Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Управление документооборотом компании - одна из самых важных и сложных задач не только руководства, но и подразделений, участвующими в данном процессе. На момент создания предприятия некоторые собственники бизнеса не имеют представления, что такое документооборот в целом и к чему может привести отсутствие контроля в управлении документами. Эти вопросы начнут возникать позже, в процессе ведения предпринимательской деятельности. Ведь, если сделка оформлена недолжным образом или отсутствуют ответные документы контрагентов, то контролирующие органы могут признать сделку недействительной, уменьшить расходы компании на сумму сделки, начислить штрафные санкции и недоимку по налогам.

Если проанализировать качество документооборота в компании, можно спрогнозировать дальнейшую судьбу последней, то есть либо это будет стремительно развивающаяся компания, либо компания придет в упадок и потерпит крах.

Управление документооборотом в составе всех бизнес-процессов любой компании является одним из самых значимым. И чем больше рассматриваемая компания, тем более значимым этот процесс является. От того, каким образом организован документооборот внутри компании, и каким образом он управляется, зависит скорость и качество взаимодействия как отдельных сотрудников между собой, так и целых отделов.

Благодаря такому внедрению появляется возможность оптимизировать работу по сбору, обработке, контролю и безопасному хранению документов всех видов. Наряду с возможностью быстрого поиска документов по любому атрибуту дополнительно обеспечивается регламентированный доступ конкретных, компетентных сотрудников к документации и соблюдение конфиденциальности информации.

Таким образом, в зависимости от того, насколько данный процесс будет эффективный и налаженный, настолько можно будет оптимизировать бизнес-процессы в компании, повысить оперативность взаимодействия с партнерами и бизнеса в целом.

Вышесказанное и определяет особую актуальность разработки курсовой работы.

Цель курсового проекта - разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом», на примере ООО «ИМПЕРИЯ».

Для достижения поставленной цели в рамках данной работы необходимо решить следующие задачи:

1. Провести анализ предметной области ООО «ИМПЕРИЯ»;
2. Исследовать теоретические и методические аспекты процесса разработки регламента выполнения процесса «Управление документооборотом»;
3. Разработать регламент выполнения процесса «Управление документооборотом» ООО «ИМПЕРИЯ».

Объектом работы является процесс управления документооборотом ООО «ИМПЕРИЯ».

Предметом курсовой работы является регламент выполнения процесса «Управление документооборотом».

В данной курсовой работе по разработке регламента выполнения процесса "Управление документооборотом" строится модель этого процесса, выявляются недостатки и проблемы в текущей организации, предлагаются какие-то мероприятия по устранению выявленных недостатков. Для того, чтобы продемонстрировать предлагаемые изменения также строится модель бизнес-процесса "как должно быть".

1. Изучение текущей организации бизнес-процесса «Управление документооборотом»

1.1 Описание предметной области: постановка задачи

Для эффективного менеджмента в деятельности любого предприятия информационные потоки должны представлять собой четко отслеживаемый и управляемые процесс. Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ. Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена – документопоток.

Система документации - это совокупность всех взаимосвязанных документов, циркулирующих в системе управления.

Документ – совокупность сведений, расположенная на материальном носителе, оформленная в установленном порядке и имеющая правовое значение в соответствии с действующим законодательством [15, с.102].

Основные свойства документа:

• полифункциональность - может предназначаться для регистрации, обработки, хранения информации и для передачи ее на расстояние;
• юридическая сила - обеспечивается присутствием подписей должностных лиц, подтверждающих достоверность информации.

Все документы характеризуются [9, с.11]:

• наименованием, отражающим содержание документа;
• формой, определяющей структуру документа (состав, название и размещение реквизитов).

Для упрощения системы документации используют два подхода:

• проведение унификации и стандартизации документов;
• введение безбумажной технологии, основанной на использовании электронных документов и новых технологий их обработки.

Унификация документов выполняется путем синтаксической и семантической унификации. Вводится единообразие в наименованиях показателей, единиц измерения и терминов.

Унифицированная система документации (УСД) - рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, отвечающий единым правилам и требованиям [5, с.141].

При разработке системы документации ЭИС проектировщик должен:

1. спроектировать новые документы;
2. отобрать документы, которые будут использоваться без изменений;
3. выявить документы, которые надо унифицировать.

В процессе проектирования можно выделить три этапа работ:

• построение новых форм документов;
• унификация всей системы документации;
• разработка инструкций и методических материалов, регламентирующих работу пользователей с системой документации.

Для любой организации можно выделить три основных потока документов: входящие, внутренние и исходящие, которые и определяют документопотоки.

Функции ведения делопроизводства состоят из обработки входящих документов, пересылки их внутри фирмы, отправки исходящих документов, учета, регистрации, контроля за исполнением, формирования дел, организации хранения и т.д.

Автоматизация делопроизводства на этом уровне требует предварительного обследования документопотоков на предприятии с последующей фиксацией модифицированного регламента делопроизводства в инструкциях и положениях, а также настройки регламентов прохождения электронных документов по рабочим местам. Специальное структурное подразделение осуществляет: регистрацию документов, контроль за их исполнением, учет исполнения, систематизацию документов, формирование номенклатуры дел и контроль за состоянием самих дел.

Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных носителей.

Процесс управления предприятием в условиях рыночной экономики требует интенсификации и четкой организации всего предприятия, вплоть до каждого сотрудника. Таким образом, при наличии регламентации деятельности, прежде всего в отношении делопроизводства, информационные технологии как катализатор дальнейшего прогресса общества призваны обеспечить доступный и эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного делопроизводства и документооборота.

Сначала рассмотрим системы автоматизации документооборота западных производителей.

Documentum. Данная компания представлена на рынке одноименным продуктом, представляющим собой мощный архив документов, с возможностью разработки учетных объектов средствами управления жизненным циклом и автоматизации бизнес-процессов обработки документов [10, с.98].

Humminbird. Компания является владельцем группы продуктов Docs Fusion - корпоративного сервера архива документов и технологии мощной поисковой системы Fulcrum [21, с.114]. Как мы видим, на отечественный рынок проникли лишь наиболее крупные производители программного обеспечения. К сожалению, огромное количество достаточно интересных систем, имеющихся на западном рынке, практически не доступно отечественным компаниям.

Microsoft. В качестве основы комплексной системы автоматизации документооборота компания Microsoft предлагает использовать продукт Microsoft Exchange - сервер в комплекте с клиентским приложением Microsoft Outlook. Также предлагается использовать продукт Microsoft Sharepoint Portal Server в качестве архива документов и средства организации корпоративного Intranet/Extranet портала. Кроме того, компания предоставляет полный набор средств для организации оn-line-взаимодействий [4, с.82].

IBM/Lotus. Компания IBM предлагает использовать платформу Lotus Notes как базовое средство автоматизации документооборота. Помимо этого предполагается расширить базовую функциональность не только средствами организации архива документов Domino.doc, WorkFlow подсистемой Domino.Workflow, но и дополнительными средствами для организации групповых взаимодействий [15, с.108].

Все перечисленные продукты - это открытые системы, которые являются именно платформами для разработки приложений. Более того, на базе каждого из них различные компании разработали достаточное количество приложений, которые можно использовать при создании комплексной системы.

В настоящее время отечественный рынок средств автоматизации документооборота испытывает настоящий бум - на рынке представлены как системы, имеющие уже достаточно продолжительную историю (например, "Дело", Optima Workflow, LanDocs, Office Media, "Золушка"), так и относительно молодые системы (DocsVision, NauDoc, Directum и т.д.) [8, с.40].

К отдельной группе можно отнести продукты реализующих набор приложений на базе системы Lotus Notes ("Босс-Референт", Office Media, "Эскадо" и пр.), рынок которых распространяется только на организации, использующие в совей работе Lotus Notes.

Отечественные производители демонстрируют разнообразные подходы к решению задач автоматизации документооборота. К сожалению, пока российские системы, как правило, реализуют функции определенного контура автоматизации документооборота (например, система "Дело" - автоматизация канцелярии и делопроизводства, "Евфрат" - создание архива документов). Системы, изначально позиционирующиеся как платформы автоматизации документооборота (например DocsVision, NauDoc) еще не накопили достаточно практики использования в отрыве от компании разработчика продукта.

Все перечисленные выше системы имеют большое количество избыточных функций по отношению к поставленной задаче автоматизации документооборота «ИМПЕРИЯ» и не отражают специфику работы предприятия.

Разработанная система направлена на автоматизацию документооборота в рамках ведения проектов предприятия, начиная с составления технического задания по требованиям клиентов и заканчивая формированием акта выполненных работ, и полностью отражает специфику деятельности предприятия.

В настоящее время, на предприятии отсутствует единая автоматизированная информационная система, которая бы позволяла вести системный учёт и обработку документации. Для целей автоматизации учёта используются стандартные программные средства, а именно пакет прикладных программ Microsoft Office. Весь учёт ведётся исключительно с использованием бумажных носителей, что накладывает серьёзные ограничения на скорость обработки и поиска информации. В принципе, для ведения базы данных и обработки документации возможно использование программы входящей в пакет Microsoft Office, программы Microsoft Access [19, с.102].

Однако квалификация работников предприятия не позволяют им использовать данное программное средство, так как для его использования необходимы довольно серьёзные навыки программирования, и глубокие знания теории баз данных и систем управления базами данных.

Следовательно, необходимо внедрение такого программного продукта, который бы, прежде всего, обладал интуитивно понятным интерфейсом, простой в освоении навигацией, продуманными средствами создания отчётов.

В настоящее время практически повсеместно происходит переход к электронному виду отчётности.

В связи с этим действительно актуальным является внедрение автоматизированной информационной системы документооборота.

1.2 Выбор средств для моделирования бизнес-процесса «Управление документооборотом»

Моделирование бизнес-процессов является одним из методов улучшения качества и эффективности работы организации. В основе этого метода лежит описание процесса через различные элементы (действия, данные, события, материалы и пр.) присущие процессу. Как правило, моделирование бизнес процессов описывает логическую взаимосвязь всех элементов процесса от его начала до завершения в рамках организации. В более сложных ситуациях моделирование может включать в себя внешние по отношению к организации процессы или системы.

Моделирование бизнес процессов позволяет понять работу и провести анализ организации.

Моделирование бизнес процессов основывается на ряде принципов, которые дают возможность создать адекватные модели процессов. Их соблюдение позволяет описать множество параметров состояния процессов таким образом, чтобы внутри одной модели компоненты были тесно взаимосвязаны, в то время как отдельные модели оставались в достаточной степени независимыми друг от друга.

Важным элементом модели бизнес-процессов являются бизнес-правила или правила предметной области. Типичными бизнес-правилами являются корпоративная политика и государственные законы. Бизнес-правила обычно формулируются в специальном документе и могут отражаться в моделях.

На рисунке1 представлены основные этапы моделирования.

Рис.1. Этапы моделирования бизнес-процессов

На первом шаге описываются бизнес - направления, которые реализует предприятие. На втором шаге описываются работы, функции и бизнес-процессы, которые выполняются в компании для того, чтобы реализовывать бизнес - направления (применяется вертикальное и горизонтальное описание). На третьем — описывается организационная структура компании, и на четвертом — распределение ответственности структурных звеньев за работы, функции и бизнес-процессы [2, с.13].

Виды и принципы моделирования Моделирование бизнес процессов может иметь различную направленность. Это зависит от того, какие проблемы предполагается решить с его помощью. Учет абсолютно всех воздействий на процесс может значительно усложнить модель и привести к избыточности описания процесса. Чтобы этого избежать, моделирование бизнес процессов разделяют по видам. Вид моделирования выбирается в зависимости от исследуемых характеристик процесса.

Наиболее часто, для целей совершенствования процесса применяют следующие виды моделирования:

▪ Функциональное моделирование - подразумевает описание процессов в виде взаимосвязанных, четко структурированных функций. При этом строгая временная последовательность функций, в том виде, как она существует в реальных процессах, не обязательна.

▪ Объектное моделирование - подразумевает описание процессов, как набора взаимодействующих объектов – т.е. производственных единиц. Объектом является какой-либо предмет, преобразуемый в ходе выполнения процессов.

▪ Имитационное моделирование – при таком виде моделирования бизнес-процессов подразумевается моделирование поведения процессов в различных внешних и внутренних условиях с анализом динамических характеристик процессов и с анализом распределения ресурсов.

Главными принципами моделирования бизнес процессов являются следующие:

• Принцип декомпозиции – каждый процесс может быть представлен набором иерархически выстроенных элементов. В соответствии с этим принципом процесс необходимо детализировать на составляющие элементы.
• Принцип сфокусированности – для разработки модели необходимо абстрагироваться от множества параметров процесса и сфокусироваться на ключевых аспектах. Для каждой модели эти аспекты могут быть свои.
• Принцип документирования – элементы, входящие в процесс, должны быть формализованы и зафиксированы в модели. Для различных элементов процесса необходимо использовать различающиеся обозначения. Фиксация элементов в модели зависит от вида моделирования и выбранных методов.
• Принцип непротиворечивости – все элементы, входящие в модель процесса должны иметь однозначное толкование и не противоречить друг другу.
• Принцип полноты и достаточности – прежде чем включать в модель тот или иной элемент, необходимо оценить его влияние на процесс. Если элемент не существенный для выполнения процесса, то его включение в модель не целесообразно, т.к. он может только усложнить модель бизнес-процесса.

Модель бизнес-процесса традиционно является основной составляющей управления бизнес-процессами. Поскольку объектом процессного управления является бизнес-процесс, для возможности его распознавания, сравнения, анализа и управления необходимо разделить на множество признаков, характеризующие каждое свойство либо способность процесса. Моделирование - это описание бизнес-процесса в заранее оговоренных терминах, по правилам, называемыми нотациями. Модель бизнес-процесса может быть, как текстовой, графической или информационной.

Моделирование позволяет обмениваться информацией об объекте моделирования без риска потерять или исказить информацию о его внутренних свойствах. Модель бизнес-процесса позволяет сконцентрироваться на целевой и значимой информации о взаимосвязях всех объектов процесса. За счет этого по модели процесса проще понять его ход чем по, например, его словесному описанию.

Под методологией (нотацией) создания модели (описания) бизнес-процесса понимается совокупность способов, при помощи которых объекты реального мира (например, деятельность организации) и связи между ними представляются в виде модели. Рассмотрим самые известные из них .

Нотация IDEF0 (Integration Definitionfor Function Modeling) используется для создания верхнего уровня модели бизнес-процессов и отображает схему выполнения процесса в общем виде. Для IDEF0 имеет значение сторона процесса и связанная с ней стрелка (Рис.3):

• слева входящая стрелка – вход бизнес-процесса – информация (документ) или ТМЦ, который будет преобразован в ходе выполнения процесса;

• справа исходящая стрелка – выход бизнес-процесса – преобразованная информация (документ) или ТМЦ;

• сверху входящая стрелка – управление бизнес-процесса – информация или документ, который определяет, как должен выполняться бизнес-процесс;

• снизу входящая стрелка – механизм бизнес-процесса – то, что преобразовывает вход в выход: сотрудники или техника. Считается, что за один цикл процесса не происходит изменения механизма.

Рисунок 3 – Пример диаграммы IDEF0

Описание выглядит как «чёрный ящик» с входами, выходами, управлением и механизмом, который постепенно детализируется до необходимого уровня. Также для того чтобы быть правильно понятым, существуют словари описания активностей и стрелок. В этих словарях можно дать описания того, какой смысл вы вкладываете в данную активность либо стрелку

Достоинства. IDEF0 – показывает взаимодействие процессов в общем виде, без лишних подробностей.

