Разработка регламента выполнения процесса «Предоставление рекламных услуг»

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Эффективность деятельности организации определяется, в том числе, управлением ее бизнес-процессами. Бизнес-процессом является совокупность взаимосвязанных мероприятий или задач, которые направлены на создание определённого продукта или услуги для потребителей.

Управление бизнес процессами является систематическим подходом к процессу управления, который направлен на улучшение деятельности организации и ее процессов. Такой подход предоставляет организации возможность определить свои процессы, организовать их выполнение, а также повысить качество результатов процессов и порядка исполнения.

Для эффективного управления бизнес-процессами необходимо проанализировать их выполнение. На основании проведенного анализа провести комплекс мероприятий, направленных на оптимизацию выполнения бизнес-процессов.

Одним из таких мероприятий является оптимизация выполнения бизнес-процессов с помощью внедрения информационных систем. В информационных системах информация о взаиморасчетах структурируется для удобного представления данных пользователю.

Применение информационных систем для автоматизации предоставления рекламных услуг позволяет минимизировать временные затраты на учетные процессы, структурировать полученные данные (например, в разрезе контрагента, по заданным периодам и т.д.), автоматизировать формирование учетных документов и аналитических отчетов.

Актуальность работы заключается в повышении качества выполнения бизнес-процесса с помощью применения информационных технологий.

Объектом исследования является процесс предоставления рекламных услуг.

Предметом исследования является автоматизация процесса предоставления рекламных услуг.

Целью работы является проектирование реализации операции бизнес-процесса предоставления рекламных услуг.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

1. Выбрать комплекс задач автоматизации.
2. Охарактеризовать существующие бизнес-процессы.
3. Описать документооборот, возникающий при решении задачи.
4. Обосновать проектные решения по информационному обеспечению.
5. Дать обоснование проектным решениям по программному обеспечению.
6. Создать и описать информационную модель.
7. Дать характеристику нормативно-справочной, входной и оперативной информации.
8. Охарактеризовать результативную информацию.
9. Разработать общие положения.
10. Дать характеристику базе данных.
11. Разработать структурную схему пакета.
12. Описать программные модули.
13. Разработать контрольный пример реализации.
14. Аналитическая часть
15. Выбор комплекса задач автоматизации

Рассмотрим процесс предоставления рекламных услуг. Рассматриваемый бизнес-процесс обладает следующими входными потоками:

1. Исходные данные – это информация о продукте или услугах клиента, которые необходимо прорекламировать, также к исходным данным относятся пожелания клиента по рекламе.
2. Вопросы клиента, возникающие в процессе предоставления рекламных услуг.
3. Заказ клиента – согласованный вид предоставления услуг.

Рассмотрим выходные потоки бизнес-процесса:

1. Несогласованные условия – условия, которые не были согласованы в процессе заключения договора.
2. Договор на оказание рекламных услуг – документ, согласно которому осуществляется предоставление рекламных услуг.
3. Выполненные работы – работы по размещению рекламных материалов.
4. Размещенные рекламные материалы – листовки, рекламные щиты, объявления и т.д.
5. Решенные вопросы - вопросы клиента, возникающие в процессе предоставления рекламных услуг.

В границы рассматриваемой задачи входят процессы работы с клиентами, согласования условий предоставления рекламы и выполнения условий договора.

Рассматриваемая задача охватывает всю деятельность отдела рекламы, направленную на работу с клиентом и контроль выполнения условий договора. Рассматриваемый процесс имеет связь с бухгалтерским учетом, он является поставщиком данных о сумме заключенного договора.

Важность рассматриваемой задачи в целом для предприятия заключается в том, что предоставление рекламных услуг является основным направлением деятельности организации, приносящим прибыль.

В процессе решения задачи задействованы специалисты по рекламе, которые осуществляют работу с клиентом, формирование документооборота и контроль предоставляемых услуг.

