Развитие и подготовка сотрудников (Выбор комплекса задач автоматизации)

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Для курсового проекта было выбрано предприятие АО «Сибур-Химпром», которое специализируется на переработке жидких углеводородов и является одним из ведущих российских производителей целого ряда важнейших продуктов нефтехимии. Качество выпускаемой продукции соответствует лучшим мировым стандартам. 

На предприятии действуют три основных производства: производство бутиловых спиртов и 2-этилгексанола мощностью 160 тыс. тонн в год; производство этилбензола (мощностью 220 тыс. тонн в год), стирола (мощностью 135 тыс. тонн в год) и полистирола (100 тыс. тонн в год); производство по выпуску этилена и пропилена.

Компания открыто выступает за устойчивое развитие, где и пишут на своем официальном сайте. Выделяют следующие аспекты развития:

• Социальная ответственность – активное участие в развитии регионов
• Экология - предупреждение воздействия на окружающую среду
• Охрана труда и промышленная безопасность – ключевая ценность и приоритет компании
• Социальная политика - Современные условия труда, справедливое вознаграждение, социальные гарантии, профессиональный и карьерный рост

Что дает большой простор для написания этого курсового проекта. Решил подробнее изучить возможности развития персонала лаборатории предприятия АО «Сибур-Химпром», так как в этой рабочей среде востребована информационная система.

Целью проекта создания сервиса для отправки на обучения сотрудников предприятия.

Нужно решить:

• как будет построен процесс формирования групп обучающихся
• как будут назначены обучающие курсы
• как контролировать процесс
• как устранить трудности во время процесса обучения

Глава 1. Аналитическая часть

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Развитие персонала на предприятии большой и трудоемкий процесс, включает в себя много рутинной работы. Что бы сэкономить время и ресурсы компании, при этом максимально получить пользу при обучении и развитии персонала, можно автоматизировать некоторые процессы. В наше время трудно представить компанию, где ведется к примеру бухгалтерский учет в ручную в тетрадях, блокнотах и информация хранится в больших папках в массивных шкафах которые заполняют половину кабинета. Сейчас гораздо удобнее вести все это в специализированных программах и приложениях, где все будет просчитано и оформлено. При этом все автоматом или с минимальной тратой времени будет заноситься в базу данных компании. В базе данных любой уполномоченный сотрудник компании может получить данные необходимый для работы, анализа и отчета. И также перевести эти данные в любой удобный формат будь то бумага, изображение, электронный текстовый документ и т.п. При этом данные можно редактировать, множить и отправлять почтой по всему миру коллегам или клиентам.

Для обучения и развития персонала для автоматизации наиболее подходят следующие процессы:

• Учет успеваемости и посещение курсов сотрудников
• Учет контингента
• Учет денежных средств выделенных организацией на обучение персонала
• Тестирование и аттестация

Исходя из выше перечисленного заинтересованная в развитии персонала компания может заказать проект для внедрения в свою организацию технологий позволяющим решить их нужды.

В предприятии АО «Сибур-Химпром» существуют обширное количество бизнес процессов, которые дают возможность развиваться и совершенствоваться сотрудникам.

Рассматриваемая деятельность лаборантов химического анализа включает себя бизнес-процесс:

• Выявление качества выпускаемой продукции
• Сбор образцов для проведения химического анализа
• Работу с оборудованием для проведения химического анализа использующее ПО
• Работа с программами расчета, составления графиков, таблицы и т.д.
• Работа с базой данных для внесения отчетов об полученных результатов

Перед началом обучение необходимо провести планирование и организовать саму процедуру.

Рисунок 1 – Схема организации обучения

В комплексе задач выделю одну из задач которую можно автоматизировать: это самостоятельное обучение и тестирование с использованием базы данных. В нее входит:

• Регистрация пользователя
• Распределение курса и учебных материалов
• Тестирование
• Контроль прогресса обучаемого
• Организация платформ для общения с преподавателями
• Выполнение заявок технической поддержки пользователей

Рисунок 2 – Комплекс задач

Управляющим воздействием в данном проекте считаю базу знаний, т.к она влияет на успешность освоения сотрудником учебных материалов. Также приоритет заявки руководства предприятия на обучение сотрудника, которое имеет ограниченные сроки выполнения

Входящей информацией считаю:

• Ошибки доступа к курсу, тестированию, личному кабинету и т.д.
• Заявки руководства предприятия на создание профилей и учебных курсов
• Предложение и согласование графиков обучения
• Составление плана обучения
• Почтовый ящик специалистов занимающихся проведением обучения

Выходящей информацией считаю:

• Отчетность о завершение курса, тестирования, всего обучения
• Отчетность о неправильно оформленных заявках и истечение сроков

Из всего комплекса задач по автоматизации работы департамента информационных технологий мной будет рассмотрена работа учебного центра, специалистов отвечающих за назначение обучающих программ для обучения сотрудников для выполнения задач предприятия.

В состав центра будет входить: Руководитель; сотрудники в обязанностях, которых входит, прием заявок, консультирование, разработка графиков и специалисты технической поддержки.

