Автор Анна Евкова
Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом» (Выбор комплекса задач автоматизации)

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Деятельность предприятий сопровождается большим объемом документов, которые формируют документооборот. Документооборот – это система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Для оптимизации и обеспечения целостности требуется управление документооборотом. Управление документооборотом должно быть основано на установлении, внедрении и распространении руководящих указаний и регламентов работы с документами. Руководящими указаниями и регламентами называют нормативные документы, в которых устанавливаются правила работы с документами: правила документирования, организации документооборота, хранения документов и их использования, защиты документированной информации и др. В отечественном делопроизводстве основным документом организации, устанавливающим порядок работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла, является инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству).

Выполнение инструкции требует временных затрат от исполнителей, задействованных в формировании документооборота. Поэтому в настоящее время были разработаны системы электронного документооборота (СЭД). СЭД представляют собой автоматизированную многопользовательскую систему, которая сопровождает процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

На российском рынке СЭД представлены в достаточно широком объеме, что способствует созданию конкурентной между разработчиками и повышению качества программных продуктов.

Актуальность работы заключается в повышении качества процесса управления документооборотом.

Объектом исследования является процесс управления документооборотом.

Предметом исследования является автоматизация процесса управления документооборотом.

Целью работы является разработка регламента выполнения процесса управления документооборотом.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

  1. Дать описание предметной области.
  2. Выбрать средства моделирования бизнес-процессов.
  3. Осуществить моделирование бизнес-процессов «как есть».
  4. Описать мероприятия по улучшению бизнес-процессов.
  5. Осуществить моделирование бизнес-процессов «как должно быть».​​​

1. Аналитическая часть

1.1 Выбор комплекса задач автоматизации

Предметом исследования является процесс управления документооборотом. Поскольку управление документооборотом основано на установлении, внедрении и распространении руководящих указаний и регламентов работы с документами, требуется разработка руководящих указаний. Разработка инструкции по управлению документооборотом является одной из функций службы документационного обеспечения. В организациях, в которых отсутствует отдел документационного обеспечения, разработкой регламентов и инструкций занимается сотрудник, который отвечает за организацию работы с документами.

Инструкции по документационному обеспечению устанавливают единые правила работы с документами в организации, включая документирование деятельности, ведение документооборота, регистрацию, контроль за исполнением и хранением документов. Инструкция документационного обеспечения представляет собой нормативный документ организации, который утверждается руководителем учреждения и имеет обязательный характер для всех работников.

Если предприятие имеет филиальную структуру, необходимо разработать инструкцию по документационному обеспечению таким образом, чтобы она могла использоваться и в основном офисе, и в филиалах, потому что это позволит осуществлять делопроизводство согласно единым принципам, что в дальнейшем облегчит информационный обмен между организациями одной системы.

Инструкция по документационному обеспечению разрабатывается на основе законодательных и иных нормативных правовых актов, которые регулируют сферу информации и документации. Одновременно инструкция отражает специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации.

В государственных структурах, например, в Федеральных органах исполнительной власти и территориальных органах федеральных органов исполнительной власти инструкция по документационному обеспечению разрабатывается на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, которая утверждена приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536. В прочих организациях также может быть использована типовая инструкция в той части, в какой она не противоречит особенностям работы с документами в данной организации.

Инструкции по документационному обеспечению должны применяться не только в структурных подразделениях, ответственных за документооборот, но и в остальных подразделениях организации, которые работают с документами.

Инструкция по управлению документооборотом разрабатывается в ходе нескольких этапов, которые включают:

  • сбор и анализ материала;
  • разработку проекта инструкции, ее согласование и утверждение;
  • внедрение инструкции в организации.

Основой для разработки инструкции по управлению делопроизводством может служить инструкция по делопроизводству других организаций, если они не противоречат положениям законодательства в сфере информации и документации.

