Разработка регламента выполнения процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть»

Содержание:

Введение

Этап развития российского бизнеса, называемый эпохой «легких денег», который был основан на неопределенности правил ведения бизнеса, закончился несколько лет назад. В настоящее время во всю наступает этап высокой конкуренции, ужесточения контроля со стороны государственных органов, заполнения наиболее прибыльных рыночных ниш. Данный этап требует от компаний и предприятий российского рынка все больших усилий для поддержания своего существования, не говоря уже о росте и развитии. К владельцам компаний и руководителям высшего звена постепенно приходит понимание, о том, что о дальнейшем расширении и развитии бизнеса не может быть и речи без кардинального обновления методов и способов управления компанией или предприятием. Негативное влияние внешней экономической среды, высокие коммерческие риски могут быть сглажены за счет применения эффективных технологий планирования, управления, учета и контроля деятельности компании, а особенно – основных её бизнес-процессов. Процесс реализации товаров является основополагающим в составе деятельности любых торговых предприятий и учет реализации является главным процессом при управлении торговым предприятием.

Однако, само по себе внедрение обязательного учета реализации товаров не даст и половины ожидаемого результата. Необходимо не простое внедрение, а пошаговое внедрение с обязательным подробным описанием процесса учета реализации товаров. Таким описанием выполнения каких-либо процессов компании являются регламенты.

Целью данного курсового проекта является разработка регламента выполнения процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть».

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• Изучить основные понятия процессного подхода к управлению компанией и выявить назначение и цели создания регламентов, описывающих процесса деятельности компании.
• Обозначить основные этапы разработки регламента процесса
• Разработать регламент выполнения процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть»

1. Теоретические аспекты разработки регламента бизнес-процессов

1.1. Основные понятия процессного подхода

Управление бизнес-процессами или «процессный подход» на сегодняшний день является одной из наиболее востребованных методологий управления компаниями.

Процессный подход – подход к организации и анализу деятельности компании, основанный на выделении и рассмотрении ее бизнес-процессов, каждый из которых протекает во взаимосвязи с другими бизнес-процессами компании или внешней средой. «Правильный» набор бизнес-процессов отдельной компании представляет собой их систему или сеть, которая охватывает процессы производственного цикла компании, а также процессы управления, обеспечения необходимыми ресурсами.

Подтверждением «прогрессивности» управления бизнес-процессами как подхода к управлению компаниями подтверждается и тем, что необходимость реализации процессного подхода является одним из принципов стандартов ISO 9001. Стандарты ISO 9001, по сути, являются нормативной моделью ведения бизнеса, выработанную деловым сообществом с учетом мирового опыта и закрепленную в международных стандартах на системы менеджмента.

Среди преимуществ процессного подхода можно отметить:

• клиентоориентированность;
• нацеленность на результат;
• гибкость, более оперативное принятие решений, проведение инноваций в связи с изменением внешней среды;
• непрерывность управления;
• возможность построения эффективной системы мотивации, направленной на максимальный учет результатов работы;
• прозрачность за счет описания бизнес-процессов, их разумной формализации.

Ключевым понятием процессного подхода является понятие «бизнес-процесса».

Бизнес-процесс – регулярно повторяющаяся последовательность действий, направленных на получение заданного результата, ценного для организации. Существует достаточно много определений этого термина, сформулированными как известными и авторитетными специалистами, так и международными организациями. Также следует сказать, что понятие «бизнес-процесс» достаточно часто в литературе, статьях, интернет-источниках применяется и в широком смысле как «деятельность в целом».

Основными понятиями процессного подхода являются:

Результат бизнес-процесса – то, ради чего осуществляется бизнес-процесс, т.е. деятельность всегда рассматривается вместе с целью этой деятельности – получение на выходе некоторого результата, удовлетворяющего заданным требованиям. Результаты бизнес-процесса часто упоминаются как выходы бизнес-процесса.

Владелец бизнес-процесса – должностное лицо, несущее ответственность за получение результата процесса и обладающее полномочиями для распоряжения ресурсами, необходимыми для выполнения процесса.

Исполнители бизнес-процесса – команда специалистов из различных функциональных областей (кросс-функциональная команда), выполняющих действия процесса.

Вход бизнес-процесса – ресурсы (материальные, информационные), необходимые для выполнения и получения результата процесса, которые преобразовываются или потребляются при выполнении процесса.

