Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Разработка регламента выполнения процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть» (Анализ предметной области)

Содержание:

Введение

Торговля всегда считалась основной деятельностью человека в рамках поддержания экономических отношений. Таковой она является и сейчас. В торговлю вовлечено все население города, страны, и т.д. – человек может выступать в торговых отношениях либо в качестве предлагающего свои товары (услуги), то есть, продавца, либо в качестве приобретателя чужих товаров (или услуг) – то есть, в качестве покупателя.

Для продавца очень важно правильно организовать свою торговую деятельность, чтобы максимально увеличить эффективность конечного результата, который определяется размером прибыли. Это крайне важно, поскольку в любой сфере торговли существует жесткая конкуренция, которая побуждает к разработке и применению различного рода мер по привлечению потенциальных покупателей (клиентов).

Таким образом, рыночная экономика требует повышенного внимания к средствам и методам осуществления торговой деятельности.

Важнейшими показателями хозяйственной деятельности торговых организаций являются прибыль и рентабельность. Эти показатели и отражают всю полноту деятельности организации торговли: объем, структуру и динамику розничного товарооборота, эффективность использования внутренних ресурсов, проведение политики по оптимизации функционирования предприятия [4].

Для оптимизации торговой деятельности предприятия необходимо вначале определиться с направлением, в котором целесообразно проводить действия по повышению эффективности. Таких направлений может быть несколько. Можно выделить следующие:

Увеличение товарооборота предприятия – может быть связано с расширением ассортимента продукции и реализацией продукции более высокого качества (зарекомендованных брендов производителей).
Рост объемов реализации продукции – обеспечивается за счет, например, привлечения новых клиентов, проведения рекламных мероприятий, и т.д.
Учет товародвижения – определяет минимизацию побочных расходов – как материальных, так и временных, позволяет структурировать хранение и доступ к учетным данным и упростить процесс анализа деятельности предприятия.
Определение состава персонала – позволяет улучшить качество обслуживания клиентов (покупателей), что делает предприятие более привлекательным со стороны потенциальных клиентов.
Применение технической базы – современные технические средства позволяют существенно упростить процессы практически в любой сфере деятельности, в том числе и торговой, за счет замены некоторой доли ручного труда.
Применение информационных технологий – современный уровень развития методов и средств разработки и проектирования программно-аппаратных средств позволяет интегрировать в бизнес-процессы предприятия новые технологии, позволяющие автоматизировать значительную часть функций персонала.

Объект исследования – торговая сеть по реализации медицинских препаратов.

Предмет исследования – разработка регламента выполнения процесса «учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть».

Цель работы – разработать регламент выполнения процесса «учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть».

Задачи: выделить основные задачи автоматизации предметной области, построить функциональные модели бизнес-процессов, модели информационной системы в нотациях UML.

1. Анализ предметной области

1.1. Описание предметной области и постановка задачи

В аптечной сети используется ряд информационных технологий, которые способствуют развитию предприятия, и облегчают труд персонала. К таким технологиям, как правило/, относятся специальные программные средства, такие как электронный офис, пакет бухгалтерских и учетных программ. Например, программа 1С: Предприятие, постоянно модернизируется для облегчения работы бухгалтерии; для работы менеджеров и продавцов программа модернизируется по системе аутсорсинга, т.к. в штате аптечной сети не предусмотрено специалиста требуемой квалификации, да и это не выгодно – платить такому сотруднику фиксированную зарплату в обмен на редко возникающую необходимость в его услугах. В системе 1С также рассчитываются налоги и другие показатели, требуемые для ведения документации бухгалтерии.

В аптечной сети так же используются дополнительные программы офисного пакета: Microsoft Word и Microsoft Excel, а также другие программы:

Microsoft Word – используется как текстовый редактор, в нем заполняются формы, связанные с недостачей товара, и другие документы текущего делопроизводства, написания сводных отчетов.
Microsoft Excel – используется для ведения списка клиентов которым предоставляется скидка, а так же используется база сводных таблиц которая сведена в целостную сверку которая используется в личных целях предприятия.
Microsoft Outlook – программа для обмена корреспонденцией с поставщиками, клиентами и другими контрагентами.
Skype – для общения с поставщиками и урегулирования вопросов связанных с товаром и поставками.
Интернет браузеры – конкретного браузера не выделяется, т.к. каждый из работников использует то, что ему удобнее. Через браузер ведутся заказы товара (у каждого поставщика имеется сайт, с которого можно сделать предзаказ).

Основная проблема организации использования программно-аппаратных средств вычислительной техники для учета товаров, как правило, проявляется в недостаточной оптимизации скорости работы с программными средствами, которая, в свою очередь, происходит из недостаточного функционального обеспечения используемых программ, либо, наоборот, избыточно-функционального «универсального» программного обеспечения, в котором сложно разобраться и выделить необходимую функцию и адаптировать ее «под себя».

