Разработка регламента выполнения процесса: Развитие и подготовка сотрудников

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Процесс управления персоналом является одним из самых необходимых компонентов в деятельности любой крупной организации. Управление персоналом является бизнес-процессом, которому необходим такой уровень организации, при котором бы сотрудники, работающие в организации, могли чувствовать себя комфортно и работать на благо компании.

Деятельность компании напрямую зависит от персонала, который выполняет возложенные на него функции. Поэтому качество подбора и развития персонала напрямую оказывает влияние на то, как будет выполняться вся дальнейшая работа организации. В связи с этим процесс развития и подготовки персонала является одним из основных направлений деятельности HR-отдела, который осуществляет функции управления персоналом. Организация процесса развития и подготовки персонала позволяет компании обзавестись профессиональными сотрудниками.

В условиях современного бизнеса руководители компаний стремятся стабилизировать деятельность компании. Для осуществления этого необходимо формирование качественных бизнес-процессов, которые представляют собой четкую схему, на основании которой вести деятельность компании станет более оптимальной.

Бизнес-процессы, направленные на подбор, развитие и подготовку персонала, утверждаются рядом документов, установленных руководителями предприятий. Практически в каждой компании такие документы являются одинаковыми, и все сотрудники способны действовать по одинаковой схеме, которая включает ряд регламентированных этапов.

Наиболее оптимальным способом хранения данных являются автоматизированные информационные системы (АИС). Основными функциями АИС является сбор, хранение и обработка информации. Однако, к функционалу АИС относятся вычислительные процессы и визуализация данных.

Использование АИС для решения управленческих задач позволяет организации осуществить повышение эффективности и оперативности деятельности сотрудников. С помощью автоматизации обработки информации и предоставления документов сокращаются временные затраты на выполнение бизнес-процессов предприятия, а систематизация документации способствует сокращению времени на поиск необходимых данных.

Актуальность работы заключается в повышении качества выполнения бизнес-процесса с помощью применения информационных технологий.

Объектом исследования является процесс развития и подготовки персонала.

Предметом исследования регламент выполнения процесса развития и подготовки персонала.

Целью работы является разработка регламента выполнения процесса развития и подготовки персонала.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

1. Дать описание предметной области.
2. Выбрать средства моделирования бизнес-процессов.
3. Осуществить моделирование бизнес-процессов «как есть».
4. Описать мероприятия по улучшению бизнес-процессов.
5. Осуществить моделирование бизнес-процессов «как должно быть».
6. Аналитическая часть
7. Описание предметной области. Постановка задачи

На текущем этапе развития как российской, так и мировой экономики возникают изменения в требованиях к персоналу компаний. Это связано с повышением значимости персонала в компании, как в единой системе. Наличие в необходимых объемах всех остальных ресурсов не дает гарантии осуществления успешной рыночной стратегии без эффективной команды специалистов.

Кадровый состав организаций становится особенно значимым фактором для российской экономики и производства, поскольку отставание технико-технологической составляющей можно компенсировать следующими характеристиками:

• высоким уровнем профессионализма;
• способностью к нестандартному, творческому мышлению;
• богатым производственным и управленческим опытом;
• предпринимательской активностью персонала предприятий и фирм.

На сегодняшний день верным является утверждение, что недооценка руководством как на макро-, так и на микроуровне эффективных современных методов управления производственным процессом становится одной из главнейших причин отставания экономики. Повышение научно-технического и социально-экономического прогресса, усложнение производственных и межличностных отношений, связанное с резким повышением роли человеческого фактора, оказали воздействие на изменение роли кадровой подсистемы в организации и выдвинули управление персоналом на высшую ступень управленческой деятельности.

Процесс управления любой организацией включает в себя две основные составляющие:

1. Определение целей и задач компании. В соответствии с определенными на этом этапе целями, менеджментом организации разрабатывается ряд мероприятий, направленных на их достижение и осуществление контроля полученных результатов. Управление организацией на этом этапе заключается в решении поставленных управленческих и логических задач и организации эффективной деятельности компании.
2. Руководство компанией и управление кадровым составом, который работает в организации. На этом этапе основной задачей является удовлетворение потребностей сотрудников компании.

