Автор Анна Евкова
Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Разработка регламента выполнения процесса «Управление персоналом» (Описание предметной области. Постановка задачи)

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Сегодняшние рыночные механизмы работы отечественной экономики объективно поднимают вопрос о необходимости вырабатывания эффективной стратегии по развитию предприятий. Вследствие чего появляется необходимость в проведении их системной реструктуризации, которая позволит значительно увеличить стоимость предприятия и обеспечить его конкурентоспособность в долгосрочной перспективе. Только так можно решить главную проблему экономического развития — проблему привлечения дополнительных вложений в предприятия, которые поспособствуют подъёму отечественной экономики.

Ключевая задача системной реструктуризации состоит в обеспечении информационной прозрачности и финансовой эффективности предприятия.

Следует признать тот факт, что в наше время стабильное улучшение финансово-хозяйственной жизнедеятельности считается жизненной философией любого предприятие, если оно намерено выжить и функционировать с успехом в средней и долгосрочной перспективе. Мощным средством, применяемым для таких целей, считается реинжиниринг бизнес-процессов (РБП) [11].

РБП считается одним из современных методов реструктуризации предприятий, направленным на осуществление принципа сквозного администрирования порядком операций, которые выполняются взаимодействующими подразделениями предприятия для наибольшего удовлетворения потребительских запросов. Кроме того, реинжиниринг охватывает и другие элементы, к примеру, правильное применение принципов администрирования процессами, использование методики всеобщего администрирования качеством (total quality management — TQM), инновационные способы мотивации и управления сотрудниками [7].

Актуальность работы заключается в том , чтобы получить адекватное описание проблемной области (которая в случае реинжиниринга понимается в первую очередь как совокупность обнаруженных неудачных бизнес-процессов обследуемого предприятия, а при более общем взгляде как взаимосвязанный комплекс администрируемых объектов предприятия, субъектов администрирования, функций администрирования и программно-технических средств по их реализации) проекта системы потребуется всеобъемлющее представление о ее модели, которое будет отражать все особенности функционирования такой модели. В предоставленном случае под моделью станем понимать систему, которая отражает функционирование изучаемой проблемной области и имеет средства, позволяющие осуществлять описание, визуализацию, проектирование и документирование архитектуры системы бизнес-процессов. Применяя модели появляется возможность оценки достоинств и недостатков имеющейся системы, а, значит, создания эффективной архитектуры новой системы. Собственно, по этой причине моделирование считается одной их самых востребованных сфер системного анализа. Данный факт можно подтвердить стремительным развитием парадигмы процессного подхода [4].

Теоретическая значимость работы обосновывается тем, что РБП приводит к изменению архитектуры информационной системы предприятия. Чтобы успешно реализовать данную сравнительно новую концепцию управления в качестве реинжиниринговых проектов потребуется непосредственное взаимодействие между профессионалами области информационных технологий и специалистами предметной области. Единственным, что может установить подобное взаимодействие, может быть построение моделей представления объекта (предприятия), предоставляющих возможность описания текущей структуры процессов (AS IS) и структуры процессов, принимая во внимание желаемые изменения (TO BE) [8].

Практическая значимость работы заключается в построении регламента управления бизнес-процессом «Управление персоналом» на примере конкретной организации - ООО «Люксофт».

Целью работы является разработка регламента управления бизнес-процессом «Управление персоналом».

Для достижения заданной цели в работе необходимо выполнить ряд задач:

- провести анализ предметной области и определить постановку задачи работы;

- выбрать методологию и инструменты для моделирования заданного процесса;

- провести моделирование бизнес-процесса «Управление персоналом» «как есть»;

- разработать рекомендации по совершенствованию существующих бизнес-процессов;

- провести моделирование бизнес-процесса «Управление персоналом» «как должно быть».

1 АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ ПРОЦЕССА «УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ»

1.1 Описание предметной области. Постановка задачи

Компания ООО «Люксофт» - международная организация, которая специализируется на разработке высокотехнологичного программного обеспечения и инновационных ИТ-решений для мировой клиентской базы. Услуги по разработке заключаются в проектировании, создании, внедрении, сопровождении, тестировании созданных систем, контроле качества, консультации в области производственных процессов, а также обучении по разработанному программному обеспечению. Наряду с этим, компания проводит экспертизу в сферах мобильных методик, большой информации, управления данными, защиты приложений, PLM/PDM, автоматизации опробования.

Организация ООО «Люксофт» уделяет огромное внимание подбору и формированию штата служащих, в связи с этим, в компании создан отдел по управлению персоналом.

Наиболее детально рассмотрим бизнес-процессы по работе с персоналом.

В организации имеется кадровый план, предписывающий, какое количество людей нужно тому или иному филиалу и на какие должности. По данному плану проходит подбор персонала. Такой план составляется каждый год.

Подбор персонала происходит по нескольким этапам:

1. Отправка претендентом резюме на английском и русском языках, резюме может быть отправлено напрямую через сайт организации либо сайты, на которых размещаются вакансии: superjob.ru, hh.ru.

