный период при полном удовлетворении заказов потребителей. Поэтому определение потребности в закупке запасов должно согласовываться со службой продаж и имеющейся мощностью склада [20].

Контроль за выполнением заказов и обеспечение обслуживания клиентов.

На обеспечение координации деятельности службы продаж в первую очередь направлены операции контроля за выполнением заказов и оказание услуг клиентам, от выполнения которых зависит уровень обслуживания. Выделяют три основные категории элементов обслуживания: допродажное, во время продажи и послепродажное [19].

Декомпозиция модели IDEF0 представлена на рисунке 2.

Рисунок 2. Декомпозиция модели IDEF0

С помощью информационной системы планирования закупок и размещения заказов необходимо добиться упрощения операций по выполнению закупок на основании оформленных заказов клиентов, составлению планов на продажи и закупки товаров. Хранить информацию о заказах и изучение потребительских предпочтений клиентов.

Разрабатываемая система должна хранить и обрабатывать данные о продажах и закупках, выдавать результатную информацию в виде оформленного плана продаж и закупок на день и на месяц. Формировать по заказам дилеров план закупок. Все задачи должны выполняться по требованию пользователя [6].

В связи с этим, возникла необходимость в разработке и внедрении программного обеспечения информационной системы «Планирование закупок и размещения заказов» для сотрудников отдела снабжения.

Основными целями проектирования информационной системы являются:

• создание единой базы данных;
• автоматизированная обработка и выдача отчетной информации;
• выработка системы хранения, использования и предоставления информации по запросу.

Информационная система «Планирование закупок и размещения заказов» должно позволять:

• управлять данными: вводить, просматривать, изменять и архивировать;
• формировать отчеты по стандартным формам и по запросам;
• импортировать заявки из документов формата Excel в БД;
• экспортировать заявки из БД в документы формата Excel;
• защищать данные: разграничивать права доступа к данным, обеспечивать целостность БД, резервировать БД;

Программное обеспечение предназначено для хранения и обработки данных о товарах, клиентах, услугах, которые также представляются организацией. Обработанные данные могут использоваться сотрудниками, оформляющими заказы [25].

Проектируемое программное обеспечение «Планирование закупок и размещения заказов» должно позволять:

• провести учет выполняемых заказов;
• провести учет выполняемых продаж;
• производить оформление закупок товаров на основании заказов;
• выполнять составление планов по продажам и закупкам;
• отслеживать динамику изменения сбыта, на основе которой будут планироваться продажи;
• хранить данные по клиентам и их заказам;
• вести базу данных, содержащую информацию о продуктах, поставщиках;
• формировать отчеты по продажам, заказам, планах продаж и заказов и их исполнения.

Система должна обеспечивать возможность выполнения следующих функций:

• инициализацию системы (ввод списков товаров, клиентов, перечней услуг и т. п.);
• ввод и коррекцию текущей информации о продажах и заказах;
• хранение информации о продажах и заказах в течении времени, обращение к уже имеющимся продажам и заказам;
• получение сведений о текущем состоянии заказов, продаж, наличии товаров на складе, предоставлении услуг.

Обработка исходных данных в виде обработки данных и внесение их в программу:

• номенклатура товаров и выполняемых услуг;
• стоимость товаров и услуг;
• данные клиентов.
• текущие сведения о наличии товаров.

Предоставление результатной информации в виде форм и отчетов:

• оформление заказов;
• оформление продажи;
• оформление закупки
• отчет по продажам;
• отчет по закупкам;
• выполняемые заказы в данный момент;
• имеющиеся товары в данный момент;
• выполненные продажи [17].

1.2. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

При оформлении заказов, выполнении продажах и формировании закупки товаров приходится много времени тратить на составление документов, затем, происходит подготовка основной, конечной структуры заказа и отчета о продажах и закупках. Планирование продаж и закупок осуществляется на основании обработки данных о продажах и заказах. При использовании программы, выбор товаров, составление документов займут гораздо меньше времени, так как работа будет сводиться к выбору и передвижению уже имеющихся документов и товаров и выбор их [8].

Рассмотрим пример, подтверждающий экономическую выгоду использования ИС «Планирование закупок и размещения заказов» и правильность использования вычислительных систем. В таблице 1 приведены показатели объёма информационных потоков.

Таблица 1

Характеристики объёма информационных потоков

Наименование документа	Частота возникновения, раз/год	Трудовые затраты на обработку одного документа, чел.-час/док.	Трудовые затраты на обработку документа в год, чел.-час/год
План продаж	12	6	72
План закупок	12	6	72
Отчет по продажам за день	300	1	300
Заказ товаров	48	2	96
Отчет за квартал	4	24	96
Итог		17	636

В среднем оплата труда менеджера по закупкам составляет 100 руб./ч., следовательно, стоимость составление отчета по продажам за день составит 100 руб./ч. * 300 ч. = 30000 руб.

При использовании ИС «Планирование закупок и размещения заказов», время, потраченное на формирование отчета, составит 0,3 часа. В год, данная операция будет занимать 90 ч., следовательно, стоимость в год составит:

100 руб./ч. * 90 ч. = 9000 руб.

Экономическая выгода только по формированию отчетов по продажам за день составит: 30000 руб. – 9000 руб. = 21000 руб. Использование информационной системы «Планирование закупок и размещения заказов» при оформлении документов дает положительный экономический эффект по оплате труда и увеличивает производительность труда, что может привести к большей эффективности сотрудников и минимизации издержек при трудоустройстве дополнительного персонала [13].

Автоматизация учёта закупок должно привести к изменению следующих показателей:

1. Уменьшению времени обработки информации полученной в результате процесса оборота товара.
2. Уменьшение трудозатрат.
3. Уменьшение количества персонала, участвующего в этом процессе.
4. Увеличение прибыли от процесса товарооборота [2].