Входящей информационные потоки считаю:

• Телефонные звонки
• Электронная почта
• Заявление-согласование в электронном виде, на состав учебных групп, плана, графиков, требующих подпись заявителя и руководителя отдела
• Сбои в работе сервисов и серверов

Выходящие информационные потоки считаю:

• Отчетность о завершение курса, тестирования, всего обучения
• Отчетность о неправильно оформленных заявках и истечение сроков

Основные понятия, используемые в рассматриваемой области:

Заявка – в нее может входить описание требуемых знаний и умений которые должны получить сотрудники в процессе обучение, список кандидатов на обучение.

ИС-Про (IS-pro) – представляет собой набор взаимосвязанных подсистем, решающих задачи автоматизации производственной логистики, финансового управления, управления людскими ресурсами, решения вопросов снабжения производственными запасами и сбыта продукции.

Система ИС-ПРО разработки компании «Интеллект-Сервис» поддерживает стандарт MRP II - один из самых распространенных методов управления, используемый в мировой практике. Стандарт MRPII - это совокупность правил, моделей и процедур управления, обеспечивающая улучшение показателей экономической деятельности предприятий, в которых интегрированы все основные процессы - поставка, планирование, производство, продажи, контроль за материальными и финансовыми ресурсами.

ИС SERVICE DESK – совокупность программных и аппаратных средств, реализующая автоматизированный приём и распределение заявок в службе технической поддержки, а также автоматизированное формирование отчётности о занятости инженеров.

База Знаний – единая информационная база, содержащая инструкции и рекомендации по выполнению заявок определённого типа.

Для предприятия важной задачей является обучить сотрудников новым навыкам.

Процесс формирования и выполнения заявки:

• Руководство предприятия ставит задачу для учебного центра о повышение квалификации своих сотрудников.
• Пользователь доводит до сведения ИТ отдел о неисправности, каким либо образом связанной по его мнению, с Информационными технологиями. Заявки, относящиеся к юрисдикции ИТ департамента вводятся в ИС ручным способом, остальные заявки отклоняются.

Рисунок 3 – Детализация процесса обработки заявки

Границы рассматриваемой задачи определяют то, как у нас сейчас выполняется регистрация заявки, ход её выполнения, отчёт о выполнении пользователю и то, как бы мы хотели, чтобы это происходило. Большинство заявок сейчас приходит по почте и разбирается и обрабатывается вручную членами горячей линии или кольцевой почтой предприятия. После автоматизации данной задачи перечисленные выше функции будут выполняться автоматически программой, работающей по строго определённому алгоритму, в соответствии с регламентом. В решении данной задачи планируется задействовать 3 специалиста департамента информационных технологий: Программист, системный Администратор и инженер Дежурный администратор/специалист горячей линии.

На втором этапе у нас уже имеется четкое представление о том, чего мы хотим получить от доработки по автоматизации ИС. ТЗ передаётся программисту и пишет программный код, а системный администратор готовит среду и сервисы для совместимости модуля и ИС.

На третьем этапе происходит тестирование функционала и только после этого происходит пилотное внедрение модуля. В ходе этой стадии выявляются ошибки и вырабатываются новые требования или рекомендации.

Последний четвёртый этап подразумевает возврат на второй этап, доработку функционала и исправление ошибок в программном модуле и проведение финального внедрения с уведомлением руководства и всех пользователей системы. По мере необходимости новые функции ИС будут дорабатываться используя итерационный подход.

1.2. Характеристика существующего бизнес – процесса

Перед внедрением сервис службы. Бизнес – процесс на предприятии выглядит следующим образом. Руководитель выбирает сотрудников для обучения и чему их обучать. Составляет список, который может быть написан от руки. Список предается секретарю. Секретарь его оформляет в приказ, распечатывает и относит на подпись руководителю. Далее секретарь забирает список после подписания и кольцевой почтой отправляет его на согласование в другие ответственные отделы. Согласованный документ передается в учебный центр.

В учебном центре на основании полученного документа разрабатывает учебную программу и составляет новый документ. Новый документ отправляется на согласование ответственным лицам и по возвращению в учебный центр, подшивается в папку. Сотрудники проходят обучающие курсы. Их посещаемость, прогресс обучения и аттестация вручную записывается в журнал сотрудником центра обучения. По завершению обучения сотрудников на основании журнала пишется отчет. Отчет подписывается сотрудниками учебного центра. Копии отчета на бумаге отправляются по кольцевой почте ответственным лицам и руководителю.

Рисунок 4 – Существующий бизнес-процесс процесс предприятия

У существующего бизнес процесса уходит много времени на оформление документов. Существует большая вероятность потери и порчи бумажных документов. По осуществлению проекта, процесс будет производиться автоматически. Будет полный отказ от бумажных носителей. Документы буду храниться на сервере в электроном виде. Доступ будет предоставляться только тем, у кого есть полномочия. Документы можно будет легко и быстро найти системе. Доставка документов будет происходить моментально.

