Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Разработка регламента выполнения процесса «Складской учет»

Содержание:

Введение

В настоящее время мы являемся очевидцами стремительного развития информационных технологий. Современные информационные системы не только хранят и обрабатывают большие объемы данных, но и могут рассчитать оптимальные планы управления ресурсами компании.

Компании, занимающиеся реализацией какой-либо продукцией, непременно сталкиваются со складским учетом. Для успешной деятельности компании важно обеспечение товарами и контроль остатков на складе. Поэтому складской учет также не обходится без использования информационных технологий. Трудно представить себе формирование и организацию работы цепей доставки товаров без интенсивного, постоянного оперативного обмена информацией, без быстрого реагирования на потребности рынка [3].

Сегодня практически невозможно обеспечить требуемое потребителями качество товаров и услуг без применения информационных систем и программных комплексов для анализа, планирования и поддержки принятия коммерческих решений в процессе продаж товаров. Более того, именно благодаря развитию информационных систем и технологий складская логистика стала доминирующей формой организации товародвижения на высоко-конкурентных рынках экономически развитых стран.

Обычными, традиционными способами уже не удается из потока данных извлечь нужную информацию и использовать ее для управления предприятием. Определяющим фактором в управлении становится скорость обработки данных и получение нужных сведений.

Актуальность данного проекта заключается в применении информационных технологий для повышения эффективности складского учета и снижения издержек, связанных с отсутствием или порчей товара на складе.

Предметом исследования является процесс учета товарно-материальных ценностей (ТМЦ) на складе.

Объектом исследования является оптимизация складского учета.

Целью курсовой работы является разработка регламента выполнения процесса складского учета.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

Дать описание предметной области.
Обосновать выбор средства для моделирования бизнес-процессов.
Осуществить моделирование бизнес-процессов «как есть».
Разработать мероприятия по улучшению бизнес-процессов.
Осуществить моделирование бизнес-процессов «как должно быть».

1. Построение бизнес-процессов «как есть»

1.1. Описание предметной области. Постановка задачи

Предметной областью данной работы является складской учет. Ведение складского учета в организации заключается в оптимизации управления хранением, размещением, пополнением и выдачей ТМЦ.

Ведение складского учета позволяет организации решить следующие задачи:

проанализировать эффективность использования складов;
определить количество складов;
осуществить выбор места расположения складов;
разработать логистический процесс на складах.
осуществить выбор способа хранения на складах.

Склад является важным звеном технологического процесса в промышленных предприятиях, а для организаций, осуществляющих оптовую и розничную торговлю склады являются фундаментом. Склад – один из элементов логистической системы. На всех стадиях движения материального потока существует необходимость в специально обустроенных местах для содержания запасов. Этим объясняется большое разнообразие видов складов.

Основным назначением склада являются: концентрация запасов, хранение запасов, обеспечение бесперебойного и ритмичного выполнения заказов потребителей [5].

Складами обрабатываются три вида материальных потоков: входной, выходной, внутренний. Входной поток характеризуется разгрузкой транспорта и проверкой груза. Выходной поток заключается в необходимости погрузки. Внутренний поток заключается в необходимости перемещения груза внутри склада.

Основными функциями складов являются:

преобразование производственного ассортимента в потребительский;
выравнивание разницы во времени между выпуском и потреблением продукции;
расформирование одних грузовых партий и формирование других;
объединение небольших партий грузов для нескольких клиентов до полной загрузки транспортного средства, для минимизации транспортных расходов;
подготовка товаров для продажи, проверка приборов и оборудования, монтаж, транспортно-экспедиционные услуги.

Схема работы складской логистики представлена на рисунке 1.

Существуют разные способы хранения товаров:

сортовой способ применяется когда товары разных сортов размещаются отдельно друг от друга;
партионный способ предполагает хранение каждой партии товара отдельно, но партии могут состоять из товаров разных видов и наименований;
партионно-сортовой способ применяется когда каждая партия товара, пришедшая на склад, хранится отдельно, но внутри партии товары разбираются по типам и сортам, которые также обособляют между собой;
по наименованиям – этот способ хранения товаров предполагает отдельное хранение каждого наименования товара [7].

