Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Разработка регламента выполнения процесса: "Управление документооборотом"

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Повышения прибыли волнует любого руководителя предприятия. В связи с этим, думающий и дальновидный руководитель будет искать возможности для того, чтобы бизнес, которым он занимается, приносил стабильный доход и высокую прибыль.

Использование современных информационных технологий в такой сложной сфере как движение товара является одним из путей повышения качества обслуживания и рентабельности предприятия. ^[1]

В настоящее время в значительной мере возрос оборот и объём информации во всех сферах жизнедеятельности человека. Постоянно увеличивается скорость обработки, накопления и использования знаний. С увеличением количества информации возникает необходимость использования автоматических средств, позволяющих эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные.

Информационная техника может в значительной степени способствовать выполнению требований рынка. Также определенного роста эффективности можно достичь с помощью локальных и вычислительных систем, в результате применения интегрированных информационных и управленческих систем.

Все вышесказанное подтверждает актуальность рассмотрения рынка существующих автоматизированных систем движения и учета продажи товара.

В настоящее время моделирование и анализ увеличения скорости и качества процесса документооборота является актуальной задачей, так как способствует улучшению качества обслуживания клиентов и, как следствие, повышение уровня продаж и способствует росту оборота компаний.

Объектом исследования в курсовой работе является ООО «ЭкоПласт-Кемерово».

Предметом исследования является бизнес-процесс обработки информации в организации по учету продаж товаров. Естественным образом эта задача пересекается с учетом клиентов компании и учетом работы склада.

Целью данной работы является совершенствование регламента бизнес-процесса документооборота в организации, с целью автоматизации процесса обработки информации и увеличения уровня продаж товаров на предприятии.

Задачи работы:

охарактеризовать и проанализировать деятельность компании ООО «ЭкоПласт-Кемерово»;
смоделировать бизнес-процессы «как есть»
рассмотреть задачи для улучшения бизнес-процесса;
выявить основные проблемы в бизнес-процессе управления документооборотом;
разработать предложения для совершенствования бизнес-процесса;
смоделировать бизнес-процессы «как должно быть».

Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности «как есть»
1. Характеристика предприятия и его деятельности

В курсовой работе рассматривается деятельность ООО «ЭкоПласт-Кемерово». Цель организации обеспечивать потребителя качественными ПВХ-окнами, гарантирующими защиту, надежность и комфорт. Компания реализует миссию за счет разработки инновационных оконных систем, комплексных поставок полного спектра комплектующих и предоставления всестороннего профессионального сервиса для развития совместного бизнеса с Партнерами. Компания является дистрибьютором фурнитуры KALE в России, дистрибьютором австрийской фурнитуры MACO, а также партнером немецкой компании ROTO. Следуя тенденциям спроса и качественного предложения, компания «ЭкоПласт» устанавливает пластиковые окна из немецкого профиля VEKA. Беcсвинцовая технология, используемая при производстве оконного профиля VEKA, гарантирует экологическую безопасность готовых окон. На сегодняшний день ООО «ЭкоПласт-Кемерово» имеет сеть собственных региональных складов, которая позволяет отгружать продукцию в минимальные сроки.

Количественно–стоимостные оценки деятельности ООО «ЭкоПласт-Кемерово» указаны в таблице 1.1.

Таблица 1

Количественно–стоимостные оценки деятельности компании

№ п/п	Наименование показателя	Ед. изм.	2015 г.	2016 г.	Отклонение
№ п/п	Наименование показателя	Ед. изм.	2015 г.	2016 г.	Абсолютн +, -	Темп роста, %
1	Объем реализации услуг	т.руб.	7951	8350	399	105
2	Численность работающих	чел.	129	120	-9	93
3	Фонд зар/платы персонала	т.руб.	10368	11096	728	107
4	Среднегодовая зар/плата 1-го работающего	т.руб.	276	293	17	106

Организационная структура управления предприятием

Организационная структура управления ООО «ЭкоПласт-Кемерово» состоит из следующих структурных звеньев и представлена на рисунке 1.

Рисунок 1 – Организационная структура ООО «ЭкоПласт-Кемерово»

Деятельностью ООО «ЭкоПласт-Кемерово» управляет генеральный директор, он же определяет основные направления развития организации.

В его функции входят вопросы изменения устава организации, утверждения результатов деятельности, а также решение вопросов по ликвидации и реорганизации организации. Деятельность генерального директора и взаимоотношения с подчиненными, а также охрана труда, социальное развитие регулируются законодательством РФ.

В случае отсутствия генерального директора заместитель директора выполняет его обязанности и практически дублирует его функции.

Отдел продаж является одним из самых главных в организации. В функции этого отдела входит: прием и обслуживание входящих и исходящих звонков, оказание коммерческих услуг, сопровождение клиента.

К основным должностным обязанностям сотрудников этого отдела относятся:

поиск потенциальных клиентов;
ведение переговоров с клиентами в интересах организации;
выявление потребностей клиентов в услугах, реализуемой организацией, и согласование заказа с клиентом;
составление ежемесячного плана продаж;
мотивация клиентов на работу с организацией;
анализ статистических данных продаж;
предоставление отчетов по итогам работы согласно регламенту работы отдела и организации;
обеспечение маркетинговых исследований сегмента рынка по изучению спроса на услуги организации.

К основным функциям отдела кадров относится поиск новых сотрудников по запросам от каждого подразделения организации, а также учет личной и служебной информации обо всех сотрудниках ООО «ЭкоПласт-Кемерово». В этом же подразделении ведется оформление документов на прием или увольнение.

В должностные обязанности сотрудника этого отдела входит:

участие в разработке кадровой политики и стратегии организации;
осуществление работы по подбору, отбору и распределению кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств;
подготовка кандидатов на премирование и взыскание, ротационное передвижение руководителей и специалистов, обучение на специальных курсах, стажировка на соответствующих должностях.
проведение аттестации работников организации, ее методическое и информационное обеспечение, участие в анализе результатов аттестации.

К основной задаче финансового отдела относится ведение бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций, своевременное и достоверное отражение результатов финансово-хозяйственной деятельности компании. В своей работе сотрудники бухгалтерии руководствуются действующими законодательными актами РФ, инструкциями, приказами, распоряжениями, правилами, Политикой в области качества и др. документами, утвержденными Генеральным директором, регламентирующими работу бухгалтера.

Должностные обязанности сотрудника финансового отдела:

прием и контроль первичной документации, и подготовка их к счетной обработке;
расчет заработной платы и расчет налогов по зарплате по всем сотрудникам;
подготовка отчета в налоговую инспекцию по единому социальному налогу, пенсионный фонд, индивидуальных сведений по налогу на доходы физических лиц;
работы по формированию, ведению и хранению бухгалтерской информации.

Сотрудники юридического отдела выполняют проверку всех мероприятий, проводимых в организации, для установления их законности по правовым аспектам законодательства РФ.

Должностные обязанности сотрудника юридического отдела:

разработка или участие в разработке документов правового характера;
правовая помощь отделам в подготовке и оформлении различного рода правовых документов;
в случае претензий третьих лиц, подготовка обоснованных ответов;
участие в осуществлении мероприятий по укреплению договорной, финансовой и трудовой дисциплины;
оформление документов о привлечении работников к дисциплинарной и материальной ответственности.