Недостатки. В IDEF0 выглядят одинаково ресурсные потоки и потоки событий (инцидентов, проблем), роли и средства ТБПИ могут быть представлены в виде механизмов. IDEF0 плохо ориентирована на описание архитектуры программного обеспечения. Нельзя увидеть алгоритма выполнения бизнес-процессов. Требует определенной подготовки для разработки и чтения нотации.

Нотация IDEF3. Стандарт IDEF3 предназначен для описания бизнес-процессов нижнего уровня и содержит объекты – логические операторы, с помощью которых показывают альтернативы и места принятия решений и в бизнес-процессе, а также объекты – стрелки с помощью которых показывают временную последовательность работ в бизнес-процессе.

Сценарием (Scenario) мы называем описание последовательности изменений свойств объекта, в рамках рассматриваемого процесса (например, описание последовательности этапов обработки детали в цеху и изменение её свойств после прохождения каждого этапа). Исполнение каждого сценария сопровождается соответствующим документооборотом, который состоит из двух основных потоков: документов, определяющих структуру и последовательность процесса (технологических указаний, описаний стандартов и т.д.), и документов, отображающих ход его выполнения (результатов тестов и экспертиз, отчетов о браке, и т.д.). Для эффективного управления любым процессом, необходимо иметь детальное представление об его сценарии и структуре сопутствующего документооборота.

Существуют два типа диаграмм в стандарте IDEF3, представляющие описание одного и того же сценария технологического процесса в разных ракурсах. Диаграммы относящиеся к первому типу называются диаграммами Описания Последовательности Этапов Процесса, представленная на рисунке 4 Этапов Процесса представлена на рисунке 4 (Process Flow Description Diagrams, PFDD), а ко второму - диаграммами Состояния Объекта в и его Трансформаций Процессе (Object State Transition Network, OSTN). Предположим, требуется описать процесс окраски детали в производственном цеху на предприятии. С помощью диаграмм PFDD документируется последовательность и описание стадий обработки детали в рамках исследуемого технологического процесса. Диаграммы OSTN используются для иллюстрации трансформаций детали, которые происходят на каждой стадии обработки.

Рис. 4 Пример диаграммыIDEF3 (PFDD)

На рис.4 изображена диаграмма PFDD, являющаяся графическим отображение сценария обработки детали. Прямоугольники на диаграмме PFDD называются функциональными элементами или элементами поведения (UnitofBehavior, UOB) и обозначают событие, стадию процесса или принятие решения. Каждый UOB имеет свое имя, отображаемое в глагольном наклонении и уникальный номер. Стрелки или линии являются отображением перемещения детали между UOB-блоками в ходе процесса. Линии бывают следующих видов:

- Старшая (Precedence) - сплошная линия, связывающая UOB. Рисуется слева направо или сверху вниз.

- Отношения (RelationalLink)- пунктирная линия, использующаяся для изображения связей между UOB

- Потоки объектов (ObjectFlow)- стрелка с двумя наконечниками используется для описания того факта, что объект (деталь) используется в двух или более единицах работы, например, когда объект порождается в одной работе и используется в другой.

Объект, обозначенный J1 - называется перекрестком (Junction). Перекрестки используются для отображения логики взаимодействия стрелок (потоков) при слиянии и разветвлении или для отображения множества событий, которые могут или должны быть завершены перед началом следующей работы. Различают перекрестки для слияния (Fan-inJunction) и разветвления (Fan-outJunction) стрелок. Перекресток не может использоваться одновременно для слияния и для разветвления. При внесении перекрестка в диаграмму необходимо указать тип перекрестка.

Другой класс диаграмм IDEF3 OSTN позволяет рассматривать тот же самый процесс "С точки зрения объекта". На рис.5 представлено отображение процесса окраски с точки зрения OSTN диаграммы. Состояния объекта (в нашем случае детали) и Изменение состояния являются ключевыми понятиями OSTN диаграммы. Состояния объекта отображаются окружностями, а их изменения направленными линиями. Каждая линия имеет ссылку на соответствующий функциональный блок UOB, в результате которого произошло отображаемое ей изменение состояния объекта.

Рис.5 Пример OSTN диаграммы

Достоинства:

1. Идентификация скрытых (неясных) связей процессов между организациями.

2. Выделение избыточных и/или не обеспечивающих "добавленную стоимость" работ.

3. Быстрое проектирование новых процессов.

Недостатки:

Нотация EPC

Event-Driven Process Chain – событийная цепочка процессов. Используется для описания процессов нижнего уровня. Диаграмма процесса в нотации EPC, представляет собой упорядоченную комбинацию событий и функций.

Пример диаграммы представлен на рисунке 6.

Рис.6 Пример EPC-диаграммы

EPC-диаграммы используют символы нескольких видов, чтобы показать структуру потока управления (последовательность решений, функции, события и другие элементы) бизнес-процесса.

Элементы событийных цепочек процессов:

-События являются пассивными элементами в EPC. Событием является состояние, которое встречается перед или после функции, то есть фиксирует состояние определённых параметров на определенный момент времени. Примеры событий: «договор подписан», «требование зафиксировано», «материал на складе». В EPC график событий представлен в виде шестиугольника. EPC-диаграммы должны как начаться с события, так и заканчиваются событием.

-Функции являются активными элементами в EPC. Работа — определенное действие, выполняемое в течение некоторого промежутка времени. Каждая работа может быть декомпозирована.

-Организационная единица — должность в организации (например, «старший мастер») или подразделение организации (например, «отдел закупок»), элемент, которому может быть поручено выполнение функции.

-Информация, материал, или объект ресурса — объекты в реальном мире, например бизнес-объекты, различные сущности, которые могут быть как входными данными, выступающими в качестве основы функции, так и выходными данными, полученными с помощью функции. Примерами являются «материал», «заказ», изображается в виде прямоугольника.

-Логический соединитель — элемент управления в диаграмме, определяющий ветвление потока работ в зависимости от завершения выполнения функции или возникновения событий.

-Логические взаимосвязи — элементы управления, отвечающие за сочленение потоков — конъюнкция, дизъюнкция или строгая дизъюнкция.

-Поток управления соединяет события с функциями, путями процесса или логическими взаимосвязями, создавая хронологическую последовательность или логическую взаимозависимость между ними. Поток управления представлен как пунктирная стрелка.

-Поток информации — соединение функции и входящих и исходящих данных, с которых функция считывает изменения или сама их вносит.

-Назначение организационный единицы — связь между организационной единицей и функцией, за которую она ответственна.

-Путь процесса — элемент, показывающий взаимосвязь с другими процессами.

Достоинства. Простота чтения - каждый блок выделен формой и цветом, очень просто увидеть исполнителей, требующиеся материалы, выделить список возможных состояний системы, список выполняемых в ходе процесса функций. Как и на диаграммах IDEF0, на них можно указать входные и выходные данные каждой функции, проследить логику передвижения входных и выходных данных от блока к блоку. К тому же, в отличие от всё той же IDEF0, появилась возможность распараллеливать процесс, направляя его только по одной из альтернативных веток.

Недостатки.Порой непонятно, как выделить то состояние, в которое переведёт функция систему. В EPC, чтобы подсчитать, какое количество действий выполняет исполнитель, нужно пробежаться по всем блокам действия и проверять, указан ли по нему нужный нам исполнитель.Проблема EPC связана с попыткой приспособить этот инструмент для решения слишком широкого круга задач, без объяснения правил применения для конкретного случая. Как результат, аналитики применяют многие конструкции и механизмы интуитивно и неосознанно.

Нотация BPMN

BPMN (Business Process Model and Notation) – модель бизнес-процессов и нотация. Используется для задач описания пошагового выполнения бизнес-процессов. Спецификация BPMN описывает условные обозначения для отображения бизнес-процессов в виде диаграмм бизнес-процессов. BPMN ориентирована как на технических специалистов, так и на бизнес- пользователей. Для этого язык использует базовый набор интуитивно понятных элементов, которые позволяют определять сложные семантические конструкции. Кроме того, спецификация BPMN определяет, как диаграммы, описывающие бизнес-процесс, могут быть трансформированы в исполняемые модели на языке BPEL. Спецификация BPMN 2.0 также является исполняемой и переносимой. Основная цель BPMN — создание стандартного набора условных обозначений, понятных всем бизнес- пользователям.

Пример диаграммы представлен на рисунке 7.

Выделяют четыре основные категории элементов:

-Объекты потока управления: события, действия и логические операторы

-Соединяющие объекты: поток управления, поток сообщений и ассоциации

-Роли: пулы и дорожки

-Артефакты: данные, группы и текстовые аннотации.

Элементы этих четырёх категорий позволяют строить простейшие диаграммы бизнес-процессов. Для повышения выразительности модели спецификация разрешает создавать новые типы объектов потока управления и артефактов.

Рис.7 Пример BPMN-диаграммы

Достоинства:

1. В «минимальной комплектации» BPMN — простой, удобный и лаконичный способ описания архитектуры предприятия (enterprisearchitecture), поддерживающий процессный подход и синтаксически близкий к языкам-предшественникам семейств ARIS, IDEF и пр.

2. BPMN — свободная нотация, на базе которой успешно создаются свободные средства BPMN-моделирования.

3. BPMN способен моделировать исполняемые процессы, доведенные в своей формализации до такого автоматизируемого уровня, при котором, например, проверку условий и выполнение сценариев (scripttasks) можно доверить машине, а не ее оператору.

4. BPMN отличается наличием унифицированного XML-формата хранения (точнее, экспорта-импорта) диаграмм, и некоторые BPM-инструменты этот формат поддерживают.

Недостатки:

Проблемы нотации BPMN связаны с тем, что схемы, как правило, оказываются перегруженными деталями и подробностями, потому трудночитаемыми. Выход видится в разработке методики построения иерархических многоуровневых моделей, где верхний уровень описывает контекст исполнения всего процесса, средний — логику исполнения, а нижний уровень — детали реализации отдельных операций. BPMN не ориентирована на описание ресурсных потоков, что затрудняет описание технологических и логистических процессов, использующих большое количество разных ресурсов. BPMN хорошо ориентирована на описание архитектуры программного обеспечения. BPMN хорошо представляет логику синхронных и асинхронных процессов и событий, поддерживает выход на динамическое моделирование процессов.

Инструментальные средства. ARIS Business PERFOMANCE Edition (IDS Scheer AG).

Платформа ARIS Business Perfomance Edition поддерживает полный цикл управления бизнес-процессами: от описания стратегии до контроллинга.

Программные продукты модуля ARISD esign Platform (ARIS Business Architect, ARIS Business Designer, ARIS Business Publisher и прочие) позволяют моделировать, оптимизировать и публиковать бизнес-процессы.

Поддерживается проектирование диаграмм бизнес-процессов в таких популярных нотациях, как IDEF, Basic Flowchart, Cross Functional Flowchart, EPC, BPMN, BPEL. Кроме того, поддерживается создание собственных типов диаграмм.

Поддерживается имитационное моделирование. Проводятся стоимостной анализ, анализ загрузки ресурсов, анализ на наличие информационных разрывов в процессе, анализ семантики процесса, анализ процессов, поддерживаемых информационными системами, отчет по критическим точкам процесса.

Программные продукты модуля ARIS Controlling Platform (ARIS Process Performance Manager, ARIS Risk&Compliance Manager) позволяют контролировать выполнение бизнес-процессов и анализировать причины отклонений от плановых показателей, а также проверять разработанные модели процессов на соответствие требованиям стандартов и нормативных актов.

Система позволяет получение большого набора отчетности по разработанным моделям. Все отчеты могут быть выгружены в Word, Exсel, html-файлы, текстовые файлы и т.д.

Штатные возможности системы позволяют организовать многопользовательский доступ к моделям с различным уровнем доступа к данным, построить распределенные базы данных.

Система поддерживает интеграцию с 1C, SAP, Oracle, MSBiz Talk Server, DMS (Lotus, Documentum, WebSphera), Ultimis, а также с другими средствами моделирования и анализа бизнес-процессов — AllFusion, ERStudio, PowerDesigner, OracleDesigner, RationalRose и др.

AllFusion Process Modeler —BPWin. Инструмент визуального моделирования бизнес-процессов.

Cредство, используемое при моделировании и создании баз данных произвольной сложности на основе диаграмм "сущность - связь".

Один из лидеров российского рынка. Локализован. Продажи, поддержка, обучение в России.Продукт позволяет разрабатывать бизнес-процессы в популярных нотациях моделирования бизнес-процессов: IDEF0 (рекомендации Госстандарта РФ, федеральный стандарт США), потоков работ IDEF3 (федеральный стандарт США) и потоков данных (DFD). Диаграммы могут разрабатываться с различной степенью детализации.

Система имеет развитую систему встроенной регламентной отчетности. Кроме того, генератор шаблонов ReportTemplateBuilder позволяет разрабатывать свои шаблоны отчетов.

Разработанные модели могут быть импортированы в среду имитационного моделb

Hyperion Performance Scorecard (Oracle)

Hyperion Performance Scorecard — специализированный программный продукт, позволяющий связать стратегические цели и оперативные задачи компании и организовать комплексный мониторинг процесса реализации стратегии.

Система позволяет определить набор ключевых показателей деятельности, зависимости между стратегическими целями, критическими факторами успеха и конкретными действиями, необходимыми для достижения поставленных целей.

HyperionPerformanceScorecard содержит эффективные средства визуального анализа показателей, позволяющие одновременно сравнивать реальные достижения компании с поставленными целями, лучшими отраслевыми показателями или любыми другими ориентирами, а также контролировать динамику изменения ключевых показателей во времени. Система допускает различные варианты отображения данных и позволяет хранить текстовую информацию, комментарии и файловые приложения так, чтобы информация была доступна в рамках всего предприятия.

Система Hyperion Performance Scorecard позволяет организовать импорт данных из любых внешних систем, включая бухгалтерские системы, ERP–системы и др.

Bizagi — это BPM-система, разработанная одноименной компанией, и направленная на моделирование, исполнение, автоматизацию и анализ бизнес-процессов. Система Bizagi включает 3 модуля для полноценной настройки процессов:

Modeler — полнофункциональная среда моделирования процессов в нотации BPMN;

Studio — среда разработки бизнес-процессов;

Engine — среда исполнения процессов, которая доступна пользователям в любом браузере с любого устройства.Modeler — это дизайнер бизнес-процесса, где моделируется последовательность действий и событий. Важно понимать, что созданный в Modeler бизнес-процесс — это только картинка, графическое отображение моделируемого процесса, но еще не сам автоматизированный алгоритм действий. Непосредственно сами ответственные за бизнес-процесс, роли и бизнесправила назначаются на следующем этапе программирования и не зависят от того, какой дизайн вы смоделировали на этом этапе. Дизайн бизнес-процесса нужен просто для того, чтобы согласовать схему работы с пользователями.

1.3 Необходимость регламентации бизнес-процессов

Если бизнес-процессы предприятия  не регламентированы, то работа ведется на основе устоявшихся норм и правил, хранящихся в умах сотрудников. Результат достигается, и не важно, хорошо ли, плохо ли. При такой организации работы неизбежны серьезные потери различных видов ресурсов (финансовых, материальных, человеческих,  временных).

Даже если документировать такую работу (описать работу, оформить регламент), важно понимать, что регламентация, не сопровождаемая анализом и изменениями существующих процессов, эффекта почти не дает.

Для соответствующего выполнения бизнес-процессов разрабатывают регламенты и инструкции.

