Автор Анна Евкова
Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

«Разработка регламента выполнения процесса ‘‘Движение библиотечного фонда’’»

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы учёта движения библиотечного фонда заключается в том, что данное информационное явление еще недостаточно упорядочено и автоматизировано, а существующие условия труда требуют того, чтобы библиотеки шли в ногу со временем и своевременно предоставляли – читателям – литературу на традиционных и электронных носителях, а вышестоящие инстанции – разнообразные формы электронной отчетности. Поэтому сегодня трудно себе представить работу библиотекаря без компьютера, прочей офисной техники и интернета.

Масштабная и повсеместная автоматизация библиотек вносит порядок и ясность в работу библиотекарей, ускоряет обмен информацией между ними, обеспечивает максимально полное и разноплановое информационное обслуживание читателей.

Целью нашей курсовой работы является изучение существующих в крупнейшей вузовской библиотеке Крыма – Научной библиотеке Крымского федерального университета им. В.И. Вернадского процессов движения библиотечного фонда (поступление, выдача/прием, выбытие), а также разработка регламента выполнения процессов.

Задачи. Поставленная цель предполагает выполнение следующих задач:

1) Исследовать текущую организацию учета движения библиотечного фонда в Научной библиотеке КФУ.

2) Выбрать средства моделирования и с их помощью выработать модель бизнес-процесса «как есть».

3) Предложить мероприятия для устранения недостатков текущей организации.

4) Составить модель бизнес-процесса «как надо».

ГЛАВА 1. ИЗУЧЕНИЕ ТЕКУЩЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА "ДВИЖЕНИЕ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА"

1.1. Описание предметной области. Постановка задачи

Прежде, чем подходить к изучению процесса «движение библиотечного фонда», определим основные термины и понятия, которыми будем в дальнейшем оперировать.

Библиотечный фонд, согласно Википедии, — это «упорядоченное собрание документов, которое хранится в библиотеке» [2]. В него входят произведения печати (книги, периодические издания) и другие документы (диафильмы, микрофильмы, электронные документы). В библиотечном фонде документы подобраны на основе стандартного отбора, в соответствии с целями и задачами библиотеки, а также с потребностями её читателей.

Движение библиотечного фонда — это обобщающий показатель регистрационного учета документов, отражающий результат поступления и выбытия документов из библиотечного фонда в определенный период времени. Далее для удобства описания мы будем использовать вместо двусложного понятия «библиотечный фонд» более ёмкое понятие «фонд» или аббревиатуру «БФ».

Поступлением в фонд является пополнение фонда библиотеки в результате получения обязательного экземпляра, покупки, подписки, дарения, обмена или любого другого способа.

Выбытие из фонда — это движение БФ в связи с исключением, перестановкой в другие подразделения библиотеки и списанием документов из библиотеки.

Организационно упорядоченная совокупность видов, методов и способов учета документов, дифференцированных в соответствии с их статусом называется системой учета документов.

Учет библиотечного фонда — комплекс операций, обеспечивающий регистрацию и обобщение сведений об объеме, составе, движении, его стоимости, являющихся основой финансовой отчетности о фонде, а также составной частью мероприятий по обеспечению его сохранности; объектами учета библиотечного фонда являются документы, поступающие в библиотеку и выбывающие из нее, независимо от их вида и материальной основы [1].

Суммарным учетом называется регистрация в учетной форме всех видов документов партиями с целью получения точных сведений о величине, составе фонда библиотеки и происходящих в нем изменениях (поступлении, перемещении, выбытии).

Вернемся к главной теме нашей работы. Процесс «движение библиотечного фонда» мы, как было заявлено во вводной части, будем изучать на примере Научной библиотеки Крымского федерального университета им. В.И. Вернадского. Эта библиотека – самая крупная из университетских библиотек Республики Крым. Она располагает многоотраслевыми фондами, насчитывающими около 3 млн. экземпляров традиционных изданий, имеет электронный каталог, обеспечена доступом к многочисленным электронно-образовательным ресурсам.

Судя по отчетам библиотеки, за период 2015-2016 гг. её фонды пополнились более чем на 50000 экземпляров новейшей учебной и научной литературы, подписка на отечественные и иностранные периодические издания составила свыше 500 наименований, ежегодно обновляется перечень доступных электронных ресурсов и информационных баз данных. На 1 января 2018 года книжный фонд Научной библиотеки составлял 874 913 экз. За 2017 г. в фонд поступило новых документов 1564 экз.

