Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Теоретические основы системы мeнeджмeнта

Содержание:

Введение

Причина выбора темы заключается в стремлении автора понять основные функции управления для применения их в своей рабочей деятельности.

Прикладная значимость данной темы курсовой работы обусловлена тем, что ни одна организация не может эффективно осуществлять свою деятельность без управления. Функции управления – это составляющая часть процесса управления в любой организации. Понимание функций управления и правильное их использование оказывает влияние на основные финансовые показатели организации: выручку и прибыль. Поэтому там необходимо изучать данную тему.

Объект курсовой работы – это система менеджмента. Предмет курсовой работы – это основные функции управления.

Цель курсовой работы – выявить основные функции управление и их влияние на эффективность организации. Задачами данной курсовой работы являются:

1) дать определение термину «мeнeджмeнт» и «система мeнeджмeнта»;

2) выявить элементы системы менеджмента;

3) описать классификацию функций мeнeджмeнта;

4) выявить взаимосвязь между функциями мeнeджмeнта;

5) описать практическое значение функций мeнeджмeнта на примере компании «МТС».

Основными источниками литературы при написании данной курсовой работы являются учебники и научные издания по предмету «менеджмент». Автором были использованы труды наиболее известных ученых в России (Виханский О. С., Наумов А. И.) и зарубежом (Хедоури Ф., Альберт М., Мескон М.). Данные учебники используются для преподавания дисциплины «Менеджмент» в ведущих российских вузах, поэтому данные источники автор считает надежными.

Данная курсовая работа состоит из трех глав. В первой главе раскрываются такие понятия, как «менеджмент», «управление», «система менеджмента», необходимые для последующего понимания темы курсовой работы. Во второй главе автором рассматривается понятие функции управления и подробно описываются такие функции, как планирование, организация, мотивация, контроль и координация. В третьей главе рассматривается взаимосвязь функций управления и описывается их практическая значимость. В качестве примера автором была использована розничная сеть МТС.

Глава 1. Теоретические основы системы мeнeджмeнта

1.1 Понятие мeнeджмeнта и управления

Мeнeджмeнт - область знаний и профессиональной деятельности, направленных на формирование и обеспечение достижения целей организации путём рационального использования имеющихся ресурсов [Иванова Е. А., 2014]. В современной теории и на практике под мeнeджмeнтом понимается процесс руководства (управления) отдельным работником, рабочей группой, организацией в целом. Практически все известные зарубежные энциклопедии трактуют понятие «мeнeджмeнт» как процесс достижения цели собственника организации «руками других людей» [Максимова И. Г., 2013]. В специальной экономической литературе даются различные толкования понятию «мeнeджмeнт». Наиболее часто используемые подходы к определению сущности и содержания мeнeджмeнта рассматриваются с разных точек зрения, каждая из которых открывает новые грани предмета исследования науки управления [Баркалов С.А. и др., 2008].

1) Мeнeджмeнт как вид деятельности человека, обеспечивающий концентрацию усилий людей для достижения заранее определенного результата (цели или целей) [Хедоури Ф. и др., 2006].

2) Мeнeджмeнт как процесс, с помощью которого профессионально подготовленные люди формируют организации и управляют ими путем постановки целей и разработки способов их достижения.

3) Мeнeджмeнт как управление персоналом, предполагающее организацию работы людей, сотрудников, коллектива для достижения цели наиболее рациональным способом [Виханский О. С. И др. 2014].

4) Мeнeджмeнт как система управления на основе взаимных связей между подразделениями организации, рассматриваемыми в качестве единого целого.

5) Мeнeджмeнт как процесс принятия управленческих решений на основе анализа ситуаций, возникающих в процессе управления, и постановки задач.

6) Мeнeджмeнт как иерархически организованная структура, в рамках которой реализуются функции управления [Гвоздев Н.И. и др., 2011].

7) Мeнeджмeнт как категория специально подготовленных людей (менеджеров), профессионально занятых управлением [Максимова И. Г., 2013].