Основные функции отдела заявок клиентов:

1. В случае потребности в материальных ресурсах, осуществить расчет средств на их приобретение. Для этих расчетов необходимы сведения из бухгалтерии о наличии свободных оборотных средств.

2. Поиск, анализ данных и выбор поставщиков. Это функция включает тщательное исследование рынка поставщиков по интересующей продукции, поиск квалифицированных поставщиков, предоставление необходимых услуг до и после продажи. В результате этого анализа выбираются наиболее приемлемые поставщики, после чего определяются условия поставки и оплаты; ведутся переговоры с поставщиками.

3. Заключение договоров и контроль за их исполнением. Эта функция отдела заявок выполняется при тесном сотрудничестве с юридическим отделом организации. В частности, могут рассматриваются действия в случае нарушений условий поставки, санкции в отношении поставщика, нарушившего условия поставки.

4. Получение материальных ресурсов. Эта функция включает в себя обработку входящих потоков материальных ресурсов, определение продукции, уточнение количества, подготовку отчетов.

5. Проверка поступающей продукции и подтверждение качества.

Административно-хозяйственный отдел осуществляет следующие функции:

- Обслуживание и поддержка надлежащего состояние в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты зданий и помещений, а также контроль за исправностью оборудования (освещения, систем отопления, вентиляции и др.).
- Разработка планов и составление смет хозяйственных расходов на текущий и капитальный ремонт основных фондов (зданий, воздухопроводов, систем водоснабжения и др. сооружений).
- Проведение (организация) ремонта помещений, осуществление контроля за качеством выполнения ремонтных работ.
- Обеспечение подразделений организации мебелью, наблюдение за их сохранностью и проведением своевременного ремонта.
- Получение и хранение канцелярских принадлежностей, оборудования и инвентаря, обеспечение ими отделов, а также ведение учета их расходования и составление установленной отчетности.

Отдел информационных технологий осуществляет свою деятельность в интересах всех отделов ООО «ЭкоПласт-Кемерово» для обеспечения выполнения стоящих перед ними задач.

К основным задачам отдела ИТ относятся создание и техническое обслуживание локальных вычислительных сетей (ЛВС), администрирование сетевого и общесистемного ПО, ведение архива технической, справочной и нормативной документации.

К функциям отдела можно отнести:

разработка рабочих проектов на размещение комплексов технических средств ЛВС;
обслуживание комплекса программно-технических средств (ПТС) для предоставления доступа к информационным ресурсам и услугам сети Интернет;
монтаж, наладка и ввод в эксплуатацию комплексов технических средств ЛВС;
техническое сопровождение (ремонт, наращивание, модернизация) комплексов технических средств ЛВС;
установка, настройка и оперативное устранение сбоев в работе сетевого и общесистемного ПО на серверных станциях (почтовых серверах, серверах доменов) и рабочих местах ЛВС;
обеспечение защиты информации с использованием ПТС разграничения доступа;
техническое обслуживание и эксплуатация копировальной техники, оргтехники;
закупка средств ВТ, сетевого оборудования, лицензионного ПО;
обеспечение учета, хранения, обращения и тиражирования документации;
планирование деятельности для выполнения поставленных перед отделом задач.

В отделе выполняются мероприятия по улучшению качества выполняемых работ:

изучение и внедрение современных достижений в области ИТ и ВТ;
повышение профессиональной квалификации работников;
разработка, изучение и выполнение положений и требований нормативных документов, в том числе по системе менеджмента качества;
соблюдение трудовой дисциплины;
выполнение норм и правил охраны труда и техники безопасности.
1. Методы моделирования бизнес-процессов

Одним из первых и основных этапов проекта по описанию бизнес-процессов компании является выбор методов и инструментальных средств моделирования.

Выделяют два подхода к моделированию.

Структурно-алгоритмический – основными строительными блоками модели при использовании данного подхода являются функции (процедуры). Модель представляет собой выстроенную последовательность функций, при этом имеется возможность их декомпозиции на составные части; на вход каждой функции поступают некоторые данные, на выходе имеются определенные результаты ее выполнения, показывается ресурсное окружение функции – люди, информационные системы, регламенты. К этому подходу относится методология IDEF, которая реализуется программным продуктом BPwin.

Объектно-ориентированный подход предполагает использование объектов – сущностей, обладающих идентичностью, состоянием и поведением. Модель в данном случае представляет собой всестороннее описание объекта исследования – кроме описания собственно бизнес-процесса, в ней содержится описание: организационной структуры предприятия, структуры информационных систем, операционных и регламентирующих документов. При моделировании в соответствии с объектно-ориентированным подходом создается единая база данных объектов модели, благодаря этому появляется возможность отслеживания взаимосвязей между объектами и безызбыточности построенной модели.

Методологии, поддерживающие объектно-ориентированный принцип: методология Aris (группа продуктов IDS Sheer «Aris») и методология UML (продукт Rational Rose). Методология UML в основном ориентирована на разработку программного обеспечения, Aris используется для описания бизнес-процессов предприятия.

Описание и сравнение средств моделирования

BPWin (Соmputer Associates). Пакет BPWin основан на методологии IDEF и предназначен для функционального моделирования и анализа деятельности предприятия. Методология IDEF, являющаяся официальным федеральным стандартом США, представляет собой совокупность методов, правил и процедур, предназначенных для построения функциональной модели объекта какой-либо предметной области. Функциональная модель IDEF отображает функциональную структуру объекта, т.е. производимые им действия и связи между этими действиями.

Rational Rose (IBM). Программный продукт предназначен для использования проектировщиками, аналитиками, разработчиками. Он обладает графическими возможностями, основанными на UML, и предназначено для решения любых задач, связанных с любым проектированием и моделированием: от общей модели процессов (абстрактной) предприятия до конкретной (физической) модели класса в создаваемом программном обеспечении. Использование Rational Rose заключается в проектировании системы диаграмм с заданием всех свойств, отношений и взаимодействия друг с другом.

ARIS (IDS Scheer). Система ARIS представляет собой комплекс средств анализа и моделирования деятельности предприятия. Ее методическую основу составляет совокупность различных методов моделирования, отражающих разные взгляды на исследуемую систему. Одна и та же модель может разрабатываться с использованием нескольких методов. Методика моделирования ARIS основывается на разработанной профессором Августом Шером теории построения интегрированных ИС, определяющей принципы визуального отображения всех аспектов функционирования анализируемых компаний. ARIS поддерживает четыре типа моделей, отражающих различные аспекты исследуемой системы:

организационные модели, представляющие структуру системы - иерархию организационных подразделений, должностей и конкретных лиц, связи между ними, а также территориальную привязку структурных подразделений;
функциональные модели, содержащие иерархию целей, стоящих перед аппаратом управления, с совокупностью деревьев функций, необходимых для достижения поставленных целей;
информационные модели, отражающие структуру информации, необходимой для реализации всей совокупности функций системы;
модели управления, представляющие комплексный взгляд на реализацию бизнес-процессов в рамках системы.