Регламентация – это установление подробных правил, определяющих порядок деятельности государственного органа, учреждения, организации и др. [13, с.45].

Введем общие понятия регламента и инструкции.

Регламенты описывают процессы взаимодействия исполнителей, инструкции – порядок действий отдельных исполнителей при реализации бизнес-процессов.

Процессы нужно описывать и регламентировать  для:

•    Анализа проблем, узких мест, потерь при выполнении процессов с последующей разработкой и реализацией мероприятий по улучшению;

•    Стандартизации деятельности, обеспечения четкой повторяемости процессов и возможности управления ими;

•    Тиражирования опыта в другие организации (филиалы, новые предприятия);

•    Накопления знаний и передачи их новым сотрудникам (при обучении, приеме на работу)

•    Для проведения внутренних аудитов.

В российских компаниях вопрос регламентации решается часто формально. Сказывается отсутствие понимания целей и задач регламентации, адекватных методик и опыта, подготовленных специалистов. 

Часто отсутствует предварительно построенная системы процессов (рис.8), четко фиксирующая на всех уровнях рассмотрения взаимодействия и взаимозависимости регламентируемого бизнес-процесса.

 

 

Рис.8 Области регламентации при наличии системы бизнес-процессов [13, с.53]

Без предварительно построенной системы процессов традиционны следующие ошибки:

•    смешиваются процессы разных уровней;

•    неправильно определены границ процессов;

•    регламентация проводится бессистемно, под влиянием возникшей потребности. Регламентируются хаотично выхваченные куски цепочек работ (см. рис. 9);

•    управление процессами (деятельность по управлению) в регламентах либо не рассматривается совсем, либо о нем упоминается поверхностно;

•    о входах и выходах в регламентах либо не говорится, либо они перечислены не полностью;

•    одна и та же работа в разных регламентах может быть описана по-разному, в зависимости от точки зрения автора.

 

Рис.9 Области регламентации в случае отсутствия системы бизнес-процессов [13, с.55]

С такими регламентами бизнес-процессов невозможно работать ни с точки зрения улучшения, ни с точки зрения организации управления. Формальный подход к выделению и регламентации процессов приводит к созданию массы не работающих на практике, противоречащих друг другу, не нужных работникам документов.

1.4 Описание и регламентация бизнес-процессов

Некоторые управленцы задают следующий вопрос: «Зачем нам необходимо описывать бизнес-процессы?» Зачастую это связано с тем, что данная группа руководителей предпочитает решать вопросы без предварительного глубокого анализа проблемы на интуитивном уровне. Может быть, в каких-то случаях опыт и помогает, но в большинстве случаев к решению проблем это не приводит.

Как известно, при ремонте автомобиля в автосервисе сначала проводится диагностика, при лечении пациента в больнице сначала проводится его обследование — при решении проблем в компаниях должна быть аналогичная ситуация. И одним из наиболее эффективных инструментов анализа проблемной ситуации, на наш взгляд, является описание бизнес-процессов (или проведение анализа уже описанных бизнес-процессов).

Описание бизнес-процессов является одним из наиболее трудоемких этапов проекта и требует не только больших затрат времени, но и глубокого и вдумчивого подхода к анализу процессов. Процессы можно описывать, используя различные инструменты: EXCEL, BPWin, ARIS, MS Visio [17, с.90]. Главное то, чтобы готовые схемы были понятны и отражали сущность процессов. В этом случае немаловажной является квалификация руководителя проекта и внешних аналитиков, которые должны иметь достаточный уровень образования в сфере экономики предприятия и менеджмента и достаточный опыт реализации подобных проектов.

Наш опыт и опыт специалистов по процессному управлению говорит о том, что описание тотально всех процессов предприятия на нижнем уровне детализации (т.е. доведенное до первичных документов) является некорректно поставленной задачей. Ни одна группа сколь угодно увлеченных такой задачей специалистов не довела ее до конечного результата. Глубину описания, на наш взгляд, необходимо варьировать в зависимости от поставленных задач проекта и специфики конкретного процесса. Так, в результате работы над проектами по описанию и регламентации бизнес-процессов нами проводилось описание основных бизнес-процессов до уровней, приведенных в таблице 1.

Таблица 1. Уровни описания основных бизнес-процессов

Процесс	Число уровней декомпозиции
Производство	5-7
Сбыт	4
Маркетинг	3
Снабжение	4
Логистика	4
Разработка продукта	3

Наиболее трудоемкими для описания являются производственные процессы — число уровней описания в машиностроительной компании достигало семи. Однако, для каждой конкретной компании должно быть определено свое число уровней описания производственных процессов, которое бы позволило без проблем анализировать процесс и составить регламентирующую документацию.

В таблице 2 приводится число уровней, до которых проводилось описание обеспечивающих процессов.

Таблица 2. Уровни описания обеспечивающих бизнес-процессов

Процесс	Число уровней декомпозиции
Автообеспечение	4
Административное обеспечение	4
Бухгалтерское обеспечение	4
Информационное обеспечение	3
Обеспечение безопасности	4
Обеспечение качества	5
Обеспечение охраны труда и промышленной безопасности	5
Обеспечение персоналом	4
Техническое обеспечение и ремонты	4
Хозяйственное обеспечение	3
Финансовое обеспечение	4
Экономическое обеспечение	4
Энергообеспечение	3
Юридическое обеспечение	3

Так, наиболее трудоемкими для описания были процессы «Обеспечение качества» и «Обеспечение охраны труда и промышленной безопасности».

Описание до приведенных в таблицах 1–2 уровней позволило разграничить ответственность, устранить дублирование функций, составить регламенты процессов верхнего уровня, должностные инструкции средней степени детализации, положения о подразделениях и определить число необходимых регламентов процессов нижнего уровня. Уже на этом этапе была проведена оптимизация деятельности компаний за счет объединения повторяющихся действий в единых центрах и исключения дублирования.

1.5 Разработка регламентов бизнес-процессов

Реализация проектов по описанию и регламентации бизнес-процессов позволила выделить следующие области регламентации деятельности компаний (см. рис.10):

Рис.10. Последовательность регламентации системы управления процессами [15, с.63]

Регламентация процессов верхнего уровня представляет собой разработку регламентов процессов верхнего уровня. Данные регламенты включают в себя структуру процесса, распределение ответственности, показатели эффективности (KPI), технологию процесса, ресурсы процесса, границы поцесса. Эти регламенты являются руководящими документами для топ-менеджеров и владельцев процессов.

Регламентация процессов на нижнем уровне. В данном случае разрабатываются пошаговые регламенты процессов нижнего уровня с указанием конкретных действий и времени их выполнения работниками. Эти регламенты являются руководящими документами как для рядовых исполнителей, так и для менеджмента компании.

Регламентация системы управления процессами. Регламенты системы управления процессами — ключевые документы системы процессного управления. В данных регламентах необходимо установить механизм обратной связи, так как отсева неудачных решений можно добиться только в том случае, когда будет построен механизм обратной связи. И задача заключается не только в том, чтобы прописать регламенты, а еще и в том, чтобы построить правильный механизм развития этих регламентов, эволюции на основании обратной связи, которая будет получена в результате оценки эффективности всей системы процессов. Поэтому оценка эффективности деятельности того или иного регламента очень важна.

Данный вид регламентации мы выделили отдельно, хотя данный процесс входит в сеть процессов компании и в принципе также состоит из регламентов верхнего и нижнего уровня.

Добиться работы механизма обратной связи можно, построив эффективную систему контроля исполнения регламентов. Жесткий контроль исполнения регламентов вынуждает работников самостоятельно инициировать изменения в регламенты, которые должны сделать их более актуальными и рациональными. Естественно, каждое изменение в регламент должно анализироваться владельцем процесса и подразделением, отвечающим за работу системы управления процессами.

Регламентация деятельности работников и подразделений. В данном случае разрабатывается документация, связывающая функциональное и процессное управление. Такими документами в основном являются положения о подразделениях и должностные инструкции. Для примера приведен алгоритм формирования должностной инструкции заведующего фермой для сельскохозяйственной компании (см. рис.11).

Рис.11. Алгоритм формирования должностной инструкции [18, с.105]

Как видно из рис. 4, данный вид регламентации является наиболее простым, так как представляет собой лишь сбор функций должностного лица в различных процессах (или сбор функций подразделения в различных процессах).

Внедрение информационных систем для управления бизнес-процессами

Существующая в последнее время мода на автоматизацию бизнес-процессов лишь оголила и усилила проблемы управления и необходимость системного подхода к их решению. Многие крупные компании пытаются решить все сложности, вытекающие из неэффективного управления, с помощью фирм–автоматизаторов и программистов. В результате огромных затрат на автоматизацию неструктурированного хаоса получается автоматизированный хаос, что еще хуже.

Поэтому, для эффективной автоматизации бизнес-процессов необходимо создать правильное пространство для взаимодействия между IТ и управленцами, где люди должны говорить на одном языке и должна быть выработана общая система понятий.

Как известно, в основе информационной управленческой технологии лежат различные концепции. Напомним некоторые наиболее известные концептуальные управленческие направления, характерные для IT-систем, а именно:

• «ERP» — подразумевает планирование развития и использования ресурсов предприятия (отсюда и аббревиатура — от англ. «Enterprise Resource Planning»).
• «Процессный подход к управлению» — предполагает, что объект управления представлен системой процессов, а управление осуществляется по отклонениям от заданного значения показателей этих процессов.

Согласимся с С.А. Дзюбой, который приводит недостатки ERP-систем. Централизованность структур данных, которая является основой построения ERP-системы, помимо очевидных преимуществ порождает и следующие недостатки [4, с.99]:

• централизация структур данных, в рамках которой интегрируются стабильные и нестабильные процессы, что в целом неизбежно приводит к снижению пропускной способности системы в целом;
• специализированные отраслевые решения всегда обладают ограниченной приспосабливаемостью к специфике конкретных процессов;
• такой полный функционал систем, как комплексная автоматизация всех сторон деятельности предприятия практически нигде не используется. Первопричиной этого является их конструктивная централизованность, порождающая универсальные и жестко интегрированные решения;
• большие затраты на этапе внедрения системы и еще большие затраты при ее сопровождении.

В качестве реальной альтернативы ERP-системам С.А. Дзюба предлагает рассматривать построение корпоративных информационных систем на базе процессных решений. В рамках таких решений автоматизации подвергаются отдельные процессы или группы тесно связанных процессов. В отличие от централизованных ERP-систем, их увязка осуществляется не как централизованная, а как обменная интеграция. Это означает, что каждая процессная система владеет собственной структурой данных, между которыми устанавливается процедура обмена.

В то же время, как мы видим, несмотря на фактическую востребованность именно процессных систем, производители программного обеспечения с невероятным упорством продвигают системы централизованные.

В отношении группы компаний, задействованных в области информационных технологий, следует отметить их узкоспециализированную направленность. Одним из отрицательных моментов, характеризующих деятельность компаний данной группы, является недостаточное внимание вопросам повышения управляемости и эффективности деятельности клиента. Основным направлением услуги в данном случае является установка соответствующего программного обеспечения и, как правило, уделяется недостаточное внимание другим составляющим (реинжинирингу бизнес-процессов, стратегии, маркетингу).

В то же время, системы управления предприятиями должны быть ориентированы не на информационные технологии, а на стратегию конкуренции и эффективные бизнес-процессы. Для понимания всего этого не нужно разбираться в информационных технологиях — достаточно понимания конкурентного преимущества, к которому стремится компания.

Таким образом, перед тем, как приступить к автоматизации, необходимо реально понять процесс и увидеть возможности его улучшения. Это важно, так как некоторые предлагают автоматизировать выполнение операций, которые неэффективны и требуют улучшения. Процесс «электронизации» регламентов должен начинаться с формализации текущей деятельности (то есть с описания и оптимизации бизнес-процессов), выяснения того, какие изменения должны быть внесены в существующую систему управления для ее соответствия реальным целям организации.

Запуск системы управления бизнес-процессами в компании

Ключевым элементом системы управления процессами в компании является должностное лицо или подразделение, ответственное за данную систему. На небольших предприятиях с численностью до 300 человек за систему управления процессами по возможности может отвечать директор (или генеральный директор) компании. На предприятиях имеющих большую численность и более сложную систему процессов, для обеспечения работоспособности системы необходимо специальное подразделение (ОУБП — отдел управления бизнес-процессами). Иногда можно увидеть, что на некоторых предприятиях данные функции осуществляет отдел, ответственный за систему менеджмента качества.

Основными функциями ОУБП являются:

• Ведение архива регламентов процессов;
• Контроль исполнения регламентов процессов;
• Планирование целевых значений по ключевым показателям бизнес-процессов;
• Сбор информации о функционировании бизнес-процессов;
• Контроль и анализ показателей процессов;
• Контроль выполнения мероприятий по улучшению процессов;
• Обеспечение процесса внесения изменений в регламенты;
• Обучение новых сотрудников работе в системе управления процессами;
• Организация разработки решений по улучшению бизнес-процессов;
• Организация разработки регламентов новых процессов.

Необходимо, чтобы работники данного подразделения осваивали методы анализа и управления бизнес-процессами с самого начала работ по постановке системы процессного управления в компании и принимали активное участие в проекте по его постановке. ОУБП должен стать главным помощником генерального директора по реализации программ изменений в организации, центром мониторинга и анализа информации по бизнес-процессам, который предоставляет информацию для принятия решений.

2. Рекомендации по разработке регламента бизнес-процесса «Управление делопроизводством»

2.1 Описание регламента бизнес-процесса «Управление делопроизводством» ООО «ИМПЕРИЯ»

1. Общие положения

1. Регламент по документообороту в ООО «ИМПЕРИЯ» (далее – Инструкция) разработана в соответствии с Типовыми правилами документирования и управления документацией в организациях РФ.
2. Настоящая инструкция определяет правила подготовки, оформления и прохождения документов ООО «ИМПЕРИЯ» (далее – ООО).
3. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей инструкцией, обязательны для исполнения всеми работниками ООО «ИМПЕРИЯ».
4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства ООО, соблюдение установленных Инструкцией правил и порядка работы с документами возлагается Административного директора ООО и лицо ответственное за делопроизводство (далее – делопроизводитель, офис-менеджер ООО), назначаемое руководителем ООО «ИМПЕРИЯ» из числа работников ООО.
5. Делопроизводитель осуществляет:

Прием, регистрацию и учет поступающих непосредственно в ООО документов;

Учет и регистрацию исходящих документов ООО;

Контроль за ходом движения документов;

Подготовку информации руководству о документах, находящихся на исполнении, в том числе срок исполнения которых истек;

Сверку наличия документов, поступивших в ООО;

Права, обязанности и ответственность делопроизводителя ООО определяются должностной инструкцией, разрабатываемой с учетом положений настоящей Инструкции.

1. Работники ООО «ИМПЕРИЯ» несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
2. Руководители структурных подразделений должны обеспечить ознакомление вновь принятых работников с настоящей Инструкцией и другими локальными актами, регламентирующими порядок работы с документами.
3. Контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляет Юридический отдел.
4. Делопроизводство в ООО «ИМПЕРИЯ» ведется на русском языке.

2. Общие правила оформления документов

1. При оформлении документа используются следующие реквизиты:

• Дата документа;
• Регистрационный номер документа;
• Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа (в случае подготовки ответа на входящий документ);
• Гриф ограничения доступа к документу;
• Адресат;
• Гриф утверждения документа;
• Резолюция;
• Заголовок к тексту;
• Отметка о контроле;
• Отметка о наличии приложения;
• Подпись;
• Гриф согласования документа;
• визы согласования документа;
• отметки об исполнителе.

