Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Технологии и методы продаж в гостиничном бизнесе (Работа персонала службы приема и размещения с клиентами)

Содержание:

Введение

Служба приема и размещения является первым подразделением, с которым знакомятся гости, бронируя номера и приезжая в гостиницу. Впечатления, полученные от этого знакомства, во многом формируют отзывы гостей о качестве обслуживания в целом. Именно эту службу можно назвать лицом гостиницы, и во многом от нее зависит заполняемость, а, следовательно, и экономическая эффективность гостиницы. Этим и обусловлена актуальность выбранной темы.

Объектом исследования в контрольной работе является гостиница «Holiday Inn».

Предметом исследования - служба приема и размещения в гостинице «Holiday Inn».

Цель данной работы: изучение службы приема и размещения в гостинице.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

рассмотреть теоретические аспекты организации работы службы приема и размещения;
изучить организацию работы службы приема и размещения гостиницы «Holiday Inn»;
разработать рекомендации по совершенствованию работы службы приема и размещения рассматриваемой гостиницы.

Применяемые методы: теоретический анализ (анализ литературы и документов), наблюдение, статистическое социологическое исследование, анализ отзывов.

При написании работы использовали учебную, учебно-практическую литературу, а также Интернет-источники.

Работа состоит из введения, двух глав, заключения, библиографического списка.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИЗУЧЕНИЯ РАБОТЫ СЛУЖБЫ ПРИЕМА И РАЗМЕЩЕНИЯ

1.1. Сущность и структура службы приема и размещения

Служба приема и размещения (служба портье) - это подразделение гостиницы, осуществляющее прием и регистрацию прибывающих гостей, их размещение в номера. Служба приема и размещения возглавляется менеджером по размещению.

Менеджер по размещению - ответственное лицо гостиницы, в задачи, которого входит руководство службой бронирования, бюро регистрации, портье, администраторами, бюро обслуживания, гардеробщиками, швейцарами, кладовщиками камеры хранения.

Служба размещения оформляет проживание гостя. Прием гостей осуществляется на основе документов прибывшего. Администратор согласовывает с гостем место проживания (категорию номера, его месторасположение и т.п.), предоставляемые услуги, срок проживания. Взимается оплата проживания. По завершению оформления на поселение выдается карта гостя и ключ от номера.

Обслуживание гостей в период проживания сводится к продлению срока проживания, переводу гостя из одного номера в другой (в необходимых случаях), взиманию платы за проживание, организации предоставления дополнительных услуг по желанию клиента.

При оформлении выезда гостя предусматривается полный расчет с ним за оказанные услуги (с возвращением неиспользованного аванса), сдача клиентом номера и ключа.

Несмотря на то, что обязанности клерков службы портье частично совпадают, они отличаются в зависимости от смены, в которую работает тот или иной клерк данной службы. Утренний клерк работает как правило с 6.45 до 15.15 с 30-минутным перерывом на обед, что составляет 8-часовой рабочий день. Работа утренней смены в основном сконцентрирована на проведении с гостями расчетов за проживание в гостинице (особенно в период с 7.30 до 12.00 часов). Естественно, служащие этой же смены отвечают также на вопросы гостей и выполняют свои непосредственные обязанности. Работа клерков дневной смены начинается в 14.45 и заканчивается в 23.15 с учетом того, что большинство гостей прибывает после 16.00. Поэтому, беря за основу план загрузки номеров, начатый утренней сменой, дневной клерк продолжает принимать (оформлять) гостей. Ночной клерк приступает к работе в 22.45 и заканчивает свой рабочий день в 7.15. Когда все оформления закончены, обычно к 1.00, клерк составляет счета, которые не были учтены предыдущими сменами, после чего он подводит итог (баланс) за целый день (сутки), учитывая все расходы и платежи. [10]

Организационная структура отделов предприятия представляет собой формы взаимосвязи его структурных элементов - подразделений, отделов, служб. На гостиничном предприятии принято различать службы переднего (front of the house) и заднего (back of the house) планов. Работники служб переднего плана выполняют линейные функции и активно взаимодействуют с гостями; они непосредственно заняты производством услуг (обслуживанием) - это служба приема и размещения, служба горничных, служба ресторанов и баров, оздоровительный центр, бизнес-центр. Работники служб заднего плана практически не контактируют с гостями напрямую и выполняют административные функции; к таким службам принято относить инженерные и технические службы, хозяйственную службу, бухгалтерию, отдел продаж и маркетинга, отдел кадров и др. [1, с. 57]

В структуре службы приема и размещения принято выделять Front Desk (стойка приема и размещения, стойка администратора, портье, Reception) и Front Office. На стойке приема и размещения работают менеджеры приема и размещения (портье), ночные аудиторы, могут быть консьержи, но обычно имеется отдельная стойка консьержей. Стойка приема и размещения делится на три секции: секция регистрации; секция кассовых операций; секция информации и почты. [8]

Эта служба является основным информационным узлом любого отеля, так как здесь находится текущая информация о пребывающих, проживающих и выбывших гостях, проводимых в отеле мероприятиях, состоянии номерного фонда, гостевых счетов и т.д. Эта информация обрабатывается, распределяется и является основой для координации деятельности других служб, занятых в обслуживании (служба горничных, инженерный отдел, рестораны и бары и др.).

Служба приема и размещения (Front office) наиболее часто контактирует и осуществляет взаимодействие с гостями на протяжении всего процесса обслуживания, начиная с момента первого обращения гостя в отель до момента его выписки. Эта служба реализует большое число важнейших функций, а ее персонал обычно составляет 10-15% всех работников гостиницы. Руководит работой службы менеджер отдела приема и размещения (Front office manager). [1, с. 58]

Таблица 1 Персонал службы приема и размещения гостиницы

Должность	Функциональные обязанности
1. Стойка регистрации
1.1. Администратор, портье	Регистрация гостей Определение форм и размеров депозитов, авторизация кредитных карт гостей Подготовка и выдача ключей от номеров Внесение регистрационных записей о госте в информационную систему Информационное обслуживание Продажа номеров гостям без предварительного бронирования
1.2. Кассир	Обработка и обслуживание счетов гостей Начисление и прием платежей Контроль текущей задолженности Подготовка расчетной документации и отчетов

Продолжение таблицы 1

1.3. Ночной аудитор	Аналогичные функции администратора и кассира в ночное время Подготовка ежедневного баланса счетов Начисление оставшихся сумм
2. Вход в гостиницу
2.1. Швейцар	Встреча гостей у входа гостиницы Поднос багажа в холл гостиницы Контроль потока машин перед входом
3. Холл гостиницы
3.1. Консьерж	Заказ транспорта для встречи/проводов гостей Предоставление транспорта гостиницы в аренду Заказ театральных (экскурсионных, железнодорожных, авиа- и т.д.) билетов Информационное обслуживание гостей в отеле
3.2. Менеджер по связям с гостями	Осуществление коммуникаций с клиентами отеля Рассмотрение жалоб и пожеланий гостей Организации встречи и предоставление дополнительных услуг VIP-гостям
3.3.Подносчик багажа	Препровождение гостя и его багажа в номер после регистрации Сдача и выдача багажа из камеры хранения Сообщение необходимой информации об отеле
3.4. Посыльный	Доставка почты, газет, частных сообщений в номер Информационное сообщение между службами гостиницы
4. Телефонный узел, коммутатор
4.1. Телефонистка	Прием внешних звонков, предоставление информации об отеле внешним абонентам Осуществление связи внешних абонентов с гостями и работниками отеля Планирование побудок, передача сообщений и т.п.

