Автор Анна Евкова
Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Стратегическое управление развитием корпоративных информационных систем

Содержание:

Введение

Актуальность исследования. Приступая к реализации проекта по автоматизации документооборота, коммерческий и государственные компании задаются вопросом, как правильно выбрать систему, внедрить и максимально использовать ее функциональные и технические возможности, чтобы в кратчайшие сроки вернуть инвестированные в проект средства.

С одной стороны, ответ на эти вопросы очевиден - это оптимизация и автоматизация с помощью выбранного ИТ-решения наиболее трудозатратных процессов и процедур. С другой стороны, анализ вопросов подталкивает проектную группу к более детальному изучению возможностей современных СЭД, к определению тенденций их развития. При этом часто речь идет не только о стандартном делопроизводственном функционале систем, позволяющих регистрировать, согласовывать или подписывать документы, контролировать сроки исполнения и формировать различные отчеты. Сегодня для компаний представляет интерес полномасштабное использование системы в условиях динамично меняющегося законодательства, получение возможности оперативно обрабатывать массивы документов, выполнять задачи или принимать решения, контролировать эффективность работы персонала, автоматизировать сложные или связанные процессы.

Цель работы ˗ разработать и внедрить проект ERP системы.

В достижении поставленной цели были выделены следующие этапы: провести теоретическое исследование аспектов внедрения ERP II-системы управления на предприятие;

− определить понятие и сущность проектного управления; − произвести описание существующих ERP II-систем управления;

− проанализировать текущее состояние предприятия, описать стратегию развития ООО «АЭРОКОМПОЗИТ» и выявить проблемные области, требующие изменений в части информационного обеспечения ООО «АЭРОКОМПОЗИТ»;

− привести общую характеристику предприятия;

− выявить проблемы функций ERP II-систем управления ООО «АЭРОКОМПОЗИТ»;

− разработать проект по повышению конкурентоспособности предприятия на основе внедрения системы управления ERP II-систем;

− привести описание проекта автоматизации функций планирования и контроля проекта внедрения ERP (ERP II) системы.

Объект исследовани - ООО «АЭРОКОМПОЗИТ».

Предмет работы - внедрение ERP II- системы управления на предприятие ООО «АЭРОКОМПОЗИТ».

Глава 1. Сущность, значение и особенности корпоративных информационных систем

Структура информационного обеспечения

Для разработки качественного программного обеспечения необходимо хорошо понимать основные принципы жизненного цикла ПО, требования заказчика к создаваемому продукту, а также учитывать его финансовые возможности.. Существует несколько моделей жизненного цикла (каскадная модель, спиральная модель, быстрое прототипирование и т.д.). Выбор определенной модели жизненного цикла зависит, в основном, от содержания и целей проекта, а также от размера его финансирования.

жизненный цикл ПО каскадная модель

Рис.1. Этапы жизненного цикла проекта автоматизации

Как правило, мы отдаем предпочтение спиральной модели, которая включает в себя гибкие методологии разработки Agile. Тем не менее, иногда мы используем каскадную модель (которая также носит название »Водопад») и ее производные для выполнения небольших или несложных проектов. В данной статье мы дадим описание каскадной модели, которая является классическим типом жизненного цикла программного обеспечения.

Согласно этой модели, проект реализуется пошагово, в соответствии с точной последовательностью действий: сбор и изучение требований, проектирование программного обеспечения и его разработка, тестирование и техническая поддержка. Каскадная модель достаточно гибкая, и некоторые этапы могут частично совпадать.

Давайте поочередно рассмотрим все этапы жизненного цикла:

Анализ требований

На этом этапе важно задокументировать все требования к будущему программному обеспечению. Необходимо посвятить достаточно времени обсуждению деталей проекта со всеми заинтересованными сторонами. Все поступающие данные нужно проанализировать и систематизировать. Важно также учесть все технические ограничения, которые могут возникнуть на стороне заказчика. Итогом данного этапа должно стать создание подробной спецификации, отвечающей всем требованиям заказчика. Также следует обратить внимание и на другие факторы, которые могут затруднять процесс разработки. К ним относятся дедлайны, установленные заказчиком, а также бюджетные ограничения.

Обратите внимание: Чем больше информации о проекте вы соберете, тем меньше времени потратите на исправление ошибок, доработку проекта, пересмотры бюджета, обсуждения и решение других вопросов.

Видение проекта

Важной задачей является создание подробного документа видения (или образа) проекта, который включает краткое описание проекта, бизнес-цели, а также критерии успеха проекта, факторы бизнес-рисков и описание конечного пользователя продукта.

Готовый документ необходимо передать на утверждение заказчику, чтобы убедиться в том, что все поставленные требования были учтены, а также чтобы проинформировать его о любых рисках, которые могут возникнуть после релиза проекта.

Сбор требований

После того, как все основные вопросы решены, рекомендуется провести дополнительные обсуждения и интерактивные семинары со всеми заинтересованными сторонами. Это поможет выявить какие-либо неочевидные моменты, которые в дальнейшем могут стать причиной внесения изменений в интерфейс приложения или необходимости переписывания паттернов кода. Данный этап может также включать заполнение анкет, рассмотрение кейсов, мозговой штурм и т.д.

Многие проекты заходят в тупик из-за дополнительных требований, которые всплывают на стадии разработки. Поэтому очень важно понимать начальные бизнес-цели и главную идею будущего приложения.

Проектирование программного обеспечения

Следующим этапом жизненного цикла ПО является создание документа, описывающего масштабы и границы проекта. Данный документ включает в себя мокапы или скетчи интерфейса будущего приложения, а также подробную спецификацию требований программного обеспечения. Необходимо отметить, что в некоторых случаях документ видения (образа) проекта и документ о масштабах и границах проекта могут быть представлены как единый документ “Об образе и границах проекта”.

Масштабы и границы проекта

В документе, описывающем масштабы и границы проекта, должны быть перечислены основные функции создаваемого программного обеспечения. Они определяются на основании документа видения проекта, и безусловно, с учетом указанных временных рамок и установленного бюджета.