Таблица 2

Сравнительный функциональный анализ средств моделирования

Функции, свойства	ARIS	BPwin	Rational Rose
Моделирование организационных функций и процессов	+	+	+
Разработка технического задания	+	+/-	+/-
Функционально-стоимостной анализ	+	+	+/-
Оптимизация бизнес-процессов	+	-	-
Имитационное моделирование, событийно-управляемое моделирование	+	+/-	-
Генерация кода приложения	-	+	+/-
Оформление проектной документации; генерация технологических инструкций для рабочих мест	+	+/-	+
Хранение моделей деятельности предприятий	+	+/-	+/-
Создание концептуальных и физических моделей структуры базы данных	+/-	+	+
Генерация программного кода, SQL-сценариев для создания структуры базы данных.	-	+	+/-
Стандартное представление основных бизнес-процессов (более 100 типов)	+	-	-
Ведение библиотеки типовых бизнес моделей	+	+/-	+/-
Групповая работа над проектом	+	+	+
Выдача встроенных отчетов по стандарту ISO9000	+	-	-
Ценовые различия	$31 740	$23 685	$40 520

Таким образом, исходя из вышеописанного сравнения средств моделирования, можно выделить ARIS и BPwin, так они имеют более широкий функционал и меньшую стоимость в сравнение с Rational Rose.

Обоснование выбранной нотации

Одним из важнейших аспектов описания моделей бизнес-процессов является отражение управляющих воздействий, обратных связей по контролю и управлению процедурой. В нотации ARIS eEPC управление процедурой может быть отражено только при помощи указания входящих документов, которые регламентируют выполнение процедуры, и последовательности выполнения процедур во времени (запускающие события). В отличие от ARIS, в нотации IDEF0 каждая процедура должна иметь хотя бы одно управляющее воздействие (вход управления - стрелка сверху). Если при создании модели в eEPC указывать только последовательность выполнения процедур, не заботясь об отражении управляющих документов и информации, полученные модели будут иметь низкую ценность с точки зрения анализа и дальнейшего использования.

Если попытаться в нотации ARIS eEPC отразить все условия и ограничения, определяющие выполнение функций, то потребуется описать большое количество событий и входящей информации (например, устных распоряжений руководителей), и модель станет сложной и плохо читаемой (эти недостатки присущи так же и нотации IDEF3). Указанных недостатков нет у нотации IDEF0.

Получается, что нотация ARIS eEPC является расширением достаточно простой нотации IDEF3. Для адекватного описания процесса управления в нотации eEPC необходимо заранее договориться, как будут отражены в модели документы (информация), регламентирующие выполнение процедур процесса.

Функциональные возможности инструментальных средств моделирования ARIS Toolset и BPwin можно корректно сравнивать только по отношению к определенному кругу задач. С точки зрения формирования моделей бизнес-процессов каждая из рассматриваемых систем имеет свои преимущества и недостатки. В зависимости от решаемых задач эти преимущества и недостатки могут как усиливаться, так и наоборот. Например, отсутствие четких соглашений по моделированию управляющих воздействий в рамках eEPC ARIS может привести к созданию моделей, не отвечающих на поставленные вопросы, в то время как нотация IDEF0 системы BPwin позволяет решить эту задачу. С другой стороны, описание процедуры, выполняемой одним сотрудником, может быть описано более адекватно при помощи eEPC ARIS, чем IDEF0 или IDEF3 BPwin.

Сравнивая две системы, следует отметить, что для хранения моделей в ARIS используется объектная СУБД, и под каждый проект создается новая база данных. Для удобства пользователя модели (объекты моделей) могут храниться в различных группах, организованных в зависимости от специфики проекта. Естественно, что в ARIS предусмотрены различные функции по администрированию базы данных: управление доступом, консолидация и т.п. В BPwin данные модели хранятся в файле, что существенно упрощает работу по созданию модели, но, с другой стороны, ограничивает возможности по анализу объектов модели. Для управления групповой разработкой используется средство Model Mart, обеспечивающее многопользовательский доступ к моделям, созданным с помощью ERwin и BPwin.

ARIS предоставляет существенно больше возможностей по работе с отдельными объектами модели, но именно вследствие чрезмерного количества настроек работа по созданию модели должна регламентироваться жесткими и объемными соглашениями по моделированию (стандартами). Разработка таких соглашений требует значительного времени (1-3 месяца) и высококвалифицированных специалистов. Если проект с использованием ARIS начинается без детальной проработки таких соглашений, то вероятность создания моделей бизнес-процессов, не отвечающих на поставленные вопросы, составляет 80-90%. В свою очередь, BPwin отличается простотой в использовании и достаточной строгой регламентацией при создании диаграмм (стандарт IDEF и рекомендации по его применению, бланк IDEF для создания диаграммы, ограниченное количество обязательно заполняемых полей, ограничение количества объектов на одной диаграмме и т.д.). ARIS, безусловно, является более мощным и «тяжелым» инструментом по сравнению с BPwin, но это в итоге оборачивается значительными трудностями и высокими затратами на его эксплуатацию.

Таким образом, для ведения небольших по масштабам и длительности проектов рационально использовать BPwin. Также данная нотация проста в освоение и использование конечным пользователем.

Характеристика комплекса задач по улучшению бизнес-процесса. Построение бизнес-процессов «как должно быть»

1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес-процессов

В процессе производства продукции решаются следующие задачи, позволяющие обеспечивать достижение запланированного уровня качества продукции предприятия:

производство качественной продукции, удовлетворяющей заказчика;
реализация процесса производства продукции в соответствии с ГОСТ и Руководством по качеству предприятия;
улучшение качества продукции;
предупреждение несоответствий во всех сферах деятельности организации;
выполнение задач в области качества на протяжении всего процесса - начиная с маркетинга и заканчивая оценкой удовлетворенности потребителя.

Характеристика деятельности организации с использованием правил построения схем методологии IDEF в виде схемы приведена на рисунке 2.

Рисунок 2 – Характеристика основного процесса предприятия

Входным потоками в рассматриваемой деятельности является сведения о заявке или проекте на разработку продукции компании.

Деятельность компании регулируется законами и подзаконными актами России, требованиями руководства компании, а также технологическими нормами производства, стандартами и ГОСТами.

Выходным потоком является информация о произведённой продукции с качеством, удовлетворяющим заказчика.

Декомпозиция данного процесса приведена на рисунке 3.

Рисунок 3 – Декомпозиция основного процесса

Таким образом, деятельность предприятия заключается в проектировании продукции, закупке необходимых материально-технических средств, производстве продукции и ее реализации.

Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание

Рассмотрим деятельность отдела продаж компании. Остановимся на работе с клиентами, в том числе на учете продаж товаров и оказанных услуг. Схема с использованием методологии IDEF, характеризующая процессы работы с клиентами компании, приведена на Рисунке 4.

Рисунок 4 – Схема процесса учета продаж

Декомпозиция данного процесса представлена на Рисунке 5.

Прежде всего, менеджеры по работе с клиентами отвечают за поддержание постоянной связи с существующими клиентами. В их функции входит:

обслуживание действующих клиентов (ведение переговоров, заключение договоров, поддержание контакта после заключения сделки);
формирование и ведение клиентской базы;
интерактивный диалог с клиентом;
разработка особых схем работы с наиболее выгодными организации клиентами (особенные условия договоров, системы скидок, придание статуса 'VIP', ускоренные сроки исполнения обязательств со стороны предприятия и т.д.);
обеспечение соблюдения интересов клиентов при выполнении условий договоров подразделениями организации.

Рисунок 5 – Схема декомпозиции процесса обработки заявок (обращений)

При обращении клиента менеджеры учитывают его данные, а также выясняют, какие товары и услуги и в каком объеме его нужны. После этого формируют коммерческое предложение, которое отправляется клиенту.

Декомпозиция данного процесса приведена на Рисунке 6.

