Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Разработка регламента выполнения процесса «Складской учет» (разработка информационной системы учета договоров складского учета)

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Оптимизация технологий складского учета в логистике предполагает использование специального программного обеспечения, которое может использоваться для решения различных задач управления логистической деятельности – от управления складскими помещениями, загруженностью складов до оптимизации распределения транспортных потоков по наиболее эффективным маршрутам.

Концепция автоматизации логистической деятельности реализуется с помощью специального набора программного обеспечения и технологий, позволяющих автоматизировать, а значит, совершенствовать бизнес-процессы в сфере управления логистической инфраструктурой. Это дает возможность компании получать сводные отчетные показатели, связанные с со складским учетом, на основании которых проводить анализ эффективности использования ресурсов.

Автоматизированная система специалиста по логистике может включать в себя компоненты: ведение классификаторов; автоматизации учета проводимых склада, транспортных потоков, автоматизации формирования отчетности.

Целью данной работы является разработка информационной системы учета договоров складского учета.

Задачами работы явились:

- анализ организационной структуры предприятия;

- выбор инструмента моделирования бизнес-процессов;

- анализ существующих бизнес-процессов, определение узких мест существующей технологии;

- определение направлений совершенствования бизнес-процессов складского учета.

Объектом исследования является ООО «Рославль-Терминал».

Предмет исследования – автоматизация деятельности специалистов по складскому учету.

Метод исследования – изучение текущего состояния бизнес-процессов в технологии логистической деятельности, изучение литературы в области информационных технологий, CASE-систем и языков программирования.

Глава 1. Построение бизнес-процессов «как есть»

1.1. Описание предметной области. Постановка задачи

ООО «Рославль-Терминал» осуществляет деятельность по материально-техническому обеспечению предприятий, предоставляя полный спектр услуг в области комплексной логистики и управления цепочками поставок согласно заявкам клиентов.

ООО «Рославль-Терминал» предлагает клиентам весь перечень складских услуг по терминальной обработке грузов на своём складе, а также полное решение всех вопросов в транспортной логистике: грузоперевозки по маршрутам близлежащих регионов, складские услуги, логистические услуги.

ООО «Рославль-Терминал» основано в 2007 году.

Основной целью предприятия является предоставление услуг по перевозке грузов, а также оказания услуг по аренде складских помещений, аутсорсинговые услуги в области транспортного обслуживания. Предприятие разрабатывает гибкую ценовую политику для каждого клиента, за счет чего клиентская база постоянно растет. Специалистами предприятия разрабатываются оптимальные логистические цепочки по доставке грузов от поставщиков к потребителям

Основными клиентами компании являются пользуются дистрибьюторские компании и крупные предприятия региона. Партнерами ООО «Рославль-Терминал» также являются компании-перевозчики. Одним из направлений деятельности компании является предоставление для региональных производителей складской площади и складских услуг.

Организационная структура ООО «Рославль-Терминал» показана на рис.1.

Рисунок 1. Организационная структура ООО «Рославль-Терминал»

Логистическая деятельность, изучаемая в рамках данной работы, включает следующие процессы:

- организацию снабжения предприятия;

- организацию складского учета;

- организацию перевозок в рамках оборота грузов согласно заявкам клиентов;

- организацию хранения и транспортного обслуживания клиентов;

- учет хранения поступивших грузов, их доставки на соответствующие терминалы для отправки транспортом компаний-партнеров, а также собственным транспортом ООО «Рославль-Терминал», либо прибывших грузов для выдачи получателям.

Таким образом, логистическая деятельность предполагает необходимость компоненты организации перевозок, а также компоненты складского учета.

Далее рассмотрим вопросы моделирования бизнес-процессов логистической деятельности сотрудниками ООО «Рославль-Терминал» в части организации складского учета.

