Разработка регламента выполнения процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть» (Моделирование бизнес-процессов «как есть»)

Содержание:

Введение

В теперешнее время на рынке применяется большое количество самых разных решений для выполнения автоматизации практически всего функционирования организации вне зависимости от направления ее деятельности.

Современные информационные технологии (ИТ) дают жизнь прогрессивным технологиям торговли, ведения бизнеса, управления. Потребности компаний бывают очень высоки:

– управление широким списком продукции;

– работа с территориально-распределенной и складской сетью компании;

– обеспечение оперативного гибкого обслуживания потребителей;

– принципы управления логистикой для централизованных, децентрализованных методов поставок;

– реализация обоснованных решений менеджмента и др.

Любое с таких решений вовсе не может вписываться идеально в рамки бизнес-процессов (БП) для каждой конкретной компании. Все стандартные решения для автоматизации способны удовлетворять далеко не все требования.

Традиционная система учета реализации лекарственных препаратов предлагает стандартные отчеты, хотя она полного объема использованных данных рассмотреть не позволяет.

При этом в используемых программных продуктах часто используется структурированная информация с низким количеством различий.

Стоит отметить, что в большинстве случаев применение этого подхода выполнено из-за острой необходимостью развернуть практически работоспособную информационную систему (ИС), при этом выполнив наименьший объем доработок.

Целью курсовой работы является разработка регламента выполнения процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть».

В соответствии с целью работы ставятся следующие основные задачи:

– описать предметную область и привести постановку задачи;

– выполнить выбор средств для моделирования бизнес-процессов (БП);

– реализовать моделирование процесса «как есть»;

– предоставить предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов;

– выполнить моделирование БД «как должно быть».

Объект исследования – теория исследования бизнес-процессов.

Предмет исследования – реализация лекарственных препаратов через аптечную сеть.

Методами анализа, которые применяются в работе, являются методы системного анализа, проектирования и разработки программного и информационного обеспечения ИС, CASE-технологии.

1. Постановка задачи и моделирование БП «как есть»

1.1 Описание предметной области. Постановка задачи.

В больших городах очень много аптек, и иногда необходимо знать какой именно препарат и где надо купить.

Для обеспечения оперативности выполнения учета и ведения информации о непосредственной деятельности аптек, а также обслуживания больных нужна автоматизированная система, которая основана на современной БД.

Использование БД и автоматизированной системы по работе с базой данных может существенно сократить время поиска данных о препаратах и других аптеках и решит самые разные задачи.

В состав персонала аптеки входят следующие пользователи:

– Аптекарь;

– Провизор;

– Администратор.

Аптекари должны систематизировать базу по препаратам, т.е. распределять препараты по аптекам, добавлять новые препараты и удалять просроченные, вести учет лекарств отпускаемых строго по рецепту, обновлять стоимость препаратов.

Администратор должен иметь возможность получать информацию об изменении стоимости препаратов, об аптеке и параметрах препаратов.

Рассмотрим предназначение основных подразделений аптеки.

Бухгалтерия предназначена для ведения учета финансово-хозяйственной деятельности аптеки. В штат подразделения входят главный бухгалтер и бухгалтер.

Отдел по поставкам предназначен для формировании поставок препаратов от поставщиков, поиска новых, перспективных поставщиков.[2]

Складской отдел выполняет работу по хранению, отгрузке и принятию новых медикаментов на склад аптеки. Стоит отметить, что некоторые медикаменты часто требуют специального хранения, например, узкого диапазона температур.

При нынешнем уровне развития рыночной экономике характерным и важным фактором является правильное определение товара: «Товар – все то, что удовлетворяет нужду или потребность, предлагается рынку для любого привлечения внимания, приобретения, а также потребления или применения» [4].

Для аптек основным видом товаров являются лекарственные препараты.

На современном этапе к таким аспектам для полного изучения учета товаров уделяется очень большое внимание в работах разных практиков-экономистов.

Лекарственные препараты могут состоять из товаров для различных направлений лечения и они образуют вместе с разными импортными изделиями всевозможные запасы для разных категорий людей [9].

