Автор Анна Евкова
Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом»

Содержание:

Введение

Документооборот объединяет в себе все документы, которые циркулируют на предприятии. Документооборот разных процессов различается. В данной работе будет рассмотрен документооборот процесса сбыта.

Управление продажами заключает в себе функции подбора торгового персонала, организации торгового персонала, учета, прогнозирования и планирования продаж, идентификации потенциальных клиентов, поддержания информации о клиентах, а также создания и управления графиками продаж.

Деятельность любой фирмы или холдинга (группы компаний) оценивается качеством и количеством продаваемых товаров и услуг. Ведь основной источник прибыли и прогресса кроется в продажах. Но здесь же кроются и основные проблемы.

Управление документооборотом сбыта – это трудоемкая деятельность, которая строится на учете заказов, учете клиентов и учете продаж, умении анализировать полученные данные и принимать на их основе правильные управленческие решения.

Структурным анализом принято называть метод исследования системы, начинающийся с ее общего обзора, который затем детализируется, приобретая иерархическую структуру со все большим числом уровней.

Для таких методов характерно:

  • разбиение системы на уровни с ограничением числа элементов;
  • ограниченный контекст, включающий лишь существенные на каждом уровне детали;
  • использование сторонних формальных правил записей;
  • последовательное приближение к конечному результату.

Целью работы является – рассмотреть теоретические аспекты и разработать регламент процесса управления документооборотом.

Задачами работы являются:

  • проанализировать средства реализации структурного метода для проектирования ЭИС;
  • проанализировать объект автоматизации и рассмотреть процессы «как есть»;
  • разработка модели процессов «как будет»;
  • анализ входной и результатной информации;
  • разработка структуры для хранения необходимых данных.

1. Структурный метод анализа и проектирования ЭИС

1.1 Описание метода

Структурный анализ называется метод исследования системы, который начинается с ее общего обзора с дальнейшей детализацией, таким образом появляется иерархическая структура с все большим числом уровней. Решение трудных проблем разбиением на множество независимых более мелких задач («черных ящиков») и организация задач в древовидные иерархические структуры повышает понимание сложных систем.

В инженерии ПО (software engineering), Структурный анализ (Structured Analysis, SA) и одноименное с ним Структурное проектирование (Structured Design, SD) – это методы для анализа и преобразования бизнес-требований в спецификации и, в дальнейшем, в компьютерные программы, конфигурации аппаратного обеспечения и связанные с ними ручные процедуры. [7]

SADT (Structured Analysis and Design Technique) – методология разработки ПО для описания систем в виде иерархии функций (функциональной структуры).

SADT использует два типа диаграмм: 1) модели деятельности; 2) модели данных.

SADT использует стрелки для построения этих диаграмм и имеет следующее графическое представление:

  • главный блок (box), где определено название процесса или действия;
  • с левой стороны блока – входящие стрелки: входы действия;
  • сверху – входящие стрелки: данные, необходимые для действия;
  • внизу – входящие стрелки: средства, используемые для действия;
  • справа – исходящие стрелки: выход действия.

SADT использует декомпозицию на основе подхода «сверху вниз». Каждый уровень декомпозиции содержит до 6 блоков.

Модель IDEF0 – это графическое описание (информационной) системы или предметной области (subject), которое разрабатывается с определенной целью с выбранной точки зрения. Модель IDEF0 представляет собой набор из одной или более (иерархически связанных) IDEF0-диаграмм, которые описывают функции системы или предметной области (subject area) с помощью графики, текста и глоссария. [2]

Метод моделирования потоков работ IDEF3 (workflow diagramming, WFD), являющийся частью семейства стандартов IDEF, был разработан в конце 1980-х годов для закрытого проекта ВВС США и был предназначен для моделирования таких процессов, в которых необходимо понять последовательность выполнения операций и взаимозависимости между ними.

IDEF3 позволяет описать следующее: последовательность выполнения процессов; условия перехода от одной операции к другой; объекты, участвующие совместно в одном процессе.

1.2 Методы реализации

Рассмотрим несколько средств для создания методов: CA Erwin + Process Modeler; Silverrun; CASE.Аналитик; Vantage Team Builder (Westmount I-CASE).

CA Process Modeler – ведущий инструмент визуального моделирования бизнес-процессов. Дает возможность наглядно представить любую деятельность или структуру в виде модели, что позволит оптимизировать работу организации, проверить ее на соответствие стандартам ISO9000, спроектировать организационную структуру, снизить издержки, исключить ненужные операции, повысить гибкость и эффективность. Являясь стандартом дефакто, Process Modeler поддерживает сразу три нотации моделирования: IDEF0 (федеральный стандарт США), IDEF3 и DFD.