Кроме того, в данный документ входят мокапы или скетчи, созданные на основе документа видения проекта, а также собранных требований.
Вы можете нарисовать скетч пользовательского интерфейса от руки либо использовать для этого программы создания мокапов, и затем согласовать его с заказчиком.

В процессе обсуждения проекта, у заказчика может появляться все больше новых идей относительно его реализации. Поэтому рекомендуется дать ему время на обдумывание своего проекта и требований к нему, а затем повторно собраться и обсудить детали проекта, чтобы ничего не упустить из вида.

На этом этапе также поднимается вопрос о послепродажном обслуживании продукта. Вы должны уведомить заказчика о том, каким образом будет осуществляться техническая поддержка после завершения этапа тестирования и последующего релиза продукта.
Обратите внимание на то, что документ видения проекта и документ о масштабах и границах проекта должны быть созданы до подписания контракта.

Спецификация требований программного обеспечения

Спецификация требований программного обеспечения (SRS) описывает требования, которым должно отвечать создаваемое программное обеспечение. Она должна быть логичной, последовательной, доступной и полной. Требования могут выражаться в разных формах, например, в виде традиционных утверждений долженствования (н-р, “Система Staff Manager должна поддерживать следующие браузеры: Google Chrome, Apple Safari, Mozilla Firefox, Opera, IE 8+”) или в виде пользовательских историй (н-р, “поскольку я являюсь менеджером, мне необходим доступ к персональной информации всех сотрудников”).

Существует большое количество шаблонов спецификаций. Выбор определенного шаблона зависит от специфики проекта. В большинстве случаев, спецификация включает в себя описание продукта, классы пользователей, функциональные и нефункциональные требования к разрабатываемому программному обеспечению. Иногда в шаблон также входит прототип. Главное — сделать спецификацию понятной, лаконичной и полезной для разработчиков.

Для создания прототипа вам необходимо выяснить следующее:

  • способ получения и обработки входящих данных для создания необходимых данных на выходе;
  • форма, в которой должны быть представлены выходные данные.

Мокапы (или прототипы) передаются UI/UX-дизайнерам, которые превращают их в красочные шаблоны.

Разработка программного обеспечения

Необходимо отметить, что разработка программного обеспечения может также включать в себя создание интерактивного прототипа, который, в сущности, является основой будущего приложения. Такой прототип помогает определить архитектуру системы в целом. На данном этапе пишется мало кода: например, код кнопок и простых форм, чтобы дать заказчику общее представление о том, как будет работать конечный продукт. Поэтому мы включили создание прототипа в этап разработки программного обеспечения.

Как только интерактивный прототип и дизайн приложения готов и утвержден заказчиком, начинается разработка стандартов приложения (конвенции наименований, способа документирования кода, инструкций для конечного пользователя и т.д.). После этого можно смело переходить к следующему этапу жизненного цикла, а именно, к разработке программного обеспечения. Разработка ПО может быть разделена на небольшие части, или юниты, и каждый юнит разрабатывается и тестируется разработчиками для проверки его функциональности (модульное тестирование).

4. Тестирование программного обеспечения

После завершения этапа разработки продукт должен пройти тщательное тестирование, чтобы убедиться в том, что он соответствует поставленным требованиям. На этапе приемочного тестирования необходимо, чтобы заказчик попытался применить продукт локально точно таким же образом, как он собирается использовать его после релиза. Когда будут исправлены основные ошибки, программное обеспечение можно внедрять. Для исправления незначительных ошибок может использоваться простая система отслеживания, что позволит исправлять любые недоработки уже на этапе сопровождения ПО.

Техническая поддержка программного обеспечения

После того, как продукт был протестирован и развернут на сервере заказчика, начинается следующая фаза жизненного цикла разработки программного обеспечения, которая называется сопровождением или технической поддержкой ПО. В целом, сопровождение подразумевает под собой исправление мелких багов, которые обнаруживаются на этом этапе.
Тем не менее, вполне возможно, что вам придется вносить некоторые изменения в созданное программное обеспечение, несмотря на все усилия, приложенные вами на предыдущих этапах. Заказчик может решить внести изменения в функциональность разработанного продукта. Следовательно, вам придется собирать, описывать и обсуждать новые требования с заказчиком, чтобы внести в продукт необходимые изменения. В данном случае, вам предстоит работа с новым каскадным проектом, и все вышеописанные шаги придется повторять с начала.

Модель жц отражает состояние системы, с момента возникновения необходимости в ИС и заканчивается моментом ее изъятия. Модель жизненного цикла - это структура, которая содержит процессы,

определенные задачи и действия, которые необходимо осуществить при разработке, соправождения, функционирования на протяжении всего времени работы системы, начиная от определения требований до завершения ее использования.

Насколько качественно выполнено проектирование работ, настолько эффективно будет функционировать система, для этого каждую стадию разделяют на этапы и предусматривают составление документации, которая реально отражает результаты работ.

Предпроектная стадия имеет следующие этапы:

- Подбор материалов для проектирования - разработка и определение варианта концепции системы, нахождение характеристик объекта, управленческой деятельности, всех потоков информационных связей(как внутренних так и внешних), определение состава основных задач и специалистов, которые должны будут работать с системой, уровень их подготовки, т.е. будущих пользователей.

- Анализ всех материалов, формирование документации - составление задания на проект, утверждение технико-экономического обоснования. Стадия проектирования:

- Техническое проектирование - на данном этапе происходит формирование проектного решения по обеспечивающей и функциональной частям ИС, происходит моделирование финансовых ситуаций, производственных, хозяйственных, постановка задачи и строится блок-схемы и их решение.

- Рабочее проектирование -происходит разработка и доводка системы, корректировка структуры, создание документации: на поставку, на установку технических средств, инструкции по эксплуатации, должностные инструкции.