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Для запуска процесса требуется заявление руководителя отдела для отправки на обучения своих сотрудников. Руководитель выбирает курсы, предлагаемые учебным центром. Составляет список сотрудников, которые будут проходить эти курсы. Далее приступает к оформлению содержания документа заявления на обучение персонала. Регистрирует в базе данных, заверяет электронной подписью и отправляет на согласование. После согласование заявка отправляется в отдел учебного центра.

Рисунок 5 – Схема обработки заявки составленной руководителем

Отдел учебного центра принимает и рассматривает заявление. На основании полученного документа и количества человек выбирает форму обучения, курсы и назначает преподавателей. Создается запрос на регистрацию пользователей, согласно списку обучаемых сотрудников, в департамент ИТ технологий. Составляет график плана обучения, отправляет на согласование руководителю написавшему заявление. После подтверждения, документ отправляется на исполнение. Согласно графику проходит контроль исполнения. После прохождения полного курса обучения документ архивируется в базе данных.

По результатам обучения сотрудников данные обрабатываются сотрудником учебного центра. Составляется отчет, подписывается. Отправляться на подпись руководителю подавшему заявление. После руководителя архивируется в базе данных.

В задачу учебного центра так же входит составления заявок на создание профилей обучаемым сотрудникам. Проверяются данные по сотрудникам. Составляется список учетных записей и список курсов для обучения. Заявка регистрируется и отправляться в ИТ отдел. Для сотрудника учебного центра становится доступен просмотр статуса выполнения заявки для контроля исполнения. После выполнения приходит документ со списком учетных записей с логинами и паролями.

Рисунок 6 – Схема обработки заявок составленными учебным центром

ИТ отдел получает от учебного центра заявку. Данные отправляются на группу администраторов, которые создают учетные записи. Для этого им необходимо сгенерировать пароли, назначить права для пользователя, предоставить доступ к учебным курсом. Отравить документ со списком учетных записей с логинами и паролями.

В процессе обучения у пользователей могут возникнуть ошибки с доступом или некорректная работа с приложениями и ресурсами учебной базы данных. Для этого пользователи могут создать заявку в Service desk через электронную почту с описанием проблемы. На основе электронного письма формируется заявка и регистрируется. Если проблемы с доступом, то заявка уходит к группе администраторов. В случае если администраторы не могут решить проблему или проблема связана технической частью работы ресурсов базы данных, то заявка уходит на инженера техподдержки. После проведения работ, пользователю приходит письмо для подтверждения того что доступ получен или проблема исправлена. Письмо может быть сформировано автоматически с закреплением двух ссылок. Первая что пользователь подтверждает, вторая что пользователь не согласен с результатом. Пользователю достаточно кликнуть на одну из ссылок, ответ автоматически уйдет в отдел Service desk. Если пользователь подтвердил выполнение, то заявка закрываться.

Рисунок 7 – Схема действий обучаемого сотрудника

Рисунок 8 – Схема действий обработки заявок отделом ИТ

Таблица 1 простые расчеты, содержащие прагматические оценки потоков информации

Показатели	Руководство предприятия		Учебный центр		Пользователи (обучающиеся специалисты)		Итого
	Существует	Планируется достигнуть	Существует	Планируется достигнуть	Существует	Планируется достигнуть	Существует	Планируется достигнуть
Количество составленных заявок/заявлений (документов) в год	30- 40 шт.	36-45 шт.	80-120 шт.	360-480 шт.	50-68 шт.	100-120 шт.	160-220 шт.	496-645 шт.
Количество утерянных (забытых) документов в год	5-7 шт.	0 шт.	15-21 шт.	0 шт.	2-3 шт.	0 шт.	22-31 шт.	0 шт.
Количество людей составляющие заявления	8 чел.	8 чел.	12 чел.	5 чел.	50-60 чел.	50-60 чел.	50-60 чел.	50-60 чел.
Время на составление одного документа	15-30 мин.	5-10 мин.	25-50 мин.	12-15 мин.	15-25 мин.	2-3 мин.	В среднем 15-25 мин.	В среднем 5-12 мин.

Рассмотрим полученные показатели. При составлении документов вручную тратится больше времени и человеческих ресурсов. Так же отправка бумажных носителей не надежна, потому что доставка документа до адресата требует много времени и возможна утеря документа. Для хранения документов требуется много места, их трудно прибирать. Исходя из условий хранения, документ может быть поврежден, текст с важной информацией испорчен.

Теперь обратим внимание на прогнозируемые данные при внедрении автоматизации.

Достоинства:

• Количество потерь и порчи документов сведено к нулю. Документ обязательно дойдет до адресата и будет выполнен
• Время доставки заявления моментально
• Время составления заявления сокращается, что дает возможность составлять больше заявлений при использовании меньшего числа человеческих ресурсов
• Появляется возможность в любое удобное время следить за выполнением заявления в статусе заявки

Недостатки:

• Появляется дополнительные заявления от учебного центра и пользователей в отдел ИТ, компенсируется это тем, что не занимает много времени. В случае пользователя будет создаваться редко. В основном в случае обновления базы данных, внедрения и тестирования нового ПО.
• Требуется приобретение оборудования и формирование отдела ИТ. Компенсируется окупаемостью в счет отказа от бумажного производства, времени на исполнение и получения желаемых результатов предприятием.