Многие считают, что менеджмент — это просто синоним понятия «управления» и не больше, аргументируя дословным переводом английского термина на русский язык. Общеизвестно, что в основе термина «менеджер» лежит английский глагол «to manage» – управлять, происходящий от латинского «manus» – рука, хотя есть мнение, что глагол первоначально означал «искусство объезжать лошадей». Однако термин «управление» намного шире, поскольку применяется к разным видам человеческой деятельности (например, управление велосипедом, подачей электричества, управление дорожным движением и т.д.); к разным сферам деятельности (управление в неживой природе, в биологических системах, управление государством); к органам управления (подразделениям в государственных и общественных организациях, а также на предприятиях и в объединениях). Обобщая все эти виды управленческой деятельности, можно сделать вывод, что управление – это осознанная целенаправленная деятельность человека, с помощью которой он упорядочивает и подчиняет своим интересам элементы внешней среды – общества, живой и неживой природы, техники. Управление – это процесс, ориентированный на достижение определенных целей [Удалов Ф.Е. и др., 2013].

Основными задачами управления являются следующие:

организация взаимодействия трудовых и технических элементов в процессе производства продукции и (или) услуг;
организация трудовых и производственных процессов (включая основные, вспомогательные и обслуживающие) в пространстве и времени;
разработка и поддержание регламентированных режимов производства, а также труда и отдыха персонала;
нормирование потребления всех видов ресурсов (трудовых, материальных, финансовых, информационных и основных фондов) в процессе производства заданного объема продукции и (или) услуг;
программирование и планирование темпов, ритмов и объемов запуска-выпуска продукции [Гвоздев Н.И. и др., 2011].

Конечной целью мeнeджмeнта является обеспечение прибыльности, или доходности, в деятельности фирмы путем рациональной организации производственного процесса, включая управление производством и развитие технико-технологической базы, а также эффективное использование кадрового потенциала при одновременном повышении квалификации, творческой активности и лояльности каждого работника [Иванова Е. А., 2014].

1.2 Понятие системы менеджмента

Организация представляет собой обособленное объединение людей, взаимодействующих для достижения определенных целей и задач. Организация — это открытая система (в условиях динамичного рынка и активного влияния внешней и внутренней среды), состоящая из множества взаимосвязанных частей, объединенных в единое целое. Центральное и основное место в организации занимает человек. В научной литературе часто вместо слова «организация» используется понятие «хозяйствующий субъект», отражающее сущность создания и функционирования организации [Баркалов С.А. и др., 2008]. Любую организацию как систему можно рассматривать с различных точек зрения, или аспектов, к основным, из которых относятся следующие: производственно-технический (организационный), экономический, маркетинговый, правовой, социально-психологический, природоохранный (экологический), информационный (управленческий). Цель управления в такой системе - обеспечить получение заданного объема продукции и услуг необходимого ассортимента с определенными свойствами и качественными характеристиками [Удалов Ф.Е. и др., 2013].

Любая организация представляет собой единство двух подсистем: управляемой и управляющей. Вместе они образуют систему управления [Баркалов С.А. и др., 2008]. Cхематически система управления изображена на рисунке 1.

Рис. 1 Система управления

Источник: Максимова И. Г., 2013

Система (греч. «systema») означает целое, составленное из частей, или соединение множества элементов, находящихся в определенных отношениях и связях друг с другом и образующих определенную целостность, единство. Такое определение понятия «система» является наиболее распространенным, хотя первоначально системой считался комплекс элементов, находящихся во взаимодействии. В широком понимании система — это множество элементов, для которого определены (заданы, выявлены) некоторые отношения.

К параметрам, оценивающим состояние системы, относятся количественные характеристики производственной мощности, оснащенности различными видами машин, механизмов, оборудования, поточных линий, обеспеченности материальными, в том числе энергетическими ресурсами, персоналом (кадрами) в натуральном выражении. Результатами деятельности системы служат количественные и качественные показатели произведенной продукции в регламентированные сроки [Баркалов С.А. и др., 2008].

Рассмотрим элементы системы управления. Управление – процесс целенаправленного воздействия субъекта управления на объект управления для достижения определенных результатов. Субъект управления – это физическое или юридическое лицо, от которого исходит властное воздействие. Объект управления - на что направлено властное воздействие субъекта управления: это могут быть физические и юридические лица, а также социально-экономические системы и процессы [Максимова И. Г., 2013].

Процесс управления характеризуется следующими особенностями:

• управление - процесс, осуществляемый непрерывно во времени и пространстве;

• управление - целенаправленный процесс, требующий глубокого анализа, разработки и постановки определенных целей.

В результате воздействия субъекта управления на объект должен быть получен некоторый результат, который необходимо сопоставить с целью. Чем точнее результат соответствует поставленной цели, тем выше качество управления. Если объект управления никак не реагирует на управляющие воздействия − никакого управления нет [Баркалов С.А. и др., 2008].