Результатными показателями бизнес-процесса являются:

1. Количество заказов в месяц.
2. Сумма выручки.
3. Сумма услуг по договору.

В рассматриваемом процессе отсутствуют входные документы. Результатным документом процесса являются договоры на оказание услуг.

1. Характеристика существующих бизнес – процессов

Создадим модели бизнес-процесса «как есть». Основным бизнес-процессом предметной области является процесс предоставления рекламных услуг. Процесс регламентируется законодательством Российской Федерации. Механизмом процесса является специалист по рекламе.

Входящими потоками процесса являются: заказ клиента, исходные данные и вопросы клиента. Выходящими потоками являются: договор на оказание рекламных услуг, выполненные работы, несогласованные условия, решенные вопросы и размещенные рекламные материалы. Модель процесса «как есть» представлена на рисунке 1.

Процесс предоставления рекламных услуг состоит из следующих процессов:

1. Работа с клиентом.
2. Заключение договора.
3. Выполнение работ по договору.

Рисунок 1. Контекстная диаграмма процесса предоставления рекламных услуг

Клиент озвучивает свой заказ менеджеру по рекламе. Менеджер консультирует его по услугам компании, и они совместно выбирают параметры заказа. Затем клиент заключает с агентством договор на оказание рекламных услуг. После заключения договора агентство приступает к выполнению работ согласно договору. Модель процесса представлена на рисунке 2.

Рассмотрим процесс заключения договора более подробно. Клиент и менеджер по рекламе согласовывают условия договора. В процессе согласования может потребоваться внесение изменений. Менеджер по рекламе осуществляет внесение изменений. Затем внесенные изменения снова проходят этап согласования. На этом этапе внесенные изменения могут быть не согласованы и договор не будет заключен. После того как все внесенные изменения согласованы, клиент заключает договор на предоставление рекламных услуг. Модель процесса заключения договора представлена на рисунке 3.

После того как договор заключен, агентство приступает к выполнению работ по договору. Согласно исходным материалам заказчика и заключенному договору разрабатываются рекламные материалы: листовки, баннеры, вывески и т.д. После того как материалы изготовлены, агентство осуществляет их размещение на рекламных площадях. В процессе выполнения работ по договору у заказчика могут возникнуть вопросы или пожелания. Специалист по рекламе осуществляет решение этих вопросов. Специалист по рекламе контролирует выполнение работ до срока истечения договора. В контроль выполнения работ входит отслеживание размещения, износа или порчи материалов. В таких случаях, специалист по рекламе действует согласно договору.

Рисунок 2. Декомпозиция процесса предоставления рекламных услуг

Рисунок 3. Модель процесса предоставления рекламных услуг

Рисунок 4. Модель процесса выполнения работ по договору

1. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Создадим схему документооборота рассматриваемого процесса. В процессе документооборота формируются следующие документы:

1. Смета.
2. Договор.
3. Акт выполненных работ.

Схема документооборота представлена на рисунке 5.

Рисунок 5. Схема документооборота

Рассмотрим количественные показатели формирования документооборота. Характеристика документооборота представлена в таблице 1.

Таблица 1

Характеристика формирования документооборота

Характеристика	Смета	Договор	Акт выполненных работ
Количество документов в год, шт.	350 000	200 000	200 000
Количество символов в документе, шт.	3 000	3 000	3 000
Частота возникновения в год	1	1	1
Трудозатраты на обработку в год, чел-час	500	300	500

В таблице 2 представлена характеристика документооборота задачи после автоматизации.

Таблица 2

Характеристика формирования документооборота

Характеристика	Смета	Договор	Акт выполненных работ
Количество документов в год, шт.	350 000	200 000	200 000
Количество символов в документе, шт.	3 000	3 000	3 000
Частота возникновения в год	1	1	1
Трудозатраты на обработку в год, чел-час	310	260	40

Трудозатраты по базовому плану составили 1 300 человеко-часов в год, а трудозатраты по автоматизированному плану – 610 человеко-часов. На основании проведенных расчетов можно заключить, что автоматизация процесса предоставления рекламных услуг является целесообразной.