Схемы документооборота плана продаж представлена на рисунке 3. Схема документооборота заказа товаров клиентом представлена на рисунке 4.

Рисунок 3. Схема документооборота плана закупок

Рисунок 4. Схема документооборота заказа клиента на товары

1.3. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационное обеспечение состоит из внутримашинного, которое включает массивы данных (входные, промежуточные, выходные), программы для решения задач, и внемашинного, которое включает системы классификации и кодирования оперативных документов, нормативно-справочной информации (НСИ) [2, 9].

Входные документы для решаемой задачи желательно получать через локальную вычислительную сеть, поэтому они должны быть представлены в файлах заранее согласованной структуры. Для упрощения использования таких файлов, они должны иметь табличную форму (что несложно осуществить, т.к. эти документы являются результатными в других задачах и выводятся программными средствами) [5].

При построении структуры экранных форм для ввода данных первичных документов с оперативной информацией целесообразно использовать комбинированную форму, максимально приближенную к той, которая была использована для построения самого документа. Расположение полей должно быть в последовательности, соответствующей логической структуре документа и файлов с оперативной информацией, сокращающей трудоемкость операции загрузки информации в информационную базу.

При построении экранных форм для документов с постоянной информацией следует иметь в виду, что эти макеты используются для ввода и актуализации записей информационной базы, поэтому для их проектирования целесообразно применить анкетную форму расположения реквизитов, удобную для выполнения этих операций [5, 8, 9, 10, 22].

В работе используются как общегосударственные классификаторы, так и локальные, применительно к организации.

В ИС будут использоваться формы документов, выполненные оригинальным проектированием непосредственно для работы специалистов.

Оригинальное проектирование заключается в разработке формы документа по требованиям специалистов, с набором и последовательностью реквизитов, указанных заказчиком.

Особенности технологии обработки данных связаны с такими факторами, как: функционирование в режиме диалога с пользователем, наличие накопителей информации, исключение бумажных технологий для обработки информации.

В работе будет использоваться диалоговый режим при работе с программой, т.е. по мере выполнения команд и запуску определенных форм программа будет ожидать от пользователя определенных действий. По мере их выполнения будет происходить обработка информации, запись в БД, преобразование, вывод на печать, фильтрация и поиск.

Результат обработки будет представляться в виде отчетов, либо измененных наборов данных для отображения на экране. Например, поиск документов по реквизитам, при вводе определенного параметра пользователем система произведет отбор записей, которые отвечают данному условию, и предоставит список.

Благодаря диалоговому режиму отсутствует четко установленная заранее последовательность операций по обработке данных [4, 5, 8].

Существует несколько способов регистрации первичной информации:

• документальный;
• документальный, с регистрацией на машинном носителе;
• автоматический.

В проектируемой ИС будет использоваться как первый, так и второй способы регистрации информации. Ввод, обработка и выдача информации производятся в диалоговом режиме [5].

Для каждого из входных документов будут создаваться экранные формы ввода первичной информации. При этом необходимо обеспечить соответствие макета экранной формы форме входного документа. Не обязательно, чтобы внешний вид этих форм совпадал, но все вводимые элементы данных должны располагаться в том же относительном порядке и иметь такой же формат, что и в исходном документе.

Результатная информация должна отображаться на экранных формах в соответствии с формой выходного документа, отчетах по документу или журналу документов.

Для удобного доступа к данным результатных форм предполагается разработка журналов документов, списка документов, отсортированного по различным признакам. Проектируемые журналы:

1. Общий журнал.
2. Журнал заказов.
3. Журнал закупок.
4. Журнал продаж.

Условно-постоянная информация будет храниться в справочниках. В системе потребуются следующие справочники:

• справочник «Организации»;
• справочник «Марка товара»;
• справочник «Товар»;
• справочник «Единицы измерения»;
• справочник «Населенные пункты»;
• справочник «Сотрудники»;
• справочник «Клиенты»;
• справочник «Тип товара».

Формы для ввода справочников должны позволять просматривать, добавлять, редактировать, удалять записи. При проектировании макетов форм ввода справочников применим анкетную форму расположения реквизитов, удобную для ввода и актуализации справочников [10].

Для ввода и получения информации понадобятся следующие формы:

1. Заказ товаров;
2. Продажа товаров;
3. Закупка товаров;
4. План закупок;
5. План продаж;
6. Реализация.

Для всех документов должны печататься отчетные формы.

Модель базы данных 1С:Предприятия 8.3 имеет ряд особенностей, отличающих ее от классических моделей систем управления базами данных (например, основанных на реляционных таблицах), с которыми имеют дело разработчики в универсальных системах [14].

Основное отличие заключается в том, что разработчик 1С:Предприятия не обращается к базе данных напрямую. Непосредственно он работает с платформой 1С:Предприятия. При этом он может:

• описывать структуры данных в конфигураторе,
• манипулировать данными с помощью объектов встроенного языка,
• составлять запросы к данным, используя язык запросов.

В «1С:Предприятии 8.3» реализован современный дизайн интерфейса и повышена комфортность работы пользователей при работе с системой в течение длительного времени [19].

Поскольку одним из важных компонентов программного обеспечения является БД, то необходимо выбрать подходящую СУБД, которая бы позволила реализовать хранение данных и доступ к ним. В таблице 2 приведена сравнительная таблица трех распространенных систем управления базами данных, конкурирующих на рынке программного обеспечения по основным показателям.