Для реализации проекта необходимо использовать вычислительную технику.

Таблица 2 . Техника необходимая для реализации

Этапы	Программные и технические средства
Формирование заявки	ПК пользователя, почтовый клиент
Регистрация заявки; Назначение заявки	Сервер приложений, база данных, ПО системы SD, почтовый сервер
Выполнение заявки	ПК специалиста выполняющего заявку
Закрытие заявки	ПК Администратора, ПО системы SD

Весь процесс формирования, обработки и выполнения заявки описан в схеме документооборота

Рисунок 9 – Схема документооборота

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

В информационное обеспечение входит следующее:

• Система классификации и кодирования
• Система унифицированной документации, используемой в ИО;
• Информационная база

Классификатор - это свод систематизированных наименований группировок объектов, признаков и их кодовых обозначений. Классификаторы служат средством описания данных, обуславливают единство классификации и кодирования информации и предназначены для обеспечения машинной обработки и выдачи данных в удобной форме для пользователей при решении любых задач. Исходя из способа их использования, можно разделить на три группы:

• Общегосударственные классификаторы
• Отраслевые (ведомственные) классификаторы, используемые в пределах определенно отрасли (ведомства);
• Локальные классификаторы, используемые в пределах организации или группы организации

В этом проекте будет задействован исключительно локальный классификатор, потому что других классификаторов РФ в системе не потребуется.

Документация занимает львиную долю внемашинного ИО. Для создания идеальных условий автоматизации, важное значение нужно придать унификации документации. Для этого нужно установить единые требования к построению и содержанию документов. Для любых предприятий РФ как и для отдельных предприятий вырабатываются унифицированные формы. При этом происходить тщательный отбор и точном определении всей необходимой номенклатуры документов. Важно определить сферы назначений документов и так же их использование. Необходимо выявить специфические особенности для каждого вида документов. Документы становятся унифицированными или локальными.

В этом проекте использованы локальные документы:

• Заявка на обучение сотрудников
• Заявка на регистрацию пользователей и доступ к программным ресурсам
• Заявка на доступ к сетевым ресурсам
• Заявка на устранение неполадок

Для формирования информационных файлов на основе первичных документах, которые в системах машинной обработки данных, являются основными носителями. К ним будет установлен ряд требований:

• Достаточная полнота информации для решения задачи
• Исключения избыточности информации
• Достоверность и своевременность информации
• На машинном носителе согласованность форм первичных документов с макетами размещения информации
• Логика построения документа

Широко распространены три способа организации информационной базы:

• Файловая организация
• Интегрированная
• Смешенная организация

Файловая организация – это локальное размещение базы на компьютере, где доступ предоставляется стандартными методами ОС необходимых при обмене данными по сети.

Интегрированная информационная база - составляет из себя систему взаимосвязанных данных, которые хранятся вместе. При этом избыточность минимальна, допускающая оптимальное использование, любыми приложениями сохраняя независимость данных от программы. Для актуализации данных применяется единый способ управления.

Смешанная организация – это распределенная база данных. Хранится на нескольких серверах и реплицирует изменения по заданному расписанию. Такую структуру используют в системах ERP класса. Необходимо это для работы территориально удаленных офисах в единой информационной базе.

В этом проекте, считаю, что лучше подходит интегрированная организация. Учитывая, что размер базы будет увеличиваться каждый день в геометрической прогрессии, то оптимально буде использование СУБД взамен файлового хранения базы данных.

Есть три модели логической структуры базы данных, различных по способу установления между данными связей:

• Иерархическая
• Сетевая
• Реляционная

Иерархическая модель для каждого сегмента, за исключением корневого, соответствует один исходный. Между исходными и созданным сегментом установлена только одна связь. Такая структура удобна при отображении отношения типа «один ко многим» в предметной области. Просматривается иерархическая структура исключительно с корневой вершины. Не допускается пропуска сегмента в иерархическом пути к заданному. Такая модель имеет недостатки: не эффективное отображение отношений типа «многие ко многим»; долгий доступ к сегментам, для нижних уровней иерархии; ориентирован на определенный тип запроса.

Сетевые модели графически отображаются в виде графа. Составные единицы информации соответствуют вершинам графа, что и образует файлы. В зависимости от структуры записи может быть иерархической или линейной. Между парой типов записей может быть объявлено несколько связей, имена и направления связей должны быть четко обозначены. Такая модель имеет недостатки: огромное число параметров описания данных и операторов; неудобный навигационный доступ.

Реляционная модель состоит из множества отношений и основана на математической логике. Простая и привычная форма представления данных в виде таблицы. Строка таблицы эквивалентна записи файла базы данных, а колонка - полю записи. Доступ к элементу данных осуществляется посредством связи требуемой строки с требуемой колонкой. Преимущества использования:

• Простота – одна информационная конструкция, формализующая табличное отображение данных, удобное и привычное для пользователя
• Теоретическое обоснование – позволяющее получить базы данных с заранее заданными свойствами
• Независимость данных – при необходимости изменения структуры приводит к минимальным изменениям в самом программном продукте.

