На большинстве российских предприятий множество операций документооборота производится вручную, это сокращает объем выполненной работы и приводит к снижению получаемой прибыли. Не оптимальное использование информации на предприятии существенно замедляет ее обработку и эффективность применения для управления предприятием. В настоящее время очень важную роль играет структурированная информация по различным предметным областям.

Для оптимизации работы разработаем и внедрим в эксплуатацию информационную систему, которая позволит устранить существующие проблемы.

Тема является актуальной на сегодняшний день, так как количество и объёмы используемых в современном мире документов растут. Причём соотношение электронных и бумажных документов со временем меняется в пользу последних. Электронный документооборот имеет неоспоримый ряд преимуществ, таких, например, как электронный архив, по сравнению с обработкой бумажных документов. Система должна быть разработана с учетом специфики работы организации. Целью данной курсовой работы является проектирование, разработка и реализация информационной системы документооборота.

Основные задачи, необходимые для решения в ходе проектирования системы, которая будет разработана для автоматизации процесса обработки и анализа данных и документов:

• изучение всех этапов работы с документами

• концептуальное проектирование

выбор СУБД

• реализация приложения СЭД (Системы электронного документооборота).

Работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы.

Описание предметной области. Постановка задачи

1. Постановка задачи

Концептуальное проектирование – это первый этап создания информационной системы. Он включает в себя проектирование бизнес-процессов, определение объектов, атрибутов и их связей и заканчивается разработкой ER-диаграммы предметной области.

Строительная организация занимается строительством объектов по заказам клиентов. Сначала заказ проходит предварительную стадию: сбор различных разрешений на строительство, составление эскиза объекта, расчет объема и закупка строительных материалов. После того, как объект проходит технический контроль, он передается заказчику. По результатам своей деятельности строительная организация производит отчисления в налоговые органы и предоставляет отчетность в органы государственной статистики. Весь строительный цикл работ сопровождается проектно-сметной, исполнительной и технической документацией. Внедрение новых программных решений позволит систематизировать и полностью автоматизировать документооборот в строительстве. Внедрения только стандартных программ по документообороту для строительных компаний недостаточно, так как набор действий, связанных с документами строительных предприятий, гораздо шире, нежели в любых других организациях. Возникает необходимость разработки системы электронного документооборота, со спецификой отдельно взятой строительной организации.

До разработки информационной системы на предприятии пользовались программой «Делопроизводство», разработанной в среде Borland C++ Builder с использованием СУБД Paradox. Данная информационная система обладала низкой надежностью из-за нестабильности работы СУБД Paradox и файл-серверной архитектуры и поэтому была подвержена частым сбоям. В связи с использованием файл-серверной архитектуры и прямого доступа к базе данных база часто была открыта в режиме редактирования на клиентах. И при возникновении внештатных ситуаций на сервере при открытом приложении на клиенте часто происходили сбои в базе данных, вследствие чего нарушалась ее целостность и требовалось вмешательство разработчика для ее восстановления.

И хотя приложение имело сетевую архитектуру, работать с ним могли лишь сотрудники в главном офисе в городе Кирове, а работники из других подразделений в городах не могли получить к ней доступ, хотя потребность в этом имелась.

Кроме того, сотрудникам организации, чтобы уточнить данные делопроизводства в отношении них (например, список отписанных на них писем, реестр неисполненных документов, даты и сроки командировки и т.д.) необходимо было подходить или звонить в приемную, где установлена программа. Было бы гораздо удобнее, если сотрудник организации прямо со своего рабочего места мог зайти в программу и просмотреть интересующую его информацию. Но для этого нужно было устанавливать на каждом компьютере необходимое программное обеспечение и настраивать доступ к программе. И это стало еще одной причиной выбора в пользу веб-приложения, т.к. при его внедрении не нужно устанавливать дополнительное ПО, необходимо иметь на клиенте лишь браузер (Microsoft Internet Explorer, Opera и т.д.) и знать url-адрес приложения на сервере.

