Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Разработка регламента выполнения процесса «Покупка сырья и материалов» (методы и средства)

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Деятельность каждой организации сопровождается закупками. Это могут быть как расходные материалы (например, бумага, канцтовары, картриджи для печатающих устройств и т.д.), так и сырье и материалы, необходимые для производства готовой продукции.

Для осуществления процесса производства необходимо постоянное обеспечение материалами в достаточном количестве для того, чтобы избежать простоев и минимизировать издержки. Для того, чтобы обеспечить производство необходимым сырьем и материалами, составляется план закупок на основании плана производства.

Сегодня у большинства организаций существуют проблемы, связанные с планированием производства и излишними запасами, которые оказывают отрицательное влияние на рентабельность компании. Высокие темпы развития рынка и возрастающий уровень конкуренции заставляют компании совершенствовать деятельность с помощью сокращения издержек и увеличения прибыли. Одним из важнейших процессов, оказывающих влияние на функционирование организации, - процесс управления материальными запасами предприятия.

Запасы на предприятии создаются по ряду причин, одной из которых является появление случайного спроса на продукцию и необходимость обеспечения постоянного наличия продукции на складе, что обычно приводит к потерям, связанным с порчей, хищением хранящейся продукции и омертвлением значительной части капитала, который вложен в этот запас.

Сокращение таких затрат возможно при проведении взвешенной политики управления запасами, которая включает в себя правильный выбор объёма и времени пополнения запасов, при которых будут минимальные затраты связанные с хранением продукции, организацией поставки, штрафами за нехватку продукции. Таким образом, из-за высокой конкуренции и значительных финансовых средств, вложенных в материальные запасы, проблема эффективного управления процессом пополнения сырья оказывается весьма актуальной.

На российском рынке программное обеспечение для управления запасами представлено в достаточно широком объеме, что способствует повышению качества и эффективности процессов снабжения потребителей различной продукцией.

Актуальность работы заключается в повышении качества выполнения бизнес-процесса с помощью применения информационных технологий.

Объектом исследования является процесс покупки сырья и материалов.

Предметом исследования является автоматизация процесса покупки сырья и материалов.

Целью работы является разработка регламента выполнения процесса покупки сырья и материалов.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

Дать описание предметной области.
Выбрать средства моделирования бизнес-процессов.
Осуществить моделирование бизнес-процессов «как есть».
Описать мероприятия по улучшению бизнес-процессов.
Осуществить моделирование бизнес-процессов «как должно быть».

Аналитическая часть

Выбор комплекса задач автоматизации

В процессе составления плана закупок определяют следующие показатели:

Наименование и количество необходимых материалов;
Время, в которое понадобятся материалы;
Поставщики и их возможности;
Площадь склада, необходимая для размещения сырья и материалов;
Затраты на закуп сырья и материалов.

Для того, чтобы определить потребность в материалах, специалисты используют ряд методов:

Детерминированный метод основан на том, что известны определенные периоды выполнения заказа и потребности в материалах по количеству и срокам.
Стохастический метод, в котором основой для расчета являются математико-статистические методы, с помощью которых рассчитывают ожидаемую потребность. Этот метод основан на прогнозировании.
Эвристический метод заключается в том, что потребность в сырье определяется на основе опыта работников службы снабжения. Этот метод используется в том случае, когда нет исходных данных для расчетов.

Рассмотрим процесс планирования покупок сырья и материалов. Входными данными для вычисления потребности производства являются производственные задания и расписание изготовления изделий.

В производственных заданиях и расписании изготовления изделий содержится следующая информация, используемая для разработки математической модели [8]:

Дата поступления заказа в производство.
Наименование изделий.
Количество изделий.
Список материалов, необходимых для производства каждого вида изделия, с указанием их марки, количества и единицы измерения.

На основе перечисленных данных осуществляются расчеты потребности в материалах. Для этого необходимо суммировать данные по различным изделиям в разрезе необходимых материалов и их марок. В результате составляется итоговая таблица, в которой содержится информация о том, какие материалы (марки материалов) должны находиться на складе на дату пуска изделий в производство. Эти данные используются для составления плана закупок, согласно которому будет осуществляться закупка сырья и материалов.