1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

В рассматриваемом бизнес-процессе отсутствуют входные документы. Поэтому перейдем к рассмотрению выходных документов.

Выходными документами процесса предоставления рекламных услуг:

1. Смета.
2. Акт выполненных работ.
3. Договор.

Все перечисленные документы имеют унифицированные формы, поэтому оригинальное проектирование печатных форм не потребуется.

В проектируемой системе не будут использованы международные классификаторы. Информационная база проектируемой системы будет организована в виде интегрированной базы данных с распределенной организацией для обеспечения совместной работы нескольких специалистов. Для организации базы данных будет использоваться реляционный подход, который минимизирует избыточность данных и обеспечивает простоту манипулирования ими.

1. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Информационные системы позволяют пользователям осуществлять сбор и обработку данных. Для хранения данных используются базы данных. Различают следующие виды баз данных [2]:

1. Иерархические.
2. Сетевые.
3. Реляционные.

В настоящее время широко применяются реляционные базы данных в связи со следующими факторами [8]:

• Они обладают простотой, поскольку в реляционной модели данных существует всего одна информационная конструкция, формализующая табличное представление данных.
• Наличие теоретически обоснованных методов нормализации отношений позволяет получать базу данных с заданными характеристиками.
• Независимость данных заключается в том, что при необходимости внесения изменений в структуру реляционной базы данных, требуется внесение минимальных изменений.

На основании перечисленных достоинств, для реализации информационной системы была выбрана реляционная база данных. Для управления реляционной базой данных используется реляционная СУБД. На рынке широко представлены как коммерческие, так и бесплатные СУБД, к которым относятся:

• Microsoft SQL Server;
• IBM DB2;
• Oracle database.

СУБД IBM DB2 является кросс-платформенной, обеспечивает стабильную работу базы данных. Недостатками системы являются высокая стоимость и низкая производительность. СУБД Microsoft SQL Server обладает большим пакетом инструментов, стабильностью работы и низкими затратами на администрирование. Недостаток системы заключается в том, что она работает только на платформе Windows. СУБД Oracle обладает высокой производительностью, легкостью интегрирования приложений и устойчивостью к большим потокам данных. Недостатком является высокая стоимость, необходимость приобретения мощного оборудования и персонала для поддержки СУБД. Ввиду перечисленных свойств реляционных СУБД был сделан выбор в пользу СУБД Oracle [1].

Для разработки информационной системы будет использован объектно-ориентированный подход, поскольку он позволяет осуществлять конструирование из компонентов, обладающих простыми инструментами, что дает возможность абстрагироваться от деталей реализации. Использование локализации программного кода и данных улучшает наглядность и удобство сопровождения программного обеспечения.

В качестве языка программирования был выбран язык программирования С++, который обладает следующими преимуществами [3]:

• большей безопасностью по сравнению с другими языками;
• возможностью писать обобщенный код с помощью шаблонов;
• возможностью использования объектно-ориентированного подхода;
• управления ресурсами с помощью RAII;
• упрощение программного кода за счет перегрузки функций и операторов;
• более простой обработки ошибок за счет исключений [10].

Рассмотрим существующие среды программирования, которые поддерживают язык программирования c++. Среда программирования «Visual Studio 2015» является одной из старейших продуктов для создания программных продуктов с графическим интерфейсом. Возможность добавления сторонних плагинов способствует расширению функциональности среды программирования до кроссплатформенного состояния. К недостатком этой среды можно отнести то, что разработчик должен обладать опытом создания приложений, для работы с этой средой.

Среда программирования «IntelliJ IDEA» позволяет осуществить разработку программных продуктов на множестве популярных языков программирования. Но у системы существует существенный недостаток производительности в процессе компиляции, перекомпиляции и тестирования.