Снова вернемся к основной теме. Основу нашей работы будет составлять регламент, под которым мы будем понимать идеальную модель исследуемого процесса.

Чтобы составить регламент, нужно определить, что является субъектом регламента. Субъектом регламента является персонал библиотеки, задействованный в учете движения фонда в Научной библиотеки Крымского федерального университета им. В.И. Вернадского (сокращенно – КФУ).

Основная цель составления регламента – это повышение качества и эффективности работы библиотекарей путем сокращения времени, затрачиваемого на рутинную ручную работу и электронного дублирования деятельности для прозрачного отображения её реальных результатов и оперативного мониторинга руководством библиотеки.

В ходе исследования было выявлено, что учетом движения фонда занимаются разные отделы Научной библиотеки:

  • отдел комплектования и каталогизации,
  • отдел организации и хранения фондов;
  • отделы обслуживания читателей.

С библиотекарями всех названных отделов были проведены беседы, были изучены их должностные инструкции, отчеты, проведено наблюдение за ходом текущих работ в отделах. По результатам собранных фактов можно составить представление о деятельности библиотекарей каждого из отделов.

Вот, например, схематичное описание работы библиотекарей отдела комплектования и каталогизации (см. Рис. 1)

Рисунок 1

А вот описание работы библиотекарей отдела организации и хранения фондов:

Рисунок 2

По-иному представляется работа библиотекарей отраслевых отделов, обслуживающих читателей:

Рисунок 3

Как видно из приведенных схем, библиотекари всех указанных отделов занимаются учетом движения фонда. При этом на начальных этапах (при поступлении новой литературы) учет фонда производят библиотекари отдела комплектования и каталогизации, в дальнейшем же в работу вступают также библиотекари тех отделов, куда направляется поступившая в библиотеку литература.

Нами также была проанализирована и составлена структура исследуемой организации – Научной библиотеки КФУ (см. Рис. 3):

Рисунок 4

Как видно, библиотека имеет сложную структуру и подчинение (директор – заместители – заведующие отделами – рядовые библиотекари), что создаёт почву для конфликтных ситуаций, вызванных противоречием в требованиях к рабочему процессу, предъявляемых руководителями разных уровней.

В ходе подготовительного исследования были выявлены следующие проблемы у заказчика (директора Научной библиотеки):

  • трудности с выявлением и отслеживанием реальной книжной

недостачи (заведующие отраслевых отделов могут, по предположению директора, давать в отчетах показатели фонда, не соответствующие реальным);

  • ошибки сотрудников при работе с важной документацией;
  • проблемы с отслеживанием задолжников;
  • тенденция к снижению книгооборота;
  • несогласованность работы разных подразделений библиотеки;
  • ведение на местах только бумажных списков учета движения

фонда, что делает возможным сознательное искажение результатов движения (например, замалчивание руководителями отделов большого числа утерянной литературы).

Для устранения проблем заказчика было решено разработать модель автоматизированной системы. В её функциональные возможности должны входить:

  • автоматизация учёта библиотечного фонда (каталог книг);
  • автоматизация учёта книгооборота в отраслевых отделах;
  • автоматизация ведения каталога;
  • автоматизация формирования отчётности по работе библиотеки.

Опираясь на ГОСТ 34.601-90, разработку регламента «Движение библиотечного фонда» можно разделить на следующие пункты:

1) Формирование требований заказчика;

2) Обследование объекта автоматизации;

3) Разработка концептуальной модели;

4) Разработка технического задания;

5) Разработка рабочего регламента;

6) Внедрение системы (производится в последствии в организации заказчика).

Составим план-график обследования деятельности библиотекарей, задействованных в учете фонда. Он представлен в следующей таблице:

Таблица 1

Рабочее место

Бизнес-процесс

Рабочая документация

Сроки

Ответственное лицо

Библиотекарь

1) Регистрация пользователей.

2) Учёт сдачи и выдачи книг.

3) Отслеживание задолжников.

4) Формирование каталога книг.

Ввод данных о поступившей литературе.