Данная служба во многом отвечает за первое впечатление клиента о той или иной гостинице. Если не принимать во внимание описания в путеводителях или Интернете, то именно служба фронт-офис в гостинице является первым знакомством постояльца с местом своего проживания.

Персонал службы размещения отеля - это администраторы и портье, носильщики, менеджеры службы бронирования, телефонисты. Не так давно в состав персонала фронт-офиса отеля добавилась должность менеджера по связям с гостями, который, как правило, работает с VIP-клиентами.

Каждое подразделение службы приема состоит из нескольких сотрудников, в том числе и главного менеджера. Фронт-офис включает в себя отдел бронирования, службы доставки багажа, отдел коммутации, расчетно-кассовый отдел.

Уровень зарплаты для сотрудников службы фронт-офис зависит от многих факторов, в том числе от компании-оператора, от сезонности отеля и так далее. По данным газеты «Ведомости» в 2008 году в среднем по России работники служб приема в отелях могли рассчитывать на ставку от 10 000 рублей в месяц (швейцар) до 20 000 (администратор или портье).

Службы приема в небольших отелях иногда ограничиваются лишь администратором и носильщиком. В этом случае администратор ответственен за большую часть услуг службы фронт-офис, от приема звонков по бронированию номера до приема самих клиентов. Носильщик же помимо доставки багажа постояльца выступает еще и в роли портье, показывая клиенту его номер и знакомя с правилами отеля. Тем не менее, большинство небольших отелей на 20-30 номеров стараются сохранить общепринятую структуру штата службы приема, где каждое подразделение, помимо администрации и службы доставки, имеет как минимум по одному сотруднику.

Что касается крупных отелей, то здесь служба фронт-офис нередко бывает многоуровневой и разветвленной. Каждое подразделение состоит из трех-пяти человек, а отделу PR отводится одна из ведущих ролей. Руководитель службы фронт-офиса крупного отеля зачастую подчиняется не директору отеля, а менеджеру, который курирует всю работу с клиентами в отеле, в том числе работу служб питания, горничных. Подобное объединение служб, непосредственно контактирующих с постояльцами, получило название front-of-the-house. [7]

Работа во фронт-офисе - в буквальном смысле слова как на фронте. Служба фронт-офис работает в круглосуточном режиме, с дневной, вечерней и ночной сменами. Специалисты службы приема обязаны уметь не только хорошо разбираться в вопросах как бронирование номеров и участвовать в заселении постояльцев. Они должны уметь улаживать конфликты с клиентами и нередко проявлять чудеса дипломатичности даже в тех случаях, когда эксцентричность клиента выходит за рамки здравого смысла.

1.2. Функции и задачи службы приема и размещения

Персонал службы приема и размещения осуществляет основное взаимодействие с клиентами и имеет самый длительный контакт с ними. По принятой в индустрии гостеприимства оценке качества обслуживания и системы его поддержания, служба приема и размещения является главной «точкой соприкосновения», по которой оценивается весь отель в целом.

Негативные впечатления клиента от этой службы могут перерасти в отрицание отеля в дальнейшем. Нетактичный вопрос, «неправильная» с точки зрения клиента интонация могут вызвать его негативную реакцию гораздо большей силы, чем удовлетворение от того, что его просто хорошо обслужили.

Важно, чтобы вся информация о резервировании номера находилась на стойке портье (стоимость и тип номера, способ оплаты, возможности номера).

Функции службы приема и размещения:

продажа номерного фонда, регистрация гостей и распределение гостевых номеров;
обработка заказов на бронирование, когда в гостинице нет специального подразделения или когда оно закрыто;
координация всех видов обслуживания клиентов;
обеспечение гостей информацией о гостинице, местных достопримечательностях и любой другой интересующей гостя информацией;
обеспечение руководства гостиницы точными данными об использовании номерного фонда (отчет о статусе номеров);
подготовка и выдача платежных документов (счетов) за предоставленные услуги и осуществление окончательных расчетов с клиентами. [2, с. 449]

Служба портье осуществляет контроль над номерным фондом гостиницы, ведя картотеку занятости номеров и наличия свободных мест, и выполняет функции информационного центра. Информация через службу портье движется в двух направлениях: к гостям (информирование о видах обслуживания, предоставляемых гостиницей, о местных достопримечательностях, о работе городского транспорта и др.) и в различные подразделения гостиничного предприятия (о потребностях клиентов). [10]

Процесс обслуживания гостей в гостиницах всех категорий можно представить в виде следующих этапов:

предварительный заказ мест в гостинице (бронирование);
прием, регистрация и размещение гостей;
предоставление услуг проживания и питания (уборка номера);
предоставление дополнительных услуг проживающим;
окончательный расчет и оформление выезда. [10]

Таблица 2 Операционный процесс обслуживания

Процесс

Персонал

Документы

Оплата

Предварительный заказ мест в гостинице

Менеджер отдела бронирования

или службы приема

Заявка на бронь. Гарантия оплаты

Включается в счет при регистрации. Устанавливает администрация

Продолжение таблицы 2

Встреча	Гаражная служба, швейцар, посыльный	-	Чаевые
Регистрация	Администратор службы приема, портье, кассир	Анкета, разрешение на поселение, счет, визитная карта	По счету: тариф на места, налоги, специальные сборы
Предоставление основных и дополнительных услуг	Служба приема, служба горничных, служба питания, гаражная служба, аниматоры, медицинские	Заказ на услуги можно сделать в устной форме или заполнив бланк заказа	По счету в соответствии с установленными тарифами на услуги
Окончательный расчет и оформление выезда	Администратор, портье, кассир	Счет	По счету

Предварительный заказ мест, регистрация при поселении, расчет за проживание и оказанные услуги, оформление выезда происходит в службе приема и размещения, где работают дежурный администратор, портье, кассир (оператор механизированного расчета) и паспортистка. Во многих гостиницах РФ эта служба имеет английское название «Reception».
Услуги проживающим может оказывать персонал гостиницы (сервисное и номерное обслуживание) и персонал других предприятий (предприятия торговли, парикмахерская, медпункт и др.), расположенных в гостинице.