Логисты занимаются разработкой схем размещения товаров для возможности быстрого отбора, а также обеспечения требуемых режимов. На складе предусматриваются постоянные места хранения, возможность наблюдения за сохранностью и ухода за ними.

При разработке схем размещения товара важно учитывать периодичность и объемы поступления и отгрузки товаров, использовать рациональные способы укладки товара и условий отгрузок, а для некоторых товаров – выбор правильного «соседа» [8].

Исходными данными для процесса складского учета являются следующие документы, предоставляемые поставщиками:

Договор купли-продажи.
Счет-фактура.
Накладная.

В перечисленных документах указаны следующие данные:

Наименование товара.
Количество товара.
Описание тары.

В результате осуществления процесса должны быть получены следующие данные:

Количество ТМЦ на складе организации на заданную дату.
Количество ТМЦ, подлежащих ускоренной реализации (с истекающим сроком годности).

В процессе складского учета принимают участие следующие специалисты:

Главный кладовщик, контролирующий движение ТМЦ на складе.
Кладовщик, осуществляющий контроль качества поступивших ТМЦ от поставщика, составление плана оптимального размещения ТМЦ и учет движения ТМЦ.
Грузчик, осуществляющий размещение ТМЦ на складе в соответствии с планом размещения [11].
Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

Для проектирования информационной системы будет использована методология функционального моделирования. SADT – методология ( Structured Analysis and Design Technique ) является распространенной в связи с тем, что ориентирована на комплексное представление структуры материальных, информационных, финансовых и управленческих потоков, отображение организационной структуры. В силу этого, SADT – это методология в большей степени нацеленная на реорганизацию всей системы управления, чем другие методологии функционального моделирования, основанные на использовании диаграмм потоков данных, главная цель которых проектирование информационных процессов [17].

Функциональная модель бизнес-процессов состоит из диаграмм, фрагментов текстов и глоссария, имеющих ссылки друг на друга. Диаграммы - главные компоненты модели, которые отображают последовательности взаимосвязанных через общие объекты функций (операций, действий, работ – activity) бизнес-процесса.

Методология SADT реализована в следующих инструментальных средствах:

Microsoft Visio.
Bpwin process modeler.
Ramus Educational.
Dia [12].

Программный продукт Microsoft Visio - векторный графический редактор, который обеспечивает работы с диаграммами и блок-схемами для Windows. Редактор выпускается в трёх редакциях: Standard, Professional и Pro for Office 365 [4].

Аналогично с Adobe Reader, в стандартный набор программ MS Office входит только средство для просмотра и печати диаграмм Microsoft Visio Viewer. Полнофункциональная версия Microsoft Visio Professional для создания и редактирования монограмм и диаграмм в пакеты MS Office не входит и распространяется отдельно. Первоначально Visio разрабатывался и выпускался компанией Visio Corporation. Компания Microsoft приобрела компанию в 2000 году, тогда продукт назывался Visio 2000, был выполнен ребрендинг, и продукт был включен в состав Microsoft Office. Редактор поддерживает множество типов диаграмм, в которые входит IDEF0, DFD и другие методологии моделирования [13].

Редактор «Bpwin process modeler» - это программный продукт, разработанный компанией ltd. Logic Works. Он предназначен для поддержки процесса создания информационных систем. Относится к категории CASE средств верхнего уровня. BPwin является достаточно развитым средством моделирования, которое позволяет проводить анализ, документирование и улучшение бизнес процессов. С его помощью можно моделировать действия в процессах, определять их порядок и необходимые ресурсы. Модели BPwin создают структуру, необходимую для понимания бизнес процессов, выявления управляющих событий и порядка взаимодействия элементов процесса между собой [1].

«Bpwin» поддерживает функциональное моделирование, моделирование потока работ и потока данных. Соответствующие диаграммы реализованы на основе стандартов IDEF0, IDEF3 и DFD. Функциональное моделирование дает возможность осуществлять систематизированный анализ бизнес процессов, обращая внимание на регулярно выполняемые задачи (функции). Моделирование потока работ обеспечивает анализ логики выполнения процесса. Моделирование потока данных позволяет сконцентрировать внимание на обмене данными между различными задачами. Кроме того, что в BPwin создаются отдельные модели, также могут создаваться и смешанные модели [2].