Когда нормативные документы изучены, необходимо исследовать документационное обеспечение организации, которое включает следующие компоненты:

  • Организационную структуру предприятия (на основе структуры, штатной численности и штатного расписания);
  • Структуру управляющего аппарата и распределение обязанностей между руководством (на основе приказа о распределении обязанностей между руководством и других организационно-правовых и распорядительных документов);
  • Функции организации в целом, которые изложены в уставе предприятия, положении о подразделениях, положении о главных и ведущих специалистах и т.д.;
  • Функции отдельных органов управления, которые изложены в организационно-правовых документах, которые регламентируют деятельность предприятия;
  • Функциональные обязанности отдельных работников, изложенные в должностных инструкциях;
  • Состав документов, подшитых в дела организации;
  • Процесс организации работы по приему и отправке документов;
  • Систему регистрации и учета документов, если она имеется в организации (по регистрационно-учетным формам: журналам, картотекам ручным или автоматизированным);
  • Процесс организации контроля за исполнением документов, изложенный в журналах и картотеках, которые используются для контроля за исполнением;
  • Систему хранения документов и дел в подразделениях организации, описанную на основе номенклатуры дел или методом непосредственного анализа дел в подразделениях;
  • Организацию работы исполнителей с документами;
  • Порядок использования, учета и хранения печатей, штампов, бланков документов, порядок выдачи их ответственным лицам для работы, порядок уничтожения;
  • Организацию работы по отправке и получению документов по факсу;
  • Порядок использования электронной почты.

Основными источниками сведений об организации работы с документами являются нормативные, методические и информационно-справочные документы. Однако, данные, полученные из перечисленных документов, могут быть недостаточными, особенно, если в организации не налажена работа с документами. Поэтому после анализа собранного материала проводят опрос руководителей и работников подразделений, которые отвечают за работу с документами.

В процессе сбора материалов особое внимание необходимо уделить следующим вопросам:

  • компетенции руководства предприятия (руководителя организации, его заместителей, руководителей подразделений, особенно в отношении принятия решений и издания документов);
  • видам документов, которые издаются руководством предприятия (руководителем организации, заместителями руководителя, руководителями подразделений);
  • видам бланков документов, используемых в организации;
  • порядку согласования документации;
  • порядку подписания документов;
  • видам документов, утверждаемых руководителем;
  • видам и разновидности документов, заверяемых печатью организации;
  • местам хранения печати (или печатей, если их несколько);
  • лицам, ответственным за хранение и использование печатей;
  • местам регистрации документов и регистрационным формам (журналы, картотеки, базы данных), применяемые для этого;
  • регистрируемым и нерегистрируемым документам;
  • организациям, из которых поступают документы (вышестоящие, подведомственные и др.).

Рассмотрим структуру инструкции по управлению документооборотом. Состав разделов инструкции и их последовательность определяются сотрудниками, отвечающими за разработку инструкции. Однако необходимо отслеживать, чтобы положения инструкции последовательно отражали все стадии работы с документами.

Типовая инструкция содержит следующие основные разделы:

  • Документирование управленческой деятельности;
  • Организацию работы с документами.

В начале инструкции должен быть помещен раздел с общими положениями, который включает в себя:

  • назначение и цели инструкции;
  • нормативную базу инструкции;
  • виды документов и процессы, на которые распространяется действие инструкции;
  • общие принципы работы с документами;
  • нормативные акты, применяемые наряду с инструкцией;
  • ответственность подразделений, должностных лиц и работников организации за соблюдение положений инструкции.

Раздел «Документирование управленческой деятельности» должен включать следующие подразделы:

  • общие требования к документам;
  • бланки документов;
  • оформление реквизитов, применяемых при подготовке документов;
  • особенности оформления отдельных видов или комплексов документов;
  • правила изготовления документов с помощью компьютерной техники.

Раздел «Организация работы с документами» должен содержать положения, отражающие все стадии работы с документами, поступающими и создаваемыми в организации: от ведения документооборота до передачи документов на хранение в архив.