Структурно система управления состоит из управляющей и управляемой подсистем, границы между которыми весьма условны. Они взаимодействуют с помощью механизма управления, который соответствующей частью принадлежит каждой из них [Виханский О. С. И др. 2014]. Под управляющей подсистемой можно понимать ту часть системы управления, которая вырабатывает, принимает и транслирует управленческие решения, обеспечивает их выполнение. Она имеет иерархическую структуру во главе с направителем (центральным звеном). Им может быть индивид или коллектив (например, совет директоров). К управляемой подсистеме относятся элементы, которые воспринимают управляющее воздействие и преобразуют в соответствии с ним поведение того объекта, на который оно направлено. Объект управления представляет собой все те элементы организации, которые, воспринимая управленческое воздействие, подчиняют ему свое функционирование и развитие. В качестве объекта можно рассматривать рядовых исполнителей, процесс, отношения и т. д. [Максимова И. Г., 2013].

Управление может осуществляться только в том случае, когда существует реально действующая система, решающая задачи управления. Если данная система является органичной частью организации, ее действиями осуществляется управление организацией и она не решает задач, отличных от управленческих, то ее можно рассматривать как специализированную систему или же как систему управления. Система управления является формой реального воплощения управленческих взаимосвязей. Она выступает как бы в виде реально существующей субстанции, посредством которой управление приобретает конкретное содержание и конкретное проявление, а функция управления — практическую реализацию. В реальной действительности управленческая деятельность — это функционирование системы управления [Виханский О. С. И др. 2014].

Цель системы управления — обеспечить удовлетворение постоянно растущих потребностей целевых рынков потребителей (клиентуры) товарами определенного ассортимента с высоким уровнем качества и по доступной цене, а также обеспечить соблюдение прав организации в процессе ведения производственно-хозяйственной, финансово-экономической, торгово-закупочной, сбытовой и иной деятельности и выполнение обязанностей перед соответствующими субъектами права микросреды — поставщиками, потребителями, маркетинговыми посредниками, государственными, общественными и иными органами и организациями [Хедоури Ф. и др., 2006].

Система управления должна быть эффективной. К признакам ее эффективности можно отнести:

1) высокую оперативность, надежность, качество принимаемых решений;

2) минимизацию затрат времени, связанных с их подготовкой;

3) экономию общих издержек и расходов на содержание аппарата управления;

4) улучшение технико-экономических показателей основной деятельности и условий труда;

5) снижающуюся долю административных работников в персонале организации.

Эффективность функционирования системы управления можно повысить с помощью более надежных обратных связей; своевременности и полноты информации; учета социально-психологических особенностей участников; обеспечения оптимального размера подразделений [Максимова И. Г., 2013].

Таким образом, менеджмент – это сложный процесс управления человеческими ресурсами для достижения целей организации. Организация представляет собой систему, состоящую из двух взаимосвязанных подсистем: управляющей и управляемой, называемых вместе системой менеджмента. Ключевое место в организации занимает человек. Для того, чтобы обеспечить эффективную деятельность людей и превратить их из хаотичной толпы в управляемую группу необходимо использовать систему менеджмента. Эффективное внедрение системы менеджмента в организацию позволяет поддерживать конкурентоспособность организации на рынке, обеспечивая рост таких финансовых показателей, как прибыль и выручка.

Глава 2. Классификация основных функций управления

2.1 Понятие функции управления

Сущность любой теории или целенаправленной деятельности, в том числе мeнeджмeнта, проявляется в функциях (лат. functio − обязанность, круг деятельности, назначение, роль). Выделяют общие и специальные функции мeнeджмeнта. Под функциями мeнeджмeнта можно понимать:

− целевое назначение управленческой деятельности вообще;

− ту или иную общую задачу, которую необходимо решить (такая задача бывает основной и обеспечивающей, например планирование и мотивация);

− относительно самостоятельный вид управленческих действий;

− определенную сферу управления, обособившуюся в результате разделения управленческого труда, где принимаются специфические решения. Таким образом, функция мeнeджмeнта – это вид управленческой деятельности, направленный на решение конкретной задачи управления. Общие функции мeнeджмeнта, отражающие его содержание, были сформулированы в 1916 г. А. Файолем. В качестве таковых он выделил организацию, планирование, координацию, контроль и распорядительство [Максимова И. Г., 2013].