Редактор «Ramus Educational» - кроссплатформенная система моделирования и анализа бизнес-процессов. В функционал редактора входят:

разработка графических моделей бизнес-процессов (поддерживаются нотации IDEF0 и DFD);
разработка систем классификации и кодирования (с привязкой к моделям процессов);
формирование отчётности по моделям и системе классификации (в виде регламентов бизнес-процессов, должностных инструкций и т.п.) [14].

Редактор «Dia» - это свободный кроссплатформенный редактор диаграмм, часть GNOME Office, но может быть установлен независимо. Он может быть использован для создания различных видов диаграмм: блок-схем алгоритмов программ, древовидных схем, статических структур UML, баз данных, диаграмм сущность-связь, радиоэлектронных элементов, потоковых диаграмм, сетевых диаграмм и других [9].

Для выбора инструментального средства необходимо выделить критерии, по которым выбор будет осуществляться:

Поддержка нотаций IDEF0, DFD, IDEF3.
Кроссплатформенность.
Проверка нотации.
Формирование отчетности.

Проанализируем инструментальные средства по выделенным критериям. Результат представлен в таблице 1.

Таблица 1

Анализ инструментальных средств

Критерий	MS Visio	Bpwin	Ramus	Dia
Поддержка IDEF0	+	+	+	+
Поддержка DFD	+	+	+	+
Поддержка IDEF 3	-	+	-	-
Кроссплатформенность	-	-	+	+
Проверка правильности применения нотации	-	+	-	-
Формирование отчетности	-	+	+	-
	2	5	4	3

По результатам проведенного анализа наибольшее соответствие показало CASE-средство Bpwin process modeler, которое будет использовано для моделирования бизнес-процессов предметной области.

Существует ряд нотаций, используемых в структурном подходе. Это нотации IDEF0, DFD, IDEF3. Нотация IDEF0 имеет жесткие правила создания модели бизнес-процесса. Эта нотация позволяет представить изменение информационных, денежных и материальных потоков при прохождении бизнес-процессов. Несмотря на сложности нотации, ее преимуществом является наглядность и понятность модели бизнес-процесса [10].

Нотация DFD используется для моделирования потоков данных, которые сопровождают бизнес-процессы. Эта нотация применяется для моделирования бизнес-процессов при разработке программного обеспечения и баз данных.

Нотация IDEF3 позволяет представить процессы предметной области в виде работ. Получившаяся модель показывает логику выполнения работ [6].

Для моделирования бизнес-процессов выбрана нотация IDEF0, поскольку она позволяет рассмотреть процесс комплексно, обладает неизбыточной детализацией и включает все необходимые инструменты [15].

1.3. Моделирование бизнес-процессов «как есть»

Проанализируем бизнес-процесс складского учета. Для этого осуществим моделирование бизнес-процессов в методологии IDEF0. На рисунке 1 представлена контекстная диаграмма бизнес-процесса «Складской учет». Управление процессом осуществляется с помощью регламентов, должностных инструкций и приказов. Механизмами процесса являются сотрудники склада: кладовщик и грузчик.

Входящими потоками процесса являются: ТМЦ и сопроводительная документация. Сопроводительная документация включает в себя договор купли-продажи, счет-фактуру и накладную. Выходящими потоками являются: проверенные документы, размещенные ТМЦ, претензионный акт, брак [20].

Рассмотрим процесс складского учета более подробно. На рисунке 2 представлена декомпозиция контекстной диаграммы процесса.

Порядок приема товаров на склад организации должен соответствовать следующим правилам: на первом этапе необходимо тщательно провести проверку документации, которая в обязательном порядке сопровождает все грузы. Проверка документации от поставщика включает в себя правильность заполнения документов и наличие подписей материально-ответственных лиц. После проверки документации происходит разгрузка ТМЦ. Затем проводится проверка товара на наличие повреждений упаковочной тары, поскольку при повреждении тары могут быть повреждены ТМЦ.