Например, составление сводных отчетов в электронных таблицах MS Excel весьма трудоемкая операция, которая требует большое количество усилий по первичной подготовке и сортировке данных. А при использовании для этих целей системы 1С придется создавать (или изменять) текущую конфигурацию – и так каждый раз, когда возникнет необходимость решить новую задачу.

Кроме того, ведение электронных таблиц для ведения учета скидок клиентам также вызывает дополнительные манипуляции с поиском рабочих книг и поиском нужных данных на ее листах. Все это усложняется с ростом объемов информации.

Использование средств, которые могли бы оптимизировать часть процессов за счет автоматизации ручного труда продавцов и менеджеров, позволило бы существенно сэкономить время работников, которое можно было бы направить на решение других, более важных задач. Кроме того, применение автоматизированных информационных систем позволяет также получить следующие дополнительные преимущества – такие, например, как:

распределение доступа к данным;
уменьшение риска допустить ошибки ввода при заполнении форм;
более систематическое распределение хранимой информации;
безопасное хранение данных;
удобные инструменты для ведения, учета и анализа данных.

Входящей информацией для информационной системы автоматизации процессов учета и реализации товаров (ИС АПУРТ) аптечной сети будут являться:

Данные товаров:

форма представления: ввод в систему осуществляется посредством организации диалога ввода данных;

периодичность: при добавлении / редактировании данных о товаре;

объемы информации: данные товаров должны содержать:

артикул;
наименование товара;
описательные характеристики;
наличие и остатки на складе;
стоимость продажи.

цель использования: ведение справочника товаров и его использование при выполнении основных операций.

Данные поставщиков:

форма представления: ввод в ИС осуществляется посредством организации диалога ввода данных;

периодичность: при добавлении / редактировании данных о новых или старых поставщиков;

объемы информации: данные поставщиков должны содержать:

наименование организации;
контактное лицо;
контактные данные;
товарная номенклатура с указанием перечня товаров цен на них.

цель использования: ведение справочника поставщиков и его использование при учете операций поставок и запросов на поставки.

Данные клиентов (покупателей):

форма представления: ввод в ИС осуществляется посредством организации диалога ввода данных;

периодичность: при добавлении / редактировании данных о новых или старых клиентов;

объемы информации: данные клиентов должны содержать:

наименование организации (если организация, либо физ. лицо);
контактное лицо;
контактные данные;
дополнительное описание (опционально).

цель использования: ведение справочника клиентов и его использование при учете операций продаж, а также автоматическом расчете скидки.

Данные операций:

форма представления: ввод в ИС осуществляется посредством организации диалогов ввода данных;

периодичность: при совершении новой операции;

объемы информации: данные операций должны содержать:

дату совершения операции;
комментарий (опционально);
содержимое операции – перечень товаров с указанием необходимых данных по цене и количеству);
для поставок: поставщика и место разгрузки (при учете нескольких филиалов / складов магазина);
для продаж: магазина (в котором совершена продажа), данные покупателя и оформившего продавца.

цель использования: учет основных операций с товарами с целью последующего анализа и составления отчетных и сводных данных, формирования документов по операциям;

Результатной информацией информационной системы автоматизации процессов учета и реализации товаров (ИС АПУРТ) аптечной сети будут являться:

Отчеты по основным операциям:

форма представления: документ в формате doc, pdf или любой другой удобный формат для внутреннего использования;

периодичность: при совершении новой операции или по запросу;

объемы информации: данные операций должны содержать:

дату совершения операции;
комментарий (опционально);
содержимое операции – перечень товаров с указанием необходимых данных по цене и количеству);
итоговые данные – общее количество позиций, суммы и т.д.
для поставок: поставщика и место разгрузки (при учете нескольких филиалов / складов магазина);
для продаж: магазина (в котором совершена продажа), данные покупателя и оформившего продавца.

цель использования: составление отчетных данных, формирование документов по операциям.

Сводные данные по ценам поставщиков на товар:

форма представления: столбчатая диаграмма;

периодичность: по запросу;

объемы информации: сводные данные должны содержать:

наименования поставщиков, предлагающих данный товар;
характеристики данного товара;
уровень цен каждого из представленных поставщиков.

цель использования: анализ данных.

Сводные данные по остаткам товара (при учете нескольких филиалов / складов магазина):

форма представления: круговая диаграмма;

периодичность: по запросу;

объемы информации: сводные данные должны содержать:

наименования магазинов и складов, имеющихся в справочнике ИС;
характеристики данного товара;
количество данного вида товара в каждом из магазинов (складов) в натуральном выражении.

цель использования: анализ данных;

Скидка клиента:

форма представления: сидка конкретного клиента показывается при оформлении продажи на данного клиента;

периодичность: при оформлении продажи на клиента;

объемы информации: отображаемая информация должна содержать:

наименование клиента;
его текущую накопительную систему скидок;
цены на каждую единицу покупаемого клиентом товара (при оформлении товара и в отчете-чеке) без скидки и с учетом оной, причем фактическая цена продажи сохраняется для истории;
суммарную сумму чека на покупки клиента.