Общие функции:

планирование - определение целей деятельности, средств и методов их достижения, составление планов, прогнозов (что нужно сделать? кто должен сделать? сколько и когда?);
организация - определение путей, методов и средств достижения поставленной цели (как сделать?):
мотивация, - создание таких стимулирующих условий труда, при которых каждый работник трудился бы с наивысшей отдачей;
контроль - количественная и качественная оценка результатов труда, прогнозирование отклонений для их своевременного предупреждения [Баркалов С.А. и др., 2008]. Данные функции изображены на рисунке 2.

Рис. 2 Функции управления

Источник: Виханский О. С. и др. 2014

Специфические (специальные) функции управления можно разделить на функции управления ресурсами, функции управления процессами и функции управления результатами.

Функции управления ресурсами:

управление запасами;
управление финансами [Удалов Ф.Е. и др., 2013];
управление персоналом [Баркалов С.А. и др., 2008].

В любой организации протекает множество процессов, начиная от самого общего процесса управления и до более конкретных: процессы реализации общих функций управления, процессы коммуникаций, принятия решений, производственный процесс. Важнейшими частями производственного процесса являются снабжение, производство и сбыт продукции. В соответствии с этим выделяют конкретные функции управления процессами:

управление материально-техническим снабжением;
основным производством;
вспомогательным производством;
обслуживающим производством;
совершенствование управления;
управление сбытом;
маркетингом и т. д.

К результатам (выходам системы) относят: прибыль, рентабельность, объемы производства и реализации, затраты, качество продукции и т.д. Соответственно выделяют конкретные функции:

управление качеством;
производительностью;
управление затратами [Удалов Ф.Е. и др., 2013].

2.2.1 Планирование

Планирование – непрерывный процесс установления или уточнения и конкретизации целей развития всей организации и ее структурных подразделений, определения средств их достижения, сроков и последовательности реализации, распределения (выявления) ресурсов [Виханский О. С. И др. 2014]. Задача планирования предполагает принятие конкретного варианта решения, постановку цели и разработку плана ее реализации [Удалов Ф.Е. и др., 2013].

Основные вопросы, на которые необходимо ответить для реализации функции планирования, следующие:

1) Где мы находимся в настоящее время? Менеджеры должны проанализировать сильные и слабые стороны организации в таких важных областях, как финансы, маркетинг, производство, научные исследования и трудовые ресурсы, и оценить ее реальные силы.

2) В каком направлении мы хотим двигаться? Оценивая возможности и угрозы окружающей среды (конкуренция, клиенты, законы, политические и экономические факторы, технологии, поставки, социальные и культурные изменения), менеджеры определяют более конкретные цели организации и что может помешать ей их достичь.

3) Как мы собираемся это сделать? Менеджерам необходимо решить как в общих чертах, так и конкретно, что должны делать члены организации, чтобы достичь намеченных целей [Хедоури Ф. и др., 2006].

Задачи планирования включают в себя:

Обеспечение целенаправленного развития организации в целом и всех ее структурных подразделений.
Перспективная ориентация и раннее распознавание проблем развития. План намечает желаемое в будущем состояние объекта и предусматривает конкретные меры, направленные на поддержку благоприятных тенденций или сдерживание отрицательных.
Координация деятельности структурных подразделений и работников организации. Координация осуществляется как предварительное согласование действий при подготовке планов и как согласованная реакция на возникающие помехи и проблемы при выполнении планов.
Создание объективной базы для эффективного контроля. Наличие планов позволяет производить объективную оценку деятельности предприятия путем сравнения фактических значений параметров с планируемыми по принципу «факт – план». Стимул (мотивация) трудовой активности работающих. Успешное выполнение плановых заданий – объект особого стимулирования и основание для взаимных расчетов, что создает действенные мотивы для продуктивной и скоординированной деятельности всех участников.
Информационное обеспечение работников организации [Удалов Ф.Е. и др., 2013].

Планы содержат важную для каждого участника информацию о целях, прогнозах, альтернативах, сроках, ресурсных и административных условиях проведения работ. В отечественной практике наследство жестко централизованной системы государственного планирования, формализации структур и отсутствия плановой свободы породило стереотип консервативного планового мышления, что в настоящее время нередко приводит к отрицанию плановой дисциплины на предприятиях и утверждению концепции динамической импровизации. В зарубежной практике в эффективно функционирующих организациях обычно достигается разумный компромисс между плановой директивой администрации и оперативной импровизацией менеджера. Обеспечивается он властностью, реализацией перечисленных принципов в плановой деятельности мeнeджмeнта [Баркалов С.А. и др., 2008].