Таким образом, требовалось разработать приложение с распределенной структурой, к которому можно было бы подключаться и просматривать данные из любого подразделения и офиса предприятия. Именно поэтому для разработки информационной системы были применены веб-технологии.

На данный момент существует несколько разработок в сфере документооборота с применением веб-технологий. К ним относятся, например «ЕВФРАТ-Документооборот», Система «ДЕЛО», Система оперативного управления компанией «МОТИВ», PayDox, DocsVision «Делопроизводство» и другие. Все они предназначены для построения полноценной системы управления бизнес-процессами и документами организации. Инструментарий, входящий в комплект поставки этих систем позволяет реализовать технологии электронного документооборота в любой компании. Стандартная конфигурация этих систем содержит обязательные настройки.

Для учета различных типов документов предназначены регистрационно-контрольные карточки (РКК) документов, которые включают в себя:

входящие документы;
исходящие документы;
внутренние документы.

Шаблоны журналов, справок и отчетов включают в себя:

журнал входящих документов;
журнал исходящих документов;
журнал внутренних документов;
общий журнал по потокам документов;
отчёт о выполнении документов по потокам;
отчет по документам, которые надо выполнить;
отчет о выполнении поручений;
отчёт по поручениям, которые надо выполнить;
общий отчёт по потокам документов;

Таким образом, эти приложения позволяют автоматизировать следующие процессы:

регистрацию документов;
управление процессами обработки документов;
исполнение и контроль исполнения документов;
создание архивов документов;
управление сопутствующей справочной информацией.

Но все эти разработки, во-первых, дорогостоящи, а во-вторых, имеют не совсем требуемую функциональность.

Поэтому было принято решение разработать новое приложение с сохранением и даже расширением функциональности и стабильное от сбоев базы данных.

Для конвертации данных из старой базы данных Paradox в новую MySQL была написана специальная программа. При этом конвертация проводилась в виде выполнения SQL-запросов. И если данные в СУБД Paradox занимали почти 24 Мб, то после конвертации в MySQL они занимали лишь 11 Мб. При этом количество записей, содержащихся в базе данных составило:

В таблице счет-фактур – 56336 записей
В таблице входящих документов – 21589 записей
В таблице исходящих документов – 13168 записей
В таблице почтовых отправлений – 20822 записи
В таблице командировочных – 4615 записей

Общее количество записей на момент конвертации составило 116 530 записей.

1. Моделирование бизнес-процессов «Как есть»

Как уже было сказано выше, в организации полноценной системы электронного документооборота не существовало. Следовательно, к средствам моделирования (UML или нотации IDEF) также не прибегали. Поэтому, в рамках моделирования «Как есть» представим диаграмму классов и диаграмму вариантов использования.

Диаграмма прецедентов системы документального обеспечения управленческой деятельности организации, выполненная на языке UML, показана на рисунке 1.1.

Рисунок 1.1 – Диаграмма Use Case «как есть»

Она хорошо согласуется с приведенной контекстной диаграммой и показывает работу системы в целом. Диаграмма классов (рисунок 1.2) использует три субъекта системы: Делопроизводитель, Сотрудник и Документ организации (бумажный).

Для них создаются две соответствующие сущности: Работник и Документ. Сущность Должность позволяет разделить работников на делопроизводителей и других сотрудников организации. Использованы связи один-ко-многим и многие-ко-многим.

На рисунке 1.3 приведена автоматически построенная диаграмма таблиц, в которой указаны типы данных и реализованы связь многие-ко-многим как совокупность связей один-ко-многим с дополнительной таблицей Т0 и связь один-ко-многим между таблицами Работник и Должность.

Рисунок 1.2 – Диаграмма классов

Рисунок 1.3 – Диаграмма таблиц

2. Анализ предметной области и моделирование приложения «Как должно быть»

1. Требования, реализуемые спроектированной системой

Для достижения поставленной цели в информационной системе должны быть реализованы следующие виды учета:

учет входящих документов с возможностью учета их исполнения и контроля;
учет исходящих документов;
учет счет-фактур;
учет почтовых отправлений (обычной почты и судебных отправлений);
учет командировочных удостоверений;
учет сотрудников и организаций, с которыми работает компания.