Согласно «Правилам предоставления гостиничных услуг в РФ» № 490, утвержденным Постановлением Правительства от 25 апреля 1997 г.: «исполнитель должен обеспечить круглосуточное оформление потребителей, прибывающих в гостиницу и убывающих из нее». Это обуславливает сменный характер работы службы приема и размещения имеет. Исходя из режима работы смены, определяется число сотрудников службы. [3, с.176]

Служба приема и размещения должна обеспечивать максимальную загрузку гостиницы, не допуская необоснованных простоев.
При регистрации и оформлении выезда производятся расчеты за проживание в гостинице и дополнительные услуги. При выписке проверяют счет гостя, уточняют все его расходы за время проживания и принимают оплату. Очень важен контроль за выездом, чтобы не допустить отъезда гостей, которые не заплатили по счету.

Служба приема и размещения - первая служба, с которой контактирует клиент гостиницы. От нее во многом зависит отношение гостя ко всей организации. Поэтому к службе приема и размещения обязательно предъявляются следующие требования.

Во-первых, служба приема и размещения должна быть расположена в непосредственной близости от входа в гостиницу. Если вестибюль гостиницы весьма большой, то он должен быть оборудован соответствующими указателями или клиентов должен встречать персонал отеля. Стойка «ресепшн» должна быть удобна для клиентов и снабжена различными информационными материалами и указателями.

Во-вторых, стойка регистрации клиентов должны быть чистой и свободной от посторонних предметов. Она должна иметь четкое функциональное зонирование - информация для клиентов не должна смешиваться с информационными материалами персонала отеля. Оборудование и информация для персонала отеля должна быть укрыта от клиентов.

В-третьих, сотрудники службы приема и размещения должны быть опрятно одетыми, иметь безупречный внешний вид. Персонал приема и размещения должен вести себя подобающим образом и быть максимально открытым и доброжелательным. С гостями следует разговаривать только стоя. И самое главное - нельзя заставлять людей ждать. К примеру, признаком дурного тона является одновременное обслуживание клиента и общение по телефону.

Таким образом, выявлено, что основными функциями службы приема и размещения являются: бронирование мест в гостинице, регистрация и размещение туристов, оформление расчетов при выезде гостя, предоставление различной справочной информации.

1.3. Работа персонала службы приема и размещения с клиентами

Для клиента важными моментами являются: безопасность, стабильность, набор услуг, их доступность и оперативность оказания, культура поведения персонала. Гостиница и ресторан должны быть не только местом ночевки и цехом по приготовлению пищи, но и «домом вдали от дома», где их ждет покой и комфорт. Гость должен чувствовать: он не проситель услуг, а хозяин положения. Гостеприимство - секретное оружие обслуживания.

Человеческий фактор в индустрии гостеприимства играет ведущую роль, является важным ресурсом предприятия. Во время обслуживания определяющее взаимоотношение - между работником и клиентом. При подготовке и отборе персонала, контактирующего с потребителями, особую значимость приобретает профессиональное владение технологий делового общения.

Профессиональная этика работников индустрии гостеприимства связана в первую очередь с культурой обслуживания. Целым спектром положительных качеств должны обладать работники сферы гостеприимства.

Назовем некоторые из них: дисциплинированность, добросовестность, честность, организованность, вежливость, внимательность, приветливость, гостеприимство, уравновешенность, тактичность, терпимость, сдержанность.

Важно овладеть арсеналом способов и средств привлечения потребителя именно к вашему предприятию. Выслушивать пожелания и принимать заказы на услуги следует с полным осознанием их важности для клиента. Надо уметь ненавязчиво предложить свои услуги, предупредить желание гостя, при этом не спешить давать обещания исполнить ту или иную просьбу, если вы не уверены, что сможете ее выполнить.

Персонал контактных служб отеля как бы со стороны наблюдает за поведением гостя. Знание последовательности совершения заказа позволяет им активно воздействовать на клиентуру и применять наилучшую психологическую тактику обслуживания. Ей свойственны три этапа.

На первом этапе необходимо овладеть вниманием клиента, вызвать у него интерес к предлагаемой услуге. На втором этапе задачей работника контактной зоны является умелое стимулирование решения клиента воспользоваться услугой. Третий этап - завершение процесса оформления гостиничной услуги.

Рассмотрим теперь наиболее распространенные варианты соприкосновения работников контактных служб отеля с гостями на примере службы приема и размещения. Первыми в контакт с посетителями вступают работники именно этой службы. Сотрудники службы приема и размещения имеют наиболее тесный контакт с гостями гостиницы и должны обладать следующими качествами

профессиональная манера поведения;
подходящие благоприятные личные качества;
коммуникабельность;
гостеприимное отношение;
хороший внешний вид: одежда, прическа;
старательность, доброжелательность, внимательность.

Персоналу службы приема и размещения следует придерживаться элементарных правил при приеме гостей и продаже номеров:

Улыбнитесь.
Установите и поддерживайте визуальный контакт.
По возможности называйте гостя по имени и отчеству.
Будьте вежливыми, доброжелательными, знающими свое дело, деловитыми.
Предложите размещение в хорошем номере и постарайтесь продать его.
Делайте аккуратные разборчивые записи.
Поддерживайте опрятный и ухоженный внешний вид.
Выполняйте все обещания.

Предложение выбора номера - ключевая процедура процесса поселения и продажи, она требует размышлений, планирования и опыта. Чтобы создать благоприятное впечатление у гостя дежурный администратор должен знать продукт детально и описывать его положительно. Гость, возможно, даст несколько намеков о том, что его бы устроило при проживании, некоторая информация может быть уже известна из карточки бронирования.

Наряду с физическими характеристиками номера следует упомянуть и другие преимущества для гостей. После описания каждого номера на выбор, гость может одобрительно кивнуть или как-то иначе показать, что желательно другой номер. Некоторые гостиницы как часть своей политики предлагают поселяющимся гостям на выбор более одного номера и затем спрашивают, что им предпочтительней.

После того, как гость сделал свой выбор номера, его просят заполнить анкету или регистрационную карточку. Дежурный администратор может отметить одобрение номера гостем. В конце регистрации администратор может ознакомить гостя с ценами в гостинице и имеющимися удобствами. Гостям обычно нравится такая информация.