Стадия внедрения информационной системы:

- Подготовка к вводу в эксплуатацию - производится установка всех технических средств, непосредственно настройка системы, активное обучение персонала, пробное использование.

- Опытные испытания всех компонентов системы перед запуском.

Сдача в эксплуатацию, которая оформляется актом сдачи-приемки работ.

На этапе функционирования ИС в рабочем режиме не исключается возможность корректировки функций и управляющих параметров системы. Также постоянно осуществляется оперативное обслуживание и администрирование системы.

Создание ИС управления организацией - очень сложный и трудоемкий процесс. Наиболее частой и простой формой - является автоматизация, далее более глубже - это рационализация процедур. Самым глубоким процессом изменения компании является - реинжиниринг бизнес - процессов. Т.е. необходимо проанализировать и упростить/модернизировать все бизнес¬процессы предприятия. 

А создание ИС меняет структуру предприятия в корне, т.к. меняются способы функционирования организации, а порой и направление деятельности всей компании. Т.е. происходит смена парадигмы (т.е. пересмотр характера деятельности не отдельных процедур, а всей организации в целом).

Разработка данным методам представляет собой прохождение через несколько независимых фаз, которые выполняются последовательно.

Фаза определение требований системы состоит из:

- Исследования концепции - определение возможности реализации

  • Процесс системного распределения - определение необходимости в ПО и оборудовании, которому должна соответствовать архитектура системы.
  • Определение требований - определение программных требований, производительность и т.п.
  • Разработка проекта - разработка документации на проект (ТЗ на проект), с описание тех. хар-ки системы, структуры данных, архитектура, ПО и т.п.

Фаза проектирования - проектирование системы согласно ТЗ на проект одобренного заказчиком. Реализуемость всех технических решений проверяется путем создания прототипов. Появляется эскизный проект ИС.

Фаза реализации - появляется полноценная ИС. В случае создания ИС с базами данных, то должна быть исходная документация и база, которая лежит в основе. Если ИС является пакетом прикладных программ, то будет необходима установка и тестирование. Если ИС разрабатывается на заказ, явл. Индивидуальной, то основным явл. Программирование и тестирование.

Установка ИС - установка непосредственно в организации заказчика, тестирование и утверждение заказчиком.

Тестирование - предоставление технической поддержки некоторое время, обслуживание ИС, рассмотрение предложений по модернизации т.п. в течении гарантийного периода.

Сопровождение - исправление программных ошибок, сбоев, модернизация определенных модулей, устранение неполадок.

Вывод из эксплуатации - замена, на новую ИС, замена более новой версией ИС, отказ от пользования данной ИС, приобретение новой и т.п.

Основные преимущества данной модели ЖЦ

  • Простота в использовании, т.к. разработка программ происходит по этапам, что позволяет использовать даже невысоко квалифицированный персонал в техническом плане;
  • Присутствует стабильность требований;
  • Данная модель представляет собой определенный шаблон, в котором можно применить методы для выполнения проектирования, анализа, тестирования, обеспечения и кодирования;
  • Она идеально подходит для проектов, к которым предъявляются высокие требования по качеству, а затраты и сроки не играют значения;
  • Все стадии понятны и хорошо отслеживается порядок выполнения при помощи диаграмм Ганта.
  • Однако при использовании данной модели есть и ряд недостатков:
  • Т.к. в основе лежит поэтапное выполнение работ, то возвращение к начальному или предыдущему этапу для исправления недостатков влечет за собой довольно высокое увеличение стоимости и сбои в выполнении графика работ;
  • Происходит интерация между фазами (Итерация - это определенный период времени в пределах проекта, в течение которого производится стабильная работающая программа. На каждой фазе интерации программ, а обновляется);
  • При разработке данным методом частичное выполнения проекта не говорит о выполнении программы в целом (например, выполнено на 40%);
  • В ходе разработки все выполняется в соответствии с требованиями, однако все недостатки дают о себе знать в тот момент, когда уже устранение их влечет за собой значительные вложения. Т.к. все проблемы обнаруживаются одновременно в конце разработки;
  • Заказчик не имеет возможности ознакомится с системной до момента ее завершения, так же не имеет возможности ознакомится и с пробной (тестовой) версией программы, т.к. она готова только в самом конце, на конечной стадии. Заказчик принимает участие лишь при помощи сбора информации и при приемке;
  • О качестве разработки можно судить только после завершения разработки программы, а не промежуточном этапе;
  • Все требования к программе должны быть сформулированы в начале разработки, но зачастую клиент в начале не четко может сформулировать основные требования. Динамических изменений данная модель не предполагает, т.к. каждая стадия имеет определенный результат и не может меняться;
  • Программа разрабатывается сразу, а не по частям, поэтому финансирование разбивается сразу.

Данная модель применима для проектов, которые основаны на выпуске продукции новой версии, при условии, что выпуск новой версии и ее изменения вполне понятны и легко управляемы.

1.2 Технология информационной деятельности

Автоматизация документооборота компании, в настоящее время, стала одной из типичных задач компании, стремящейся к автоматизации своего производства, а также всех процессов, протекающих в ней. Данное явление обусловлено тем, что документы в компании – это самое распространенное средство поддержки выполнения бизнес-процессов, обеспечивающее фиксацию и перенос информации от одного исполнителя к другому. Таким образом, эффективность выполнения бизнес-процессов организации во многом определяется скоростью и качеством протекания процессов в рамках жизненного цикла документов.

Важность таких ключевых показателей при управлении бизнес-процессами компании, как количество и качество, совместно с развитием технологий автоматизации, неизбежно влечет за собой повсеместное использование электронных документов в организации.

Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению документами позволяет организациям и обществу защищать и сохранять документы в качестве доказательства действий.

С точки зрения ИС документ представляет собой мощный информационный поток, который нуждается в контроле и тщательной организации, если стоит задача совершенствования бизнес-процессов документооборота. Поскольку базовый термин, на котором фокусируется данная глава – это электронный документ,
в первую очередь необходимо обозначить, что будет пониматься под понятием «Документ», и, основываясь на данном определении, выявить особенности понятия «Электронный документ».