Мною было выбрана реляционная структура базы данных. Она позволит быстро сформировать связи между таблицами, что необходимо для правильного построения запросов к базе данных. Так же легко разорвет связи и создаст новые при построении другого запроса. Архитектурное построение довольно связи довольно простое. По сравнению с сетевой или иерархической структурой время выполнения запроса намного выше.

Исходные сведения для решения для задачи получают из документов:

• Регламент руководителя предприятия
• Электронное письмо от сотрудника компании с описанием проблемы доступа или технической неисправности на неформальном языке в сфере ИТ
• Регламент работы учебного центра
• Регламент работы отдела ИТ

Результаты решения задачи отображаются в таких отчетах и документах как:

• Отчет согласования заявок
• Отчет о логике назначения заявителя
• Отчет о выполнении заявки

1.5. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Программное обеспечение - совокупность программ системы обработки данных и программных документов, необходимых для эксплуатации этих программ, необходимое для создания нужных свойств вычислительной системе. Повышает надежность функционирования системы и предоставления достоверных получаемых результатов. Улучшает работу пользователя.

Ключевые критерии выбора ПО, для установки на ПК пользователей - максимальная минимизация затрат времени составления заявки или заявления пользователем и отправка заявки, используя корпоративную почту компании. В компании согласно корпоративному стандарту используется Microsoft Outlook 2016. Что бы запустить эту программу на компьютере должна быть установлена операционная система поддерживающая запуск этого предложения. Компания владеет лицензионными копиями ОС Windows 8.1 установленными на всех компьютерах предприятия. Хоть и существует возможность закупить ОС Windows 10, но предприятие устраивает Windows 8.1. На это есть ряд причин: система поддерживается компанией Microsoft; удовлетворяет все потребности предприятия; ОС Windows 10 конфликтует с политикой безопасности предприятия.

Для выбора архитектурной реализации проектируемого программного комплекса требуется:

• Совместимость с существующей инфраструктурой
• Возможность создания резервных копий данных, просмотр статистики обрабатываемых заявок

Для выполнения этих условий подходит MS Windows Server 2016. Он не сильно требователен к ресурсам, неплохо справиться с ожидаемыми нагрузками. Гарантом качества для предприятия выступает использование в прошлом предприятием более ранних версий.

Популярные СУБД на 2019 года – это MySQL; PostgreSQL; SAP HANA; Mongo DB; Microsoft SQL Server 2016.

Для реализации проекта подходят все из перечисленных, но выбор пал на Microsoft SQL Server 2016 по преимуществам:

• Хорошо сочетается со всеми видами преимущественно используемых на предприятии продуктов Microsoft
• Визуализация может быть доступна и на мобильных устройствах
• Быстрое и стабильное
• Поддержка временных данных, что упрощает отслеживание изменение данных
• Настройка и отслеживание уровня производительности, сокращает использование ресурсов

Таблица 3. Основные методы и средства проектирования

Название характеристики	Microsoft Visual C++	Delphi	Python
Совместимость с операционной системой Windows 8.1	да	да	да
Встроенный редактор интерфейса	да	да	да
Совместимость с другими языками программирования	да	нет	да

Написание программы сервиса было решено взять Python. Он проще и удобнее и неплохо конкурирует с Microsoft Visual C++ . Легок в освоении и проще, найти программистов использующих данный язык и с поставленной задачей легко могут выполнить разработку в кратчайшие сроки. Стоимость разработки значительно дешевле, чем у большинства других языков программирования. Python активно развился, стал популярен и продолжает развиваться. Он имеет открытую архитектуру и дает без труда создать графический интерфейс в виде HTML страницы.

Глава 2. Проектная часть.

2.1. Информационная модель и её описание

Рисунок 10 – Информационная модель

В данную информационную модель входит несколько источников. ИС является основной базой данных. В ИС находятся таблицы текущих заявок, заявители и исполнители. Так как было решено избавиться от бумажных документов, то документ будет электронный. Процесс оформления заявки происходит на компьютере заявителя. Заявка составляется в программе по шаблонам, так же в ней создается процесс согласования. В любой момент заявитель может просматривать статус выполнения заявки. По цепочкам согласования заявки поступают на компьютеры исполнителей. По завершению работы с заявкой формируется отчет. Большая часть отчета формируется автоматически и редактируется исполнителем. Отчеты прикрепляются к заявкам и отправляются к заявителям. Небольшое отличие происходит у пользователей. Пользователи это сотрудники, которые проходят обучение. У них могу возникнуть проблемы с доступом к ИС или ошибки в программе. Для этого они отправляют письма на почту в Service desk. Письмам присваивается категория и автоматически формируется заявка и отправляется к исполнителю.

2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

Вся информация является входной информацией, необходимой для решении задачи и хранится на различных носителях:

• Первичных документах
• Машинных носителях
• В памяти персонального компьютера

Входной информацией для данного проекта при использовании автоматизированной системы является:

• Электронные версии документов производственного документооборота
• График документооборота организации
• Структура предприятия
• Основные сведения

Ведение данных постоянной информации позволяет исключить условно-постоянную информацию из первичных документов, что влияет на снижение трудоёмкости их заполнения, а также позволяет автоматизировать отчётный процесс.