До того как гость отошел от стойки, дежурный администратор должен поблагодарить гостя за то, что он выбрал именно их гостиницу и выразить личный интерес к тому, чтобы сделать его пребывание как можно более приятным. Некоторые гостиницы добавляют личный звонок в номер гостя вскоре после заселения, чтобы убедиться, что гостю все нравится.

Все администраторы должны быть терпеливы и последовательны, обсуждая с прибывшими гостями отсутствие свободных номеров. Некоторые полезные рекомендации:

гостей можно пригласить вернуться в гостиницу в ближайшие дни, как только освободятся места. После их возвращения их следует размещать как VIР и желательно вручить небольшой подарок в качестве компенсации за неудобства;
отправить гостям, которые имели бронь, но не были размещены, письма с извинениями за причиненное неудобство и приглашением вернуться в гостиницу в будущем;
если не был размещен участник массового заезда, следует известить организатора группового заезда. Он может решить проблему, попросив участников «уплотниться» (потесниться вдвоем). В такой ситуации дежурным администратором стоит иметь хорошие служебные отношения с организатором массовых заездов;
если не может быть размещен член тургруппы, немедленно известите турорганизатора, объясните ситуацию может быть лучше дать возможность турорганизатору разбираться с любыми жалобами клиентов.
Если нет другого варианта, кроме как отказ гостю объяснить это ему следует в отдельном кабинете. Поселение гостя на глазах у того, кому отказывают в размещении, может быть очень неудобным и нетактичным. На тот случай, что в гостинице нет свободных мест, в службе приема и размещения должны быть телефоны аналогичных гостиниц, расположенных поблизости. Надо делать все возможное, чтобы гости не отвергли Вашу гостиницу в будущем. Дополнительная забота о приезжих может создать атмосферу заботливости и доброжелательности среди коллег всей индустрии гостеприимства. [8]

Персонал службы приема (администраторы, портье, работники, ведущие расчеты с проживающими за услуги) в абсолютном большинстве гостиниц состоит из женщин. Их работа связана с заполнением документов, ведением записей, однако не допускается встречать, приветствовать гостя сидя. Высокая культура обслуживания и гостиничный этикет обязывают вести прием стоя, чем подчеркивается особое внимание к гостю.

Вежливость администратора проявляется во внимании, умении выслушать, оказать услугу, дать необходимую справку. Невнимание к гостю, грубость и резкость в обращении - свидетельство невежества и низкой культуры. Проявлением вежливости является умение администратора гостиницы тактично закончить беседу с гостем, разрешив с ним все вопросы, и лишь после этого обратиться к другому ожидающему. Если этому другому человеку пришлось ждать какое-то время, следует извиниться за задержку. Поскольку часто у стойки (стола) администратора в крупных гостиницах может оказаться одновременно несколько посетителей, необходимо в таких случаях, чтобы другие работники службы незамедлительно оказывали внимание ожидающему гостю.

Работникам службы размещения надо помнить, что при размещении потребителя гостиничной услуги заполнение всех видов формуляров, листков прибытия возлагается на персонал гостиниц. Клиент их только подписывает. Наличие карточек, содержащих полную информацию о клиенте, сведения о его первом пребывании в гостинице позволит персоналу лучше принять и обслужить клиента, во многом предупредив пожелания. Одновременно это помогает проводить постоянную работу с клиентом, посылая ему информацию о гостинице (новые услуги и т. д.), поздравления с днем рождения, праздниками.

Предупредительный сотрудник службы размещения (или поэтажный обслуживающий персонал) познакомит вновь прибывших клиентов с правилами, напомнит о наиболее важных требованиях к гостям, перечислит основные предоставляемые услуги. Служащий, заинтересованный в хорошем обслуживании клиента, заблаговременно спросит об интересующих его услугах: нужно ли погладить, постирать рубашку, необходимо ли заказать билеты на обратный путь, нужен ли завтрак в номер? Предупредительность скажется также и в рекомендации нужной ему услуги или выполнении ее.

Умение слушать является одним из главных критериев культуры обслуживания. Администраторы должны быть исключительно внимательны к говорящему клиенту. Слушать - дело сложное, требующее напряжения. Но важно понять, что в установлении доверительного контакта главная роль принадлежит говорящему. Если администратор не умеет слушать, он не сосредоточится на сути разговора, даст субъективную оценку отдельным фактам и проявит раздражительность по поводу сказанного.

Большое значение имеет забота о порядке, тишине, соблюдении правил, установленных в гостинице. Работник гостиницы должен уметь в вежливой форме предупредить гостя о недопустимости нарушения порядка, пресечь различные проявления таких нарушений. Уезжая из гостиницы, гости прощаются с персоналом, благодарят за гостеприимство, желают всего доброго. Работники, в свою очередь, обязаны поблагодарить гостя за посещение их гостиницы, пожелать ему доброго пути. [10]

Итак, работники отеля (а особенно службы приема и размещения) должны быть внешне аккуратными, вежливыми, внимательными и предупредительными в отношении посетителей - это правило, которое следует неукоснительно соблюдать. Но специфика гостиничного дела такова, что добросовестного выполнения своих обязанностей недостаточно. Профессиональное мастерство гостиничных работников определяется высокой культурой обслуживания, куда входит и тактичность, и доброжелательность, и знание психологии, и умение соблюдать нормы международного этикета, и многое другое.

2. ИССЛЕДОВАНИЕ ПРАВИЛ ВЕДЕНИЯ ДЕЛОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЛУЖБЫ RECEPTION

2.1 Общая характеристика гостиницы «Holiday Inn»

«Holiday Inn» открылся в г. Москва в 2006 году.

Здание гостиницы расположено в центральной части Москвы на улице Сущёвский вал, расположенный в нескольких шагах от метро Рижская и Проспекта Мира. Отель соответствует уровню «4 звезды».

Отель предлагает 312 комфортабельных номера различных категорий, в том числе номера для гостей с ограниченными возможностями и смежные номера. Некоторые категории номеров в отеле и все люксы меблированы раскладывающимся диваном. Во всех номерах гостиницы Holiday Inn есть лобби, бар и рестораны, предоставляющие комплиментарный доступ к Wi-Fi и вы сможете всегда оставаться на связи с деловыми партнёрами и семьёй. В каждом номере в отделе имеется набор для приготовления чай и кофе, утюг и гладильная доска, сейф, размер которого позволяет разместить лэптоп. Именно в этой гостинице есть возможность забронировать номер люкс с общей иплощадью 61 кв. м. и потрясающим видом на Москву, открывающемся с верхних этажей высотного здания. При наличии и по предварительному запросу, возможно предоставление кроватки для ребёнка. По предварительному запросу возможна установка дополнительной кровати, разовая стоимость услуги составляет 1500 рублей за ночь.