Отчет о деятельности Научной библиотеки, вся нормативная справочная документация по деятельности библиотеки.

01.04.2018 – 10.05.2018

Живков А.Ю.

В основе деятельности библиотекаря вообще лежит:

  • Проверка наличия книг по каталогу (библиотекари всех отделов).
  • Выдача книг читателям ( библиотекари отраслевых

отделов обслуживания читателей)

  • Учет поступившей и списанной литературы (библиотекари всех

отделов, в которых хранятся фонды).

  • Сдача книг, в положенные сроки ( библиотекари отраслевых

отделов обслуживания читателей).

  • Отслеживание задолжников ( библиотекари отраслевых

отделов обслуживания читателей).

  • Составление отчетов (библиотекари всех отделов).
  • Ведение каталога книг (библиотекари всех отделов).

Библиотекарь отдела комплектования и каталогизации занимается первичной обработкой и каталогизацией поступившей литературы, раздает её по отделам, ведет учет списанных и поступивших в библиотеку книг. При изменении информации о имеющейся книге или при поступлении новой книги библиотекарь вносит соответствующие изменения в каталог.

Библиотекарь отдела организации и хранения фондов осуществляет организацию хранения, учет и каталогизацию библиотечного фонда.

Библиотекарь отраслевого отдела производит поиск по каталогу необходимых читателю книг. Осуществляет выдачу книг читателю, с определённым сроком сдачи книги в библиотеку. При сдаче книги сверяет её наименование и данные читателя. При несдаче и невозврате книги в течении некоторого времени начинается отслеживание задолженности. При наступлении отчетного периода библиотекарь отраслевого отдел составляет отчеты о читателях, учёте и каталоге книг на данный момент. При изменении информации об имеющейся книге или при поступлении новой книги библиотекарь вносит соответствующие изменения в каталог.

После проведенного исследования деятельности библиотекарей по учету движения фонда можно сделать некоторые выводы.

Бизнес-компонентами исследуемого процесса (его модели) являются:

    • каталог книг
    • каталог пользователей
    • учёт книг
    • отчётность
    • персонал

Сам бизнес-процесс «движение библиотечного фонда» можно разбить на такие подпроцессы:

    • Регистрация читателей.
    • Учет сдачи/выдачи книг.
    • Формирование каталога книг.
    • Ввод данных о поступившей литературе.
    • Ввод данных о списанной литературе.

Для того, чтобы смоделировать бизнес-процесс «как есть», необходимо усвоить его основные правила:

  • Пользователи регистрируются.
  • Книги у читателя хранятся в течении установленного правилами

библиотеки времени

  • При несдаче книги и при её невозврате в течении положенного

времени начинается отслеживание.

  • Обновление каталога книг, при поставке новых
  • Редактирование каталога книг.

Регламент процесса «движение библиотечного фонда» удобнее представить в виде модели автоматизированной библиотечной системы. Назовем её условно «Движение фонда». Её функциональная схема представлена на Рис. 5.

Рисунок 5

Эта функциональная структура наглядно выявляет основные задачи и функции библиотекаря, занимающегося учетом фонда.

Функция 1: «Учёт сдачи и выдачи книг» - предназначена для поиска книг по каталогу и работы с читателями.

Функция 2: «Формирование каталога» - предназначена для внесения изменений в каталог книг.

Функция 3: «Отслеживание задолжников» - предназначена для поиска задолжников.

Функция 4: «Отчёты» - предназначена для оформления различного рода отчетности.

Функция 5: «Защита информации» - предназначена для защиты данных от несанкционированного доступа.

Дадим характеристику поставленным задачам:

Задача 1.1: «Поиск книг по каталогу». Предоставляет результаты поиска книг по каталогу на экран.

Задача 1.2: «Работа с читателями». Включает в себя регистрацию новых читателей и учет сдачи и выдачи книг.

Задача 2.: «Редактирование информации о книгах». Предназначена для внесения изменений о книгах в каталоге.

Задача 2.2: «Добавление новых книг». Предназначена для добавления информации в систему при поступлении новых книгах в каталог.

Задача 2.3: «Удаление книг». Предназначена для удаления информации о списанных книгах в каталоге.

Задача 3.1: «Поиск задолжников». Предназначена для отслеживания задолжников.