За время своего существования термин «Документ» не получил единого, общепринятого определения. В различных государственных документноориентированных нормативных актах не содержится однозначного указания на то, что можно считать документом, а что – нет, однако, несмотря на различные толкования термина и его определение, можно опереться на “Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами”. Таким образом, в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 документ – это зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация любой формы, в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, также имеющая реквизиты, созданная, полученная и сохранённая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности [13].

В определении «Документа» характерны следующие моменты. Документом признается, прежде всего, материальный носитель, в то время как наличие зафиксированной на ней информации является вторичным признаком. Центр фокусировки перенесен на наличие реквизитов. Однако, учитывая наличие разрозненных определений данного понятия, трактовка понятия с той точки зрения, когда документ – это, прежде всего, информация, а материальный носитель – признак вторичный, имеет право на существование. Таким образом, следует отметить, что «Документ», как более обобщенное понятие «Электронного документа» позволяет перенести признаки «Документа» на понятие «Электронного документа» и также считать основой «Электронного документа» информацию.

В новейшей (с изменениями от 1 января 2011 г.) редакции Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (№ 149-ФЗ) электронный документ понимается как «документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах» [13].

В определении «Электронного документа», соответственно, акцент переносится на то, что это в первую очередь, это информация, которая представлена в электронной форме. Исходя из определения, формируется ряд требований, которым ЭД должен отвечать:

  • содержать реквизиты, которые позволяют подтвердить его целостность и подлинность;
  • создаваться, обрабатываться, храниться, приниматься и передаваться при помощи технических программных средств;
  • быть воспроизведенным (отображенным) в понятной для восприятия форме.

Очевидно, что при использовании ЭД есть как положительные, так и отрицательные стороны. Преимущества применения ЭД:

  • упрощается и ускоряется сбор, обработка и систематизация всей информации;
  • существенно ускоряется компьютерная обработка документов;
  • оперативная (практически мгновенная) передача документов на любые расстояния при рассылке их по электронной почте;
  • при хранении электронных документов не требуются большие площади для архивов;
  • создание электронных архивов позволяет использовать уже полученную информацию для подготовки новых документов;
  • повышается эффективность работы;
  • наличие базы шаблонов документов уменьшает время на создание новых;
  • уменьшение расходования бумаги при работе с проектом электронного документа и внесении каких-либо изменений до вывода на бумагу;
  • рассылка проекта документа одновременно нескольким визирующим;
  • рассылка документа одновременно нескольким адресатам по электронной почте.

Недостатки ЭД:

  • необходимость наличия определенных технических средств для создания и дальнейшей работы, а также хранения документов;
  • защита информации, содержащейся в документах, от несанкционированных изменений.

Существует еще одна проблема, которая вытекает из особенности представления информации в электронном виде - копирование электронной информации. Одним из наиболее важных преимуществ, представленной в электронной форме информации, является легкость ее копирования. Поэтому при передаче по каналам связи электронного документа его необходимо защитить, во избежание инцидентов, от несанкционированного копирования. Однако на передающем конце остается контрольная копия. Она может рассматриваться как заверенная исполнителем копия документа. Но если заверить ее электронно-цифровой подписью, снабдив при этом всеми необходимыми атрибутами, тогда будет изготовлен один документ в двух экземплярах, которые имеют равную юридическую силу.

Следовательно, ЭД можно приравнять, проводя аналогию:

  • к юридически значимому документу - электронный документ при передаче его со всеми соответствующими атрибутами по каналам связи;
  • к рабочей копии документа - электронную копию документа, которая осталась у респондента;
  • ко второму экземпляру или заверенной копии самого юридически значимого документа, которые равносильны первому экземпляру - электронную копию документа, оставшуюся у респондента и заверенную электронно-цифровой подписью;
  • к заверенной копии документа - его распечатку, которая заверена в установленном законом порядке.

Кроме проблем, вытекающих из рамок правового статуса ЭД, есть еще один трудный вопрос, требующий разрешения, особенно в условиях текущего развития ИТ, в частности, развитие систем электронного документооборота. Проблема заключается в том, что, в настоящее время, КИС, работающие с ЭД, в большинстве своем, оперируют документом, как целостной единицей. Такая концепция принятия документа не позволяет извлечь из документа данные, которые содержаться непосредственно внутри неструктурированного ЭД. В свою очередь, потенциальные возможности технологий «интеллектуализации» содержат множество возможностей для обработки большого количества документов и данных, содержащихся в них.

Данные, находящиеся внутри документа являются неструктурированными, следовательно, для работы с ними, а также для последующего превращения человеком данных в информацию, необходим подход, позволяющий рассматривать документ, как набор структурированных данных.

Рассмотрев некоторые особенности ЭД, преимущества и недостатки его использования, а также некоторые юридические аспекты, следует обратить внимание также на структуру ЭД и базовые задачи управления документами, которые объяснят причину рассмотрения концепции документа как объекта, состоящего из множества составляющих, полезных для бизнес-процессов документооборота.

Накопление документов, существующих в электронном виде, а также критически важных для бизнеса, растет в компаниях в быстрых темпах. Одной из основных проблем последнего десятилетия является не столько количество документов, сколько потребность во взаимосвязанной системе для работы с ними.

Раньше, в большинстве случаев, система управления документами поддерживалась за счет разрозненных средств, начиная от папок на файловой системе и электронной почты и заканчивая специализированными приложениями. При этом бизнес-логика, иными словами совокупность правил, принципов и зависимостей работы с документами в ИС, формально нигде не была закреплена, а с документами работали сотрудники отдела документационного отдела. Соответственно, возникла потребность в системе, которая решает проблему организации информации в рамках единого процесса.