Комфорт в номере

Меню подушек

Предусмотрены раскладывающиеся кровати/детские кроватки

Диван-кровать

Детская кроватка

Отдельная гостиная

Утюг/гладильная доска

Сейфы в номерах

Отдельный шкаф для костюмов и брюк

В номере пульты управления кондиционером с функцией обогрева

Светонепроницаемые шторы

Ванная комната

Личная ванная комната

Косметические и гигиенические принадлежности в ванной

Фен

Купальный халат

Ванна

Тапочки

Закуски и напитки / Кухня

Мини-кухня

Мини-бар

Машина для приготовления чая

Бесплатный набор для приготовления чая / кофе

Развлечения

Кабельное/спутниковое ТВ

Платное телевидение

Прокат DVD/видео

Место для работы / Письменный стол

Письменный стол с лампой

Электрическая розетка на уровне стола

Дополнительная электрическая розетка

Удлинитель/удлинитель-разветвитель на письменном столе

Телефон / Факс

Телефон с прямым набором номера

Телефон с голосовой почтой

Электрооборудование

220 В (переменный ток)

Имеются сетевые адаптеры

Разное

Возможность размещения в смежных номерах

Окна открываются гостями

В гостинице работает круглосуточная служба доставки еды и напитков в номер. Центр красоты и здоровья предлагает гостям посетить бассейн, сауну, тренажерный зал, массажный кабинет, фитнес-бар.

Для проведения деловых встреч и конференций предусмотрен многофункциональный зал. Также к услугам гостей аренда оборудования: компьютера, принтера, факсимильного аппарата, телевизора, аудио- и видеооборудования, копировального аппарата, экрана, флипчарта, системы звукоусиления, микрофонов и др.

Рядом с конференц-залом располагается бизнес-центр, где можно воспользоваться телефонной связью, факсом, доступом в интернет, копировальным аппаратом, принтером, персональным компьютером, услугами по сканированию, ламинированию, набору текста на русском и английском языках и др.Планируя снять номер в Москве, изучите предложения гостиницы Холидей Инн Москва Лесная. 301 комфортабельный номер отеля оборудован бесплатным доступом к Wi-Fi, наборами для приготовления чая и кофе, утюгом и гладильной доской, сейфом и другими возможностями. Наша гостиница прекрасно подходит для проживания во время деловых поездок, предлагая номера и люксы с просторной рабочей зоной. А также Холидей Инн Москва Лесная – это лучшая гостиница для размещения семьи в Москве, благодаря большому выбору вариантов размеров кроватей и наличию раскладывающихся диванов в номерах и люксах. Номера Люкс отеля Холидей Инн Москва Лесная оборудованы отдельной кухонной зоной. При наличии и по предварительному запросу, возможно предоставление кроватки для ребенка.

В гостинице имеются смежные номера и номера, оборудованные для проживания гостей с ограниченными физическими возможностями. Наша гостиница в Москве предлагает цены на размещение, которые удовлетворят пожелания самых рачительных путешественников.

Время заселения в гостиницу с 14:00. Время отъезда посетителей из отеля до 12:00.

Заселение в отель осуществляется при предъявлении документа, удостоверяющего личность, оформленного в установленном порядке:

паспорта гражданина Российской Федерации, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации;

паспорта гражданина СССР, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации, до замены его в установленный срок на паспорт гражданина Российской Федерации;

свидетельства о рождении - для лица, не достигшего 14-летнего возраста;

паспорта, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации за пределами Российской Федерации, - для лица, постоянно проживающего за пределами Российской Федерации;

паспорта иностранного гражданина либо иного документа, установленного федеральным законом или признанного в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность иностранного гражданина;

документа, выданного иностранным государством и признанного в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность лица без гражданства;

разрешения на временное проживание лица без гражданства;

вида на жительство лица без гражданства.

Выдержка из Постановления Правительства Российской Федерации от 9 октября 2015 г. N 1085 г. Москва "Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации".

Таким образом, документооборот службы reception « Holiday Inn» подразделяется на несколько направлений, таких как документооборот, связанный с проживанием и заселением в номерах, и документооборот, связанный с согласованием внутренних документов отеля.

Учет данных документов ведется в двух формах – на бумажном носителе и электронной базе, при этом порядок ведения документации представляет собой согласование документов на бумажном носителе с последующей оцифровкой документов.

Недостатками документооборота службы reception являются высокие трудовые, временные и финансовые затраты на согласование документов, а именно большой объем ручной работы по заполнению и сканированию документов, разносу документов по ответственным лицам, длительность их согласования, повышенный расход бумаги для повторной печати исправленных документов.

1. Организация и управление продажами гостиничных услуг.

Обычно стратегию продаж в гостинице во многом определяет то, на какого клиента ориентируется гостиница, ее месторасположение и уровень сервиса.

Разработка и реализация стратегии продаж решает два основных вопроса:

1) выбор каналов продаж гостиничных услуг;

2) выбор посредников канала продаж гостиничных услуг и определение условий работы с ними.

Канал продажи — совокупность независимых организаций, вовлеченных в процесс производства товара или услуги, — доступен для индивидуального потребителя или фирм отраслей-пользователей. Развитие системы продаж начинается с выбора участников канала. Как только они отобраны, фокус работы смещается к управлению каналом. Сети распределения в сфере гостеприимства формируются на основе договорных отношений и на основе свободно организованных союзов между независимыми организациями^[1].

Участники рыночного канала, осуществляя продажи гостиничных услуг, выполняют ряд функций:

• сбор, анализ и предоставление необходимой информации о продуктах и услугах;

• продвижение и распространение в рекламных и пропагандистских целях убедительной информации относительно предлагаемых услуг;

• нахождение предполагаемых покупателей этих услуг и установление с ними соответствующих контактов;

• формирование и приспособление предложения к потребностям клиентуры, включая оказание дополнительных услуг, согласование сроков пребывания и др.;

• ведение переговоров о цене и других элементах гостиничного предложения;

• квотирование, т.е. передача квот гостиничных номеров посредникам-оптовикам;

• организация расчетов за проданные гостиничные услуги и покрытие затрат по обеспечению работы сбытового канала.

Каналы продаж могут характеризоваться числом уровней (рис. 10.1). Под уровнем канала продаж понимается любой уровень, на котором выполняется определенная работа по доставке гостиничной услуги от гостиничного предприятия к потенциальному гостю.