2. Собеседование по телефону с отделом по управлению персоналом. После прохождения собеседования сообщается о следующей стадии отбора. Собеседование ведется на английском языке.

3. Собеседование с техническими специалистами. Возможно проведение нескольких собеседований на английском языке. В случае, если собеседования были успешно проведены и подтвердились технические навыки, отвечающие требованиям организации, назначается собеседование с проектным руководителем. В процессе собеседования с руководителем, вероятнее всего, будут заданы вопросы по индивидуальным качествам претендента, а также будет оговорена мотивация и карьерный рост. Если все прошло идеально, тогда назначается собеседование с клиентом.

4. Собеседование с клиентом. На этом этапе проводится собеседование с агентом клиента, в процессе которого, будет определено подойдет ли претендент для работы в имеющейся команде. Если собеседование прошло успешно, кандидат будет приглашен на работу. В противоположном случае, претенденту могут предложить иные варианты сотрудничества, иной проект, отвечающий его опыту.

5. Приглашение на работу. Если отзыв клиента положительный, претендент будет приглашен в офис для обсуждения деталей.

6. Работа в организации. В случае, если кандидат принял положительное решение по работе в компании, специалист по управлению персоналом связывается с ним и дает всю необходимую информацию, а далее проводится вступительный бизнес-тренинг «Добро пожаловать в Люксофт!».

В организации проявляют заботу о своих сотрудниках в рамках модели руководства персоналом People management model, в ходе которой к новому работнику прикрепляется менеджер, который наставляет и вводит в должность сотрудника, для быстрой адаптации во время испытательного срока. Отдел по управлению персоналом также проводит отчетность о сделанной работе: результативность, отчет о выполнении плана по кадрам, отчет по претендентам, прохождение претендентами этапов отбора персонала.

1.2 Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

История показывает, что основная часть консалтинговых компаний строило подходы к реинжинирингу, опираясь на CASE-технологии по разработке информационных систем [1].

Само понятие CASE (Computer Aided Software Engineering) имеет довольно обширное толкование. Сначала его значение было ограничено вопросами, которые затрагивали автоматизацию разработки исключительно программного обеспечения, а в наше время оно обрело новый смысл и включает процесс разработки сложнейших экономических информационных систем (ЭИС) в целом. Технология CASE- является совокупностью методов проектирования ЭИС, а также комплектом инструментальных средств, предоставляющих возможность наглядно осуществлять моделирование предметной области, проводить анализ такой модели на всех стадиях разработки и сопровождения ЭИС, а также разрабатывать приложения согласно информационным надобностями пользователей [15]

К CASE-средствам как правило причисляют любое из программных средств, которое осуществляет автоматизацию того либо иного комплекса процессов жизненного цикла программного обеспечения и располагает важнейшими отличительными особенностями [9]:

- мощнейшие графические средства, предназначенные, чтобы описывать и документировать информационные системы (ИС), предоставляющие удобный интерфейс с разработчиком и способствующие развитию его творческому потенциалу;

- интеграция некоторых элементов CASE-средств для обеспечения управляемости процессом разработки информационных систем;

- применение особым способом организованного хранилища проектных метаданных (репозитория).

Основная часть имеющихся CASE-средств опираются на методы структурного (функционального) либо объектно-ориентированного анализа и проектирования, применяющих спецификации как диаграммы либо тексты, чтобы описывать внешние требования, связи между моделями системы, архитектуры программных средств, динамику поведения системы.

Имеется свыше двадцати технологий по проектированию организационно-технических систем и не одна сотня инструментов, чтобы автоматизировать это процесс.

К давно известным методам и языкам моделирования бизнес-процессов относятся ориентированные графы, блок-схемы, сети Петри, SADT и IDEF. Относительно новыми являются BPEL, XPDL, BPML, BPD, SPA, UML, ARIS, eEPC [6].

Необходимо подметить, что «из большого количества существующих сегодня методов моделирования только 2 обладают статусом официального стандарта —UML и IDEF, — а третья считается стандартом де-факто ARIS» [13].

Стандарт IDEF (Integration Definition for Function Modeling) взаимодействует с функциональными моделями. Их отличительной чертой можно считать процедурную стройность декомпозиции и наглядность представления.

Сегодня к стандартам IDEF относятся такие стандарты [2,14]:

- IDEF0 представляет собой методологию по функциональному моделированию. Посредством графического языка IDEF0 рассматриваемая система разработчиками и аналитиками рассматривается как набор взаимосвязанных функций (в терминах IDEF0 - функциональных блоков). Обычно, моделирование при помощи средств IDEF0 представляет собой первый этап изучения какой-либо системы;

- IDEF1 считается методологией по моделированию информационных потоков внутри системы, которая позволяет анализировать и отображать их взаимосвязи и структуру;

- IDEF1X (IDEF1 Extended) представляет собой методологию по построению реляционных структур. Она принадлежит к типу методологий «Сущность — взаимосвязь» (ER — Entity — Relationship) и, обычно, используется, чтобы моделировать реляционные БД, которые имеют отношение к анализируемой системе;

