Теоретические аспекты кадровой стратегии

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

В качестве одного из ключевых результатов современной стадии научно-технической революции выступило превращение человека в основную движущую производственную силу, из-за этого на текущий момент для организации ее персонал – это главное богатство.

Суть управления персоналом, наряду с наемными работниками, работодателями и иными владельцами, состоит в том, чтобы установить организационно-экономические, социально-психологические и правовые отношения объектов и субъектов управления. Основой данных отношений стали методы, принципы и формы влияния на интересы, поведение и деятельность сотрудников для того, чтобы можно было по максимуму их использовать.

Актуальность выбранной темы обусловлена тем, в условиях острой конкуренции на рынке предприятие должно проводить качественную кадровую стратегию, а также сохранить грамотный персонал и не допустить ошибку, приняв некомпетентных специалистов.

Основная цель работы заключается в том, чтобы изучить влияние кадровой стратегии на работу службы персонала.

Задачи работы:

1. отразить понятие кадровой стратегии;
2. определить виды и особенности кадровой стратегии;
3. изучить понятие и сущность кадрового подразделения;
4. отразить особенности HR- отдела;
5. изучить структуру кадровых подразделений;
6. изучить задачи кадровой службы. Эффективность создания кадровой службы.

Объект изучения: кадровая стратегия.

Предмет изучения: воздействие кадровой стратегии на работу службы персонала.

Степень изученности темы высока в силу ее актуальности. Вопрос изучался многими специалистами в области управления персоналом, среди них: В.В. Кафидов, Т.В. Скипетрова, Ю.Е. Мелихов, П.А. Малуев и др.

Теоретическая база: труды российских специалистов в управления персоналом. Особо выделяются среди них: Д. А. Аширов с его трудом «Управление персоналом», Т. Ю. Базаров и его монография «Управление персоналом», А. В. Карпов и его работа, в которой он рассматривает технологии управления развитием персонала, В.В. Кафидов с его рассмотрением теории организации, А.Я. Кибанов и его труд, где он изучает управление персоналом организации и др. В работах указанных специалистов представлены основные аспекты изучаемой тематики с различных позиций. Кроме того, в работе использованы тематические ресурсы сети Интернет.

Методы изучения: метод теоретического анализа, метод классификации и структуризации.

Структура работы: введение, где обоснована актуальность выбранной темы, основная часть, заключение, содержащее обобщающие по работе выводы, а также список использованной в ходе написания работы литературы.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ КАДРОВОЙ СТРАТЕГИИ

1.1. Понятие кадровой стратегии

Кадровая стратегия – это разработанное приоритетное и качественное определение направления действий, необходимых для достижения долгосрочных проектов по созданию коллектива, обладающего высокой степенью профессионализма, ответственности. Все работы проводятся с учетом ресурсных возможностей и стратегических задач организации [2, c.44].

На сегодняшний день профессиональная политика организации помогает обеспечить четкие взаимосвязи со всеми системами эффективного управления. Новый период в работе с кадрами характеризуется обеспечением повышенного внимания к личности работника, поискам новых стимулов и обеспечением социальных гарантий. Запланированная работа с персоналом помогает достичь поставленных целей с минимальными ресурсными затратами. Практика стратегического планирования в России на фазе становления, у управленцев больше вопросов, чем ответов. За основу берется опыт зарубежных коллег [3, c.60].

Основы политики определяются следующими факторами: средой функционирования предприятия; основным типом стратегии; уровнем развития планирования; открытой или закрытой формой кадровой политики.

Политика профессионального развития предприятия основана на учете взаимосвязей с краткосрочными и долгосрочными задачами и планами организации [12, 33].

Конкретизировать вопросы кадровой стратегии позволяют документы по стратегическим планам, в которых содержится список планов, основных задач и способов их решения с помощью конкретных мероприятий. В случае необходимости привлекают дополнительные ресурсы, в том числе и человеческие. В долгосрочном стратегическом плане указывают количество основных ресурсов, необходимых для быстрого осуществления поставленных задач.

Системы кадровой политики являются частью общей экономической стратегии организации. С помощью тщательно проработанных систем обеспечивается общая результативность деятельности персонала, эффективность управления. Профессиональная политика и стратегия имеют общую интеграцию. В основную методику функцией управления входит последовательный процесс перехода от авральных и неэффективных методов управления к целостности и эффективности. Все это направлено на решение долговременных задач организации [3, c.62].

Кадровой политикой называют совокупность идей и задач, применимых в отношении персонала определенной организации. Цель такого управления заключается в приведении мотивов и ценностей каждого трудящегося в соответствии со стратегией компании [2, c.45].

Одним словом, подобный управленческий аппарат направлен на усовершенствование полезной отдачи от работы кадров.

Несмотря на то, что кадровая политика напрямую связана с управлением персонала предприятия, эти определения не совсем одно и то же. Кадровая политика — это лишь инструмент управления персоналом. Последнее же несет в себе более широкий подтекст [12, c.34].

Управлением персонала называют как науку, так и трудовую деятельность, которые направлены на изучение и применение знаний, касающихся наполнения фирмы только эффективными кадрами.

Одна из первоочередных задач создания управленческого аппарата заключается в установлении потенциальных ресурсов в системе управления работниками. Далее четко устанавливаются направления работы с кадрами, которые подлежат корректировке согласно действию корпоративной стратегии.

Формирование успешной стратегии зависит от внешних и внутренних обстоятельств.

Обстоятельствами внешней среды являются факторы, не зависящие от поведения предприятия. Организация должна приспособиться к этим факторам, учитывая их при формировании стратегии, чтобы правильно определить потребность в кадрах и оптимальные источники ее покрытия.