Товарные запасы состоят с 3-х составляющих компонентов:

– запасы для всех имеющихся подразделений, звеньев производства;

– импорта;

– производства товаров разными отечественными организациями-производителями.

Комплекс показателей, что называется «применением запасов» включает в себя:

– удовлетворение разных потребностей экономического направления для приобретения товаров;

– всевозможные запасы на конец отчетного периода [14].

Итак, обобщая изложенное, можно сказать, что «товарные запасы лекарственных препаратов» –предметы для потребления и реализации на аптечном рынке. Если же это понятие охарактеризовать с точки зрения торговых организаций – сети аптек, их можно рассматривать, как массу товаров, что поступают с самых различных их источников, предназначены для продажи конечным потребителям и личного или же коллективного потребления для них.

Основные виды лекарственных препаратов показаны на рисунке 1:

Рисунок 1 – Классификация запасов

Наконец, самые разные социальные факторы также прямо влияют на перечень лекарственных препаратов:

– общий уровень культуры;

– национальные обычаи;

– условия проживания больных;

– профессиональная подготовка;

– планирование товарооборота.

Исследование таких факторов, непосредственно влияющих на формирование или уровень эффективности применения разных товарных ресурсов, может дать возможность выявить резервы по их рациональному применению, чтобы своевременно принять нужные меры для сокращения товарных потерь, создавать новые возможности наиболее полного удовлетворения уровня спроса покупателей и это способствует большому росту товарооборота лекарственных препаратов, повышению эффективности в использовании экономического потенциала.

Одной из самых главных целей для организации учета лекарственных препаратов является достижение уровня оптимальности соразмерности имеющихся запасов непосредственно к объему производства. Оптимизация совокупных затрат позволяет искать компромисс между такими факторами и обеспечивать наиболее выгодное сочетание для создания запасов.

1.2.Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

Разработка модели рассматриваемых бизнес процессов управления запасами выполнена с помощью программного средства AllFusion Process Modeller.

AllFusion Process Modeller – это ведущий кроссплатформенный инструмент визуального моделирования бизнес процессов. Он имеет возможность наглядно представлять любую структуру или деятельность в виде модели, что в дальнейшем позволит оптимизировать работу отдела маркетинга, спроектировать его рациональную структуру, снизить издержки, повысить эффективность и гибкость, а также исключить ненужные операции.

Данный программный продукт поддерживает IDEF0 методологию моделирования, позволяющая детально анализировать бизнес процессы.

В данной дипломной работе рассматривается моделирования с помощью методологии IDEF0. Это основная из 3 методологий AllFusion Process Modeller, относится к множеству IDEF, которое применялось еще в начале 70-х годов. Она используется для широкого класса систем, для указания функций, которые используются для последующей разработки системы, которая отвечает за реализацию поставленных функций.

Рисунок 2 – Интерфейс AllFusion Process Modeller

В результате применения данной методологи будет создана модель исследуемой системы, которая состоит из иерархически упорядоченного множества диаграмм, текста словарей и документации, связанных друг с другом при помощи перекрестных ссылок.

Двумя самыми важными оставляющими, из которых строятся эти диаграммы, являются работы или бизнес функции (представленные на диаграммах прямоугольниками) и данные или объекты (стрелки), связывающие между собой эти работы.

При этом все стрелки, в зависимости от стороны прямоугольника в который они входят или выходят, делятся на 4 вида:

– стрелки входа – изображают объекты или данные, изменяемые в ходе работы.

– стрелки управления (входят в верхнее ребро прямоугольника) - изображают ограничения и правила, согласно которым выполняется эта работа.

– стрелки выхода из правой стороны прямоугольника - изображают объекты или данные, появляющиеся после выполнения работы.

– стрелки механизмов (входят в нижнюю часть работы) – изображают ресурсы, которые необходимы для выполнения работы и не изменяющиеся в ее процессе (оборудование, сотрудники).

Первая диаграмма в совокупности IDEF0 всегда изображает работу системы в целом. Эти диаграммы называются контекстными. [12]

В нее входит описание целей моделирования, области (что будет именно рассматриваться в качестве компонента системы, а что – внешнее воздействие) и точка зрения (позиции построения модели).