Process Modeler – мощный инструмент моделирования, который используется для анализа, документирования и реорганизации сложных бизнес-процессов.[4]

Модель, созданная средствами Process Modeler, позволяет четко документировать различные аспекты деятельности – действия, которые необходимо предпринять, способы их осуществления, требующиеся для этого ресурсы и др. Таким образом, формируется целостная картина деятельности предприятия – от моделей организации работы в маленьких отделах досложных иерархических структур. При разработке или закупке программного обеспечения модели бизнес-процессов служат прекрасным средством документирования потребностей, помогая обеспечить высокую эффективность инвестиций в сферу IT. В руках же системных аналитиков и разработчиков Process Modeler – это еще и мощное средство моделирования процессов при создании корпоративных информационных систем (КИС).

ERwin - тот продукт в течение последних десяти лет занимает лидирующие позиции среди средств проектирования реляционных баз данных. ERwin не ориентирован на какую-то конкретную СУБД и поддерживает более 20 типов СУБД, включая СУБД всех ведущих производителей серверов баз данных (Oracle, Sybase, Microsoft, IBM, Informix), а также все популярные форматы настольных СУБД (в т. ч. dBase, Clipper, FoxPro, Access, Paradox), кроме, возможно, самых последних версий. ERwin поддерживает обмен моделями с репозитарием Designer/2000 и Microsoft Repository, а также генерацию клиентских приложений для Visual Basic и PowerBuilder.

CASE-средство Silverrun разработано американской фирмой CSA (Сomputer Systems Advisers, Inc.). Silverrun ориентирован на спиральную(циклическую) модель жизненного цикла программного продукта. Предназначено для проектирования и анализа ИС бизнес-класса. Структура Silverrun модульная, где каждый модуль является самостоятельным продуктом , что позволяет использовать модули отдельно друг от друга. Данное CASE-средство состоит из 4 модулей:

  1. BPM - Business Process Modeler - модуль построения моделей бизнес-процессов в форме диаграмм потоков данных;
  2. ERX - Entity-Relationship eXpert - модуль концептуального моделирования данных;
  3. RDM - Relational Data Modeler - модуль реляционного моделирования;
  4. WRM - Workgroup Repository Manager - менеджер репозитория рабочей группы. [5]

Достоинство данного CASE-средства в его высокой гибкости, в большом разнообразии изобразительных средств при построении моделей.

Главным недостатком данного CASE-средства является отсутствие жесткого взаимоконтроля компонентов различных моделей между собой.

Пакет CASE.Аналитик является единственной отечественной доведенной до рынка разработкой, которая без всяких натяжек может быть отнесена к CASE первой генерации. В основе пакета лежит методология структурного системного анализа Гейна-Сарсона, применимая к широкому классу систем обработки информации: информационно-вычислительных, АСУ, АСУТП, систем автоматизации делопроизводства, бухгалтерских систем, баз данных, систем автоматизации эксперимента, организационных систем и т.п. [6]

Пакет обеспечивает:

  • помощь для ясного понимания потребностей пользователя;
  • точное взаимодействие между членами бригады разработчиков;
  • «принудительный» хороший стиль;
  • возможность для пользователя уже с первых шагов разработки «увидеть» и проверить создаваемое программное обеспечение;
  • предоставление разработчику машинно-реализованных средств формального описания системы, и, прежде всего, в графической нотации. Эта нотация должна быть понятна также заказчику и пользователю создаваемой системы, вовлекаемых, таким образом, в разработку системы на ее ранней стадии, когда еще можно что-либо менять без особых затрат;
  • предоставление доступа к любой части проекта;
  • контроль полноты и непротиворечивости каждой части системных требований.

Результат работы в среде пакета - информационно-логическая модель анализируемой системы. Эта модель представляется в виде иерархии диаграмм потоков данных и структурограмм данных. Диаграммы верхних уровней иерархии определяют основные функции/подсистемы системы с внешними входами и выходами и используемыми файлами. Далее эти основные функции/подсистемы детализируются при помощи диаграмм нижнего уровня. Такая функциональная декомпозиция продолжается, создавая таким образом многоуровневую иерархию диаграмм, до тех пор, пока не будет достигнут такой уровень декомпозиции, на котором функциональный процесс становится элементарным, невозможным для дальнейшей детализации. Когда дальнейшая детализация логических функций перестает быть полезной, переходят к выражению внутренней логики процессов при помощи миниспецификаций - алгоритмов преобразования входных потоков в выходные.

Vantage Team Builder ориентирован на каскадную модель жизненного цикла программного продукта, а также на его поддержку.

У Vantage Team Builder существует несколько различных конфигураций. Конфигурация зависит от используемой СУБД (Informix, Sybase, ORACLE, Ingres), а также от средств разработки приложений (Uniface).

Проектирование ИС с помощью Vantage Team Builder состоит из последовательности 4 стадий (фаз) : анализ; архитектура; проектирование; реализация.

При таком проектировании результат каждой стадии передается частично или полностью в новую стадию. После переноса результата в новую фазу, связь с предыдущей фазой заканчивается.