Такими обстоятельствами являются следующие [11, c.43]:

Состояние рынка труда. К данной группе факторов относятся демографическая ситуация, стратегия в сфере образования, влияние профсоюзов.

Научно-технический прогресс - состояние рынка труда, возможности обучения и повышения квалификации [3, c.64].

Нормативно-правовое окружение — действующее законодательство в сфере труда и его охраны, занятость, социальное обеспечение и так далее.

Обстоятельствами внутренней среды считаются причины, влияющие на корпоративную среду, но поддающиеся мерам, принимаемым организацией.

К таким обстоятельствам относятся [2, c.47]:

- задачи предприятия, на основе которых вырабатывается управленческая стратегия;

- управленческий стиль (четкая централизация или децентрализация);

- финансовое обеспечение (для финансирования действий, связанных с кадровой политикой);

- манера руководства.

Направления управленческого аппарата тесно связаны направленностью работы кадровиков в определенной компании. Одним словом, направления управленческой стратегии предприятия соответствуют действующим в нем задачам системы управления кадрами.

Основными направлениями являются:

- управление штатом предприятия. Основой данного направления считается равное достижение как персональных, так и общих организационных целей. В связи с этим ставится цель поиска компромиссов между взглядами администрации и сотрудников;

- подбор и качественное использование кадров. К задачам этого направления относится эффективный подбор персонала в соответствии с заявленными требованиями. Кандидаты проверяются на профпригодность, объем знаний, наличие опыта, индивидуальные привычки и склонности [3, c.65];

- создание и обучение трудовых ресурсов для руководящих мест - подбор кандидатов на основе конкурса, тщательная подготовка, экзамен, проведение регулярных оценок качества персонала [10, c.12];

- оценка кадров - проведение аттестаций, разработка совокупности показателей, характеризующих работника и его труд;

- совершенствование сотрудников. Принципом направления является повышение квалификации работников;

- мотивация и стимул - правильное сочетание награждения и штрафов.

1.2. Виды и особенности кадровой стратегии

Существует ряд подходов к выбору кадровой стратегии организации и ее направлений, основанных на различных ключевых элементах. В качестве последних могут выступать:

• жизненный цикл организации. Так, на этапе формирования организации кадровая стратегия заключается в создании системы управления персоналом как таковой, в формировании корпоративных принципов. На стадии интенсивного роста кадровая стратегия направлена прежде всего на привлечение нового персонала и оптимизацию организационной структуры; на этапе стабилизации — на оценку эффективности деятельности системы управления персоналом; на стадии кризиса — на диагностику кадрового потенциала, поддержку реорганизации, проведение оптимального аутплейсмента и разрешение конфликтов, обостряющихся в этот период развития организации [12, c.56];
• место управления персоналом в общей системе управления организацией. Здесь имеется в виду, что при различном уровне централизации функций и распределения полномочий кадровая стратегия будет носить разный характер: локализоваться только на верхних ступенях управления или в среднем звене; в организации будет создана служба управления персоналом, или ее функции будут рассредоточены между различными подразделениями; будет ли выполняться весь объем функций или только некоторые и т. д. [9, c.88];
• система ценностей и характер топ-менеджмента. Стиль руководства, как правило, первого руководителя организации приводит к реализации соответствующей кадровой стратегии. Если в системе ценностей руководителя ценность сотрудников не присутствует или только декларируется, это может привести к противоречивой кадровой стратегии;
• уровень кадровых технологий. В организации могут реализовываться традиционные или устаревшие технологии работы с персоналом. Например, аттестация и оценка деловых и личных качеств персонала может проводиться по формальным критериям, выдвижение в кадровый резерв — на основе субъективных мнений. Это не соответствует кадровой стратегии, необходимой в условиях рыночной экономики, и существенно тормозит формирование бизнес-поведения сотрудников и самой организации [3, c.90].

Гуманизация управления, необходимость существования в системе управления организацией психологических факторов привела в нашем опыте к разработке оригинального подхода, базирующегося на системе отношений «работник — организация». Поскольку, по нашему мнению, управление персоналом есть в первую очередь создание и развитие системы внутриорганизационных отношений, то и кадровая стратегия должна основываться на учете особенностей этих отношений и их развитии в нужном для организации направлении [8, c.72].

Можно выделить четыре типа взаимодействия сотрудника и организации и соответствующие им варианты кадровой стратегии. Отношение сотрудников к организации проявляется в таких характеристиках, как деловая активность и особенности организационного поведения, а отношение к персоналу руководителей всех уровней управления организации находит свое отражение в принципах кадровой политики.

Исходя из данных индикаторов, определены следующие типы стратегий:

• потребительская. При этой стратегии у организации и сотрудника отсутствуют общие цели и ценности, но имеются взаимные интересы; происходит эксплуатация организацией трудового потенциала сотрудника, а сотрудники используют возможности организации для удовлетворения своих потребностей, при этом совместного развития не происходит [8, c.73];
• партнерская. При этой стратегии у организации и сотрудника имеются взаимовыгодные партнерские отношения, при которых происходит согласование целей и ценностей; развитие сотрудника обеспечивается организацией, и в свою очередь сотрудник увеличивает свой вклад в развитие своей фирмы;
• идентификационная стратегия. При этой стратегии отношения строятся на основе совпадения целей и ценностей;
• движущей силой реализации потенциала сотрудника является развитие организации, и наоборот - организация развивается, если наращивает свой потенциал каждый ее сотрудник [6, c.56].