После описания контекста, проводится построение других диаграмм в иерархии. Все последующие диаграммы являются более подробным описанием одной из работ на прежней диаграмме.

Описание таких подсистем проводится аналитиком вместе с экспертом предметной области. Экспертом является человек, которые отвечает за эту подсистему, поэтому досконально знает все ее функции. [16]

В результате вся система разбивается на блоки (подсистемы) до нужного уровня разбиения, и получается модель, которая приближает систему с необходимым уровнем точности.

Получив такую модель, адекватно отображающую бизнес процессы (модель AS IS), аналитик легко может увидеть наиболее уязвимые места исследуемой системы.

BPwin - мощный инструмент моделирования, разработанный фирмой Computer Associates Technologies который используется для анализа, документирования и реорганизации сложных бизнес-процессов. Модель, созданная средствами BPwin, позволяет четко документировать различные аспекты деятельности - действия, которые необходимо предпринять, способы их осуществления, требующиеся для этого ресурсы и др. Таким образом, формируется целостная картина деятельности предприятия - от моделей организации работы в маленьких отделах до сложных иерархических структур.

При разработке или закупке программного обеспечения модели бизнес-процессов служат прекрасным средством документирования потребностей, помогая обеспечить высокую эффективность инвестиций в сферу IT. В руках же системных аналитиков и разработчиков BPwin - еще и мощное средство моделирования процессов при создании корпоративных информационных систем (КИС).[3]

Модели BPwin дают основу для осмысления бизнес-процессов и оценки влияния тех или иных событий, а также описывают взаимодействие процессов и потоков информации в организации. Неэффективная, высоко затратная или избыточная деятельность может быть легко выявлена и, следовательно, усовершенствована, изменена или устранена в соответствии с общими целями организации.

Внешние обстоятельства зачастую вынуждают вносить изменения в деятельность организации. Последствия этих изменений должны быть тщательно изучены и осмыслены перед тем, как система будет переделана с их учетом. BPwin может помочь пользователю на протяжении всего цикла, предоставив возможность оптимизировать бизнес-процесс, которого коснутся эти изменения.

С помощью BPwin пользователь может сделать свою работу более продуктивной. Действия и другие объекты создаются буквально несколькими щелчками мыши, а затем легко отбуксированы в нужное место. Интерфейс BPwin, выполненный в стиле "проводника" облегчает навигацию и редактирование сложных процессов с иерархической структурой. Развитые возможности изменения масштаба представления позволяют быстро найти и сосредоточиться на необходимой для работы части модели процесса.[6]

BPwin позволяет:

– обеспечить эффективность операций, рассматривая текущие бизнес-операции через мощные инструменты моделирования;

– совершенствовать бизнес-процессы, формулируя и определяя альтернативные реакции на воздействия рынка;

– быстро исключать непродуктивные операции, легко и интуитивно сопоставляя операционные изменения. Неэффективные, неэкономичные или избыточные операции могут быть легко выявлены и, следовательно, улучшены, изменены или вовсе исключены - в соответствии с целями компании.

BPwin (теперь AllFusion Process Modeler) — программный продукт в области реализации средств CASE-технологий. Позволяет проводить описание, анализ и моделирование бизнес-процессов. Занимает одно из лидирующих мест в своём сегменте рынка. В настоящее время выпускается компанией Computer Associates. Распространяется на коммерческой основе.

Включает три стандартные методологии: IDEF0 (функциональное моделирование), DFD (моделирование потоков данных) и IDEF3 (моделирование потоков работ). Эти методологии по-своему уникальны. Каждая из них может быть выполнена отдельно с помощью BPwin, но их совокупность заключённая в модель даёт аналитику полную картину предметной области клиента.

На основании проведенного анализа в работе будет использоваться программный продукт под названием BPwin.

1.3. Моделирование бизнес-процессов «как есть»

Рассмотрим моделирование ИС «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть».

Для общей видимости ИС учета реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть необходимо построить контекст (рисунок 3).