1. Дата документа

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания, для акта – дата события.

Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является дата, поставленная организацией, подписавшей документ последней.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например: дату 3 февраля 2017 года следует писать 03.02.17. или 03.02.2017 года.

Дата финансовых документов оформляется только словесно-цифровым способом без кавычек. Например: 4 апреля 2017 года.

1. Регистрационный номер

Регистрационный номер входящего документа состоит из телеграфного шифра (условное обозначение организации, структурного подразделения), утвержденного директором и порядкового номера.

Регистрационный номер исходящего документа, являющегося инициативным письмом, состоит из телеграфного шифра, порядкового номера и буквы «И».

Пример: Вх.КСН/2132 (регистрация входящего документа)

№КСН/254-И (регистрация исходящего документа).

Исходящий номер документа, являющегося ответом на входящий документ, состоит из телеграфного шифра, индекса структурного подразделения по номенклатуре дел, порядкового номера документа, отделённых друг от друга косой чертой - №КСН/6/255-И.

1. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа.

Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа» включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ, например: на Вх. КСН/451 от 15.02.2017.

1. Адресат

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица.

Наименования организации, ее структурных подразделений указываются в именительном падеже.

Должность и фамилия лица, кому адресован документ, указываются в дательном падеже.

Если документ направляется в несколько однородных организаций, то их следует указать обобщенно.

Пример: Руководителям структурных

подразделений ООО «ИМПЕРИЯ»

(по списку)

Документ не должен содержать более 4 адресатов, за исключением документов, направляемых в международные организации.

Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым и далее адресатом не указывается.

Документ оформляется и подписывается в каждый адрес получателя отдельно.

При большом количестве адресатов составляется указатель рассылки.

При направлении документа физическому лицу вначале указывается фамилия и инициалы имени и отчества получателя, затем почтовый адрес.

1. Утверждение документа

При необходимости документ подлежит утверждению. Утверждение документа производится путём проставления грифа утверждения или издания распорядительного документа в соответствии с локальными актами ООО.

Гриф утверждения документа располагается в верхнем правом углу первого листа и состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточия), наименования должностного лица, утверждающего документ, его подписи, расшифровки подписи (фамилии, инициалов имени и отчества) и даты утверждения.

Пример: УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО «ИМПЕРИЯ»

____________________(расшифровка подписи)

«___»____________200__г.

При утверждении документа двумя лицами одного уровня должностей их грифы утверждения располагаются на одном уровне соответственно в левом и правом углах документа.

При утверждении документа приказом или протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

1. Резолюция

В резолюции отражаются результаты рассмотрения входящего документа руководителем и содержатся конкретные поручения по его исполнению.

Резолюция заносится руководителем в карточку резолюции, где указываются:

• • • Регистрационный номер и дата входящего документа;
    • Автор резолюции;
    • Дата резолюции;
    • Краткие и исчерпывающие поручения о порядке и характере исполнения документа;
    • Срок исполнения;
    • Исполнитель/исполнители

1. Заголовок к тексту

Заголовок – краткое изложение содержания текста документа. Заголовок должен быть максимально кратким и точно передавать смысл текста.

1. Отметка о контроле

Отметка о контроле проставляется на документах, исполнение которых контролируется, и состоит из литера «К».

1. Отметка о наличии приложения

Если документ имеет приложение, названное в тексте, то в отметке о наличии приложения указывается количество листов, экземпляров и язык исполнения приложения.

Пример: Приложение: на 4 л. В 2-х экз. на государственном и русском языках.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается наименование приложенного документа, количество листов, количество экземпляров и язык исполнения приложения. При наличии нескольких приложений их нумеруют. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Пример: Приложения:

1. Справка о численности работников ООО «ИМПЕРИЯ» на 2 л. в 1 экз. на русском языке.
2. Подпись

Документы подписываются должностными лицами в соответствии с их должностными полномочиями.

Реквизит «Подпись» состоит из:

Наименования должности лица, подписавшего документ;

Наименования организации или структурного подразделения (если документ оформлен не на фирменном бланке);

Личной подписи;

Расшифровки подписи (инициалов имени и фамилии).

При подписании документа несколькими лицами различных уровней должностей, их подписи располагаются одна под другой в соответствии с убыванием служебной иерархией должностей.

При подписании документа двумя лицами одного уровня должности их подписи располагаются на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Пример: Председатель комиссии _________Расшифровка подписи

Члены комиссии _________Расшифровка подписи

________Расшифровка подписи

Гриф согласования документа располагается на обороте последнего листа документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО (СОГЛАСОВАН, СОГЛАСОВАНА, СОГЛАСОВАНЫ), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования.

1. Отметка об исполнителе

Каждый документ должен содержать отметку о непосредственном исполнителе документа.

Отметка об исполнителе располагается в левом нижнем углу на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа и состоит из сокращенного слова «Исп.», инициалы имени исполнителя документа, шифра структурного подразделения, в котором он работает, и номера телефона.

Пример: Исп. Черняев А. – ЦЮ 475149

3. Порядок приема и регистрации входящей корреспонденции

1. Входящая корреспонденция, адресованная руководству ООО, принимается и вскрывается офис-менеджером ( далее – делопроизводитель).

При вскрытии конвертов проверяются целостность упаковки , комплектность вложенных документов.

Неправильно адресованные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

Конверты поступившей документации не уничтожаются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и/или дату отправки документа.

Конверты с документами с пометой «Лично» не вскрываются и передаются по назначению.

1. Входящая корреспонденция, адресованная руководству ООО, регистрируется делопроизводителем с 9.00 до 18.00 часов.

Документы, поступившие в адрес руководства после 18.00 часов (за исключением срочных) регистрируются и направляются руководству ООО на следующий день.

Делопроизводитель ООО не в праве регистрировать корреспонденцию, не адресованную непосредственно ООО.

1. Корреспонденция принятая напрямую руководством, должна быть передана делопроизводителю для регистрации.
2. Работникам ООО запрещается принимать на исполнение незарегистрированную корреспонденцию.

4. Оформление и регистрация исходящей корреспонденции

1. Исходящая корреспонденция (письма) готовятся и подписываются в двух экземплярах. Второй экземпляр документа с визами согласования руководителя структурного подразделения, подготовившего ответ, причастных структурных подразделений в соответствии с резолюцией руководства ООО, хранится в структурном подразделении – исполнителя согласно номенклатуре дел.
2. Исходящие письма после согласования и подписания документа печатаются на фирменном бланке установленного образца с учетом параметров: поля текста сверху – 5,5 см., снизу, слева – 2,5 см., справа – 1,5 см., колонтитулы – от 1,25 до 1,27 см., направляются на подпись руководству ООО и регистрируются в день подписания документа.
3. Наименования государственных органов, сторонних организаций, упомянутых в исходящей корреспонденции, излагаются в соответствии с их официальным названием.
4. Документы, направляемые в Администрацию города, района и т.п., подписываются директором ООО, или лицом, уполномоченным им, в обязательном порядке визируются заместителями директора и согласовываются с руководителем структурного подразделения, инициирующего письмо и руководителем заинтересованного структурного подразделения.

• Исходящая корреспонденция, содержащая информацию финансового характера, в том числе касающуюся вопросов гарантии оплаты, в обязательном порядке визируется главным бухгалтером и финансовым директором;
• По правовым вопросам согласовывается и визируется юристом и административным директором;
• По производственным вопросам – соответствующими структурными подразделениями и техническим директором.

1. Регистрация исходящего документа, являющегося ответом на запрос, осуществляется при наличии входящего документа.
2. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма (факты, события, ссылки на другие документы), затем излагаются выводы, предложения просьбы.
3. Тексты писем должны соответствовать принятым литературным нормам современного языка.
4. Исходящий документ должен иметь дату (число, месяц, год), приводимую сокращенно (например: 15.08.2017), и регистрационный номер.
5. Отправку исходящей корреспонденции осуществляет исполнитель.

Для обеспечения оперативной отправки в государственные органы и организации срочных документов, работники структурных подразделений (исполнители) по согласованию с получателем осуществляют передачу указанных документов по факсимильной связи, электронной почте или их доставку по городу самостоятельно под личную ответственность.

1. Ответственность за отправку документа по неправильному адресу, указанному в документе (листе рассылке), несет исполнитель документа.

5. Работа с внутренней корреспонденцией

1. К внутренней корреспонденции относятся служебная переписка заместителей директора, главного бухгалтера между собой и директором ООО, переписка между отделами (структурными подразделениями), информация подготовленная структурными подразделениями для руководства ООО, заявки, отчеты, справки, анализ работы, протоколы и другие.
2. Внутренняя входящая и исходящая корреспонденция регистрируется делопроизводителем, а также при наличии системы электронного документооборота сохраняется в базе системы.

6. Локальные акты Общества

1. Локальные акты ООО подразделяются на основные и производные.

К основному виду локальных актов относятся организационно-распорядительные акты – приказы и распоряжения, а также решения оформляемые протоколами.

К производному виду локальных актов относится регламент, положение, правило, инструкция.

1. Инициатором издания приказов и распоряжений могут быть руководство ООО, его структурные подразделения.
2. Разработка проектов приказов и распоряжений, подписываемых руководством ООО, осуществляется самостоятельно структурными подразделениями в зависимости от вопроса, затрагиваемого соответствующим проектом и должны иметь следующие реквизиты:

• Указание на форму акта;
• Заголовок, обозначающий предмет регулирования данного акта;
• Место и дату принятия акта;
• Регистрационный номер акта;
• Подпись руководства.

1. Текст распоряжения, как и приказа, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть распоряжения начинается устойчивыми формулировками (в целях, в соответствии, во исполнение). Распорядительная часть распоряжения оформляется также, как и в приказе, но без слова «ПРИКАЗЫВАЮ:»
2. Проект приказа, распоряжения должен соответствовать следующим требованиям:
3. Жирным шрифтом печатаются:

Заголовок, который располагается по центру листа;

Слово «ПРИКАЗЫВАЮ:» (в тексте приказа пишется выделенными, прописными буквами и его перенос запрещается);

1. Проект приказа должен иметь следующую структуру:
2. Заголовок, определяющий основное содержание проекта приказа;

2)Констатирующую часть (преамбулу), в которой излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа, даются ссылки на документы (преамбула, как правило, начинается словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и так далее). В преамбуле могут быть приведены ссылки на нормативно-правовой акт, локальные акты ООО или предыдущие акты, в реализацию которых принимается данный локальный акт.

1. Дата в тексте приказа или распоряжения пишется следующим образом: 14 марта 2017 года.

После текста (в конце последней страницы, слева) указываются фамилия, инициалы имени исполнителя, телеграфный шифр структурного подразделения, подготовившего приказ, и номер телефона исполнителя.

1. В случае, когда приказом или распоряжением утверждается персональный состав какого-либо органа (комиссии, рабочей группы) фамилии, имена, отчества и должности лиц, участвующих в их работе, указываются полностью.

7. Согласование проектов локальных актов

1. Согласование проекта локального акта заинтересованными структурными подразделениями ООО осуществляется с учетом предмета рассматриваемых вопросов с учетом их компетенции.
2. На согласование направляются основной и производный вид локального акта.
3. Проект приказа и распоряжения согласовывается в следующем порядке и последовательности:
4. Руководитель структурного подразделения – разработчика;
5. Руководители заинтересованных структурных подразделений;
6. Юрист – для проведения правовой экспертизы в целях обеспечения соответствия законодательству РФ;
7. Заместители директора – курирующие вопросы, отраженные в проекте локального акта.

Срок согласования локального акта основного вида в заинтересованных структурных подразделениях не должен превышать одного рабочего дня.

Срок согласования локального акта производного вида не должен превышать трёх рабочих дней.

При проведении объёмной правовой экспертизы, срок согласования юристом не должен превышать более пяти рабочих дней.

Срок исчисляется со дня поступления локального акта в заинтересованное структурное подразделение ООО.

1. Замечания рецензента по локальному акту должны содержать предложение по устранению недостатков, а также относится непосредственно к вопросам его компетенции, быть обоснованными, исчерпывающими.

Структурное подразделение – разработчик устраняет замечания, с которыми он согласен, готовит окончательный вариант проекта и направляет на повторное согласование.

8. Порядок организации и контроля договорной работы в ООО «ИМПЕРИЯ»

1. Порядок подготовки, составления, заключения и контроля за исполнением договоров (контрактов) 

1) При подготовке и составлении договоров (контрактов) устанавливается следующий порядок.

2) Проект договора (контракта) разрабатывается по инициативе должностного лица самостоятельного отдела предприятия, которое в пределах своей компетенции уполномочено в его подготовке для заключения от имени предприятия и согласуется с соответствующими подразделениями.

3) Для разработки, согласования проекта договора (контракта) и последующего контроля за его исполнением руководителем отдела определяется ответственный исполнитель.

4) При разработке проекта (контракта) договора ответственный исполнитель обязан выяснить:

- Целесообразность его заключения;

- Правильность оформления и содержания;

- Полномочия представителя другой стороны на его подписание (доверенность, учредительные документы);

- Необходимость приобретения товаров, работ и услуг;

- Цель приобретения продукции;

- Данные об объеме заказываемых товаров, работ и услуг;

Данные о контрагенте; 

- Необходимые сроки исполнения договора;

Ответственный исполнитель обязан потребовать от организации, с которой планируется заключение договора (контракта) лицензию (разрешение), если в соответствии с действующим законодательством РФ для исполнения обязательств по договору она необходима, а так же копии учредительных документов (устав, учредительный договор и т.п.). 

51. Выбор контрагентов для заключения договора (контракта) осуществляется в соответствии с действующим законодательством РФ.

52. В случае осуществления закупок товаров, работ, услуг не на тендерной основе ответственный за подготовку договора (контракта) исполнитель обязан провести сравнительный анализ поставщиков, уточнить с ними цены, надбавки, условия поставки и форму оплаты, подготовить справку, в которой отражаются основания сделанного выбора.

Решение о заключении договора (контракта) принимает директор или уполномоченное им лицо.

53. Все проекты хозяйственных договоров (контрактов), поступившие от контрагентов, либо подготовленные самостоятельным отделом предварительно представляются юрисконсульту для правовой экспертизы. После проведения экспертизы и визирования договора, юрисконсульт направляет договор в бухгалтерию.

54. Бухгалтерия определяет наличие источника финансирования, проверяет договор (контракт) на предмет соответствия действующему законодательству указанных в нём условий расчётов, проверяет правильность исчисления налогов, других платежей и визирует договор (контракт).

55. При подписании договора (контракта) директором, обязательна виза главного инженера либо заместителя директора, курирующего отдел, подготовивший проект договора (контракта).

56. Поступивший проект договора (контракта) на предприятие от контрагента направляется в отдел по принадлежности. Получив проект договора (контракта), начальник отдела назначает ответственного исполнителя по договору (контракту). Исполнитель визирует и согласовывает его.

57. В случае выявления в проекте договора (контракта) положений не соответствующих действующему законодательству РФ и интересам предприятия он направляется на доработку. Все замечания к договору (контракту) оформляются в письменном виде.

58. Окончательно отработанный проект договора (контракта), после получения визы юрисконсульта предоставляется на подпись руководству предприятия и скрепляется печатью предприятия. 

59. Срок согласования проекта договора (контракта) не должен превышать пяти дней.