В основе стратегического менеджмента лежит такой способ управления организацией, в соответствии с которым руководитель компании должен осуществлять принятие рациональных управленческих решений, направление и стимулирование деятельности персонала на выполнение поставленных перед организацией целей и задач. Поэтому процесс управления организацией направлен не просто на управление кадровым составом, а на воздействие на развитие сотрудников при выполнении поставленных целей компании.

В современном понимании, процесс управления персоналом представляет собой систему идей и приёмов для эффективного построения и управления организациями и проектами. При этом деятельность, направленная на управление персоналом, заключается в целенаправленном воздействии на специалистов компании, которое ориентировано на приближение к максимальному соответствию возможностей персонала целям, стратегии и условиям развития организации.

Деятельность по управлению персоналом включает в себя следующие компоненты:

• Обеспечение организации необходимыми кадрами;
• Адаптация персонала на рабочем месте;
• Обучение, развитие и повышение квалификации кадров;
• Оперативная оценка состояния персонала компании;
• Управление деловыми коммуникациями;
• Мотивация и оплата труда кадрового состава компании;
• Организация труда персонала;
• Создание и управление корпоративной культурой.

Перечисленные компоненты реализуются при помощи комплекса методов, к которым относятся:

1. Экономические методы, представляющие собой приёмы и способы воздействия на кадровый состав компании с помощью конкретного соизмерения затрат и результатов. Экономические методы включают в себя: материальное стимулирование и применение санкций, финансирование и кредитование, зарплату, премирование и т.д.
2. Организационно-распорядительные методы, являющиеся методами прямого воздействия, которые носят директивный и обязательный характер. Организационно-распределительные методы основываются на дисциплине, ответственности, власти, принуждении и нормативно-документальном закреплении функций.
3. Социально-психологические методы, которые включают в себя действия, направленные на мотивацию, моральное поощрение, социальное планирование и т.п.

На основании вышеизложенного можно сделать вывод о том, что процесс управления персоналом является трудоемким и имеет сложную структуру. Поэтому для обеспечения качества процесса управления персоналом были созданы информационные системы, назначение которых заключается в автоматизации процесса управления персоналом.

Применение информационных систем в процессе управления персоналом позволяет компании повысить эффективность рабочих процессов в коллективе и оптимизировать процессы управления персоналом. На текущий момент информационные технологии, автоматизирующие процесс управления кадровым составом компании направлены на создание единого хранилища данных о кадровом составе и упрощение работы по управлению кадрами в организации.

Процесс управления персоналом включает в себя два этапа:

• кадровое планирование;
• определение квалификационных требований и необходимой компетентности персонала, выполняющего работы, влияющие на качество.

Показатели результативности деятельности персонала зависят от результатов следующих этапов процесса управления персоналом:

• планирование потребности в персонале;
• подбор и адаптация персонала;
• организация труда, его оценки и мотивации;
• развитие персонала, его трудовых перемещений, стимулирование персонала и сплочение коллектива.

Перечисленные этапы должны рассматриваться во взаимосвязи, поэтому нельзя отказаться от выполнения отдельных работ без нанесения ущерба всей системе управления персоналом. Схематично процесс управления персоналом представлен на рисунке 1.

Рисунок 1. Схема процесса управления персоналом

Таким образом функциями процесса управления персоналом, подлежащими автоматизации будут:

• учет характеристик персонала;
• формирование потребности в персонале;
• аудит персонала;
• планирование развития персонала.

Автоматизация процесса управления персоналом заключается в том, чтобы освободить рабочее время специалистов кадрового отдела и облегчить понимание процесса сотрудниками. Автоматизация процесса управления персоналом позволит отследить этапы принятия тех или иных управленческих решений.

Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

Для проектирования информационной системы будет использована методология функционального моделирования. SADT – методология (Structured Analysis and Design Technique ) является распространенной в связи с тем, что ориентирована на комплексное представление структуры материальных, информационных, финансовых и управленческих потоков, отображение организационной структуры. В силу этого, SADT – это методология в большей степени нацеленная на реорганизацию всей системы управления, чем другие методологии функционального моделирования, основанные на использовании диаграмм потоков данных, главная цель которых проектирование информационных процессов [3].