Негативным вариантом стратегии могут быть случаи, когда сотрудники и организация не признают цели и ценности друг друга; у них присутствуют ситуативные интересы; развитие организации и сотрудника происходит независимо. Особенностью варианта может быть деструктивный характер отношений, при котором сотрудник или организация намеренно подрывают репутацию друг друга [7, c.90].

Вывод: Каждый вариант стратегии рассматривается по следующим индикаторам:

• характеристика персонала и кадровой ситуации;
• принципы кадровой политики в отношении таких направлений, как мотивация и вознаграждение, развитие персонала, бюджетирование кадровой работы;
• специфика технологии, применяемой в работе с кадрами;
• особенности корпоративной культуры.

Основным показателем эффективности стратегии являются конкурентные преимущества, получаемые организацией в результате реализации выбранного варианта стратегии.

2. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ИЗУЧЕНИЯ КАДРОВОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

2.1. Понятие и сущность кадрового подразделения

Отдел кадров – это самостоятельное структурное подразделение государственного органа [1, c.78].

Первая, наиважнейшая функция отдела - ведение кадровой документации в соответствии с требованиями законодательства по труду. Если в организации не налажено делопроизводство - она всегда под дамокловым мечом проверки инспекции по труду. Игнорировать эту деятельность ни в коем случае нельзя. Кроме того, есть еще охрана труда - это еще более жестко регулируемая законом функция, которую часто вменяют в обязанности отдела кадров. Остальные же задачи можно считать опциональными - назовем некоторые из них [6, c.67]:

- учет и нормирование труда;

- подбор персонала;

- оценка;

- развитие, обучение;

- мотивация персонала; формирование корпоративной культуры организации [4, c.52].

В первую очередь, отдел кадров — это структура, занимающаяся в рамках одного предприятия ведением кадрового делопроизводства. То есть – оформлением трудовых взаимоотношений в рамках рабочей деятельности. Таким образом, фактически является посредником между работодателем и сотрудниками, который обеспечивает должное процессуальное оформление большинства аспектов трудовых взаимоотношений. Следует понимать, что хоть и непосредственно кадровая служба формируется в первую очередь как минимум в средних и крупных предприятиях, её функции и обязанности в любом случае должны исполняться. Так, функции отдела кадров может исполнять индивидуальный предприниматель лично, бухгалтер или юрист предприятия, или даже привлеченный по принципу аутсорсинга сторонний специалист в зависимости от конкретных потребностей в ведении кадрового делопроизводства. Часто на отдел кадров возлагаются и дополнительные обязанности по управлению персоналом и менеджменту организации.

Кроме них кадровикам необходимо также разбираться и в локальных нормативных актах, действующих у конкретного работодателя. Также следует понимать, что в отдельных государственных службах может быть предусмотрен и иной порядок осуществления кадровых процедур, который также может регулироваться отдельными федеральными или региональными нормативными документами [6, c.68].

Какие именно функции будет выполнять HR-отдел, решает руководитель организации, исходя из стратегических задач и планов развития компании [4, c.53].

Положение о кадровой службе – этот документ не является обязательным, но наличие его поможет структурировать работу отдела: обозначить решаемые задачи, выполняемые функции, права и обязанности специалистов, их взаимодействие внутри отдела, а также правила коммуникации с другими подразделениями предприятия. После утверждения Положения руководителем организации оно становится локальным нормативным актом — своего рода должностной инструкцией для всего отдела. Подойти к составлению Положения нужно со всей ответственностью: ведь в дальнейшем эффективность работы отдела будет оцениваться, исходя из того, насколько хорошо выполняются задачи, сформулированные в этом документе. Все сотрудники отдела должны ознакомиться с содержанием Положения и поставить подпись [1, c.79].

На практике же ответ на вопрос, чем занимается отдел кадров, как уже было упомянуто ранее, может отличаться в зависимости от конкретных особенностей отдельных субъектов хозяйствования. Но в общем случае, к сфере ответственности кадровой службы можно отнести следующие функции в рамках предприятия:

- организационная. Кадровая служба в первую очередь занимается непосредственной организацией труда в рамках предприятия, обеспечивая как привлечение на работу новых сотрудников, так и ведение внутренней документации, связанной с трудовыми взаимоотношениями в рамках предприятия;

- процессуальная. Данная функция кадровой службы предусматривает фактическое ведение делопроизводства в соответствии с требованиями законодательства и исполнение предусмотренных нормативов во избежание привлечения предприятия к ответственности;

- связующая. С учетом особенностей кадровой деятельности, отдел кадров обеспечивает постоянную связь других структурных подразделений друг с другом и реализует поиск и подбор персонала в компанию [7, c.77].

Помимо вышеопределенных основных функций, присущих большинству кадровых отделов, также современное кадровое дело может включать в себя и дополнительные функции, к которым относятся [4, c.54]:

- инновационная. Данная функция заключается в том, что эффективный отдел кадров должен постоянно совершенствовать методики документооборота на предприятии и кадровую политику в целом;

- социальная. Работа современных кадровиков зачастую включает в себя отнюдь не только формальное исполнение требуемых нормативов, но и выполнение полного спектра обязанностей, связанных с управлением персоналом, созданием качественного психологического микроклимата в коллективе и мотивацией работников [1, c.80].

Если же рассматривать более конкретные примеры обязанностей отдела кадров и его работников, выглядеть они могут следующим образом:

Определение потребностей предприятия в определенных работниках. Именно на кадровых специалистов возлагается часто принятие финальных решений о необходимости привлечения отдельных работников, например – на основании заявок иных структурных подразделений предприятия и сравнении их со сведениями о финансовых возможностях компании.