Если клиента устраивает полученное коммерческое предложение, менеджер выбирает шаблон договора. Затем в выбранный шаблон менеджер вводит данные клиента и данные об объеме услуг. После этого, на основании заполненного договора и данных о видах работ менеджер производит расчет стоимости услуг по договору.

После заключения договора менеджер контролирует выполнение оговоренных услуги и выставляет счет за них. Если договор заключён на оказание разовых услуг, то счет выставляется после их выполнения, если же подразумевается выполнение комплекса мероприятий.

Рисунок 6 – Декомпозиция процесса учета и обработки заявок клиента

Характеристика процесса представлена на рисунке 7.

Рисунок 7 – Характеристика процесса заключения и исполнения договора

Менеджер формирует счета на оплату, согласно графику платежей. При этом, счет на оплату формируется путем заполнения шаблона данными о сумме оплаты и данными клиента. Заключительным этапом является формирование акта выполненных услуг.

Также в обязанности менеджера входит формирование регулярного отчета по работе с клиентами за указанный период (неделя или месяц). На основании поступающих от бухгалтерии данных об оплаченных счетах, менеджер рассчитывает оплаченную сумму, сумму имеющейся задолженности. Предусмотрена возможность формирования отчета по поступившим оплатам за каждого клиента в отдельности и за всю организацию в целом. Отчет содержит такие графы, как наименование клиента, общая сумма, оплаченная сумма (с разбивкой по датам), остаток задолженности.

Кроме этого, сотрудникам необходимо обеспечивать обратную связь с клиентами. Это может быть изучение их требований к услугам, установление причин неудовлетворенности клиента ими или совместной работой, анализ претензии клиентов. Могут быть приняты меры по их удовлетворению и пресечению, а также меры по сохранению деловых связей. Эта функция необходима для определения уровня удовлетворенности качеством продукции или услуг организации, для выяснения пожеланий клиентов относительно совершенствования товаров или услуг.

Существенной проблемой организации является именно учет каждой заявки и формирование на их основании общей. Как показывает опыт, при переносе данных менеджер допускает ошибки в количестве товара, сроках поставки, что отрицательно сказывается на заявках и их выполнении.

Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задачи

Учет и планирование продаж, получение отчетов по ним в настоящее время осуществляется вручную, без применения средств автоматизации. В этом случае многие аспекты остаются без внимания компетентного руководителя, что приводит к ошибкам со стороны отдела и влечет за собой штрафы и неустойки.

Схема документооборота приведена на рисунке 8

Остановимся подробнее на проблемах, которые необходимо решить компании ООО «ЭкоПласт-Кемерово»:

отсутствие порядка работы с заявками клиентов;
отсутствие системы контроля над сроками продаж;
отсутствие единых методов анализа и прогнозирования хода реализации продаж;
отсутствие стандартной отчетности по продажам;
отсутствие контроля над работой с каждым клиентом и его заявками.

Реализовать описанные задачи можно путем внедрения информационной системы учета заявок клиентов и реализации продаж.

Основной задачей ИС, которую необходимо разработать, является обеспечение контроля над всеми реализуемыми организацией продажами и заявками клиентов со стороны руководства.

Существующий способ учета заявок клиентов с большой трудоемкостью, разрозненностью сведений, может привести к их утере или неправильной интерпретации. В этой ситуации невозможно в короткий срок получить сведения об общем количестве заявок клиентов, провести анализ основных причин возникновения проблемных вопросов у менеджеров в ходе осуществления заявок.

Кроме того, в отчетный период необходимо предусмотреть составление аналитических отчетов, включающих в себя анализ работы менеджера проектов с разбивкой за каждого поставщика или вид товара за определенный период.

Рисунок 8 – Схема документооборота

Экономия рабочего времени составляет около 320 минут (более 5 часов) ежедневно, что позволяет увеличить эффективность работы сотрудников организации, в том числе менеджера по закупкам. В стоимостном выражении, учитывая, что заработная плата сотрудника, занимающегося подготовкой заявок клиентов, составляет 25000 рублей, экономия может составить более 13000 рублей ежемесячно.

Основными достоинствами автоматизации бизнес-процессов будут:

централизованное хранение данных;
легкое изменение и структуризация данных;
исключение потери данных;
оперативная обработка данных;
выдача результатов в удобной форме на принтер и экран;
сокращение времени оформления документов.

Использование ПК для автоматизации процессов в организации является важной составной частью всей системы информационного обеспечения. Сам по себе учет состоит из множества однотипных операций, связанных с многократным выполнением одних и тех же арифметических действий, подготовкой разнообразных по форме отчетных документов и переносом чисел из одних документов в другие.

Применение в организации программы по автоматизации учета продаж повысит оперативность и экономичность работы предприятия. Основа эффективной работы предприятия – своевременное получение необходимой информации и достоверных данных. К наиболее важным достоинствам компьютерной обработки информации относится получение данных не только о состоянии дел в бухгалтерии, производстве, но и комплексных сведений об эффективности работы всего предприятия.

Автоматизация учета продаж позволяет анализировать и планировать деятельность организации.

В таблице 2 представлен объем потоков информации, обрабатываемых одним менеджером по продажам за год.

Анализируя данные таблицы, можно сделать вывод, что выполняется достаточно большое количество рутинных операций. Этот факт может повлечь за собой увеличение ошибок при работе с данными (приводе и обработке). Кроме того, тратится время на проверку правильности составления ведомостей и отчетов. Следовательно, уменьшается оперативность работы.

Таблица 3

Объем потоков данных обрабатываемых документов

№ п/п	Наименование документа	Объем документа в символах	Объем документов в месяц	Объем в документах в год
1	Данные о клиенте	29062	30	360
2	Заявка на продажу	16641	6	72
3	Перечень товаров	2928	6	72
4	План график заявок клиентов	1131	15	180
5	Список заявок	2159	120	1440
	Итого по входным документам	51921	177	2124
6	План распределения заявок	10359	1	12
7	Отчет о выполнении заявок клиентов	1590	6	72
8	Отчет по типам товаров	2444	6	72
9	Отчет по товарам (общий)	10142	1	12
10	Отчет по датам	1391	40	480
	Итого по выходным документам	25926	54	648
	ИТОГО	77847	231	2772

Опираясь на вышеизложенные факты и учитывая, что объем информации имеет тенденцию к росту, можно сделать вывод о целесообразности использования средств ВТ для решения данной задачи. Целью использования средств ВТ при этом будет повышение оперативности решения задачи.

Результатом автоматизации работы одела продаж является программа для учета выполнения заявок клиентов, которая способствует повышению качества и скорости обработки информации, тем самым снижая временные затраты, а также способствуя снижению трудовых и стоимостных затрат.

Данная программа должна отвечать следующим требованиям:

дружественный интерфейс;
отсутствие требований специальных знаний для эксплуатации;
сохранение целостности данных.
1. Анализ существующих разработок и моделирование бизнес-процесса «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»

Анализ существующих разработок для автоматизации задачи

В настоящее время для организации учета продажи применяются системы управления взаимоотношения с клиентами, так называемые CRM.

Рассмотрим несколько систем, предназначенных для автоматизации рассматриваемых в работе процессов, а именно:

Клиент-Коммуникатор КлиК: Управление продажами;
RegionSoft CRM;
FreshOffice CRM;
Sales Expert;
ELMA;
Quick Sales;
CRM Кларис.