Канал Канал Канал

двух- одного нулевого

уровневый уровня уровня

Рис. 10.1. Используемые каналы продаж гостиничных услуг

Традиционно в маркетинге рассматриваются два вида построения канала продажи:

1) прямой (без посредников);

2) косвенный, который подразумевает разное количество посредников.

На рис. 10.1 представлены несколько вариантов построения сбыта с учетом разного количества посредников.

Канал нулевого уровня не имеет уровня посредников, так как гостиница напрямую реализует свои услуги потенциальному клиенту.

Прямое распределение охватывает две категории клиентов.

1. Физические лица, которые напрямую связываются с гостиничным предприятием через отдел продаж или бронируют номера через сайт. В гостиничной практике такое поселение обычно называется свободным. Большая часть таких клиентов поселяется без заблаговременной резервации мест. Скидки на размещение по свободному поселению, как правило, не предоставляются. Это так называемые клиенты от стойки, которые оплачивают проживание по полному тарифу и, следовательно, являются ценной клиентурой для гостиницы. В крупных гостиницах среднегодовой показатель свободного поселения составляет 8—10%, а доля прямого бронирования — 10—15%. В развитии данного канала продаж гостиницы заинтересованы, поскольку экономятся средства по вознаграждению посредников. Для активизации политики прямых продаж многие гостиницы имеют договорные отношения с различными клубами, члены которых имеют дисконтные карты, дающие им определенные скидки в период пребывания в этих отелях. Скидки могут быть предоставлены не только в выходные, но и в будние дни. Здесь применяется дифференцированный подход: если в будни дисконтные карты дают скидку 10—20% в зависимости от договоров с гостиницами и клубами, то в выходные дни и праздники скидка может быть 5%'.

2. Корпоративные клиенты, которые являются коллективными заказчиками, не осуществляющими турагентскую и туроператорскую деятельность. Под корпоративной продажей гостиничных номеров понимается процесс получения заявок от корпоративных клиентов: торговых компаний, банков, промышленных и иных организаций и предприятий для размещения их сотрудников. Корпоративные клиенты из-за поздних сроков бронирования и ограниченных сроков пребывания (обычно 3—4 дня) не могут рассчитывать на существенные скидки, обычно это 5—10%, но если блоки номеров заказываются и выкупаются регулярно, они могут рассчитывать на более выгодный корпоративный тариф. Корпоративные клиенты являются экономически выгодными для гостиниц^[2] ^[3].

Во-первых, они обеспечивают гостиницам гарантийную загрузку деловыми людьми в запланированном отрезке времени в период деловой активности.

Во-вторых, корпоративные клиенты выкупают более дорогие номера и широкий спектр дополнительных услуг, и им не выплачиваются комиссионные.

В-третьих, корпоративные клиенты представляют дополнительный интерес для гостиниц. Крупные компании и корпорации, творческие союзы ежегодно проводят конференции и семинары для своих партнеров, на такие мероприятия съезжаются сотни и тысячи участников, для которых помимо размещения требуется разработка программ пребывания и предоставление широкого комплекса услуг. Поэтому между гостиничными предприятиями развертывается острая конкуренция за таких клиентов, и выигрывает тот, кто имеет хорошо продуманную маркетинговую сбытовую политику.

Канал одного уровня содержит один посреднический уровень. Посредником между гостиничным предприятием и потенциальным клиентом являются различные системы бронирования, а также туроператоры и турагенты.

Наиболее современным н инновационным каналом сбыта на данный момент являются системы онлайн бронирования отелей. Суть и привлекательность данных систем заключается в том, что гость находит их через интернет, полностью делает бронирование через интернет и получает моментальное подтверждение бронирования без необходимости куда-либо звонить или ждать подтверждения бронирования от агентства с возможностью его так и не дождаться. Никаких денег с отелей за размещение их страниц на своем сайте и продвижение в интернете такие системы не берут. Их вознаграждение — комиссия с реальных заказов.

Сегодня глобальные и альтернативные системы бронирования (GDS и ADS) представляют собой популярные электронные супермаркеты туристических услуг, связывающие между собой покупателей и поставщиков гостиничного размещения. Терминалы GDSустановлены в более 600 000 турагентств, а услугами тысяч сайтов ADS ежедневно пользуются миллионы клиентов по всему миру, которые с минимальными временными затратами могут забронировать гостиницу в любом городе, в настоящее время также и в большинстве российских городов^[4].

Комплекс услуг компаний-посредников включает в себя два основных направления[3]:

1) подключение отеля к глобальным системам бронирования: Amadeus, Sabre, Galileo, Worldspan;

2) подключение к альтернативным интернет-системам бронирования: Exp?dia, Orbitz, HRS, Travelocity, Hotels.com, Priceline и многим другим.

Зачастую провайдеры предлагают единое подключение к GDS/ ADS, которые гарантируют гостинице передачу информации о ней во все системы бронирования. Данные, транслируемые по каналам электронной дистрибьюции, включают:

• описание отеля (местоположение, услуги, типы комнат);

• тарифы и их различные группы (rack, corporate, promotional и т.д.);

• количество доступных для бронирования в режиме онлайн номеров, которое гостиница может самостоятельно регулировать в

зависимости от своей загрузки;

• графическая информация.

Управление всеми данными о гостинице происходит через единый интерфейс, доступ к которому гостиница получает при подключении.

С точки зрения отеля, все системы онлайн бронирования по методу итоговых расчетов делятся на предоплатные (Exp?dia) и постоплатные (Ostrovok.ru, Booking.com, HRS и т.д.), а также по стране происхождения клиентов этой системы.

Постоплатная система предполагает, что гость оплачивает всю сумму бронирования на стойке в отеле, а по итогам месяца система бронирования выставляет счет на комиссию. На рис. 10.2 представлена схема работы с клиентами и покупателями системы онлайн бронирования HRS.

заказ оплата

Рис. 10.2. Схема работы системы онлайн бронирования HRS

Если бронирование гостиничных номеров осуществляется на вебсайте турагенства, с которым заключен договор, оно получает вознаграждение в размере 4,5—7,5% от стоимости бронирования^[6].

Если система предоплатная, то хотя клиент оплачивает бронирование непосредственно в момент его создания, отель получает деньги только по итогу месяца сразу за все заказы. Подавляющее большинство клиентов склонны платить при заезде в отель, поэтому такая схема работы не используется другими системами бронирования, кроме Exp?dia, а продажи самой Exp?dia в последнее время сокращаются даже на родине в США.

