Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Разработка регламента выполнения процесса «Контроль поставок товара»

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

На современных предприятиях руководители стремятся автоматизировать процесс планирования и управления закупками, т.к. именно в этом случае будет обеспечена бесперебойность работы, а также будут гарантированы своевременность закупки и положительные отношения, как с поставщиками, так и с потребителями.

Сфера применения информационных технологий постепенно расширяется от автоматизации отдельных бизнес-процессов предприятия, таких, например, как автоматизация расчетно-кассового узла, бухгалтерии, логистических операций, управления товарными запасами, управление персоналом, до комплексной автоматизации основных или даже всех бизнес-процессов.

Процесс управления закупками оказывает существенное влияние на конкурентоспособность, эффективность и устойчивость предприятий. Таким образом, вся дальнейшая деятельность и успешное развитие предприятия зависит от грамотной организации процесса планирования и управления закупками.

Актуальность темы обусловлена всевозрастающей ролью управления планированием поставочной деятельности. Эффективное управление планированием поставочной деятельности является залогом успешной организации поставок предприятия, получение максимальной прибыли при минимальных временных и финансовых издержках.

Целью работы является анализ ключевых бизнес-процессов управления поставок Предприятия N и разработка рекомендаций по управлению планированием поставочной деятельности Предприятия N.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

- исследовать методики бизнес-процессов;

- исследовать информационные системы и программные продукты для анализа бизнес-процессов;

- создать модель деятельности УЗ Предприятия N:

- разработать функциональные модели организации закупок as-is и to-be;

- оценить эффективность внедрения модуля «Заявка на поставку» в единой отраслевой системе документооборота.

Объект исследования – управления поставок Предприятия N.

Предметом исследования является процесс организации поставочной деятельности на данном предприятии.

1. СУЩНОСТЬ, ЦЕЛЬ И КЛАССИФИКАЦИЯ АНАЛИЗА БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ В СОВРЕМЕННЫХ УСЛОВИЯХ

1.1. Теоретические аспекты разработки регламента бизнес-процессов

В век всеобщей компьютеризации одним из основных ресурсов общества становится информация. Чтобы считаться квалифицированным специалистом, необходимо уметь обрабатывать имеющуюся информацию для получения желаемого результата, причем делать это правильно и быстро [2].

Суть анализа бизнес-процессов заключается как в работе с графическими схемами, так и в анализе абсолютно всей доступной информации по процессам, измерении их показателей, сравнительном анализе и т.д. Именно поэтому анализ процессов необходимо рассматривать в широком смысле. Классификация видов анализа процессов представлена на рисунке 1.

Рис. 1 – Классификация видов анализа процессов

Слово «информация» происходит от латинского слова informatio, что в переводе означает «сведение, ознакомление, разъяснение». Дословная трактовка означает то, что присуще человеческому сознанию и общению и не отражает многообразия свойств информации, которое проявляется не только на уровне общения между людьми, но и на уровне живой и неживой природы, включая и технические устройства, созданные человеком [3].

1.2. Моделирование бизнес-процессов «как есть»

Предприятие N – современное предприятие, составными частями которого являются производственные площадки, административные подразделения и управления деятельностью объекта.

Управление закупок является структурным подразделением Предприятия N по обеспечению предприятия всеми видами материально-технических ресурсов и оборудования. Так как информационные процессы сопровождают любую человеческую деятельность в любые исторические периоды времени, то нужно признать, что и информационные технологии имманентно присущи трудовому процессу, как в области производства, так и в организационно-управленческой сфере, т.е. в менеджменте [7].

Управление закупок руководствуется в своей работе с подразделениями действующей должностной инструкцией, положениями, нормативами и приказами, внедренными на предприятии.

Рассмотрим организационную структуру УЗ (рисунок 2):

- ОО УЗ – это отдел оборудования управления закупок.

- ОМТС – это отдел материально-технического снабжения.

- Группа №1 ОМТС – это группа снабжения материально-техническими ресурсами (химии) отдела материально-технического снабжения.