У Vantage Team Builder имеется возможность многопользовательского доступа к репозиторию проекта.

Высокое качество и надежность разрабатываемых продуктов поддерживается благодаря жестоким рамкам в формировании моделей, в структурировании документации. [10]

Имеются реализации Vantage Team Builder основных UNIX-платформ (Solaris, SCO UNIX, AIX, HP-UX) и VMS. Имеется возможность интеграции Vantage Team Builder с другими средствами, т.к. структура репозитория и интерфейса открытые.

2 Анализ предметной области

2.1 Описание объекта автоматизации

ООО «Статус» было создано в 2005 году. Основной деятельностью предприятия являются продажа музыкальных инструментов, звукового и светового оборудования, монтаж сценических конструкций и подиумов, аренда звукового и светового оборудования. ООО «Статус» является официальным дилерами фирм: Casio, Invask , ATTrade в России.

Организационно-штатная структура управления ООО «Статус» приведена на рисунке 1.

Рисунок 1 – Организационно-штатная структура управления ООО «Статус»

Организационная структура рассматриваемого предприятия является традиционной для коммерческих организаций и включает в себя следующие подразделения: отдел продаж; финансовый отдел; бухгалтерию; отдел закупок; отдел маркетинга; сервисный центр; отдел логистики; инсталляционное бюро; ИТ-отдел.

Руководит деятельностью предприятия генеральный директор, которому подчиняются начальники отделов, а также заместитель генерального директора и главный бухгалтер Кроме того, существует заместитель генерального директора, который в сущности дублирует функции генерального директора и выполняет их в его отсутствие.

Далее рассмотрим основные функции перечисленных выше отделов.

Отдел продаж работает в следующих направлениях: сбор и анализ информации о профильном рынке (информация о клиентах, конкурентах, поставщиках и др.); поиск клиентов; проведение переговоров с клиентами; оформление и заключение контрактов; подготовка тендерной документации, участие в тендерах; развитие отношений с клиентами; получение рекомендаций от клиентов; ведение внутренней отчетности и документации; продвижение услуг компании (реклама и PR); формирование рекламного бюджета.

К функциям отдела отнесены: увеличение стоимости и рентабельности заключенных контрактов; рост числа крупных заказов; расширение и сохранение клиентской базы; формирование личных и доверительных отношений с клиентами; расширение известности компании; создание имиджа компании как надежного делового партнера; качественная подготовка документов; развитие личностных и профессиональных компетенций работников отдела.

К функциям финансового отдела отнесены: управление движением финансовых ресурсов предприятия и регулирование финансовых отношений, возникающих между хозяйствующими субъектами в целях наиболее эффективного использования всех видов ресурсов; разработка финансовой стратегии предприятия и базы для его финансовой устойчивости; составление проектов перспективных и текущих финансовых планов, с приложением всех необходимых расчетов; подготовка материалов для составления бизнес-плана предприятия; разработка прогнозных балансов и бюджетов денежных средств; участие в подготовке проектов планов: реализации продукции (работ, услуг), капитальных вложений, научных исследований и разработок; участие в планировании себестоимости продукции и рентабельности производства; разработка прогнозов ожидаемой прибыли, расчет налога на прибыль, составление планов распределения прибыли на год и по кварталам.

Отдел маркетинга совместно с другими подразделениями предприятия и руководством предприятия помогает выработать стратегию рыночной деятельности предприятия. Целью отдела маркетинга является выработка рекомендаций и координация деятельности по формированию и проведению закупочной, сбытовой и сервисной политики предприятий.

В функции отдела маркетинга входит анализ внутренней и внешней среды предприятий, анализ конкурентов, сегментирование рынка и позиционирование товара, ценообразование, формирование ассортимента и формулирование требований к качеству продукции и обслуживанию клиентов, продвижение продукции, формирование и поддержание имиджа предприятия и торговых марок.

Отдел закупок является главным подразделением, где принимаются решения о закупке товаров, заключаются контракты на поставку продукции, решаются вопросы выбора поставщика, устанавливаются требования к качеству продукции и т. д.

Отдел закупок организует изучение потребительского спроса. При изучении потребительского спроса в оптовом распределении следует сочетать методы изучения спроса оптовых товарополучателей и методы изучения спроса населения.

Задачами отдела складской логистики являются: обеспечение выполнения обязательств по поставкам продукции и товаров в соответствии с заключенными договорами; разработка совместно с техническими и экономическими службами предприятия планов сотрудничества с отечественными и зарубежными организациями; контроль за исполнением этих планов; сбор, накопление и анализ информации по международному опыту в решении отдельных проблем в области логистической деятельности; планирование, организация, контроль и управление материальными и нематериальными операциями, совершаемыми в процессе доведения сырья, материалов и готовой продукции до потребителя в соответствии с интересами и требованиями последнего, а также обработка, анализ и хранение соответствующей информации.