Платформа для разработки графических приложений «Appcelerator Titanium» предоставляет возможность быстрого создания приложений для всех устройств. Но в среде существует недостаток в виде генерации ошибок в коде, искусственных ограничений и низкого качества пользовательской документации [5].

Мощной платформой для разработки приложений, которая позволяет создавать приложения на языке программирования с++, является платформа «Netbeans». Однако, платформа обладает низким показателем быстродействия и ограничением функциональности некоторых плагинов [8].

На основании рассмотренных сред программирования, поддерживающих язык с++, был сделан вывод о том, что наиболее надежной средой программирования будет являться среда «MS Visual Studio».

Для создания отчетных форм будет использован программный продукт «DesignFR», которое позволяет просматривать и редактировать файлы отчетов.

Проектируемая система должна функционировать в среде операционной системы Windows 10, поскольку эта операционная система используется для работы сотрудников организации.

1. Проектная часть
2. Информационная модель и её описание

Информационная модель представляет собой схему, отражающую преобразование информационных реквизитов от источников информации до её получателей или, иными словами, процесс обработки информации в информационной системе. Рассмотрим информационную модель предметной области. Информационная модель представлена на рисунке 6.

Рисунок 6. Информационная модель

1. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

В рассматриваемой задаче отсутствуют входные документы. Дадим характеристику нормативно справочной информации. В рассматриваемой системе должны присутствовать следующие справочники:

1. Сотрудник – содержит перечень всех специалистов по рекламе, которые работают в организации.
2. Клиент – содержит перечень всех клиентов, которые когда-либо обращались в компанию.
3. Услуги – содержит перечень всех услуг, предоставляемых компанией.

Характеристика справочников представлена в таблице 3.

Таблица 3

Характеристика справочников

Характеристика	Услуга	Сотрудник	Клиент
Ответственный за ведение	Специалист по рекламе
Объем справочника в записях	100	100	100 000
Частота актуализации	1 раз в квартал		Ежедневно
Объем актуализации	10%
Реквизитный состав	Код	Фамилия	ФИО
		Имя	Паспортные данные
	Наименование	Отчество	Адрес по прописке
			Дата рождения

1. Характеристика результатной информации

Результатной информацией является отчет «Отчет по проделанной работе». Отчет представляет собой список заключенных договоров за заданный пользователем период времени в разрезе каждого сотрудника.

Отчет формируется ежемесячно специалистами по рекламе и используется для расчета комиссионного вознаграждения каждого специалиста. Образец отчета представлен на рисунке 7.

Рисунок 7. Образец отчета по результатом проделанной работы

Результатная информация хранится в следующих таблицах базы данных:

1. Смета.
2. Договор.
3. Сотрудник.

Характеристика перечисленных таблиц представлена в таблице 4.

Таблица 4

Характеристика таблиц с результативной информацией

Наименование таблицы	Наименование поля
Сотрудник	Фамилия
	Имя
	Отчество
Договор	№ договора
	Дата
Смета	Сумма

Полученный документ включает в себя оперативную информацию и является уточняющим. Документ выгружается из ИС в форматах .doc, .docx, .xlsx, .xls для дальнейшей печати.

1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

Для того, чтобы привести иерархию функций управления и обработки данных, которые будут автоматизированы с помощью проектируемой ИС, необходимо выделить и детализировать два подмножества функций:

1. Функции, реализующие служебные функции.
2. Функции, реализующих основные функции управления и обработки данных.

Выявление состава функций, их иерархии и выбора языка общения (например, главное меню ИС) позволит разработать структуру сценария диалога, который даст возможность определить состав кадров диалога, содержание каждого кадра и их соподчиненность.

Разработаем дерево функций системы, согласно приведенным рекомендациям. К основным функциям разрабатываемой системы относятся:

1. Редактирование справочников.
2. Расчет показателей.
3. Ввод данных.

К служебным функциям разрабатываемой ИС относятся:

1. Формирование отчетов.