Также информационная система должна выполнять следующие функции:

формирование реестров по каждой категории учета, в том числе реестра неисполненных документов;
возможность расширенного поиска по каждой категории по любому полю учета;
возможность печати конверта исходящих почтовых отправлений сразу из программы, либо с выгрузкой конверта в MS Excel;
возможность формирования реестра почтовых отправлений по обычной почте и судебным отправлениям за конкретный промежуток времени;
возможность печати командировочных удостоверений и приказа на командировку;
возможность печати всех журналов регистрации прямо из программы, либо с выгрузкой данных в MS Excel для их дальнейшей корректировки.

В соответствии с приведенными выше требованиями к учету документов смоделирована предметная область с объектами и связями между ними.

1. Обоснование выбора СУБД MySQL

Для полнофункциональной работы любого приложения требуется система управления базами данных. С появлением Интернет-технологий, позволяющих создавать динамичные и интерактивные веб-страницы, необычайно возрос спрос и на СУБД, которые наиболее полно подходили бы для этого по быстродействию, надежности и стабильности. И здесь хорошо проявил себя пакет MySQL, который получился быстрым, простым и надежным.

Поэтому в качестве СУБД в данной работе выбрана СУБД MySQL.

MySQL является очень быстрой, надежной и легкой в использовании. MySQL обладает также рядом удобных возможностей, разработанных в тесном контакте с пользователями. Первоначально сервер MySQL разрабатывался для управления большими базами данных с целью обеспечить более высокую скорость работы по сравнению с существующими на тот момент аналогами. И вот уже в течение нескольких лет данный сервер успешно используется в условиях промышленной эксплуатации с высокими требованиями. Несмотря на то, что MySQL постоянно совершенствуется, он уже сегодня обеспечивает широкий спектр полезных функций. Благодаря своей доступности, скорости и безопасности MySQL очень хорошо подходит для доступа к базам данных по Internet, что является очень важным фактором при выборе его в данной курсовой работе, т.к. разработанное приложение предполагается разместить в глобальной сети.

MySQL имеет ряд преимуществ перед другими СУБД. Например, можно сравнить MySQL с наиболее распространенной СУБД MS Access и проанализировать их преимущества и недостатки. Сравнение приведено в таблице 2.1.

Таблица 2.1 – Сравнение MS Access и MySQL

Характеристика	MS Access	MySQL
Число объектов в базе данных	32768	До 5 млрд.
Максимальный размер таблицы	1 Гбайт	По умолчанию – 4 Гбайт, но размер лимитируется операционной системой
Число таблиц	2048	До 60000
Язык запросов	SQL	SQL
Язык интерфейса	Русский	Английский
Интерфейс	Windows	DOS
Уровень безопасности	Низкий	Высокий
Основное назначение	Создание некоммерческих приложений	Создание коммерческих приложений
Поддержка ODBC	Да	Да

К конкурентам MySQL, помимо MS Access, относятся PostgreSQL, Microsoft SQL Server и Oracle.

MySQL обладает многими преимуществами, в том числе высокой производительностью, низкой стоимостью, простотой конфигурирования и изучения, переносимостью и доступностью исходного кода.

Далее более подробно рассмотрены упомянутые выше преимущества:

производительность. MySQL без сомнений работает очень быстро. Результаты сравнительных тестов производительности, выполненных фирмой-изготовителем, можно посмотреть на странице http://web.mysql.com/benchmark.html. Многие из этих сравнительных тестов показывают, что MySQL работает на порядок быстрее конкурирующих продуктов. Также быстродействие MySQL достигнуто благодаря внутреннему механизму многопоточности;
низкая стоимость. Пакет MySQL доступен бесплатно в соответствии с лицензией на программное обеспечение с открытым исходным кодом или, если это необходимо для приложения, за небольшую сумму можно приобрести коммерческую лицензию;
простота использования. В большинстве современных баз данных используется SQL. Если ранее пользователь работал с другими СУРБД, переход к этой системе не должен вызвать каких-либо затруднений. Установка MySQL столь же проста, как и установка многих аналогичных продуктов;
переносимость. В настоящее время существуют версии программы для большинства распространенных компьютерных платформ. Это говорит о том, что пользователю не навязывают определенную операционную систему. Пользователь сам может выбрать, с чем работать, например с Linux или Windows, но даже в случае замены ОС данные не потеряются и даже не понадобятся дополнительные инструменты для их переноса;
исходный код. Исходный код MySQL можно выгружать и изменять. Благодаря этому возможно самим добавлять в пакет нужные функции, расширяя его функциональность так, как требуется. Кстати, за отдельную плату это могут сделать и сами авторы MySQL. Чтобы заказать расширение MySQL у создателей пакета, необходимо зайти на сайт http://www.mysql.com/ и заполнить соответствующую форму;
безопасность. Довольно высокий уровень безопасности обеспечивается благодаря базе данных mysql, создающейся при установке пакета и содержащей пять таблиц. При помощи этих таблиц можно описать, какой пользователь из какого домена с какой таблицей может работать и какие команды он может применять. Пароли, хранящиеся в базе данных, можно зашифровать при помощи встроенной в MySQL функции password();
сообщество. Как следствие открытости кода, бесплатности программы, стабильной и надежной ее работы образовалось сообщество людей, которые не просто лояльны к MySQL, но и всячески участвуют как в развитии самого пакета, так и в обучении менее опытных людей работе с ним. Существует огромное количество листов рассылки и конференций, где можно получить бесплатную помощь в любое время суток.

Главным недостатком является отсутствие графического интерфейса и мощных средств подготовки различных отчетов, но это компенсируется за счет других факторов.

Как уже было сказано, MySQL является очень быстрой СУБД. Сравним MySQL с другими СУБД по скорости выполнения некоторых операций. Сравнение приведено в таблице 2.2.

Таблица 2.2 – Сравнение MySQL с другими СУБД по скорости чтения

Чтение 2000000 строк по индексу	Скорость, сек.
MySQL	464
DB2	1206
MS SQL	1634
Oracle	20800

Также можно сравнить MySQL с другими распространенными и популярными бесплатными СУБД, такими как Firebird и PostgreSQL. Результаты сравнения приведены в таблице 2.3.

Таблица 2.3 – Сравнение MySQL с Firebird и PostgreSQL

Показатель		Firebird		MySQL		PostgreSQL
1 Лицензии		Полностью бесплатна, в том числе для коммерческого применения		Платна для коммерческого применения		Платна для коммерческого применения
2 Поддерживаемые ОС		MS Windows, Linux, Sun, FreeBSD, Mac OS X, HP-UX		MS Windows, Linux, Sun, FreeBSD, Mac OS X, HP-UX, IBM AIX, Novell Netware,		MS Windows, Linux, Sun, FreeBSD, Mac OS X, HP-UX, IBM AIX
Показатель		Firebird		MySQL		PostgreSQL
3 Максимальное количество таблиц		32676		Неограниченно		Неограниченно
4 Максимальный размер БД		64 TB		Неограниченно		Неограниченно
Показатель	Firebird		MySQL		PostgreSQL
4 Максимальный размер БД	64 TB		Неограниченно		Неограниченно
5 Максимальное количество записей в таблице	2³² записей		Лимитируется физическим размером таблицы		Неограниченно
6 Максимальное количество полей в таблице	В зависимости от типов данных полей		1000		250-1600 в зависимости от типов данных полей
7 Максимальный размер SQL-запроса	64 Кб		1 Гб		Нет данных
8 Поддержка транзакций	Да		Нет		Да

Все эти факторы и повлияли на выбор в качестве СУБД для данной работы именно MySQL.

Таким образом, в предыдущих пунктах рассмотрена связка Ajax, ExtJS, DWR, Eclipse, Java и MySQL. Она наиболее близко подходит для реализации поставленной цели, поэтому в данной работе будет использована именно эта связка. Выше были рассмотрены все преимущества и недостатки выбранных технологий, но общим преимуществом является то, что все компоненты этой связки являются бесплатными. Поэтому для создания приложения никаких затрат, кроме интеллектуальных, не требуется.