Функциями сервисного центра являются установка, обслуживание, ремонт оборудования, в том числе: гарантийное обслуживание; постгарантийное обслуживание; диагностика; поставка и установка запасных частей; составление дефектных ведомостей; консультирование по телефону.

Задачи отдела информационных технологий: разработка и внедрение проектов совершенствования технологичного управления компанией; экономия средств компании за счет применения высокотехнологичных систем управления; выявление и оперативное устранение перебоев в работе оборудования и пользователей.

Рассмотрим некоторые функции отдела информационных технологий. Исследование систем управления, порядка и методов планирования и регулирования Компании с целью определения возможности их формализации и целесообразности перевода соответствующих процессов на автоматизированный режим.

Анализ и изучение проблем обслуживания автоматизированных систем управления компании и ее подразделений.

Ещё одна из функций ИТ отдела – это участие в составлении технических заданий по созданию автоматизированных систем управления Компанией.

Подготовка планов проектирования и внедрения автоматизированных систем управления Компанией и контроль за их выполнением.

Также, от специалистов ИТ отдела требуется определение задач, их алгоритмизация, увязка организационного и технического обеспечения всех автоматизированных систем управления Компанией. Контроль состояния и безопасности сети и сетевого оборудования. Анализ и учет случаев отказа системы. Разработка и проведение мероприятий по повышению качества и надежности автоматизированных систем управления Компанией.

Специалисты ИТ отдела должны следить за своевременной модернизацией применяемых технических средств. Совершенствованием организации и методов подготовки задач по алгоритмизации с целью сокращения сроков и стоимости проектирования автоматизированных систем управления Компанией.

Другими функциями специалистов ИТ отдела является оказание методической помощи подразделениям Компании в подготовке исходных данных для автоматизированных систем управления.

А также, контроль за своевременным оформлением в установленном порядке и заключением договоров со специализированными организациями на проведение исследовательских, проектных и других работ, связанных с деятельностью отдела.

Инсталляционное бюро предоставляет услуги по проектированию, поставке, монтажу, пусконаладочным работам, гарантийному и постгарантийному обслуживанию звукового и светового оборудования, и обучению персонала.

2.2 Анализ деятельности «как есть»

В приложении 1 рисунке 1 представлен бизнес-процессы продаж ООО КПА «Статус».

В настоящее время процесс учета продаж заключается в сборе данных о продажах от каждого менеджера и анализе этих данных за всю компанию.

Входящие потоки: информация о товаре; информация об оплате; первичные документы – заказы контрагентов и накладные.

Выходные потоки: информация о движении товаров; расчётно-платёжные документы; сведения о продажах; отчёты.

К задачам учета продаж продукции относятся: контроль за своевременным и правильным оформлением первичных документов, и выписка покупателю и банку расчетно-платежных документов; обеспечение информацией о наличии и движении продукции руководителей соответствующих подразделений в целях осуществления контроля за своевременным оприходованием, отгрузкой и сохранностью готовой продукции; определение фактического объема продажи в стоимостном и количественном выражении; формирование отчётностей.

Данный порядок отражен на схеме декомпозиции процесса документооборота сбыта, приведенной в приложении 1 на рисунке 2.

Рассмотрим подробнее схему учёта наличия и движения товаров (п. 1, рисунок 3).

Процесс учёта наличия и движения товара включает в себя: учёт прихода товара; учёт заказов и сбыта товара; подготовка информации о наличии и движении товара.

В соответствии с представленной схемой, учет продаж представляет собой сбор сведений о совершенных продажах за всю компанию от каждого отдельного менеджера. Сбором данной информации занимается отдельно назначенный менеджер отдела продаж, он же анализирует представленную ему информацию, а также готовит следующие отчеты (по итогам анализа): отчет о продажах по товарам; отчет по продажам по клиентам; отчет о продажах по датам (за период); общий (сводный отчет).

Первичные приходные и расходные документы являются основанием для составления товарного отчета. В адресной части товарного отчета указывается наименование организации, торговой единицы и структурного подразделения, фамилия и инициалы материально ответственного лица, лимит остатка товаров, номер отчета, период, за который составляется товарный отчет.

В приходной части товарного отчета отражается в стоимостном выражении остаток товаров на дату составления предыдущего товарного отчета и поступление товаров по сопроводительным документам.

Каждый приходный документ (источник поступления товаров, номер и дата документа, сумма поступивших товаров) записываются отдельно, рассчитывают общую сумму оприходованных товаров за отчетный период и итог прихода с остатком на начало периода.

В расходной части товарного отчета подсчитывают общую сумму расхода товаров за отчетный период.

Каждый расходный документ отражается отдельной строкой (продажа товаров мелким оптом, возврат недоброкачественных товаров, переброска товаров).