Функциональная модель бизнес-процессов состоит из диаграмм, фрагментов текстов и глоссария, имеющих ссылки друг на друга. Диаграммы - главные компоненты модели, которые отображают последовательности взаимосвязанных через общие объекты функций (операций, действий, работ – activity) бизнес-процесса.

Методология SADT реализована в следующих инструментальных средствах:

1. Microsoft Visio.
2. Bpwin process modeler.
3. Ramus Educational.
4. Dia [12].

Программный продукт Microsoft Visio - векторный графический редактор, который обеспечивает работы с диаграммами и блок-схемами для Windows. Редактор выпускается в трёх редакциях: Standard, Professional и Pro for Office 365 [4].

Аналогично с Adobe Reader, в стандартный набор программ MS Office входит только средство для просмотра и печати диаграмм Microsoft Visio Viewer. Полнофункциональная версия Microsoft Visio Professional для создания и редактирования монограмм и диаграмм в пакеты MS Office не входит и распространяется отдельно. Первоначально Visio разрабатывался и выпускался компанией Visio Corporation. Компания Microsoft приобрела компанию в 2000 году, тогда продукт назывался Visio 2000, был выполнен ребрендинг, и продукт был включен в состав Microsoft Office. Редактор поддерживает множество типов диаграмм, в которые входит IDEF0, DFD и другие методологии моделирования.

Редактор «Bpwin process modeler» - это программный продукт, разработанный компанией ltd. Logic Works. Он предназначен для поддержки процесса создания информационных систем. Относится к категории CASE средств верхнего уровня. BPwin является достаточно развитым средством моделирования, которое позволяет проводить анализ, документирование и улучшение бизнес процессов. С его помощью можно моделировать действия в процессах, определять их порядок и необходимые ресурсы. Модели BPwin создают структуру, необходимую для понимания бизнес процессов, выявления управляющих событий и порядка взаимодействия элементов процесса между собой [1].

«Bpwin» поддерживает функциональное моделирование, моделирование потока работ и потока данных. Соответствующие диаграммы реализованы на основе стандартов IDEF0, IDEF3 и DFD. Функциональное моделирование дает возможность осуществлять систематизированный анализ бизнес процессов, обращая внимание на регулярно выполняемые задачи (функции). Моделирование потока работ обеспечивает анализ логики выполнения процесса. Моделирование потока данных позволяет сконцентрировать внимание на обмене данными между различными задачами. Кроме того, что в BPwin создаются отдельные модели, также могут создаваться и смешанные модели [2].

Редактор «Ramus Educational» - кроссплатформенная система моделирования и анализа бизнес-процессов [5]. В функционал редактора входят:

• разработка графических моделей бизнес-процессов (поддерживаются нотации IDEF0 и DFD);
• разработка систем классификации и кодирования (с привязкой к моделям процессов);
• формирование отчётности по моделям и системе классификации (в виде регламентов бизнес-процессов, должностных инструкций и т.п.).

Редактор «Dia» - это свободный кроссплатформенный редактор диаграмм, часть GNOME Office, но может быть установлен независимо. Он может быть использован для создания различных видов диаграмм: блок-схем алгоритмов программ, древовидных схем, статических структур UML, баз данных, диаграмм сущность-связь, радиоэлектронных элементов, потоковых диаграмм, сетевых диаграмм и других [9].

Для выбора инструментального средства необходимо выделить критерии, по которым выбор будет осуществляться [7]:

1. Поддержка нотаций IDEF0, DFD, IDEF3.
2. Кроссплатформенность.
3. Проверка нотации.
4. Формирование отчетности.

Проанализируем инструментальные средства по выделенным критериям. Результат представлен в таблице 1.

Таблица 1

Анализ инструментальных средств

Критерий	MS Visio	Bpwin	Ramus	Dia
Поддержка IDEF0	+	+	+	+
Поддержка DFD	+	+	+	+
Поддержка IDEF 3	-	+	-	-
Кроссплатформенность	-	-	+	+
Проверка правильности применения нотации	-	+	-	-
Формирование отчетности	-	+	+	-
Итого	2	5	4	3

По результатам проведенного анализа наибольшее соответствие показало CASE-средство Bpwin process modeler, которое будет использовано для моделирования бизнес-процессов предметной области [8].