- Группа №2 ОМТС – это группа снабжения материально-техническими ресурсами (металлов).

- Группа №3 ОМТС – это группа снабжения материально-техническими ресурсами (вспомогательная).

- Группа №4 ОМТС – это группа снабжения материально-техническими ресурсами (контрольно-измерительные приборы).

Рис. 2 – Организационная структура УЗ

В управлении закупок применена линейно-функциональная структура управления. Данная организационная структура подразумевает передачу полномочий от начальника управления закупок заместителю начальника управления, далее начальникам отделов, затем ведущим специалистам рабочих групп. В то же время в основе организационной структуры УЗ лежит принцип функциональной департаментализации (процесс деления организации на отдельные элементы, каждый из которых имеет свою четко определенную, конкретную задачу и обязанности) [9].

Процесс закупок строго регламентирован и направлен на заключение договоров поставки материалов и оборудования с дальнейшим поступлением МТРиО необходимого количества и качества на склад структурного подразделения. Целями процесса являются:

− обеспечение своевременного и качественного выполнения годовойпрограммы закупок Предприятия N, а также дополнительных заявок за счет проведения закупочных процедур на поставку материалов и оборудования;

− полное, своевременное и качественное обеспечение структурных подразделений Предприятия N материалами и оборудованием в соответствии с закрепленной за каждым исполнителем структурной группы УЗ номенклатурой;

− применение различных способов закупок материалов и оборудования (преимущественно конкурентных) в соответствии с Единым отраслевым стандартом закупок;

− обеспечение своевременной и качественной приемки материалов и− оборудования техническими специалистами Предприятия N.

Рассмотрим схему процесса управления закупками (рисунок 3).

Рис. 3 – Схема процесса управления закупками

Первоначальным этапом процесса закупочной деятельности является заявочная кампания, проведение которой утверждается приказом по предприятию.

Годовые заявки формируются ответственными исполнителями структурных подразделений в информационной системе Alfa в модуле Purchase соответствии с регламентом работы данной системы и составляются на основании выделенного лимита денежных средств с учетом имеющихся складских запасов, а так же неликвидов других подразделений.

В рамках Единого отраслевого стандарта закупок, существует несколько видов конкурентных процедур закупок, таких как: запрос цен, запрос предложений, конкурс, аукцион.

2. РАЗРАБОТКА УЛУЧШЕНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА «КОНТРОЛЬ ПОСТАВОК ТОВАРА»

2.1. Мероприятия по улучшению бизнес-процессов

ЕОСДО – Единая отраслевая система документооборота. Цель Единой отраслевой системы электронного документооборота — создание единого информационного пространства отрасли и получение существенной экономии за счёт перехода на безбумажный документооборот. Внедрение ЕОСДО приводит к сокращению времени на принятие управленческих решений, увеличивает производительность труда за счёт ускоренной обработки документов, повышает исполнительскую дисциплину.

На рисунке 4 представлена модель процесса организации поставок as is.

Рис. 4 – Модель As-Is организации поставок

В настоящее время, при проведении упрощенного варианта проведения закупки материалов и оборудования, а именно проведения конкурентной процедуры закупки, используется бумажный вариант документа формата Excel с приложением всех необходимых подтверждений (мониторинг цены, адресный запрос, ТКП от поставщиков, расчет НМЦ, распечатка с сайтов-агрегаторов, запрос о снижении и ответ о снижении от поставщика, заявка на закупку, защита категорийной стратегии, закупочная документация) в бумажном виде.

В процессе используются подсистемы платформы Alfa и ЕОСДО на стадии согласования необходимых документов к договору поставки:

- управление заявочной кампанией по поставке материалов и оборудования;

- управление движением материально-технических ресурсов;

- управление договорами, финансами и расчетами.

Выявленные недостатки:

- в системе договорные отношения представлены не полностью, только в части характеристик самого договора, дат поставки и оплаты;

- ответственный исполнитель по договору оформляет первичные документы на бумажном носителе, контролирует ход согласования аналитической записки к договору и заявки на закупку "вручную".