Специалисты по складской логистике работают с первичной информацией (приходные/расходные накладные, платежные документы, договоры поставки продукции, счета-фактуры). Специалисты отдела, по материалам поступившей первичной информации готовят отчеты для начальника отдела, который готовят консолидированную отчетную информацию для генерального директора. Аналогичные схемы документооборота применяются и в других подразделениях предприятия.

Информация, циркулирующая в системе ООО «Рославль-Терминал», может предоставляться и обрабатываться как в автоматизированной, так и в неавтоматизированной форме.

В рамках данной курсовой работы мной был проведен анализ функционирования технологии работы специалистов по логистике ООО «Рославль-Терминал». Данная категория специалистов находится в структуре отдела в подчинении дирекции по снабжению. Структура отдела логистики приведена в таблице 1.1. Информационная модель ООО «Рославль-Терминал» приведена на рис. 2.

Рисунок 2. Информационная модель отдела логистики ООО «Рославль-Терминал»

Таблица 1.1. Функционал специалистов отдела логистики ООО «Рославль-Терминал»

Наименование должности	Количество ставок	Функциональные обязанности
Начальник отдела логистики	1	Курирует деятельность специалистов отдела логистики, формирует отчетную информацию о логистической деятельности.
Специалист по приему ТМЦ	6	Прием ТМЦ (продукты, хозяйственные товары, используемые в перевозках) от поставщиков согласно накладным, сверка принятого товара с документами по количеству и номенклатуре. Прием первичной документации от поставщиков (накладные, документы на товар др.), при необходимости - оформление первичной документации (квитанции)
Специалист по отпуску ТМЦ	4	Отпуск товара со склада по заявке от отдела продаж согласно платежным документам
Специалист склада	4	Инвентаризация складских запасов, обеспечение условий хранения товаров
Специалист по управлению транспортом	6	Организация доставки ТМЦ для перевозчиков, клиентов, обеспечения ООО «Рославль-Терминал»

Перечень видов первичной информации, с которой работают специалисты в рамках технологии складской логистики, представлен в таблице 1.4.

Таблица 1.4. Перечень видов первичной информации отдела по снабжению ООО «Рославль-Терминал»

Вид информации	Подразделение	Носитель	Способ
Накладная на получение продукции	Спец. по учету товарно-материальных ценностей	Журнал накладных	Неавтоматизированный
Отпуск ТМЦ со склада	Спец. по учету товарно-материальных ценностей	Журнал отгрузки товара	Неавтоматизированный
Инвентаризация складских запасов	Спец. по учету товарно-материальных ценностей	Номенклатура дел	Неавтоматизированный
Счета и счета-фактуры	Экономический отдел	Номенклатура дел	Неавтоматизированный
Заявки на отгрузку товара	Зав.складом	Журнал заявок	Неавтоматизированный
Заявки на перевозку товара	Спец.по управлению транспортом	Путевые листы	Неавтоматизированный

1.2. Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

В настоящее время для моделирования бизнес-процессов разработано множество методологий, среди которых наиболее распространенными являются: DFD, IDEF0, IDEF3, ARIS, UML.

Согласно поставленным задачам в рамках данной работы проводится анализ информационных потоков на примере складского учета без проведения проектирования хранилищ данных, также определяются «узкие места» существующей технологии, определяются пути совершенствования бизнес-процессов.

Методология DFD предполагает анализ и проектирование хранилищ данных, IDEF3 служит для анализа участков работы основного бизнес-процесса, поведения системы в различных ситуациях. Методология UML применяется при непосредственном проектировании информационных систем. Для реализации поставленных в данной работе задач подходят методологии ARIS и IDEF0.

В качестве инструмента моделирования выберем нотацию IDEF0 и программное средство моделирования - CA ERWin Process Modeller.

Описание IDEF0 модели построено в виде иерархической пирамиды, в вершине которой представляется самое общее описание системы, а основание представляет собой множество более детальных описаний.