цель использования: применение системы накопительных скидок для постоянных клиентов.

Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

Основное назначение средств бизнес-моделирования — обеспечение понимания функционирования бизнес-процессов на всех уровнях. Бизнес-модель даёт целостную картину жизнедеятельности организации, согласовывает разные точки зрения на постоянно развивающуюся деятельность (предметную область).

Для демонстрации бизнес-процессов, анализа их архитектуры в целом и принятия решений об оптимизации имеются специальные методики и языки моделирования [1]. Рассмотрим некоторые из них.

1.2. SADT

SADT использует структурный подход к моделированию – методологию структурного анализа и проектирования (Structured Analysis and Design Technique). SADT разработана Дугласом Т. Россом в 1969-1973 годах и базируется на структурном анализе систем и графическом представлении организации в виде системы функций [5]. Для существующих систем нотации IDEF методологии SADT могут быть использованы для анализа функций, выполняемых системой, а также для указания механизмов, посредством которых они осуществляются [6]. SADT требует определенной строгости следования своим правилам, в то же время не накладывает жестких ограничений.

Модель SADT представляет собой серию диаграмм с сопроводительной документацией, разбивающих сложный объект на составные части, которые представлены в виде блоков. Детали каждого из основных блоков показаны в виде блоков на других диаграммах. Каждая детальная диаграмма является декомпозицией блока из более общей диаграммы. На каждом шаге декомпозиции более общая диаграмма называется родительской для более детальной диаграммы [3].

В рамках SADT используется несколько нотаций моделирования. Остановимся на трех из них:

IDEF0. Основной концептуальный принцип IDEF0 состоит в представлении любой анализируемой системы в виде набора взаимосвязанных блоков. Этот набор отображает процессы, происходящие в анализируемой системе [9]. Таким образом, IDEF0 сводится к декомпозиции основных функций на отдельные бизнес-процессы, работы и действия, в результате чего разрабатывается иерархическая модель; при этом декомпозицию можно производить многократно, до четкого и детального описания всех процессов [5]. Таким образом, моделируемая система рассматривается как произвольное подмножество неограниченного множества. При этом система имеет рамки, через которые описывается взаимодействие с внешним миром посредством входов (исходные данные, которые обрабатывает система), выходов (результаты деятельности системы), управлений (стратегий и управляющих процедур, регламентирующих выполнение работ) и механизмов (ресурсы и исполнители работ). В итоге получается, что управляемая система преобразует входы в выходы, используя механизмы.

Методология IDEF0 имеет ряд преимуществ:

графическое представление способно представить весь спектр исследуемых процессов в любой степени детализации (за счет декомпозиции процессов);
позволяет точно описать моделируемые объекты и процессы;
подтвердила свою эффективность в результате многолетнего опыта его применения в различных областях деятельности;
достаточно проста и быстро поддается пониманию;
поддерживается в большом количестве программных средств, в том числе и бесплатно распространяемых.

IDEF3 – данный метод используется для сбора информации о состоянии моделируемой системы. Это структурный метод, показывающий причинно-следственные связи и события. Он также показывает, как организована работа, и какие пользователи работают с моделируемой системой [5].

DFD (Data Flow Diagram) – диаграммы потоков данных. Являются основным средством моделирования функциональных требований проектируемой системы. С помощью этих диаграмм функциональные требования разбиваются на функциональные компоненты (процессы) и представляются в виде сети, связанной потоками данных [3]. Логическая модель DFD показывает внешние по отношению к системе источники данных, идентифицирует логические функции (процессы) и группы элементов данных, связывающие одну функцию с другой (потоки), а также идентифицирует хранилища (накопители) данных, к которым осуществляется доступ [3].

Для построения диаграмм DFD существуют разные нотации: Гейна-Сарсона и Йордана-де-Марка.

1.2. BPMN

Одной из технологий описания бизнес-процессов, относящихся к типу «work-flow» – моделей, является нотация моделирования BPMN (Business Process Model Notation) – технология моделирования и нотации бизнес-процессов [7]. Данная технология предлагает довольно обширные средства для отражения самых подробных и самых важных понятий моделируемого процесса.

Благодаря абстрактному представлению модели нотация BPMN позволяет наглядным образом описывать модели бизнес-процессов независимо от среды их функционирования. Полученная в результате модель представляет собой сеть графических объектов, которые изображают действия и события, связанные между собой потоками управления.

Основные достоинства нотации BPMN [2]:

Возможность проследить влияние окружающей среды на бизнес-процесс (сообщение от других участников, событие, исключительная ситуация, ошибка).
Возможность выделять исполнителей для каждого действия и объединять их в группы, позволяя контролировать иерархию и четко понимать роли исполнителей в рамках всего процесса.
Возможность моделировать взаимодействие с внешними объектами: организациями или группами участников.
Обеспечение очень высоким уровнем детализации.
Возможность привязки к действиям объектов данных, которые создаются или используются в ходе этих действий, что позволяет описать не только последовательность действий, но и организацию документооборота.