1. Диаграммы UML «Как должно быть»

Для моделирования предметной области использован программный комплекс Rational Rose, который является одним из наиболее распространенных программных средств, выражающих объектно-ориентированную парадигму. С помощью данного комплекса смоделируем будущую информационную систему.

Для анализа и моделирования предметной области построены следующие UML-диаграммы:

диаграмма вариантов использования;
диаграмма классов;
диаграмма состояний;
диаграмма активности;
диаграмма последовательности;
диаграмма кооперации;
диаграмма компонентов;
диаграмма развертывания;
диаграмма пакетов.

Рассмотрим сначала диаграмму вариантов использования нашей предметной области, которая показывает взаимодействие пользователя с проектируемой системой. Она представлена на рисунке 2.1.

Основными актерами являются секретарь и пользователь. Секретарь имеет доступ к редактированию данных справочников и таблиц, а также может печатать командировочные удостоверения, приказы и конверты почтовых отправлений. Пользователь наделен только правами просмотра данных справочников и рабочих таблиц, кроме того, он может пользоваться поиском и печатать различные отчетные формы как по результатам поиска, так и исходные. Правами печати также наделен и секретарь.

Рисунок 2.1 – Диаграмма вариантов использования

Далее рассмотрим диаграмму активности, которая позволяет моделировать последовательность бизнес-процессов по принципу от активности к активности или от активности к состоянию.

Диаграмма активности представлена на рисунке 2.2.

Рисунок 2.2 – Диаграмма активности

Работа с информационной системой начинается с ввода имени пользователя и пароля для определения роли входящего и его аутентификации. После входа в систему пользователь может выбирать, какое действие он будет выполнять. Возможные действия пользователя представлены на диаграмме.

Далее рассмотрим диаграмму состояний, которая является логическим продолжением диаграммы активности и хорошо известным описанием поведения систем.

Диаграмма состояний представлена на рисунке 2.3.

Рисунок 2.3 – Диаграмма состояний

На диаграмме видно, что информационная система в момент работы может находиться либо в состоянии просмотра данных (при этом происходит перемещение по записям), либо в состоянии редактирования. Также возможны состояния поиска и печати. Каждое состояние сопровождается соединением с базой данных, выполнением запроса к ней и получением результатов.

Далее рассмотрим диаграмму последовательности, которая представляет взаимодействие объектов между собой, определение клиентов и серверов и порядка обмена сообщений между ними.

Диаграмма последовательности представлена на рисунке 2.4.

Рисунок 2.4 – Диаграмма последовательности

На диаграмме показана последовательность действий секретаря. Для обычного пользователя последовательность сохраняется, но он не имеет прав для редактирования данных.

На диаграмме видно, что сначала пользователь информационной системы выбирает, какое действие будет производить: просматривать данные, либо редактировать. После этого посылается соответствующий запрос серверу, который запрос обрабатывает и посылает запрос к базе данных. База данных возвращает результаты запроса, а сервер передает их клиенту в формате JSON. На клиенте при этом данные автоматически подгружаются и обновляются.

Второй тип диаграмм взаимодействия, — это диаграмма кооперации. Диаграмма отличается от предыдущей тем, что она не акцентирует внимание на последовательности передачи сообщений, а отражает наличие взаимосвязей вообще (наличие сообщений от клиентов к серверам). Эта диаграмма получается компактней и позволяет окинуть одним взглядом взаимодействие всех объектов.

Диаграмма кооперации представлена на рисунке 2.5.

Рисунок 2.5 – Диаграмма кооперации

Далее рассмотрим основные диаграммы – диаграмму классов и диаграмму пакетов, которые создают внутреннюю структуру системы и описывают наследование и взаимное положение классов и пакетов друг относительно друга. В ней описывается логическое представление системы.