Первые три десятилетия развития информационных технологий основное внимание уделялось структурированным данным, процессам их сбора, хранения и обработки. Для работы с неструктурированной информацией использовались простые инструменты, на примере текстовых редакторов. Однако в конце 90-ых годов сложилась ситуация критической точки, когда более 80-ти % всей корпоративной информации стало храниться в виде неструктурированных документов, при этом системы, которые должны были обеспечивать надежное хранение и доступ отсутствовали.

Таким образом, следует вывод о том, что накопленные массивы электронной информации, хранящейся в электронных документах, являются ценнейшим интеллектуальным активом организации, ее корпоративной памятью, следовательно, нуждаются в механизмах анализа содержимого документов. При этом интеллектуальные активы должны быть легкодоступны и надежно сохранены. Обеспечить эти потребности позволяет концепция управления корпоративной информацией призванная объединить разрозненные технологии, поддерживающие работу с неструктурированной информацией.

КИС, обладающая такой концепцией обработки корпоративной информации, должна быть настраиваема и адаптируема к окружающим внешним факторам. Невыполнение этого требования может привести к тому, что ИС, по истечении некоторого времени, перестанет выполнять свои функции из-за изменений в организационной структуре компании, ее внешнем окружении, спектре выполняемых работ. Все эти изменения неизбежно ведут к соответствующим изменениям системы понятий, которыми оперирует компания, тематике и структуре документов, классификации документов и способах организации архива.

Проблемы, возникающие при создании такой КИС, не охватываются традиционными подходами к автоматизации документооборота в компании и не решаются статистическими и лингвистическими методами полнотекстового поиска в базе данных документов.

В таком случае требуется применение интеллектуальных решений, семантических технологий с ориентацией задач управления документами (поиск, анализ, классификация, каталогизация, хранение) на понимание информационной системой содержания документа, его семантики. Одной из главных проблем анализа неструктурированных электронных документов является большое количество разнородного содержимого в документе. Если каждый элемент (слово или строку) подвергать анализу, то время извлечения данных и знаний резко возрастет и, в таком случае, не будет удовлетворять требованиям пользователей.

В то же время очевидно, что не все элементы документа несут полезную информацию, а в силу гибкости естественных языков формально различные слова (синонимы и пр.) на самом деле означают одинаковое понятие. Все эти процессы проходят в рамках выполнения процесса семантического индексирования – механизма, с помощью которого поисковый инструмент определяет не только соответствие содержимого документа ключевым запрашиваемым словам, но и определяет неявные семантические связи ключевого запроса. Таким образом, устранение описанных проблем выполняется на этапе предварительной обработки документа.

В связи с этим, первым этапом семантического индексирования, предшествующим непосредственному извлечению данных из документа и последующей их обработки, является этап структурирования данных документа. При системном подходе к вопросу извлечения из ЭД знаний, необходимо иметь соответствующий подход к определению структуры документа и его элементов.

1.3 Описание системы показателей оценки эффективности разработки информационной системы

Экономическая эффективность в самом общем смысле есть сравнение результатов хозяйственной деятельности с затраченными на эту деятельность ресурсами: трудовыми, материальными, природными [6].

Эффективность предприятия — категорий, отражающий соответствие предприятия целям и интересам его участников и выражаемая соответствующей системой показателей.

Для оценки эффективности деятельности предприятия выделяют две группы показателей:

  1. Показатели прибыльности

Ключевыми показателями прибыли являются:

  • валовая прибыль – разница между выручкой и себестоимостью, которая характеризует эффективность сделок, то есть способность продать товар дороже стоимости его изготовления;
  • себестоимость – прямые затраты, связанные непосредственно с разработкой информационной системы;
  • прибыль от продажи – разница между валовой прибылью и расходами, связанными с продажей продукции и администрированием, характеризует эффективность обычной деятельности фирмы, то есть деятельности по производству или оказанию услуг;
  • прибыль до налогообложения – разница между всеми доходами и расходами фирмы, которая характеризует суммарный результат обычной и прочих видов деятельности;
  • чистая прибыль – разница между налогооблагаемой прибылью и суммой налога на прибыль, подлежащим уплаты в бюджет, характеризует прибыль, заработанную для собственников фирмы, то есть прирост собственного капитала;
  • нераспределенная прибыль – разница между чистой прибылью и выплатами собственникам, характеризует величину прибыли, которую собственники оставили в компании для ее дальнейшего развития.
  1. Показатели рентабельности

Обычно к ключевым показателям рентабельности относят:

  • маржу - долю валовой прибыли в выручке (процент стоимости, который нужно добавить, чтобы получить цену);
  • наценку - долю валовой прибыли в себестоимости;
  • рентабельность продаж – долю чистой прибыли в выручке;
  • рентабельность активов – долю чистой прибыли в активах;
  • рентабельность собственного капитала – долю чистой прибыли в собственном капитале.

Кроме разделения на показатели прибыльности и показатели рентабельности показатели эффективности еще принято делить на:

  1. Относительные – показывают соотношение полученного эффекта с затратами на его осуществление и являются своего рода платой за достижение данного результата.
  2. Абсолютные – отражают уровень развития предприятия, достигнутый за определенный промежуток времени.

Основные принципы оценки эффективности деятельности предприятия базируются на основе учета влияния инфляции и учета (в количественной форме) влияния неопределенностей и рисков. Чаще всего для оценки эффективности применяют абсолютные показатели:

  1. валовая прибыль – разница между валовым доходом и издержками, связанными с получением дохода;

(6)

  1. операционная прибыль (прибыль до уплаты процентов за кредит и налога на прибыль) – вычисляется как разница валовой прибыли и амортизации;

(7)

  1. чистый операционный доход (чистая прибыль) – разница между операционной прибылью, налогами и процентами по кредитам;

(8)

  1. чистый операционный денежный поток (в основном используется как база для расчета других показателей) – вычисляется как сумма чистой прибыли и амортизации;

(9)

  1. чистая приведенная стоимость – разница между суммой дисконтированных денежных потоков и первоначальными инвестициями.

(10)

где

I0 – начальные инвестиции, i – месячная ставка дисконтирования [7].