Входными данными для формирования плана закупок являются суточные потребности производства и наличие складских остатков материала и сырья. Количество остатков материалов имеет прямую зависимость от количества закупок. При однократной закупке расход остатков будет иметь вид, представленный на рисунке 1.

Если процесс закупи сырья и материалов увеличить до двух раз, то произойдет уменьшение объема хранимых запасов. На рисунке 2 представлен пример двукратной закупки для сырья и материала.

Рисунок 1. Запас сырья и материалов на складе при однократной закупке

Рисунок 2. Хранение запасов при двукратной закупке

На основании того, что существует необходимость значительного сокращения объемов закупочных партий, становится возможным сокращение издержек, сопутствующих хранению запасов, при подходе планирования обеспечения производства, основанном на расчете потребностей по расписаниям, построенным в системе планирования. Известно, что график зависимости издержек от величины запасов имеет форму, представленную на рисунке 3.

Рисунок 3. График зависимости издержек от величины запасов

Если снижать объемы закупочных партий сырья и материалов, величина издержек будет проходить через минимум, который необходимо получить. Если увеличивать количество поставок, будут уменьшены объемы партий поставок, в связи с этим направление изменения издержек при увеличении числа поставок будет соответствовать движению по графику издержек в направлении, представленном на рисунке 4.

Рисунок 4. График суммарных издержек по модели Уилсона

На основании приведенных данных был разработан алгоритм расчета оптимального числа поставок (рисунок 5).

Рисунок 5. Алгоритм расчета оптимального числа поставок

Приведенный алгоритм учитывает заданные ограничения и позволяет формировать таблицы потребностей в материалах и план закупок. Это способствует существенному упрощению работы сотрудников отдела закупок. А также данные могут переформировываться в зависимости от меняющихся производственных планов и наличия на складах текущих запасов.

Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

Для проектирования информационной системы будет использована методология функционального моделирования. SADT – методология (Structured Analysis and Design Technique ) является распространенной в связи с тем, что ориентирована на комплексное представление структуры материальных, информационных, финансовых и управленческих потоков, отображение организационной структуры. В силу этого, SADT – это методология в большей степени нацеленная на реорганизацию всей системы управления, чем другие методологии функционального моделирования, основанные на использовании диаграмм потоков данных, главная цель которых проектирование информационных процессов [11].

Функциональная модель бизнес-процессов состоит из диаграмм, фрагментов текстов и глоссария, имеющих ссылки друг на друга. Диаграммы - главные компоненты модели, которые отображают последовательности взаимосвязанных через общие объекты функций (операций, действий, работ – activity) бизнес-процесса.

Методология SADT реализована в следующих инструментальных средствах:

Microsoft Visio.
Bpwin process modeler.
Ramus Educational.
Dia [3].

Программный продукт Microsoft Visio - векторный графический редактор, который обеспечивает работы с диаграммами и блок-схемами для Windows. Редактор выпускается в трёх редакциях: Standard, Professional и Pro for Office 365 [4].

Аналогично с Adobe Reader, в стандартный набор программ MS Office входит только средство для просмотра и печати диаграмм Microsoft Visio Viewer [8]. Полнофункциональная версия Microsoft Visio Professional для создания и редактирования монограмм и диаграмм в пакеты MS Office не входит и распространяется отдельно. Первоначально Visio разрабатывался и выпускался компанией Visio Corporation. Компания Microsoft приобрела компанию в 2000 году, тогда продукт назывался Visio 2000, был выполнен ребрендинг, и продукт был включен в состав Microsoft Office. Редактор поддерживает множество типов диаграмм, в которые входит IDEF0, DFD и другие методологии моделирования.

Редактор «Bpwin process modeler» - это программный продукт, разработанный компанией ltd. Logic Works. Он предназначен для поддержки процесса создания информационных систем. Относится к категории CASE средств верхнего уровня. BPwin является достаточно развитым средством моделирования, которое позволяет проводить анализ, документирование и улучшение бизнес процессов. С его помощью можно моделировать действия в процессах, определять их порядок и необходимые ресурсы. Модели BPwin создают структуру, необходимую для понимания бизнес процессов, выявления управляющих событий и порядка взаимодействия элементов процесса между собой [1].