В этом разделе следует отразить работу не только с документами, поступающими по почте, но и с документами, поступающими по каналам электросвязи (телеграф, телефакс, электронная почта); с документами, поступающими и отправляемыми в организации, а также поступающими от граждан (обращения граждан).

1.2 Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

Для проектирования информационной системы будет использована методология функционального моделирования. SADT – методология (Structured Analysis and Design Technique ) является распространенной в связи с тем, что ориентирована на комплексное представление структуры материальных, информационных, финансовых и управленческих потоков, отображение организационной структуры. В силу этого, SADT – это методология в большей степени нацеленная на реорганизацию всей системы управления, чем другие методологии функционального моделирования, основанные на использовании диаграмм потоков данных, главная цель которых проектирование информационных процессов.

Функциональная модель бизнес-процессов состоит из диаграмм, фрагментов текстов и глоссария, имеющих ссылки друг на друга. Диаграммы - главные компоненты модели, которые отображают последовательности взаимосвязанных через общие объекты функций (операций, действий, работ – activity) бизнес-процесса.

Методология SADT реализована в следующих инструментальных средствах:

  1. Microsoft Visio.
  2. Bpwin process modeler.
  3. Ramus Educational.
  4. Dia [5].

Программный продукт Microsoft Visio -  векторный графический редактор, который обеспечивает работы с диаграммами и блок-схемами для Windows. Редактор выпускается в трёх редакциях: Standard, Professional и Pro for Office 365 [4].

Аналогично с Adobe Reader, в стандартный набор программ MS Office входит только средство для просмотра и печати диаграмм Microsoft Visio Viewer [7]. Полнофункциональная версия Microsoft Visio Professional для создания и редактирования монограмм и диаграмм в пакеты MS Office не входит и распространяется отдельно. Первоначально Visio разрабатывался и выпускался компанией Visio Corporation. Компания Microsoft приобрела компанию в 2000 году, тогда продукт назывался Visio 2000, был выполнен ребрендинг, и продукт был включен в состав Microsoft Office. Редактор поддерживает множество типов диаграмм, в которые входит IDEF0, DFD и другие методологии моделирования.

Редактор «Bpwin process modeler» - это программный продукт, разработанный компанией ltd. Logic Works. Он предназначен для поддержки процесса создания информационных систем. Относится к категории CASE средств верхнего уровня. BPwin является достаточно развитым средством моделирования, которое позволяет проводить анализ, документирование и улучшение бизнес процессов. С его помощью можно моделировать действия в процессах, определять их порядок и необходимые ресурсы. Модели BPwin создают структуру, необходимую для понимания бизнес процессов, выявления управляющих событий и порядка взаимодействия элементов процесса между собой [1].

«Bpwin» поддерживает функциональное моделирование, моделирование потока работ и потока данных. Соответствующие диаграммы реализованы на основе стандартов IDEF0, IDEF3 и DFD. Функциональное моделирование дает возможность осуществлять систематизированный анализ бизнес процессов, обращая внимание на регулярно выполняемые задачи (функции). Моделирование потока работ обеспечивает анализ логики выполнения процесса. Моделирование потока данных позволяет сконцентрировать внимание на обмене данными между различными задачами. Кроме того, что в BPwin создаются отдельные модели, также могут создаваться и смешанные модели [2].

Редактор «Ramus Educational» - кроссплатформенная система моделирования и анализа бизнес-процессов. В функционал редактора входят:

  • разработка графических моделей бизнес-процессов (поддерживаются нотации IDEF0 и DFD);
  • разработка систем классификации и кодирования (с привязкой к моделям процессов);
  • формирование отчётности по моделям и системе классификации (в виде регламентов бизнес-процессов, должностных инструкций и т.п.).

Редактор «Dia» - это свободный кроссплатформенный редактор диаграмм, часть GNOME Office, но может быть установлен независимо. Он может быть использован для создания различных видов диаграмм: блок-схем алгоритмов программ, древовидных схем, статических структур UML, баз данных, диаграмм сущность-связь, радиоэлектронных элементов, потоковых диаграмм, сетевых диаграмм и других [9].