Поиск подходящих сотрудников и обеспечение их приема на работу. Сотрудники отдела кадров чаще всего проводят поиск подходящих соискателей на имеющиеся вакансии и обеспечивают их эффективное заполнение, а также первичный контроль знаний соискателей. На этом этапе также важно сотрудничество с фактическими подразделениями, нуждающимися в работниках [8, c.82].

Ведение штатного расписания. Кадровиками составляется штатное расписание, корректируется в связи с различными событиями – увольнениями работников, уходом их в отпуска и на больничные, обеспечивая непрерывную деятельность организации [4, c.55].

Работа с трудовыми книжками. Ведение трудовых книжек, их хранение, выдача, внесение в них записей и вкладышей – все это прямые задачи кадровой службы предприятия. Оформление локальных нормативных актов. Именно кадровая служба часто разрабатывает и фактически внедряет внутреннюю документацию предприятия с условием совместного её рассмотрения с непосредственным руководством [9, c.34].

Повышение квалификации работников. Рассматриваемая служба также часто имеет в качестве одной из обязанностей контроль знаний сотрудников и обеспечение регулярного прохождения ими мероприятий по повышению квалификации и обучению.

Ведение воинского учета на предприятии. Несмотря на то, что законодательство требует организовывать отдельный стол воинского учета на предприятии, в большинстве случаев он входит в кадровую структуру организации [1, c.82].

Ведение документооборота в кадровой сфере. Выдача работникам справок и документов об их трудоустройстве, регистрация и архивирование приказов работодателя – весь этот документооборот может осуществляться не только канцелярией, но и кадровиками, особенно при отсутствии отдельной канцелярии в рамках организации.

Анализ кадровой политики и текущей кадровой структуры предприятия. Отдел кадров должен проводить фактические исследования эффективного использования трудовых ресурсов и предлагать определенные меры по оптимизации действующих процессов. Обеспечение дисциплины на предприятии [10, c.67].

Вынесение работникам дисциплинарных взысканий и выдача поощрений чаще всего также согласовываются именно с отделом кадров компании.

Это – лишь небольшой перечень основных обязанностей отдела кадров. Если же на предприятии действуют прогрессивные модели HR-менеджмента, которые также часто возлагаются на кадровиков, то спектр их обязанностей может быть еще более широким. И учитывая основные обязанности данных сотрудников, необходимо отметить, что означенная структура практически во всех аспектах своей деятельности должна контактировать с другими звеньями рабочего процесса [12, c.10].

2.2. Особенности HR- отдела

Ресурсы, которые использует любая компания в своей работе, условно можно разделить на материальную составляющую, финансовые средства, информационные данные и персонал, который зачастую именуется человеческими ресурсами. Отсутствие системности в вопросах управления любым из этих ресурсов приводит к снижению эффективности работы всей организации.

За работу с информацией должны отвечать 2 службы – отделы, ответственные за информационные технологии и отдел делопроизводителей/секретарей. За материальные ресурсы отвечают отдел закупок, отдел продаж и т.д. Бухгалтерия и финансовая служба распределяет и ведет учет финансовых средств [11, c.67].

Последний ресурс – человеческий – также требует особенного подхода, ведь именно он получает, использует, накапливает и передает финансы, информацию и т.д. По этой причине HR-служба должна быть включена в список отделов стратегической важности, а ее деятельности следует уделять особенное внимание.

Отдел персонала не занимается непосредственным управлением людьми, т.к. это обязанность принадлежит только руководителям и начальникам различных уровней. Основная функция HR-службы – организация системы взаимодействия с кадрами.

К числу основных функций, которые выполняет отдел персонала, можно отнести [9, c.67]:

- планирование персонала. Составление плана кадровой политики компании позволит формализовать процессы подбора, обучения и оценки эффективности работы всех сотрудников организации;

- составление должностных инструкций, описание работ, требований к квалификации. Чтобы нанять эффективного специалиста, нужно понимать, каким он должен быть и какие функции должен выполнять. По этой причине в компании всегда должно быть лицо, ответственное за разработку соответствующих требований;

- подбор и отбор персонала. HR-служба занимается наймом работников, организует собеседования, проводит отборочные мероприятия и выбирает тактику действий компании при приеме новых специалистов в штат компании;

- адаптация. Составление и реализация плана вовлечения и адаптации новых сотрудников в работу – одно из важнейших направлений деятельности отдела кадровой политики;

- обучение и развитие. Бизнес-среда все время меняется, поэтому компания, заинтересованная в дальнейшем росте показателей эффективности должна все время проводить обучение и актуализацию знаний своих работников;

- аттестация и оценка. Оценочные мероприятия позволяют выяснить уровень эффективности работы персонала, однако проведение формальных аттестаций не всегда позволяет получать достоверные сведения. По этой причине одной из ключевых задач HR-службы становится проведение разнообразных оценок и проверок компетентности работников;

- мотивация. HR-служба отвечает за разработку и реализацию мер, направленных на побуждение персонала к более эффективному выполнению трудовых обязанностей; строительство карьеры. Создание кадрового резерва и помощь в продвижении по карьерной лестнице позволит компании всегда быть «на плаву» и не испытывать дефицита кадров [8, c.76];

- восстановление рабочей силы. Эта функция подразумевает контроль над рабочим временем сотрудников, своевременное предоставление отпусков, проведение медосмотров, организацию отдыха сотрудников и т. д.;

- социализация. Создание доброжелательной атмосферы на рабочем месте и сплочение коллектива в единую команду позволяет улучшать отношение персонала к собственной работе и повышает лояльность к компании в целом;

- увольнение. Специалисты HR-службы обеспечивают законность увольнений, минимизируют конфликты и риски связанные с увольнением персонала;

- канцелярия. Все вышеперечисленные функции необходимо тщательно фиксировать, регистрировать и оформлять. По этой причине документооборот также является одним из важнейших направлений деятельности HR-службы [9, c.68].