На электронном рынке бронирования представлено около 400 российских гостиниц.

Сегодня крупных игроков на российском рынке предоставления услуг подключения к системам бронирования не гак много. Среди них: Columbus (City Reality), Classic (Btitravel), Myfidelio, Otedis, Besteastern и Unirez (NotaBena). Рассмотрим основные системы онлайн бронирования на русскоязычном рынке.

Exp?dia (комиссия 20—25%) — это американская предоплатная система онлайн бронирования номеров. Это была первая система такого рода, поэтому она до сих пор популярна среди американцев, но из-за неудобной для отелей и клиентов схемы работы практически не востребована в остальной части мира.

Booking.com (комиссия 15—18%) — глобальная постоплатная онлайн система бронирования. Появившаяся в Голландии Bookings.nl впервые доказала эффективность постоплатной системы работы.

В данный момент это крупнейшая в мире система, имеющая в своей базе порядка 210 тыс. отелей по всему миру и 300 тыс. бронирований в день. На данный момент компания оценивается в сумму около 20 млрд долл. Booking.com представляет порядка 60% рынка онлайн бронирования отелей в Европе и около 50% этого рынка в России. Огромным плюсом, помимо большого числа бронирований, является также относительная дешевизна этого канала для гостиницы (всего на 5% дороже обычного агентства). Основные минусы — очень жесткие условия сотрудничества и необходимость принимать все основные типы кредитных карт к оплате.

Ostrovok.ru (комиссия 12—14,5%) — русскоязычная постоплатная онлайн система бронирования. Продукт создан по подобию Booking, сот, но ориентирован на русскоязычных клиентов, что важно для российских отелей. Помимо крайне низкого процента комиссии, сравнимого с комиссией обычных маленьких агентств, плюсами являются довольно большое количество бронирований, активное продвижение компании в поисковых системах и платежные решения специально для российского рынка. Основной минус этой системы бронирования — ее узкая направленность на русскоязычного клиента^[7].

Современные информационные технологии дают потребителям различные варианты формирования модели поведения при покупке услуг в индустрии гостеприимства. Так, например, сотовый ритейлер «Связной» запустил в 2012 г. услугу бронирования отелей. В рамках сервиса «Связной Travel» пользователи получили доступ к базе Booking.com, которая насчитывает 250 тыс. отелей, гостиниц и хостелов.

Проект «Связной Travel» создан в феврале 2012 г. Услуги доступны как на сайте «Связного», так и в салонах сети. Теперь забронировать номер можно онлайн, а оплатить — непосредственно в отеле^[8].

Канал двухуровневый содержит два посредника. Такая система возможна при продаже квот номеров туропературу, который впоследствии перепродает их турагентам.

Традиционно наиболее привычным каналом продажи являются туроператоры и агентства. С точки зрения гостиницы туроператоры (в случае их готовности работать с отелем) — это канал гарантированного сбыта, но по цене значительно более низкой, чем rack rate (официально объявленная цена за номер в гостинице без учета возможных скидок). Туроператор сразу покупает некоторую квоту номеров, но с очень большой скидкой — порядка 30—40%. В эту скидку он впоследствии включает свой собственный процент, процент турагентств (если реализовывает номера через агентства), железнодорожные или авиабилеты, разного рода туристические программы. Обычно туроператорами являются крупные компании с широкой дистрибьюторской сетью, как, например, «Интурист» или «Академ-сервис»: они вкладывают много денег в продвижение как традиционными способами, так и через интернет. Для гостиницы это самый легкий, но самый дорогой канал сбыта номеров^[9].

Также традиционным каналом сбыта являются турагентства. Они работают с гостиницами на основании агентского договора, обычно с комиссией 10%. Суть работы заключается в том, что агентства принимают запросы от клиентов на бронирование отелей, потом подтверждают эти запросы у гостиницы на предмет точной цены и наличия мест, а затем по итогам месяца переводят стоимость проживания всех заказов своего агентства за вычетом своей комиссии. В итоге гостиница заселяет гостя, получая 90% стоимости этого заказа только в начале следующего за отчетным месяца. Это самый дешевый канал сбыта для гостиниц (всего 10% недополученного дохода), но поскольку агентства обычно представляют собой небольшие компании, средств на продвижение у них тоже немного, как следствие — малое количество заказов от каждого конкретного агентства.

Объем продаж номерного фонда в отелях бизнес-класса через турфирмы составляет в среднем 30—40%, а для гостиниц туристического класса этот показатель находится на уровне 70-80%. Однако именно высококлассные отели предлагают турфирмам наиболее гибкие системы скидок. Групповой тариф, устанавливаемый в настоящее время в отелях, исчисляется от группы в количестве 7-10 человек для гостиниц туристического класса или от количества номеров (например, 10 номеров) для отелей бизнес-класса. Разница между ценой гаек rates и групповыми тарифами в среднем составляет 20%. При заезде значительной по численности группы туристов отелями практикуются чартерные цены, которые на 8—10% ниже группового тарифа^[10].

Применение сезонных тарифов, как правило, практикуется гостиницами уровня 4—5 звезд. В меньшей степени различаются цены на размещение в высокий и низкий сезоны в гостиницах туристического класса. Высококлассные московские отели, ориентированные на бизнес-туристов, особо выделяют тарифы выходного дня, действующие с пятницы по воскресенье.

Кроме того, на получение льготных тарифов при размещении туристов турфирма также может рассчитывать в следующих случаях (если такая договоренность с гостиницей достигнута)^[11]:

• гостиница гарантирует турфирме на блок мест цены ниже примерно на 10—15% в том случае, если турфирма обеспечивает гостинице рекламу через свой каталог или прочую рекламную продукцию (в этом случае фирма не гарантирует заполнить выделенный ей блок мест);

• гостиница предоставляет скидки турфирме в зависимости от прибыли, получаемой от продажи номеров (например, от 20 тыс. долл. — 2% базовой цены, от 40 тыс. долл. — 4% и т.д.);

• гостиница предоставляет турфирме скидку в зависимости от размера прибывающей группы (например, от 12 человек — 4% базовой цены, от 24 человек — 6%, от 48 человек — 8%);

• гостиница предоставляет турфирме скидку для размещения транзитных туристских групп для краткосрочного отдыха (например, с 0 до 12 часов и с 12 до 24 часов скидка может составлять 50%).

2.3 Совершенствование системы ведения деловой документации в деятельности службы reception в гостинице « Holiday Inn»

Проведя анализ документооборота службы reception в гостинице «Holiday Inn» можно сделать вывод о необходимости совершенствования системы ведения деловой документации. Совершенствование должно проходить по обоим направлениям документооборота службы reception.