2.2.2 Организация

Организация как функция управления предполагает воздействие на сознание и поведение индивидов, социальных групп со стороны субъектов управления с целью поддержания и улучшения деятельности хозяйственных систем. Содержанием воздействия обычно является совокупность приемов, способов, направленных на создание и совершенствование взаимосвязей между элементами хозяйственной системы, как по вертикали, так и по горизонтали [Виханский О. С. И др. 2014].

Задача организации заключается в разработке организационной структуры управления для выбранного варианта, наполнение ее кадрами с соответствующими функциями и ответственностью [Удалов Ф.Е. и др., 2013].

Основные требования к организации как функции управления состоят в следующем:

обеспечение всех принимаемых решений организационными мерами по их выполнению;
повышение персональной ответственности и исполнительской дисциплины;
совершенствование организации трудовой деятельности;
целесообразное разграничение обязанностей сотрудников и др. [Баркалов С.А. и др., 2008].

Формы и методы реализации организации как функции управления весьма разнообразны. Прежде всего следует отметить форму рационализации организационной деятельности, выдвинутую и апробированную еще Ф. Тейлором, в основе которой лежало оптимальное распределение административных функций и ответственности между звеньями управленческого аппарата [Баркалов С.А. и др., 2008].

Существенный вклад в исследование проблем организации как функции управления внес М. Вебер. По Веберу организация представляется как произвольное соглашение людей, которые объединены в процессе работы, с распределением и закреплением за каждым членом определенных функций для более эффективной деятельности всей организационной системы. У всех объединившихся людей предполагается наличие общих интересов, а в идеальном типе организации, кроме того, совпадение ее целей с целями каждого ее члена. Ныне накоплен определенный опыт реализации организации как функции управления. В нем выделены, например, такие направления, как рациональное разделение и изучение потоков информации, используемых при подготовке и принятии решений; механизм обоснования, принятия и изменения целей, выявления расхождений между действительными и декларируемыми целями организаций; мотивация деятельности управленческого персонала; разрешение внутрисистемных конфликтов и т.д. [Виханский О. С. И др. 2014].

Организация как функция управления предполагает сочетание методов убеждения и принуждения в процессе воздействия на отдельных сотрудников, социальные группы, хозяйственные системы и организации. Важно своевременно информировать сотрудников об изменении их должностных обязанностей, о нормах поведения и санкциях за нарушение общих норм. При этом нельзя забывать, что социальные нормы бывают различных видов, они специфичны по отношению к конкретной сфере деятельности. Обычно к оргметодам относят оргпланирование, приказы, распоряжения, инструкции, регламенты, инструктирование, ориентацию и реорганизацию. Названные организационные методы чаще всего используются комплексно, с учетом специфики деятельности субъекта и объекта управления, что позволяет обеспечивать их оптимальное сочетание, последовательное подключение на отдельных этапах решения управленческой проблемы [Баркалов С.А. и др., 2008].

2.2.3 Мотивация

Мотивация – использование мотивов поведения человека в практике управления его деятельностью [Иванова Е. А., 2014]. Поведение каждого человека определяется мотивами, т.е. внутренними силами, побуждающими человека к осуществлению определенных действий. Мотивы проявляются в виде реакции человека на факторы его внутреннего состояния или воздействия окружающей среды, внешней обстановки, ситуаций, условий. Каждый человек обладает собственной структурой мотивов, которая формируется в процессе его развития, проявления и самооценки своих способностей, достижения каких-либо результатов. Мотивы определяются потребностями человека, осознанием степени и возможностей их удовлетворения [Виханский О. С. И др. 2014]. Но, кроме этого, человеку присущи еще интересы, которые отражают его стремление к изменению структуры своих потребностей по эталону идеального представления о возможном образе жизни в современных условиях. Интересы рождают в поведении человека стимулы, т.е. мотивы особого вида – заинтересованность. Реализация интересов сопровождает любую деятельность человека. На этом строится стимулирование.