«КлиК: Управление продажами» (УП) - CRM решение для автоматизации продаж, разработанная как наиболее простая альтернатива конфигурации «КлиК: Управление бизнесом» (УБ).

Система, готовая к использованию сразу после установки, решает на современном уровне комплекс CRM-задач отдела продаж и руководства организации. Если сравнивать с аналогичными по цене продуктами, то это решение обладает более развернутым функционалом управления продажами, аналитики и интеграции с другими приложениями.

После внедрения можно автоматизировать управление следующими объектами:

Контрагенты (Клиенты, Поставщики, Конкуренты);
Договоры (автонумерация, возможность печати по шаблону, контроль наличия подписанных оригиналов);
Счета на оплату (печать по шаблону);
Задачи (Реестр задач, Органайзер, Напоминания);
Продажи (вероятностное прогнозирование сроков и сумм продаж , разные статусы для разных типов продаж);
Коммерческие Предложения (включает отдельный документ, который в рамках одной Продажи формирует несколько КП с возможностью контроля статуса по каждому);
Поступления (импорт из клиент-банка в формате 1С);
Мотивация на основе KPI (расчет заработной платы по настраиваемым формулам);
Интеграция с 1С для нескольких стандартных продуктов;
Дебиторская задолженность (несколько вариантов анализа: по неоплаченным счетам, по плановым поступлениям, по завершенным продажам, по подписанным договорам);
E-Mail рассылки;
Номенклатура и прайс-лист;
Библиотека (упорядоченное хранение файлов и/или ссылок на них с возможностью копировать файл из библиотеки в любой объект).

В «Управлении продажами» предусмотрена возможность автоматического обновления до "КлиК: Управление бизнесом" с переносом всех данных. Т.к. это решение полностью готово к использованию, в комплект поставки не входят модули для изменения конфигурации и интерфейсов. Также присутствует дизайнер отчетов Crystal Reports, а также инструмент для настройки шаблонов отчетов Word и Excel.

Сервисные возможности системы «КлиК: Управление продажами»:

Предусмотрен удаленный доступ для любого количества пользователей.
Прикрепление файлов и почтовых сообщений ко всем объектам системы.
на пользовательском уровне осуществляется настройка различных параметров CRM-системы.
всевозможные варианты предварительно настроенных рабочих столов для разных групп пользователей.
Журнал системных событий и действий пользователя.
Подготовленные шаблоны импорта из Excel.

Рассмотрим следующую систему RegionSoft CRM. Является универсальной CRM-системой, которая подойдет практически любому предприятию, а также частным предпринимателям. Это мощное средство для автоматизации оперативной деятельности классических отделов продаж и сервисных служб.

CRM-система RegionSoft спроектирована на основе клиент-серверной технологии, которая имеет встроенную систему отчетности, настраиваемую под особенности фирмы, отраслевую специфику, позволяющую работать всем сотрудникам организации с единым информационным массивом контрагентов, базой клиентов.

Клиентская база в системе ведётся с помощью карточек - клиентов, имеющих разную структуру (поля) в случае юридических лиц и физических лиц.

В системе используется бесплатная база данных Firebird.

Данная CRM-система позволяет учитывать сведения о контрагентах и персонале, классифицирует и систематизирует их, предоставляет средства для их групповой обработки. Кроме того, система RegionSoft автоматизирует складской и кассовый учет, формирует прайс-листы, отслеживает бизнес-процессы. Вся подробная информация о базе клиентов предприятия, поставщиков, партнеров и других типах контрагентов будет собрана в одной месте, что является определенным достоинством системы.

RegionSoft CRM имеет возможность удаленной работы пользователей, встроенный почтовый клиент, конфигуратор и дизайнер отчетов с поддержкой открытого кода, а также огромное количество других достоинств.

Следующая система - FreshOffice CRM. Эта система объединяет набор приложений, необходимых для эффективного ведения бизнеса.

Конфигурация FreshOffice включает в себя :

интеграцию с IP АТС Oktell;
наличие кабинета клиентов (неограниченный доступ для клиентов, финансы, счета, файлы);
WIN интерфейс (приложение устанавливается в ПК с ОС Windows);
интеграция c Gmail аккаунтом;
создание дополнительных справочников непосредственно в программе, без знания языков программирования;
создание и редактирование экранных форм, карточек и интерфейсов (мастер форм), создание пользовательских конфигураций с различным набором форм и данных.

Система FreshOffice CRM позволяет выписывать все необходимые документы по заранее сформированным шаблонам. К этим документам можно отнести счета, договоры, коммерческие предложения и многое другое, используя конструктор документов MS Word, Fast Report. Учет финансовых движений в FreshOffice CRM позволяет вести всю информацию о поступивших средствах от клиентов, а также о текущих расходах. Организация всегда будет иметь информацию о планируемых, а также поступивших средствах, выявлять размер прибыли от каждого заказа, клиента, сотрудника, отдела.

Встроенные в FreshOffice аналитически отчеты, ожидаемые поступления, распределение продаж помогут проанализировать БД CRM, а также проконтролировать работу любого сотрудника организации, результативность звонков, встреч, выполнение плана и многое другое.

Система FreshOffice CRM позволяет активно использовать и хранить электронную переписку. В систему встроен обмен данными с Microsoft Office Outlook, предусматривающий организацию массовых рассылок. Система FreshOffice CRM предусматривает встроенный корпоративный мессенджер по типу ICQ, QIP.

Система Sales Expert разработана для организаций, уже сделавших свои первые шаги в построении своей CRM-идеологии (внедрение после использования Quick Sales с переносом всех данных компании). Система Sales Expert предлагает руководителям и менеджерам возможности управления продажами, анализа деятельности маркетинговых, сбытовых, сервисных подразделений и всей организации в целом, а также развития клиентской базы и повышения качества обслуживания клиентов.

К преимуществам Sales Expert можно отнести:

- учет и анализ маркетинговых акций и мероприятий;
- удобный календарь-ежедневник для планирования рабочего дня;
- настройка прав доступа и защита информации от удаления;
- пользовательский интерфейс, настраиваемый индивидуально;
- возможности построения сложных запросов;
- настройка шаблонов для типов и этапов работ;
- гибкий учет и оформление оплат и отгрузок.

Система ELMA — система управления бизнес-процессами, позволяющая построить эффективное взаимодействие сотрудников организации и контролировать их деятельность с целью повышения качества и эффективности работы всей организации, подразделений, отделов, сотрудников.

Рассматриваемая система ELMA реализует концепцию BPM (Business Process Management). Это позволяет строить гибкие адаптивные информационные системы.

Система ELMA – это операционный тип системы CRM, к основным функциям которой относится управление процессами. К этим процессам относится процесс продаж и ведение истории взаимоотношений со всеми группами контрагентов.

В CRM предусмотрена интеграция с телефонией и Call-центрами – Октелл, Астериск. Этой возможностью эффективно реализуется телемаркетинг, а также обзвоны потенциальных и существующих клиентов.

Следующая система Quick Sales 2. Это новая версия самой простой и удобной CRM-системы для ведения клиентов.

Достоинства CRM системы Quick Sales 2: защита клиентской базы; достаточно высокая информативность и широкие аналитические возможности; возможность интеграции с системой «1С:Предприятие»; инструменты для повышения качества работы менеджеров по продажам; формирование отчетов за любой период; оценка эффективности маркетинга.