- IDEF2 считается методологией по динамическому моделированию развития систем. Из-за крайне существенных сложностей при анализе динамических систем от данного стандарта почти отказались, а его развитие было приостановлено на начальной стадии. Тем не менее сегодня имеются алгоритмы и компьютерные их реализации, создающие условия для превращения набора статических диаграмм IDEF0 в динамические модели, опирающиеся на базу «раскрашенных сетей Петри» (CPN — Color Petri Nets);

- IDEF3 является методологией по документированию процессов, которые происходят в системе, использующейся, к примеру, при изучении технологических процессов на предприятии. Применяя IDEF3 могут описываться сценарий и порядок операций для любого из процессов. IDEF3 располагает непосредственной взаимосвязью с методологией IDEF0: любую функцию или функциональный блок можно представить при помощи средств IDEF3 как отдельный процесс;

- IDEF4 представляет собой методологию по построению объектно-ориентированных систем. При помощи средств IDEF4 можно наглядно отобразить структуру объектов, а также заложенные принципы их взаимодействия, вследствие чего представляется возможность анализа и оптимизации сложных объектно-ориентированных систем;

- IDEF5 считается методологией по онтологическому исследованию сложных систем. Посредством методологии IDEF5, можно описать онтологию системы при помощи определённого словаря правил и терминов, исходя из которых можно сформировать подлинные представления о состоянии анализируемой системы в конкретный временной период. Опираясь на эти утверждения можно сделать выводы о последующем развитии системы и осуществляется ее оптимизация.

Методика функционального моделирования IDEF0 считается следующей стадией развития распространённого графического языка описания функциональных систем SADT (Structured Analysis and Design Teq- nique). В качестве стандарта IDEF0 разработан в 1981 г. в рамках обширного проекта по автоматизации индустриальных предприятий, который обозначался ICAM (Integrated Computer Aided Manufacturing). Этот проект предложил департамент американских ВВС. Именно, поколение стандартов IDEF получило такое обозначение от названия данного проекта (IDEF = ICAM DEFinition). Осуществляя практическую реализацию, у участвующих в программе ICAM возникла потребность в разработке новых способов по анализу процессов взаимодействия в индустриальных системах. Помимо усовершенствованного комплекта функций по описанию бизнес-процессов, одно из требований, предъявляемых к новому стандарту заключалось в наличии эффективной методики по взаимодействию в рамках «аналитик — специалист», то есть, новый способ обязан обеспечивать коллективную работу по созданию модели, с обязательным участием всех специалистов и аналитиков, занятых в проекте. Вследствие поиска соответствующих решений появилась методология по функциональному моделированию IDEF0. Начиная с 1981 года в стандарт IDEF0 вносились незначительные изменения, главным образом ограничивающего характера, а в конце 1993 г. Национальный институт по стандартам и технологиям США (NIST) выпустил последнюю его версию [3,12].

Использование IDEF опирается на два важных обстоятельства [19]:

1. IDEF0 предоставляет возможность решения задач по описанию классификации процессов в рамках вводимой на основной части предприятий системы менеджмента качества.

2. IDEF0 представляет собой стандарт для функционального моделирования в некоторых государствах, включая Россию и США, другими словами позволяет ее применять как единый язык.

Следствием введения IDEF0 становится модель, включающая в себя словарь терминов, текст и диаграммы, которые располагают перекрёстными ссылками друг на друга. Основным компонентом модели считаются диаграммы. Все процессы и субпроцессы отображают конкретные функции и как прямоугольники (функции) представлены на диаграммах, в свою очередь, их взаимодействие отражены стрелками. Стрелками показываются отношения между рядом подфункций, которые образуют наиболее общую функцию. Модель IDEF0 берет начало с представления системы в виде единого целого — прямоугольника с взаимодействиями, которые простираются за рамки системы. Прямоугольник, который обозначает систему в виде единого целого, далее детализируется на другой диаграмме; прямоугольники, которые получились при помощи стрелок-взаимодействий соединяются. Детализируется прямоугольник построением диаграммы-потомка, которая состоит не меньше чем из 3-х, однако не больше чем из 7-8 прямоугольников [5].

Любая из диаграмм модели изображается вместе с ее отношением к остальным диаграммам нанесением связывающих их стрелок.

Ещё одна новейшая методика по бизнес-моделированию получила обширное распространение в РФ: ARIS (Architecture of Integrated Information Systems, которая представляет собой проектирование интегрированных информационных систем) [10].

Она считается наиболее объёмной методикой, включающая в себя около ста разнообразных бизнес-моделей, которые применяются для описания, анализа и оптимизации всевозможных аспектов жизнедеятельности предприятия. Некоторые модели ARIS применяются в настроечном модуле интегрированной информационной системы SAP/R3. Этот модуль используется при введении системы и при настройке ее на работу предприятия. Ввиду большого количества бизнес-моделей, ARIS разделяет их на 4 группы [16]:

1) «Оргструктура», которая состоит из моделей, которые позволяют описывать организационную структуру предприятия и остальные компоненты внутренней инфраструктуры предприятия;

2) «Функции», в составе которой имеются модели, при помощи которых описываются стратегические цели предприятия, функции и прочие компоненты функциональной деятельности предприятия;

3) «Информация», которая охватывает модели, посредством которых даётся описание информации, используемой в деятельности предприятия;

4) «Процессы», которая представляет модели, позволяющие описывать бизнес-процессы и различные взаимосвязи между структурой, информацией и функциями.