Таблица 2

Сравнение СУБД

Показатели	Microsoft SQL Server 2008	Microsoft Access 2007	PostgreSQL 8.4
Поддерживаемые операционные системы	Windows Desktop/Server	Windows Desktop/Server	Windows1 Desktop/S22erver, Linux, Unix, 2Mac
Условии лицензирования	Коммерческий продукт с закрытым исходным кодом.	Коммерческая лицензия	Лицензия BSD Open Source.
Наличие предустановленных драйверов в ОС семейства Windows	Да	Да	Нет
Наличие драйверов ODBC, JDBC, ADO.NET	Да	Да	Да
Аутентификация	Средствами БД и ActiveDirectory	Средствами БД	Много разных методов, включающих предыдущие
Разграничение доступа к столбцам	Да	Да	Да
Производительность планировщика запросов для сложных запросов	Средняя (умеет параллельные запросы «из коробки»)	Очень хорошая	Плохая

Таким образом, для реализации наиболее приемлема СУБД MS SQL Server по ряду причин:

• подходит для реализации архитектуры клиент-сервер, в данной архитектуре будет функционировать программное обеспечение.
• лицензия на данное СУБД уде приобретена организацией;
• простота построения запросов и реализации их в ПО.
• высокая производительность при работе с БД [5].

В Microsoft SQL Server для обработки данных базовых таблиц используется мощный язык SQL (структурированный язык запросов). Используя SQL можно выделить из одной или нескольких таблиц необходимую для решения конкретной задачи информацию. SQL Server значительно упрощает задачу обработки данных. Совсем не обязательно знать язык SQL. При любой обработке данных из нескольких таблиц SQL Sever использует однажды заданные связи между таблицами.

В данной работе используется реляционная модель, так как со структурной точки зрения реляционные модели являются более простыми и однородными, чем сетевые и иерархические модели. Реляционные модели являются наиболее распространенными и наиболее подходят для решения рассматриваемой задачи [6].

Выводы по главе.

В ходе выполнения 1 главы работы был произведен анализ предметной области по планированию закупок, размещению заказов и описанию взаимодействия смежных подразделений по работе с клиентами и отделом сбыта. Определены границы разрабатываемой системы и список входящей и результатной информации. Произведено обоснование по информационному обеспечению при разработке информационной системы на платформе 1С Предприятие 8.3. Дальнейшее описание производится непосредственно при разработке элементов системы и хранилищ информации.

Глава 2. Проектная часть

2.1. Характеристика разработанных справочников в среде 1С:Предприятие (справочники, константы, перечисления).

Платформа 1С:Предприятия 8.3 обеспечивает операции исполнения запросов, описания структур данных и манипулирования данными, транслируя их в соответствующие команды. Это могут быть команды системы управления базами данных, в случае клиент-серверного варианта работы, или команды собственного движка базы данных для файлового варианта. В системе обрабатывается большой объём информации: входной, нормативно-справочной [12].

В таблице 3 представлен перечень и описание нормативно-справочной информации, которая обрабатывается в информационной системе.

Таблица 3

Перечень нормативно-справочной информации

Название	Ответственный за ведение	Средний объём в записях	Средняя частота актуализации	Описание
Сотрудник	Начальник отдела снабжения	10	1 раз в год	ФИО менеджера
Тип товара	Менеджер по закупкам	20	2 раза в год	Тип товара
Марка товара	Менеджер по закупкам	100	6 раз в год	Марка товара
Единицы измерения	Менеджер по закупкам	10	1 раз в год	Единицы измерения
Адрес	Менеджер по закупкам	500	300 раз в год	Индекс, город, улица, номер дома
Организации	Менеджер по закупкам	500	100 раз в год	Название, адрес, телефон, ФИО представителя, ИНН
Товар	Менеджер по закупкам	1000	200 раз в год	Название товара, артикул, цена
Клиент	Менеджер по закупкам	500	200 раз в год	ФИО клиента, адрес

Выполняется создание таблиц в технологической платформе 1С Предприятие 8.3. Доступ к СУБД осуществляется через встроенные механизмы технологической платформы.

Структура справочников представлена в таблицах 4 – 11.

Таблица 4

Структура справочника «Марка товара»

Наименование поля	Идентификатор	Тип	Размер	Ключ
Код марки	Код марки	Числовой	5	Первичный ключ
Название	Марка	Строка	30

Макет экранной формы представлен на рисунке 5.

Рисунок 5. Макет формы справочника «Марка товара»

Таблица 5

Структура справочника «Товар»

Наименование поля	Идентификатор	Тип	Размер	Ключ
Код товара	Код_товара	Числовой	10	Первичный ключ
Наименование товара	Наименование	Строка	30
Артикул	ТИП	Числовой	5
Цена	Цена	Числовой	10
Код марки	Код марки	Числовой	3
Код типа	Код_типа	Числовой	3
Код единицы	Код_ед	Числовой	3

Макет экранной формы представлен на рисунке 6.

Рисунок 6. Макет формы справочника «Товар»

Таблица 6

Структура справочника «Тип товара»

Наименование поля	Идентификатор	Тип	Размер	Ключ
Код типа	Код_типа	Числовой	5	Первичный ключ
Тип товара	ТИП	Строка	30

Макет экранной формы представлен на рисунке 7.

Рисунок 7. Макет формы справочника «Тип товара»

Таблица 7

Структура справочника «Единицы измерения»

Наименование поля	Идентификатор	Тип	Размер	Ключ
Код единицы измерения	Код_единицы	Числовой	3	Первичный ключ
Наименование	Наименование	Строка	20

Таблица 8

Структура справочника «Адрес»

Наименование поля	Идентификатор	Тип	Размер	Ключ
Код адреса	Код_адреса	Число	5	Первичный ключ
Номер дома	Номер_дома	Число	3
Улица	Улица	Строка	40
Индекс	Индекс	Число	6
Город	Город	Строка	40

Таблица 9

Структура справочника «Сотрудник»

Наименование поля	Идентификатор	Тип	Размер	Ключ
Табельный номер	Табельный_номер	Число	3	Первичный ключ
ФИО	ФИО	Строка	40

Макет экранной формы представлен на рисунке 8.