Нотация IDEF0 построена на следующих принципах [11]:

1) Возможность графического описания моделируемых процессов. Процессы и информационные потоки изображаются в форме блоков и дуг. Операции или функции отображаются в виде Блоков, а взаимодействие между входами/выходами операций, входящими в Блок или выходящими из него – в форме дуг.

2) Лаконичность. Графический язык позволяет большой объем информации о бизнес-процессах изобразить на одной диаграмме.

3) Нотация IDEF0 имеет единые подходы к стандартам, что позволяет избегать двойных толкований графического изображения. Основными стандартами являются [5]:

– наличие от 3 до 6 функциональных блоков;

– информация не должна выходить за рамки контекста;

– диаграммы должны обладать связанностью интерфейса, когда номера блоков, дуги и ICOM коды имеют единую структуру;

–имена функций блоков и наименования дуг должны быть уникальными;

– четкость определения ролей данных и разделения входов и управляющих воздействий;

– лаконичность замечаний для Дуг и имен функций;

– каждому функциональному блоку необходимо сопоставление как минимум одной управляющей дуги;

Построение модели всегда производится с определенной целью и с позиций определенной точки зрения.

В процессе моделирования очень важным является требование четкости определения направления разработки модели – ее контекста, точки зрения и цели.

С помощью контекста модели очерчиваются границы моделируемой системы и описываются ее взаимосвязи с внешней средой.

С помощью точки зрения определяется позиция автора, т.е. объект рассмотрения и угол зрения. Для каждой точки зрения необходимо строить отдельную модель.

Цель отражает причину создания модели и определяет ее назначение. При этом, все взаимодействия в модели рассматриваются именно с точки зрения достижения поставленной цели.

В рамках методологии IDEF0 модель системы включает в себя серию взаимосвязанных диаграмм, разделяющих сложную систему на составные части. Диаграммы более высокого уровня (А-0, А0) – являются наиболее общим описанием системы, представленным в виде отдельных блоков. Декомпозиция этих блоков позволяет достигать требуемого уровня детализации описания системы.

Разработка IDEF0-диаграмм начинается с построения самого верхнего уровня иерархии (А-0) – одного блока и интерфейсных дуг, описывающих внешние связи рассматриваемой системы. Имя функции, записываемое в Блоке 0, является целевой функцией системы с принятой точки зрения и цели построения модели.

При дальнейшем моделировании блок 0 декомпозируется на диаграмме А0, где целевая функция уточняется с помощью нескольких блоков, взаимодействие между которыми описывается с помощью дуг. В свою очередь, функциональные блоки на диаграмме А0 могут быть также декомпозированы для более детального представления.

В результате, имена функциональных блоков и интерфейсные дуги, описывающие взаимодействие всех блоков, представленных на диаграммах, образуют иерархическую взаимосогласованную модель.

1.3. Анализ бизнес-процессов «как есть»

Логистический процесс в части складского учета состоит из следующих действий:

Производится учет прихода продукции, согласно приходным накладным.
Выполняется инвентаризация склада.
После проведения инвентаризации рассчитывается фактический расход продуктов за период.
Формируется отчетность по наличию и движению продуктов.

Модель AS-IS (как есть) — это модель текущей организации бизнес-процессов предприятия. Схема бизнес-процессов в варианте AS-IS в нотации IDEF0 (методология функционального моделирования) до внедрения ЭИС представлена на рисунке 3.

Как видно из рис. 3, основными технологическими процессами складского учета являются:

- учет прихода продукции;

- учета расхода продукции;

- учет площадей склада;

- мониторинг наличия продукции связи на складе.

Результатом функционирования данной технологии является формирование печатных форм выходных документов:

- «Торг-14» (Приходно-расходная накладная);

- «Торг-18» (Ведомость движения продукции);

- «Остатки на складе» - ведомость остатков продукции на складе на текущую дату;

- «Использование площадей» - расширенная ведомость, содержащая информацию о размещении товаров на участках склада;

- «Сводный отчет по площадям» - содержит сводную информацию об использовании площадей с указанием перечня незанятых площадей склада.