Существенным достоинством ARIS считается эргономичность и высочайшая степень визуализации бизнес-моделей. Вследствие этого данная методология считается доступной и удобной в использовании для всего персонала предприятия, начиная от рядовых работников и заканчивая топ-менеджерами. Смысловое значение в ARIS имеет цвет, что позволяет повысить читабельность и восприимчивость схем бизнес-моделей. Кроме огромного количества моделей, в сравнении с остальными средами, ARIS располагает множеством разнообразных объектов, применяемых в процессе построения бизнес-моделей, чем увеличивается их аналитичность.

Предприятие рассматривается методикой ARIS в виде совокупности 4 взглядов: на организационную структуру, на структуру функций, на структуру процессов и на структуру данных. Любой из данных взглядов делится на 3 подуровня: описание спецификации, описание требований, описание внедрения. Из этого следует, что данной методикой предлагается рассматривать предприятие с позиции 12 аспектов, которые отображают различные взгляды на предприятие и разную глубину таких взглядов. В целях описания бизнес-процессов было предложено применять 85 видов моделей. Каждая такая модель принадлежит тому либо другому аспекту.

Связи между объектами располагают определённым смыслом и отображают порядок выполнения функций в рамках процесса. Стрелкой, соединяющей Функцию 1 и Событие 1, инициируется или «активируется» выполнение Функции 1. Функцией 1 «создаётся» Событие 2: за ним идёт символ логического «И», который «запускает» выполнение Функций 2 и 3. Нотация eEPC создаётся, опираясь на определённые семантические правила описания [18]:

- любая из функций должна инициироваться и завершаться событием;

- в любую из функций не должно входить больше одной стрелки, которая «запускает» выполнение функции, выходить также не должно больше одной стрелки, дающей описание завершению данного процесса.

Следовательно, применяя нотацию eEPC ARIS можно дать описание бизнес-процессу как потоку последовательно осуществляемых работ (функций, процедур). Применяемые в процессе построения модели символы логики дают возможность отразить слияние и ответвление бизнес-процессов.

Объектно-ориентированные модели. Невзирая на многочисленные достоинства, один из главных недостатков функциональных моделей состоит в отображении разветвлений в процессах по обработке информации, что приводит к плохой читаемости моделей при значительном количестве ветвлений; помимо этого, может произойти повторяемость одинаковых функций в различных процессах. Перечисленные недостатки устраняются в объектно-ориентированных моделях, в которых основным структурообразующим элементов становиться класс объектов с набором функций. «В объектно-ориентированном подходе изменяется сам принцип проектирования системы. Вначале выделяются классы объектов, а затем методы их обработки (функциональные процедуры)» [20].

Графические способы моделирования проблемной области в объектно-ориентированном подходе обобщаются в языке унифицированного моделирования UML. Объектно-ориентированный подход к описанию бизнес-процессов с применением языка UML реализовывается в технологии Ration Unified Process и Rational Rose. Методикой моделирования, которая считается составной частью этой технологии, предусматривается построение 2-х моделей:

1) модели бизнес-процессов;

2) модели бизнес-анализа.

Моделью бизнес-процессов описываются бизнес-процессы предприятия в терминах ролей и их надобностей [17].

Для любого из процессов создаётся модель бизнес-анализа — объектная модель, которая представляет реализацию бизнес-процесса и строится, опираясь на диаграммы разных видов:

- диаграмм классов (в качестве обязательной);

- диаграмм последовательности;

- диаграмм деятельности;

- диаграмм состояний.

Учитывая то, что для успешной реализации реинжиниринговых проектов одним из важнейших требований, которые предъявляются к средствам по моделированию считается его практическая апробированность, предлагается сравнить наиболее применяемые стандарты и нотации. В работе системных аналитиков России чаще всего прибегают к использованию нотаций UML, ARIS, IDEF0/IDEF3/DFD.

Чтобы провести грамотное сравнение продуктов потребуется осуществить разработку основных качественных требований, которые предъявляются к программным продуктам с точки зрения бизнес-реинжиниринга. Следует подметить, что в настоящее время общеустановленной системы факторов качества модели предметной области не существует. Проанализированные свыше 100 электронных и 30 печатных изданий позволяют прийти к выводу, что вопросы, касающиеся оценки качества моделирования бизнес-процессов проработаны слабо, нет систем (и автоматизированных в том числе) по оценке качества, которые удовлетворяли бы всем требованиям (учёт и процесса, и результата моделирования; существование целостной системы факторов качества и пр.). Кроме того, считается важной необходимость методической, научной и программной поддержки оценки качества моделирования бизнес-процессов.