Рисунок 1. Контекстная диаграмма бизнес-процесса складского учета

Рисунок 2. Декомпозиция процесса складского учета

Рассмотрим более подробно каждый процесс. На рисунке 3 представлена модель процесса проверки сопроводительной документации в нотации IDEF3. На этом этапе необходимо тщательно провести проверку документации, которая в обязательном порядке сопровождает все грузы. В большинстве случаев, такая документация представлена:

Товарно-транспортными накладными.
Счетами-фактурами.
Накладными на тару (в том числе и на ящики, паллеты, поддоны и пр.).
Путевыми листами.
Удостоверениями о качестве продукции и прочими документами.

Работник, ответственный за приемку товаров, должен в обязательном порядке проверить по накладным:

данные грузоотправителей и грузополучателей;
количество товара;
ассортимент и упаковку грузов и т.д.

В случае, если документ отсутствует, приемка не должна быть остановлена. Однако, при этом следует составить специальный акт, в котором будет указано, какой именно товар был принят, а какие документы на него не были предоставлены. Данный акт составляется в двух экземплярах (и для грузоотправителя, и для грузополучателя). В акте обе стороны ставят свои подписи. На следующем этапе необходимо удостовериться в целостности пломб на транспорте, а также на контейнерах. Пломбовые оттиски должны полностью соответствовать имеющимся образцам. В том случае, если составляется специальный акт, к нему желательно прикрепить видео или фотосъемку [18].

На рисунке 4 представлена модель процесса учета поступивших ТМЦ. Кладовщик осуществляет оформление карточки товара на каждое новое наименование товара, которое еще не поступало на склад организации. В карточку вносятся данные о количестве поступивших ТМЦ, оформляются

Рисунок 3. Модель процесса проверки документов

Рисунок 4. Модель процесса «Учет товара»

приходный ордер и акт приемки ТМЦ [19].

После того как закончен учет поступившего на склад товара, грузчик приступает к размещению ТМЦ на складе организации. Сначала кладовщик планирует размещение ТМЦ на складе в соответствии с требованиями оптимизации заполнения склада. Далее в соответствии с планом размещения ТМЦ грузчики загружают ТМЦ на телеги и размещают ТМЦ на площади склада. Модель бизнес-процесса представлена на рисунке 5.

Рисунок 5. Модель процесса размещения товара

2. Построение бизнес-процессов «как должно быть»

2.1. Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

На основании проведенного анализа бизнес-процессов складского учета можно выделить следующие недостатки:

Высокие временные затраты на планирование размещения ТМЦ на складе. Поскольку деятельность склада не является автоматизированной, кладовщику приходится самому отслеживать наличие свободных мест на площади склада. Чем больше площадь склада, тем выше временные затраты на обход площади и выявление свободных мест. В некоторых организациях существует развернутая сеть складских помещений, что увеличивает затраты на отслеживание свободного места на складе в несколько раз. План размещения ТМЦ на складе составляет кладовщиком вручную, вследствие чего временные затраты на составление плана также являются высокими. Процесс составления плана размещения ТМЦ является трудоемким, поскольку необходимо руководствоваться широким рядом правил для достижения оптимального и эргономичного результата.
Высокие временные затраты на формирование документооборота. При ведении бумажного документооборота существует вероятность допущения ошибок при заполнении форм и утери документов. Так же сотрудники уделяют ведению документации большее количество времени чем своим прямым обязанностям. Ведение бумажного документооборота характеризуется высоким уровнем расходов на закупку бумаги. Переход к электронному документообороту поможет учреждению сократить затраты на расходные материалы на 60%. Архив документов при ведении бумажного документооборота имеет положительную тенденцию роста и занимает все больше места. Переход к бумажному документообороту поможет сократить рост численности архива документов на 40%. Поиск нужного документа в архиве требует значительных временных затрат. Бумага является недолговечным материалом в связи с чем сохранность документа подвергается риску внешних воздействий. Ведение бумажного документооборота характеризуется отсутствием централизованного хранилища документов. Документы постоянно перемещаются между получателями. Процесс перемещения документа от одного респондента к другому так же требует высоких временных затрат. При этом отсутствует возможность контролировать нахождение документа.