1.3. eEPC

Методология EPC (Event-Driven Process Chain – цепочка процессов, управляемая событиями) является расширением нотации IDEF3, дополняя ее таким понятием, как событие. Методология eEPC – некоторое расширение методологии EPC.

Диаграммы eEPC представляют собой упорядоченный граф событий бизнес-функций. Нотация EPC предлагает простое, наглядное и эффективное средство моделирования, позволяющее в виде последовательности событий и функций описывать сложные бизнес-процессы. Она применяется в таких распространенных программных продуктах, как SAP и ARIS [8].

Методология ARIS применяется при комплексном описании деятельности предприятия. Данная технология позволяет документировать бизнес-процессы, определить их особенности и недостатки, проанализировать эффективность работы предприятия, получить на основе моделей бизнес-процессов нормативные документы для поддержки и автоматизации.

Модели ARIS являются основой для анализа и оптимизации бизнес-процессов, оценки их стоимости, подготовки к сертификации по международным стандартам качества, документирования знаний фирмы, формулирования требований, разработки и внедрения КИС [8].

Технологии моделирования ARIS сочетают в своем составе функциональный и объектно-ориентированный подходы к моделированию. Элементы ARIS-модели, отображающие отдельные части и аспекты бизнес-процесса, описываются в виде объектов, что позволяет создать его представление, независимое от используемого метода моделирования.

В данной работе для моделирования бизнес-процессов будет использована нотация IDEF0 методологии SADT. Данная методология позволяет представить функциональную декомпозицию бизнес-процессов в наиболее удобном для восприятия виде.

Кроме этого, нотация IDEF0 не обладает широким многообразием типов элементов (как, например, BPMN), что облегчает ее понимание и позволяет быстро сориентироваться даже неподготовленному пользователю.

Моделирование бизнес-процессов «как есть»

На рисунке 1 приведена контекстная диаграмма бизнес-процессов аптечной сети, построенная в программе Ramus.

$C:\Users\Yeppaaa\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCache\Content.Word\idef0 A-0 as-is.png$

Рисунок 1 – Контекстная диаграмма бизнес-процессов реализации товаров аптечной сети

Из диаграммы видно, что основной поток входящих данных бизнес процесса реализации товаров аптечной сети составляет потребность покупателей в товаре сети (то есть покупка клиентаи аптек медикаментов и препаратов в соответствии с их потребностями) и периодическое пополнение аптечной сети этими самыми товарами (поставки медикаментов м препаратов от поставщиков).

Результатами процесса реализации товаров аптечной сети являются проданные покупателям товары, составленные отчеты по объемам проданных товаров и запросы на поставку новых партий товаров.

Инструментами, с помощью которых выполняются процессы реализации товаров аптечной сети, являются сотрудники аптечной сети (продавцы и менеджеры) и программные средства, используемые для осуществления основных и вспомогательных операций – в качестве такого применяются электронные таблицы Excel от компании Microsoft.

При всем этом основные конролирующие аспекты рассмариваемого бизнес-процесса составляются на базе регламента предприятия (аптечной сети) и непосредственных приказов руководства сети.

На рисунке 2 приведена диаграмма декомпозиции контекстной диаграммы, приведенной на рисунке 1.

$C:\Users\Yeppaaa\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCache\Content.Word\idef0 A0 as-is.png$

Рисунок 2 – Диаграмма декомпозиции бизнес-процессов реализации товаров аптечной сети

Диаграмма декомпозиции позволяет более детально описать функциональную модель бизнес-процессов, представив ее в виде набора отдельных функциональных задач (работ). В соответствии с данной диаграммой в рамках рассматриваемого процесса можно выделить следующие наиболее важные задачи:

Прием товаров от поставщиков – на основании спроса покупателей в медикаментах составляются диаграммы спроса на различные виды и категории препаратов – на их основании формируются потребности в данных препаратах, анализируется их фактическое количество на складах и формируются соответствующие заказы поставщикам на поставку.
Регистрация операций непосредственной реализации лекарственных препаратов клиентам – как юридическим лицам, так и частным покупателям. Реализация продаж препаратов осуществляется в соответствии с текущей актуальной номенклатурой лекарственных средств, имеющихся в наличии на складах аптечной сети.
Составление экономических отчетов по данных операций зарегистрированных продаж и поставок лекарственных препаратов. Отчеты составляются по определенным формам с помощью средств осуществления сводного анализа данных MS Excel.

Выводы по главе 1

Проанализировав предметную область и рассмотрев модель бизнес-процесса реализации товаров аптечной сети можно сделать вывод, что в целом бизнес-процесс состоит из следующих основных задач: поставки товаров, реализация товаров, подготовка и анализ отчетов по деятельности аптечной сети. Эффективное управление всем процессом в целом зависит от эффективности решения каждой из перечисленных задач. При этом все перечисленные задачи решаются с помощью неэффективных программных средств – электронных таблиц MS Excel.