Немногими сформулированными ключевыми требованиями к модели считаются: гибкость, полнота, длительность разработки и реализации, интегративность, структурированность и пр.

Невозможно судить о достоинствах той либо другой методики, до тех пор, пока не будут определены виды, границы и чёткие задачи проекта, его главные и вспомогательные задачи и масштабы преобразований. Выбирая программный продукт также немаловажно учитывать цену не только поставки продукта, а и установки, стоимость обучения сотрудников, расходы на пополнение системы/базы информацией, поддержание моделей в действующем состоянии и пр. К примеру, в проектах по инжинирингу и реинжинирингу малых предприятий по набору услуг/продуктов и численности для регламентации и документирования производимых работ, а также в целях реинжиниринга взятых в отдельности подразделений вполне может подойти BPwin. При недостаточных средствах у заказчика могут подойти даже самые доступные средства программных продуктов Visio, Excel или MS Word. На больших предприятиях, функционирующих в высокотехнологичных отраслях, в процессе проведения реинжиниринга с дальнейшим введением корпоративных информационных систем наиболее предпочтительным считается ARIS, который имеет более расширенные возможности [11].

В качестве стандарта моделирования выбран IDEF0, в качестве среды моделирования – MS Visio 2007.

1.3 Моделирование бизнес-процессов «как есть»

При помощи функционального прогнозирования (нотация IDEF0), можно произвести систематический анализ бизнеса, сконцентрировавшись на постоянно решаемых задачах (функциях), указывающих на их правильное выполнение и показатели, необходимые для этого ресурса, результатов и исходных материалов (сырье). Характерной чертой IDEF0 считается её акцент на соподчинение объектов. В IDEF0 анализируются логичные отношения между работами, а не периодическая их последовательность (поток работ) [21].

На рисунке 1 представлена контекстуальная схема по бизнес-процессу «Управление персоналом».

Рисунок 1 – Контекстуальная схема бизнес процесса «Управление персоналом»

Функциональный блок:

  1. Управление персоналом». Входящие потоки:
  • Кадровая необходимость - потребность в кадрах на основе сведений проектных руководителей.

Выходящие потоки:

  • Сотрудники – сотрудники, которые приняты на работу.
  • Пакетов отчетности – подготовленный отчетный пакет.

Управленческие потоки:

  • Внутренние стандарты компании по управлению персоналом - учетная политика и стандарты предприятия, регламентирующие деятельность отдела по подбору персонала.

На рисунке 2 показана декомпозиция бизнес-процесса «Управление персоналом».

Рисунок 2 - Декомпозиция «Управление персоналом»

Потоки механизмов:

- Менеджер по персоналу.

Функциональные блоки:

  1. Формирование плана по кадрам - менеджер по работе с персоналом формирует календарный план, где содержатся данные по филиалам: число вакансий в определенном отделении филиала, число вакансий согласно штатного расписания, число несвободных вакансий, число вакантных мест.
  2. Размещение ставок, обработка резюме претендентов - менеджер по работе с персоналом на основании плана по кадрам и представленных данных проектных руководителей размещает вакансии на сайтах по поиску специалистов, в РФ это сайт hh.ru, superjob.ru и пр. Далее он обрабатывает резюме, которые присылают кандидаты.
  3. Работа с претендентами - менеджер по работе с персоналом подбирает претендентов на свободные вакансии, затем организовывает поэтапные собеседования с техническими специалистами, далее с проектными руководителями и клиентом.
  4. Прием на работу сотрудника - после удачного прохождения собеседования, отправляется приглашение на работу, организовывается вступительный курс для трудоустройства в организацию, прикрепляется менеджер, помогающий адаптироваться сотруднику во время испытательного срока.
  5. Формирование отчетности - менеджер по персоналу подготавливает отчеты по работе со штатом сотрудников: выполнение плана по кадрам, работа с претендентами.

Входящие потоки:

  • Необходимость в кадрах - необходимость в кадрах на основе сведений проектных руководителей.

Выходящие потоки:

  • Сотрудники – сотрудники, которые приняты на работу.
  • Пакет отчетов.

Управленческие потоки:

  • Внутренние нормативы компании согласно управления персоналом.

Потоки механизмов:

  • Менеджер по персоналу.

На рисунке 3 показано разделение бизнес-процесса «Работа с претендентом».

Функциональные блоки:

  1. Отбор претендентов - менеджер по работе с персоналом подбирает на ставку подходящих претендентов, на основании предоставленных ними анкет.
  2. Координация проведения собеседования с претендентами - менеджер по работе с персоналом договаривается с претендентом и с сотрудниками, отвечающими за собеседование (технические специалисты, проектный руководитель, клиент) о времени встречи.
  3. Предложение работы претенденту - менеджер по работе с персоналом после всех удачно проведенных собеседований назначает встречу претенденту либо телефонный разговор и рассказывает ему об организации, обговаривает все требования, предлагает работу, если претендент согласен, он принят на работу.

Рисунок 3 - Декомпозиция «Работа с претендентами»

Входящие потоки:

  • Анкеты претендентов.

Выходящие потоки:

  • Утвержденные претенденты.