Продавцы магазинов отчеты не составляют. Они обязаны ежедневно сдавать в кассу организации торговую выручку, а непроданные товары возвращать в магазин. Продавцам отпуск товаров оформляют расходно-приходной накладной для мелкорозничной торговли по форме № ТОРГ-14 которую выписывают в двух экземплярах. По окончании рабочего дня возвращенный товар и сумму выручки, подтвержденную квитанцией, записывают в расходно-приходную накладную. Новую партию товара продавцу выдают после того, как он рассчитался за ранее полученные товары.

Архитектура информационной системы предприятия – это наиболее общее и всестороннее представление информационной системы предприятия, как хозяйствующего субъекта, имеющего различные цели ведения своей основной деятельности, определенные миссией на рынке, и стратегией развития, внешние и внутренние ресурсы, необходимые для выполнения миссии и достижения поставленных целей, а также сложившиеся правила ведения основной деятельности (бизнеса). Системная архитектура (программная и техническая) определяет совокупность технологических и технических решений для обеспечения информационной поддержки работы организации в соответствии с правилами и концепциями, определенными бизнес-архитектурой.

3. Оптимизация и разработка регламента

3.1 Оптимизация выбранного комплекса задач

Комплекс задач связанный с документооборотом продаж должен быть автоматизирован.

АИС должна будет обладать следующим функционалом: учёт контрагентов; учёт товаров; ведение документации и списков товаров; анализ продаж.

Пользователем системы является менеджер продаж.

В качестве входной информации в системе используются следующие документы: данные о сотруднике отдела продаж, поступающие из отдела кадров; данные о контрагентах – этот документ формируется в ходе общения с клиентом; заказ; договор продаж; акт приёмки.

В данных сотрудника содержатся следующие реквизиты (рисунок 2): ФИО; должность; дата рождения; дата поступления; дата окончания работы.

При учете контрагентов используются следующие данные (рисунок 3): название; менеджер; полное название; адрес; телефон; email; дата добавления; р/с; к/р; банк; БИК.

Документы содержат информацию: тип документа; состояние документа; номер документа; дата документа; служащий; контрагент; сумма; НДС; итог.

Документы могут оформляться в связи с проведением операций по одному или нескольким товарам. Именно из данных записей формируются отчётности в системе.

Рисунок 2 – Карты служащих

Рисунок 3 – Карты контрагентов

В системе учёта продаж ООО «Статус» используются следующие отчёты в качестве результирующей информации:

  • «отчёт о заказе по номеру и служащему»;
  • «отчёт о движении товара»;
  • «отчёт о контрагенте».

Отчёты о заказе по номеру и служащему состоят из следующей информации: тип документа; состояние документа; номер документа; номер заказа; дата; служащий; контрагент; название акции; скидка; итог.

В качестве параметров для формирования отчёта используется номер заказа и номер служащего.

Отчёт о движении товара состоит из следующей информации: тип товара; дата поставки; дата продажи; поставлено; продано; размещено; количество в наличии.

В качестве параметров для формирования отчёта используется даты начала и конца диапазона продажи и поставок (по дате документа) А также по номеру товара.

Отчёт о продажах содержит: тип товара; название контрагента; дата продажи; количество товара; акция; скидка; итог.

Считается за период – один календарный месяц. Подводит итог по всем продажам и сравнивает с полным итогам продаж за прошлый месяц. Результатом становится процентное отношение роста или падения к предыдущему месяцу.

Отчёт о контрагенте состоит из следующей информации: тип товара; служащий; дата продажи; количество; акция; скидка; итог.

В качестве параметров для формирования отчёта используется даты начала и конца диапазона продажи и поставок (по дате документа) А также по номеру контрагента.

На рисунках 4 – 7 представлены примеры шаблонов всех типов отчётов, которые требуются от системы.

Рисунок 4 – Пример шаблона отчёта о заказе по номеру и служащему

Рисунок 5 – Пример шаблона отчёта о движении товара

Рисунок 6 – Пример шаблона отчёта о продажах

Рисунок 7 – Пример шаблона отчёта о контрагенте

3.2 Регламент процесса

Основные показатели регламента представлены в таблице 1.

Таблица 1 – Основные сведения о регламенте

1

Назначение регламента

Регламент документооборота сбыта

2

Документ обязаны знать и использовать в работе

Менеджер по продажам

3

Цель регламента

Оптимизация документооборота сбыта

4

Владелец регламента

Менеджер по продажам

5

Ответственность владельца регламента

Процесс сбыта продукции

6

Участники регламента

Менеджер по продажам

7

Основные показатели

Количество продаж

8

Отчёты регламента

отчёт о документах по служащему;

отчёт о документах по контрагентах;

отчёт о документах по товару.

9

Документы регламента

карта контрагента;

карта служащего;

карта товара;

заказа;

договор продажи;

акт приёмки.