«Bpwin» поддерживает функциональное моделирование, моделирование потока работ и потока данных. Соответствующие диаграммы реализованы на основе стандартов IDEF0, IDEF3 и DFD. Функциональное моделирование дает возможность осуществлять систематизированный анализ бизнес процессов, обращая внимание на регулярно выполняемые задачи (функции). Моделирование потока работ обеспечивает анализ логики выполнения процесса. Моделирование потока данных позволяет сконцентрировать внимание на обмене данными между различными задачами. Кроме того, что в BPwin создаются отдельные модели, также могут создаваться и смешанные модели [2].

Редактор «Ramus Educational» - кроссплатформенная система моделирования и анализа бизнес-процессов. В функционал редактора входят:

разработка графических моделей бизнес-процессов (поддерживаются нотации IDEF0 и DFD);
разработка систем классификации и кодирования (с привязкой к моделям процессов);
формирование отчётности по моделям и системе классификации (в виде регламентов бизнес-процессов, должностных инструкций и т.п.).

Редактор «Dia» - это свободный кроссплатформенный редактор диаграмм, часть GNOME Office, но может быть установлен независимо. Он может быть использован для создания различных видов диаграмм: блок-схем алгоритмов программ, древовидных схем, статических структур UML, баз данных, диаграмм сущность-связь, радиоэлектронных элементов, потоковых диаграмм, сетевых диаграмм и других [9].

Для выбора инструментального средства необходимо выделить критерии, по которым выбор будет осуществляться:

Поддержка нотаций IDEF0, DFD, IDEF3.
Кроссплатформенность.
Проверка нотации.
Формирование отчетности.

Проанализируем инструментальные средства по выделенным критериям. Результат представлен в таблице 1.

Таблица 1

Анализ инструментальных средств

Критерий	MS Visio	Bpwin	Ramus	Dia
Поддержка IDEF0	+	+	+	+
Поддержка DFD	+	+	+	+
Поддержка IDEF 3	-	+	-	-
Критерий	MS Visio	Bpwin	Ramus	Dia
Кроссплатформенность	-	-	+	+
Проверка правильности применения нотации	-	+	-	-
Формирование отчетности	-	+	+	-
Итого	2	5	4	3

По результатам проведенного анализа наибольшее соответствие показало CASE-средство Bpwin process modeler, которое будет использовано для моделирования бизнес-процессов предметной области.

Существует ряд нотаций, используемых в структурном подходе. Это нотации IDEF0, DFD, IDEF3. Нотация IDEF0 имеет жесткие правила создания модели бизнес-процесса. Эта нотация позволяет представить изменение информационных, денежных и материальных потоков при прохождении бизнес-процессов. Несмотря на сложности нотации, ее преимуществом является наглядность и понятность модели бизнес-процесса [10].

Нотация DFD используется для моделирования потоков данных, которые сопровождают бизнес-процессы. Эта нотация применяется для моделирования бизнес-процессов при разработке программного обеспечения и баз данных.

Нотация IDEF3 позволяет представить процессы предметной области в виде работ. Получившаяся модель показывает логику выполнения работ [6].

Для моделирования бизнес-процессов выбрана нотация IDEF0, поскольку она позволяет рассмотреть процесс комплексно, обладает неизбыточной детализацией и включает все необходимые инструменты.

Моделирование бизнес-процессов «как есть»

В процессе покупок сырья и материалов образуются следующие входные информационные потоки:

Производственное задание.
Расписание изготовления готовой продукции.
Количество запасов на складе.

Выходными информационными потоками процесса являются:

План закупок.
Договор купли-продажи.

Границы рассматриваемой задачи включают следующие функции:

Ввод параметров для расчета оптимальной партии сырья и материалов.
Расчет оптимальной партии сырья и материалов.
Выбор поставщиков;
Заключение договоров купли-продажи.

Рассматриваемая задача связана с задачей планирования производства, поскольку данные, полученные в результате планирования производства будут использованы при планировании закупок.

Важность задачи для организации в целом обусловлена минимизацией издержек, возникающих в процессе простоя производства в связи с отсутствием необходимого сырья и материалов.

В ходе решения задачи покупок сырья и материалов задействованы специалисты отдела закупок, задачей которых является своевременное обеспечение производства необходимыми сырьем и материалами в нужном объеме.

На рисунке 6 представлена контекстная диаграмма процесса покупки сырья и материалов. Управление процессом осуществляется согласно регламенту.