Рисунок 3 – Диаграмма «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть»

Входными данными являются:

– перечень препаратов;

– потребности посетителей.

Выходные данные:

– отчетность;

– выдача препаратов.

Управление:

– законы;

– правила учета.

Механизмы:

– провизоры;

– администрация.

После того как установлен контекст, проводится декомпозиция, то есть построение следующих диаграмм по иерархии.

Каждая последующая из диаграмм является более подробным рассмотрением одной из работ в вышестоящей диаграмме. Пример такой декомпозиции контекстной диаграммы показан на рисунке 4. [11]

Таким образом, вся эта система разбивается непосредственно на подсистемы до необходимого уровня детализации, такая система разбивается на 3 уровня:

– ввод исходных данных;

– обработка данных;

– формирование результатной информации.

Стоит отметить, что все составные части контекстной диаграммы:

– входы;

– выходы;

– управление;

– механизмы,

остаются такими же и на втором уровне декомпозиции.

Рисунок 4 – Диаграммы декомпозиции для первого уровня

Стоит отметить, что на данной диаграмме появились новые компоненты, а именно:

– архив – для хранения бумажной информации по вводу исходных данных;

– промежуточная информация – данные, которые предназначены для базы итоговых данных.

К тому же, некоторые выходы являются входами для отдельных блоков (к примеру, База данных).

Для всех бизнес-процессов механизмами являются:

– администрация;

– провизоры.

Аналогично, управление рассматриваемыми БП осуществляется при использовании:

– законов;

– правил учета.

В результате написания первой главы курсовой работы рассмотрены основные понятия и процессе управления запасами, а также выполнено моделирование данного БП «как есть».

2.Усовершенствование выполнения процесса «Учета реализации лекарственных препаратов»

2.1. Предлагаемые мероприятия по улучшению БП

Самой различное сочетание методов для учета реализации лекарственных препаратов, также и добавление принципиально новейших идей в алгоритм для работы с ними, часто приводит к возможности сформирования иных форм для создания условий учета, что отвечают самым различным требованиям.

Автоматизация работы провизора позволит:

– значительно снизить уровень на трудовые затраты;

– наиболее эффективным методом для модификации технологий для создания или движения разного рода документации внутри аптеки;

– сократить время для обработки данных;

– значительно повысить быстроту работы документооборота аптеки;

– устранить многократное дублирование информации;

– максимально сократить численность бумажных документов;

– значительно облегчить различные отчеты.

На данный момент в сети аптек уже существует целый комплекс с вычислительной техники, что предназначена для обработки расхода лекарственных препаратов, оформления документов, а также прочей информации. Существующая база с информацией дает возможность принимать решения, но она также полной или сгруппированной не является. Все это приводит к определенным неточностям и трудностям в принятии стратегических решений.[8]

Главным недостатком такой системы на предприятиях также является не весь процесс автоматизированного функционирования провизора. Имеющаяся система значительно снижает производительность работы, а также создает в отделах большое количество дополнительной бумажной работы.

Указанная схема работы совсем негибкая в плане динамического редактирования данных.

При этом также не существует какой-то возможности в массовой корректировке учета.

В результате исследований АРМ провизора выявлена цель для выполнения автоматизированного варианта решения рассматриваемой задачи.

Провизор на данный момент использует для своей работы программные продукты Microsoft Office для заключения договоров Word, для работы с базами данных и складом – Excel.[3]

Использование таких программных продуктов вовсе не отвечает таким основным требованиям:[1]

– отсутствие базы приводит к необходимости уточнения наличия лекарственных препаратов;

– остатки по складам необходимо сохранять в разных файлах;

– непосредственно ручной ввод данных приводит к тому, что малейшая ошибка давала неверные расчеты, приходится ее искать, при этом просматривая множество всякого материала;

– сложность поиска лекарственных препаратов;

– повторный ввод требуемых лекарственных препаратов.

Цель системы содержит в себе устранение основных недостатков, которые были указаны ранее. Достижение цели обеспечит выполнение задач:

– повышение оперативности;

– обеспечение удобства расчетов;

– уменьшение количества ошибок в учете лекарственных препаратов и подсчете итоговых показателей;

– повышение достоверности данных;

– уменьшение затрат по обработке данных.