Управленческие потоки:

  • Внутренние нормативы компании по руководству персоналом.

Потоки механизмов:

  • Менеджер по персоналу.

Выводы по главе

В результате выполнения главы было проведено описание предметной области компании, проведена постановка задачи работы, выбрана методология моделирования IDEF0 и средство моделирования MS Visio. В результате построены бизнес-процессы «Управление персоналом» для рассматриваемой организации.

Таким образом, можно перейти к разработке рекомендаций по существующим бизнес-процессам и провести моделирование процесса «Управление персоналом» «как должно быть», что проведем в рамках следующей главы работы.

2 РАЗРАБОТКА РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ПРОЦЕССА «УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ»

2.1 Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

В связи с увеличением штата сотрудников, у компании ООО «Люксофт» появилась потребность автоматизирования процесса руководства персоналом. Поэтому рекомендуется внедрение информационной системы управления персоналом на предприятии. На этом основании, перед создаваемой информативной системой ставится задача: уменьшение времени менеджером по работе с персоналом ввода и обработки данных по кадровому плану, анкет претендентов и резюме, создания отчетности, а также снижение вероятности погрешностей при вводе сведений.

Соответственно с этим, назначению формируемой информативной системы служит:

  1. Возможность ведения кадрового плана, учитывая филиалы, подразделения, должности и вакансии.
  2. Возможность автозагрузки резюме на ставки, размещенных на сайтах по поиску персонала, непосредственно hh.ru и superjob.ru.
  3. Возможность ведения перечня филиалов.
  4. Возможность ведения перечня претендентов на свободные вакансии.
  5. Возможность ведения поэтапной работы с претендентом и контроль ведения данных этапов.
  6. Возможность принятия претендента на работу.
  7. Возможность создания отчетности, а в частности выполнение плана по кадрам с фактическим приемом претендентов на работу и состояние претендентского подбора.

Так, необходимо разработать информативную систему, которая позволила бы менеджеру по персоналу результативно работать, за счет уменьшения времени на ввод и обработку данных и создание отчетности.

Согласно изложенному выше, к разрабатываемой информативной системе предъявляются такие требования:

  1. Система должна быть понятной и удобной в применении.
  2. В системе ясное и удобное меню, разделы меню должны отвечать структуре руководства персоналом, то бишь:
  • справочники, где должны храниться данные о филиалах, отделениях, должностях, претендентах;
  • план по кадрам со ставками;
  • отбор персонала;
  • отчетность.
  1. Система должна быть безотказной и защищенной.
  2. План по кадрам должен представляться в виде сетки, где указан филиал, отделение, должность и число планируемых вакансий, число несвободных вакансий. Вакансии - дробные числа с 2-мя знаками после запятой.
  3. Возможность вести по филиалу ИНН, КПП, ОГРН и адрес.
  4. Возможность просмотра реестра по кандидатам, введение новых претендентов, редактирование уже введенных, возможность просмотра в карточке претендента на этапы проведения собеседования и их результаты.
  5. Для вакансии в обязательном порядке необходимы поля начальной и окончательной даты размещения объявления.
  6. Введение резюме должно быть удобным и желательно занимающим минимальное время.
  7. При приеме претендента на работу необходимо указывать менеджера, который назначен на время испытательного срока для адаптации сотрудника. При отметке о приеме в плане по кадрам должно автоматически вычисляться значение несвободных вакансий.
  8. Возможность выбора филиала и отделения должна быть в отчете выполнения плана по кадрам.
  9. Возможность отбора определенного кандидата должна быть в отчетности по состояниям претендентов. Проведем анализ существующих разработок по руководству персоналом на удовлетворение условий к информативной системе.

Проанализируем имеющиеся разработки по руководству персоналом, однако для начала установим аспекты сравнения.

  • ведение структуры компании (филиалов, отделений);
  • ведение должностей;
  • ведение перечня претендентов;
  • загрузка информации с сайтов по поиску персонала;
  • прикрепление менеджера;
  • поэтапная работа с претендентами;
  • ведение плана по кадрам;
  • ведение ставок;
  • ведение резюме.
  • Отчетность.

Точнее, организации ООО «Люксофт» необходима программа, сочетающая в себе систему руководства персоналом и отчасти кадрового отдела. Подберем более известные программы для сравнения:

  • 1С: Руководство персоналом.
  • Quinix – комплекс решений для руководства персоналом и расчета зарплаты от фирмы UCMS Group.
  • Контур-Персонал – это программа для ведения учета кадров от фирмы Контур.

Ни одна из систем целиком не удовлетворяет условиям, целям и задачам, поставленным перед информативной системой для организации ООО «Люксофт», следовательно принято решение для создания собственной информативной системы своими силами, с учетом наличия на предприятии отдела информационных технологий и программистов.

2.2 Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

Как изложено выше, было принято решение создания информативной системы, соответствующей целям, задачам и аспектам. Для этого сконструируем модель «Как должно быть» в наставлении IDEF0.

На рисунке 4 представлена контекстовая диаграмма системы.