60. Запрещается представление проекта договора (контракта) на подпись руководству предприятия без согласования с причастными отделами и должностными лицами. 

61. Какие либо исправления, замечания или дописки в окончательном тексте договора (контракта) запрещаются. 

62. Наименование сторон в преамбуле договора (контракта) приводится в таком виде, как оно даётся в учредительных документах соответствующей стороны. 

63. После подписания и регистрации в самостоятельном отделе надлежащим образом оформленный договор (контракт), заверенный круглой печатью и со всеми необходимыми визами представляется юрисконсульту для окончательной регистрации. Окончательная регистрация осуществляется путём проставления на договоре (контракте) порядкового номера общей регистрации договоров (контрактов). Одновременно, юрисконсульту представляется ксерокопия договора (контракта) с визами. 

64. Договоры (контракты) не прошедшие регистрацию и правовую экспертизу у юрисконсульта не должны приниматься к исполнению.

64.1. Договор (контракт) должен быть подписан и возращен другой стороне в срок не позднее 5 календарных дней со дня поступления его в ООО.

65. Заключение договора (контракта) при помощи средств телекоммуникации допускается только в крайнем случае. О возможности заключения договора (контракта) с помощью средств телекоммуникации должна быть сделана запись в тексте договора (контракта). 

66. При заключении внешнеэкономического договора (контракта) необходимо избрать право, которое подлежит применению к правам и обязанностям сторон по этому договору (контракту). Применение норм иностранного права к договорным правоотношениям возможно только в порядке исключения.

Соглашение сторон о выборе подлежащего применению права должно быть явно выражено.

67. При заключении договоров с незнакомыми партнёрами к договорам (контрактам) должны прилагаться учредительные документы, документы, подтверждающие полномочия лиц на подписание договора (контракта), заверенные доверенности, а к внешнеэкономическим договорам (контрактам) и выписки из торгового реестра страны регистрации субъекта хозяйствования.

68. В процессе исполнения внешнеэкономических договоров (контрактов) купли-продажи (поставки) и мены, в том числе на основании договоров поручения или комиссии, к договору (контракту) должны прилагаться копии грузовых таможенных деклараций (статистических деклараций).

69. Самостоятельный отдел ответственный за исполнение договора (контракта), контролирует поставки продукции и оказание услуг и по мере исполнения обязательств по договору представляет в бухгалтерию заявку на проведение платежей.

В заявке на проведение платежей указывается номер общей регистрации договоров (контрактов).

70. Бухгалтерия, исходя из наличия средств, осуществляет оплату по договорам согласно заявкам и информирует еженедельно руководство предприятия о наличии задолженности по заключённым договорам (контрактам) и о наличии средств.

Заявки на проведение платежей без указания в них номера общей регистрации договоров (контрактов) не должны приниматься бухгалтерией к исполнению.

71. Обязанность по контролю за сроками исполнения договоров (контрактов), принятию мер к своевременному взысканию дебиторской задолженности и предъявлению в установленном порядке штрафных санкций за все случаи ненадлежащего исполнения обязательств контрагентами возлагается на ответственного исполнителя.

Ответственность за состояние этой работы возлагается на руководителей самостоятельных отделов. 

72. Руководители самостоятельных отделов не позднее 10 числа следующего месяца подводят итоги по исполнению заключённых договоров (контрактов) и о выявленных нарушениях информируют руководство предприятия для решения вопроса о немедленной передаче материала юрисконсульту для подготовки исковых заявлений в суд. 

73. Поступающие юрисконсульту материалы необходимые для предъявления исков учитываются в специальном журнале. 

74. Юрисконсульт в десятидневный срок после поступления материала тщательно изучает представленные материалы с целью проверки: 

− наличия основания для предъявления иска;

− полноты представленных материалов;

− правильности расчёта взыскиваемых сумм;

− соблюдения сроков исковой давности.

75. В случае неполноты передаваемых отделами материалов юрисконсульт должен истребовать от них недостающие материалы. Все документы, необходимые для заявления иска представляются в двух экземплярах. 

76. Бухгалтерия обязана вести регистрацию и учёт договоров для осуществления платежей в целях своевременной оплаты, не допуская взыскания штрафных санкций, а также учёт денежных средств перечисленных по каждому конкретному договору (контракту) во избежание повторной оплаты за поставленные предприятию товары или оказанные услуги. 

77. Невыполнение требований, предусмотренных настоящим Регламентом, расценивается, как ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей, за что виновное лицо привлекается к дисциплинарной и, при наличии ущерба, к материальной ответственности.

1. Сотрудникам ООО «ИМПЕРИЯ», которые занимаются подготовкой текстов договоров и их заключением, до заключения договоров в обязательном порядке знакомить с их текстом всех заинтересованных лиц на предмет выяснения их предложений и замечаний по тексту договора. К заинтересованным лицам относятся, в частности, Финансовый директор, Административный директор, начальник отдела, к компетенции которого относится исполнение заключаемого договора, юрисконсульт.
2. Обязательное визирование договоров, заключаемых ООО «ИМПЕРИЯ», осуществляется финансовым директором, административным директором, начальником отдела, к компетенции которого относится исполнение заключаемого договора, и юрисконсультом. Договор может визироваться также другими заинтересованными лицами. 

9. Хранение договоров (контрактов)

1. Подписанный и заверенный оттиском печати оригинальный договор (контракт) со всеми приложениями (паспортом сделки, таможенными декларациями, заверенными лицензиями и другими документами) хранится в делах Главного бухгалтера ООО. Копии договора хранятся у юрисконсульта.

10. Прием-передача дел и документов при увольнении, переводе работника на другую работу

1. При увольнении или переводе на другую работу работник структурного подразделения ООО по указанию руководителя соответствующего структурного подразделения передает другому работнику этого же подразделения в присутствии третьего лица (делопроизводителя) все находящиеся у него на исполнении документы и дела с составлением акта о приеме-передаче документов и дел в трех экземплярах (далее – акт).
2. В акте указываются: основания для приема и передачи документов и дел, фамилии, инициалы и должности работников, передающих и принимающих документы и дела.
3. При увольнении работника руководитель структурного подразделения ООО расписывается в его обходном листе и делает в нем отметку об отсутствии на исполнении документов и дел.

2.2 Регламент электронного документооборота с использованием Корпоративной системы управления документами PayDox

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Данный Регламент электронного документооборота (далее - Регламент) предназначен для регулирования порядка работы с документами на предприятии с использованием Корпоративной системы управления документами PayDox (далее - Система).

Регламент устанавливает общие требования к организации работы с документами на предприятии с использованием Системы.

При подготовке Регламента использовались:

• ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ (Рег. N 2508 в Минюсте РФ от 26 декабря 2000 г)
• ГОСТ Р 51141-98. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО. Термины и определения

ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Электронный Документооборот – осуществление документооборота предприятия с использованием программно-технических средств

Система – Корпоративная система управления документами PayDox.

Пользователь Системы – зарегистрированный в системе сотрудник, имеющий право работы с Системой

Документ; документированная информация - зафиксированная на материальном носителе ин­формация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

Формуляр Документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности

Электронная Карточка Документа – набор реквизитов документа, представленных в электронной форме, электронный аналог Формуляра Документа.

Файл Документа – компьютерный файл с информацией о документе – текстовой и/или графической

Необходимо различать сам Документ, представленный, как правило, в бумажном виде и имеющий юридическую силу, и Электронную Карточку Документа и Файл Документа, представленные в электронном виде, как правило, не имеющих юридической силы, но могущих использоваться как юридически значимые аргументы и использующихся для представления информации о документе в электронном виде.

Черновой документ - рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом

Подлинник (официального) документа - первый или единичный экземпляр официального документа

Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

Заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа

Неактивный документ - электронная карточка документа, имеющая признак «Неактивен», означающий, что данный документ находится на стадии первичного формирования и не требует работы с ним других исполнителей, кроме Создателя Документа. Электронный аналог чернового документа.

Администратор Системы - пользователь, ответственный за администрирование Системы, настройку параметров работы Системы и справочников Системы, заведение в Системе пользователей и назначение пользователям прав.

Ответственный Исполнитель по документу - пользователь, ответственный за исполнение данного документа.

Данный реквизит является настраиваемым и может не присутствовать для некоторых категорий документов

Создатель Документа - пользователь, создающий Электронную Карточку Документа.

Данный реквизит создается автоматически и присутствует для всех категорий документов

Согласующий по Документу - пользователь, участвующий в процедуре согласования Документа.

Данный реквизит является настраиваемым и может не присутствовать для некоторых категорий документов

Утверждающий по Документу - пользователь, утверждающий Документ.

Данный реквизит является настраиваемым и может не присутствовать для некоторых категорий документов

Контролер по Документу - пользователь, контролирующий исполнение Документа.

Данный реквизит является настраиваемым и может не присутствовать для некоторых категорий документов

Категория (тип) Документа – документы, объединяемые одинаковой для всех печатной формой и перечнем реквизитов, например, входящие счета, счета-фактуры и т.п.

Перечень категорий документов является настраиваемым и составляется в соответствии с потребностями предприятия

Задача (поручение, задание) – категория документа, для которой предполагается выполнение сотрудниками определенных действий.

Согласование – процедура последовательно-параллельной групповой работы пользователей над документом, в процессе которой пользователи или согласуют (одобряют) документ, или отказывают в согласовании документа.

Утверждение – процедура официального одобрения документа пользователем, имеющим такие полномочия

Журналы Регистрации Документов – электронные формы, аналог бумажных журналов регистрации документов, предназначенные для осуществления факта регистрации поступления документа.

Количество Журналов Регистрации Документов, перечень и порядок следования их реквизитов настраивается в соответствии с принятыми на предприятиями правилами регистрации документов

Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа - Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации

Требованием технологии электронного документооборота является необходимость обеспечения уникальности индекса документа. Уникальность индекса документа означает его неповторяемость в системе электронного документооборота. Для обеспечения уникальности индексов документов на предприятии необходимо принять соответстующую систему индексации документов, гарантирующую уникальность индексов документов даже при децентрализованной (распределенной) системе регистрации документов в подразделениях предприятия.

Возможным вариантом такой системы может быть использование в индексе документа кода подразделения, кода категории документа и периода, т.е. использование формата индекса документа в виде XXZZYYMMDD/NN, где

XX – код подразделения, например OK – отдел кадров,

ZZ – код категории документа, например СЧ для счетов,

YY – год, например, 04,

MM – месяц, например, 09,

DD – день, например, 25,

NN – порядковый номер документа за день, например 12,

т.е. индекс документа в данном случае будет иметь вид: OKСЧ040925/12

Такая система индексации документов позволяет по номеру документа однозначно определить его тип, место и время создания.

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов

Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией

Дело - совокупность документов или документ, относящихся к одну вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Все термины и определения в настоящем регламенте используются в соответствии в технологией электронного документооборота PayDox.

ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О СИСТЕМЕ

Корпоративная система управления документами PayDox предназначена для управления документами и бизнес-процессами предприятия. Система включает все возможности для организации единого электронного документооборота предприятия, а также имеет средства управления платежными документами и средства организации групповой работы пользователей. Администраторы системы и продвинутые пользователи могут самостоятельно формировать новые типы документов и отчетов

ВВОД ДОКУМЕНТОВ В СИСТЕМУ

Ввод документов в Систему осуществляется по мере их поступления или создания.

Для входящих документов в системе может быть заведена Электронная Карточка Документа и к карточке может быть прикреплен один или несколько отсканированных файлов образа документа.

Для исходящих и внутренних документов, кроме этого, к карточке может быть прикреплен один или несколько файлов документа в формате MS Word/ MS Excel.

В процессе работы с документом в карточке документа могут быть созданы различого вида комментарии (вопросы, обсуждения хода работ по документу, резолюции, информация о контактах и событиях), а также информация о согласовании, утверждении и исполнении документа.

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ЖУРНАЛАХ РЕГИСТРАЦИИ

Если введенный в Систему документ должен в соответствии с нормами документооборота регистрироваться в соответствующем Журнале регистрации документов, то после ввода документа в Систему его необходимо зарегистрировать в электронном аналоге Журнала регистрации документов.

Для этого в карточке документа необходимо нажать кнопку «Зарегистрировать» и, после появления соответствующей формы, заполнить необходимые реквизиты Журнала регистрации документов. Форма регистрации обычно уже содержит необходимые реквизиты для Журнала регистрации документов, автоматически копируемые из карточки документа.

ПОИСК ДОКУМЕНТОВ

Методы поиска документов

Необходимый пользователю список документов, с которыми он может работать, можно получить несколькими способами.

Для этого можно воспользоваться:

• Блоком поиска в верхней части экрана
• Списком категорий документов или списком видов деятельности в левой части экрана
• Набором клавиш для выбора списка наиболее часто требуемых списков документов в центральной верхней части экрана
• Списком последних просмотренных документов в центральной нижней части экрана.

Выдаваемый список документов можно сортировать по необходимым полям, используя значок рядом с наименованием поля.

Поиск по периоду, статусам документа, входящим/исходящим

Указав в блоке поиска в верхней части экрана период времени, статус документа, входящие/исходящие и нажав на кнопку можно найти все соответствующие запросу документы – из числа документов, к которым данный пользователь имеет доступ. Заданные поисковые критерии запоминаются системой для многократного использования. Сбросить значения критериев можно кнопкой .

Данным блоком поиска можно пользоваться как фильтром и при формировании отчетов, а также при поиске документов по кнопкам для выбора списков используемых документов.

Поиск по значениям из стандартных справочников контрагентов, категорий документа, предприятий/подразделений, видов деятельности и по значениям из пользовательских справочников

Кликнув на пиктограмму в левой верхней части экрана, можно вызвать список стандартных и пользовательских справочников. Указав нужный справочник, можно выбрать из него значение, по которому будет производиться поиск.

Поиск можно производить по значениям стандартных справочников контрагентов, контактных лиц, пользователей, подразделений, видов деятельности, категорий документов.

Поиск можно производить по значениям из пользовательских справочников, в настройке которых указано имя поля документа, для которого данный справочник предназначен.

Результаты поиска содержат список документов из числа документов, к которым данный пользователь имеет доступ.

Часто используемые списки документов

Набор клавиш для выбора списков часто требуемых документов в центральной верхней части экрана позволяет быстро выбрать список необходимых документов.

• ПЛАТЕЖИ I🡆 – список неисполненных исходящих платежей, требующих оплаты. Для документов, требующих разрешения (указания) на проведения платежа, такое указание может быть выдано руководителем непосредственно из системы.
• ПЛАТЕЖИ 🡆I – список всех неисполненных входящих платежей
• КОНТРОЛЬ - список доступных неисполненных и неотмененных документов, для которых заполнено поле «Имя контролера»
• ИСПОЛНЕНИЕ - список документов, требующих отметки об исполнении
• ОТВЕТСТВЕННЫЙ - список документов, для которых данный пользователь является ответственным исполнителем
• ВИЗА - список документов, требующих согласования или утверждения данным пользователем
• СОЗДАННЫЕ - список неисполненных документов, созданных данным пользователем
• СРОЧНЫЕ - список документов с истекающими сроками или просроченных
• НОВЫЕ - список недавно созданных документов
• ОЗНАКОМИТЬСЯ - список утвержденных, отказанных в утверждении документов и активных документов, не требующих утверждения, в которых данный пользователь указан в поле «Список ознакомления» или «Адресаты, список рассылки»
• В ОФИСЕ/ВНЕ ОФИСА - отметка местонахождения данного пользователя.
  Нажав кнопку можно отметить свое отсутствие (и указать причину отсутствия) или присутствие в офисе. Отсутствующие в офисе сотрудники отмечены в списке сотрудников знаком . При наведении курсора мыши на данную пиктограмму появляется текст причины отсутствия сотрудника.
• МОНИТОР - переход в подсистему PayDox Monitor, предназначенную для групповой работы сотрудников в режиме реального времени. PayDox Monitor позволяет в режиме реального времени наблюдать за всеми происходящими в системе электронного документооборота предприятия событиями - подготовкой документов, согласованием, утверждением документов, обсуждением хода работ и т.п. Любая новая информация по документу – факт визирования или утверждения документа, поступление платежа, замечание или вопрос по документу, загрузка новой версии документа и т.п. - сразу появляется на экранах пользователей, имеющих право просмотра данного документа.
  С помощью Монитора можно организовывать дискуссионные группы между различными группами пользователей, обсуждать ход проектов или бизнес-процессов, и эти обсуждения будут сохраняться в системе вместе с информацией о соответствующих документах и бизнес-процессах.
  КАЛЕНДАРЬ – вызов Календаря Событий данного пользователя, позволяющего планировать и контролировать загрузку сотрудника, визульно просматривать любой период времени и связанные с ним события - поступление, утверждение и исполнение документов, совещания, встречи и командировки.