Использование ИС для учета лекарственных препаратов для организации решения имеет возможность решить такие основные задачи:[8]

– изменения в функциях отделов, что связаны с работой и с разного рода входной или выходной информацией. Возможность для заполнения справочников запасов с внешних источников (например, Excel), а также стандартный ввод. Обработка информации будет упрощена, при этом будет учтена практика для работы с другими программными продуктами (работа с разного рода заказами, формирование приходных накладных);

– источники поступления данных, разные внешние источники как в бумажном, так и в электронном виде. Периодичность указанного поступления информации для провизора будет только зависеть от пользователей;

– порядок ввода некоторой исходной информации организован таким образом, что сначала будет выполнено заполнение разных справочников контрагентов, складов, запасов;

– краткая характеристика для разных результатов, в процессе работы аптеки формируются документы:[3]

• накладная по перемещению;
• отчеты по остаткам;
• отчеты по закупкам;
• периодичность решения таких задач зависит от их вида.

Задачи формирования документации происходит автоматически.[12]

Непосредственная реализация проектов в ИС позволяет ограничить пользователя от разного рода ошибок ввода, снабдив последовательность создания и получения документа обычными подсказками.

Результатом выполнения будет ПО с самым минимальным набором основных процедур при обслуживании автоматического рабочего места провизора по учету лекарственных препаратов.

Также немаловажные роли при учете лекарственных препаратов играет и осуществление методов контроля для поступления лекарств, а также для их качества, выполнение планов, разных условий поставки.

Наконец, самые разные социальные факторы также прямо влияют на уровень учета:

– общий уровень культуры;

– национальные обычаи;

– условия труда сотрудников аптеки;

– профессиональная подготовка;

– планирование товарооборота.

Исследование таких факторов, непосредственно влияющих на формирование или уровень эффективности применения разных товарных ресурсов, может дать возможность выявить резервы по их рациональному применению, чтобы своевременно принять нужные меры для сокращения товарных потерь, создавать новые возможности наиболее полного удовлетворения уровня спроса покупателей и это способствует большому росту товарооборота, повышению эффективности в использовании экономического потенциала.

На рисунке 4 указан порядок учета лекарственных средств:

Рисунок 4 – Порядок учета лекарственных средств

Учет товаров, как важная составляющая экономики для любой торговой организации, влиеют также на все непосредственные преобразования в секторе их обращения, а также находятся в неразрывной связи с иными сторонами хозяйственной или иной деятельности [9].

Для непосредственного достижения нужного эффекта в проведении автоматизации учета продаж, надо проведение комплекса разного рода мер:

– регулярный мониторинг реализации товаров по всем направлениям;

– выполнение сравнительного анализа продаж и составление ряда динамики;

– скрупулёзный анализ частей товарооборота – от непосредственного заказа товара до возврата;

– контроль над разными статусами оплаты, анализ задолженностей для всех направлений;

– комплекс эффективных средств для контроля за работой сотрудников и повышения мотивации (включая отчетность для сотрудников).

Такой комплекс мер поможет выполнить автоматизацию учета продаж еще более эффективной.

2.2. Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

Выполним моделирование процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть» в режиме «как должно быть» на основании рекомендаций, указанных в пункте 2.1.

В контекстной диаграмме стоит добавить управление «Последовательность работы с базой данных», которое будет выполнять контроль за автоматизированным выполнением учета для увеличения соответствия выполнения учетных операций современным требованиям.

В результате получим такую контекстную диаграмму (рисунок 5):

Рисунок 5 – Контекстная диаграмма после добавления управления «Последовательность работы с БД»

Аналогично на втором уровне декомпозиции будет использован данный элемент управления (рисунок 6):[9]

Рисунок 11 – Второй уровень декомпозиции

В результате выполнения указанных корректирован в выполнении процесса управления запасами ожидается увеличение оптимальности работы организации.

Заключение

Темпы внедрения самых новых технологий компьютерной техники в строительную отрасль вызывают изумление.