Рисунок 3. IDEF0 диаграмма бизнес-процессов (контекстная)

Рисунок 4. IDEF0 диаграмма бизнес-процессов (декомпозиция)

Рисунок 5. Диаграмма декомпозиции первого уровня

Рисунок 6. Диаграмма декомпозиции второго уровня

Рисунок 7. Диаграмма декомпозиции третьего уровня

Заказчик делает заявку у менеджера (по факсу, телефону, электронной почте или лично) на необходимую ему продукцию, после чего менеджер выставляет счет на оплату и отсылает заказчику. При наличии товара на складе резервируется необходимое количество. В случае отсутствия товара оформляется заявка на поставку.

Оформленная заявка поступает в отдел снабжения, где все заявки сортируются в зависимости от товара, от сроков поставки и т.д. и определяется примерная дата поступления товара на склад.

Менеджер, имея эти данные, уточняет сроки доставки товара с клиентом.

Сотрудники отдела снабжения выставляют заявки на товар поставщикам, оплачивают выставленные счета и привозят товар, который поступает на склад фирмы.

После того, как заказчик оплатил выставленный ему счет, он может приехать за заказанной продукцией. Работающий с ним менеджер оформляет необходимые документы и отпускает товар.

Таким образом, рассмотрев технологию работы специалистов отдела логистики ООО «Рославль-Терминал», можно сделать выводы:

- специфика деятельности отдела логистики ООО «Рославль-Терминал» связана с учетом складских операций, организацией перевозок товаров согласно заявкам клиентов, оборота грузов;

- автоматизация логистической деятельности ООО «Рославль-Терминал» предполагает внедрение программных решений в технологию автоматизации складского учета, оптимизацию транспортных потоков, формирование отчетности;

- структура информационной системы предприятия позволяет провести внедрение программного обеспечения в технологию складского учета.

Глава 2. Построение бизнес-процессов «как должно быть»

2.1 Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

Управление процессами складского учета в ООО «Рославль-Терминал» основывается на информации, отражающей объем, структуру и динамику поступления, продажи и запасов товаров. Движение информации между ООО «Рославль-Терминал» и контрагентами (поставщики, покупатели) осуществляется в форме потоков информации. По отношению к оптовому предприятию различают входные, внутренние и выходные потоки информации (входную, внутреннюю и выходную информацию). От рациональной организации потоков информации оптового предприятия, способов сбора, регистрации, передачи, хранения и обработки информации, ее состава и своевременного получения зависят оперативность и эффективность управления торговыми процессами.

Учет реализации товаров в оптовой торговле осуществляется по мере отгрузки товаров и предъявления покупателям расчетных документов.

Менеджер, имея эти данные, уточняет сроки доставки товара с клиентом.

Описанная схема информационных потоков представлена на рисунке 2.2.

Рисунок 8. Схема информационных потоков

Схемы сценариев вариантов использования технологии управления складом приведены на рис.9-10.

Рисунок 9. Сценарий варианта использования приема товара на склад

Рисунок 10. Сценарий варианта использования отпуска товара со склада

Таким образом, модернизация бизнес-процессов складского учета предполагает внедрение автоматизированной информационной системы, в функционал которой входят вопросы автоматизации учета товаров, их поступления и отпуска со склада, оформления сопроводительных документов, проведения инвентаризации, формирования печатных форм.

2.2. Анализ бизнес-процессов «как должно быть»

Рассмотрим бизнес-процессы компании с учетом внедрения экономической информационной системы.

На рисунке 11 представлен бизнес-процесс складского учета договоров «как должно быть», изображённый в нотации IDEF0.

Рисунок 11. IDEF0 диаграмма бизнес-процессов (контекстная) «Как должно быть»

На рисунке 12 представлена декомпозиция бизнес-процессов, которая заменена одной специализированной ЭИС.