Самая общая концепция мотивации сводится к следующим положениям. Человек, осознав задачи и возможное вознаграждение за их решение, соотносит эту информацию со своими потребностями, мотивационной структурой и возможностями, настраивает себя на определенное поведение, вырабатывает определенное расположение и осуществляет действия, приводящие к конкретному результату, характеризующемуся определенными качественны ми и количественными характеристиками. На рис. 3 схематически показан этот процесс [Виханский О. С. И др. 2014].

Рис. 3. Мотивационный процесс

Источник: Виханский О. С. И др. 2014

Мотивация – это не только использование в управлении мотивов, побуждающих человека к активности и повышению производительности труда [Гвоздев Н.И. и др., 2011]. Мотивация включает и формирование мотивов в процессе деятельности человека, и закрепление их в качестве постоянно действующей доминанты. В этом большая и сложная задача менеджера. Конечно, в процессе мотивации состав потребностей человека не меняется, но их структура и взаимодействия зависят от управления и влияют на его эффективность. Поэтому в своей деятельности менеджер должен думать не только о том, на какие мотивы опираться, но и какие мотивы развивать, учитывая конкретные обстоятельства и условия развития, учитывая цели управления и оценивая последствия различных вариантов мотивирования. Таким образом, задача мотивации заключается в стимулировании действий работников к деятельности по достижению целей предприятия [Удалов Ф.Е. и др., 2013].

В этом отношении для менеджера главными вопросами являются следующие:

Какие мотивы определяют деятельность человека?
Как они влияют на результат его деятельности?
Каковы возможности изменения их структуры и соотношения?
Как соотносятся внешние и внутренние мотивы деятельности человека? [Гвоздев Н.И. и др., 2011].

Существуют различные концепции мотивации, в основе которых лежит знание факторов, определяющих действие и возможности использования в управлении тех или иных мотивов. Эти концепции имеют разные названия, чаще всего связанные с именем их разработчика. Теория иерархии потребностей А. Маслоу построена на иерархической дифференциации основных потребностей человека. Данная теория изображена на рисунке 4.

Рис. 4 Пирамида А.Маслоу

Источник: Виханский О. С. И др. 2014

В соответствии с такой дифференциацией выделяется пять групп потребностей: физиологические, безопасности, принадлежности и причастности, признания и самоутверждения, самовыражения. В этом перечне нетрудно заметить пирамидальное их соотношение, возрастание их значимости в деятельности человека, разделение потребностей нижнего и высшего уровня, различие возможных средств их удовлетворения. Например, потребности самоутверждения и самовыражения требуют таких условий, которые сильно отличаются от условий реализации физиологических потребностей [Виханский О. С. И др. 2014].

Теория ERG Альдерфера построена на другой группировке потребностей: потребности существования, связи, роста. Эта классификация потребностей не противоречит теории Маслоу, но даёт менеджеру возможность строить мотивацию, выбирая конкретные подходы к управлению [Хедоури Ф. и др., 2006].

Существует также теория приобретенных потребностей Д. МакКлелланда. Здесь даются три группы потребностей: достижения, соучастия, потребности властвования. Мак-Клелланд рассматривает эти потребности как приобретенные им в процессах накопления жизненного опыта, самопознания, получения образования.

Теория двух факторов Герцберга основана на разделении всей совокупности мотивирующих факторов на две группы: удовлетворенность и неудовлетворенность. Между ними существует большое множество промежуточных факторов, характеризующих отсутствие удовлетворенности или неудовлетворенности, которые неоднозначно сочетаются между собой. Отсутствие неудовлетворенности не обязательно рассматривается как удовлетворенность, и наоборот.

Эти концепции мотивации отражают различные грани мотивационного управления, их можно использовать в комплексе и определенном сочетании. Следует всегда помнить, что мотивация может быть эффективной лишь в том случае, если она построена на конкретном практическом анализе потребностей человека, а также возможностей и условий их реализации [Баркалов С.А. и др., 2008].

2.2.4 Контроль

Контроль – одна из функций управления, без которой не могут быть реализованы в полной мере все другие функции. Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития как отдельных подразделений, так и всей фирмы. Задача контроля заключается в проверке результатов в течение всего процесса достижения цели (целей) в заранее установленные сроки [Удалов Ф.Е. и др., 2013].