Как можно понять из основных принципов работы кадрового сегмента, данная структура не может обходиться без постоянной взаимосвязи с иными структурными подразделениями предприятия. При этом взаимодействует отдел кадров как с админстративно-управленческим персоналом предприятия, так и с простым производственным персоналом в той или иной мере. С точки зрения взаимодействия со структурными подразделениями, наиболее часто контакты осуществляются с [2, c.33]:

- фактическими руководителями других структурных подразделений. Именно на основании их докладных записок и служебных документов обеспечивается поиск и оформление приема на работу новых сотрудников, равно как и расторжение действующих трудовых договоров. Кроме этого, именно на основании решений отдельных руководителей, специалисты по кадрам оформляют дисциплинарные взыскания и поощрения [11, c.32];

- бухгалтерией. Отдел кадров тесно сотрудничает с бухгалтерией, предоставляя ее сотрудникам сведения о количестве сотрудников, их должностных окладах и зафиксированных премиях. Кроме этого, данная структура в своих решениях ориентируется и на информацию от бухгалтерского отдела в вопросах подбора персонала, назначения заработных плат и премий [10, c.45];

- юридическим отделом. Непосредственно важные изменения в законодательстве, а также решение спорных вопросов, связанных с увольнениями и приемом на работу сотрудников, обеспечиваются кадровиками в тесном сотрудничестве с юристами предприятия для максимальной эффективности разрешения проблемных ситуаций [4, c.60].

Особое внимание следует обратить работодателям на численность сотрудников отдела кадров. В среднем, практика демонстрирует, что в большинстве случаев для реализации основных кадровых функций достаточно одного сотрудника на приблизительно 100 человек работников.

Однако, если предприятие реализует и HR-методы эффективного и постоянного управления персоналом, занимается инновационными и внутренними социальными вопросами в организации, то целесообразным может оказаться и привлечение одного специалиста на 20-50 работников организации в зависимости от конкретных задач, которые устанавливаются перед кадровой службой. На небольших же предприятиях наличие полноценного кадрового отдела не является обязательным в принципе.

Так, распространена практика, когда все функции кадровиков выполняет сам директор. Либо же – они передаются юристам или бухгалтерам, имеющим должные навыки, образование или опыт работы.

Еще одним способом организации работы предприятия без кадрового отдела может быть привлечение сторонних специалистов или кадровых агентств, в том числе и в формате аутсорсинга – особенно этот подход будет актуальным в случае необходимости исполнения именно сугубо процессуальной функции кадровой службы [12, c.67].

Вывод: Основным отличием отдела персонала от отдела кадров можно назвать подход к делу и функционал. Чаще всего в зоне ответственности отдела кадров находится только ведение документооборота, принятие и увольнение сотрудников, охрана труда и предоставление отчетов. Специалисты HR-службы выполняют все вышеперечисленные функции отдела кадров, а также занимаются мотивацией и развитием персонала, направляют его на обучение и курсы повышения квалификации, занимаются урегулированием конфликтных ситуаций, проводят социальные и психологические тренинги, оценку персонала, способствуют созданию и поддержанию корпоративной культуры и многое другое.

3. ОСОБЕННОСТИ ВОЗДЕЙСТВИЯ КАДРОВЫХ СТРАТЕГИЙ НА РАБОТУ СЛУЖБЫ ПЕРСОНАЛА

3.1. Структура кадровых подразделений

Структура отдела органа власти зависит, во-первых, от размера самого предприятия, а во-вторых, от тактических задач, поставленных перед специалистами по кадрам [5, c.90].

Часто кадровое делопроизводство может быть поручено бухгалтеру или даже секретарю. Однако, если орган власти большой и активно развивается, а также заинтересован в быстром и эффективном закрытии вакансий, тогда по каждому из направлений работы должны работать отдельные специалисты или группы специалистов, например:

- делопроизводство;

- служба охраны труда (обязателен выделенный специалист, если в штате организации более 50 человек);

- отдел адаптации;

- учебный центр;

- департамент компенсаций и льгот [13].

Иногда делопроизводство и охрана труда бывают выведены в отдельные структурные единицы, которые не подчиняются директору по персоналу.

Основная специфика состоит в том, что поступить на госслужбу можно только по конкурсу (за редким исключением), требования к квалификации и образованию четко прописаны. Для этой категории работников существует ряд ограничений и запретов (например, утрата доверия или гражданство другого государства). Госслужащему нельзя заниматься предпринимательством, приобретать ценные бумаги и открывать счета в иностранных банках.

Руководитель предприятия является первым работником, которого оформляют на работу в новой организации путем подписания трудового договора. На основании его подписи в дальнейшем происходит заключение трудовых договоров с остальными сотрудниками. Должность директора оформляется одним из трех способов, в зависимости от характера предприятия [5, c.91]:

- заключается договор с председателем выборного отдела в случае выборного характера должности;

- директор подписывает договор за работника и работодателя как единственный учредитель;

- при наличии нескольких учредителей договор подписывается коллективно.