Задача 4.1: «Выдача отчета по сдачи и выдачи книг». Предназначена для выдачи отчета по учёту сдачи и выдачи книг.

Задача 4.2: «Выдача отчета каталога книг». Предназначена для выдачи отчета по каталогу книг.

Задача 4.3: «Выдача отчета о читателях». Предназначена для выдачи отчета по читателям книг в библиотеки.

Задача 5.1: «Ввод логина и пароля». Предназначена для входа пользователя в систему.

Опишем выходную информацию системы:

Таблица 2

ID

Наименование

Вид представления

Задача или операция

Период выдачи

Получатель

П1

Результат поиска

Экранные формы

Предоставляет информацию о найденной книги

По требованию

Библиотекарь

П2

Работа с читателями

Экранные формы

Предоставляет регистрацию читателей и учёт книг

По требованию

Библиотекарь

П3

Формирование каталога

Экранные формы

Редактирование каталога книг

По требованию

Библиотекарь

П4

Отслеживание задолжников

Экранные формы

Предоставляет информацию о задолжниках

По требованию

Библиотекарь

П5

Отчеты по сдачи и выдачи книг

Экранные формы / бумажные носители

Предоставление отчетности по учёту сдачи / выдачи книг.

По требованию

Библиотекарь

П6

Отчеты по каталогу книг

Экранные формы / бумажные носители

Предоставление отчетности по существующему каталогу книг.

По требованию

Библиотекарь

П7

Отчеты о читателях

Экранные формы / бумажные носители

Предоставление отчетности о читателях.

По требованию

Библиотекарь

Теперь опишем входную информацию.

Входная информация предназначена для занесения и накопления необходимых данных в базе данных «Движение фонда». Входные сообщения указаны в Таблице 3.

Таблица 3

ID

Наименование

Формат получения

Сроки

Источник

В1

Данные о поступивших книгах

Бумажные документы

По требованию

Поставщик

В2

Данные читателя

Устные данные

По требованию

Читатель

Опишем структурные единицы входной и выходной информации.

Перечень структурных единиц входной и выходной информации представлен в Таблице 4.

Таблица 4

Наименование

Описание

ID

Инвентарный номер

Уникальный код книги

П1, П2, П3, П4, B1

Регистрационный номер

Уникальный номер читателя

П4, П7, B2

Автор

Наименование автора книги

П1, П3, П6, B1

Тип

Рубрика книг

П1, П3, П6, B1

Название

Наименование книги

П1, П3, П6, B1

Год издания

Год выпуска книги

П1, П3, П6, B1

Издатель

Издательство книги

П1, П3, П6, B1

Количество страниц

Количество страниц в книги

П1, П3, П6, B1

Фамилия

Фамилия читателя

П2, П4, П7, B2

Имя

Имя читателя

П2, П4, П7, B2

Отчество

Отчество читателя

П2, П4, П7, B2

Группа

Группа, в которой обучается

П2, П4, П7, B2

Адрес

Место прописки

П2, П4, П7, B2

Телефон

Контактный телефон

П2, П4, П7, B2

Дата

Дата поступления книги

П3, B1

Алгоритм смоделированной нами системы будет выглядеть примерно так:

Рисунок 6

1.2. Выбор средства моделирования бизнес-процессов

Для составления графической схем бизнес-процесса была выбрана инструментальная среда MS Visio. По своей сути данная программа не является CASE средством. Это векторный графический редактор, редактор диаграмм и блок-схем для Windows. Однако следует отметить, что он прост и удобен в использовании, и главное – позволяет быстро создавать наглядные схемы процессов.

Изначально MS Visio было разработано и выпускалось компанией Visio Corporation (первое название – Shapeware Corporation) В дальнейшем, он был приобретен Microsoft и вошел в пакет офисных приложений Microsoft Visio.

С учетом наших ограниченных технических возможностей, мы будем использовать MS Visio 2003. В частности, мы будем использовать шаблоны Audit Diagram и TQM Diagram из раздела Buisiness Process.

1.3. Моделирование бизнес-процессов «как есть»

Смоделируем на основе полученных данных о работе библиотекарей по учету движения библиотечного фонда модель бизнес-процесса «AS-IS», т.е. «как есть». Вот, как будет выглядеть контекстная диаграмма IDEF0:

Рисунок 7

Данная схема только в общих чертах отражает процесс движения библиотечного фонда.