Кроме входных данных, в проектируемой системе существуют и постоянные данные, хранящиеся и заносящиеся в справочники системы.

Основными функциями Справочников являются:

• обеспечение проверки кодированных значений признаков при вводе данных;
• декодирование значений признаков при выводе данных на экран дисплея;
• хранение постоянной информации, связанной с определёнными значениями признаков;
• оформление пояснительным текстом таблиц, получаемых в результате решения комплекса задач.

Таблица 4.Перечень используемых справочников

Название справочника	Ответственный за введение	Средняя частота актуализации
Константы	Администратор	Раз в квартал
Список форм	Администратор	Раз в месяц
Список полей	Администратор	Раз в месяц

Таблица 5.Реквизитный состав справочников

Наименование	Перечень реквизитов
Константы	Наименование; Значение
Список форм	Название; фильтр
Список полей	Наименование; отображать; Фильтр Авторизация ; длина; значение по умолчанию

2.3. Характеристика результатной информации

В данном проекте используется только входящие файлы и справочники. Заявка и письмо являются входящим файлом. В заявке описывается, что долен выполнить исполнитель. В письме пользователь указывает причины, по которым он не может воспользоваться сервисом. Пользователь по необходимости может приложить скришнот с ошибкой.

Рисунок 11 – Пример формы заявки

Рисунок 12 – Форма заявки пользователя в письме

1. «Отчет по согласованным заявкам»

Формирование происходит на основании следующих таблиц и полей:

• Дата создания заявки
• Пользователь (заявитель)
• Ответственная группа
• Назначенный на заявку сотрудник
• Статус
• Приложенные документы

1. Отчет «заявки по местоположению этапа проработки заявки»

• Дата создания заявки
• Пользователь (заявитель)
• Согласующие
• Этап исполнения заявки
• Ответственная группа
• Текущий статус переписки и зарегистрирована ли заявка
• Приложенные файлы (документ, изображение и т.д.)

1. Отчет по логике заявке

• Дата создания заявки
• Дата завершения заявки
• Результаты проделанной работы
• Замечания к заявке
• Исправление замечаний
• Текущий статус заявке
• Приложенные файлы (Документ, изображение и т.д.)

1. Отчет по обучению пользователей

• Дата завершения обучения
• Список обучаемых сотрудников
• Какие курсы были пройдены
• Посещаемость занятий
• Результаты тестирования
• Ответственные группы

Такие отчеты будут служить для получения статистике для предприятия, а не для управления и принятия решений. Вся полученная информация уточняющая. На её основании можно определить, насколько загружены задействованные отделы. Какие и в каком количестве допускаются ошибки при регистрации. Вот так будет выглядеть журнал созданных заявок за выбранный промежуток времени перед согласованием.

Таблица 6. Электронный журнал созданных заявок

Отчет о заявках за промежуток 8:00 до 11:00 на 24.06.19
Тип:	Без согласования
Дата	Заявитель	Группа	Категория	Статус	Кейс в ИС
15.06.19 10:15	Петров Никита Сергеевич	Пользователь		Не распознано
24.06.19 9:00	Смирнова Анна Николаевна	Пользователь	Ошибка доступа	Зарегистрировано	003156
24.06.19 9:35	Спешилов Перт Геннадьевич	Руководитель	Запрос на обучение сотрудников	Зарегистрировано	003564
24.06.19 10:05	Власова Юлия Александровна	Учебный центр	Запрос регистрации новых пользователей	Зарегистрировано	003567
Зарегистрировано:	3
Нераспознано:	1
Всего:	4

2.4. Общие положения

В этом проекте вся рутинная работа, которую делали сотрудники предприятии, автоматизируется в информационной системе. Дает больше времени для основной работы, а не тратить время на оформление и доставку заявления. Поэтому основное окно программы будет представлять собой статистические данные об обработанных заявлениях, а также их статус и исполнение.

Рисунок 13 – Сценарий диалога

Программа, исходя из своей логики, обрабатывает заявления, проверяет их содержимое и согласует доступ с требуемым регламентом лицам. Программа предоставляет историю обработанных заявлений и дает возможность отменить заявку.

Функционал программы делится на основной и служебный. С помощью основного функционала достигается основная цепь алгоритма программы. Служебный функционал, по сути дополнительный, это то, что можно изменить, настроить, прояснить. Дерево функций изображено на рисунке

Рисунок 14 – Дерево функций

2.5. Характеристика базы данных

Рисунок 15 – ER модель

Выбрана реляционная модель базы данных. На рисунке таблицы приведены к третьей форме нормальности и возможные связи между ними изображены таблицы базы данных, а также связи между ними. Каждой таблице присвоен первичный ключ. Для осуществления поиска у многих таблиц присвоен вторичный ключ и индексируемые поля.