Расчёт NPV показывает оценку эффекта от инвестиции, приведённую к настоящему моменту времени с учётом разной временной стоимости денег. Если NPV больше 0, то инвестиция экономически эффективна, а если NPV меньше 0, то инвестиция экономически невыгодна. Именно с помощью NPV можно вычислить срок окупаемости деятельности предприятия.

Для вычисления всех названных показателей сначала вычисляют ставку дисконтирования. Ставка дисконтирования отражает стоимость привлеченного капитала с учетом временного фактора и рисков.

Существует несколько способов расчета ставки дисконтирования. Выделяют кумулятивный и укрупненный метод оценки ставки дисконтирования.

  1. Кумулятивный метод ставки дисконтирования представляет собой расчет по следующей формуле:

(11)

где

Emin – минимальная реальная ставка дисконтирования (как правило, за минимальную реальную ставку дисконтирования принимают 30-летние государственные облигации США).

I – уровень инфляции.

r – премия за риск.

Премия за риск также является вычисляемым показателем, и представляет собой следующую сумму:

(12)

Страновой риск можно узнать из различных источников, публикуемых рейтинговыми агентствами и консалтинговыми фирмами. Размер премии за риск, характеризующий ненадежность участников проекта не должен быть выше 5%. Риск неполучения предусмотренных доходов устанавливается в зависимости от цели проекта.

  1. Укрупненный метод предполагает расчет средневзвешенной стоимости капитала (WACC), которая учитывает стоимость собственного капитала и стоимость заемных средств:

,

(13)

где

Re – ставка доходности собственного капитала.

E – рыночная стоимость собственного капитала.

D – рыночная стоимость заемного капитала.

V – сумма стоимости займов и собственного капитала.

Rd – ставка доходности заемного капитала.

t – ставка налога на прибыль.

Ставка доходности собственного капитала (Re) вычисляется по формуле:

(14)

где

Rf – безрисковая ставка дохода.

β – коэффициент, определяющий изменение цены на акции компании по сравнению с изменением цен на акции по всем компаниям данного сегмента рынка.

Rm – среднерыночная ставка доходности на фондовом рынке (Rm – Rf – премия за рыночный риск).

Полученная ставка дисконтирования является годовым номинальным значением, которое не используется для вычисления реальных экономических показателей, поэтому с учетом временной стоимости денег вычисляется реальная ставка дисконтирования (годовая и месячная, в зависимости от того, какой период рассматривается).

  1. реальная годовая ставка дисконтирования:

(15)

  1. реальная месячная ставка дисконтирования:

(16)

Глава 2. Анализ информационного корпоративного управления на примере АО «АЭРОКОМПОЗИТ»

2.1 Краткая характеристика предприятия

В процессе развития мировой авиационной промышленности возникла потребность создания в нашей стране производства гражданских самолетов нового поколения, превосходящих по своим техническим характеристикам свои западные аналоги. В этой связи при разработке перспективного отечественного самолета новой модификации Sukhoi Superjet 100 и ближне-среднемагистрального лайнера МС-21 ОАО «Объединенная авиастроительная корпорация» сделала выбор в пользу создания совершенного аэродинамического крыла из полимерных композиционных материалов.

2 декабря 2008 года в целях развития и реализации данного направления было образовано АО «АЭРОКОМПОЗИТ». Учредителями выступили: ОАО «Объединенная авиастроительная корпорация», ОАО «Авиационная холдинговая компания «Сухой» и ООО «Прогресстех» (позднее компания «Прогресстех» вышла из состава акционеров).

Было принято решение – сформировать на базе Компании собственную исследовательскую площадку для проведения испытаний применяемых материалов и отработки технологий, а также создать производственные центры – заводы по производству композиционных силовых конструкций и агрегатов авиационного назначения.

15 февраля 2010 года между Правительством Ульяновской области, ОАО «ОАК» и АО «АЭРОКОМПОЗИТ» было подписано соглашение о сотрудничестве по реализации инвестиционного проекта строительства первого в России завода по производству композиционных конструкций для авиастроения на территории ЗАО «Авиастар-СП». В результате было создано единственное в России предприятие по выпуску силовых композитных конструкций методом вакуумной инфузии — завод «АэроКомпозит-Ульяновск». По своим масштабам данное производство входит в первую тройку заводов мирового уровня по созданию крыла самолета.

10 августа 2010 года АО «АЭРОКОМПОЗИТ», Правительство Республики Татарстан и ОАО «Объединенная авиастроительная корпорация» подписали соглашение о строительстве завода по производству ПКМ-конструкций для авиационной промышленности на территории ОАО «КАПО им. С.П. Горбунова». Торжественное открытие казанского завода «КАПО-Композит» состоялось 6 июля 2013 года. Специализация производства — изготовление широкого спектра композиционных конструкций и деталей для лайнеров автоклавным методом.

В июле 2011 года на территории центрального офиса АО «АЭРОКОМПОЗИТ» в Москве была организована Опытная лаборатория технологий и конструкций из ПКМ. Основными задачами лаборатории стали предварительная отработка технологий и исследование применяемых материалов. Первый опытный композитный образец был создан специалистами лаборатории уже спустя месяц.

7 апреля 2016 года АО «АЭРОКОМПОЗИТ» стало акционерным обществом.

В настоящий момент общая численность сотрудников АО «АЭРОКОМПОЗИТ» и его дочерних обществ составляет свыше 1000 человек.

Рассмотрим показатели, характеризующие экономическую деятельность Компании за отчетный период (2015-2017 гг.). Данные оформлены в виде таблицы 1.

Таблица 1

Основные показатели деятельности АО «АЭРОКОМПОЗИТ» за период 2015-2017гг., тыс. руб.

Показатель

2015 г.

2016 г.

Темпы роста, 2016/

2015

2017 г.

Темпы роста, 2017/

2016

Темпы роста 2017/2015

Абсолют.

показ-ль

%

Выручка от продаж, тыс. руб.