Существует ряд нотаций, используемых в структурном подходе. Это нотации IDEF0, DFD, IDEF3. Нотация IDEF0 имеет жесткие правила создания модели бизнес-процесса. Эта нотация позволяет представить изменение информационных, денежных и материальных потоков при прохождении бизнес-процессов. Несмотря на сложности нотации, ее преимуществом является наглядность и понятность модели бизнес-процесса [10].

Нотация DFD используется для моделирования потоков данных, которые сопровождают бизнес-процессы [11]. Эта нотация применяется для моделирования бизнес-процессов при разработке программного обеспечения и баз данных.

Нотация IDEF3 позволяет представить процессы предметной области в виде работ. Получившаяся модель показывает логику выполнения работ [6].

Для моделирования бизнес-процессов выбрана нотация IDEF0, поскольку она позволяет рассмотреть процесс комплексно, обладает неизбыточной детализацией и включает все необходимые инструменты.

Моделирование бизнес-процессов «как есть»

Рассмотрим процесс развития и подготовки персонала с помощью методов структурного анализа. Для этого осуществим моделирование бизнес-процесса в нотации IDEF0. На рисунке 2 представлена контекстная диаграмма бизнес-процесса развития и подготовки сотрудников. Управление процессом осуществляется согласно приказам и регламентам. Механизмом процесса является специалист по кадрам. Входящими потоками процесса являются личные дела сотрудников организации и отчетность по работе специалистов. Выходящим потоком процесса являются результаты проведения мероприятий.

Рассмотрим декомпозицию бизнес-процесса, представленную на рисунке 3. Процесс развития и подготовки персонала включает в себя выявление потребности персонала, которая осуществляется на основании данных о результатах работы подразделений и распоряжениях руководителей. Выявив потребность в персонале, специалисты кадрового отдела проводят аудит персонала, в результате которого составляется список персонала, который будет участвовать в дальнейшей подготовке и развитии. Для развития и подготовки персонала составляется план мероприятий, который в последствии реализуется сотрудниками организации.

На рисунке 4 представлена модель бизнес-процесса выявления потребности в персонале. На основании отчетности о работе специалистов рассчитываются показатели эффективности. Полученные показатели подвергаются анализу, по результатам анализа составляется список должностей, которые необходимы для эффективной работы предприятия.

На рисунке 5 представлена модель процесса аудита персонала. На основании списка должностей, специалисты по кадрам определяют характеристики, которыми должны обладать кандидаты на соответствующие должности. Затем осуществляется анализ личных дел сотрудников, для выявления соответствия выделенным характеристикам. На основании отобранных личных дел формируется перечень сотрудников.

Рисунок 2. Контекстная диаграмма бизнес-процесса

Рисунок 3. Декомпозиция контекстной диаграммы

Рисунок 4. Модель бизнес-процесса выявления потребности в персонале

Рисунок 5. Модель бизнес-процесса аудита персонала

На рисунке 6 представлена модель процесса планирования подготовки и развития персонала. Специалист по кадрам осуществляет поиск курсов переподготовки кадров для перечня специалистов. Затем он заключает договоры с образовательными организациями и оформляет документацию для направления сотрудников на переподготовку.

На рисунке 7 представлена модель процесса организации мероприятий по развитию и подготовке персонала. Специалист по кадрам при консультации с руководителем выбранных сотрудников выбирает временной интервал для проведения мероприятий. Затем оформляется приказ о назначении сотрудника на подготовку и осуществляется дальнейшее проведение мероприятия, по результатам которого специалист подготовлен для нужной должности.

Рисунок 6. Модель процесса планирования подготовки и развития персонала

Рисунок 7. Модель бизнес-процесса организации мероприятий по развитию и подготовке персонала

1. Практическая часть
2. Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

В настоящий момент процесс развития и подготовки персонала компании не автоматизирован. В ходе анализа бизнес-процесса были выявлены следующие недостатки:

1. Высокие временные затраты на формирование документооборота.
2. Трудоемкость ручного проведения аудита персонала.
3. Низкий уровень оперативности данных о показателях эффективности работы подразделений.
4. Несовершенство организации сбора и регистрации исходной информации.