На основании проведенного стоимостного анализа можно отметить, что самые высокие финансовые затраты приходятся на бизнес-процессы, связанные с учетом поступившего товара и размещением его на складе.

В современных складских информационных системах существует функция планирования складского пространства: оператор один раз вводит в программу данные о размещении стеллажей на складе, а затем система сама рассчитывает оптимальное расположение товара в складском помещении.

С внедрением складской информационной системы снизятся временные затраты на учет поступившего товара, поскольку такие системы включают возможность учета товара по штрих-коду, используя специальное оборудование.

С внедрением складской информационной системы произойдет реорганизация основного бизнес-процесса, что позволит снизить затраты на управление процессом.

2.2. Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

Рассмотрим изменения в бизнес-процессе складского учета, которые последуют после внедрения информационной системы. На рисунке 6 представлена контекстная диаграмма бизнес-процесса «Складской учет». Управление процессом осуществляется с помощью регламентов, должностных инструкций и приказов. Механизмами процесса являются сотрудники склада: кладовщик и грузчик.

Рисунок 6. Контекстная диаграмма процесса складского учета

Рассмотрим декомпозицию процесса складского учета. На рисунке 7 представлена декомпозиция контекстной диаграммы процесса. Порядок приема товаров на склад организации должен соответствовать следующим правилам: на первом этапе необходимо тщательно провести проверку документации, которая в обязательном порядке сопровождает все грузы. Проверка документации от поставщика включает в себя правильность заполнения документов и наличие подписей материально-ответственных лиц. После проверки документации происходит разгрузка ТМЦ. Затем проводится проверка товара на наличие повреждений упаковочной тары, поскольку при повреждении тары могут быть повреждены ТМЦ.

После проверки товара кладовщик осуществляет учет товара. Учет товара осуществляется в карточке товара, которая оформляется на каждое наименование товара. После того как поступивший на склад товар был учтен, грузчик осуществляет размещение товара на складе в соответствии с требованиями оптимизации хранения ТМЦ на складе организации. Вся документация формируется в информационной системе и все движения ТМЦ на складе учитываются сначала в информационной системе, в которой формируются учетные документы.

Рассмотрим более подробно каждый процесс. На рисунке 8 представлена модель процесса проверки сопроводительной документации в нотации IDEF3. На этом этапе необходимо тщательно провести проверку документации, которая в обязательном порядке сопровождает все грузы. В большинстве случаев, такая документация представлена:

Товарно-транспортными накладными.
Счетами-фактурами.
Накладными на тару (в том числе и на ящики, паллеты, поддоны и пр.).
Путевыми листами.
Удостоверениями о качестве продукции и прочими документами.

Рисунок 7. Модель процесса складского учета

Рисунок 8. Модель процесса проверки документов

Работник, ответственный за приемку товаров, должен в обязательном порядке проверить по накладным:

данные грузоотправителей и грузополучателей;
количество товара;
ассортимент и упаковку грузов и т.д.

На рисунке 10 представлена модель процесса учета поступивших ТМЦ. Кладовщик осуществляет оформление карточки товара на каждое новое наименование товара, которое еще не поступало на склад организации. В карточку вносятся данные о количестве поступивших ТМЦ, оформляются приходный ордер и акт приемки ТМЦ.

Рисунок 9. Модель процесса проверки товара

Рисунок 10. Модель процесса учета товара

Рисунок 11. Модель процесса размещения товара

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе выполнения работы был рассмотрен процесс складского учета. На склад организации поступают товарно-материальные ценности от поставщиков. Далее проводится проверка документации, которая в обязательном порядке сопровождает все грузы. Проверка документации от поставщика включает в себя правильность заполнения документов и наличие подписей материально-ответственных лиц. После проверки документации происходит разгрузка ТМЦ. Затем проводится проверка товара на наличие повреждений упаковочной тары, поскольку при повреждении тары могут быть повреждены ТМЦ.

Для моделирования бизнес-процессов предметной области был выбран системный подход, который включает следующие нотации: IDEF0, DFD, IDEF3. Для моделирования бизнес-процессов выбрана нотация IDEF0, поскольку она позволяет рассмотреть процесс комплексно, обладает неизбыточной детализацией и включает все необходимые инструменты.