В рамках первого направления наиболее оптимальным методом является изменение порядка оформления документов.

Так, на первом этапе предлагается разработка электронной формы всех документов, представленной ранее. Разработка возможна как стандартными средствами MS Office, такими как MS Word или MS Excel.

Специалисты должны сделать такие формы, чтобы при их заполнении на персональном компьютере работниками службы reception, была создана возможность их печати на бумаге, т.е. сначала производится заполнение документов на компьютере, затем их печать на бумаге для согласования посетителями отеля.

Такая организация позволит автоматически сохранять документы в электронном виде на персональном компьютере в базе данных. Кроме того, будет налажен более четкий учет документов в электронном виде, что позволит более качественно создавать архив и вести поиск документов. Кроме того, разработка электронных форм документов возможна посредством программного средства «1С: Отель 8: «Управление отелем».

Совершенствование документооборота, связанного с согласованием внутренних документов отеля, возможно через внедрение программного средства «Система электронного документооборота «Directum» [22].

Внедрение системы электронного документооборота помогает выстраивать инфраструктуру управления всем корпоративным документооборотом, обеспечивая ведение электронного архива, согласование документов, взаимодействие сотрудников.

Система электронного документооборота «Directum» позволит отелю вести согласование документов непосредственно через программное средство, в режиме он-лайн. Система позволяет формировать список сотрудников, необходимых для согласования, отслеживать этапы согласования, вносить коррективы в документы. В данном случае отпадает необходимость печати документов, траты времени на обход сотрудников.

Система позволит вести архив документов внутри самого программного средства, а также формировать копии документов на случай потери основной базы.

Таким образом, совершенствование системы документооборота возможно посредством разработки электронных форм всех документов как стандартными средствами MS Office, такими как MS Word или MS Excel, так и посредством программы «1С: Отель 8: «Управление отелем».

Внедрение данных систем позволит снизить трудовые, временные и финансовые затраты на согласование документов. Внедрение систем позволит снизить объем ручной работы по заполнению и сканированию документов, оптимизировать технологию согласования документов, снизить длительность согласования, повысить экономию канцелярских принадлежностей.

Заключение

Служба приема и размещения (reception) - это подразделение гостиницы, осуществляющее прием и регистрацию прибывающих гостей, их размещение в номера.

Форму документооборота гостиница службы reception «Шаляпин Палас Отель» можно охарактеризовать, как децентрализованную, поскольку все документы, как входящие, так и исходящие, проходят через различные службы гостиницы.

Документооборот службы reception «Шаляпин Палас Отель» подразделяется на несколько направлений, таких как документооборот, связанный с проживанием и заселением в номерах, документооборот, связанный с согласованием внутренних документов отеля, документооборот, связанный с он-лайн бронированием.

Учет документов ведется в двух формах – на бумажном носителе и электронной базе, при этом порядок ведения документации представляет собой согласование документов на бумажном носителе с последующей оцифровкой документов.

Согласование внутренних документов также ведется в ручном режиме, для чего проводится распечатка необходимых документов на бумаге, формирование на бумажном носителе списка сотрудников, которых необходимо согласование документа, а также пеший труд сотрудников для их обхода и сбор подписей.

Документооборот, связанный с он-лайн бронированием ведется посредством программного средства «1С: Отель 8: «Управление отелем», который позволяет в режиме он-лайн получать информацию о забронированных через сайт отеля номерах. Однако при заселении гостей в номера также имеет место быть ручной документооборот.

Совершенствование системы документооборота возможно посредством разработки электронных форм всех документов как стандартными средствами MS Office, такими как MS Word или MS Excel, так и посредством программы «1С: Отель 8: «Управление отелем».

Внедрение систем позволит снизить объем ручной работы по заполнению и сканированию документов, оптимизировать технологию согласования документов, снизить длительность согласования, повысить экономию канцелярских принадлежностей.

Список используемой литературы

Барихин А. Делопроизводство и документооборот. - М.: Книжный мир, 2012. - 416 с.
Байкова И. Документооборот и делопроизводство. Как организовать работу с документами. - М.: Эксмо, 2013. - 384 с.
Белов А. Делопроизводство и документооборот. - М.: Эксмо, 2013. - 288 с.
Биржаков М. Документооборот туристского предприятия. - М.: Герда, 2013. - 288 с.
Глущенко П. Модели систем электронного документооборота на предприятии. - М.: Вузовская книга, 2013. - 120 с.
Зайцева Н. Менеджмент в сервисе и туризме. - М.: Вузовская книга, 2012. - 368 с.
Зайцева Н. Менеджмент гостиничного бизнеса. - М.: Вузовская книга, 2013. - 165 с.
Еланцева О. Документационное обеспечение управления в социально-культурном сервисе и туризме. - М.: Флинта, НОУ ВПО Московский психолого-социальный университет, 2011. - 208 с.
Еланцева О. Стандартизация и сертификация в социально-культурном сервисе и туризме. - М.: Флинта, НОУ ВПО Московский психолого-социальный университет, 2011. - 448 с.
Ехина М. Организация обслуживания в гостиницах. - М.: Академия, 2013. - 208 с.
Кабушкин Н. Менеджмент гостиниц и ресторанов. - М.: КноРус, 2011. - 416 с.
Коваленко В. Информационные технологии в социально-культурном сервисе и туризме. - М.: Форум, 2011. - 400 с.
Морозов М. Экономика и предпринимательство в социально-культурном сервисе и туризме. - М.: Академия, 2012. - 288 с.
Морозова Н. Информационные технологии в социально-культурном сервисе и туризме. - М.: Академия, 2012. - 240 с.
Павлова Н. Администратор гостиницы. - М.: Академия, 2013. - 208 с.
Пищулов В. Менеджмент в социально-культурном сервисе и туризме. - М.: Академия, 2012. - 240 с.
Решетова М. Экономика и предпринимательство в социально-культурном сервисе и туризме. - М.: Академия, 2012. - 224 с.
Рябоконь Н. Организация документационного обеспечения бухгалтерского учета в сфере сервиса и туризма. - М.: Феникс, 2011. - 384 с.
Чернов В. Системы электронного документооборота. - М.: РАГС, 2012. - 84 с.
Официальный сайт «Шаляпин Палас Отель». Электронный ресурс. Режим доступа: http://www.shalyapin-hotel.ru/
Официальный сайт «Система управления отелем 1С:Отель 8». Электронный ресурс. Режим доступа: http://www.1chotel.ru/
Официальный сайт «"Directum" - cистема электронного документооборота». Электронный ресурс. Режим доступа: http:// http://www.directum.ru/