Рисунок 8. Макет формы справочника «Сотрудник»

Таблица 10

Структура справочника «Организации»

Наименование поля	Идентификатор	Тип	Размер	Ключ
Код организации	Код_клиента	Число	12	Первичный ключ
ФИО представителя	ФИО	Строка	30
Телефон	Телефон	Число	15
Название организации	Название	Строка	100
Код адреса	Код_адреса	Число	5	FK
ИНН организации	ИНН	Число	10
Номер счета	Номер_сч	Число	12
Дата регистрации	Дата_регистрации	Дата	10

Макет экранной формы представлен на рисунке 9.

Рисунок 9. Макет формы справочника «Организации»

Таблица 11

Структура таблицы «Клиент»

Наименование поля	Идентификатор	Тип	Размер	Ключ
Код клиента	Код_клиента	Числовой	10	Первичный ключ
Клиент	Клиент	Строка	30

Макет экранной формы представлен на рисунке 10.

Рисунок 10. Макет формы справочника «Клиент»

2.2. Характеристика разработанных экранных форм документов в среде 1С:Предприятие

2.2.1. Описание документов, необходимых для получения исходной информации (разработка документов и регистров)

В таблице 12 представлен список входной информации, источник возникновения и описание.

На основании входной информации производятся все расчеты и формируются все результатные документы, которые представлены в информационной системе.

Таблица 12

Перечень входной информации

Название	Источник	Описание
Продажи	Менеджер по продажам	Содержит название товара, артикул, количестве, дата продажи, организация купившая, тип товара, марка товара.
Заказ товара	Менеджер по продажам	Содержит название организации, адрес, ФИО контактного лица, ИНН, дата регистрации, телефон, дата заказа, товар, артикул, количество, цена.
Закупки	Менеджер по закупкам	Содержит товар, артикул, количество, цена

Структура таблиц с оперативными данными представлены в таблицах 13 – 11.

Таблица 13

Структура таблицы «Закупка»

Наименование поля	Идентификатор	Тип	Размер	Ключ
Код закупки	Код_закупки	Числовой	5	Первичный ключ
Код организации	Код_организации	Числовой	5
Код адреса	Код_адреса	Числовой	5
Код товара	Код_товара	Числовой	5
Код марки	Код_марки	Числовой	5
Код единицы измерения	Код_ед	Числовой	5
Код типа товара	Код_типа	Числовой	5
Количество	Количество	Числовой	5
Таб_номер	Таб_номер	Числовой	5
Дата закупки	Дата_зак	Дата	10

Макет экранной формы представлен на рисунке 11.

Рисунок 11. Макет формы документа «Закупка»

Таблица 14

Структура таблицы «Заказ»

Наименование поля	Идентификатор	Тип	Размер	Ключ
Код заказа	Код_Заказа	Числовой	5	Первичный ключ
Код товара	Код_товара	Числовой	5
Код клиента	Код_клиента	Числовой	5
Код марки	Код_марки	Числовой	5
Код единицы измерения	Код_ед	Числовой	5
Код типа товара	Код_типа	Числовой	5
Табельный номер	Таб_номер	Числовой	5
Количество	Количество	Числовой	5

Макет экранной формы представлен на рисунке 12.

Рисунок 12. Макет формы документа «Заказ»

Таблица 15

Структура таблицы «Продажа»

Наименование поля	Идентификатор	Тип	Размер	Ключ
Код продажи	Код_продажи	Числовой	5	Первичный ключ
Код организации	Код_организации	Числовой	5
Код адреса	Код_адреса	Числовой	5
Код товара	Код_товара	Числовой	5
Код марки	Код_марки	Числовой	5
Код единицы измерения	Код_ед	Числовой	5
Код типа товара	Код_типа	Числовой	5
Количество	Количество	Числовой	5
Таб_номер	Таб_номер	Числовой	5
Дата продажи	Дата_продажи	Дата	10

Макет экранной формы представлен на рисунке 13.

Рисунок 13. Макет формы документа «Продажа»

2.2.2 Описание разработанных форм отчетов, необходимых для отражения результатов решения задачи

Результатная информация работы представляется на рассмотрения начальнику коммерческого отдела, затем коммерческому директору, в бухгалтерию для проверки и выполнения операций с финансами.

В таблице 16 представлен перечень результатной информации, адресат, описание и на чём основана данная информация.

Таблица 16

Перечень результатной информации

Название	Адресат	Описание	Основан
Отчет по продажам	Начальник коммерческого отдела, коммерческий директор	Дата продажи, товар, цена, количество, организация, номер заказа, менеджер, сумма	Продажа, Заказ
План продаж	Начальник коммерческого отдела, коммерческий директор	Дата плана, товар, количество, цена, сумма	Продажа, Заказ
План закупок	Начальник коммерческого отдела, коммерческий директор	Дата закупки, товар, количество, цена, сумма	Продажа, Заказ, план продаж
Выполнение плана закупок	Менеджер по продажам	Товар, поступило, продано, остаток на складе, на сумму	Продажа, Закупка

Для дальнейшего хранения предназначены только результатные документы «План продаж» и «План закупок», остальные результатные документы хранятся в оперативных таблицах и строятся на основании выборок и вычислений.