Вот более подробная схема – декомпозиция процесса:

Рисунок 8

Следует сделать такой комментарий к схеме. В Научной библиотеке КФУ существует два вида учета документов: индивидуальный и суммарный.

Индивидуальный учет – учет каждого экземпляра документа, поступившего или выбывшего из фонда. Учету подлежат все виды документов на любых носителях информации. Индивидуальный учет – это регистрация отдельных изданий (по названиям) и экземпляров документов для сохранности библиотечного фонда. Для того чтобы выполнить все ее требования, следует прежде всего определить единицу учета разных видов документов, одинаковую для всех библиотек. Понятие «единица учета» заложена в ГОСТ 7.20—2000 и «Инструкции об учете библиотечного фонда» (1998 год). Это книги, брошюры, ноты, карты, изоиздания (отдельный лист, тетрадь, атлас, карта, альбом), научно-технические документы (НТД) (стандарты, технические условия (ТУ), описания изобретений к авторским свидетельствам) — экземпляр; диафильмы — катушка; диапозитивы (слайды) — комплект; грампластинка — диск; магнитные фонограммы — катушки, бобина, кассета, рулон; фильмокопии — фильм. Но если последние являются приложением к произведению печати, то индивидуальному учету не подлежат. Также ведется учет СD- и DVD-дисков.

Индивидуальный учет по названиям осуществляется с целью представления о содержательном потенциале библиотечного фонда, количестве названий документов. Он позволяет определить, насколько многоаспектно отражены в фонде те или иные темы, вопросы, проблемы, то есть выявить многообразие его наполнения информацией.

Индивидуальный учет является библиографическим учетом. Он осуществляется в виде каталогов (алфавитный и систематический каталоги; для учета документов — со сквозной нумерацией: ГОСТы, описания изобретений, прейскурант и др.). В них на каждое название заводится отдельная карточка. На серийные, продолжающиеся издания, бюллетени ведутся учетно-регистрационные картотеки и каталоги.

Учетный каталог совмещает учет БФ по названиям и по экземплярности. На каждое название заполняется карточка с полным библиографическим описанием и указанием цены. Карточке и документу присваивается очередной порядковый номер. Издание объемом до 48 страниц регистрируется на карточке, но не нумеруется. На обороте карточки фиксируется распределение экземпляров документа по подразделениям фонда. Дается один общий инвентарный номер для всех экземпляров документов и всех типов многотомного издания. Карточки расставляются в алфавитном порядке. Каждая карточка учетного каталога и общая опись инвентарных номеров регистрируются в специальных журналах. Затем нумератором на обороте титульного листа книги, на книжных формулярах и на карточке учетного каталога проставляется инвентарный номер.

На каждый вид издания существует своя форма карточки. Учетные каталоги хранятся в запирающихся шкафах отдела комплектования и каталогизации. Карточки в ящиках закреплены стержнями, доступ к каталогам имеет ограниченный круг сотрудников.

Несколько по-иному ведется учет периодики. Текущие поступления журналов и газет регистрируются в учетной картотеке. В конце года подсчитывается общее количество поступивших номеров журналов за год и составляется акт, на основании которого производится запись в КСУ. Акты эти в бухгалтерию не сдаются, т.к. там есть подписные квитанции, подтверждающие расходование средств на подписку.

Регистрация многоэкземплярных (дублетных) изданий проводится либо по способу кавычек (вместо повторной записи названия проставляются кавычки), либо по способу крайних номеров (на одной строке записываются через тире первый и последний по числу дублетов номера). Номера оставляются на одной строке перед названием документа, всего на страницу заносится 20 записей. В пределах этой нумерации каждому экземпляру присваивается индивидуальный номер. Такой способ экономичен и широко применяется для регистрации учебной и многоэкземплярной литературы. Инвентарный номер является сугубо индивидуальным и никогда никаким другим документам не присваивается даже в случае, когда всё экземпляры выбывают из библиотеки.

Выдача/прием литературы. Она по-разному происходит в читальных залах библиотеки и на абонементах Научной библиотеки.

При заказе литературы в читальном зале читатели предъявляют читательский билет, заполняют читательское требование и при получении изданий расписываются на книжном формуляре и читательском требовании. Книжный формуляр и читательское требование являются документами, удостоверяющими дату и факт выдачи читателю и приема библиотекарем книг и других произведений печати.