Таким образом, очевидна необходимость применения новых программных средств – информационной системы автоматизации процессов учета и реализации товаров (ИС АПУРТ) аптечной сети. Для проектирования концепции и последующей разработки ИС АПУРТ необходимо сформулировать строгие требования к системе.

Формальные требования формулируются исходя из функционального описания системы. Все требования к программным системам обычно соотносятся с тремя уровнями.

Верхний уровень – бизнес требования.
Средний уровень – требования пользователя.
Нижний уровень – функциональные требования.

Таким образом, для ИС АПУРТ выделяются следующие требования:

Бизнес-требования:

Система должна обеспечить достоверные сводные данные для анализа.
Система должна повысить эффективность работы продавца (менеджера) магазина за счет сокращения времени проведения тривиальных операций и минимизации числа ошибок при вводе данных и составлении документов.
Система должна разграничить права доступа к данным и операциям.

Требования пользователя:

Обеспечить табличное представление справочников и основных операций.
Вывод документов по операциям в отдельном окне с экспортом в doc.
Ввод данных в систему посредством диалогов.
Наличие главного меню действий программы на панели инструментов, которая всегда должна быть доступна.
Вывод сводных данных в виде диаграмм.

Функциональные требования к ИС будут рассмотрены в п. 2.1 в виде диаграммы вариантов использования ИС.

Реинжиниринг существующих бизнес-процессов

Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

Проектируемая система должна быть рассчитана на использование продавцами и менеджерами аптечной сети.

Продавцы должны быть обеспечены средствами учета платежей для оформления продаж. При этом продавец должен указывать данные клиента – покупателя, а также состав его покупки (с учетом количества наименований товара). На основании истории покупок клиента система будет рассчитывать размер скидки, на которую может претендовать клиент. В любой момент продавец может напечатать чек о продаже (в том числе и повторно).

Продавцу также должны быть доступны справочники аптечной сети, а именно: справочник поставщиков, клиентов, номенклатурный справочник товаров магазина (в том числе должна быть возможность просмотра остатков каждого товара в магазинах).

Дополнительно продавцу должен быть доступен просмотр заявок на поставку товаров и учет самих поставок. Эта информация должна быть доступна только для просмотра – изменять ее продавец не имеет права. Но продавец вправе при необходимости распечатать информационный документ по поставке или запросу.

Менеджер магазина аптечной сети должен быть наделен всеми правами обычного продавца. Дополнительно менеджер может заниматься ведением запросов и поставок товара. Данные подсистемы ИС должны быть доступны менеджеру в обычном режиме. Также должны быть доступны все основные справочники (магазинов, товаров, товарных номенклатурных групп, поставщиков и т.д.) – менеджер должен иметь возможность добавлять новые и модифицировать старые данные.

Для менеджера должна быть доступна подсистема анализа (или сбора определенной статистики), представленная наглядно в виде графиков и диаграмм: доходность клиентов, распределение остатков товара, сравнительная диаграмма цен на товары.

Ни менеджер, ни продавец не имеют права удалять любые данные из системы. Такое действие доступно только администратору. При этом администратор наделен также всеми полномочиями менеджера и продавца. Администратор также может редактировать напрямую в базе данных состав пользователей системы и параметры системы скидок, действующих для клиентов магазина.

Изложенные характеристики круга пользователей проектируемой концепции ИС АПУРТ приведены на рисунке 3 в виде диаграммы вариантов использования системы (выполненной в программе Rational Rose).

Рисунок 3 – Диаграмма прецедентов ИС АПУРТ

На рисунке 4 представлена схема функциональной структуры комплекса задач, которые будут решаться посредством проектируемой ИС АПУРТ.

Рисунок 4 – Функциональная структура ИС АПУРТ

В соответствии со схемой функциональной структуры, комплекс задач, которые должна решать ИС, функционально делится на четыре основные подсистемы:

Справочная. Подсистема ведения справочников, необходимых для реализации функций по основному учету:

Справочник номенклатуры товаров, включающий функциональное описание, характеристики и дополнительные данные товаров из всего ассортиментного набора, реализуемого в магазине.
Справочник поставщиков позволяет проводить анализ цен поставщиков на выбранные товары (их сравнение). Справочник поставщиков также должен содержать их основные данные.
Справочник клиентов содержит информацию обо всех клиентах магазина. Наличие этого справочника позволит хранить историю покупок клиентов. В базе данных ИС АПУРТ будет храниться вся информация по заказам зарегистрированных в базе клиентов, по которой программа будет рассчитывать общую накопленную сумму заказов. В дальнейшем эта сумма будет соотноситься с существующей системой скидок, в результате чего при генерации счета необходимая скидка постоянного клиента будет автоматически учтена.