Система Кларис CRM - удобная и гибкая web-система для ведения клиентской базы, управления продажами, ведения журнала платежей. Как и любые другие решения на базе платформы Кларис, работа ведется через интернет браузер, без установки дополнительного ПО на ПК пользователя.

Пользователи системы могут находиться в любой точке города или страны и за её пределами, где есть интернет. Это приводит к улучшению качества взаимоотношений с клиентами, дает возможность для привлечения новых клиентов, что в конечном итоге способствует увеличению числа продаж. Система позволяет выполнять быструю регистрацию звонка, регистрацию заказа клиента, отследить состояние заказов, платежей, историю контактов и действий.

Сравнение рассмотренных систем приведено в таблице 3.

Каждая из рассмотренных систем обладает своими преимуществами, однако не решает главной из поставленных задач – учета продаж товаров, поэтому для внедрения в компании не подходит ни одна из системы.

Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи

Проектирование рассматриваемой системы состоит из следующих последовательных этапов и включает в себя: ^[2]

сбор информации о деятельности рассматриваемого отдела;
определение стратегических свойств ИС;
определение функциональности ИС;
выбор стратегии автоматизации;
выбор способа приобретения;
определение архитектуры.

Рассмотрим, что происходит на каждом из этапов.

Таблица 4

Сравнение CRM систем

Параметр	RegionSoft CRM	FreshOffice CRM	Sales Expert	ELMA	Quick Sales	CRM Кларис
WEB интерфейс (через браузер)		+		+		+
Десктоп приложение	+	+	+		+
Управление этапами продаж	+	+	+	+	+	+
Клиентская база	+	+	+	+	+	+
Задачи, напоминания, расписание, поручения	+	+	+	+	+	+
Настройка уровня доступа сотрудников	+	+	+	+	+	+
Документооборот с клиентами	+	+	+	+	+	+
Настраиваемый процесс визирования документов (work-flow)				+
База данных	Firebird	MS SQL	Firebird	Firebird, MS SQL	Firebird	MS SQL
10 рабочих мест	76 450 руб.	125 500 руб.	68 750 руб.	67 200 руб.	37 070 руб.	35 000 руб.
15 рабочих мест	110 450 руб.	188 250 руб.	96 800 руб.	88 200 руб.	53 570 руб.	51 000 руб.

На первом этапе происходит сбор необходимой информации о работе отдела охраны труда, производится анализ деятельности отдела и выбор направлений автоматизации, таких как: обучение, контроль за нарушениями ОТ, проведение мероприятий и учет документов.^[3]

На втором этапе определяется базовая концепция будущей информационной системы, которая должна отражать основные свойства проектируемой системы, основные компоненты и их взаимосвязи. Также на этом этапе формируются основные подсистемы: обучения, проведения мероприятий, контроля за нарушениями ОТ, учета руководящих документов.

На третьем этапе детально продумывается функциональность каждого из компонентов системы. Здесь предъявляются предварительные требования к функционалу каждой из подсистем.

На четвертом этапе происходит выбор стратегии автоматизации. Существуют четыре варианта стратегии автоматизации: кусочная (хаотичная) автоматизация, автоматизация по участкам, автоматизация по направлениям и комплексная автоматизация. На данном этапе был сделан выбор автоматизации по направлениям.

На пятом этапе производится анализ существующих разработок для автоматизации комплекса задач. Также вырабатываются критерии оценки эффективности использования существующих информационных систем; производится сравнительный анализ с вариантом разработки новой информационной системы; делается выбор наиболее подходящего способа приобретения. Согласно проведенному анализу, было принято решение о разработке новой информационной системы.

На шестом этапе производится выбор и обоснование проектных решений по техническому и программному обеспечению задачи, определяется приблизительный вариант архитектуры будущей информационной системы.

Выбор стратегии автоматизации состоит из базовых принципов, которые используются при автоматизации предприятия^[4]:

цели (выявление областей деятельности предприятия и последующая их автоматизация);
способ автоматизации (по отделам, направлениям или комплексная автоматизация);
долгосрочная IT-политика (внедрения комплекса внутренних стандартов);
ограничения (финансовые, временные, кадровые и т. д.);
процедура управления изменениями в планировании.

Стратегия автоматизации должна четко отвечать приоритетам бизнеса и включать пути достижения такого соответствия. При этом стратегический план основывается на следующих факторах:

средний период между изменениями технологий производства;
среднее время жизни выпускаемых предприятием продуктов;
дальнейшее развитие анонсированных долгосрочных планов поставщиков технических решений;
срок амортизации используемых систем;
стратегический план развития предприятия, который должен включать не только планы по слиянию и разделению, но и изменение отдельных позиций выпускаемой продукции;
планируемые изменения в сфере кадров и кадровой политики.

Рассматриваемая компания имеет постоянный приток новых клиентов. В целях увеличения этого притока, компания планирует продвигать бизнес посредством инвестирования в современные IТ-технологии. Рассмотрев возможные способы автоматизации, а также основные принципы и факторы, на которых эти способы основываются, для автоматизации задачи текущего проекта наиболее подходящим, является способ автоматизации по направлениям. Используя этот способ автоматизации, реализация проектного решения не затронет другие направления в организации.

Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи

Выбор системы зависит от ряда критериев и связан с качеством и полнотой проработки всех этапов цепочки автоматизации. Также решается, будет ли внедрена разработанная система или придется создавать программное обеспечение непосредственно для рассматриваемой организации. Основной вопрос, который необходимо решить организации, что проще и дешевле: своими силами создать готовое решение или приобрести его на стороне. Возможны следующие варианты решения: доверить это ответственное задание специалистам, создающим готовые проекты; собрать IT-отдел и заказать разработку системы, полностью отвечающим требованиям предприятия.^[5]

В таблице 4 перечислены основные достоинства и недостатки различных способов приобретения ИС.

Так как организация имеет собственный штат специалистов, квалифицирующихся во всех областях задач и процессов, выполняющихся в рамках данного проекта, то учитывая основные достоинства и недостатки различных способов приобретения ИС, наиболее подходящий вариант – это разработка собственного решения, которое будет удовлетворять всем упомянутым требованиям и нуждам.

Таблица 5

Основные достоинства и недостатки различных способов приобретения ИС

Способ	Достоинства	Недостатки
Покупка готового решения	экономия рабочей силы компании заказчика;	иногда нет возможность доработки; существует «техническая» зависимость от разработчика; сложность отладки; сложность добавления новых возможностей;
Покупка и доработка	полное соответствие требованиям и нуждам заказчика	высокие затраты; сложность организации двух процессов покупки и доработки вместо одного;
Разработка собственного решения	пропадает «техническая» зависимость от разработчика; отладка приложений разработанной системы проще и оперативнее, чем стандартной системы.	использование и трата денежных средств на собственный штат компании;

1. Обоснование проектных решений

Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационное обеспечение (ИО) включает в себя данные, сохраненные в определенной форме для последующей компьютерной обработки. Организационное и методическое обеспечение содержит в себе комплекс мероприятий, направленных на поддержание работоспособности компьютеров, организационной техники, сетевой инфраструктуры и программного обеспечения для получения необходимого результата.

ИО представляет собой систему классификации и кодирования данных, обобщенных систем документации и информационных массивов.^[6]

В состав ИО входят два комплекса:

• компоненты внутримашинного ИО. Включают в себя макеты и экранные формы для ввода исходных данных в ПК или вывода результатной информации, а также структуру ИБ: входных, выходных файлов, БД.