Рисунок 4 - Контекстовая диаграмма системы

Функциональный блок:

1. Управление персоналом.

Входящие данные:

  • информация о предприятии - сведения о структуре организации (филиалы, отделения), о должностях.

Выходящие потоки:

  • Комплект отчетов.

Управленческие потоки:

  • Программные алгоритмы.

Потоки механизмов:

  • Менеджер по персоналу.
  • ИС.

На рисунке 5 представлена декомпозиция контекстовой диаграммы.

Функциональные блоки:

  1. Формирование кадрового плана - заключает в себе ведение сведений о структуре организации (филиалов, отделений), должностей и вероятных этапов работ по собеседованию, кадровое планирование.
  2. Размещение ставок, обработка резюме претендентов - размещение ставок на сайтах по поиску персонала и обработка пришедших резюме.
  3. Работа с претендентами - ведение перечня претендентов, ведение претендентов по рабочим этапам, ведение итогов собеседования.
  4. Оформление сотрудника - прием претендента на работу в организацию.
  5. Создание отчетности - формирование пакета отчетности.

Рисунок 5 – Декомпозиция контекстной диаграммы

Входящие данные:

  • Необходимость в кадрах.
  • Филиалы.
  • Должности.

Выходящие потоки:

  • Комплект отчетов.
  • Сотрудники.

Управленческие потоки:

  • Программные алгоритмы.

Потоки механизмов:

  • Менеджер по персоналу.

- ИС.

Для наиболее четкой картины рассмотрим разделение функциональных блоков. На рисунке 6 показана декомпозиция блока «Формирование кадрового плана».

Рисунок 6 - Декомпозиция блока «Формирование кадрового плана»

Функциональные блоки:

  1. Создание структуры организации - заключает в себе ведение сведений о филиалах, отделениях, должностях, рабочих этапах с претендентами.
  2. Кадровое планирование - формирование плана по кадрам, основываясь на потребность отделений в вакансиях.
  3. Создание списка вакантных мест - формирование перечня для дальнейшего размещения на сайтах по поиску персонала.

На рисунке 7 представлена декомпозиция блока «Размещение вакантных мест, обработка резюме претендентов».

Рисунок 7 - Декомпозиция блока «Размещение вакантных мест, обработка резюме претендентов»

Функциональные блоки:

  1. Размещение вакантных ставок на сайтах по поиску персонала.
  2. Загрузка резюме претендентов - автоматическая загрузка сведений резюме на основании введения ссылки резюме.
  3. Создание списка претендентов - формирование перечня для дальнейшей организации собеседования.

На рисунке 8 представлено разделение бизнес-процесса «Работа с претендентами».

Рисунок 8 - Разделение блока «Работа с претендентами»

Функциональные блоки:

  • Сортирование анкет по интервьюерам.
  • Координация проведения собеседования с претендентами.
  • Отправка письма претенденту.

Как видно из функциональной схемы «Как надо» ряд функций по руководству персоналом было предложено для информативной системы, а именно: предварительное заполнение резюме, создание отчетов и перечней претендентов, по схеме уже выполняет информативная система, что дозволяет существенно сократить рабочее время и исключить ошибки на данных этапах.

Выводы по главе

В результате выполнения второй главы разработаны рекомендации по совершенствованию бизнес-процессов управления персоналом рассматриваемой организации и проведено и моделирование процесса «как должно быть».

В связи с увеличением штата сотрудников, у компании ООО «Люксофт» появилась потребность автоматизирования процесса руководства персоналом. Поэтому рекомендуется внедрение информационной системы управления персоналом на предприятии. На этом основании, перед создаваемой информативной системой ставится задача: уменьшение времени менеджером по работе с персоналом ввода и обработки данных по кадровому плану, анкет претендентов и резюме, создания отчетности, а также снижение вероятности погрешностей при вводе сведений.

Так, необходимо разработать информативную систему, которая позволила бы менеджеру по персоналу результативно работать, за счет уменьшения времени на ввод и обработку данных и создание отчетности.

Ни одна из существующих систем целиком не удовлетворяет условиям, целям и задачам, поставленным перед информативной системой для организации ООО «Люксофт», следовательно принято решение для создания собственной информативной системы своими силами, с учетом наличия на предприятии отдела информационных технологий и программистов.

Как видно из функциональной схемы «Как надо» ряд функций по руководству персоналом было предложено для информативной системы, а именно: предварительное заполнение резюме, создание отчетов и перечней претендентов, по схеме уже выполняет информативная система, что дозволяет существенно сократить рабочее время и исключить ошибки на данных этапах.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В результате выполнения работы проведена разработка регламента управления бизнес-процессом «Управление персоналом». Для этого проведен анализ предметной области и определена постановку задачи работы, выбрана методология и инструменты для моделирования заданного процесса, проведено моделирование бизнес-процесса «Управление персоналом» «как есть».

На основании данного моделирования разработаны рекомендации по совершенствованию существующих бизнес-процессов и проведено моделирование бизнес-процесса «Управление персоналом» «как должно быть».