Данные о наличии, расходе и остатке продуктов переносятся в базу данных ЭИС. В результате этого кардинальных изменений процесса не происходит, но существенно упрощается его выполнение, а также сокращается трудоёмкость работы менеджера.

По диаграммам, представленным выше, мы можем сделать вывод, что кардинально работа специалиста по логистике не изменилась, однако появление автоматизированной системы упрощает его работу и обеспечивает более быстрый мониторинг наличия грузов на складах, что в свою очередь позволит обрабатывать больше данных.

Рисунок 12. IDEF0 диаграмма бизнес-процессов (декомпозиция)

Разработка и внедрение автоматизированной системы позволит сократить количество используемых специалистом по логистике офисных приложений и снизит нагрузку. Проведем сравнение существующей и проектируемой систем логистической деятельности ООО «Рославль-Терминал».

В существующей технологии без применения автоматизированных систем наблюдались следующие недостатки:

- возможная задержка в исполнении заказов, нахождении товаров на складе;

- нерациональное распределение рабочего времени по специалистам и оборудованию приводило к перегрузкам на одних участках работ и простоям на других участках;

- отсутствие системы анализа логистической деятельности складского учета приводило к неверному определению стратегии развития предприятия;

- указанные факторы приводили к общему снижению эффективности деятельности предприятия и потерям в клиентской базе.

Совершенствование бизнес-процессов в ООО «Рославль-Терминал» позволит минимизировать указанные недостатки и повысить эффективность деятельности предприятия в целом.

Для того чтобы приспособить экономическую информацию для эффективного поиска, обработки на ЭВМ и передачи по каналам связи, её необходимо представить в цифровом виде, с этой целью её нужно сначала упорядочить (классифицировать), а затем формализовать (закодировать) с использованием классификатора. Основными объектами классификации и кодирования являются справочные реквизиты-признаки, описывающие процессы, место, время выполнения процессов, субъекты и объекты действия, отражаемые в показателе. Кодированию в документах подлежат те признаки, по которым выполняется группировка информации в ПК. В нашей информационной системе создан локальный классификатор, с использованием иерархического метода классификации. Диаграмма вариантов использования разрабатываемой системы приведена на рисунке 13.

Диаграмма кооперации приведена на рис. 14. Структура нормативно-справочной информации, используемой для разработки ЭИС специалиста по складской логистике, показана в таблице 2.1.

Рисунок 13. Диаграмма вариантов использования

Рисунок 14. Диаграмма состояний

На рисунке 15 приведена диаграмма деятельности.

Рисунок 15. Диаграмма деятельности

Рисунок 16. Диаграмма кооперации

По результатам анализа предметной области, можно сделать вывод о том, что с целью повышения эффективности работы сотрудников склада, а также автоматизации рутинных работ, выполняемых на сегодняшний день вручную, появилась необходимость разработки АС «Склад».

Необходимо автоматизировать следующие процессы:

ведение контрагентов,
ведение справочников,
ведение учета складских операций (приход, расход, слежение за остатками материалов),
формирование отчетности (по приходу, расходу, остаткам, счета и пр.).

Логически разрабатываемую АС «Склад» можно разделить на следующие модули:

подсистема хранения данных, предназначенная для хранения оперативных данных системы, данных для формирования отчетов, документов системы;
подсистема учета, предназначенная для реализации основных функций и задач по складским операциям;
подсистема ведения НСИ;
подсистема формирования отчетности, предназначенная для формирования основных отчетных документов в системе.

Взаимосвязь подсистем можно представить в виде схемы (рисунок 17).

Рисунок 17. Схема взаимодействия подсистем

Модульность системы способствует более легкому проектированию и распределению труда между программистами. Преимущество модульной системы состоит также в том, что она дает возможность развития системы, легкость ее поддержания и гибкость.

Таким образом, внедрение информационной системы складского учета позволит модернизировать соответствующие бизнес-процессы, что повысит эффективность работы предприятия в целом.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Качественная информационная поддержка позволяет повысить эффективность деятельности предпринимателя, а эффективная информационная система - процессы управления.