Таблица 17

Структура таблицы «План продаж»

Наименование поля	Идентификатор	Тип	Размер	Ключ
Код плана продаж	Код_плана	Числовой	5	Первичный ключ
Код товара	Код_товара	Числовой	5
Код марки товара	Код_марки	Числовой	5
Код единицы измерения	Код_ед	Числовой	5
Код типа товара	Код_типа	Числовой	5
Дата	Дата	Дата	10
Количество	Количество	Числовой	5

Таблица 18

Структура таблицы «План закупок»

Наименование поля	Идентификатор	Тип	Размер	Ключ
Код плана закупок	Код_плана_	Числовой	5	Первичный ключ
Код товара	Код_товара	Числовой	5
Код марки товара	Код_марки	Числовой	5
Код единицы измерения	Код_ед	Числовой	5
Код типа товара	Код_типа	Числовой	5
Дата	Дата	Дата	10
Количество	Количество	Числовой	5

Макет экранной формы представлен на рисунке 14.

Рисунок 14. Макет формы справочника «План закупок»

2.3. Описание реализации периодических расчетов в среде 1С:Предприятие

Данные обрабатываются в конфигурации отдельно в специализированных модулях, каждый модель работает с определенным хранилищем данных. Обработанные данные записываются и сохраняются в таблицы конфигурации и представления полученные на основе выборок и представлений.

Автоматизированы процессы создания документации и учет информации о продажах, заказах клиентов, а также необходимая отчетность для руководства [15].

Система обеспечивает возможность выполнения следующих функций:

• инициализацию системы (ввод списков товаров, клиентов, перечней услуг и т. п.);
• ввод и коррекцию текущей информации о продажах и заказах;
• хранение информации о продажах и заказах в течении времени, обращение к уже имеющимся продажам и заказам;
• получение сведений о текущем состоянии заказов, продаж, наличии товаров на складе, предоставлении услуг.

Обработка ошибочных ситуаций

• при редактировании документов сделана проверка на работу со связанными документами;
• при попытке удаления данных в справочниках выполняется проверка из использования в других документах;
• если у контрагента не заполнены основные поля, то невозможно напечатать выполнить создание документа;
• если в табличной части с товарами не заполнены поля с количеством и ценой, то нельзя будет провести документ. Выдается соответствующее сообщение;
• если заказ покупателя не проведен, то нельзя оформить закупку поставщику;
• запрещено вручную подбирать товар в закупку поставщику без заказа.

Разработанные регистры для хранения промежуточных данных по документам представлены на рисунках 15 и 16.

Рисунок 15. Регистр накопления продаж

Рисунок 16. Регистр накопления заказов

2.4. Описание созданной / откорректированной карты маршрута бизнес процесса в среде 1С:Предприятие

Бизнес-процесс при оформлении продажи:

1. Дата указывается автоматически, номер закупки также автоматически назначается системой;
2. Указывается менеджер по закупкам, который оформил закупку;
3. Проверка есть ли клиент в базе, указывается клиент, если его данные уже есть в системе, переходим к пункту 5;
4. Если данных клиента в системе нет, то данные заносятся в систему;
5. Затем, формируется список проданных покупателю товаров на основании заказа, указываем наименование товара и его количество;
6. Если ещё есть товары, которые надо добавить в список, переходим к пункту 5;
7. Автоматически формируется количество товаров и цена.

Бизнес-процесс оформления закупки приведен на рисунке 17.

Рисунок 17. Бизнес-процесс формирования закупки

2.5 Описание разработанных подсистем в среде 1С:Предприятие

В проектируемом программном обеспечении предполагается разработать 22 программных модулей, которые будут представлены в виде форм. С помощью, которых заполняется информация в БД, а так же производятся расчеты.

Таблица 19

Таблица описания модулей программного обеспечения «Автоматизация продаж»

Название модуля	Описание
Главная форма	Главный модуль.
Организации	Форма справочника организаций
Адреса	Форма справочника адресов
Улицы	Форма справочника улиц
Марка товаров	Форма справочника марка товаров
Тип товаров	Форма справочника тип товаров
Товар	Форма справочника товары
Города	Форма справочника города
Журналы	Форма запуска журналов
Журнал продаж	Форма журнала продаж
Журнал закупок	Форма журнала закупок
Оформление закупки	Форма закупок организации
Подведение итогов по закупкам	Форма итогов по закупке
Подведение итогов продаж	Форма итогов продаж
Графики по продажам и закупкам	Форма запуска графиков
Оформление продажи	Форма продаж
Оформление закупки	Форма закупок
Оформление заказа	Форма заказ
Оформление отчетов по продажам и заказам	Форма запуска отчетов
Оформление плана продаж	Форма план продаж
Оформление плана закупок	Форма план закупок

Все программные модули связаны между собой и связаны с главным модулей проекта. Проектируемое приложение будет включать в себя модули, которые позволяют реализовать функции системы.

Так как, планируется автоматизировать процесс печати различных документов и отчетов:

• итоги по продажам;
• итоги по закупкам;
• итоги закупок по организации;
• отчет по товарам;

Для каждого функционального модуля определены связи с другими модулями, поскольку используется один модуль данных. В связи с этим в алгоритмах расчета продаж, закупок можно использовать информацию из любых таблиц БД [17].

Основная или постоянная информация заносится в справочники, каждый из которых представлен отдельной формой для удобства доступа к необходимой информации [7, 17, 22].

Основным объектом конфигуратора является конфигурация системы, представляющая собой совокупность конкретных объектов, составляющих реальное приложение, а также набор процедур и функций, с помощью которых манипулируют данными. Она определяет работу реального приложения и создается в интегрированной среде системы «1С: Предприятие 8.2». Структура конфигурации представляет собой совокупность трех взаимосвязанных составных частей:

1. Структуры метаданных;
2. Пользовательских интерфейсов;
3. Набора прав.