Для выбора инструментального средства необходимо выделить критерии, по которым выбор будет осуществляться:

  1. Поддержка нотаций IDEF0, DFD, IDEF3.
  2. Кроссплатформенность.
  3. Проверка нотации.
  4. Формирование отчетности.

Проанализируем инструментальные средства по выделенным критериям. Результат представлен в таблице 1.

Таблица 1

Анализ инструментальных средств

Критерий

MS Visio

Bpwin

Ramus

Dia

Поддержка IDEF0

+

+

+

+

Поддержка DFD

+

+

+

+

Поддержка IDEF 3

-

+

-

-

Кроссплатформенность

-

-

+

+

Проверка правильности применения нотации

-

+

-

-

Критерий

MS Visio

Bpwin

Ramus

Dia

Формирование отчетности

-

+

+

-

Итого

2

5

4

3

По результатам проведенного анализа наибольшее соответствие показало CASE-средство Bpwin process modeler, которое будет использовано для моделирования бизнес-процессов предметной области.

Существует ряд нотаций, используемых в структурном подходе. Это нотации IDEF0, DFD, IDEF3. Нотация IDEF0 имеет жесткие правила создания модели бизнес-процесса. Эта нотация позволяет представить изменение информационных, денежных и материальных потоков при прохождении бизнес-процессов. Несмотря на сложности нотации, ее преимуществом является наглядность и понятность модели бизнес-процесса [10].

Нотация DFD используется для моделирования потоков данных, которые сопровождают бизнес-процессы. Эта нотация применяется для моделирования бизнес-процессов при разработке программного обеспечения и баз данных.

Нотация IDEF3 позволяет представить процессы предметной области в виде работ. Получившаяся модель показывает логику выполнения работ [6].

Для моделирования бизнес-процессов выбрана нотация IDEF0, поскольку она позволяет рассмотреть процесс комплексно, обладает неизбыточной детализацией и включает все необходимые инструменты.

1.3 Моделирование бизнес-процессов «как есть»

Характеристика существующих бизнес-процессов будет дана с помощью моделирования бизнес-процессов в методологии IDEF0. На рисунке 1 представлена контекстная диаграмма бизнес-процесса управления документооборотом. Процесс управляется согласно инструкциям. Механизмом процесса является персонал организации. Входным информационным потоком процесса является распоряжение руководителя. Выходным информационным потоком процесса является документ, переданный на исполнение.

Рисунок 1. Контекстная диаграмма бизнес-процесса

На рисунке 2 представлена декомпозиция бизнес-процесса управления документооборотом. Процесс включает в себя:

  1. Формирование документооборота.
  2. Согласование проекта документа.
  3. Визирование документа.

В процессе формирования документооборота на основании распоряжения руководителя составляется проект документа, который передается на согласование.

В процессе согласования осуществляется прочтение документа, если не требуется внесение изменений, документ передается на визирование. Если требуется внести изменения в документ, формируется список изменений и проект документа передается на исправление. Модель бизнес-процесса согласования документа представлена на рисунке 3.

На рисунке 4 представлена модель процесса визирования документа. Ответственное лицо за подписание документа просматривает проект документа, если документ оформлен верно, он подписывается и передается на исполнение.

Рисунок 2. Декомпозиция бизнес-процесса управления документооборотом

Рисунок 3. Модель процесса согласования проекта документа

Рисунок 4. Модель процесса визирования документа

2. Практическая часть

2.1 Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

Проанализируем выполнение бизнес-процесса управления документооборотом. В настоящий момент бизнес-процесс формирования документооборота не автоматизирован, а проекты документов представляют собой бумажные носители, в следствии чего управление документооборотом обладает следующими недостатками:

  1. Высокие временные затраты на формирование проектов документов.
  2. Любой сотрудник имеет доступ к бумажному носителю документа, что влечет за собой порчу, потерю и другие недопустимые действия.
  3. Передача документов между исполнителями занимает значительное количество времени.
  4. Внесение изменений также обладает высокими трудозатратами
  5. Высокие временные затраты на поиск нужного документа, даже в условиях четкой организации хранения.
  6. Необходимость увеличения площади архива, где будут храниться документы [8].