Чтобы определить количество должностей на предприятии, вид специалистов и качество работников, кадровый отдел составляет штатное расписание, которое должно иметь унифицированную форму. В этом документе необходимо указать [13]:

- наименования должностей;

- количество работников;

- форму и размер оклада и других видов финансовых вознаграждений.

Список должностей в расписании должен соответствовать иерархической градации – от руководящего поста к вспомогательному персоналу. Помимо должностей расписание содержит информацию о графике работы, наличии смен, сведения о корпоративной этике и желаемый внешний вид сотрудников.

Положения трудового договора четко регламентированы и содержат необходимые пункты:

- полные данные о работодателе, включая адреса;

- ФИО, должность работника;

- сроки и вид договора;

- должностная инструкция;

- график работы;

- размер оклада;

- реквизиты и подписи сторон.

Помимо основных пунктов в договоре могут содержаться дополнительные, по усмотрению руководителя.

Все документы отдела кадров разделяются на обязательные и узкоспециальные, требующиеся лишь для определенного вида организации.

Обязательные документы состоят из приказов по личному и кадровому составу. Приказы по личному составу содержат сведения о работниках – их приема на работу, увольнения или перевода. Приказы, касающиеся рабочего стажа, должны сохранять в надлежащем виде в течении всей жизни сотрудника и по закону хранятся 75 лет [13].

Кадровые приказы содержат информацию об отпусках, премиях, командировках, дисциплинарных взыскания и прочем. Такие документы по закону хранятся 3-5лет. Необходимо завести отдельную папку для каждого вида документов и хранить их по отдельности. Трудовой договор относится также к обязательным документам, который необходимо заключать с каждым работником. Прочие обязательные документы, находящиеся в ведомстве отдела [5, c.92]:

- трудовая книжка;

- документ о штатном расписании;

- регламентации оплаты труда;

- книга приказов;

- командировочный журнал;

- документ о внутреннем трудовом распорядке.

Необязательные документы заключаются в различных должностных инструкциях, коллективных договорах. Отделом кадров необходимо документально подтверждать все что касается деятельности и производственного процесса на предприятии: наличие спецодежды, работники с ненормированным рабочим днем, ночные работники, вредные и опасные условия работы – все это необходимо сопровождать распорядительным документом с наличием сроков обеспечения, категорий, и остальные аспекты.

Особенность подготовки журналов учета заключается в их надлежащей структурированности. Перед началом функционирования отдела необходимо провести работу по их нумеровке сквозной нумерацией, прошивке и скреплении бумагой с указанием количества листов, подписью директора или ответственного лица.

3.2. Задачи кадровой службы. Эффективность создания кадровой службы

Определим, какие сферы деятельности могут входить в структуру кадровой службы : подбор и адаптация, наставничество, оценка и аттестация, планирование карьеры, развитие и обучение, кадровый резерв, мотивация (материальная и нематериальная), организационное проектирование, охрана труда, кадровое делопроизводство, нормирование труда [5, c.100].

Основные функции кадровой службы:

1. Проводит свою работу в тесном взаимодействии с руководителями структурных подразделений государственного органа, подведомственных предприятий, учреждений и организаций.

2. Изучает и анализирует имеющийся кадровый потенциал, планирует его развитие с учетом перспективы.

3. Изучает профессиональные, деловые, личностные качества персонала на основе аттестации, широкого использования психологических, социологических и других методов исследований, разрабатывает рекомендации по максимально эффективному использованию персонала в соответствии с его квалификацией [13].

4. Контролирует использование работников в соответствии с их профессией, специальностью и квалификацией с учетом требований законодательства

5. Изучает, обобщает и внедряет в практику работы с кадрами передовой отечественный и зарубежный опыт, организует обучение руководителей структурных подразделений современным методам и формам работы с кадрами.

6. Участвует в разработке и совершенствовании организационной структуры и штатного расписания государственного органа.

Кадровая служба имеется в каждом государственном органе. Но ее социальный и функционально-правовой статус пока низок по сравнению с кадровыми службами в зарубежных странах, где работа с людьми, управление их профессиональным и личностным развитием давно стали приоритетными [5, c.101].

Кадровое производство – это отрасль, занимающаяся документацией в области трудовых отношений, а также сбором, систематизацией и хранением сведений о персонале в области производственной деятельности. Кадровые документы имеют ценность и законную силу в случаях, когда по тем или иным причинам работник или предприятие отстаивают свою позицию в суде. Поэтому подробному составлению должностных инструкций, трудовых договоров, штатного расписания в кадровом делопроизводстве должно уделяться особое внимание – как письменным средствам доказательств в случае судебного разбирательства [14].

Принцип научности требует, чтобы функционирование и построение структуры кадровой службы основывались на достижениях науки в области управления персоналом. Согласно принципу специализации обеспечиваются разделение труда и профессиональная деятельность сотрудников, формирование отдельных подразделений, специализирующихся на выполнении однородных функций. При реализации принципа автономности обеспечивается рациональная автономность структурных подразделений. Временное выбытие отдельных работников не прерывает процесса кадровой работы. Поэтому каждый работник должен уметь выполнять функции вышестоящего, нижестоящего сотрудника и одного-двух работников своего уровня.

На основе принципа многоаспектности кадровые службы обеспечивают в пределах своей компетенции и полномочий управление персоналом как по вертикали, так и по горизонтали [14].

Принцип иерархичности состоит в том, что в любых вертикальных разрезах структура кадровой службы обеспечивает иерархичность взаимодействия между структурными подразделениями, отдельными руководителями или сотрудниками [5, c.102].