Выбранная нотация реализована в ряде средств моделирования бизнес-процессов. К таким средствам относятся: Ramus Education, Dia, MS Visio и BPwin process modeler. Для выбора инструментального средства был выделен ряд критериев, согласно которым была проведена экспертная оценка перечисленных средств моделирования бизнес-процессов предметной области. В результате анализа было выбрано средство BPwin process modeler.

Были построены модели бизнес-процессов «как есть» в нотации IDEF0 и IDEF3.

Затем был проведен анализ бизнес-процессов, в ходе которого были выявлены следующие недостатки:

Отсутствие регламента осуществления складского учета.
Отсутствие автоматизированной системы складского учета.
Ручное формирование документооборота.
Отсутствие единого хранилища данных складского учета.

На основании перечисленных недостатков были предложены следующие мероприятия, направленные на их устранение:

Разработка регламента работы с клиентам с использованием техники продаж.
Внедрение информационной системы, автоматизирующей процесс складского учета.

Затем были смоделированы бизнес-процессы «как должно быть», учитывающие внесенные изменения. В результате можно заключить, что бизнес-процессы предметной области стали более прозрачными и контролируемыми.

Список использованной литературы

Андерсен Бьерн. Бизнес-процессы. Инструменты совершенствования. – Москва, РИА «Стандарты и качество», 2013 г.
Гвоздева Т.В., Баллод Б.А. / Проектирование информационных систем. – М.:Феникс, 2014.
Горбаченко В.И., Убиенных Г.Ф. / Проектирование информационных систем с СА ErwinModelingSuite 7.3. – П.:ПГУ 2014.
Марка Д.А., МакГоуэн К. Методология структурного анализа и проектирования. Москва, 2013 г.
С.В. Маклаков. BPWin и ERWin. CASE-средства разработки информационных систем. Москва: Диалог-МИФИ, 2015. 256 с
В.А. Ивлев, Т.В. Попова. Реорганизация деятельности предприятий: от структурной к процессной организации. Москва: «Научтехлитиздат», 2014 г., 282
С.В. Черемных, И.О.Семенов, В.С. Ручкин. Структурный анализ систем: IDEF-технологии. Москва: «Финансы и статистика», 2014. 208 с
А. Шматалюк и др. Моделирование бизнеса. Методология ARIS. Практическое руководство. Москва: «Серебряные нити», 2014 г., 327 с.
Август-Вильгельм Шеер, Бизнес-процессы: основные понятия, теории, методы, Москва.: Просветитель, 2013.
А.М. Вендров. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем. Москва: «Финансы и статистика», 2014 г., 347 стр.
А. В. Леоненков. Самоучитель UML. СПб.: БХВ-Петербург, 2014. 304 стр.
Гради Буч Объектно-ориентированный анализ и проектирование с примерами приложений, 3 издание, : Пер с англ. М. : ООО «И.Д. Вильямс», 2012.
Данилин А., Слюсаренко А. Архитектура и стратегия. «Инь» и «Янь» информационных технологий предприятия/ - М. Интернет-Университет Информационных Технологий, 2015 г.
Организация, ориентированная на стратегию. Как в новой бизнес-среде преуспевают организации, применяющие сбалансированную систему показателей. Дейвид П. Нортон, Роберт С. Каплан. Издательство: Олимп-Бизнес », 2004 г.
Мацяшек Л.А. / Проектирование информационных систем. – М.: Вильямс, 2016.
Новиков Д. А. Теория управления организационными системами. –М.: Московский психолого-социальный институт, 2015 г.
Ньютон Р. / Управление проектами от А до Я. – М.: Альпина Паблишер, 2014.
М. Робсон, Ф. Уллах. Практическое руководство по реинжинирингу бизнес-процессов. - М.: Аудит, 2014.
Смит К.У., Уильямс Л.Дж. / Эффективные решения: практическое руководство по созданию гибкого и масштабируемого программного обеспечения. – М.:Вильямс, 2013.
Эванс Э. / Предметно-ориентированное проектирование: структуризация сложных программных систем. – М. Вильямс, 2016.