Рассмотрим трактовки понятия «контроль»:

- функция процесса управления, которая обеспечивает обратную связь и позволяет непрерывно повторять циклический процесс управления на новой основе;

- процесс, обеспечивающий достижение организацией поставленных целей, состоящий из установки показателей, измерения фактически достигнутых результатов и проведения корректировки в случае, если имеются отклонения от заданных или запланированных показателей;

- управленческая деятельность, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации. [Ружанская Л.С. и др., 2017].

Контроль выступает одним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирмы и достижение ею намеченных целей, как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства [Хедоури Ф. и др., 2006].

В современной организации функция контроля должна быть тесно связана с функцией планирования, поэтому осуществление этих функций должно совпадать по времени. Так же как и планирование, контроль в организации должен быть трех видов по периодам проведения:

1) стратегический;

2) тактический;

3) оперативный.

Основными средствами контроля являются:

наблюдение;
измерение показателей деятельности;
проверка всех сторон деятельности;
учет и анализ [Ружанская Л.С. и др., 2017].

В функцию контроля входят: сбор, обработка и анализ информации о фактических результатах деятельности всех подразделений фирмы; сравнение их с плановыми показателями; выявление отклонений и анализ причин этих отклонений; разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей. В связи с этим контроль рассматривается не только как фиксирование отклонений, но и как анализ причин отклонений и выявление возможных тенденций развития. Наличие отклонений в одном из звеньев может потребовать принятия срочных решений, касающихся оперативной деятельности конкретного подразделения. Важной функцией контроля является разработка стандартной системы отчетности, проверка этой отчетности и ее анализ, как по результатам хозяйственной деятельности фирмы в целом, так и каждого отдельного подразделения. Поэтому осуществление функции контроля опирается в первую очередь на организацию системы учета и отчетности, включающей финансовые и производственные показатели деятельности и проведение их анализа [Удалов Ф.Е. и др., 2013].

Фирмы широко используют две формы управленческого контроля – финансовый и административный. Финансовый контроль осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам, идентичным для местных и зарубежных дочерних компаний. Число позиций и сроки представления отчетности могут быть различными. В центре внимания находятся такие показатели, как уровень прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние и др. Анализ этих показателей осуществляется отдельно по каждому центру ответственности, а также по фирме в целом. Повышение роли функции контроля в управлении фирмами тесно связано с использованием автоматизированных информационных систем и электронно-вычислительной техники, которые позволили оперативно и точно передавать по назначению информацию, производить ее обработку и анализ, выявлять отклонения от намеченных показателей и принимать в связи с этим срочные решения. Это дало возможность осуществлять систематический контроль за производственной и сбытовой деятельностью всех подразделений в поэтапном ее осуществлении, координировать и своевременно вносить необходимые коррективы в связи с изменением условий на рынке. Применение электронновычислительной техники и автоматизированных систем способствовало усилению централизации и оперативности контроля, т.е. перенесению на высший уровень руководства контроля за деятельностью компании [Баркалов С.А. и др., 2008].

Результаты деятельности организации, подразделения и отдельных лиц требуется время от времени проверять, оценивать и корректировать. Кроме того, необходимо заблаговременно выявлять надвигающиеся опасности, обнаруживать ошибки, отклонения от существующих стандартов. Все это составляет содержание контрольной функции мeнeджмeнта, реализация которой создает основу не только совершенствования работы, но и поощрения сотрудников. [Максимова И. Г., 2013].

По параметрам, оцениваемым в процессе контроля, могут быть получены результаты трех видов:

положительные - фактические результаты работы оказываются лучше запланированных;
отрицательные - фактические результаты работы оказываются хуже запланированных;
нейтральные - контролируемые достигнутые показатели соответствуют плановым.

Только при получении нейтральных результатов контроля не требуется никаких корректирующих действий со стороны руководителя. В случае, когда получены положительные результаты, их желательно закрепить и осуществить корректирующие действия, направленные на усиление мер, которые привели к положительному результату. Если получены отрицательные результаты контроля, их необходимо проанализировать и определить направление мер по исправлению ситуации [Ружанская Л.С. и др., 2017].

2.2.5 Координация

Координация (или оперативное регулирование) – процесс управления, реализация которого выражается в определении и поддержании необходимого положения фирмы (управляемого объекта) в окружающей ее среде, в согласовании внутреннего состояния фирмы с условиями внешней среды. Координация определяет целостность, устойчивость системы [Баркалов С.А. и др., 2008].