Дерево функций представлено на рисунке 8 [7].

Рисунок 8. Дерево функций системы

При разработке структуры диалога необходимо предусмотреть возможность работы с экранными формами входных документов, формирование выходных документов, корректировки вводимых данных, просмотра введенной информации, работу с таблицами нормативно-справочной информации, протоколирования действий пользователя, а также помощь на всех этапах работы [9].

Разработаем сценарий диалога информационной системы. Сценарий диалога представлен на рисунке 9.

Рисунок 9. Сценарий диалога

1. Характеристика базы данных

Проектируемая ИС будет хранить и обрабатывать данные в реляционной базе данных, которая представляет собой совокупность двумерных таблиц. База данных будет включать следующие таблицы:

1. Сотрудник.
2. Услуги.
3. Клиент.
4. Прайс-лист.
5. Договор.
6. Смета.
7. Акт.

Для описания взаимосвязей между таблицами построим ER-модель. ER-модель представлена на рисунке 10.

Рисунок 10. ER-модель

Характеристика таблиц базы данных представлена в таблице 5.

Таблица 5

Характеристика базы данных

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Справочник «Услуга»
ID_услуги	ID_usl	Счетчик	5	Ключевое поле
Наименование	Name_usl	Текст	30
Описание	Con_usl	Текст	100
Справочник «Сотрудник»
Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
ID_сотрудника	ID_sotr	Счетчик	5	Ключевое поле
Фамилия	Lname	Текст	30
Имя	Fname	Текст	30
Отчество	Mname	Текст	30
Справочник «Клиент»
ID_клиента	ID_client	Счетчик	5	Ключевое поле
ФИО	Name_client	Текст	30
Дата рождения	Date_client	Дата	8
Паспортные данные	Pasp_client	Текст	30
Прописка	Adress_client	Текст	100
Договор
ID_договора	ID_dog	Счетчик	5	Ключевое поле
Номер	Nomer_dog	Текст	30
Дата	Date_dog	Дата	8
Срок действия	Date_end	Дата	8
Прайс-лист
ID_прайса	ID_price	Счетчик	5	Ключевое поле
Сумма	Sum_price	Число	6
Смета
ID_сметы	ID_smet	Счетчик	5	Ключевое поле
Количество	Kol_smet	Число	3
Сумма	Sum_smet	Число	6
Акт
Номер	Num_sch	Текст	15
Дата	Date_sch	Дата	8

1. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)

Структурная схема пакета программных модулей состоит из модулей следующих классов [6]:

1. Модули, выполняющие служебные функции.
2. Управляющие модули, осуществляющие загрузку меню и передачу управления другому модулю.
3. Модули, связанные с хранением, обработкой и выдачей информации.

Описание функций модулей позволяет структурировать файлы информационной системы, обеспечить надежность системы и удобство при сопровождении системы.

Описание функций модулей представлено в таблице 6.

Таблица 6

Описание функций модулей

№ п/п	Наименование модуля	Функции модуля
1	Глобальный модуль	Содержит глобальные процедуры и функции, предопределенные процедуры, процедуры и функции, которые выполняются при запуске приложения
2	Модуль создания документов	Содержит глобальные процедуры и функции, предопределенные процедуры, процедуры и функции, которые выполняются при создании документов
3	Модуль формирования отчета	Содержит глобальные процедуры и функции, предопределенные процедуры, процедуры и функции, которые выполняются при формировании отчета

Модель дерева вызова программных модулей представлено на рисунке 11.

Рисунок 11. Модель дерева вызова программных модулей

1. Описание программных модулей

На рисунке 12 представлен алгоритм модуля справочников. Когда пользователь выбирает в главном меню команду открытия модуля-справочника, открывается форма, в которой показаны все записи, содержащиеся в этом справочнике. При нажатии кнопки «Добавить», открывается форма добавления записи. При нажатии кнопки «Изменить», открывается форма редактирования записи справочника. Все справочники работают по аналогичному алгоритму.