KPI – Key Performance Indicator (ключевой показатель эффективности), они применяются в качестве показателей результативности и/или эффективности бизнес-процессов.

Управление бизнес-процесса (в IDEF0) – управляющие воздействия, регламентирующие выполнение процесса.

Исходя из вышеизложенного определения бизнес-процесса, к основным принципам их выделения можно отнести:

• необходимый результат;
• регулярность действий;
• ценность результата для компании.

Глубина и степень детализации при описании (моделировании) бизнес-процессов определяются в зависимости от конкретных задач, вопросов на которые должно ответить это описание (модель), «проблемностью» и важностью процесса. Наиболее часто описание бизнес-процессов используется для получения ответов на вопросы типа: ЧТО, КТО и КАК должен выполнять в рамках деятельности компании.

Существует несколько способов описания бизнес-процессов. Принято выделять четыре основных способа:

• текстовой;
• табличный;
• визуальный (графический);
• визуальный (графический) с использованием специальных программных продуктов.

У каждого способа есть свои достоинства и недостатки. Сравнение различных способов описания бизнес-процессов приведено в виде таблицы 1.

Таблица 1 – Сравнение различных способов описания бизнес-процессов

Способ описания бизнес-процессов	Пример	Достоинства	Недостатки
Текстовое	Стандарты организации, положения, должностные инструкции и др.	Привычность	Взаимосвязи между бизнес-процессами тяжело отслеживать. Высока вероятность неоднозначного понимания. Затрудненный анализ бизнес-процессов из-за избытка малозначимой информации, Значительные трудозатраты на поддержание документов в актуальном состоянии
Табличное	Матрица распределения ответственности	Привычность Однозначность	Небольшое число факторов, параметров, которое можно отразить в таблице
Визуальное (графическое)	Организационная структура, блок-схема, технологическая карта и др.	Наглядность Однозначность Разработаны нотации под решения задач различной сложности	Возможно наличие требований к квалификации
Визуальное (графическое) с помощью специализированного программного продукта – системы бизнес-моделирования, case-средства	Сеть бизнес-процессов, Информационные модели для решения различных задач и т.д.	Возможность комбинированного использования всех предыдущих способов описания бизнес-процессов. Возможности коллективной работы. Поддержка различных нотаций, автоматическая проверка синтаксиса.	Приобретение программного продукта. Возможно наличие требований к квалификации

На выбор способа описания бизнес-процессов оказывают влияние такие факторы как:

• задачи, которые компания желает решить, внедряя процессный подход;
• размер и вид деятельности компании;
• сложность бизнес-процессов и их взаимодействия, риски бизнеса;
• квалификация персонала;
• устоявшаяся практика и др.

1.2. Этапы разработки регламента процесса

Регламент бизнес-процесса – документ, описывающий протекание бизнес-процесса, правила, механизмы, цели, задачи и результаты его выполнения. Этапы разработки регламенты плавно вытекают из основных его составных частей: каждый этап предназначен для выделения и описания отдельной составной части.

На первом этапе разработки регламента выполнения какого-либо процесса определяются требования к входным и выходным данным, обозначаются ресурсы, требуемые для выполнения рассматриваемого процесса, а также обозначаются исполнители, или владельцы процесса, то есть лица, ответственные за протекание самого процесса и получение требуемого результата.

Следующий этап разработки регламента – выделение подпроцессов из которых состоит процесс, а также связей между ними. Для каждого подпроцесса также выделяют входные и выходные данные, ресурсы и исполнителя.

Завершающим этапом работы над регламентом выполнения процесса является оформление его в виде отдельного документа и доведения его до сведения сотрудников компании, которые имеют к нему непосредственное отношение. Также иногда к регламентам добавляют приложения в виде блок-схем и информационных моделей, отображающих порядок выполнения бизнес-процесса.

Результатом разработки регламента является законченный документ (регламент), описывающий не только стандартную процедуру выполнения процесса, но также и все его особенности, возможные нештатные ситуации и пути выхода из них.

2. Разработка регламента выполнения процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть»

2.1. Характеристика предметной области

В качестве предметной области выступает бизнес-процесс «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть». Данный бизнес-процесс является одним из основных в деятельности сети аптек «Губернский лекарь».

Компания «Губернский лекарь» занимается розничными продажами лекарственных препаратов населению.

Во главе компании стоит директор. Ему подчиняются все отделы и их сотрудники. Всего имеется шесть отделов:

• финансовый отдел (бухгалтерия);
• отдел продаж;
• склад;
• отдел кадров;
• отдел маркетинга;
• IT-отдел.