Анализ данных. Подсистема анализа предоставит пользователю графические инструменты визуального представления сводных данных:

По ценам поставщиков, зарегистрированных в базе данных, на указанный тип товара.
По остаткам выбранного товара на складах.
Ведение накопительной системы скидок для каждого клиента.

Учет основных операций. В данной подсистеме будет организован учет всех операций по движению или перспективной закупке товаров:

Продажи – поддержка истории продаж, формирования сводных данных для последующего анализа.
Поставки – операции учета пополнения складов (магазинов).
Операции учета продаж и поставок должны непосредственно влиять на данные об остатках в магазинах (на складах). Для этого с каждой операцией должно быть соотнесено количество реализованного (поставленного) товара и идентификатор магазина, с которым связана соответствующая операция.

Учет продаж. Учет продаж совместно с учетом клиентов будет предоставлять возможность хранения истории заказов (покупок) клиентов, что также обеспечит поддержку системы автоматического расчета скидки клиента при оформлении очередной покупки. Автоматизированная система скидок будет основываться на системе учета накопительных скидок. В базе ИС АПУРТ будет храниться информация, составляющая основу системы скидок в соответствии с накопленной суммой заказов конкретного клиента.

Фундаментальные действия, которые возможны в процессе работы с ИС АПУРТ, будут включать:

Ведение справочников;
Учет операций (с подготовкой соответствующих документов);
Составление сводной информации.

В основу процедур ведения справочников заложен простой алгоритм, позволяющий выполнять следующие действия:

Создание новых записей в справочнике. При этом ИС АПУРТ использует форму диалога ввода данных новой записи справочника. Поля ввода диалога заполняются значениями по умолчанию.
Редактирование выбранных записей в справочнике. При этом ИС АПУРТ использует форму диалога редактирования данных выбранной записи справочника.
Удаление выбранных записей из справочника. При этом ИС АПУРТ запрашивает у пользователя подтверждение на удаление каждой выбранной позиции.
Отображение диалогов ввода / редактирования данных, которые предусматривают проверку введенных пользователем данных по трем направлениям:
проверку ввода данных в поля, обязательные для заполнения (не допускается оставлять такие поля пустыми);
проверку введенных данных на ошибки типов (например, если в поле, ожидающее числовой ввод, вводится текст или другие знаки, отличные от арабских цифр);
проверку введенных данных на логические ошибки (контроль вводимых данных на логику не допускает, например, отрицательного значения цены или количества).
Каждая выполненная операция по манипулированию данными применяет выполненную команду к БД и инициирует принудительное обновление отображаемой таблицы справочника, при этом установленные ранее фильтры сбрасываются (если были установлены до обновления).
Фильтрация таблиц справочника, которая позволяет осуществлять мультикритериальный поиск информации в этих таблицах.

Изложенные характеристики процесса представлены на схеме типового алгоритма ведения справочников, выполненного с помощью системы Rational Rose в нотации диаграммы активности (рисунок 5):

Рисунок 5 – Типовой алгоритм ведения справочников в ИС АПУРТ

Учет операций в ИС АПУРТ ведется по каждому типу возможной учетной операции, к которым относятся запросы на поставку товаров, поставки товаров и продажа товаров покупателям.

Учет продаж, запросов на поставку и поставок выполняется каждый в своей подсистеме, содержащий свои учетные таблицы и средства генерации форм документов.

На рисунке 6 представлена схема типового алгоритма сопровождения операции продажи товаров, выполненная с помощью системы Rational Rose в нотации диаграммы активности.

Создание продажи выполняется инструментами контекстного меню соответствующей подсистемы и начинается с отображения диалога ввода данных новой продажи.

Продавец (менеджер) заполняет поля представленного диалога в соответствии с особенностями ситуации:

Вводит данные клиента (покупателя) – если клиент уже зарегистрирован в ИС АПУРТ и имеется в справочнике, данные такого покупателя могут быть подставлены непосредственно из справочника.
Наполняет «корзину товаров» - составляет список товаров, которые покупатель приобретает – указывается тип товара (посредством вспомогательной формы учета ассортимента товаров) и его количество.
При каждом указании нового товара в «корзине товаров» или изменении количества в реальном времени происходит обновление расчетов по товарному чеку:
Общее количество продаваемых позиций;
Общее количество товаров;
Общая стоимость «корзины»;
Скидка клиента;
Общая стоимость «корзины» с учетом скидки;

ИС АПУРТ рассчитывает скидку покупателя в автоматическом режиме, при этом принимая во внимание информацию о:

актуальной системе скидок;
истории покупок данного покупателя.

Действующая система скидок хранится в базе данных ИС АПУРТ. Система скидок создается напрямую в таблицах БД и доступна только администратору БД.

История покупок клиентов предоставляет данные, которые содержат накопленную сумму заказов клиента. Данная сумма сопоставляется с таблицей системы скидок, в результате чего покупатель назначается положенная ему скидка на очередной заказ.