Диаграмма пакетов представлена на рисунке 2.6.

com.invoice

com.employee

com.organization

com.income

com.trip

com.authentication

com.ini

com.outgo

com.mail

com.register

com.stat

com.user

Рисунок 2.6 – Диаграмма пакетов

Каждый пакет содержит свой набор классов. Рассмотрим для примера пакет com.invoice. Диаграмма классов для этого пакета представлена на рисунке 2.7.

Рисунок 2.7 – Диаграмма классов

На диаграмме видно, что пакет состоит из класса, описывающего поля доступа к базе данных, класса, описывающего поля для поиска, одного интерфейса, определяющего методы класса и одного класса, реализующие методы, описанные в интерфейсе. Остальные пакеты имеют похожую структуру.

Класс Invoice содержит закрытые переменные, описывающие поля таблицы Invoice базы данных и открытые методы getXXX() и setXXX() для доступа к этим полям.

Класс InvoiceRequest содержит закрытые переменные, которые используются при формировании запроса для поиска и открытые методы getXXX() и setXXX() для доступа к этим переменным.

Интерфейс InvoiceService содержит описание открытых методов для просмотра, поиска, добавления, редактирования и удаления записей в таблице Invoice, а также формирования отчетов для экспорта в Microsoft Excel. А класс InvoiceServiceImpl содержит реализацию этих методов, а также содержит закрытые методы, генерирующие запросы к базе данных. Такое отделение описания от реализации, закрытых методов от открытых произведено в целях безопасности.

В завершении моделирования рассмотрим последнюю диаграмму – диаграмму развертывания, которая предназначена для анализа аппаратной части системы.

Диаграмма развертывания представлена на рисунке 2.8.

Рисунок 2.8 – Диаграмма развертывания

На диаграмме видно, что система имеет клиент-серверную архитектуру, которая объединяет в себе один сервер, несколько рабочих мест операторов и пользователей системы. При этом ограничение на количество клиентов системы накладывается только техническими характеристиками сервера. Все клиенты соединены с сервером либо в локальной вычислительной сети, либо через сеть Интернет.

По результатам проведенного выше моделирования разработана структура базы данных, которая будет описана в следующем пункте.

1. Структура базы данных

Структура базы данных «Делопроизводство» представлена на рисунке 2.9.

Рисунок 2.9 – Структура базы данных

База данных имеет сравнительно несложную структуру. В ней выделяются 2 справочника: справочник сотрудников и справочник организаций, а также 6 рабочих таблиц. Справочники связаны с таблицами неидентифицирующей связью «один-ко-многим».

1. Описание работы информационной системы

Как уже было сказано в предыдущих пунктах, для разработки информационной системы были использованы различные технологии.

В качестве серверной технологии использована платформа J2EE (Java 2 Platform Enterprise Edition), в качестве СУБД выбрана MySQL, в качестве технологии связи клиента с сервером – связка Ajax и DWR, в качестве средства разработки веб-интерфейса – фрэймворк ExtJS.

Информационная система построена на основе клиент-серверной архитектуры, т.к. одновременно ей могут пользоваться несколько человек в течение рабочего дня. Как уже было сказано, требовалось разработать приложение с распределенной структурой, к которому можно было бы подключаться и просматривать данные из любого подразделения предприятия. Именно поэтому для разработки информационной системы были применены веб-технологии и выбрана структура веб-приложения с серверной частью, написанной на Java, как наиболее распространенной серверной технологией.

Таким образом, в информационной системе предусмотрена возможность просмотра информации любым сотрудником компании без установки дополнительного программного обеспечения и для доступа к информационной системе на компьютере пользователя необходим лишь браузер (MS Internet Explorer, Opera, Mozilla Fiferox и др.).

Информационная система обладает простым, удобным и интуитивно понятным интерфейсом. Он показан на рисунке 2.10.

Рисунок 2.10 – Интерфейс информационной системы

Большую часть окна занимает таблица с данными. Выше таблицы расположена панель управления, со всеми кнопками, отвечающими за выполнение той или иной операции.