Быстрый поиск по контексту

Указав любой контекст в поле «Быстрый поиск», можно найти все документы, карточки которых содержат данный контекст – из числа документов, к которым данный пользователь имеет доступ.

Если указан контекст для поиска, то поиск в справочниках «Пользователи»/ «Контактные лица», «Товары / Услуги», «Контрагенты» будет делаться с учетом указанного контекста. При поиске в соответствующих справочниках можно указывать дополнительные фильтры поиска в данном блоке поиска в верхней части экрана - для справочника «Пользователи» можно указать предприятие/подразделение, для справочника «Контактные лица» можно указать контрагента, для справочника «Контрагенты» можно указать пользователя.

Найденный контекст выделяется красным цветом

Вызов справочников для задания параметров поиска

Для указания контекста при поиске либо пользователя, контрагента, категории документа и т.п. можно вызвать соответствующие справочники.

В системе имеется специальный стандартный справочник «Реквизиты поиска», в который можно заносить разнообразную информацию – отметки для обеспечения поиска списков документов, пользователей, контактных лиц, контрагентов и т.п. Т.е., например, если необходимо сформировать список клиентов, которых нужно поздравлять с Новым Годом, в справочнике «Реквизиты поиска» можно завести соответствующий реквизит, например {НГ}, который далее с помощью вызова данного справочника проставить в учетных записях всех таких клиентов. После этого указание данного реквизита в качестве контекста поиска позволит вывести на экран всех таких клиентов.

Поиск в комментариях и контактах

Отметив этот чекбокс, можно произвести расширенный поиск в комментариях к документам и занесенных в систему контактах по документу.

Полнотекстовый поиск по файлам документов

Отметив этот чекбокс, можно произвести полнотекстовый поиск в файлах документов, загруженных в систему.

Формирование списка необходимых документов из e-mail уведомлений системы

Список документов, с которыми пользователь работает, можно формировать из списка приходящих по e-mail уведомлений о документах, удаляя из этого списка ненужные. E-mail'ы содержат ссылки на документы, нажав на которые, пользователь попадает на необходимый документ.

РАБОТА С КАРТОЧКОЙ ДОКУМЕНТА

Общие сведения

Нажав в списке документов на гиперссылку с индексом документа, пользователь попадает на карточку документа. В правой части экрана расположены кнопки для возможных действий с документом. Количество этих кнопок варьируется в зависимости от категории документа и прав данного пользователя.

Действия с карточкой документа

Ниже приводятся некоторые из возможных кнопок, позволяющих осуществлять действия с карточкой документа. Значения других кнопок описаны в других разделах данного Регламента, посвященных работе с карточкой документа (например, СОГЛАСОВАНИЕ И УТВЕРЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ и др.).

Список	перейти к списку документов
Создать	создать документ
Редактировать	изменить документ.
Удалить	удалить документ. Системный Администратор, Ответственный, Утверждающий или Создатель документа могут это сделать – если документ не исполнен и не утвержден
Лист согласования	получить лист согласования документа в виде файла MS Word.
Лист ознакомления	получить лист ознакомления по документа в виде файла MS Word
Лист изменений	получить лист изменений документа в виде файла MS Word. Данная кнопка появляется, если для данного документа был(и) загружен(ы) файл(ы) документа с соответствующими комментариями о версиях документа и сделанных изменениях. Шаблон файла листа согласования называется ChangesListRUS.doc и находится в каталоге Templates
Статус «Активен»	назначить статус «Активен». Документ можно будет согласовать, утвердить или исполнить. Дата назначения статуса «Активен» также будет видна в карточке документа. Системный Администратор, Ответственный, Утверждающий или Создатель документа могут назначить этот статус. Статус «Активен» может быть присвоен системой автоматически документам бизнес-процесса, в котором все документы или задачи, обязательно предшествующие данному, исполнены
Статус «Неактивен»	назначить статус «Неактивен». Документ нельзя будет согласовать, утвердить или исполнить. Системный Администратор, Ответственный, Утверждающий или Создатель документа могут назначить этот статус. Сразу после создания документы получают статус «Неактивен».
Статус «Архивный»	назначить статус «Архивный». Документ может быть перемещен в системный архив при операции архивирования
Статус«Оперативный»	отмена статуса «Архивный»
Копировать	скопировать в буфер системы все данные текущего документа для того, чтобы вставить их в другой документ
Вставить	вставить в создаваемый документ все данные из другого документа, ранее скопированные системой
Комментарий	написать комментарий к данному документу. Тексты всех комментариев будут присутствовать в карточке документа Комментарии позволяют информировать других участников бизнес-процесса о ходе выполнения работ, возникающих обстоятельствах и появлении новой информации
Событие	вставить информацию о планируемом или прошедшем событии
Контакт	записать информацию о контакте (телефон, факс, e-mail и др.) по данному документу. Тексты всех контактов будут присутствовать в карточке документа Информация о контактах позволяет сохранить вместе с документом всю историю взаимоотношений с внешними контрагентами по проекту – переписку по e-mail, телефонные переговоры, факсовые сообщения, информацию о совещаниях и т.п.
Задача	создать задачу/поручение другому сотруднику по данному документу. Тексты всех задач, даты их исполнения и статус исполнения будут присутствовать в карточке документа.
Уведомление	всем пользователям, указанным в открывающемся списке, будут отправлены e-mail’ы содержащие гиперссылку на данный документ. Пользователи смогут, просматривая e-mail, нажать на гиперссылку и войти в карточку просмотра документа.
Ознакомлен	нажав на эту кнопку, пользователь подтверждает, что он ознакомлен с документом. Кнопка появляется для пользователей, указанных в списке согласования и списке адресатов (списке рассылки)
MS Word	получить документ в виде файла MS Word – стандартного вида для всех документов данной категории. Будет получен файл в формате MS Word, содержащий все данные из карточки документа. Эти данные будут подставлены «на лету» в процессе вывода файла на компьютер пользователя.
MS Excel	получить документ в виде файла MS Excel – стандартного вида для всех документов данной категории. Будет получен файл в формате MS Excel, содержащий все данные из карточки документа. Эти данные будут подставлены «на лету» в процессе вывода файла на компьютер пользователя.
Загрузить файл	загрузить файл документа в MS Word, MS Excel или файл образа документа (например, отсканированный образ бумажного документа в формате jpg, заархивированный набор файлов, музыкальный файл или видео-файл)

ЗАГРУЗКА ФАЙЛА ДОКУМЕНТА В СИСТЕМУ

В режиме просмотра карточки документа можно загрузить в систему файл сканированного образа документа или файл документа в любом формате. Также при этом можно указать текстовый комментарий к файлу. Все загруженные файлы документа доступны при просмотре карточки документа в списке «Файлы документа». При нажатии на пиктограмму система выдаст на компьютер пользователя файл документа и, если это файл MS Word* или MS Excel*, при необходимости, вставит в него данные из карточки документа.

При загрузке файлов в карточку документа можно непосредственно из системы отсканировать нужный документ и загрузить его в виде графического файла в систему. Сканирование документа запускается нажатием на кнопку «Сканировать». Файл отсканированного изображения далее можно нажатием кнопки «Загрузить файл в систему» загрузить на сервер системы.

Для обеспечения сканирования сканер должен быть подключен к компьютеру и программное обеспечение сканера должно быть инсталлировано

ВЫВОД ДОКУМЕНТА В MS WORD

В режиме просмотра карточки документа можно получить на компьютер пользователя файл документа в формате MS Word – если он был ранее загружен в систему. При необходимости, файл в формате MS Word будет содержать все данные из карточки документа. Эти данные будут подставлены «на лету» из карточки документа в нужные места файла документа в формате MS Word в процессе вывода файла на компьютер пользователя. При нажатии на пиктограмму система выдаст на компьютер пользователя файл документа.

УВЕДОМЛЕНИЯ И РАССЫЛКИ ПО E-MAIL

Система позволяет делать e-mail уведомления пользователям о необходимости согласовать или утвердить документы. Система позволяет делать e-mail рассылки всем пользователям, имеющим право просмотра данного документа. Данная функциональность удобна для обеспечения пользователей информацией, обязательной для ознакомления (общекорпоративные приказы, правила и др.информация).

Послать уведомление, можно нажав на кнопку

Уведомление

в карточке документа.

Для обеспечения успешной доставки уведомлений в справочнике пользователей у всех сотрудников должны быть указаны их адреса электронной почты.

В поле «Тема» можно изменить стандартную тему, предлагаемую системой для отправляемого e-mail.

В поле «Сообщение» можно добавить свое сообщение для получателей уведомления.

Нажав на кнопку «Послать e-mail уведомление», можно отослать сформированное уведомление получателям.

Система сообщает, каким пользователям уведомление было отослано, а для каких это сделать не удалось (например, в случае отсутствия e-mail адреса у пользователя).

Также система рассылает автоматические e-mail уведомления пользователям с напоминаниями о документах. Это происходит когда документ становится активным, либо когда документ создается системой автоматически, либо при наступлении даты исполнения неисполненного документа, либо в процессе согласования документа.

СОГЛАСОВАНИЕ И УТВЕРЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Электронные формы документов могут быть просмотрены, согласованы и утверждены. Если электронная форма документа была изменена после согласования или утверждения, система информирует об этом пользователей. После утверждения документа его изменение возможно только пользователем с исключительными правами, однако после такого изменения документ необходимо будет утвердить снова. Это защищает утвержденные документы от несанкционированного изменения.

При настройке типа документа задается, необходим ли список согласующих для этого документа. Если его указать, то в документе появляется поле для заведения списка согласующих документ пользователей. Если пользователь имеется в этом списке, то при входе в просмотр карточки документа у него появляется кнопка «Согласовать», у Утверждающего – «Утвердить».

При указании списка согласующих можно задать порядок согласования (маршрутизацию) документа. Возможно как параллельное согласование, при котором пользователи могут просматривать и согласовывать документ одновременно и независимо друг от друга, так и последовательное согласование, при котором пользователи могут согласовывать документ только в определенной последовательности.

Обе этих возможности могут комбинироваться.

Имена пользователей, для которых разрешено параллельное согласование, должны в списке согласования располагаться на одной строке.

Имена пользователей, для которых задано последовательное согласование, должны в списке согласования располагаться сверху вниз на последовательных строках.

Например, если список согласования выглядит так:

”UserName1” <UserID1>;

”UserName2” <UserID2>;
”UserName3” <UserID3>;

то согласование документа будет происходить последовательно, сначала User1, затем User2, затем User3.

Если список согласования выглядит так:

”UserName1” <UserID1>;”UserName2” <UserID2>;”UserName3” <UserID3>;

то User1, User2 и User3 могут согласовывать документ независимо друг от друга.

Если список согласования выглядит так:

”UserName1” <UserID1>;
”UserName2” <UserID2>; ”UserName3” <UserID3>;

то сначала документ должен согласовать User1, затем это смогут сделать User2 и User3 независимо друг от друга.

Если список согласования выглядит так:

”UserName1” <UserID1>; ”UserName2” <UserID2>;

”UserName3” <UserID3>;

то сначала документ должны согласовать User1 и User2 независимо друг от друга, затем это сможет сделать User3.

Система автоматически следует заданной маршрутизации согласования и предоставляет возможность согласования только пользователям, имеющим в данный момент это право в соответствии со схемой маршрутизации.

Согласующие и утверждающий получат e-mail уведомление о необходимости согласовать/утвердить документ. Если электронная форма документа была изменена после согласования или утверждения, система информирует об этом пользователей. Если очистить список согласующих, то список согласовавших очистится автоматически. После утверждения документа его изменение возможно только пользователем с исключительными правами, однако после такого изменения документ необходимо будет утвердить снова. Это защищает утвержденные документы от несанкционированного изменения.

Правила согласования и утверждения документа:

• Утверждение документа становится необходимым, если в настройке категории документа указать необходимость поля «Имя Утверждающего».

Имя утверждающего

• Согласование документа становится необходимым, если в настройке категории документа указать необходимость поля «Список согласующих».

Список согласующих

• Согласующие по Документу могут как согласовать Документ, нажав на кнопку «Согласовать», так и отказать в согласовании Документа, нажав на кнопку «Отказать». При этом Согласующие по Документу могут создавать в Электронной Карточке Документа комментарии с объяснением их действий либо с вопросами для других пользователей, работающих с данным Документом.
• Согласующие по Документу согласуют Документ в соответствии с очередностью согласования, определяемой списком Согласующих по Документу в в Электронной Карточке Документа.
• В процессе согласования возможен последовательный откат на одного (последнего) согласующего назад. У последнего согласовавшего появляется кнопка с перечеркнутым словом «Согласовать», нажав на которую можно отказаться от ошибочно сделанного согласования. После этого кнопка с перечеркнутым словом «Согласовать» появляется у предыдущего согласовавшего и т.д.
• Отказаться от сделанного согласования пользователь не может, если после него данный документ уже согласовал другой пользователь, так как последующие согласующие при согласовании могли принимать во внимание мнение данного пользователя.
• Утверждающий по Документу имеет возможность отказать в утверждении документа, даже если процесс согласования еще не закончен.
• Утверждающий по Документу не имеет возможности утвердить документ, если процесс согласования еще не закончен.
• Если отказано в согласовании документа кем-либо из согласующих пользователей, то процесс согласования документа продолжается и после его окончания Утверждающий по Документу имеет возможность утвердить документ, несмотря на наличие пользователей, отказавших в согласовании документа.
• Если Утверждающий по Документу отказал в утверждении документа, то документ:
  - может остаться отказанным в утверждении, если у тверждающий с ним в принципе не согласен
  - карточка и/или файлы документа могут редактируются, после чего согласование автоматически сбрасывается и процесс согласования и утверждения повторяется вновь

Статус «Утверждено» отменить нельзя кроме как войти в режим редактирования и нажать "Запомнить изменения" - в этом случае статусы будут сброшены (в том числе и согласование и статус исполнения д-та). Войти в режим редактирования могут имеющие право редактирования

ИСПОЛНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Исполненным документам в Системе должен быть присвоен статус «Исполнено».

Статус «Исполнено» может быть присвоен документам, если в настройке категории документа указана его необходимость:

Статус исполнения

Статус «Исполнено» по документу могут назначить:

Утверждающий,

Исполнитель – только в случае, если для документа Утверждающий не предусмотрен,

Администратор,

Контролер,

Супервайзер

Платежным документам статус «Исполнено» может быть присвоен, если они имеют статус «Оплачено».