Таблица 7 «registered_letter» показывает обработанную заявку

Наименование поля	Тип данных поля	Длина поля
ID	Целое Число (Ключевое поле)	11
Date created	Дата	10
Letter_date	Дата	10
Letter_from	Строка	50
Letter_title	Строка	50
Letter_body	Строка	350
It_worker_ID	Целое число	5
It_Group_ID	Целое число	5
ID_Mestopologenie	Целое число	5
ID_history	Целое число	5
ID_Klassification	Целое число	5

Таблица 8 «Mestopologenie» показывает, у какого сотрудника или в каком отделе находится заявка

Наименование поля	Тип данных поля	Длина поля
ID_ Mestopologenie	Целое Число (Ключевое поле)	11
adress	Строка	50

Таблица 9 «History» показывает статус выполнения заявки

Наименование поля	Тип данных поля	Длина поля
ID_ History	Целое Число (Ключевое поле)	11
ID_status	Целое число	11
Soglasovano	Логическая	1

Таблица 10 «Klassification» набор ключевых слов, по которым назначаются исполнители заявки

Наименование поля	Тип данных поля	Длина поля
ID_ Klassification	Целое Число (Ключевое поле)	11
KeyPhrases	Строка	150
ID_Group	Целое число	11
ID_it_Worker	Целое число	11
Soglasovanie	Логическое	1
Data	дата	10

Таблица 11 «Group» группирует заявки

Наименование поля	Тип данных поля	Длина поля
ID_ Group	Целое Число (Ключевое поле)	11
Group_Name	Строка	100
FileName_people	Строка	100

Таблица 12 «IT_woker» включает список сотрудников ИТ отдела

Наименование поля	Тип данных поля	Длина поля
ID_IT_woker	Целое Число (Ключевое поле)	11
Name	Дата	10
Second_Name	Дата	10
Extension	Строка	50
IT_group	Строка	50

2.6. Структурная схема пакета

Основной программный продукт в этом проекте это программная служба, которая обрабатывает заявки и распределяет их по сотрудникам предприятия. Дерево функций будет выглядеть следующим образом (рисунок)

Рисунок 16 – Дерево вызова программных модулей

Таблица 13. Модули структурной схемы приставленной на рисунке, описаны в таблице

№ п/п	Наименование модуля	Функционал модуля
1	Форма “основная процедура работы сервиса”	Основная работа начинается с этого модуля. Содержит в себе глобальные переменные, процедуры и функции.
2	Форма «Пользователи и пароли»	Содержит данные о всех пользователях
3	Форма «редактирование прав доступа пользователей»	Распределение ролей и авторизация пользователей
4	Форма “Журнал Созданных заявок в одну итерацию”	Форма формирование и отправки отчета обработанных заявок.
5	Форма «Журнал обработанных заявок»	Форма формирование и отправки отчета обработанных заявок.
6	Форма «Авторизация»	Данная форма содержит запрос логина и пароля для входа в веб интерфейс программы
7	Форма «О программе»	Краткая информация о созданной программе.

2.7 Описание программных модулей

Для описания работы программы приведена блок-схема алгоритмов основных расчетных модулей.

Рисунок 17 – Блок-схема программного модуля

2.8. Контрольный пример реализации проекта и его описание

После запуска программы появляется окно авторизации профиля. Для входа требуется заполнить поле логина «Login» и поле пароля «Password». На жать на кнопку «Войти».

Рисунок 18 – Форма входа в систему

У каждого профиля есть своя роль с определенными правами доступа. Для каждой роли рабочие области будут выглядеть по-разному. Меню сделано интуитивно понятным. В верхнем левом углу показан значок, который тоже несет информацию и дает представление о роли. Вверху обязательно указывается, какая роль присвоена профилю, должность и ФИО. У Роли «Руководитель» столбик левого меню включает в себя кнопки: Создать заявку, Заявки, Отчеты, поиск людей, Тел. Справочник.

• «Создать заявку» - открывает форму для заполнения заявки
• «Заявки» - открывает список заявок
• «Отчеты» - открывает список отчетов. Так же есть индикатор не просмотренных документов.
• «Поиск людей» - поисковая система, где можно найти любого сотрудника информацию о нем.
• «Тел.Справочник» - кроме всех телефонов сотрудников предприятия содержит телефоны служба предприятия, телефоны партнеров предприятия

В середине отображается список. На строки списка можно нажать и получить информацию, которая будет отображаться в правом столбике.

Для визуального восприятия информации напротив строки в списке будет значок отображающий статус по документу. Значок означает, что все работы с документом завершены. Значок означает, что документ находится в процессе согласования. Значок означает, что документ находится в работе.

Рисунок 19 – Форма рабочей области – «Заявки»

В информацию по заявке входит: Номер заявки, дата создания, кто создал, местоположение, отдел, исполнитель, статус заявки.

Каждой заявке и отчету присваивается свой номер, состоящий из:

• Код – Буква «А» это заявка на авторизацию пользователей. Буква «З» обычная заявка. Цифры «01» - номер подразделения предприятия
• Номера - номер присваивается автоматически в порядки очереди
• Год – последние две цифры обозначают год, когда был создан документ

В меню кнопка «Создать заявку» вызывает форму заполнения заявки.