Структурой метаданных называется совокупность взаимосвязанных объектов метаданных, настроенных на хранение и обработку информации о хозяйственной деятельности конкретной организации. Объект метаданных представляет формальное описание группы понятий предметной области со сходными характеристиками и одинаковым предназначением.

В системе «1С: Предприятие» существуют несколько видов программных модулей. Они различаются по месту размещения и доступному контексту.

Для работы с пользователями существует справочник пользователей, рисунок 18.

Рисунок 18. Справочник пользователей

Программные модули информационной системы, располагаемые в форме конфигурации представлены на рисунок 19.

Рисунок 19. Конфигурация программного обеспечения

2.6 Описание разработанного интерфейса пользователя в среде 1С:Предприятие (разработка управляемого интерфейса)

Будут автоматизированы процессы создания документации в виде заказов, закупки товаров, а также необходимая отчетность для руководства, а именно:

• оформления плана закупок, его исполнение;
• закупка товаров;
• заказ товаров;
• продажа товаров;
• план продаж;
• формирование отчетов;
• учет контрагентов и товаров.

Главный модуль позволяет получить данные из базы: таблицы и виды; просмотреть данные; осуществить поиск по данным, выбрать запись данных для редактирования.

Порядок диалогов заложен теми функциями, которые выполняют менеджеры и специалисты отдела снабжения [14].

Для наглядного представления функций, выполняемых программным обеспечением, целесообразно представить их в виде схемы на рисунок 20.

Рисунок 20. Схема функций управления программным обеспечением

На схеме выделены основные и служебные функции, с помощью которых выполняются все операции с данными. Данный подход позволяет пользователю выполнять действия, с которыми он работает большое количество раз в день.

На основании схемы функций, которая заложена в будущее программное обеспечение сразу можно спроектировать сценарии диалога. Именно в той последовательности как было описано в предметной области, когда были проанализированы бизнес-процессы. Порядок диалогов заложен теми функциями, которые выполняют менеджеры и специалисты отдела снабжения. Сценарий диалога представлен на рисунке 21.

Рисунок 21. Сценарий диалога ИС

На уровне конфигуратора выделены отдельные подсистемы «Рабочий стол», Журналы, Закупки, Продажи, Отчеты руководителя.

В подсистеме «Рабочий стол» содержатся объекты «Товары» и «Контрагенты», а также «Общий журнал».

В подсистеме «Журналы» содержатся объекты группировки данных по признаку документа. В данной рабочей области можно просмотаривать все документы по типам и времени создания.

Модули:

- заказы;

- продажи

- закупки

- план продаж

Подписки на событие:

Таблицы:

Справочники:

• Товар.
• Менеджер.
• Марка товара.
• Тип товара.
• Организация.
• Адрес.
• Единицы измерения.

Таблицы:

• Продажа.
• Закупки.
• План продаж.
• План закупок.
• Заказ.
• Состав заказа.

Отчеты:

• итоги по продажам;
• итоги по закупкам;
• итоги закупок по организации;
• отчет по товарам;

Программное обеспечение «Планирование закупок и размещение заказов» предназначено для хранения и обработки данных о клиентах товарах, услугах, которые также представляются данной организацией. Обработанные данные могут использоваться сотрудниками, оформляющими заказы.

Данные о товарах поступают менеджеру по работе с клиентами от отдела снабжения, на основании имеющихся данных менеджер по работе с клиентами формирует базу товаров и услуг. По обращениям клиентов менеджер по работе с клиентами формирует и актуализирует базу контрагентов, контрагенты дополняются из отдела по снабжения данными о поставщиках.

Для оформления заказа клиент заполняет специальную форму, в которой указывает товар, его количество и дату оказания услуги (если заказывает услугу) [24].

Для оформления заказа клиент подтверждает его и менеджер по работе с клиентами проверяет факт оплаты и проводит закупку товара, передавая оформленный заказ в отдел снабжения.

2.7. Контрольный пример реализации проекта в среде 1С:Предприятие и его описание

Главная форма ИС «планирование закупок и размещения заказов» представлена на рисунок 22. Форма имеет несколько подсистем, на которые имеются специальные вкладки, такие как «Журналы», «Закупки», «Продажи», Подсистема руководителя.

Рисунок 22. Главная форма ИС «Планирование закупок и размещения заказов»

Добавление продажи представлено на рисунке 23. После добавления продажи документ отображается в списке реализации, рисунок 24.

Рисунок 23. Форма добавления продажи

Рисунок 24. Список документов продаж

Данные о товарах хранятся в справочнике товары. Добавление элемента справочника товары представлено на рисунок 25.

Список элементов справочника разделен на категории, каждую категорию создает пользователь, в зависимости от используемой номенклатуры товаров.

Рисунок 25. Форма товара

Журнал продаж представлен на рисунке 26. Журнал группирует документы по признакам даты, номеру, типу документа. По журналу можно осуществлять поиск и работать с документами.

Рисунок 26. Форма «Журнал продаж»

Форма документа «Заказ» на товары представлена на рисунке 27. На основании заказа товара в дальнейшем формируется документ «Закупка». Т.е. что бы осуществить продаже в будущем необходимо закупить товар у поставщиков, отразить его на приход. Список заказов представлен на рисунке 28.

Рисунок 27. Форма «Заказ»

Рисунок 28. Форма подсистемы «Заказы»

Форма добавления закупки и просмотра списка закупок представлены на рисунке 29 и 30 соответственно.

Рисунок 29. Форма «Закупка»

Рисунок 30. Форма список закупок

На основании заказов и спроса на товары можно составить план закупок у поставщиков, рисунок 31.