Статус «Исполнено» не может быть присвоен документам, если они имеют статус «Отменено».

Статус «Исполнено» не может быть присвоен неутвержденным документам, если документу требуется утверждение.

Статус «Исполнено» не может быть присвоен документам, если они имеют подчиненные документы, которые неисполнены.

Статус «Исполнено» не может быть присвоен неактивным документам.

Статус "Исполнено" отменить нельзя кроме как войти в режим редактирования и нажать "Запомнить изменения" - в этом случае статусы будут сброшены (в том числе и согласование и статус утверждения д-та). Войти в режим редактирования могут имеющие право редактирования

Для принятии исполнения Создатель документа, Исполнитель или Контролер нажимают кнопку «Запрос статуса «Исполнено», после чего Утверждающему отправляется e-mail уведомление и кнопка «Исполнено» в карточке документа для Утверждающего выделяется красным цветом, после чего утверждающий выполняет одно из следующих действий:

• принимает исполнение документа и нажимает кнопку «Исполнено», после чего документ получает статус «Исполнено». При необходимости здесь может быть введена фактическая дата исполнения документа.
• отказывает в приеме исполнения документа и нажимает кнопку «Отказать»
• отправляет документ или задачу на доработку и нажимает кнопку «На доработку»

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ

Система позволяет осуществлять контроль исполнения поручений и документов с наступающими сроками исполнения.

Пользователи Системы, являющиеся Создателями документов, Контролерами по исполнению документов, либо Исполнителями по документам, получают информацию о наступлении сроков исполнения документов и о неисполненных документах.

Набор кнопок для выбора списков контролируемых документов находится в центральной верхней части экрана главной страницы системы:

• кнопка «КОНТРОЛЬ» позволяет получить список доступных неисполненных и неотмененных документов, для которых заполнено поле «Имя контролера»
• кнопка «ИСПОЛНЕНИЕ» позволяет получить список неисполненных документов, требующих отметки об исполнении
• кнопка «ОТВЕТСТВЕННЫЙ» позволяет получить список неисполненных документов, для которых данный пользователь является ответственным исполнителем

Даты поступления, утверждения и исполнения документов также контролируются пользователями через Календарь Событий, кнопка вызова которого также находится в центральной верхней части экрана главной страницы системы.

Информация о наступлении сроков исполнения документов также передается системой пользователям автоматически с помощью e-mail уведомлений.

Дополнительная необходимая информация об исполнении документов также может быть получена из соответствующих отчетов.

ОЗНАКОМЛЕНИЕ С ДОКУМЕНТАМИ

Система позволяет осуществлять ознакомление пользователей с документами.

Кнопка для выбора списка документов, с которыми необходимо ознакомиться, находится в центральной верхней части экрана главной страницы системы:

• кнопка «ОЗНАКОМИТЬСЯ» позволяет получить список утвержденных, отказанных в утверждении документов и активных документов, не требующих утверждения, в которых данный пользователь указан в поле «Список ознакомления» или «Адресаты, список рассылки»

В карточке документа, требующего отметки об ознакомлении, присутствует кнопка

Ознакомлен

нажав на которую пользователь отмечает факт ознакомления с документом.

Список ознакомления сотрудников с документом можно также получить в виде настраиваемого документа MS Word «Лист ознакомления», в который автоматически из карточки документа выводится список пользователей, которым необходимо ознакомиться с данным документом и отметки об ознакомлении.

КОНТРОЛЬ ДОСТУПА К ДОКУМЕНТАМ

Система имеет несколько уровней доступа сотрудников к документам. Разграничивается также доступ на чтение и исправление или удаление документов и справочников. Еще одной важной особенностью системы является возможность разделения всех корпоративных документов на два класса – официальные (отчетные) документы и внутренние (управленческие). К документам внутреннего управленческого учета сотрудники должны иметь специальный допуск. Для назначения доступа сотрудникам могут использоваться роли – стандартные режимы доступа для определенных групп пользователей.

Важной возможностью ограничения доступа на чтение документа является назначения документу уровня доступа «Только для лиц, указанных в документе». В этом случае документ будет доступен только пользователям, явно указанным в документе.

Важной возможностью ограничения доступа на редактирование документа является указание в карточке документа «Списка имеющих право редактирования документа». Редактирование документа доступно только Создателю документа, Утверждающему и пользователям, указанным в «Списке имеющих право редактирования документа».

ВЕДЕНИЕ ПЛАТЕЖНОГО СТАТУСА ДОКУМЕНТА

Документ может иметь платежный статус, т.е. может быть связан с входящим или исходящим платежом. Направление платежа - входящий или исходящий – не зависит от направления документа, т.е., входящие документы могут иметь исходящие платежи (например, входящие счета на оплату) и наоборот, исходящие документы могут иметь входящие платежи (например, исходящие счета на оплату).

• Наличие или отсутствие платежного статуса документа задается в настройке типа документа.
• Направление платежа – входящий или исходящий - задается при редактировании карточки документа.
• Состояние платежного статуса документа задается в карточке документа.
• Изменение платежного статуса документа доступно для активных документов, которые не отменены и не исполнены.

Возможные состояния платежного статуса документа и соответствующие кнопки:

• «Платеж неопределен» - если для уже существующих типов документов установить наличие платежного статуса документа, то для всех существующих документов этого типа статус устанавливается в это значение. Необходимо зайти в режим редактирования карточки документа и задать направление платежа - входящий или исходящий.
• «Статус не задан» - состояние статуса платежа не задано.
• Статус «Неоплачен» - входящий или исходящий платеж еще не осуществлен и проведение платежа пока не требуется.

Статус «Неоплачен»

- установить статус платежа в «Неоплачен».

Кнопка доступна Администратору, Создателю документа и Ответственному.
Кнопка доступна и в других состояниях статуса платежа, для того, чтобы в случае, если статус установлен неправильно, установить его в состояние в «Неоплачен».

• Статус «Неоплачен, требует оплаты» - исходящий платеж еще не осуществлен, требуется проведение платежа, но указание «Оплатить» еще не получено.

Статус «Требует оплаты»

- установить статус исходящего платежа в «Неоплачен, требует оплаты».

Кнопка доступна Администратору, Создателю документа и Ответственному.

Кнопка доступна из состояния статуса «Неоплачен».

• Статус «Неоплачен, выставлен к оплате» - входящий платеж еще не осуществлен, но выставлен к оплате.

Статус «Выставлен»

- установить статус входящего платежа в «Неоплачен, выставлен к оплате».

Кнопка доступна Администратору, Создателю документа и Ответственному.

Кнопка доступна из состояния статуса «Неоплачен».

• Статус «Неоплачен, дано указание оплатить» - исходящий платеж еще не осуществлен, требуется проведение платежа, указание «Оплатить» получено.

Статус «Оплатить»

- установить статус исходящего платежа в «Неоплачен, дано указание оплатить».

Кнопка доступна Администратору и Утверждающему.

Кнопка доступна из состояния статуса «Неоплачен, требует оплаты» для исходящих платежей.

• Статус «Оплачен» - входящий или исходящий платеж осуществлен.

Статус «Оплачен»

- установить статус входящего платежа в «Оплачен».

Кнопка доступна Администратору, Создателю документа и Ответственному.

Кнопка доступна из состояния статуса «Неоплачен, выставлен к оплате» для входящих платежей и из состояния статуса «Неоплачен, дано указание оплатить» для исходящих платежей.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СПРАВОЧНИКОВ

Система позволяет вести внутрикорпоративные справочники и базы данных.

При подготовке документов для заполнения реквизитов документов необходимо по возможности использовать справочники для облегчения и ускорения ввода информации в поля карточки документа, а также для предотвращения ввода ошибочных данных. В режиме ввода данных кнопка вызова справочника располагается справа от поля ввода.

Система позволяет вести любые справочники, необходимые на предприятии.

Также Система имеет набор встроенных справочников:

• Справочник пользователей содержит информацию о сотрудниках предприятия и их уровнях доступа к системе.
• Справочник подразделений содержит информацию о подразделениях предприятия (отделах, управлениях, филиалах). Информация о принадлежности документа подразделению предприятия указывается в карточке документа.
• Справочник должностей содержит информацию об используемых на предприятии названиях должностей.
• Справочник типов документов позволяет настроить систему на используемые на предприятии типы документов.
• Справочник типов операций позволяет настроить систему на используемые на предприятии типы финансовых, платежных или учетных операций.
• База данных товаров / услуг позволяет вести всю номенклатуру единиц материального учета предприятия, как внутрикорпоративного использования, так и товаров для поставки контрагентам или розничной продажи.
• Справочник контрагентов содержит информацию о деловых партнерах предприятия. Информация о связи документа с конкретным контрагентом указывается в карточке документа.
• Справочник контактных лиц контрагентов содержит информацию о сотрудниках предприятий - контрагентов.

КАЛЕНДАРНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ

Календарь Событий PayDox – функциональность PayDox, предназначенная для обеспечения возможности планировать как личные так и совместные корпоративные мероприятия

Календарь Событий позволяет планировать и контролировать загрузку сотрудников, визульно просматривать любой период времени и связанные с ним события - поступление, утверждение и исполнение документов, совещания, встречи и командировки. Календарь Событий интегрирован с документооборотом - даты поступления, утверждения и исполнения документов вместе с ссылками на карточки этих документов автоматически отражаются в Календаре Событий сотрудников, указанных в данных документах, что позволяет сотрудникам визуально контролировать сроки поступления, утверждения и исполнения документов. Календарь Событий позволяет назначать совместные мероприятия - указав в своем календаре планируемое мероприятие, можно также указать список сотрудников, которых данное мероприятие касается - и эта информация появится автоматически в календарях указанных сотрудников.

В Календарь Событий выводятся 2 типа информации

• информация о документах, даты поступления, утверждения или исполнения которых приходятся на дни просматриваемого пользователем месяца
• информация о событиях, даты которых приходятся на дни просматриваемого пользователем месяца

В каждой ячейке Календаря Событий, соответствующей дню месяца, может быть выведено произвольное количество сообщений, соответствующих указанным типам информации.

Сообщения с информацией о документах имеют вид типа ДЭ-1 – пиктограмма и ссылка с номером документа.

При наведении курсора на пиктограмму появляется подсказка с характеристикой даты документа, например «Дата исполнения - просрочено»

При наведении курсора на ссылку с номером документа появляется подсказка с реквизитами документа. По ссылке можно перейти к карточке документа.

Сообщения с информацией о событиях имеют вид типа

Командировка в Самару ...

Значок в левой части сообщения означает, что событие начинается в этот день

Значок в правой части сообщения означает, что событие заканчинается в этот день

Значок в левой части сообщения означает, что событие начинается в дни, предшествующие для данного дня

Значок в правой части сообщения означает, что событие заканчивается в дни, последующие для данного дня

При наведении курсора на ссылку – текст сообщения появляется подсказка с полным текстом данного события и датой/временем его начала и окончания

При нажатии на ссылку – текст сообщения происходит переход к месту нахождения данного сообщения о событии – к карточке документа или карточке пользователя.

Информация о событии, представляемом в Календаре Событий, создается с помощью кнопок «Событие», расположенных в Календаре Событий, карточках документов и карточках пользователей.

Календарь Событий пользователя доступен данному пользователя по кнопке «КАЛЕНДАРЬ», расположенной на главной странице и по кнопке «Календарь», расположенной на странице карточки пользователя.

Календари Событий других пользователей могут быть доступны пользователю, которому дано такое право. Если такое право пользователю дано, то кнопка вызова Календаря Событий доступна ему как из своей карточки в справочнике пользователей, так и из карточек других пользователей.

ВЕДЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Справочник «Номенклатура Дел»

Работа с Номенклатурой Дел как со стандартным справочником системы позволяет добавлять записи к Номенклатуре Дел, редактировать информацию о Делах и вносить информацию о действиях с Делами в поле «Примечание»

Справочник «Номенклатура Дел» может быть вызван при редактировании документов, например, для того, чтобы вставить в поле «Номер Дела» документа информацию о номере Дела.

В форме редактирования справочника «Номенклатура Дел» можно изменить данные и в поле «Срок хранения» занести информацию о нормативном сроке хранения документов данного дела - вручную либо из справочника, содержащего набор стандартных фраз, определяющих сроки хранения.

Действия с Описями Дел

Новая Опись создается как новый документ категории «Описи Дел». В карточке Описи указываются необходимые реквизиты, также при необходимости Опись может согласовываться и утверждаться.

В карточку Описи может быть загружен файл отсканированного подлинника документа Описи.

В дальнейшем в карточку Описи можно загружать любое количество дополнительных файлов отсканированных документов, например, акты о выделении документов к уничтожению, акты о передаче документов на госхранение и акты приема-передачи документов от сторонних организаций.

Также в карточку Описи можно добавлять любые комментарии о действиях, производимых как с Описью в целом, так и с Делами, информация о которых содержится в Описи.

При заведении нового Дела оно регистрируется в соответствующей Описи Дел добавлением новой записи в нижней части карточки Описи с помощью кнопки «Создать»:

Прозводимые с Делами, перечисленными в Описи Дел, действия заносятся в поле «Примечания». Для этого необходимо отметить строку Описи Дел, в которую требуется добавить информацию о производимых с указанным Делом действиях и нажать кнопку «Редактировать»

В форме редактирования можно изменить данные об Описи и в поле «Примечания» занести информацию о производимом действии либо вручную либо из справочника, содержащего набор стандартных фраз, описывающих действия с Делом, например:

Дело возвращено

Дело выдано для ознакомления

Дело выделено к уничтожению

Дело заведено

Дело передано в Архив

Перечень прозводимых с описями стандартных действий можно занести в создаваемый пользовательский справочник «Примечания к Номенклатуре Дел»

Каждая строка Описи Дел содержит ссылку для получения списка документов, содержащихся в указанном Деле. Выдаваемый список документов содержит ссылку на Номенклатуру Дел.

Кнопки, регистрации изменения физического месторасположения подлинника документа, его выдачи и возврата в Дело.

Если в настройке типа документа указать, что для документов данного типа необходим атрибут «Месторасположение подлинника документа», то для всех документов данного типа для лиц, имеющих право редактирования, становятся доступны кнопки, позволяющие фиксировать изменение физического месторасположения подлинника документа, его выдачу из Дела и возврат в Дело:

• «Расположение» - изменить месторасположение подлинника документа,
• «Статус «Отправлен в Дело» - если подлинник документа помещен в Дело
• «Статус «Выдан из Дела» - если подлинник документа выдается из Дела кому-либо для ознакомления.
• «Статус «Возвращен в Дело» - если подлинник документа возвращается в Дело после выдачи,

Выемка документов из сформированных Дел прошлых лет допускается только в исключительных случаях с составлением Акта о выдаче документа во временное пользование и замещением подлинника документа в Деле его заверенной копией.

Документы текущего года, уже включенные в Дело, находящееся в процессе формирования, могут в течение года потребоваться сотрудникам для ознакомления. В этом случае документы могут выдаваться из Дела. Информация о таких действиях регистрируется кнопками Статус «Выдан» и Статус «Возвращен». Для каждого такого действия можно указать комментарий, поясняющий причину действия с документом.

• Номер Дела – указать номер Дела, в которое помещен подлинник документа. В поцессе указания номера Дела можно вызвать справочник «Номенклатура Дел», чтобы выбрать нужный номер Дела.
• Документы Дела – вызвать список документов Дела, в которое помещен данный документ (электронный аналог Внутренней описи документов Дела).