В модели to be предлагается развитие информационной системы – применительно к УЗ, в частности предлагается использовать подсистему Управление закупочной кампанией по поставке оборудования и материалов с внедрением модуля «Заявки на поставку» в ЕОСДО. Функциональная модель отображена на рис. 5.

Рис. 5 – Модель To Be организации поставок

В обновленной системе вся необходимая документация для заключения договора представлена в полной мере, включая обоснование цены закупки, выбор поставщика, преддоговорные переговоры.

Ответственный исполнитель по договору оформляет первичные документы в единой отраслевой системе документооборота, отправляет на согласование специалистам структурных подразделений, связывает их с договорными обязательствами. Контролирует ход согласования и утверждения аналитических записок и заявок на закупку с помощью системы.

В обновленной системе появляется возможность отследить:

- согласование аналогов с меньшей ценой;

- срок выполнения каждым исполнителем своей задачи по согласованию аналитический записки и/или закупочной документации. А также появляется возможность:

- исключить из цепочки согласования документации водителяэкспедитора;

- снизить трудозатраты секретаря, т.к. номер и дата документа будут присваиваться в системе автоматически.

2.2. Описание бизнес-процессов «как должно быть»

PRPU01 «Заявка на поставку»

Изменения шагов бизнес-процесса

PRPU01.01 Определение потребности в товарах

Тип шага

Ручной

Описание шага

Данный шаг системой не поддерживается

PRPU01.02 Проверка наличия товара в справочнике

Тип шага

Системный

Описание шага

Общий список товаров в системе можно посмотреть в форме «Товар Список»

Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Товары -> [Мн] Товар -> [К] Список

PRPU01.03 Ввод нового товара в справочник

Тип шага

Системный

Описание шага

Ввод нового товара производится в форме «Товар карточка». На форме заполнятся следующие поля:

Описание
Базовая единица измерения
Код товарной категории
Код товарной группы
Описание поиска

Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Товары

PRPU01.04 Подготовка заявки на товар

Тип шага

Системный

Описание шага

Заявка вводится на форме «Заявка Журнал». На форме заполняются следующие поля:

Тип
Номер
Количество
Метод пополнения

Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Заявки

PRPU01.05 Согласование заявки на товар

Тип шага

Ручной

Описание шага

Данный шаг системой не поддерживается

PRPU01.06 Оформление заявки на товар

Тип шага

Системный

Описание шага

В системе заявку на товар можно распечатать из формы «Покупка Заказ»

Навигация: [М] Обработка заказов -> [П] Заказы -> [К] Печать

PRPU02 Выбор поставщиков

Изменение шагов бизнес-процесса

PRPU02.01 Поиск поставщиков

Тип шага

Системный

Описание шага

Для просмотра общего списка поставщиков следует открыть форму «Поставщик список»

Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Поставщики - > [Мн] Поставщик - > [К] Список

PRPU02.02 Ввод нового поставщика в справочник

Тип шага

Системный

Описание шага

Для ввода нового поставщика на форме «Поставщик Карточка» требуется заполнить следующие поля:

Закладка «Общее»
- Название
- Адрес
- Индекс/Город
- Код страны
- Телефон
Закладка «Счет»
- Общая Бизнес Группа
- НДС Бизнес Группа
- Поставщик Учетная Группа
- Код Скидки Счета

Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Поставщики

Для ввода списка товаров, которые предлагает поставщик, на форме «Поставщик Каталог Товаров» заполнить поля:

Товар Но.
Поставщик Товар Но.

Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Поставщики -> [Мн] Покупки -> Товары

PRPU02.03 Подготовка списка возможных поставщиков

Тип шага

Ручной

Описание шага

Данный шаг системой не поддерживается

PRPU02.04 Отправка запроса в соответствии с заявкой

Тип шага

Системный

Описание шага

Перед формированием заявки на форме «Заявка Журнал» надо заполнить следующие поля:

Указание
Принять указание
Поставщик Но.

Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Заявки

После этого сформированную заявку нужно преобразовать в запрос.

Навигация: [М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Заявки -> [Мн] Функции -> Выполнить указание

После этого необходимо найти сформированный заказ и распечатать его.

Навигация: [М] Обработка заказов -> [П] Заказы -> [Мн] Заказ -> [К] Список

Навигация: [М] Обработка заказов -> [П] Заказы -> [К] Печать

Для фиксации факта отправки заказа необходимо на форме «Контакт Карточка» заполнить следующие поля:

Тип
Фирма Но.
Код менеджера

После этого вызвать мастер взаимодействия и заполнить поля:

С кем вы взаимодействуете?
Укажите тип взаимодействия
Опишите ваше взаимодействие

Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Контакты -> [К] Создать взаимодействие

PRPU02.05 Получение коммерческих предложений от поставщиков

Тип шага

Системный

Описание шага

Для ввода коммерческого предложения на форме «Покупка Квота» заполнить поля:

Покупка Поставщик
Тип
Номер
Количество

Навигация: М] Покупка -> [П] Обработка Заказов -> [Ф] Квоты

PRPU02.06 Регистрация коммерческих предложений

Тип шага

Системный

Описание шага

Вызвать мастер взаимодействия и заполнить поля:

С кем вы взаимодействуете?
Укажите тип взаимодействия
Опишите ваше взаимодействие

Навигация: [М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Контакты -> [К] Создать взаимодействие

PRPU02.07 Выбор подходящих поставщиков

Тип шага

Ручной

Описание шага

Данный шаг системой не поддерживается

Преимущества внедрения модуля «Заявка на поставку» в ЕОСДО в управлении поставок:

- позволит реализовать в системе организационную модель распределения ответственности по преддоговорным обязатльствам;

- позволит возложить на систему контрольные функции (проверка соответствия подготовительных документов и договора);

- обеспечит необходимую информационную поддержку процессу контроля над сроками согласования аналитических записок и заявок на закупку;

- позволит сократить сроки прохождения первичного документооборота за счет перераспределения зон ответственности и возможности более оперативного контроля над его правильностью;

- позволит реализовать систему оперативного финансового планирования на базе оформления аналитической записки к договору либо формирования начально-максимальной цены заявки на закупку;

- позволит проследить в системе цепочку исполнения заявки на всех стадиях – от согласования до составления аналитической записки либо заявки на закупку, формирования проекта договора на закупку и его исполнения;

- позволить снизить трудозатраты секретаря на присвоение номеров документов;

- позволить снизить трудозатраты водителя-экспедитора;

- в конечном итоге, позволит создать «завершенное» решение в области управления закупками.

Заключение

Закупочная деятельность имеет важнейшее влияние на развитие производственной деятельности и улучшение ее экономических показателей, таких как: прибыль, себестоимость продукции, производительность труда и другие.

Современные информационные технологии, позволяющие создавать, хранить, обрабатывать информацию и обеспечивать эффективные способы ее представления потребителю, являются важным фактором жизни общества и средством повышения эффективности управления всеми сферами общественной деятельности.

Для успешного и эффективного управления закупками на предприятии необходимо выполнение всех задач и функций снабжения, использование современных эффективных методик и инструментов управления закупками. Кроме того, необходимо уделять должное внимание тому, что система закупок предполагает эффективные нормы расхода сырья и материалов. Для успешной реализации механизма управления закупками необходимы высококвалифицированные сотрудники снабженческих служб, грамотные специалисты в области работы с поставками сырья и материалов.

Благодаря тому, что добавились модули согласования первичной документации, усовершенствуется исполнительная дисциплина и увеличится оперативность исполнения работ и представления услуг, при этом снизится вероятность ошибок в оценке экономических и финансовых показателей, в том числе для заказов.