Рисунок 31. Форма документа «План закупок»

Общий журнал документов, куда попадают все созданные документы в ИС представлен на рисунке 32.

Рисунок 32. Общий журнал

Форма отчетов по выполненным документам и операциям представлены на рисунке 33 и 34.

Рисунок 33. Отчет по продажам

Рисунок 34. Отчет по остаткам

Выводы по главе.

На основании изучения нормативно-справочной, входной и результатной информации предметной области было произведено проектирование и разработка справочников и форм документов в конфигурации 1С Предприятие 8.3.

Определена логика последовательности работы документов и бизнес-процессов, разработаны регистры хранения и накопления промежуточных данных. Созданные модули в виде отдельных форм объединены в единый программный каркас и связаны между собой с помощью визуальных средств разработки.

Произведена разработка пользовательского интерфейса информационной системы и введен контрольный пример позволяющий проверить работоспособность элементов системы.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе выполнения курсовой работы достигнута цель – выполнена разработка информационной системы «Планирование закупок и размещение заказов». Данная информационная система должна быть информативным, удобным и гибким в администрировании. Разработанная информационная система позволяет автоматизировать деятельность отдела снабжения организации по планированию закупок и размещению заказов, взаимодействовать с менеджерами по работе с клиентами, формировать отчетность по выполнении плана закупок и выполнению заказов.

Для достижения цели были выполнены следующие задачи:

• рассмотрена задача и объект автоматизации, определены рамки решения задачи;
• проведено обоснование проектных решений;
• рассмотрены и описаны нормативно-справочная, входная и результатная информация;
• разработан проект автоматизации;
• разработан программный интерфейс информационной системы и выполнена физическая реализация, описан контрольный пример тестирования системы при заполнении данных.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Балдин, К.В.  Информационные системы в экономике. Учебник / К.В. Балдин, В.Б. Уткин. – М.: Дашков и Ко, 2012. - 395 с.
2. Блинов, А.О. Реинжиниринг бизнес-процессов: учеб. пособие / А. О. Блинов, О.С. Рудакова – М.: Юнити-Дана, 2012 – 342 с.
3. Вдовин, В.М. Теория систем и системный анализ: Учебник / В.М. Вдовин, Л.Е. Суркова, В.А. Валентинов – изд. 3-е – М.: Дашков и К, 2013. – 640 с.
4. Вендров А. М. Практикум по проектированию программного обеспечения экономических информационных систем / А. М. Вендров. - М. : Финансы и статистика, 2012. - 334 с.
5. Вендров А. М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем / А. М. Вендров. - М. : Финансы и статистика, 2012. - 352 с.
6. Всяких, Е.И. Практика и проблематика моделирования бизнес-процессов. / Е.И. Всяких, Е.В. Сидоренко – ДМК Пресс, 2013 – 247 с.
7. Гвоздева, Т.В. Проектирование информационных систем: учебное пособие / Т.В. Гвоздева, Б.А. Баллод. – Ростов-н/Д: Феникс, 2014 – 508c.
8. Заботина Н.Н. Проектирование информационных систем.Учебное пособие для студентов высших учебных заведений, обучающихся по специальности 080801 "Прикладная информатика (по областям) и другим экономическим специальностям" / Н. Н. Заботина – Москва: ИНФРА-М, 2013 – 329с.
9. Ильин В.В. Моделирование бизнес-процессов. Практический опыт разработчика / В.В. Ильин. – М.: «Вильямс», 2012 – 176 с.
10. Илюшечкин, В.М. Основы использования и проектирования баз данных : учеб. пособие / В.М. Илюшечкин. - М.: Юрайт, 2014 - 213c.
11. Информационные системы и технологии в экономике и управление: Учебник для бакалавров /В.В. Трофимов. – М.: Юрайт, 2012 – 521 с.
12. Информационные системы и технологии управления: учебник / под ред. Г.А.Титоренко. - 3-е изд., перераб и доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2014. - 591c.
13. Исаев Г.Н. Информационные технологии: учебное пособие /Г.Н. Исаев. – Изд-во: Омега-Л, 2012 – 464 с.
14. Качала, В.В. Основы теории систем и системного анализа: учеб. пособие для вузов. / В.В. Качала. – М.: Горячая линия – Телеком, 2012. – 210 с.
15. Коваленко В.В. Проектирование информационных систем. Учебное пособие для студентов (бакалавров и специалистов) высших учебных заведений, обучающихся по направлению 230700 Прикладная информатика (профили: экономика, социально-культурная сфера) и специальности 080801 "Прикладная информатика (по областям применения)" / В. В. Коваленко - Москва : Форум , 2012 - 319 с.
16. Косиненко Н.С. Информационные системы и технологии в экономике. Учебное пособие / Н. С. Косиненко, И. Г. Фризен - Москва : Дашков и К° , 2012 - 303 с.
17. Перерва А.Д., Иванова В.А. Путь аналитика. Практическое руководство IT-специалиста. – СПб.: Питер, 2012. – 304 с.
18. Смирнов, Г.Н. Проектирование экономических информационных систем: учебник для вузов / А.А. Смирнов, А.А. Сорокин, Ю.Ф. Тельнов. - М.: Финансы и статистика, 2014 – 512c.
19. Советов Б.Я. Моделирование систем. Учебник для бакалавров: для студентов высших учебных заведений, обучающихся по направлениям "Информатика и вычислительная техника" и "Информационные системы" / Б.Я. Советов, С.А. Яковлев; Санкт-Петербургский гос. электротехнический ун-т. - 7-е изд. – Москва: Юрайт , 2012 – 342 с.
20. Стасышин В.М. Проектирование информационных систем и баз данных. Учебное пособие / В. М. Стасышин ; М-во образования и науки Российской Федерации, Новосибирский гос. технический ун-т, Фак. прикладной математики и информатики - Новосибирск : Изд-во НГТУ , 2012 – 97с.
21. Трофимов, В.В. Информационные системы и технологии в экономике и управлении. Учебник / В.В. Трофимов. – М.: Юрайт, 2011. - 521 с.
22. Уткин В.Б. Информационные системы в экономике: Учебник / В.Б. Уткин, К.В. Балдин. - Изд-во: Дашков и К, 2012 – 394 с.
23. Чекалов А.П. Базы данных: от проектирования до разработки приложений / А.П. Чекалов. – СПб.: БХВ-Петербург, 2012 – 384 с.
24. Чекмарев Ю.В. Автоматизация процессов обработки информации в статистике: учебное пособие / Ю.В. Чекмарев, И.А. Кашина, В.К. Кашин, Д.Ю. Нечаев. – Изд-во: ДМК Пресс, 2012 – 199 с.
25. Шуремов, Е.Л. Информационные технологии управления взаимоотношениями с клиентами / Е.Л.Шуремов. – М.: 1С-Паблишинг, 2011. - 98с.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1.