Применение информационной системы в логистическую деятельность позволит значительно повысить эффективность складского учета ООО «Рославль-Терминал».

Основной целью данной работы являлась модернизация части бизнес-процессов предприятия ООО «Рославль-Терминал» для повышения качества его услуг и увеличения эффективности деятельности предприятия.

В процессе её выполнения была обоснована актуальность выбранной проблематики, проведен системный анализ деятельности ООО «Рославль-Терминал». Изучены организационно-функциональная структура компании и функции, выполняемые подразделениями. Составлен граф целей изучаемого предприятия, на основании которого выбраны бизнес-процессы, анализ которых необходимо было провести с целью выявления направлений модернизации. Выбранные бизнес-процессы были исследованы и смоделированы в состоянии «Как есть» в методологии IDEF0.

В результате проделанной работы были выявлены области, где возможна оптимизация и сформулированы соответствующие предложения по модернизации процессов. Далее были построены модели бизнес-процессов в состоянии «Как должно быть» с учетом выдвинутых предложений.

В обеспечение реализации этих предложений были разработаны база данных для использования в технологии логистической деятельности.

Далее была проведена разработка информационной модели логистической деятельности, стратегия автоматизации данного направления была определена через разработку информационной системы. Этапами проектирования явились:

- анализ организационной структуры предприятия;

- анализ существующих бизнес-процессов, определение узких мест существующей технологии;

- определение направлений совершенствования бизнес-процессов складского учета.

Таким образом, в рамках данной работы были разработаны предложения, которые помогут оптимизировать деятельность предприятия, снизить издержки и повысить эффективность работы специалистов складского учета ООО «Рославль-Терминал».

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Акперов И.Г. Информационные технологии в менеджменте: Учебник / И.Г. Акперов, А.В. Сметанин, И.А. Коноплева. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 400 c.
Бекаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access. – СПб.: БХВ – Петербург, 2012. – 720 с.
Венделева М.А. Информационные технологии в управлении: Учебное пособие для бакалавров / М.А. Венделева, Ю.В. Вертакова. - М.: Юрайт, 2013. - 462 c.
Дыбская В.В. Логистика складирования. - М.: ГУ ВШЭ, 2013. - 232с.
Линдерс Майкл Р., Фирон Харольд Е. Управление снабжением и запасами. Логистика. Пер. с англ. - С-П.: Виктория плюс, 2012. - 758 с.
Ивасенко, А.Г. Информационные технологии в экономике и управлении: [учеб. пособие для вузов по специальностям "Прикладная информатика (по обл.)", "Менеджмент орг.", "Гос. и муницип. упр."] /А. Г. Ивасенко, А. Ю. Гридасов, В. А. Павленко.-М.: КноРус, 2011.-153 с.
Информационные системы и технологии в экономике и управлении: [учеб. для вузов по специальности "Прикладная информатика (по обл.)" и др. экон. специальностям] /[В. В. Трофимов и др.] ; под ред. В. В. Трофимова.-М.: Высш. образование, 2010.-480 с.
Информационные технологии: [учеб. для студентов вузов, обучающихся по специальности 080801 "Прикладная информатика" и др. экон. специальностям /В. В. Трофимов и др.] ; под ред. проф. В. В. Трофимова.-М.: Юрайт, 2009.-624 с.
Исаев Г.Н. Информационные технологии: Учебное пособие / Г.Н. Исаев. - М.: Омега-Л, 2013. - 464 c.
Кудинов Ю.И. Основы современной информатики: учеб. пособие для студентов вузов, обучающихся по специальности "Прикладная информатика" /Ю. И. Кудинов, Ф. Ф. Пащенко. - СПб.: Лань, 2009.-255 с.
Маклаков С.В. Bpwin и Erwin. Case-средства разработки информационных систем − М. : ДИАЛОГ-МЭФИ, 2009.