Организационная схема компании в представлена на рисунке 1.

Рисунок 1 – Организационная схема компании

Финансовый отдел занимается ведением внутренней и внешней финансовой отчетности. Главная задача отдела продаж – выполнение консультирования клиентов розничных точек, осуществление продаж и их учета. На складе хранятся необходимые для поддержания непрерывного производства запасы материалов и комплектующих, а также готовая продукция.

Специалист по кадрам ведет кадровую политику в компании, следит за соблюдением всех требований трудового законодательства Российской Федерации. Отдел маркетинга занимается рекламой и продвижением производимых товаров на рынке входных дверей. IT-отдел следит за работой и развитием информационной структуры предприятия.

В качестве предмета исследования данной курсовой работы выступает деятельность отдела продаж, а точнее – реализуемый им бизнес-процесс «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть».

2.2. Владелец процесса, выходы и входы, ресурсы процесса

Для более наглядного изображения исследуемого бизнес-процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть» было решено использовать методологию IDEF0.

IDEF0 – это метод, с помощью которого система описывается как множество взаимосвязанных действий (или функций).

Исследование функций производится независимо от способов и методов их выполнения. Такой «функциональный» подход обеспечивает четкое разделение аспектов назначения описываемой системы от вопросов её реализации.

IDEF0 часто используется при исследовании и проектировании систем на логическом уровне, а также при описании деятельности предприятия, либо отдельных бизнес-процессов в её составе.

IDEF0 определяет два графических объекта [15]:

1. блок, с помощью которого обозначается некоторая функция (действие);

2. стрелка, с помощью которой указываются информационные или материальные объекты.

Модель IDEF0 представляет собой набор взаимоувязанных диаграмм. Каждая диаграмма является описанием системы или ее отдельных функциональных блоков в рамках некоторого уровня детализации.

Контекстная диаграмма – диаграмма самого верхнего уровня иерархии, дает самое общее представление о системе. На контекстной диаграмме (КД) отображается только один функциональный блок (контекстная функция).

Далее контекстная функция декомпозируется на основные функции системы с помощью отдельной диаграммы. В свою очередь, каждая такая функция может быть разложена на более мелкие и т.д. При построении модели нужно соотнести каждый функциональный блок более низкого уровня с функциональным блоком более высокого уровня.

Следует всегда помнить, что некоторый функциональный блок и диаграмма его декомпозиции суть одно и то же, но рассматриваемое с разной степенью детализации. Отсюда следует, что все стрелки, связанные с рассматриваемым функциональным блоком, должны присутствовать на декомпозирующей его диаграмме (если таковая имеется).

Для создания IDEF0-диаграмм использовалось CASE-средство Ramus Educational.

Основные функции Ramus:

• разработка графических моделей бизнес-процессов (поддерживаются нотации IDEF0 и DFD);
• разработка систем классификации и кодирования (с привязкой к моделям процессов);
• формирование отчётности по моделям и системе классификации (в виде регламентов бизнес-процессов, должностных инструкций и т.п.).

Преимущества перед аналогами:

• Эргономичность графического редактора. Редактор поддерживает быструю навигацию по модели, шаблоны часто используемых типов диаграмм, возможность отмены последних действий, "умное" поведение стрелок.
• Поддержка неограниченного количества атрибутов различных типов.
• Автоматическое построение иерархических деревьев в классификаторах на основании значений атрибутов.
• Редактор отчётов поддерживает несколько вариантов настройки: упрощённую (с использованием инструментов редактора и набора ключевых слов) и расширенную (с использованием JavaScript). Шаблоны отчётов могут быть экспортированы и импортированы в формате файлов XML.
• Гибкий графический интерфейс пользователя.
• Кроссплатформенность. Использование технологии Java позволяет устанавливать систему под разными видами операционных систем и аппаратных платформ (MS Windows, Mac OS, Linux и т.д.).

На рисунке 2 изображена контекстная диаграмма бизнес-процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть».

Рисунок 2 – Контекстная диаграмма бизнес-процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть»

В качестве входных данных для бизнес-процесса выступают следующие данные и объекты:

• заявки покупателей;
• деньги за препараты;
• прайс-лист аптеки, устанавливаемый руководством.

Выходными данными (результатом бизнес-процесса) являются отчеты о реализации, заказы покупателей, чеки об оплате и выданный товар.