Для устранения перечисленных недостатков необходимо организовать единое хранилище данных, в котором будут храниться проекты документов. Доступ к внедряемому хранилищу данных должен быть у всех сотрудников организации. Однако, требуется разграничение прав доступа к каждому документу. Например, несогласованный документ могут просматривать только те сотрудники, которые участвуют в процессе согласования документа, а согласованный документ должен быть доступен только сотруднику, создавшему документ и сотрудникам, которые участвуют в визировании документов.

Ручной способ формирования документооборота задачи обладает следующими недостатками:

  1. Высокие временные затраты на передачу документов между сотрудниками.
  2. Высокая вероятность совершения ошибки.
  3. Высокие временные затраты на внесение правок в проект документа.
  4. Высокие временные затраты на оформление документации.

Ввиду перечисленных недостатков, к единому хранилищу данных необходимо добавить функционал, автоматизирующий процессы передачи документов между сотрудниками, формирования замечаний и визирования документов.

После ввода в действие перечисленных изменений, бизнес-процесс станет проще и будет осуществлен в ходе следующих действий [3]:

  1. Создание проекта документа.
  2. Передача сотрудниками для согласования.
  3. Подготовка замечаний.
  4. Устранение замечаний.
  5. Визирование документа.
  6. Передача на исполнение.

Перечисленные действия занимают значительно меньше времени, чем осуществление бизнес-процесса неавтоматизированным способом ведения документооборота. Основные трудозатраты в этом процессе приходятся на создание проекта документа и внесение изменений.

Таким образом перечень предлагаемых мероприятий будет включать в себя следующее:

  1. Внедрение автоматизированной информационной системы управления документооборотом, которая будет автоматизировать процессы подготовки проектов документов, передачи их между сотрудниками, согласования и визирования.
  2. Обучение пользователей системы (сотрудников организации, участвующих в документообороте) работе с системой.
  3. Составление инструкции по управлению документооборотом.
  4. Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

Рассмотрим изменения в бизнес-процессах, которые произойдут после внедрения информационных технологий. На рисунке 5 представлена контекстная диаграмма бизнес-процесса управления документооборотом. Процесс управляется согласно инструкции. Входным информационным потоком процесса является распоряжение руководителя. Выходным информационным потоком является документ, переданный на рассмотрение. Механизмом процесса является персонал и система электронного документооборота.

Рассмотрим декомпозицию бизнес-процесса, представленную на рисунке 6. Управление документооборотом включает в себя:

  • формирование документооборота;
  • согласование проекта документа;
  • визирование документа.

На рисунке 7 представлена модель процесса формирования документооборота. Сотрудник в системе электронного документооборота выбирает тип документа, который нужно создать по распоряжению руководства (например, приказ, договор и т.д.). После выбора типа документа сотрудник вводит текст документа. Затем он выбирает из списка сотрудников лиц, которые участвуют в согласовании документа и передает документ для согласования.

На рисунке 8 представлена модель процесса согласования проекта документа. Сотрудник, ответственный за согласование документа осуществляет проверку документа. Если замечаний нет, сотрудник ставит пометку «согласовано». Если замечания есть, сотрудник оформляет замечания и передает документ для исправления ответственному сотруднику.