Рисунок 6. Контекстная диаграмма процесса

Механизмами процесса являются редактор MS Excel, в котором осуществляется расчет оптимальной партии закупок сырья и материалов и специалист отдела закупок. Входными потоками процесса являются производственное задание, расписание изготовления готовой продукции и количество запасов на складе. Выходными потоками процесса являются план закупок и договор купли-продажи.

Процесс покупки сырья и материалов включает в себя следующие подпроцессы:

Расчет объема закупок.
Поиск поставщиков.
Заключение договоров купли-продажи.

Декомпозиция процесса покупки сырья и материалов представлена на рисунке 7.

На рисунке 8 представлена модель процесса расчета объема закупок. Специалист отдела закупок согласно полученным документам вводит данные о производстве, которые включают в себя количество и наименование готовой продукции, в табличный процессор «MS Excel» в качестве параметров решения задачи. С помощью функции «Поиск решения» в процессоре формируются параметры оптимальной партии сырья и материалов. Специалист оформляет полученные результаты в документ. В итоге получается план закупок, согласно которому осуществляется покупка сырья и материалов.

На рисунке 9 представлена модель процесса поиска поставщиков. Специалист отдела закупок осуществляет мониторинг рынка на предмет поставщиков, которые осуществляют продажу сырья и материалов в необходимой отрасли. Затем осуществляется изучение ассортимента поставщиков, наличие акций и условия доставки товаров. В результате получается список поставщиков, с которыми будет проводиться дальнейшая работа.

На рисунке 10 представлена модель заключения договора.

Рисунок 7. Декомпозиция процесса покупки сырья и материалов

Рисунок 8. Модель процесса расчета объема партии закупок

Рисунок 9. Модель процесса поиска поставщиков

Рисунок 10. Модель процесса заключения договоров купли-продажи

Специалист отдела закупок осуществляет ведение переговоров с выбранными поставщиками, в ходе которых решаются вопросы поставок: наличия сырья и материалов, сроков доставки и т.д. Затем осуществляется подготовка договоров купли-продажи, которые подлежат согласованию обеими сторонами. Если в результате согласования возникает необходимость внесения изменений, осуществляется внесение изменений в проект договора и повторной согласование. В результате выполнения процесса заключается договор купли-продажи.

Практическая часть

Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

В текущем процессе имеют место высокие временные затраты на обработку документооборота. Это связано с тем, что процессы анализа и осуществления расчетов для формирования итоговых документов не автоматизировано.

В процессе разработки плана закупок используются документы, которые формируются в плановом отделе:

Производственное задание.
Расписание изготовления готовой продукции.

Также для процесса необходимо знать количество запасов на складе, которое специалисты отдела закупок получают в виде отчета со склада. Формирование и передача этих документов в отдел закупок может сопровождаться временными затратами, связанными с человеческим фактором.

Также трудоемкостью и высокими временными затратами обладает процесс расчета оптимального объема закупок, поскольку для осуществления этих процессов необходим анализ полученных документов от планового отдела.

После внедрения проектируемой информационной системы, автоматизирующей процесс планирования закупок, будут устранены следующие недостатки:

Простои в производстве, возникающие в результате опозданий в поставках сырья и материалов.
Затраты, связанные с простоем оборудования.
Высокие трудозатраты на расчет показателей, необходимых для планирования закупок.
Высокая трудоемкость обработки данных.

Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

Рассмотрим процесс покупки сырья и материалов после внедрения информационной системы.

На рисунке 11 представлена контекстная диаграмма процесса покупки сырья и материалов. Управление процессов осуществляется согласно регламенту. Механизмами процесса являются информационная система и специалист отдела закупок. Входными потоками процесса являются: производственное задание, расписание изготовления готовой продукции и количество запасов на складе. Выходными потоками процесса являются план закупок и договор купли-продажи.

Процесс покупки сырья и материалов включает в себя следующие подпроцессы:

Расчет объема закупок.
Поиск поставщиков.
Заключение договоров купли-продажи.

Декомпозиция процесса покупки сырья и материалов представлена на рисунке 12.

На рисунке 13 представлена модель процесса расчета объема закупок. Специалист отдела закупок осуществляет загрузку документов в информационную систему. Система выделяет из документов данные, которые являются параметрами экономико-математической модели. Система осуществляет поиск решения задачи и формирует план производства.