В результате проведенного анализа была выявлена необходимость в большом объеме информации о кадрах организации. При этом к ней могут относиться данные не только о работающем в организации персонале, но и о кадровом резерве. Обработка такого объема информации требует значительных трудозатрат на сбор, формирование и поиск по документам. Поэтому необходимо разработать информационную систему, в которой будет храниться информация о кадровом составе и кадровом резерве организации.

В настоящий момент процесс развития и подготовки персонала характеризуется большим объемом документооборота. Все документы (личные дела, отчеты о работе подразделений, штатные расписания) представляют собой бумажные носители. Ведение бумажного документооборота обладает рядом недостатков:

1. Высокие временные затраты на формирование документооборота.
2. Любой сотрудник имеет доступ к бумажному носителю документа, что влечет за собой порчу, потерю и другие недопустимые действия.
3. Высокие временные затраты на поиск нужного документа, даже в условиях четкой организации хранения.
4. Необходимость увеличения площади архива, где будут храниться документы.

В связи с перечисленными недостатками, необходимо организовать единое хранилище данных о сотрудниках. Доступ к хранилищу данных должен быть у сотрудников отдела кадров и у бухгалтерии. Поскольку данные, которые собирают и формируют сотрудники отдела кадров впоследствии используются отделом бухгалтерии для расчета материальной помощи при переподготовке.

Ввиду перечисленных недостатков, к единому хранилищу данных необходимо добавить функционал, автоматизирующий процесс выявления необходимости в кадрах, а также расчета показателей эффективности работы подразделений и аудита персонала.

После ввода в действие перечисленных изменений, бизнес-процесс станет проще и будет повышен уровень контроля процесса.

Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

Рассмотрим бизнес-процесс развития и подготовки персонала после внедрения средств вычислительной техники. На рисунке 8 представлена контекстная диаграмма бизнес-процесса развития и подготовки сотрудников. Управление процессом осуществляется согласно приказам и регламентам. Механизмами процесса являются специалист по кадрам и информационная система (ИС). Входящими потоками процесса являются личные дела сотрудников организации и отчетность по работе специалистов. Выходящим потоком процесса являются результаты проведения мероприятий.

Рассмотрим декомпозицию бизнес-процесса, представленную на рисунке 9. Процесс развития и подготовки персонала включает в себя выявление потребности персонала, которая осуществляется на основании данных о результатах работы подразделений и распоряжениях руководителей.

Рисунок 8. Контекстная диаграмма бизнес-процесса

Рисунок 9. Декомпозиция контекстной диаграммы

Выявив потребность в персонале, специалисты кадрового отдела проводят аудит персонала, в результате которого составляется список персонала, который будет участвовать в дальнейшей подготовке и развитии. Для развития и подготовки персонала составляется план мероприятий, который в последствии реализуется сотрудниками организации.

На рисунке 10 представлена модель бизнес-процесса выявления потребности в персонале. На основании отчетности о работе специалистов рассчитываются показатели эффективности. Полученные показатели подвергаются анализу, по результатам анализа составляется список должностей, которые необходимы для эффективной работы предприятия.

На рисунке 11 представлена модель процесса аудита персонала. На основании списка должностей, специалисты по кадрам определяют характеристики, которыми должны обладать кандидаты на соответствующие должности. Затем осуществляется анализ личных дел сотрудников, для выявления соответствия выделенным характеристикам. На основании отобранных личных дел формируется перечень сотрудников.

На рисунке 12 представлена модель процесса планирования подготовки и развития персонала. Специалист по кадрам осуществляет поиск курсов переподготовки кадров для перечня специалистов. Затем он заключает договоры с образовательными организациями и оформляет документацию для направления сотрудников на переподготовку.

На рисунке 13 представлена модель процесса организации мероприятий по развитию и подготовке персонала. Специалист по кадрам при консультации с руководителем выбранных сотрудников выбирает временной интервал для проведения мероприятий. Затем оформляется приказ о назначении сотрудника на подготовку и осуществляется дальнейшее проведение мероприятия, по результатам которого специалист подготовлен для нужной должности.