В верхнем левом углу отображается автоматически присвоенный номер. Так же автоматически заполняются поля: Дата, от, должность, тема, курсы.

В поле «Куда:» встроено всплывающие меню, где можно выбрать из списка адресата. Поле «Список:» заполняется вручную.

Рисунок 20 – Форма заполнения заявки

Кнопка «Выбрать согласующих» открывает форму цепочки согласования. Вверху указано названия процесса. Сам процесс состоит из блоков, куда добавляются участники согласования. С помощью кнопки «Добавить участника» в цепочку добавляется еще один блок. С помощью кнопки «Удалить участника» можно убрать любой блок из цепочки.

Рисунок 21 – Форма цепочки согласования

В каждом блоке есть кнопка «Выбрать+». Нажав на нее открываться поисковая система, где и выбирается участник согласования.

Рисунок 22 – Форма поиска участников согласования

В форму поиска содержит поисковую строку и список результатов. В списке результатов выбирается нужный участник согласования и нажимается кнопка «Назначить». При ошибке выбора можно нажать кнопу «Удалить» и выбрать из списка результатов заново. Кнопка «Отмена» закрывает форму поиска.

Вернемся к форме заполнения заявки. Кнопка «Отправить на согласование» запускает процесс согласования. Кнопка «Прикрепить файл» при необходимости дает возможность вложить текстовый файл или изображение.

Кнопка «Редактировать» вызывают простенькую панель для работы с текстом.

Рисунок 23 – Открытие панели редактирования

В рабочей области в меню переходим к кнопке «Отчеты». Есть небольшое отличие от кнопки «Заявки». В столбике с информацией меньше полей и появилась кнопка «Просмотр». С помощью кнопки «Просмотр» вызывается форма отчета. Эту форму можно только просматривать без возможности редактирования.

Рисунок 24 – Форма рабочей области – «Отчеты»

Рисунок 25 – Форма отчета

В форме отчета. Вверху указан номер отчета. Тело составляют поля: дата, от, должность, тема, курсы, период обучения, список. Рядом со списком отображаются значки для визуализации информации. У списка могут быть комментарии.

Рассмотрим отличия рабочей области сотрудника учебного центра. В левом столбике меню находятся кнопки: Создать заявку, создать отчет, входящие заявки, Мои заявки, База курсов, Поиск людей, Тел. справочник. Теперь разберем те кнопки, которые еще не встречались:

• «Создать отчет» - вызывает форму похожую на форму создания заявки
• «Входящие заявки» - открывает список входящих заявок. Так же есть индикатор не просмотренных документов.
• «Мои заявки» - открывает список созданных заявок
• «База курсов» - открывает доступ к базе данных

Рисунок 26 – Форма рабочей области сотрудника учебного центра

На последок рассмотрим отличия рабочей области пользователя. В левом столбике меню находятся кнопки: Мои задачи, Расписание занятий, Материалы, тестирование, Результаты, Поиск людей, Тел. Справочник, Помощь. Подробнее о кнопках которые не встречались:

• «Мои задачи» - поступает информация для пользователя. Так же есть индикатор не просмотренных документов.
• «Расписание занятий» - содержит график учебного процесса с указанием маршрута.
• «Материалы» - доступ к Базе данных
• «Тестирование» - тут пользователь проходит аттестацию
• «Результаты» - тут пользователь просматривает информацию по аттестации
• «Помощь» - содержит ответы на часто задаваемые вопросы и контакты.

Рисунок 27 – Форма рабочей области сотрудника учебного центра

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

По выполнению данного проекта мы рассмотрели все этапы разработки ИС и внедрение проекта на самом предприятии.

Были рассмотрены различные методы создания программного продукта. На основе этих методов выбрано наиболее подходящие решения. Для реализации проекта подобраны технические и программные средства.

В проекте были рассмотрены и оптимизированы задачи информационной структуры на предприятии.

Результатом проекта для предприятия АО «Сибур-Химпром» являются улучшенные показатели выполнения работ и сокращение рабочего процесса. Показатели достигнуты благодаря автоматизации процесса создания заявки и внедрения службы технической поддержки.

В проекте для предприятия АО «Сибур-Химпром» были автоматизированы следующие процессы:

• Создание заявок
• Создание заявок через почту
• Создание отчетов
• Внедрена цепочка согласования
• Весь процесс и хранение происходит в ИС
• Упрощение процесса обучения и получения информации

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1.      В.И. Грекул, Н.Л. Коровкина, Ю.В. Куприянов. Проектное управление в сфере информационных технологий. – М.:БИНОМ, Лаборатория знаний, 2015 г.

2.      Ричард Ньютон. Управление проектами от А до Я. – М.:  Альпина Паблишер, 2014г.

3.      В.Г. Елиферов, В.В. Репин. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. – М.:Манн, Иванов и Фербер, 2013

4.      Владимир Репин. Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление.

- М.:Манн, Иванов и Фербер, 2013 г.

5. А.А. Белайчук, В.Г. Елифёров. Свод знаний по управлению бизнес‑процессами: BPM CBOK 3.0 - Альпина Паблишер, Москва 2016 г