Количество документов, выдаваемых в читальных залах, как правило, не ограничивается. При наличии единовременного повышенного спроса число выдаваемых экземпляров может быть ограничено (по решению администрации библиотеки).

Литература, выданная в читальный зал из основного фонда, может быть забронирована на определенный срок.

Энциклопедии, справочные издания, редкие и ценные книги, а также издания, получаемые по МБА, выдаются только в читальном зале.

Выносить литературу из читальных залов запрещено. В случае нарушения этого правила читатели могут быть лишены права пользования библиотекой на срок, определяемый администрацией библиотеки.

Абонемент - форма индивидуального обслуживания пользователей библиотеки посредством выдачи им для использования вне библиотеки документов из ее фондов на определенный срок и на определенных условиях.

Для заказа и получения изданий (документов) на абонементах читатели предъявляют читательский билет, заполняют читательское требование и расписываются на книжном формуляре и читательском требовании.

Срок пользования литературой для различных категорий читателей и количество выдаваемых изданий на абонементах (учебной, научной и художественной литературы) определяется дифференцированно администрацией библиотеки и фиксируется в Правилах пользования Научной библиотекой.

Сроки пользования научными и учебными документами для различных категорий пользователей и количество единовременно находящихся на руках документов:

В период учебного года:

Таблица 5

Категории пользователей

Сроки

пользования

Количество документов

Преподаватели

учебный год

15 экз.

Сотрудники университета

1 месяц

10 экз.

Студенты очной формы обучения:

 - аспирант

семестр

15 экз.

 - студент (бакалавр, магистр, специалист)

учебный год/семестр

Обязательная учебная литература - 15 экз.

1 месяц

Дополнительная (научная) литература - 5 экз.

Студенты заочной формы обучения:

 - студент (бакалавр, магистр, специалист)

сессия

Обязательная учебная литература - 15 экз.

сессия

Дополнительная (научная) литература - 5 экз.

 - аспирант

сессия

15 экз.

В летний период (при условии, что общее количество находящихся на руках документов не превышает установленного):

Таблица 6

Категории пользователей

Сроки

пользования

Количество документов

Преподаватели

2 недели

5 экз.

Студенты очной формы обучения

2 недели

5 экз.

Срок пользования художественной литературой для всех категорий пользователей составляет 1 месяц, количество документов - до 5 экземпляров. Срок пользования может быть уменьшен в зависимости от спроса на документ.

Не подлежат выдаче на дом редкие и ценные издания. В случае их выдачи с читателя взимается залог, сумма которого определяется администрацией библиотеки.

Читатели могут продлить срок пользования взятыми на дом книгами, другими произведениями печати и иными материалами, если на них нет спроса со стороны других читателей, в установленном порядке. Предъявление продлеваемых книг обязательно.

Задерживать выданную литературу сверх установленного срока запрещается. Задерживая литературу, читатель попадает в списки должников.

Выбытие документов из библиотечного фонда оформляется Актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда (далее - Акт о списании) по форме (код по ОКУД 0504144), утвержденной Приказом Минфина России от 15.12. 2010 N 173н, зарегистрированным в Минюсте России от 01.02.2011 N 19658. В Акте о списании отражаются сведения о количестве и общей стоимости исключаемых документов, указывается причина исключения и направление выбытия исключаемых документов.

Акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда (далее – Акт о списании) составляется комиссией по исключению документов из библиотечного фонда и служит основанием для отражения во внутрибиблиотечном, статистическом и бухгалтерском учетах библиотеки выбытия указанных объектов учета. Акт о списании является единой формой для оформления выбытия документов из библиотечного фонда, в т.ч. периодических изданий, числящихся на забалансовом счете.

В Акте о списании указывается причина списания. Это может быть утрата, ветхость, дефектность, устарелость по содержанию, непрофильность и мероприятие по исполнению решения о списании: передача в обменный фонд для дальнейшего перераспределения, безвозмездная передача другому учреждению, реализация (продажа) юридическому или физическому лицу, утилизация.