10

Регламент связан

Код

Название

-

-

-

-

11

Архивирование

Порядок документирования, архивирования документов по бизнес-процессам устанавливается в соответствии с требованиями хранению и архивированию нормативно-методических документов компании.

12

Порядок внесения изменений

Владелец процесса документооборота вносит в регламент изменения после проведения аудита и согласует их с участниками процесса и руководством компании.

В таблице 2 представлен порядок работ, из которых состоит документооборот продаж.

Таблица 2 – Порядок работы

Действие

Исполнитель

Документ

Инструмент

1

Ведение базы служащих

Менеджер по продажам

Карта служащего

ИС документооборота

2

Ведение базы контрагентов

Менеджер по продажам

Карта контрагента

ИС документооборота

3

Ведение базы товаров

Менеджер по продажам

Карта товара

ИС документооборота

4

Формирование заказа

Менеджер по продажам

Карта заказа

ИС документооборота

5

Формирование договора продажи

Менеджер по продажам

Договор продажи

ИС документооборота

6

Составление акта приёмки

Менеджер по продажам

Акт выдачи

ИС документооборота

7

Формирование отчётов

Менеджер по продажам

-

ИС документооборота

В таблицах 3 – 8 представлены описания документов процесса документооборота продаж.

Таблица 3 – Карточка документа «Карта служащего»

Название документа

Карта служащего

1

Назначение документа

Учёт данных служащих

2

Тип документа

Электронный

3

Исполнитель

Менеджер по продажам

4

Подразделение исполнителя

Отдел продаж

5

Заказчик

Бухгалтер

6

Подразделение заказчика

Бухгалтерия

7

Прочие роли и подразделения, имеющие доступ к документу

Роль

Подразделение

Действия с документом

Проверяющий

Администрация

Проверка

8

Связь документа с другими документами

Сформирован на основе

Используется для

-

заказ; договор;

акт приёмки.

9

Жизненный цикл

Формирование->Печать->Выдача

10

Регламент выпуска

Нет

11

Регламент хранения

Нет

12

Регламент уничтожения

Нет

13

Правила, связанные с документом

Нет

14

Порядок заполнения атрибутов

фамилия, имя, отчество;

дата рождения;

дата начала работы; дата увольнения.

15

Дополнительная информация

Нет

Таблица 4 – Карточка документа «Карта контрагента»

Название документа

Карта контрагента

1

Назначение документа

Учёт данных контрагентов

2

Тип документа

Электронный

3

Исполнитель

Менеджер по продажам

4

Подразделение исполнителя

Отдел продаж

5

Заказчик

Бухгалтер

6

Подразделение заказчика

Бухгалтерия

7

Прочие роли и подразделения, имеющие доступ к документу

Роль

Подразделение

Действия с документом

Управление

Административный

Проверка

8

Связь документа с другими документами

Сформирован на основе

Используется для

-

заказ;

договор;

акт приёмки.

9

Жизненный цикл

Формирование->Печать->Выдача

10

Регламент выпуска

Нет

11

Регламент хранения

Нет

12

Регламент уничтожения

Нет

13

Правила, связанные с документом

Нет

14

Порядок заполнения атрибутов

полное наименование;

краткое наименование;

контактное лицо;

адрес; телефон; электронная почта;

банк; к/с, р/с;

дата добавления.

15

Дополнительная информация

Нет

Таблица 5 – Карточка документа «Карта товара»

Название документа

Карта товара

1

Назначение документа

Учёт товаров

2

Тип документа

Электронный

3

Исполнитель

Менеджер по продажам

4

Подразделение исполнителя

Отдел продаж

5

Заказчик

Менеджер по продажам

6

Подразделение заказчика

Отдел продаж

7

Прочие роли и подразделения, имеющие доступ к документу

Роль

Подразделение

Действия с документом

-

-

-

8

Связь документа с другими документами

Сформирован на основе

Используется для

-

заказ;

договор;

акт приёмки.

9

Жизненный цикл

Формирование->Печать->Выдача

10

Регламент выпуска

Нет

11

Регламент хранения

Нет

12

Регламент уничтожения

Нет

13

Правила, связанные с документом

Нет

14

Порядок заполнения атрибутов

название;

артикул.

15

Дополнительная информация

Нет

Таблица 6 – Карточка документа «Заказ»

Название документа

Заказ

1

Назначение документа

Учёт заказов клиентов

2

Тип документа

Электронный

3

Исполнитель

Менеджер по продажам

4

Подразделение исполнителя

Отдел продаж

5

Заказчик

Менеджер по продажам

6

Подразделение заказчика

Отдел продаж

7

Прочие роли и подразделения, имеющие доступ к документу

Роль

Подразделение

Действия с документом

Планирование

Финансовый отдел

Проверка и планирование

8

Связь документа с другими документами

Сформирован на основе

Используется для

карта контрагента;

карта служащего;

карта товара.