В справочнике покупателя предусматривается также специальный, фиктивный покупатель, на которого не распространяются скидки. Такой покупатель указывается в операции продажи в случае, если он не желает заносить личные данные в справочник ИС АПУРТ.

По итогам продажи в ИС АПУРТ может быть составлен соответствующий документ по форме товарного чека, содержащий общие данные, состав продажи и рассчитанную сумму.

Рисунок 6 –Алгоритм сопровождения продажи в ИС АПУРТ

На рисунке 7 представлена схема типового алгоритма получения сводных данных, выполненная с помощью системы Rational Rose в нотации диаграммы активности.

Рисунок 7 – Алгоритм получения сводных данных в ИС АПУРТ

Как видно из рисунка, сводные данные доступны в двух подсистемах:

справочник номенклатурных позиций товаров;
справочник клиентов (покупатель).

Вход в каждую из этих подсистем сопровождается открытием соответствующей формы.

В подсистеме ведения справочника товаров пользователю необходимо выбрать (выделить строку в таблице) товар, для которого интересует просмотр сводных данных. Далее посредством контекстного меню пользователь должен выполнить одну из команд:

сформировать сводные данные по ценам поставщиков (из справочника, для которых в ассортиментном наборе указан выбранный тип товара) – результатом будет диаграмма, в которой визуально представлен уровень цен на выбранный товар у разных поставщиков;
сформировать сводные данные по остаткам товара – в результате будет отображена форма, на которой будет представлена диаграмма с указанием количества выбранного типа товара в магазинах (на складах) сети (список магазинов (складов) ведется в отдельном справочнике).

В подсистеме ведения справочника покупателей пользователь посредством контекстного меню может выполнить команду формирования сводных данных прибыльности покупателей – в результате этой команды появится новая форма, на которой в виде диаграммы будут показаны значения накопленных сумм покупок клиентов, которые имеются в справочнике.

Для сводной диаграммы доходности клиентов доступен режим фильтрации данных, выводимых на график только за установленный период времени.

2.2. Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

На рисунке 8 представлена контекстная IDEF0-диаграмма функционального представления ИС АПУРТ, полученная с учетом описанных изменений. На ней отражено окружение ИС АПУРТ в рамках исследуемого бизнес-процесса: потоки данных (документов, материальных ресурсов), исполнительные и управляющие механизмы.

Рисунок 8 – Контекстная диаграмма IDEF0 ИС АПУРТ

На рисунке 9 представлена декомпозиция контекстной диаграммы. Здесь отражены основные функциональные области ИС АПУРТ в процессах аптечной сети.

idef0 A0 to-be

Рисунок 9 – Функциональная диаграмма декомпозиции ИС АПУРТ

В рамках рассмотренного бизнес-процесса с привлечением новой ИС АПУРТ будет автоматизировать четрыре основных задачи.

Ведение номенклатурного каталога товаров. Данная задача предназначена для обеспечения информационно-справочной составляющей ИС. В рамках решения этой задачи ИС должна предоставлять набор справочников для выполнения основных и вспомогательных операций. В числе таких справочников должны быть:

Справочник поставщиков товара;
Справочник основных клиентов (покупателей);
Номенклатурный справочник товара;
Поскольку ассортиментный набор товаров магазина достаточно велик и разнообразен, то необходимо также наличия справочника категорий (типов или групп) товара для удобной группировки товаров.

Учет операций товародвижения. В процессе решения данной задачи должны быть предоставлены средства по учету товарооборота магазина, включая следующие функциональные возможности:

Учет количества товара. Такой учет позволит оперативно узнать о наличии того или иного типа товара и, при необходимости, заказать дополнительные партии (на основании данных о спросе на данный вид товара).
Учет запросов на поставку партий товара. Анализ спроса на виды товара и обладание информацией о его остатках на складе магазина позволит сделать своевременный запрос нужного дополнительного количества экземпляров товара. Кроме того, такие запросы можно формировать для поставки товаров, заказываемых индивидуально клиентами (в случаях отсутствия товара в продаже или на складе).
Учет поставок товаров. Позволит вести учет пополнений магазина, формировать необходимые документы, осуществлять поиск по поставщикам, поставкам.
Учет продаж. Аналогично поставкам, позволяет вести учет остатков товаров, осуществлять поиск, составлять сводные данные и отчетные документы. Кроме того, ведение истории прокупок клиентов магазина позволит автоматически рассчитывать скидку клиента при приобретении новых товаров (по заренее определенной системе скидок). Скида клиентов будет рассчитываться на основании накопленной суммы покупок клиентов.

Составление сводной информации. В рамках данной задачи информационная система будет предоставлять средства для визуального отображения в виде диаграмм. В число таких диаграмм могут входить диаграммы распределения остатков товаров (если у магазина несколько филиалов), гистограммы цен различных поставщиков товара, диаграммы доходности клиентов аптечной сети.