Стандартный набор кнопок включает в себя:

кнопка «Сохранение» - сохранение измененных в таблице данных;
кнопка «Отмена» - отмена изменения данных;
кнопка «Обновить» - обновление таблицы данных;
кнопка «Поиск» - открывает окно поиска;
кнопка «Печать» - выводит данные таблицы на печать;
кнопка «Экспорт в файл» - выгрузка данных в MS Excel;
кнопка «Email» - отправка таблицы данных по электронной почте;
кнопка «Добавить» - добавить данные в таблицу;
кнопка «Удалить» - удалить данные из таблицы.

В верхней части окна располагаются кнопки перемещения по страницам журналов учета и справочников, а также окно выбора рабочего года.

Как уже было сказано, интерфейс информационной системы интуитивно понятен, кроме того он поддерживает различные функциональные возможности. Так, например, в таблицах благодаря технологии Ajax предусмотрена автоподгрузка данных. То есть в таблицу выводятся не сразу все данные, а с постраничной разбивкой. Количество записей на странице задается в настройках программы. Таким образом, это помогает существенно сэкономить трафик при открытии и перезагрузке страницы.

Кроме того, при загрузке данных в таблицу все кнопки и поля становятся недоступными для изменения, а в середине окна появляется уведомление о загрузке данных. Данная функциональность показана на рисунке 2.11.

Рисунок 2.11 – Загрузка данных в таблицу

Столбцы в таблицах можно передвигать, изменять в размерах, переставлять на другие места. Также предусмотрена возможность сортировки данных по столбцам как по возрастанию, так и по убыванию. Данная возможность представлена на рисунке 2.12.

Рисунок 2.12 – Возможность сортировки в информационной системе

При добавлении нового документа все незаполненные и обязательные для заполнения поля подчеркиваются красной линией и на экран выводятся соответствующие предупреждения. Данная функциональность представлена на рисунке 2.13.

Рисунок 2.13 – Предупреждение о незаполненности полей

В веб-интерфейсе ExtJS предусмотрены удобные инструменты для работы с датами, в том числе специальный календарь, представленный на рисунке 2.14.

Рисунок 2.14 – Инструмент «Календарь»

В таблице предусмотрена возможность выделения сразу нескольких строк. Это бывает удобно, например, для удаления сразу нескольких записей в таблице. Данная возможность показана на рисунке 2.15.

Рисунок 2.15 – Выделение нескольких строк

Рассмотрим далее работу пользователя с приложением, начиная со входа в систему и заканчивая описанием различных функциональных возможностей.

Работа с информационной системой начинается со страницы входа в систему. Система безопасности и аутентификации пользователя в информационной системе представляет собой проверку имени пользователя и пароля при входе в систему с возможностью запоминания последнего вошедшего пользователя в течение 12 часов. Страница входа в систему представлена на рисунке 2.16.

Рисунок 2.16 – Страница входа в систему

При вводе символов в строку с именем пользователя появляется список с именами, автоматически подгружаемыми из базы данных благодаря технологии Ajax. Данная особенность показана на рисунке 2.17.

Рисунок 2.17 – Автоподгрузка имен пользователя

В информационной системе предусмотрены следующие роли для входа в систему:

Администратор;
Оператор;
Пользователь.

Администратор обладает всеми правами по просмотру и редактированию данных, включая пароли операторов.

Оператор может просматривать и редактировать все виды документов и справочники, печатать командировочные удостоверения, приказы и конверты.

Пользователь имеет право только на просмотр информации по документам с возможностью поиска.

Для входа в систему в качестве оператора необходимо на странице входа в систему ввести имя пользователя и пароль. При этом имеется возможность запоминания оператора в течение 12 часов на этом компьютере.

Для входа в систему в качестве пользователя ввод имени пользователя и пароля на требуется.

После входа в систему пользователю предлагается выбрать нужную страницу учета, нажав на соответствующую кнопку на верхней панели.

Пользователь имеет возможность просматривать, либо добавлять, редактировать или удалять записи.

Для добавления данных необходимо нажать соответствующую кнопку на панели управления, после чего откроется диалоговое окно добавления записи (рисунок 2.13).