Сотрудники отдела кадров оформляют документы и ведут общее кадровое делопроизводство на предприятиях среднего и крупного формата, и имеют в своем составе несколько специалистов. Если предприятие имеет небольшие масштабы, то функции отела кадров выполняет отдельный человек, так как набор команды для этих целей бывает не оправдан.

В этом случае пользуются услугами бухгалтера или секретаря. На объем отдела кадров и количество делопроизводителей влияет также специфика деятельности на предприятии. При неблагоприятных условиях работы – будь то плохая экология, работа с вредными для здоровья веществами, или иное – потребность в кадровиках возрастает.

Помимо ведения документации на отдел кадров также возложены обязанности по поиску и подбору персонала. Кадровик должен уметь оформлять документацию по нормативным актам и общим требованиям согласно законодательству, и хранить ее надлежащим образом в бумажном и электронном виде [17].

Вся необходимая документация должна в установленные законом сроки предоставляться в государственные органы, занимающиеся ее хранением – за этим следит ответственный специалист-кадровик. Все эти требования обязывают кадрового работника иметь высокий уровень самодисциплины, организованность, ответственность. Знания, умения и навыки делопроизводителя:

Делопроизводитель должен знать и уметь пользоваться электронными программами по сбору и хранению информации в базах данных, ведению статистических данных, электронной почтой.

Кадровый работник должен владеть деловым стилем в общении и переписке, обладать речевой и письменной грамотностью, культурой речи, чтобы при надобности иметь возможность исправить некорректный документ [5, c.103].

Кадровик должен знать и уметь применять на практике знания прав и обязанностей организации и госорганов и составлять документацию на основе этих знаний [16].

Кадровик контролирует посещаемость персонала, подготавливает справки, оформляет и хранит личные дела сотрудников.

Таким образом, спектр обязанностей делопроизводителя кадрового отдела весьма широк и не ограничивается лишь созданием типовых шаблонов, заполнением учетных форм, выдачей справок.

Ранее удалось определить, что кадровая структура занимается документооборотом, управлением персоналом и взаимодействием с госорганами. Однако для эффективного функционирования организации необходимо применять еще один инструмент — долгосрочное планирование численности и качества кадров. Для этих целей, помимо контроля количества работников, применяется регулярный мониторинг актуальных вакансий и подбор персонала с высоким уровнем знаний. Производится общее качественное повышение квалификации сотрудников в каждом подразделении и контроль их численного показателя [17].

Таким образом, долгосрочная перспектива предусматривает разработку согласованной кадровой политики, направленной на подготовку, совершенствование и оплату кадров, способы взаимодействия предприятия с работниками.

Подобная политика называется долгосрочным кадровым контроллингом и заключается в своевременном предоставлении рабочего места, исходя из способностей и склонностей кандидата, а также в согласии с требованиями.

Такой подход позволит предвидеть и избежать возможных нестабильных ситуаций и скорректировать деятельность производства без рисков. Кадровый контроллинг начинается с формулировки задач по нуждам компании и далее разрабатывается план человеческих ресурсов по количеству, качеству и локации [15].

Такое прогнозирование может производиться вплоть до 5 лет вперед. Прогнозирование при этом учитывает, какие должности могут появиться за этот период, какие упраздниться, а какие претерпеть изменения. Здесь возникает необходимость организации всевозможных курсов по повышению квалификации и общего образования работников с целью дальнейшего продуктивного сотрудничества [5, c.104].

Хотя законодательством подобная структура официально не закреплена, но крайне желательно, чтобы данное подразделение присутствовало на предприятии с численностью сотрудников больше 10. Объем документов, предусмотренный ТК РФ как обязательный, включает множество сложных документов, требующих корректного и квалифицированного заполнения. Трудовой договор, оформленный ненадлежащим образом, как пример, может привести к судебным разбирательствам в случае, если в нем не были оговорены все права и обязанности сторон, положенные по закону. Таким же образом и все остальные документы могут послужить неприятным ситуациям, если были заполнены непрофессионально [16].

Статус предприятия, имеющего четко отлаженную работу кадрового производства, обладает высокими показателями надежности, стабильности, престижности.

Этот отдел играет решающую роль в налаживании политики взаимодействия между начальством и подчиненными, определяет общую атмосферу спокойствия среди персонала, так как является по сути промежуточным звеном между директором и его подчиненными. Являясь самостоятельным структурным подразделением, отдел кадров берет на себя с каждым годом все больше новых обязательств [14].

В сегодняшних условиях обойтись без кадровиков в организации не так просто, ведь именно от их работы зависит качество нанимаемых работников, а значит, и прибыль компании [17].

К тому же, тенденция последних лет показывает, что работы для делопроизводителей каждый год только прибавляется – государственные ведомства внедряют все новые отчетные бланки, усложняющие процесс делопроизводства – и этот рост обязательных процедур будет явно продолжаться, ведь таким образом государство обеспечивает прозрачность деятельности государственных и частных компаний [16].

Вывод: Показатели эффективности работы кадровой службы в государственных органах часто вызывают затруднения. Показатели оценки работы могут быть от масштабных (общие показатели работы компании) до детально-пошаговых, что тоже несет риск потерять главное. В процессе оценки важно помнить и о разграничении между критериями процесса (как что-то делается) и критериями результата (эффективность конечного результата).

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе написания работы удалось достичь поставленных целей и задач.

Установлено, что исходя из практики, эффективность работы службы управления персоналом оценивает непосредственно руководитель компании, его оценка и будет самой важным показателем. Можно выстроить максимально полную систему, но она не будет работать просто потому, что нет задач, которые бы ей нужно было выполнять.