Администрирование информационной системы. Административные задачи информационной системы должны быть направлены на внештатное изменение информации в базе данных, а также для изменения параметров ИС АПУРТ. К таким задачам можно отнести, например, изменение системы скидок, ручная правка записей базы данных, блокировка и распределение прав доступа пользователей к данным и функциям ИС АПУРТ, регистрация новых пользователей системы.

Административные задачи информационной системы должны быть поручены специальному сторуднику из числа системных администраторов и компетентных специалистов в области обслуживания IT-структур.

Вышеприведенное описание проиллюстрировано на информационной модели ИС АПУРТ, представленной на рисунке 10. Данная модель выполнена в программе Microsoft Visio версии 2013 в виде диаграммы потоков данных (DFD).

Рисунок 10 – Информационная модель ИС АПУРТ

Из рисунка 10 видно, что для осуществления учета основных операций (описанных в функциональной структуре) используются данные информационной базы ИС АПУРТ.

Анализ цен поставщиков позволяет выбрать поставщика с наиболее выгодными условиями. Сами цены поставщиков поступают из соответствующих справочников.

Продажа товаров осуществляется при поддержке справочника цен на товары, данных о клиенте, который покупает товар, и его истории заказов. При этом формируется скидка клиента на основе накопленной суммы всех его заказов.

Операция анализа остатков в магазинах (складах) осуществляется для перспективного планирования закупки объемов товаров различного ассортимента. При этом также изучается спрос на товары. В результате на товары с низким уровнем остатка и высоким спросом оформляются запросы на поставку у соответствующих поставщиков.

Дополнительно запросы на поставку товаров оформляются для их приобретения и реализации конкретному покупателю (клиенту) под заказ в случаях, когда данного товара нет на складах (в магазинах) в достаточном количестве. Такие запросы, как правило, направляются поставщикам с пометкой о скорейшей поставке.

Учтенные операции непосредственно влияют на распределение остатков товаров в магазинах. После каждой операции поставки, как и после каждой продажи, количество заданного товара обновляется на том или ином складе (в зависимости от того, в каком месте проведена операция) в соответствии с документом о совершенной операции (все параметры задаются продавцом или менеджером магазина аптечной сети в ИС АПУРТ).

Выводы по главе

Автоматизированная информационная система, используемая для учета реализации препаратов аптечной сети, оказывает влияние практически на все стадии процесса, позволяя автоматизировать большую часть рутинного труда людей.

Диаграммы концептуальных моделей ИС АПУРТ позволяют наглядно продемонстрировать роль применения ИС в рассматриваемом процессе и показать изменения, которые будут иметь место.

Заключение

В процессе выполнения данной работы был проведен анализ системы учета реализации препаратов аптечной сети и ее описание в виде диаграммы IDEF0. В результате этого анализа были выявлены основные недостатки, снижающие эффективность процесса. Для устранения выявленных недостатков были предложены цели оптимизации проекта, его исполнители, механизмы и средства его реализации. По результатам предложений был проведен реинжиниринг разработанной схемы IDEF0 процесса. Новая схема IDEF0 предполагает применение средств информационных технологий и вычислительной техники (ИС АПУРТ) для оптимизации процесса учета реализации препаратов аптечной сети.

В работе также были разработаны концептуальные модели ИС АПУРТ: информационная, функциональная, модель прецедентов, динамические модели активности в нотации UML 2.0.

В работе были использованы такие программные средства автоматизированного проектирования информационных систем (CASE-системы), как:

Ramus v.1.0;
IBM Rational Rose;
MS Visio 2013.

Cписок литературы

Балдин К.В., Уткин В.Б. Информационные системы в экономике. М.– Издательский центр Академия, 2005 – 288 с.
Баранкова И.А. Нотация моделирования бизнес-процессов BPMN и ее применение при проектировании автоматизированных систем.: Молодежный научно-технический вестник. – Электронный журнал.: Изд. ФГБОУ ВПО «МГТУ им. Н.Э. Баумана». Эл. No. ФС77-51038.
Головичнер М Н. – Проектирование информационных систем. Методические указания по подготовке к государственному экзамену, Томск, 2009., 110 с.
Игонина Л.Л. Инвестиции: Учеб. пособие / Под ред. д-ра экон. наук, проф. В.А. Слепова. — М.: Юрист, 2002. — 480 с.
Коцюба И.Ю., Чунаков А.В., Шишков А.Н. – Основы проектирования информационных систем. Учебное пособие. – СПб: Университет ИТМО, 2015. – 206 с.
Маклаков С. В. - ERWin и BPWin. CASE-средства разработки информационных систем. М., 1999
Нотация BPMN. Электронный ресурс: [Режим доступа]: http://bpmsoft.org/bpmn/
Самуйлов К.Е., Серебренникова Н.В., Чукарин А.В., Яркина Н.В. «Основы формальных методов описания бизнес-процессов»: Учеб. пособие. – М.: РУДН, 2008. – 130 с.: ил.
Orientsoft. Software development & Business consulting. Функциональное моделирование на базе IDEF0. Учебный курс – Минск: 2002 – 35с.