Усовершенствованная система организации поставочной деятельности с применением подсистемы «Заявка на поставку» способствует в целом быстрому и оперативному управлению.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Гаврилов, Леонид Петрович. Основы электронной коммерции и бизнеса : учеб. пособие для студентов вузов, обучающихся по специальностям "Коммерция, торговые отд." / Л. П. Гаврилов .— Москва : СОЛОН-Пресс, 2013 .— 591 с.
Гулин, Владимир Николаевич. Информационный менеджмент : учеб. комплекс / В. Н. Гулин .— Минск : Современная школа, 2009 .— 320 с.
Гулин, Владимир Николаевич. Информационный менеджмент : учебный комплекс / В. Н. Гулин .— Минск : Современная школа, 2009 .— 317 с.
Культин, Никита Борисович. Инструменты управления проектами: Project Expert и Microsoft Project / Никита Культин .— Санкт-Петербург : БХВПетербург, 2009 .— 160 с.
Грекул, Владимир Иванович. Проектное управление в сфере информационных технологий / В. И. Грекул, Н. Л. Коровкина, Ю. В. Куприянов. - Москва : БИНОМ. Лаборатория знаний, 2013. - 336 с.
Внуковский, Николай Иванович. Экономическая оценка эффективности инвестиций на предприятии : учебное пособие для студентов, обучающихся по направлениям 230700.62 "Прикладная информатика", 080200.62 "Менеджмент", 080100.62 "Экономика" / Н. И. Внуковский, Г. П. Бутко ; Урал. федер. ун-т им. первого Президента России Б. Н. Ельцина. - Екатеринбург : УрФУ, 2013. - 258 с.
Архитектура информационных систем: учебник для студентов вузов, обучающихся по направлению подготовки 230400 "Информационные системы и технологии" / Б. Я. Советов, А. И. Водяхо, В. А. Дубенецкий, В. В. Цехановский. - Москва : Академия, 2012. - 288 с.
Забуга, Александр Александрович. Теоретические основы информатики. Для бакалавров и специалистов: учебное пособие по дисциплине "Информатика" для студентов вузов / А. А. Забуга. - Санкт-Петербург [и др.] : Питер, 2014. - 208 с.
Карпенков, Степан Харланович. Современные средства информационных технологий : учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по направлениям подготовки дипломированных специалистов "Информатика и вычислительная техника" и "Информационные системы" / С. Х. Карпенков. - 2-е изд., испр. и доп. - Москва : КНОРУС, 2015. - 400 с.
Советов, Борис Яковлевич. Информационные технологии Грекул, Владимир Иванович. Методические основы управления ИТ-проектами : учеб. для студентов вузов направления подгот. "Бизнес-информатика" / В. И. Грекул, Н. Л. Коровкина, Ю. В. Куприянов. - Москва : Интернет-Университет Информационных Технологий : БИНОМ. Лаборатория знаний, 2011. - 391 с.
Боронина, Людмила Николаевна. Основы проектного управления : учебное пособие / Л. Н. Боронина, З. В. Сенук ; науч. ред. Ю. Р. Вишневский ; Урал. федер. ун-т им. первого Президента России Б. Н. Ельцина. - Екатеринбург : УрФУ, 2011. - 118 с.
Информатика для экономистов. Практикум : учебное пособие для бакалавров / под ред. В. П. Полякова, В. П. Косарева. - Москва : Юрайт, 2013. - 343 с.
Информационные системы и технологии в экономике и управлении : учебник для бакалавров по направлению "Менеджмент" / [В. В. Трофимов, О. П. Ильина, В. И. Кияев и др.] ; под ред. В. В. Трофимова ; С.-Петерб. гос. ун-т экономики и финансов. - 4-е изд., перераб. и доп. - Москва : Юрайт, 2013. - 542 с.
Информатика для экономистов : учебник для бакалавров вузов, обучающихся по экономическим направлениям и специальностям / [В. П. Поляков, Н. Н. Голубева, В. И. Завгородний и др.] ; под ред. В. П. Полякова ; Финансовый ун-т при Правительстве РФ. - Москва : Юрайт, 2013. - 524 с. :