Исполнителями (владельцами) бизнес-процесса выступают провизор аптеки и руководитель отдела продаж.

Управляющим регламентом является устав компании.

2.3. Схемы управления процессов, схемы подпроцессов

Второй этап составления регламента бизнес-процесса – описание подпроцессов, которые составляют рассматриваемую деятельность. В терминах методологии проектирования бизнес-процессов IDEF0 данный этап называется декомпозицией. Диаграмма декомпозиции изображена на рисунке 3.

Рисунок 3 – Диаграмма декомпозиции

Бизнес-процесс «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть» состоит из пяти подпроцессов:

• выявление потребностей;
• оформление заказа;
• прием оплаты;
• выдача товара;
• формирование отчетов.

Первым подпроцессом бизнес-процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть» выступает выявление потребностей покупателя. Основная задача данного подпроцесса – выявить какие именно лекарственные препараты собирается приобрести покупатель. При наличии каких-либо вопросов провизор аптеки обязан проконсультировать покупателя по этим вопросам, решить его проблемы. Если требуемых лекарственных средств нет в наличии в аптеке, то можно предложить аналоги других производителей (если это возможно). Для продажи рецептурных препаратов необходимо проверить у покупателя наличие рецепта.

Второй подпроцесс – оформление заказа. Данный подпроцесс выполняется провизором с помощью персонального компьютера, установленного на кассе. Для больше детализации данного процесса он был декомпозирован на составляющие (Рисунок 4).

Рисунок 4 – Декомпозиция подпроцесса «Оформление заказа»

С в информационной системе, используемой в аптечной сети необходимо создать новый заказ покупателя, добавить в него покупаемые потребителем лекарственные препараты, а затем – сохранить заказ в базе данных. Финальным результатом подпроцесса «Оформление заказа» является заказ покупателя, который выступает входными данными для следующего, третьего подпроцесса.

Третий подпроцесс бизнес-процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть» - прием оплаты. Данные процесс тоже был декомпозирован на составляющие (Рисунок 5).

Рисунок 5 – Декомпозиция подпроцесса «Прием оплаты»

Четвертый подпроцесс в составе рассматриваемого бизнес-процесса – выдача товара. На основании заказов покупателей и чека об оплате необходимо выдать лекарственные препараты и другие товары, приобретенные покупателем.

Пятый, последний, подпроцесс – формирование отчетов. Данный подпроцесс, в отличие от предыдущих, выполняет не провизор аптеки, а руководитель отдела продаж. На основании заказов покупателей и чеков об оплате руководитель отдела продаж формирует отчеты о реализации.

Таким образом, выполнение бизнес-процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть» осуществляется в пять этапов, при чем каждый из этапов является обязательным для выполнения. Кроме того, подпроцессы должны выполняться строго в указанной последовательности, т.к. результаты выполнения одного процесса являются входными данными для последующего.

Заключение

В ходе проделанной работы были изучены теоретические аспекты разработки регламента бизнес-процесса, были выделены основные моменты процессного подхода в бизнесе, а также обозначены основные этапы разработки регламента любого бизнес-процесса.

Затем, в соответствии с выделенными этапами, был разработан регламент выполнения процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть»: были выделены владелец процесса, входные и выходные данные, а также управляющие документы, в соответствии с которыми должен выполняться бизнес-процесс «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть». После этого были выделены и описаны схемы подпроцессов исследуемого процесса. Два подпроцесса были подвергнуты дальнейшей декомпозиции.

Для более наглядного изображения всех параметров исследуемого бизнес-процесса применялся метод построения IDEF0-диаграмм: были построены контекстная и декомпозиционные диаграммы.

Список использованной литературы

• Маклаков С. В. Моделирование бизнес-процессов с AllFusion Process Modeler (BPwin 4.1) / С.В. Маклаков. – М. : ДИАЛОГ-МИФИ, 2013. – 340 c.
• Давид Марка, Клемент МакГоуэн. Методология структурного анализа и проектирования. Пер. с англ. М .: ДИАЛОГ-МИФИ, 2012, 240 с.
• Р 50.1.028-2001. Методология функционального моделирования. М.: Госстандарт России, 2001.
• Руководство по концепции и использованию процессного подхода для систем менеджмента. Документ ISO/TC 176/SC 2/N 544R3, 15 октября, 2008.
• Методика «Проектирование системы управления», Группа компаний «Современные технологии управления, версия 3.0.1, 2009.