Рисунок 10. Модель бизнес-процесса выявления потребности в персонале

Рисунок 11. Модель бизнес-процесса аудита персонала

Рисунок 12. Модель бизнес-процесса планирования подготовки и развития персонала

Рисунок 13. Модель бизнес-процесса организации мероприятий по развитию и подготовке персонала

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе выполнения курсовой работы был описан процесс развития и подготовки персонала. Были рассмотрены правовые нормы, регламентирующие выполнение процесса и описана методология выполнения процесса.

Далее был осуществлен выбор CASE-средства для моделирования бизнес-процесса. Для моделирования бизнес-процессов предметной области был выбран системный подход, который включает следующие нотации: IDEF0, DFD, IDEF3. Для моделирования бизнес-процессов выбрана нотация IDEF0, поскольку она позволяет рассмотреть процесс комплексно, обладает неизбыточной детализацией и включает все необходимые инструменты.

Выбранная нотация реализована в ряде средств моделирования бизнес-процессов. К таким средствам относятся: Ramus Education, Dia, MS Visio и BPwin process modeler. Для выбора инструментального средства был выделен ряд критериев, согласно которым была проведена экспертная оценка перечисленных средств моделирования бизнес-процессов предметной области. В результате анализа было выбрано средство BPwin process modeler.

Были построены модели бизнес-процессов «как есть» в нотации IDEF0. В ходе которых были выявлены недостатки, связанные с высокими временными затратами на сбор и формирование данных для процесса развития и подготовки персонала.

Поскольку в настоящий момент процесс развития и подготовки персонала не автоматизирован, а все документы представляют собой бумажные носители, процесс обладает рядом недостатков. Для повышения эффективности процесса были предложены следующие мероприятия: организация единого хранилища данных о сотрудниках. Доступ к хранилищу данных должен быть у сотрудников отдела кадров и у бухгалтерии. Поскольку данные, которые собирают и формируют сотрудники отдела кадров впоследствии используются отделом бухгалтерии.

Ввиду перечисленных недостатков, к единому хранилищу данных необходимо добавить функционал, автоматизирующий процессы аудита персонала, формирования документооборота и отчетности.

В результате были разработаны модели бизнес-процесса «как должно быть». На основании построенных моделей можно сделать вывод о том, что бизнес-процесс стал более простым, участие персонала в нем сократилось, следовательно были снижены временные затраты на осуществление процесса.

Список использованной литературы

1. Андерсен Бьерн. Бизнес-процессы. Инструменты совершенствования. – Москва, РИА «Стандарты и качество», 2013 г.
2. Гвоздева Т.В., Баллод Б.А. / Проектирование информационных систем. – М.:Феникс, 2014.
3. Горбаченко В.И., Убиенных Г.Ф. / Проектирование информационных систем с СА ErwinModelingSuite 7.3. – П.:ПГУ 2014.
4. Марка Д.А., МакГоуэн К. Методология структурного анализа и проектирования. Москва, 2013 г.
5. С.В. Маклаков. BPWin и ERWin. CASE-средства разработки информационных систем. Москва: Диалог-МИФИ, 2015. 256 с
6. В.А. Ивлев, Т.В. Попова. Реорганизация деятельности предприятий: от структурной к процессной организации. Москва: «Научтехлитиздат», 2014 г., 282
7. С.В. Черемных, И.О.Семенов, В.С. Ручкин. Структурный анализ систем: IDEF-технологии. Москва: «Финансы и статистика», 2014. 208 с
8. А. Шматалюк и др. Моделирование бизнеса. Методология ARIS. Практическое руководство. Москва: «Серебряные нити», 2014 г., 327 с.
9. Август-Вильгельм Шеер, Бизнес-процессы: основные понятия, теории, методы, Москва.: Просветитель, 2013.
10. А.М. Вендров. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем. Москва: «Финансы и статистика», 2014 г., 347 стр.
11. А. В. Леоненков. Самоучитель UML. СПб.: БХВ-Петербург, 2014. 304 стр.
12. Гради Буч Объектно-ориентированный анализ и проектирование с примерами приложений, 3 издание, : Пер с англ. М. : ООО «И.Д. Вильямс», 2012.