К Акту о списании прилагается список на исключение объектов библиотечного фонда (далее - список), который включает следующие сведения: регистрационный номер и шифр хранения документа, краткое библиографическое описание, цену документа, зафиксированную в регистре индивидуального учета документов, коэффициент переоценки, цену после переоценки и общую стоимость исключаемых документов.

Для печатных документов временного хранения допускается замена списка книжными формулярами.

Для документов, обработанных групповым (упрощенным) способом, вместо списка дается перечень регистрационных номеров, вид исключаемых изданий, их количество. При необходимости отражения дополнительных сведений об исключаемых изданиях в акте о списании библиотекарь может добавить дополнительные графы в добавочном списке.

При оформлении исключения периодических изданий, числящихся на балансовом счете по 1 руб. за 1 единицу учета, в графе "коэффициент переоценки" следует поставить прочерк. При исключении других изданий графа «коэффициент переоценки» заполняется по согласованию с бухгалтерией с учетом переоценок библиотечного фонда, произведенных за период нахождения издания в библиотеке, т.е. с момента поступления издания в библиотеку.

К Акту о списании по причине утраты и списку прилагаются документы, подтверждающие утрату (пояснительная записка, в случае кражи или хищения – протокол, акт, заключение уполномоченных органов, при возмещении ущерба – финансовый документ о возмещении ущерба). Возмещение читателями ущерба допускается в форме замены утерянного документа равноценным либо путем денежной компенсации. При приеме денег от читателей взамен утерянных книг или других документов составляется приходный ордер, и читателю выдается квитанция установленного образца.

При возмещении читателем ущерба стоимость утраченных документов устанавливается экспертной комиссией по оценке документов, назначенной приказом руководителя библиотеки. При утере или хищении ценных и редких книг для определения их стоимости комиссия может привлекать к своей работе соответствующих экспертов, а также использовать материалы научно-методических центров, книжных аукционов и ярмарок. В этих случаях определение причиненного ущерба предельными коэффициентами кратности не ограничивается.

Акт о списании по одной из причин с приложенным списком подписывается председателем и членами комиссии по списанию объектов библиотечного фонда, утверждается руководителем учреждения. При исключении изданий из библиотечного фонда, отнесенного к иному движимому имуществу, Акты о списании утверждаются руководителем библиотеки самостоятельно.

Суммарный учет дает полную количественную характеристику фонда НБ КФУ. Суммарный учет – это учет документов партиями, которые поступают или выбывают по одному сопроводительному документу (счет, накладная, акт и т.д.)

В случае отсутствия сопроводительного документа библиотекари отдела комплектования и каталогизации документов составляют акт приема.

Формой суммарного учета является «Книга суммарного учета библиотечного фонда» (ведется библиотекарями отдела комплектования и каталогизации Научной библиотеки КФУ).

Она состоит из трех частей:

Часть I. «Поступление в фонд». Тут фиксируются: дата и номер записи, номер сопроводительного документа, источник поступления, количество поступивших документов (по содержанию и видам), стоимость приобретенных документов.

Нумерация записей о поступлении ежегодно начинается с № 1, о выбытии — также с № 1 и продолжается в возрастающем порядке из года в год вне зависимости от причин выбытия.

Литература, не подлежащая записи в инвентарный каталог (временного хранения), записывается в части I «Книги суммарного учета» без указания ее стоимости и распределяется по содержанию. Не подлежат учету и не включаются в фонд материалы служебного пользования (напр., программные продукты, материалы, приобретаемые для оформления научной библиотеки и проч.).

Часть II. «Выбытие из фонда». В этой части собираются все сведения о выбывших из библиотеки документах. Они выбывают по актам с указанием причин выбытия: ветхость, утеря читателями, морально устаревшие и т.д.

Часть III. «Итоги движения фонда». Данная графа заполняется в конце года, когда приняты все партии документов, проведены все акты на списание.

Все периодические издания подлежат суммарному учету.

ГЛАВА 2. РАЗРАБОТКА УЛУЧШЕНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА "ДВИЖЕНИЕ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА"

2.1. Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

После анализа модели «Как есть» было предложено, прежде всего сократить объем работы библиотекарей по ручному ведению статистики.