В результате выполнения первой главы работы было проведено описание предметной области компании, проведена постановка задачи работы, выбрана методология моделирования IDEF0 и средство моделирования MS Visio. В результате построены бизнес-процессы «Управление персоналом» для рассматриваемой организации.

В результате выполнения второй главы разработаны рекомендации по совершенствованию бизнес-процессов управления персоналом рассматриваемой организации и проведено и моделирование процесса «как должно быть».

В связи с увеличением штата сотрудников, у компании ООО «Люксофт» появилась потребность автоматизирования процесса руководства персоналом. Поэтому рекомендуется внедрение информационной системы управления персоналом на предприятии. На этом основании, перед создаваемой информативной системой ставится задача: уменьшение времени менеджером по работе с персоналом ввода и обработки данных по кадровому плану, анкет претендентов и резюме, создания отчетности, а также снижение вероятности погрешностей при вводе сведений.

Так, необходимо разработать информативную систему, которая позволила бы менеджеру по персоналу результативно работать, за счет уменьшения времени на ввод и обработку данных и создание отчетности.

Ни одна из существующих систем целиком не удовлетворяет условиям, целям и задачам, поставленным перед информативной системой для организации ООО «Люксофт», следовательно, принято решение для создания собственной информативной системы своими силами, с учетом наличия на предприятии отдела информационных технологий и программистов.

Как видно из функциональной схемы «Как надо» ряд функций по руководству персоналом было предложено для информативной системы, а именно: предварительное заполнение резюме, создание отчетов и перечней претендентов, по схеме уже выполняет информативная система, что дозволяет существенно сократить рабочее время и исключить ошибки на данных этапах.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

  1. Бьёрн Андерсен. Бизнес-процессы. Инструменты совершенствования / М.: РИА «Стандарты и качество», 2007. — 272 с.
  2. Вендров A. M. Современные методы и средства моделирования бизнес-процессов (обзор) // 7-я научно-практическая конференция «РБП-СУЗ-2004»: Сб. докладов. М.: МЭСИ, 2004. С. 57.
  3. Волков К.В., Попов Е.В. Современный реинжиниринг. // Менеджмент в России и за рубежом №4, 2012.
  4. Гельфанд Е. Савич А., Циперман Г., Ципес Г. Бизнес-процессы: будни оптимизации. // Директор ИС. 2013, №4
  5. Желены М. Реинжиниринг бизнес процессов // Информационные технологии в бизнесе (энциклопедия). – С.Пб.: Питер, 2002. – С. 29 – 39.
  6. Майкл Хаммер, Джеймс Чампи. Реинжиниринг корпорации: Манифест революции в бизнесе / Изд.: Манн, Иванов и Фербер, 2006. — 276 с.
  7. Мэтью Джонс. Реинжиниринг // Информационные технологии в бизнесе. – С.Пб.: Питер, 2002. – С. 533 – 545.
  8. Ойхман Е.Г., Попов Э. М. Реинжиниринг бизнеса: реинжиниринг организаций и информационные технологии. — М.: Финансы и статистика, 2007.
  9. Попов Э., Шапот М. Реинжиниринг бизнес-процессов и информационные технологии./Открытые системы. — 2006. — № 1
  10. Репин В. В., Елиферов В. Г. Бизнес-процессы: Регламентация и управление. М.: ИНФРА-М, 2004.
  11. Репин В., Елиферов В., Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. – 3-е изд., испр. – М.: РИА «Стандарты и качество», 2005.
  12. Робсон М., Ужах Ф. Практическое руководство по реинжинирингу бизнес-процессов. — М.: Аудит, ЮНИТИ, 1997. — 227.
  13. Рубцов С. В. Сравнительный анализ и выбор средств инструментальной поддержки организационного проектирования и реинжиниринга бизнес-процессов [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://or-rsv.narod.ru/
  14. Рубцов С.В. Уточнение понятия «Бизнес – процесс». // Менеджмент в России и за рубежом №6, 2011.
  15. Сахаров П. Rational Rose, BPwin и другие — аспект анализа бизнес-процессов [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://www.bcc.ru/
  16. Тельнов Ю.Ф. Реинжиниринг предприятия на основе имитационной модели // Логинфо. – 2011. - №4
  17. Тельное Ю. Ф. Реинжиниринг бизнес-процессов. Компонентная методология. 2-е изд., перераб. и доп. М.: Финансы и статистика, 2004.
  18. Фирсова Н. В. Реинжиниринг бизнес-процессов сбыта с использованием методологии моделирования IDEF0 // 7-я научно-практическая конференция «РБП- СУЗ-2004»: Сб. докладов. М.: МЭСИ, 2004. С. 124-127.
  19. Хаммер М., Чампи Д., Реинжиниринг корпорации: Манифест революции в бизнесе. – М.: "Манн, Иванов и Фербер", 2006
  20. Хотинская Г.И. Реинжиниринг на предприятиях сферы услуг // Менеджмент в России и за рубежом. – 2011. - №6.
  21. Шекшня С.В. Управление персоналом современной организации. – М.: Интел-Синтез, 2000. – 368 с.