Договор продажи

9

Жизненный цикл

Формирование->Печать->Выдача

10

Регламент выпуска

Нет

11

Регламент хранения

Нет

12

Регламент уничтожения

Нет

13

Правила, связанные с документом

Нет

14

Порядок заполнения атрибутов

тип документа;

статус документа;

служащий;

контрагент;

номер документа;

дата создания;

общая сумма заказа;

НДС;

сумма с НДС.

15

Дополнительная информация

Нет

Таблица 7 – Карточка документа «Договор продажи»

Название документа

Договор продажи

1

Назначение документа

Ведение продаж

2

Тип документа

Электронный

3

Исполнитель

Менеджер по продажам

4

Подразделение исполнителя

Отдел продаж

5

Заказчик

Контрагент

6

Подразделение заказчика

Отдел снабжения

7

Прочие роли и подразделения, имеющие доступ к документу

Роль

Подразделение

Действия с документом

Ведение учёта

Бухгалтерия

Проверка и обработка

8

Связь документа с другими документами

Сформирован на основе

Используется для

Заказ

Акт приёмки

9

Жизненный цикл

Формирование->Печать->Выдача

10

Регламент выпуска

Нет

11

Регламент хранения

Нет

12

Регламент уничтожения

Нет

13

Правила, связанные с документом

Нет

14

Порядок заполнения атрибутов

тип документа;

статус документа;

служащий;

контрагент;

номер документа;

дата создания;

общая сумма договора;

НДС;

сумма с НДС.

15

Дополнительная информация

Нет

Таблица 8 – Карточка документа «Акт приёмки»

Название документа

Акт приёмки

1

Назначение документа

Контроль завершения заказа

2

Тип документа

Электронный

3

Исполнитель

Менеджер по продажам

4

Подразделение исполнителя

Отдел продаж

5

Заказчик

Контрагент

6

Подразделение заказчика

Отдел снабжения

7

Прочие роли и подразделения, имеющие доступ к документу

Роль

Подразделение

Действия с документом

Проверяющий

Администрация

Проверка

8

Связь документа с другими документами

Сформирован на основе

Используется для

Договор продаж

-

9

Жизненный цикл

Формирование->Печать->Выдача

10

Регламент выпуска

Нет

11

Регламент хранения

Нет

12

Регламент уничтожения

Нет

13

Правила, связанные с документом

Нет

14

Порядок заполнения атрибутов

тип документа;

статус документа;

служащий;

контрагент;

номер документа;

дата создания;

общая сумма продажи;

НДС;

сумма с НДС.

15

Дополнительная информация

Нет

В таблицах 9 – 11 представлены отчёты рассматриваемого процесса.

Таблица 9 – Карточка отчёта «Отчёт о движении товара»

1

Название документа

Отчёт о движении товара

2

Назначение документа

Проверка деятельности

3

Тип документа

Электронный

4

Исполнитель

Менеджер по продажам

5

Подразделение исполнителя

Отдел продаж

6

Заказчик

Руководство

7

Подразделение заказчика

Администрация

8

Прочие роли и подразделения, имеющие доступ к документу

Роль

Подразделение

Действия с документом

-

-

-

9

Связь документа с другими документами

Сформирован на основе

Используется для

договор;

карта контрагента;

карта служащего;

карта товара.

-

10

Жизненный цикл

Формирование->Печать->Выдача

11

Регламент выпуска

Нет

12

Регламент хранения

Нет

13

Регламент уничтожения

Нет

14

Правила, связанные с документом

Нет

15

Порядок заполнения атрибутов

тип товара;

дата продажи;

поставлено;

продано;

количество в наличии.

16

Дополнительная информация

Нет

Таблица 10 – Карточка отчёта «Отчёт о продажах»

1

Название документа

Отчёт о продажах

2

Назначение документа

Проверка деятельности

3

Тип документа

Электронный

4

Исполнитель

Менеджер по продажам

5

Подразделение исполнителя

Отдел продаж

6

Заказчик

Руководство

7

Подразделение заказчика

Администрация

8

Прочие роли и подразделения, имеющие доступ к документу

Роль

Подразделение

Действия с документом

-

-

-

9

Связь документа с другими документами

Сформирован на основе

Используется для

договор;

карта контрагента;

карта служащего;

карта товара.

-

10

Жизненный цикл

Формирование->Печать->Выдача

11

Регламент выпуска

Нет

12

Регламент хранения

Нет

13

Регламент уничтожения

Нет

14

Правила, связанные с документом

Нет

15

Порядок заполнения атрибутов

тип товара;

контрагент;

дата продажи;

количество;

акции;

скидка;

итог.