Для исходящих документов доступны кнопки:

• Статус «Ожидание отправки» - подлинник документа ожидает отправки адресату,
• Статус «Отправлен» - подлинник документа отправлен адресату,
• Статус «Доставлен» - подлинник документа доставлен адресату.

Для ввода данных в поле «Срок хранения, лет» Номенклатуры Дел либо Описи Дел можно создать пользовательский справочник «Сроки хранения документов», содержащий тексты стандартных значений сроков хранения документов, например:

3 года

5 лет

10 лет

до замены новыми

до минования надобности

постоянно.

ОТЧЕТЫ

Система имеет встроенный конструктор отчетов, позволяющий пользователям самостоятельно формировать необходимую отчетность. Пользователи просто указывают, по каким критериям они хотели бы сформировать отчет и какую информацию необходимо представить в отчете.

Нажав ссылку «Мои отчеты» можно получить список отчетов, сформированных данным пользователем.

Пользователь может получить список всех отчетов, к которым ему разрешен доступ. Нажав на ссылку наименования отчета, пользователь входит в режим работы с отчетом.

Значения стандартных кнопок действий с отчетом

• «Отчет» - выполнить запрос на формирование отчета. Если перед выполнением отчета в блоке поиска в верхней части экрана выбрать значения некоторых критериев и выполнить запрос на формирование отчета, то отчет будет сформирован с учетом выбранных критериев. Эта возможность позволяет, не изменяя настроек отчета, быстро получить на основе данного отчета множество похожих отчетов.
• Список. Перейти к списку отчетов
• Создать. Создать новый отчет на основе текущего. Если новый отчет похож на текущий, то нажав эту кнопку, можно создать новый отчет на основе данных, содержащихся в текущем. Это позволяет сэкономить время на вводе похожих данных
• Редактировать. Редактировать настройку отчета
• Удалить. Удалить отчет

Режимы выдачи отчета

• Детальный. Отчет будет содержать информацию о первичных документах. Если данный чекбох не отмечен, то отчет будет содержать только промежуточную и итоговую суммарную информацию.
• Вид для печати. Отчет будет выдан без стандартных окружающих элементов меню в виде, пригодном для печати
• HTML. Отчет будет выдан в виде HTML
• MS Word. Отчет будет выдан в виде файла MS Word
• MS EXcel. Отчет будет выдан в виде файла MS Excel
• Также здесь можно указать количество строк, после которого будет повторяться вывод шапки отчета с заголовками колонок

Выбор исполнителей проекта

Проблемы в управлении заставляют собственников и руководителей компаний привлекать внешних консультантов. Сотрудничество с консультантами в основном сводится к двум путям:

1. Заключение договора с консалтинговой фирмой и проведение проекта по описанию и регламентации бизнес-процессов компании.

2. Обучение сотрудников собственной компании путем отправки на тренинги и семинары к тем же консультантам для обучения управленческим технологиям.

Как показывает практика, немало руководителей и собственников компаний предпочитают отправить сотрудников на обучение, чем доверить реализацию проекта консалтинговой компании. Считается, что лучше научить знаниям и опыту консалтинговых фирм собственных сотрудников, а затем сотрудники осуществят планируемые изменения. На наш взгляд, это происходит по следующим причинам:

• Семинары и тренинги не так дороги, как выполнение консалтингового проекта;
• Недоверие к консультантам (можно понять — консалтинговых фирм много, а вот специалистов способных оказать квалифицированные услуги мало. Некоторые просто дискредитируют данный вид деятельности).

Однако, как показала практика, обычно бывает так: на семинаре все понятно и просто, после семинара опять возникает много вопросов. Этому способствует следующее:

• некоторые участники обучения не имеют первоначальной подготовки по теме семинара (обязательное условие для того, чтобы понять о чем идет речь);
• сотрудники, отправленные на обучение, часто не имеют реального опыта выполнения проектов по реформированию деятельности компаний;
• участники обучения иногда имеют не то образование и квалификацию, не то направление деятельности (бизнес-процессами иногда поручают заниматься даже главным инженерам);
• «фактор недосказанности» — все же некоторые профессиональные секреты на тренингах и семинарах не раскрываются.

В то же время, для успешной работы специалист по внедрению таких довольно непростых вещей, как, например, система управления бизнес-процессами должен:

• иметь необходимый уровень знаний — кроме того, что специалисты в данной области должны иметь фундаментальные знания в области экономики и менеджмента, много времени должно отводиться периодическому собственному обучению и развитию;
• иметь опыт участия в работе не над одним проектом и не в одной отрасли;
• иметь независимый взгляд на проблему — человек со стороны может увидеть то, что сотрудники компании не могут замечать годами;
• иметь постоянные коммуникации с сотрудниками, руководителями и собственниками компаний, осуществляющими аналогичные проекты.

Как показал опыт, наиболее эффективной формой реализации проекта по описанию и регламентации бизнес-процессов является следующая структура:

• Рабочие группы проекта (разработка схем процессов, направлений оптимизации, регламентирующей документации) — сотрудники компании;
• Руководитель проекта (планирование, организация, обучение, координация) — внешний консультант;
• Аналитики проекта (методическое обеспечение и контроль выполнения работ, выработка направлений оптимизации) — внешние консультанты.

То есть, работа должна осуществляться в форме временных рабочих групп. В данном случае сотрудники проходят обучение и самостоятельно описывают процессы с помощью внешних консультантов. К концу проекта сотрудники полностью обучены и подготовлены к работе в системе бизнес-процессов.

Также хотелось бы отметить, что главным фактором успеха проекта по описанию и регламентации бизнес-процессов является получение поддержки от первого лица в компании (собственник, совет директоров или руководитель). Без поддержки руководства может возникнуть круг проблем, и риск проекта увеличится. Руководитель проекта может иметь непростые отношения с функциональными руководителями и сотрудниками компании в силу специфики проекта по описанию и регламентации бизнес-процессов.

Заключение

В настоящее время много российских компаний имеют проблемы, связанные с вопросами управления и эффективностью бизнес-процессов. Существование с такими проблемами не может продолжаться безболезненно: пока конкуренция недостаточна за неэффективные процессы платит потребитель, когда же конкуренция усиливается — затраты за неэффективные процессы ложатся на предприятие. На наш взгляд, данное обстоятельство может послужить причиной проигрыша отечественным, а тем более и западным конкурентам. И что более печально — это может послужить даже причиной гибели компании.

Практика реализации проектов по совершенствованию систем управления компаниями позволяет выделить следующие негативные особенности в управлении российскими компаниями в настоящий момент:

1) Большое распространение имеет дублирование функций — функциональные обязанности пересекаются, создавая беспорядок, а иногда и хаос. Отсутствие прозрачности системы управления порождает «черные дыры», в которых пропадают денежные, материальные и временные ресурсы.

2) Наблюдается скрытое противостояние интересов собственников и топ-менеджеров компаний. Нередко встречается ситуация, когда топ-менеджеры занимаются лишь оперативным управлением (или созданием его видимости) и решением различных локальных вопросов. Времени на вопросы стратегии и внедрение изменений, вызванных потребностями рынка, почему-то не хватает. Собственникам компаний же хочется, чтобы топ-менеджеры в основном занимались инициацией и реализацией вопросов стратегического развития при отлаженной работе существующего бизнес-механизма.

3) Многие руководители, имея хороший управленческий опыт, не имеют элементарных знаний в области экономики предприятия, нет профессионального владения инструментарием менеджмента и маркетинга в управлении. Как следствие, любой проект реформирования или консалтинга начинается не с диагностики и поиска подходов к решению, как на западе, а со структурирования задачи и выяснения, для чего это надо и надо ли вообще. После выработки общего понимания начинается не стадия выполнения, а период обучения топ–менеджеров тем методам работы, которые западные консультанты априори считают самим принципом ведения бизнеса. Также немаловажно и то, что некоторые менеджеры не успели перестроиться на новые принципы хозяйствования — в подсознании еще есть остатки административно-командной системы.

4) Отсутствует система улучшения деятельности компании на всех уровнях (об этом обычно задумываются только собственники) — очень часто встречаются сотрудники, которым абсолютно все равно, как улучшить их деятельность и деятельность компании.

5) Внедрение информационных систем без предварительного анализа необходимости их внедрения. Зачастую автоматизируются процессы (а иногда и целые компании), которые неэффективны и требуют улучшения.

Одним из современных инструментов решения вышеперечисленных проблем и повышения эффективности систем управления компаниями является описание и регламентация бизнес-процессов. Не будем рассказывать о преимуществах и выгодах данной технологии — об этом написано достаточно много. С точки зрения практической реализации отметим ряд результатов, которые достигаются сразу после окончания проекта по описанию и регламентации бизнес-процессов:

• описанные и регламентированные бизнес-процессы формализуют существующую модель бизнеса, устраняют дублирование функций работниками;
• сотрудники, зная, что процессы контролируются, выполняют свою работу более добросовестно;
• количество ошибок при оформлении платежных и первичных документов снижается в среднем на 50%;
• в регламентах бизнес-процессов содержится система показателей для управления и заложен механизм дальнейшего улучшения процессов;
• регламентированные процессы представляют собой базу знаний о процессах — новые сотрудники быстрее обучаются и понимают то, что от них требуется;
• формируется полный перечень документации для управления — регламенты, должностные инструкции, положения;
• регламенты процессов представляют собой законную нормативную базу предприятия для материального стимулирования и наказания работников;
• сокращаются случаи остановки производства за счет работы обеспечивающих служб (повышается эффективность работы отдела главного энергетика, ремонтной службы);
• выявляются и ликвидируются основные средства, не использующиеся в обороте и ненужные в будущем;
• сокращаются неоправданные закупки товаров. Прозрачность и контролируемость закупок обеспечивает своевременное выполнение заявок и экономию оборотных средств за счет снижения уровня закупочных цен, транспортных затрат и затрат на содержание складов.

Таким образом, многие проблемы современного российского менеджмента может решить использование процессно-ориентированного подхода и инструментов управления бизнес-процессами. Данная технология на сегодняшний момент является очень популярной, так как она позволяет навести порядок в компании и заложить механизм улучшения процессов.

В то же время, на практике дела с внедрением данной технологии в жизнь не так хороши как в теории. Поэтому для достижения успеха, очень важно учесть опыт проектов по описанию и регламентации бизнес-процессов.

Список использованных источников

1. Баженов, И. Ю. Delphi 7 Самоучитель программиста, 2003г.
2. Безручко, В.Т. Информатика (курс лекций): учеб. Пособие для ВУЗов / В.Т. Безручко. - М. : Форум, 2009. – 431 с.
3. Вендров, А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем : учеб. пособие для ВУЗов / В.Н. Бугорский, Р.В. Соколов. – СПб : Питер, 2007. – 320 с.
4. Волкова, В.Н. Теория систем и системный анализ : учебник для вузов / В.Н. Волкова, А.А. Денисов. – М. : Изд-во Юрайт : ИД Юрайт, 2010. – 679 с.
5. Брага, В.В., Левкин А.А. Компьютерные технологии в бухгалтерском учете на базе автоматизированных систем: практикум /В.В. Брага, А.А. Левкин – М.: ЗАО «Финстатинформ», 2006. – 220 с.
6. Быкова, Н.В. Автоматизация бухгалтерского учета. Лабораторный практикум / Н.В. Быков – М., 2007. – 80 с.
7. Вартанян, А. Информационные технологии как инструмент современной бухгалтерии. // Бухгалтерский учет. – 2000. - №5. – С.11-16
8. Глицкий, А.Б. Применение автоматизированных систем бухгалтерского учета на предприятии / А.Б. Глицкий – М.: Финансы и статистика, 2006. – 320с.
9. Гулин, В. ИТ – проект: спасательный круг или омут? Как не наступить на те же грабли при внедрении автоматизированной системы.// Бухгалтер и компьютер. – 2007. - №9. – С.17-24
10. Ивлиев, М.К. Пошаговая методика обучения автоматизации бухгалтерского учета / М.К. Ивлев – М.: Интеллект-Сервис, 2007. – 123 с.
11. Информационные системы бухгалтерского учета / Под ред. проф. В.И. Подольского. – М.: ЮНИТИ, 2005. – 195 с.
12. Качайлов, А.Е. Автоматизация учета на базах и складах / А.Е. Качайлов- М.: Экономика, 2008. – 187 с.
13. Коцюбинский, А.О., /Руководство для бухгалтера по работе на компьютере / А.О. Коцюбинский – М.: ЗАО «Изд. Дом «Главбух», 2002. – 304 с.
14. Семенов, М.И. Автоматизированные информационные технологии в экономике // Финансы и статистика – 2000. - № 9. -170 с.
15. Умнова, Э.А. Система автоматизированной обработки учетной информации/ Э.А. Уманова – М.: Финансы и статистика, 2006. – 246 с.
16. Филенко, Е.Н. Развитие понятия «документ» с внедрением новых информационных технологий делопроизводство. – 2006. – № 3 – С. 64–65.
17. Харитонов, С.А. Компьютерная бухгалтерия 7.7. в системе гибкой автоматизации бухгалтерского учета/ С.А. Харитонов – СПб.: Элби, 2002. – 250 с.
18. Чистов, Д.В. Новый план счетов в системе компьютерного учета «1С: Бухгалтерия 7.7» /Д.В. Чистов – СПб.: Элби, 2007. – 163 с.
19. Чистов, Д.В. Основы компьютерной бухгалтерии : учебный практикум по ведению бухгалтерского учета в «1С:Бухгалтерия» 7.7 для Windows / Д.В. Чистов – М:Компьютерр-Пресс, 2016. – 423 с.
20. Шуремов, Е.Л. Автоматизированные информационные системы бухгалтерского учета, анализа, аудита: учебное пособие / Е.Л. Шуремов – М.: Перспектива, 2007. – 363 с.
21. Шуремов, Е.Л. Системы автоматизации бухгалтерского учета / Е.Л. Шуремов – М.: Бухгалтерский учет, 1996. – 256 с.
22. Автоматизированные информационные технологии в экономике: учебник / Под ред. Г.А.Титоренко. – М.: ЮНИТИ, 2007 г. - 205 с.
23. Балабайченко, Е.Е., Компьютер для бухгалтера / Е.Е. Балабайченко, И.Ф. Муштоватый - М., 2007. – 320 с.
24. Глицкий, И.С. Автоматизация учета в России: мифы и реальность // Бухгалтер и компьютер. – 2006. - №2. – С.3-10
25. Пищиков, С. Единство и борьба противоположностей: бухгалтерские системы и ERP. // Бухгалтер и компьютер. – 2008. - №1. – С.31-34
26. Святенко, О. Основные принципы работы программы «Турбо-Бухгалтер» // Предприниматель. – 2008. - №8. – С.20-25
27. Суворова, Е. Автоматизация предприятия: когда и как // Бухгалтер и компьютер. – 2005. - №1. – С.15-21
28. Харитонов, С. Свежее решение: составление новой бухгалтерской отчетности на компьютере. // Бухгалтер и компьютер. – 2004. - №2. – С.9-13
29. Шуремов, Е. Конкурс «Бизнес-Софт 2001»: Основные итоги // Бухгалтер и компьютер. – 2001. - №6. – С.24-32
30. Ядов, Г.Б. Информация и общество// Вокруг света. – 2004. - № 2. С.12-19
31. Информационные системы. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.islu.ru/k_inform/infsystekst.html.