39 844

42 417

6,46

51 974

22,53

12 130

30,44

Себестоимость продаж

33 324

36 835

10,53

47 546

29,08

14 222

42,68

Затраты на 1 руб. продукции, коп.

0,83

0,87

4,82

0,91

4,60

0,08

9,64

Прибыль (убыток) от продаж

6 520

5 582

-14,38

4 428

-20,67

-2 092

-32,08

Расходы

353

1 401

296,88

2 018

44,04

1 665

471,67

Читая прибыль (убыток)

6 167

4 181

-32,20

2 410

-42,36

-3 757

-6,92

В соответствии с данными, представленными в таблице 1 можно сделать следующие выводы:

- выручка от продаж в 2016 году увеличилась в сравнении с 2015 годом на 6,46% и составила 42 417 тыс. руб., в 2017 году в сравнении с 2016 годом увеличение составило 22,53% и достигло отметки в 51 974 тыс. руб. За весь анализируемый период 2015-2017гг. выручка от продажи увеличилась на 30,44%;

- себестоимость продукции компании также выросла в 2016 году на 10,53% и составила 36 835 тыс. руб., в 2017 году себестоимость выросла на 29,08% и составила 47 546 тыс. руб. За весь анализируемый период увеличение себестоимости продукции составило 42,68%;

- затраты на 1 руб. продукции также выросли в 2016 году на 4,82% до 0,87 руб. в сравнении с 0,83 руб. в 2015 году, в 2017 году прирост составил 0,91% и затраты составили 0,91 руб. За весь анализируемый период затраты выросли на 9,64%;

- прибыль от продаж Компании в 2016 году в сравнении с 2015 годом сократились на 14,38% и составили 5 582 тыс. руб. против 6 520 тыс. руб. в 2015 году, в 2017 году прибыль от продаж сократилась на 20,67% и составила 4 428 тыс. руб. За весь анализируемый период прибыль от продаж сократилась на 2 092 тыс. руб. (32,08%);

- расходы Компании за анализируемый период выросли на 1 665 тыс. руб. или на 471%. В 2016 году расходы Компании составили 1 401 тыс. руб., что на 296% больше, чем в 2015 году, в 2017 году расходы составили 2 018 тыс. руб., что на 44,04% больше, чем в предыдущем периоде;

- чистая прибыль Компании в 2016 году составила 4 181 тыс. руб., что на 32,20% меньше, чем в 2015 году (6 167 тыс. руб.), в 2017 году чистая прибыль составила 2 410 тыс. руб., что на 42,36%и меньше, чем в 2016 году. За весь анализируемый период чистая прибыль Компании сократилась на 3 757 тыс. руб. (6,92%).

2.2 Анализ текущего состояния системы информационного обеспечения предприятия

Основную часть документов, обеспечивающих коммуникационную функцию управления внутри организации, составляют справки, докладные и объяснительные записки, сводки, отчеты, акты, письма, телефонограммы. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам. Информация, содержащаяся в них, необязательна к исполнению, она может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. Докладные и служебные записки - это, как правило, внутренние документы организации.

Передача внутренних документов между структурными подразделениями, осуществляется через лиц, ответственных за делопроизводство в конкретном подразделении.

Анализируя документооборот предприятия за последние три года, была выявлена тенденция к его росту.

Таблица 3

Анализ документооборота в АО «АЭРОКОМПОЗИТ»

год

Количество входящих документов

Кол-во исходящих документов

Кол-во внутренних документов

итого

2015

710

794

150

1654

2016

931

892

197

2020

2017

1092

1085

270

2447

Как видно из приведенной таблицы №1, с 2014г. к 2017г. число входящих, исходящих и внутренних документов возросло на 53%, что подтверждает общую тенденцию увеличения документооборота в АО «АЭРОКОМПОЗИТ».

В условиях жесткой конкуренции лидирующие позиции сохраняют за собой компании, готовые к инновациям. Внедрение электронного документооборота можно назвать необходимым слагаемым успеха развивающейся компании.

Широкое применение автоматизации и совершенствование IT-технологий привело к появлению систем электронного документооборота (СЭД). СЭД представляет собой корпоративную систему автоматизации документооборота предприятия. Основными объектами автоматизации являются документы и бизнес процессы, описывающие правила и маршруты движения документов.

Благодаря разнообразному функциональному наполнению, внедрение электронного документооборота (внедрение СЭД) доступно сегодня компаниям различного уровня и профиля. Систему выбирают, исходя из специфики бизнеса и решаемых задач.

Внедрение СЭД обеспечивает максимальную оптимизацию всех процессов, повышение производительности сотрудников, контроль исполнительской дисциплины, оперативность принимаемых решений.

Внедрение электронного документооборота позволяет:

  • автоматизировать работу с документами на протяжении всего жизненного цикла (создание, редактирование, утверждение, исполнение, хранение, поиск);
  • внедрить автоматизацию бизнес-процессов, наладить маршрутизацию документов;
  • осуществлять оперативный контроль выполнения работ и соблюдение сроков;
  • обеспечить надежное хранение и безопасность информации;
  • реализовать коллективную работу многих пользователей с документами;
  • разграничить право доступа.

2.3 Определение областей информационного обеспечения требующих модернизации

Существует несколько вариантов создания и внедрения СЭД. На выбор влияют объем документопотока и бизнес статус компании. Небольшие компании могут опираться на своих квалифицированных сотрудников и создавать собственные системы. Компании среднего уровня могут приобретать типовые решения, выбирая необходимые модули для эффективной работы. Крупные компании (холдинги) заказывают под себя разработку уникального решения или приобретают мощные масштабируемые системы, а при внедрении электронного документооборота опираются на команду разработчиков.

Реализации такого проекта, как внедрение СЭД должен предшествовать серьезный подготовительный этап. Проводится анализ существующего документооборота, а также деятельности всех подразделений, вырабатываются рекомендации по формализации деятельности каждого сотрудника. Необходимо описать и закрепить в нормативных документах те бизнес процедуры, на автоматизацию которых направлена система. Четко поставленные задачи и точный анализ позволят создать систему электронного документооборота, которая станет мощным инструментом повышения эффективности и качества управления.