Редактирование записей происходит прямо в таблице, а удаление – путем выделения удаляемых записей и нажатия кнопки «Удалить» (рисунок 2.15).

Просматривать имеющиеся данные пользователь может постранично, либо выбрав интересующие данные с помощью поиска.

По каждой категории учета возможен расширенный поиск по любым полям документа, а для дат – с заданием диапазона дат. Окно поиска открывается нажатием на кнопку «Поиск» на панели управления.

Также результаты поиска, либо весь выведенный на экран список можно распечатать из программы стандартными средствами печати браузера (при помощи кнопки «Печать»), либо выгрузить его в MS Excel (при помощи кнопки «Экспорт в Excel»), либо послать по почте, нажав кнопку «Email» на панели управления.

При ведении учета командировочных необходимым является печать командировочных удостоверений и приказов на командировку. С этой целью в программе предусмотрена быстрая печать командировочных удостоверений (первый лист) и приказов для конкретного сотрудника. Второй лист командировочного удостоверения стандартный и не требует заполнения программными средствами.

Также в информационной системе предусмотрена возможность просмотра количества записей по документам. Для этого необходимо выбрать пункт меню «Статистика». Окно с данными статистики представлено на рисунке 2.18.

Рисунок 2.18 – Окно «Статистика»

Таким образом результатом разработки стала полностью функциональная информационная система, готовая к работе и полностью бесплатная вследствие бесплатности компонентов разработки и СУБД.

Заключение

Результатом проектирования стала информационная система «Делопроизводство», разработанная с применением новейших Интернет-технологий как веб-приложение. В ходе проектирования была проведена следующая работа:

изучены современные Интернет-технологии;
в качестве наиболее предпочтительной выбрана технология Ajax;
в качестве технологии построения веб-интерфейса выбрана технология ExtJS;
изучены средства разработки информационных систем на базе технологиии Ajax и выбрана платформа Eclipse;
произведено сравнение СУБД и выбрана MySQL как наиболее подходящая для разработки веб-приложений;
проведен анализ предметной области и смоделирована будущая информационная система;
разработана структура базы данных;
написаны программные коды приложения и проведено его тестирование.

Главным результатом проделанной работы является создание функционирующей системы, имеющей дружественный интерфейс и отвечающей всем предъявляемым к ней требованиям.

Библиографический список

Дейв Крейн, Эрик Паскарелло, Даррен Джеймс Ajax в действии [Текст]: пер. с англ. — М. : Издательский дом «Вильямс», 2006. — 640 с.
Дейв Крейн, Бер Бибо, Джордон Сонневельд Ajax на практике [Текст]: пер. с англ. — М.: «Вильямс», 2007. — ISBN 978-5-8459-1327-2
Вулстон Д. Ajax и платформа .NET 2.0 для профессионалов [Текст]: пер. с англ. — М.: «Вильямс», 2007. — С. 464. — ISBN 1-59059-670-6
Аткинсон Л. MySQL. Библиотека профессионала [Текст]: пер. с англ.– М.:Издательский дом «Вильямс», 2002. — 624 с.: ил. — Парал. тит. англ.
Справочное руководство по MySQL [Текст] // http://www.mysql.com/documentation/
Грофф Дж., Вайнберг П. SQL: полное руководство [Текст]: пер. с англ. – 2-е изд., перераб. и доп. – Издательская группа BHV, 2001. – 816с., ил.
Ларман К. Применение UML 2.0 и шаблонов проектирования [Текст]: пер. с англ. — 3-е изд. — М.: «Вильямс», 2006. — 736 с. — ISBN 0-13-148906-2
Шмуллер Д. Освой самостоятельно UML 2 за 24 часа. Практическое руководство [Текст]: пер. с англ. — М.: «Вильямс», 2005. — 416 с. — ISBN 0-672-32640-X
Буч Г., Рамбо Дж., Джекобсон А. Язык UML. Руководство пользователя [Текст]: пер. с англ. — М., СПб.: «ДМК Пресс», «Питер», 2004. — 432 с. — ISBN 5-94074-260-2