Участие зав. отделами в бизнес-процессе можно свести к минимуму, автоматизировав их работу с помощью внедрения продукта, и тогда с операциями, которые они выполняют, может справиться рядовой библиотекарь (специально обученный). За счет сокращения обязанностей зав. отделами и их переноса рядовым сотрудникам в бюджете библиотеки освобождаются значительные средства, которые можно направить на поощрение тех сотрудников, которые особо отличились в освоении и применении новых форм учета библиотечного фонда.

Ввиду сокращения уровней иерархии оргструктуры Научной библиотеки ускорится принятие управленческих решений и улучшится деятельность конечных исполнителей бизнес-процесса (библиотекарей).

Внедрение нового ПО, ориентированного на учет движения библиотечного фонда, сделает для заказчика (директора НБ КФУ) процесс управления библиотекой более оперативным, прозрачным и легким.

2.2. Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

Вот, как мы представляем себе бизнес-процесс «как должно быть»:

Рисунок 9

Из схемы видно, что работу, которую ранее выполняли зав. отделами, после внедрения новой программы может выполнять сам компьютер.

Также если ранее подразумевалось, что учет движения фонда будет только бумажным, т.е. традиционным по форме, то теперь произошло разделение на две формы учета – традиционную и электронную. Электронный учет необходим для подтверждения записей библиотекарей, сделанных вручную и оперативного создания электронной отчетности.

А вот декомпозиция данной модели:

Рисунок 10

Эта схема показывает, что те работы, которые ранее требовали непременного участия зав. отделами (поступление/писание книг, выдача/приём литературы) могут выполняться рядовыми библиотекарями и программой учета фонда (ПО). Функции зав. отделами можно свести к проверке бумажных и электронных форм учета движения фонда.

С другой стороны, основная нагрузка теперь приходится на рядовых библиотекарей, участвующих в учете движения фонда. Внедрение в практику нового ПО требует обучения библиотекарей работе с ним, а это ведет к повышению уровня технической квалификации библиотекарей

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

После проведенного исследования, моделирования существующего бизнес-процесса, предложений по его модернизации и моделирования «идеального» бизнес-процесса можно сделать ряд выводов:

1. Нами изучена существующая в Научной библиотеке КФУ организация работы. Изучены детальные подробности всех процессов, связанных с учетом движения библиотечного фонда, их документированное сопровождение, подвергнуты анализу ресурсы библиотеки

2. Сформирован регламент бизнес-процесса «движение библиотечного фонда».

3. Разработана модель программы для частичной автоматизации деятельности библиотеки по учету движения фонда.

4. Предложены меры по улучшению управления библиотечными процессами.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Библиотечный фонд в терминах и определениях: научно-практическое пособие / Составители: Н.З. Стародубова, Е.И. Ратникова. – Электрон. текст. дан. – Режим доступа: https://www.rsl.ru/datadocs/doc_7252ca.pdf

2. Библиотечный фонд. – Электрон. текст. дан. – Режим доступа: https://ru.wikipedia.org/wiki/Библиотечный_фонд

3. Култыгин, О.П. Интернет-курс по дисциплине «Методы и средства проектирования информационных систем и технологий». – М.: Московский финансово-промышленный университет «Университет», 2016. – 61 с.

4. Курьян, А.Г. Описание процессов в рамках системы менеджмента качества на основе методологии функционального моделирования IDEFO [Электронный ресурс] / А.Г. Курьян, П.С. Серенков ; Белорусская гос. политех. академия – Электрон. текст. дан. – Режим доступа: http://quality.eup.ru/DOCUM/an_7.html

5. Нив, Р. Генри. Пространство доктора Деминга: Принципы построения устойчивого бизнеса [Текст] / Генри Р. Нив; Пер. с анг. – М.: Альпина Бизнес Букс, 2005. – 370с.

6. ОСТ Р ИСО 9001-2001 Системы менеджмента качества. Требования

[Текст]. – М.: ИПК Издательство стандартов, 2001. - 26 с.

7. Рубцов, С.В. IDEFO и опыт разработки. Секреты моделирования и проектирования бизнес-процессов [Электронный ресурс] / С.В. Рубцов – Электрон. текст. дан. – Режим доступа: http://quality.eup.ru/MATERIALY2/idef-or.htm

8. Хаммер, М. Реинжиниринг корпорации: Манифест революции в бизнесе [Текст] / М.Хаммер, Д. Чампли. – СПб.: СПб ун-т, 1999. - 234с.