• компоненты внемашинного ИО. Состоят из классификаторов технико-экономической информации.

Для удобного поиска, пересылки и отработки по каналам связи необходимо приспособить экономическую информацию. Ее нужно перевести в числовой вид. Для этого ее нужно упорядочить (классифицировать), а затем формализовать с помощью кодов при помощи классификатора.

Классификатор – это документ, благодаря которому реализуется формализованное описание экономических данных в ЭИС, содержащих наименования объектов и классификационных группировок, а также их кодовые обозначения.

По сфере влияния можно выделить следующие виды классификаторов: международные, отраслевые, общесистемные и локальные.

Любой классификатор в создаваемой системе ведется администратором системы.

Главной компонентой внемашинного ИО считается система документации, используемая в процессе контроля экономического объекта. Самим же документов является некоторая совокупность сведений, применяемая в процессе решения экономических задач, находящаяся на материальном носителе в соответствии с принятой формой.

Система документации – это совокупность взаимосвязанных форм документов, регулярно применяемых в процессе управления экономическим объектом. Главной особенностью системы экономической документации становится большое число видов документов.

Современные системы документации, используемые в неавтоматизированных ЭИС, характеризуются:

большим количеством типов форм документов;
значительным объемом потоков документов и их запутанностью;
дублированием данных в документах, и, как следствие, невысокой достоверностью получаемых результатов.

Обработка документов в таких ИС занимает значительную часть времени сотрудников.

Если нужно упростить систему документации, могут применяться следующие подходы:

• приведение документов к стандартизованному, единому виду;

• внедрение безбумажных технологий, основанных на ЭДО и новых ИС для их обработки.

Входные документы для исследуемой задачи лучше всего получать через сеть, поэтому они должны быть сделаны в файлах заранее утвержденной структуры. Для работы с такими файлами, необходимо представить их в табличной форме (реализовать это нетрудно, т.к. эти документы включают итоговые значения других задач и генерируются программно).^[7]

К внутримашинному ИО можно отнести описание экранных форм.

Для ввода данных в процессе проектирования структуры экранных форм первичных документов с текущей информацией удобнее применять комбинированную форму, максимально похожую на ту, которая использовалась для создания самого документа. Расположение полей в такой форме должно идти в той последовательности, которая полностью удовлетворяет логической структуре документа и файлов с текущей информацией. Такая последовательность уменьшит трудоемкость операции загрузки данных в базу.

Для документов с фиксированными данными (при разработке экранных форм) следует помнить, что подобные макеты применяются для ввода и обновления записей ИБ, поэтому в процессе их проектирования лучше всего использовать анкетную форму расположения реквизитов, подходящую для реализации этих операций.^[8]

В процессе выбора экранных форм используется принцип минимальной трудоемкости и стоимости ввода данных, лучшей степени читабельности итоговых данных, выводимых на экран, и повышенной надежности и правильности выполнения этих операций.

Главной частью внутримашинного ИО становится информационная БД.

Информационная база (ИБ) – это структурированная совокупность данных, хранимых в памяти ЭВМ в виде файлов или таблиц в файле БД. С помощью них реализуются информационные запросы управленческих процессов и решаемых задач.

Рассмотрим несколько способов организации подобной базы:

• Связанные локальные файлы — реализуется при помощи пакетов прикладных программ;

• Встроенная БД — базируется на применении универсальных программных средств хранения, записи, поиска и поддержания актуальности данных, т.е. СУБД.^[9]

Организация локальных файлов так или иначе подразумевает дублирование данных в ИС. Это может привести к несогласованности данных в разных приложениях, а также усложненным доступом к данным, поэтому используется только в специализированных приложениях.

Для нашего проекта информационная база реализована в виде встроенного информационного хранилища. Подобное расположение дает возможность объединять разные источники данных, управлять файлами разных форматов. Также очевидны преимущества применения в процессе размещения информации в таких базах данных:

• Полная совместимость данных;

• Соответствие данных текущему состоянию объекта;

• Увеличение скорости совместной обработки информации;

• Поддержание целостности данных.

БД представляет из себя совокупность данных, позволяет отражать совокупность объектов и их отношений в указанной предметной области.

Основным способом реализации БД становится разработка централизованных и распределенных БД. Базовым критерием отбора метода организации ИБ остается стремление к минимальным трудовым и стоимостным затратам на создание структуры ИБ, ПО системы, структуры ведения файлов. Базируясь на этих критериях и необходимости реализации стабильности хранения данных используется централизованный способ создания БД.

БД классифицируются по способу реализации связей между данными:

• Иерархическую модель;

• Сетевую модель;

• Реляционную модель.

Главными компонентами любой из представленных моделей являются файлы или таблицы.

Иерархические модели – это графовая модель с вершинами-таблицами. В моделях есть один файл, являющийся входом в структуру. Между файлами имеются отношения соподчиненности. Файл может иметь одну исходную вершину и несколько подчиненных. Самый популярный тип отношений - 1:М.

В сетевых моделях абсолютно любой файл может являться точкой входа в систему, и взаимосвязан с некоторым числом оставшихся файлов отношениями вида 1:1, 1:М и М:М.

Самая популярная модель данных - реляционная модель. В случае подобного распределения данных вся информация сохраняется в виде таблиц и отношений. Таблицы становятся совокупностью записей (строк, кортежей). Между отношениями (таблицами) имеются связи вида 1:М, М:М. Любое такое отношение имеет ключ, т.н. поле записи (атрибут), позволяющее определить ее. Это свойство реляционной модели данных минимизирует возможность дублирования данных, увеличивает скорость поиска и доступ к отдельным данным.

Подобный установленный в реляционной модели подход к разделению и целостности данных дает возможность организовать и упорядочить процесс создания и реализации сложных БД, а реляционные операции имеют мощные средства управления и обработки данных.

Беря во внимание все преимущества реляционных моделей данных для отображения информации, используемой при решении задачи лучше всего применять реляционную модель БД.

В данной курсовой работе должны быть спроектированы следующие локальные классификаторы:

сотрудники компании;
клиенты;
продукция;
заявки.

Разрабатываемая система должна содержать в себе следующие модули:

модуль авторизации;
модуль ввода данных;
модуль работы со справочниками;
модуль поиска;
модуль получения отчетов.

Для модуля авторизации предусмотреть следующие функции:

Доступ пользователя к главной странице системы только после корректного ввода пароля и логина;
Невозможность подбора пароля для несанкционированного доступа (ограниченное количество попыток ввода пароля);
Вывод сообщения об ошибке ввода пароля и логина с предложением повторить ввод.

Модуль ввода данных должны быть реализован следующими функциями:

Возможностью ввода данных с помощью экранной формы;
Проверкой вводимых данных на их корректность.

В модуле работы со справочниками должны быть реализованы следующие функции:

Ввод данных в справочники;
Проверка вводимых данных на корректность по типам;
Редактирование состава справочника;
Вывод в виде экранной формы состава справочника.

В модуле получения отчетов должны быть реализованы следующие функции:

Возможность получения отчета в соответствии с указанными параметрами;
Формирование необходимых аналитических отчетов.

В модуле поиска должна присутствовать функция, позволяющая осуществлять поиск по справочникам по различным реквизитам.