Рисунок 12. Алгоритм работы модулей справочников

На рисунке 13 представлен алгоритм работы модулей формирования документов. Пользователь нажимает кнопку создания документов и происходит открытие документа, который он выбрал. Пользователь заполняет документ, затем он может сохранить его или закрыть. Во втором случае введенные данные не будут сохранены.

Рисунок 13. Алгоритм формирования документов

На основании введенных данных пользователь может осуществить формирование отчетности. Алгоритм формирования отчетов представлен на рисунке 14.

Рисунок 14. Алгоритм формирования отчетности

1. Контрольный пример реализации проекта и его описание

Для разработки контрольного примера реализации проекта и его описания необходимо [4]:

1. Описать тестовые данные, которые необходимы для проверки работоспособности основных функций проекта.
2. Описать процесс обработки тестовых данных.
3. Описать результаты обработки тестовых данных.

Реализация контрольного примера состоит из следующих этапов:

1. Ввод тестовых данных в справочники.
2. Результат формирования отчета.

На рисунке 15 представлен результат ввода данных в форму справочника «Клиент».

Рисунок 15. Справочник «Клиент»

На рисунке 16 представлен результат ввода данных в справочник «Услуга».

Рисунок 16. Справочник «Услуга»

На рисунке 17 представлен ввод данных о договоре.

На рисунке 18 представлена акта выполненных работ.

На рисунке 19 представлен отчет по продажам.

Рисунок 17. Форма договора

Рисунок 18. Форма счета-фактуры

Рисунок 19. Отчет по взаиморасчетам

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе выполнения курсовой работы было проведено обследование предметной области. Дано описание комплекса задач автоматизации и обоснование их выбора. Были описаны бизнес-процессы предметной области с помощью нотации IDEF0.

Были описаны информационные потоки, возникающие в результате осуществления документооборота, возникающего при предоставлении рекламных услуг.

Проведено исследование проектных решений по информационному обеспечению. В результате анализа была выбрана реляционная модель базы данных.

В ходе анализа существующих проектных решений по программному обеспечению было выбрано наиболее оптимальное решение.

Во второй главе работы была разработана информационная модель предметной области. Дана характеристика оперативной, справочной информации и входных и оперативных данных. Разработаны формы результативной информации.

Были разработаны дерево функций системы и сценарий диалога. Дана характеристика базы данных, разработана ER-модель базы данных, приведённой к третьей нормальной форме.

Разработана структурная схема пакетов программных модулей. Дано описание программных модулей. Разработан контрольный пример реализации системы и его описание.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Гвоздева Т.В., Баллод Б.А. / Проектирование информационных систем. – М.:Феникс, 2014.
2. Горбаченко В.И., Убиенных Г.Ф. / Проектирование информационных систем с СА ErwinModelingSuite 7.3. – П.:ПГУ 2014.
3. Грекул В.М, Коровкина Н.А, Куприянов В.С. / Проектное управление в сфере информационных технологий. – М.:БИНОМ, ИНФРА-М, 2013.
4. ЕлиферовВ.Г., РепинВ.В. / Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. – М.:Манн, Иванов и Фербер, 2013.
5. Избачков Ю.С., Петров В.Н. / Информационные системы. – СПб,: Амфора. 2014.
6. Исаев Г.Н. / Проектирование информационных систем. Учебное пособие. – М.: Омега-Л, 2015.
7. Мацяшек Л.А. / Проектирование информационных систем. – М.: Вильямс,2016.
8. Ньютон Р. / Управление проектами от А до Я. – М.: Альпина Паблишер, 2014.
9. Смит К.У., Уильямс Л.Дж. / Эффективные решения: практическое руководство по созданию гибкого и масштабируемого программного обеспечения. – М.:Вильямс, 2013.
10. Эванс Э. / Предметно-ориентированное проектирование: структуризация сложных программных систем. – М. Вильямс, 2016.