Многие компании, что конкурируют за имеющиеся рынки и объемы дохода, стремятся моментально реализовывать новшества в разных средствах компьютерной техники, ПО и парадигмах для вычислений, что стимулируют быстрое развитие всех технологий обработки информацией.

Но для самой успешной реализацией крупных систем для управления нужно применить не совсем стандартный подход, а именно более творческое решение. Применение элементов эргономики для проектирования, реализации или внедрения системы управления может дать возможность решить «психологические» и «технологические» осложнения в деятельности предприятий.

Современный комплекс самых разных программных средств имеет возможность подсчета итоговых сумм, составление нотариальных ордеров, корректировку информации прямо в БД без любых изменений структуры или же алгоритма работы ПО, сводных отчетов, составление баланса, полностью можно выполнить автоматизацию выполнения учета для разных кассовых операций, расчетных операций, а также и учета денежных средств по расчетному счете, учете расчетов по разным подотчетным лицам.

Перед созданием системы, была проанализирована предметная область в объекте автоматизации – аптека.

По результатам написания работы выполнено следующие основные задания:

– описана предметная область и привести постановку задачи;

– выполнен выбор средств для моделирования бизнес-процессов (БП);

– реализовано моделирование процесса «как есть»;

– предоставлены предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов;

– выполнено моделирование БД «как должно быть».

В ходе исследования и разработки ИС выявлены разные особенности проектирования ПО, разработана структурная схема для системы и ее принципы работы.

Список использованных источников

1. Информационные системы в экономике: Учебник для студентов вузов / под ред Г.А.Титоренко. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2013. - 463c.
2. Саак, А.Э. Информационные технологии в маркетинге: учебник / А.Э. Саак, В.Н. Тюшняков, Е.В. Пахомов. - СПб: Питер, 2011 - 320c.
3. Ясенев, В.Н. Информационные системы и технологии в экономике: учебное пособие / В.Н. Ясенев. - перераб. и доп.- М.: ЮНИТИ, 2014 - 560c.
4. Информационные системы в маркетинговой деятельности: учебное пособие / под ред.Д.В.Чистова. - М.: , 2011. - 234c.
5. Информационные системы в экономике: учебно-методическое пособие / сост. Е.Г.Карелова. - Барнаул: АлтГУ, 2012. - 156c.
6. Безручко В.Т., Информационные системы / В.Т. Безручко. –М.: ИД. "Форум": ИНФРА–М. 2013–432 с.
7. Голицына О.Л. Информационные системы /О.Л. Голицына, Н.В. Максимов, –И.И. Попов. - М.:Форум, 2014. 352 c.
8. Голицына О.Л. Базы данных: Учебное пособие/О.Л.Голицына, Н.В. Максимов, И.И. Попов. - М.: Форум, 2014. – 400 c.
9. Проектирование ИС: Учебник под ред. Абдиксева Н.М.: –М.: ИД. "Форум": ИНФРА– М. 2014–448с.
10. Грошева И.К. Маркетинг и информатика. – 2011.– С. 95-105.
11. Агальцов, В.П. Базы данных. В 2-х т.Т. 1. Локальные базы данных: Учебник / В.П. Агальцов. - М.: ИД ФОРУМ, НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 352 c.
12. Голицына, О.Л. Базы данных / О.Л. Голицына, Н.В. Максимов, И.И. Попов. - М.: Форум, 2014. - 352 c.
13. Карпова, И.П. Базы данных: Учебное пособие / И.П. Карпова. - СПб.: Питер, 2013. - 240 c.
14. Мартынова В.П. Базы данных. Распределенные и удаленные БД. Т.1: Учебник/В.П. Мартынова.–М.:ИД ФОРУМ,НИЦ ИНФРА-М, – 2013. – 272 c.
15. Мартынова В.П. Базы данных. Распределенные и удаленные БД. Т.1 / В.П. Мартынова.– М.: ИД ФОРУМ,НИЦ ИНФРА-М,2013. – 352 c.
16. Ракован О.Л. Базы данных / О.Л. Ракован – М.:Форум, 2004. – 352 c.