Отдел кадров в том или ином виде должен решать свойственные ему задачи. Пусть в малом предприятии это будет даже один человек, но этот человек не должен быть случайным. Только человек, хорошо понимающий специфику работы с персоналом, в состоянии обеспечить бесперебойную работу предприятия. Не обязательно наличие у этого человека диплома. Кадровика вполне возможно вырастить в ходе становления предприятия. Лишь бы у человека было желание понять эту работу.

Понятия кадрового дела и HR часто в российском бизнесе считаются тождественными, однако это не так. В первую очередь, следует отметить, что основной задачей отдела кадров является именно выполнение всех процессуальных требований законодательства.

В то время как отдел HRM (human resource management) – управления персоналом, занимается фактической организацией труда.

Однако на практике данные понятия часто могут быть реализованы и в рамках одного структурного подразделения. Но все же, кадровые работники чаще всего не обязаны заниматься эффективным поиском и тестированием высококвалифицированных специалистов, обеспечивать поддержание рабочего микроклимата, проведение тренингов и социальных исследований.

В то же самое время, от HR-специалистов может не требоваться знаний фактических процессуальных нормативов и требований законодательства. В первую очередь – они должны обеспечивать практически эффективные и действенные методы управления и использования персонала в трудовой деятельности, а не следить за документооборотом и требованиями законодательства.

Основной функцией кадровой службы является делегирование полномочий и ответственности, осуществляется долговременное планирование персонала, отбор сотрудников производится на основе их ценностных ориентаций и личностного потенциала, деловая оценка персонала проводится с целью развития профессионально важных качеств и на основе самооценки достижений. Реализуется система создания и осуществления индивидуальных планов профессионального развития и должностного продвижения, результатом которой является практика замещения должностей из состава кадрового резерва.

При этой стратегии особенность корпоративной культуры — ценности, а высшая из них — качество (персонала, менеджмента, услуг, среды). Выражена взаимная социальная ответственность, клиентоориентированная позиция как во взаимоотношениях с внешней средой, так и по отношению к персоналу. Высокие этические стандарты являются ценностью во взаимоотношениях.

Конкурентные преимущества этой стратегии: максимальная гибкость реагирования на условия окружающей среды; формирование рынка услуг и опережение потребительских запросов; рост привлекательности организации за счет обеспечения высокого качества всех составляющих деятельности; стабильность настоящего развития и гарантия будущего.

Таким образом, при различных вариантах кадровой стратегии по-разному выстраиваются все направления работы с персоналом. Очевидно, что только идентификационная стратегия может обеспечить «прорыв» любой организации в освоении новых рынков и наращивании ее конкурентных преимуществ.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

• • 1. Аширов, Д. А. Управление персоналом / Д.А. Аширов. - М.: ТК Велби, Проспект, 2017. - 432 c.
    2. Базаров, Т. Ю. Управление персоналом / Т.Ю. Базаров. - М.: Академия, 2017. - 224 c.
    3. Зайцева, Н. А. Управление персоналом в гостиницах / Н.А. Зайцева. - М.: Дрофа, 2018. - 416 c.
    4. Карпов, А. В. Технологии управления развитием персонала. Учебник / А.В. Карпов, Н.В. Клюева. - М.: Проспект, 2017. - 416 c.
    5. Кафидов, В. В. Теория организации / В.В. Кафидов, Т.В. Скипетрова. - М.: Академический Проект, Фонд "Мир", 2018. - 144 c.
    6. Кафидов, В. В. Управление персоналом / В.В. Кафидов. - М.: Трикста, Академический Проект, 2018. - 144 c.
    7. Кибанов, А. Я. Управление персоналом организации. Стратегия, маркетинг, интернационализация. Учебное пособие / А.Я. Кибанов, И.Б. Дуракова. - М.: ИНФРА-М, 2018. - 304 c.
    8. Мелихов, Ю. Е. Управление персоналом. Портфель надежных технологий / Ю.Е. Мелихов, П.А. Малуев. - М.: Дашков и Ко, 2018. - 344 c.
    9. Мишурова, И. В. Управление мотивацией персонала / И.В. Мишурова. - М.: Феникс, МарТ, 2018. - 272 c.
    10. Мумладзе, Р. Г. Экономика и социология труда. Учебник / Р.Г. Мумладзе, Г.Н. Гужина. - М.: КноРус, 2018. - 320 c.
    11. Никифорова, Н. А. Управление персоналом. Краткий курс / Н.А. Никифорова. - М.: Окей-книга, 2017. - 128 c.
    12. Одегов, Ю.Г. Управление человеческими ресурсами. Учебник / Ю.Г. Одегов. - М.: КноРус, 2018. - 985 c.
    13. Кадровое производство // АСТ. URL: http://pravodeneg.net/trudovoe/kadrovoe-deloproizvodstvo-eto-chto.html(дата обращения: 06.03.2019)
    14. Как создать эффективную службу персонала // АСТ. URL:http://rjob.ru/articles/kak_sozdat_effektivnuyu_sluzhbu_personala/(дата обращения: 06.03.2019)
    15. Как устроена кадровая служба организации // АСТ. URL:https://ktovdele.ru/kadrovaya-sluzhba-organizatsii.html(дата обращения: 06.03.2019)
    16. Положение об отделе кадров // АСТ. URL:http://pravo-v-dele.ru/otdkadrov/vazhnost-dlya-predpriyatiya.html(дата обращения: 06.03.2019)
    17. Функции кадровой службы// АСТ. URL:https://clubtk.ru/kadrovaya-sluzhba-v-organizatsii (дата обращения: 06.03.2019)