16

Дополнительная информация

Нет

Таблица 11 – Карточка отчёта «Отчёт о контрагентах»

1

Название документа

Отчёт о контрагентах

2

Назначение документа

Проверка деятельности

3

Тип документа

Электронный

4

Исполнитель

Менеджер по продажам

5

Подразделение исполнителя

Отдел продаж

6

Заказчик

Руководство

7

Подразделение заказчика

Администрация

8

Прочие роли и подразделения, имеющие доступ к документу

Роль

Подразделение

Действия с документом

-

-

-

9

Связь документа с другими документами

Сформирован на основе

Используется для

договор;

карта контрагента;

карта служащего;

карта товара.

-

10

Жизненный цикл

Формирование->Печать->Выдача

11

Регламент выпуска

Нет

12

Регламент хранения

Нет

13

Регламент уничтожения

Нет

14

Правила, связанные с документом

Нет

15

Порядок заполнения атрибутов

тип товара;

служащий;

дата продажи;

количество;

скидка;

итог.

16

Дополнительная информация

Нет

3.3 Модель «как должно быть»

Новая технология работы с документами о продажах подразумевает использование информационной системы документооборота. В приложении 2 на рисунке 1 представлена диаграмма потоков, данных работы менеджера по продажам в новой информационной системе.

Входные данные для ИС:

  • данные о товаре: название, артикул;
  • данные о контрагенте: название, менеджер, контакты, реквизиты;
  • атрибуты документов: тип, состояние, номер, дата, сумма, статус.

Результатные потоки:

  • информация о наличии и передвижении товара: количество поставленного, проданного и оставшегося товара;
  • документы по продаже: накладные и счета;
  • отчёты.

Процесс работы в системе учёта продаж можно разделить на следующие составляющие процессы:

  • ведение базы товаров;
  • ведение базы контрагентов;
  • составление документов;
  • формирование отчётов.

Декомпозиция процесса работы в ИС учёта продаж представлена в приложении 2 на рисунке 2.

Рассмотрим подробнее процесс составления документов – блок А3. В приложении 2 на рисунке 3 представлена декомпозиция процесса составления документов:

  • составление счёта;
  • составление накладной;
  • составление списка товаров.

Заключение

В данной работе был проведён анализ средств реализации структурных моделей при проектировании ЭИС.

Рассмотрены такие средства как: CA Process Modeler; Silverrun; CASE.Аналитик; Vantage Team Builder (Westmount I-CASE).

Были проведены работы по разработке регламента процесса управления документооборотом в компании ООО «Статус».

Был взят основной по загруженности документами процесс - сбыт.

Во второй главе была рассмотрена компания и её деятельность. Описаны бизнес-процессы.

В третьей главе был рассмотрен новый процесс оптимизации комплекса задач – документооборота продаж. Произведена автоматизация и написан регламент нового процесса. Разработана модель процесса управления документооборотом «как должно быть».

Описана входная и результатная информация.

Входная информация:

  • информация о служащих;
  • информация о контрагентах;
  • документы;
  • список товаров.

Выходной информацией является:

  • отчёт о документах по служащему;
  • отчёт о документах по контрагентах;
  • отчёт о документах по товару.

Список используемой литературы

  1. Агальцов, В.П. Базы данных. В 2-х т. Т. 2. Распределенные и удаленные базы данных: Учебник / В.П. Агальцов. - М.: ИД ФОРУМ, НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 272 c.
  2. Бритов Г., Осипова Т. Моделирование бизнес-процессов. - М.:LAP, 2014. – 124 с.
  3. Илюшечкин В. Основы использования и проектирования баз данных. Учебник. - М.:Юрайт, 2014. - 214с.
  4. Исаев Г. Проектирование информационных систем. Учебное пособие. - М.: Омега-Л, 2015. - 432с.
  5. Коваленко В. Проектирование информационных систем. - М.: Форум, 2012. - 320с.
  6. Миков А. Информационные процессы и нормативные системы в IT. Математические модели. Проблемы проектирования. Новые подходы. - М.: Либроком, 2013. - 256с.
  7. Никитенкова Ю., Горшенин А., Использование методологии SADT в образовании. - М.:LAP, 2015. - 100 с.
  8. Степанов В. Информационные технологии управления продажами и маркетингом. - М.: LAP Lambert Academic Publishing, 2013. - 284 с.
  9. Уорден К. Новые интеллектуальные материалы и конструкции. Свойства и применение; М.: Техносфера, 2012. - 456 c.
  10. Уткин В., Балдин К. Информационные системы в экономике. - М.: Academia, 2012. - 288с.

Приложение

Приложение 1. SADT модели «как есть»

Рисунок 1 – Бизнес процесс документооборота при сбыте продукции

Рисунок 2 – Декомпозиция процесса документооборота сбыта

Рисунок 3 – Структурно-функциональная диаграмма процесса учёта наличия и движения товара

Приложение 2. SADT модель «как должно быть»

Рисунок 1 – Диаграмма потоков данных автоматизированного процесса документооборота

Рисунок 2 – Декомпозиция процесса работы в ИС

Рисунок 3 – Декомпозиция процесса учёта продаж в ИС