На рисунке 14 представлена модель процесса поиска поставщиков. Специалист отдела закупок осуществляет мониторинг рынка на предмет поставщиков, которые осуществляют продажу сырья и материалов в необходимой отрасли. Затем осуществляется изучение ассортимента поставщиков, наличие акций и условия доставки товаров. В результате получается список поставщиков, с которыми будет проводиться дальнейшая работа.

Рисунок 11. Контекстная диаграмма бизнес-процесса

Рисунок 12. Декомпозиция процесса покупки сырья и материалов

Рисунок 13. Модель процесса расчета объема закупок

Рисунок 14. Модель процесса поиска поставщиков

На рисунке 15 представлена модель заключения договора. Специалист отдела закупок осуществляет ведение переговоров с выбранными поставщиками, в ходе которых решаются вопросы поставок: наличия сырья и материалов, сроков доставки и т.д. Затем осуществляется подготовка договоров купли-продажи, которые подлежат согласованию обеими сторонами. Если в результате согласования возникает необходимость внесения изменений, осуществляется внесение изменений в проект договора и повторной согласование. В результате выполнения процесса заключается договор купли-продажи.

Рисунок 15. Модель процесса заключения договора купли-продажи

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе выполнения курсовой работы был описан процесс покупки сырья и материалов: были рассмотрены этапы процесса и приведен алгоритм расчета оптимального объема закупок.

Далее был осуществлен выбор CASE-средства для моделирования бизнес-процесса. Для моделирования бизнес-процессов предметной области был выбран системный подход, который реализован в CASE-средстве BPwin process modeler.

Были построены модели бизнес-процессов «как есть» в нотации IDEF0. В ходе которых были выявлены недостатки, связанные с высокими временными затратами на сбор данных для расчета оптимального объема закупок.

Поскольку в настоящий момент процесс расчета объема закупок автоматизирован с помощью табличного процессора MS Excel и все документы представляют собой бумажные носители, процесс обладает рядом недостатков. Для повышения эффективности процесса расчета оптимального объема закупок было предложено внедрение информационной системы, которая будет иметь единое хранилище данных.

Ввиду перечисленных недостатков, к единому хранилищу данных необходимо добавить функционал, автоматизирующий процесс расчета оптимального объема закупок и формирования плана закупок.

В результате были разработаны модели бизнес-процесса «как должно быть». На основании построенных моделей можно сделать вывод о том, что бизнес-процесс стал более простым, участие персонала в нем сократилось, следовательно, были снижены временные затраты на осуществление процесса.

Список использованной литературы

Андерсен Бьерн. Бизнес-процессы. Инструменты совершенствования. – Москва, РИА «Стандарты и качество», 2013 г.
Гвоздева Т.В., Баллод Б.А. / Проектирование информационных систем. – М.:Феникс, 2014.
Горбаченко В.И., Убиенных Г.Ф. / Проектирование информационных систем с СА ErwinModelingSuite 7.3. – П.:ПГУ 2014.
Марка Д.А., МакГоуэн К. Методология структурного анализа и проектирования. Москва, 2013 г.
С.В. Маклаков. BPWin и ERWin. CASE-средства разработки информационных систем. Москва: Диалог-МИФИ, 2015. 256 с
В.А. Ивлев, Т.В. Попова. Реорганизация деятельности предприятий: от структурной к процессной организации. Москва: «Научтехлитиздат», 2014 г., 282
С.В. Черемных, И.О.Семенов, В.С. Ручкин. Структурный анализ систем: IDEF-технологии. Москва: «Финансы и статистика», 2014. 208 с
А. Шматалюк и др. Моделирование бизнеса. Методология ARIS. Практическое руководство. Москва: «Серебряные нити», 2014 г., 327 с.
Август-Вильгельм Шеер, Бизнес-процессы: основные понятия, теории, методы, Москва.: Просветитель, 2013.
А.М. Вендров. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем. Москва: «Финансы и статистика», 2014 г., 347 стр.
Гради Буч Объектно-ориентированный анализ и проектирование с примерами приложений, 3 издание, : Пер с англ. М. : ООО «И.Д. Вильямс», 2012.