На рисунке 9 представлена модель процесса визирования документа. Визирование документа осуществляется когда документ согласован. Сотрудник, ответственный за визирование документа, осуществляет просмотр документа для его финальной проверки. Если у сотрудника, ответственного за визирование, отсутствуют замечания, сотрудник ставит на документ визу с помощью своей

Рисунок 5. Контекстная диаграмма бизнес-процесса

Рисунок 6. Декомпозиция контекстной диаграммы

Рисунок 7. Модель процесса формирования документооборота

Рисунок 8. Модель процесса согласования документа

Рисунок 9. Модель процесса визирования документа

электронно-цифровой подписи (ЭЦП) и документ передается на исполнение. Если появляются замечания, они оформляются в виде примечаний к тексту и передаются для устранения.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе выполнения курсовой работы был описан процесс управления документооборотом предприятия. Были рассмотрены правила и способы формирования бюджетов организации и документооборот процесса.

Далее был осуществлен выбор CASE-средства для моделирования бизнес-процесса. Для моделирования бизнес-процессов предметной области был выбран системный подход, который включает следующие нотации: IDEF0, DFD, IDEF3. Для моделирования бизнес-процессов выбрана нотация IDEF0, поскольку она позволяет рассмотреть процесс комплексно, обладает неизбыточной детализацией и включает все необходимые инструменты.

Выбранная нотация реализована в ряде средств моделирования бизнес-процессов. К таким средствам относятся: BizAgi Modeler, Ramus Education, Dia, MS Visio и BPwin process modeler. Для выбора инструментального средства был выделен ряд критериев, согласно которым была проведена экспертная оценка перечисленных средств моделирования бизнес-процессов предметной области. В результате анализа было выбрано средство BPwin process modeler.

Были построены модели бизнес-процессов «как есть» в нотации IDEF0. В ходе которых были выявлены недостатки, связанные с высокими временными затратами на обработку, оформление замечаний и передачу документов между сотрудниками организации.

Поскольку в настоящий момент процесс управления документооборотом не является автоматизированным, а все документы представляют собой бумажные носители, процесс обладает рядом недостатков. Для повышения эффективности процесса были предложены следующие мероприятия: организация единого хранилища данных, доступ к которому должен быть у всех сотрудников организации, разработка инструкции по управлению документооборотом и обучение пользователей работе с системой электронного документооборота. Ввиду недостатков, связанных с осуществлением бизнес-процесса к хранилищу данных о документообороте необходимо добавить функционал, автоматизирующий процесс формирования замечаний и перемещения между ответственными лицами.

В результате были разработаны модели бизнес-процесса «как должно быть». На основании построенных моделей можно сделать вывод о том, что бизнес-процесс стал более простым, участие персонала в нем сократилось, следовательно, были снижены временные затраты на осуществление процесса.

Список использованной литературы

  1. Андерсен Бьерн. Бизнес-процессы. Инструменты совершенствования. – Москва, РИА «Стандарты и качество», 2013 г.
  2. Гвоздева Т.В., Баллод Б.А. / Проектирование информационных систем. – М.:Феникс, 2014.
  3. Горбаченко В.И., Убиенных Г.Ф. / Проектирование информационных систем с СА ErwinModelingSuite 7.3. – П.:ПГУ 2014.
  4. Марка Д.А., МакГоуэн К. Методология структурного анализа и проектирования. Москва, 2013 г.
  5. С.В. Маклаков. BPWin и ERWin. CASE-средства разработки информационных систем. Москва: Диалог-МИФИ, 2015. 256 с
  6. В.А. Ивлев, Т.В. Попова. Реорганизация деятельности предприятий: от структурной к процессной организации. Москва: «Научтехлитиздат», 2014 г., 282
  7. С.В. Черемных, И.О.Семенов, В.С. Ручкин. Структурный анализ систем: IDEF-технологии. Москва: «Финансы и статистика», 2014. 208 с
  8. Август-Вильгельм Шеер, Бизнес-процессы: основные понятия, теории, методы, Москва.: Просветитель, 2013.
  9. А.М. Вендров. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем. Москва: «Финансы и статистика», 2014 г., 347 стр.
  10. А. В. Леоненков. Самоучитель UML. СПб.: БХВ-Петербург, 2014. 304 стр.