Исходный код программы

&НаСервере

Функция ПолучитьЦенуПриИзменении(Структура)

Возврат Структура.Цена;

КонецФункции

&НаСервере

Процедура РассчитатьПланСервер()

Запрос=Новый Запрос;

Запрос.Текст=

"ВЫБРАТЬ РАЗЛИЧНЫЕ

| ПродажаОбороты.Товар КАК Товар,

| ПродажаОбороты.КоличествоОборот КАК Количество

|ИЗ

| РегистрНакопления.Продажа.Обороты(&НачПериода, &КонПериода) КАК ПродажаОбороты";

Запрос.УстановитьПараметр("НачПериода",НачалоМесяца(Объект.Дата));

Запрос.УстановитьПараметр("КонПериода",КонецМесяца(Объект.Дата));

Результат = Запрос.Выполнить();

Если Результат.Пустой() Тогда

Возврат;

КонецЕсли;

ТаблицаПлана = Новый ТаблицаЗначений;

ТаблицаПлана.Колонки.Добавить("Товар");

ТаблицаПлана.Колонки.Добавить("Количество");

Выборка = Результат.Выбрать();

Пока Выборка.Следующий() Цикл

Если Выборка.Товар.КодТипа = Перечисления.ТипТовара.Продукция Тогда

Для Каждого Строка ИЗ Выборка.Товар.Спецификация Цикл

Запись=ТаблицаПлана.Добавить();

Запись.Товар = Строка.Материал;

Запись.Количество = Строка.Количество*Выборка.Количество;

КонецЦикла;

Иначе

Запись = ТаблицаПлана.Добавить();

Запись.Товар = Выборка.Товар;

Запись.Количество = Выборка.Количество;

КонецЕсли;

КонецЦикла;

ТаблицаПлана.Свернуть("Товар","Количество");

Для Каждого Строка Из ТаблицаПлана Цикл

Значение=Объект.Товары.Добавить();

Значение.Товар = Строка.Товар;

Значение.Цена = Строка.Товар.Цена;

Значение.Количество = Окр(Строка.Количество*Объект.КоэффициентСезонности);

Значение.Сумма = Значение.Цена*Значение.Количество;

Значение.Расчетный = Истина;

КонецЦикла;

КонецПроцедуры

&НаКлиенте

Процедура Таблица1ПриИзменении(Элемент)

СтрокаТовары = Элементы.Товары.ТекущиеДанные;

Если НЕ СтрокаТовары = Неопределено Тогда

СтрокаТовары.Цена = ПолучитьЦенуПриИзменении(СтрокаТовары.Товар);

СтрокаТовары.Сумма = СтрокаТовары.Цена*СтрокаТовары.Количество;

КонецЕсли;

КонецПроцедуры

&НаКлиенте

Процедура РассчитатьПлан(Команда)

РассчитатьПланСервер();

КонецПроцедуры

&НаКлиенте

Процедура ПриОткрытии(Отказ)

Если Объект.Ссылка.Пустая() Тогда

Объект.КоэффициентСезонности = 1;

КонецЕсли;

Элементы.МесяцАнализа.Заголовок=Формат(ДобавитьМесяц(Объект.Дата,1),"ДФ=""ММММ гггг""");

КонецПроцедуры

&НаКлиенте

Процедура ДатаПриИзменении(Элемент)

Элементы.МесяцАнализа.Заголовок=Формат(ДобавитьМесяц(Объект.Дата,1),"ДФ=""ММММ гггг""");

КонецПроцедуры

&НаКлиенте

Процедура ТоварыПередНачаломИзменения(Элемент, Отказ)

СтрокаТовары = Элементы.Товары.ТекущиеДанные;

Если СтрокаТовары.Расчетный Тогда

Возврат;

КонецЕсли;

КонецПроцедуры

&НаСервере

Процедура ЗаполнитьПоСпецификации()

Если НЕ (Объект.Продукция.КодТипа = Перечисления.ТипТовара.Продукция) Тогда

Сообщить("Данная номенклатура не является продукцией");

Объект.Продукция=Справочники.Товар.ПустаяСсылка();

Иначе

Для Каждого Строка ИЗ Объект.Продукция.Спецификация Цикл

Значение=Объект.Товары.Добавить();

Значение.Товар = Строка.Материал;

Значение.Количество = Строка.Количество;

КонецЦикла;

КонецЕсли;

КонецПроцедуры

&НаКлиенте

Процедура КлиентПриИзменении(Элемент)

ЗаполнитьПоСпецификации();

КонецПроцедуры