Основу информационного обеспечения составляет информационная база, обеспечивающая хранение и обработку данных. Состав информационной базы определяется набором функций системы и услугами, которые она предоставляет своим пользователям, а также обеспечением взаимодействия системы учета платежей с другими автоматизированными системами. Структура информационной базы данных должна обеспечивать возможность расширения функций системы, не требующих изменения структуры обрабатываемых данных, без реорганизации базы данных.

Информационная база данных должна состоять из:

справочников, ведение которых осуществляется посредством ПО системы сотрудниками, эксплуатирующими систему;
таблиц настроек для работы системы в определенных условиях, начальная загрузка которых осуществляется вместе с установкой системы, и информация в которых может корректироваться администратором системы;
таблиц хранимой и текущей информации, доступ к которым осуществляется посредством ПО системы с установленными правами пользователей.

В итоге, обмен информацией между комплексами задач, входящими в состав системы, должен осуществляться в соответствии с функциями, возложенными на систему и ее комплексы задач с помощью файлов или таблиц базы данных.

Тут как-то нужно внести регламент???

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Регламентация бизнес-процессов широко распространена за рубежом. В последнее время она все чаще применяется и в российской практике. В основном это касается компаний, переходящих на процессное управление. А также организаций, активно внедряющих различные информационные системы для обработки электронных документов.

В данной курсовой работе объектом исследования была организация ООО «ЭкоПласт-Кемерово». Для улучшения качества и скорости обработки информации были проведены исследования, которые позволили выявить недостатки в работе компании

- - отсутствие порядка работы с заявками клиентов;
отсутствие системы контроля над сроками продаж;
отсутствие единых методов анализа и прогнозирования хода реализации продаж;
отсутствие стандартной отчетности по продажам;
отсутствие контроля над работой с каждым клиентом и его заявками.

Реализовать описанные задачи можно путем внедрения информационной системы учета заявок клиентов и реализации продаж. Тем самым обеспечить контроль над всеми реализуемыми организацией продажами и заявками клиентов со стороны руководства.

Поэтому необходимо было автоматизировать бизнес-процесс, тем самым получить:

централизованное хранение данных;
легкое изменение и структуризация данных;
исключение потери данных;
оперативная обработка данных;
выдача результатов в удобной форме на принтер и экран;
сокращение времени оформления документов.

Разработанная информационная система учета поступления и продаж товаров система спроектирована с использованием современных методик автоматизации бизнес-процессов, стандартов и других требований. Применение данной системы приема позволит эффективно управлять работой элементов компании и иметь достоверную информацию по продажам, поступлению товаров, их наличию на складе, эффективности работы с поставщиками и клиентами.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

Андрейчиков А.А,, Андрейчикова О.С., Системный анализ и синтез стратегических решений в инноватике. Концептуальное проектирование инновационных систем, Издательство: Ленанд, М., 2013 год, 402 стр.
Астелс, Дэвид; Миллер Гранвилл; Новак, Мирослав, Практическое руководство по экстремальному программированию, Пер. с англ. - М.: Издательский дом "Вильямс", 2011. - 320 с.: ил. - Парал. тит. Англ
Баранова Е. Н. , Основы информатики и защиты информации, Издательство: РИОР, Инфра-М, М., 2013 год, 192 стр.,
Баранова Е.Н, , Бабаш А.Н., Информационная безопасность и защита информации, Издательство: РИОР, Инфра-М, М., 2012 год, 256 стр.,
Вендров А.М., CASE-технологии. Современные методы и средства проектирования информационных систем - М.: Финансы и статистика, 2007 г, 456 стр.
Вигерс Карл, Разработка требований к программному обеспечению, Пер, с англ. - М.:Издательско-торговый дом "Русская Редакция", 2011. -576с.: ил
Гайдамакин Н. А. Автоматизированные информационные системы, базы и банки данных. Вводный курс: Учебное пособие, М.: Гелиос АРВ, 2007. - 368 с.
Гашков С. Б., Э. А. Применко, М. А. Черепнев Криптографические методы защиты информации, М, Издательство: Академия, 2010 г., 304 стр.
Голицына О. Л., И. И. Попов, Н. В. Максимов, Т. Л. Партыка, Информационные технологии, М, Издательство Инфра-М, 2012 г., 608 стр.
Джон Гудсон, Роб Стюард, Практическое руководство по доступу к данным, Издательство: БХВ-Петербург, Спб, 2013 год, 304 стр.
Дэвид Паттерсон, Джон Хеннесси, Архитектура компьютера и проектирование компьютерных систем, Издательство: Питер, М., 2012 год, 784 стр.,
Емельянова Н. З., Партыка Т. Л., И. И. Попов, Проектирование информационных систем, М, Издательство: Форум, 2012 г., 432 стр.
Заботина Н.А, Проектирование информационных систем, Издательство: Инфра-М, М., 2013 год, 336 стр,
Илюшечкин В. М. , Основы использования и проектирования баз данных, М, Издательство Юрайт, 2010 г., 224 стр.
Кузин А. В., С. В. Левонисова, Базы данных, М, Издательство: Академия, 2012 г., 320 стр.
Кузнецов С. Д., Основы баз данных, М, Издательства: Бином. Лаборатория знаний, Интернет-университет информационных технологий, 2012 г., 488 стр.
Малюк А.А. Информационная безопасность: концептуальные и методологические основы защиты информации. Учеб. Пособие для вузов.-М.: Горячая линия-Телеком. -2004.-280 с.
Мельников В.А., Клейменов С.П, Петраков А.Н., Информационная безопасность и защита информации, Издательство: Академия, М., 2012 год, 336 стр;

Голицына О. Л., И. И. Попов, Н. В. Максимов, Т. Л. Партыка, Информационные технологии, М, Издательство Инфра-М, 2012 г., 608 стр. ↑
Вендров А.М., CASE-технологии. Современные методы и средства проектирования информационных систем - М.: Финансы и статистика, 2007 г, 456 стр. ↑
Андрейчиков А.А,, Андрейчикова О.С., Системный анализ и синтез стратегических решений в инноватике. Концептуальное проектирование инновационных систем, Издательство: Ленанд, М., 2013 год, 402 стр. ↑
Астелс, Дэвид; Миллер Гранвилл; Новак, Мирослав, Практическое руководство по экстремальному программированию, Пер. с англ. - М.: Издательский дом "Вильямс", 2011. - 320 с.: ил. - Парал. тит. Англ ↑
Вигерс Карл, Разработка требований к программному обеспечению, Пер, с англ. - М.:Издательско-торговый дом "Русская Редакция", 2011. -576с.: ил ↑
Гайдамакин Н. А. Автоматизированные информационные системы, базы и банки данных. Вводный курс: Учебное пособие, М.: Гелиос АРВ, 2007. - 368 с. ↑
Кузин А. В., С. В. Левонисова, Базы данных, М, Издательство: Академия, 2012 г., 320 стр. ↑
Илюшечкин В. М. , Основы использования и проектирования баз данных, М, Издательство Юрайт, 2010 г., 224 стр. ↑
Кузнецов С. Д., Основы баз данных, М, Издательства: Бином. Лаборатория знаний, Интернет-университет информационных технологий, 2012 г., 488 стр. ↑

Разработка регламента выполнения процесса: "Управление документооборотом"

ВВЕДЕНИЕ

Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности «как есть»

Характеристика предприятия и его деятельности

Анализ существующих разработок и моделирование бизнес-процесса «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