Экономия времени на различные операции:

  • 20 % – поиск и ожидание поступления документов;
  • 20 % – согласование и утверждение документов;
  • 10% – передача документов между подразделениями;
  • 10% – подготовка стандартных отчетов о движении документов.

Таким образом, суммарное среднее время, сэкономленное СЭД – более 60%.

Таблица 3

Операция

Время для бумажного документа

Время для электронного документа

с учётом времени ожидания принятия решения

Доставка входящего документа сотруднику

5 часов

3 минуты

Доставка входящего документа конечному исполнителю

15 часов

4 часа

Доставка служебной записки от исполнителя до конечного исполнителя

16 часов

5 часов

Ознакомление с документами

20 часов

1,5 часа

Выпуск организационно-распорядительных документов

27 часов

6 часов

Согласование исходящего документа

17 часов

8 часов

Стратегические преимущества электронного документооборота: повышение качества управления и оптимизация бизнес-процессов

К стратегическим преимуществам внедрения СЭД, влияющим на эффективность деятельности организации и связанным с улучшениями в ключевых бизнес-процессах, можно отнести:

Повышение качества работы с информацией за счет:

  • сохранения и накопления корпоративной информации, создания единого информационного пространства с доступом удаленных подразделений и филиалов;
  • увеличения скорости обработки информации и прозрачности информационных потоков;
  • повышения уровня информационной безопасности.

Увеличение эффективности работы компании за счет:

  • улучшения исполнительской дисциплины;
  • повышения качества управленческих решений (за счёт использования актуальных данных);
  • внедрения эффективных механизмов совместной работы;
  • гибкого управления человеческими ресурсами.

Ожидания преимуществ от внедрения СЭД

По результатам исследования CNews Analytics, при внедрении системы электронного документооборота организации ожидают получить следующие преимущества:

Таким образом, преимущества автоматизации документооборота – не только в ежедневном, но и долговременном эффекте от использования СЭД. Вы получаете удобный инструмент для организации работы руководителей, их помощников и советников, специалистов (исполнителей), служб документационного обеспечения, IT-специалистов. Ключевыми преимуществами использования СЭД станут оптимизация бизнес-процессов, совершенствование системы управления организацией и общее повышение качества деятельности компании.

Заключение

На сегодняшний день автоматизация документооборота это не просто средство оптимизации внутренних процессов организации, а насущная необходимость в условиях жесткой конкуренции рынка.

В данной работе мы попытались наиболее полно оценить экономический эффект, который можно получить благодаря переходу на электронный документооборот.

Если говорить о косвенном эффекте, который с экономической точки зрения сложно поддается измерению, то внедрение СЭД приводит к:

−уменьшению ошибок типа «человеческий фактор»;

−мгновенному доступу к актуальной информации;

−улучшению взаимодействия между подразделениями; −сокращению потерь важных документов;

−возможности мониторинга и равномерного распределения нагрузки по сотрудникам и т.д. Все это ведет к повышению конкурентоспособности компании в целом.

Подводя итоги нужно сказать, что система электронной документации нужна абсолютно любой организации в независимости от ее масштаба и типа собственности. Но особенно востребована она для крупных организаций, чьи подразделения рассредоточены по разным местам, а затраты времени сотрудников на работу с бумажным документооборотом исчисляется ежегодными потерями в несколько миллионов рублей.

Список использованных источников

  1. Алексей Рязанцев Как внедрить CRM-систему за 50 дней. Пошаговый план + бесплатная консультация по внедрению от эксперта; Омега-Л - М., 2017. - 785 c.
  2. Булыгин Е.В. Разработка системы управления предприятием // Молодежный научный форум: Технические и математические науки: электр. сб. ст. по мат. LII междунар. студ. науч.-практ. конф. № 12(52). URL: https://nauchforum.ru/archive/MNF_tech/12(52).pdf
  3. Григорьев А.А. Методы и алгоритмы обработки данных: учеб. пособие / А.А. Григорьев. – М.: ИНФРА-М, 2017. – 256 с.
  4. Ефремова Л. И. Модернизация автоматизированной информационной системы управления пенсионным фондом РФ в г.о. Саранск Республики Мордовия // Информационные системы и технологии. – 2016. – №(95). – С. 47-52.
  5. Кизилова О.Г. Принцип анализа и сравнения erp-систем // NovaInfo.Ru (Электронный журнал.) – 2017 г. – № 68
  6. Коротеева, О. С. Особенности информационного менеджмента в компаниях сферы услуг [Текст] / О. С. Коротеева, В. Ф. Корнюшко, А. В. Костров // Прикладная информатика – 2018. – № 1 (37) – С. 28-32.
  7. Корнюшко В. Ф. Степень готовности системы управления бизнес-процессами к внедрению информационных технологий [Текст] / В. Ф. Корнюшко, О. А. Жданович, А. В. Костров // Прикладная информатика – 2016. – №2 (50) – С. 14-22.
  8. Мартишин С.А. Базы данных. Практическое применение СУБД SQL и NoSOL-типа для применения проектирования информационных систем. Учебное пособие. Гриф МО РФ; Инфра-М, Форум - М., 2017. - 984 c.
  9. Мартыненко Н. А., Пустыльников Л. М. Конечные интегральные преобразования и их применение к исследованию систем с распределенными параметрами; Главная редакция физико-математической литературы издательства «Наука» - М., 2016. - 304 c.
  10. Многоуровневая архитектура – [Электронный ресурс] – Режим доступа: https://metanit.com/sharp/mvc5/23.5.php
  11. Что такое ERP система – [Электронный ресурс] – Режим доступа: https://habrahabr.ru/company/trinion/blog/333018/
  12. DynamicObject, JSON и ближайшее будущее – [Электронный ресурс] – Режим доступа: https://habrahabr.ru/post/70206/