Задача координации заключается в сведении к минимизации различий между плановым и фактическим состоянием объекта управления. Она не осуществляется, если на стадии контроля не выявлено отклонений [Удалов Ф.Е. и др., 2013].

Близким к понятию «координация», является понятие «регулирование», которое также характеризует одну из основных функций управления и предполагает устранение отклонений от нормального режима работы фирмы во внутренних ее параметрах и характеристиках.

Регулирование – согласование по нормативам соответствия, предупреждающим выход из нормального режима работы, показывающим возможность кризиса или разрушения. Регулировать – это значит добиваться необходимого соответствия и согласованности характеристик. В практике управления эти две функции реализуются в совокупности и взаимодействии. Когда в процессах координации обеспечивается устойчивое положение фирмы в социально-экономической среде, возрастают и возможности внутренней гармонии характеристик ее функционирования [Баркалов С.А. и др., 2008].

В соответствии с характером решаемых задач выделяют следующие типы координации:

− превентивную, предотвращающую появление проблем;

− устраняющую, связанную с ликвидацией перебоев в хозяйственной системе;

− регулирующую, направленную на поддержание установленной схемы взаимодействия субъектов;

− стимулирующую, способствующую совершенствованию их поведения.

Координирующее воздействие должно быть системным, минимальным по объему, непротиворечивым (не порождающим взаимоисключающих эффектов) [Максимова И. Г., 2013].

Согласно теории А. Файоля, координировать – это значит согласовать все операции на предприятии таким образом, чтобы обеспечить его функционирование и успех; и это значит – учитывать в отношении каждой операции – технической, коммерческой, финансовой и т.д. – те обязательства и следствия, которые она влечет за собой для всех других операций предприятия. Для выполнения этой функции используются процедуры принятия управленческих решений, т.к. с помощью этих процедур устанавливается взаимодействие между подсистемами системы управления организацией, осуществляется использование и маневрирование ресурсами, четко определяются обязательства и ответственность всех звеньев и участников организации, обеспечивается единство и согласование всех стадий процесса управления (планирования, организации, активизации и контроля), а также действий руководителей на всех уровнях иерархической структуры организации [Гвоздев Н.И. и др., 2011].

2.2. Взаимосвязь основных функций управления

Все основные функции управления взаимосвязаны между собой и образуют управленческий цикл, представленный на рисунке 5. Функция мотивации должна выполняться руководителем всегда независимо от того какую основную функцию управления он исполняет в текущий момент. Поэтому на рисунке она пронизывает все остальные функции [Удалов Ф.Е. и др., 2013].

Рисунок 5. Схема функционального управленческого цикла

Источник: Удалов Ф.Е. и др., 2013

Общие функции взаимосвязаны. Если запланированные действия и ресурсы не обеспечивают достижение установленных целей, то необходимо изменение первоначальных целей развития. Далее идет поиск организационных решений, которые способны обеспечить более эффективное выполнение плановых заданий. За ходом выполнения плановых заданий в принятых организационных условиях осуществляется непрерывный контроль; возникающие в процессе работы разногласия устраняются. Для наиболее успешного достижения поставленных целей осуществляется процесс мотивации всех участников, для чего менеджер должен выяснить, что для того или иного члена коллектива послужит стимулом или же его прямой противоположностью [Баркалов С.А. и др., 2008].

Четыре первичных функции управления объединены связующими процессами коммуникации и принятия решения. Взаимосвязь между функциями управления может быть представлена диаграммой, показывающей содержание любого процесса управления вне зависимости от особенностей (размера, сферы деятельности, организационной структуры, формы собственности и т.д.) той или иной хозяйственной организации. Данная диаграмма изображена на рисунке 6.

Рис. 6. Взаимосвязь функций управления

Источник: Гвоздев Н.И. и др., 2011

Для выполнения всех управленческих действий в центре диаграммы находится функция координации, обеспечивающая согласование и взаимодействие всех остальных. Стрелки на диаграмме показывают, что движение от стадии планирования к контролю возможно лишь путем выполнения работ, связанных с организацией процесса управления и с мотивированием управленческой деятельности всех участников организации. Это означает, что процесс управления состоит из строго последовательного движения четырех стадий: планирования, организации, мотивации и контроля. Однако если предположить, что функции управления – это относительно самостоятельные, специализированные и обособленные виды управленческой деятельности, то стрелки между этими функциями не означают направление управленческого воздействия, а лишь последовательность выполнения работ. Для того чтобы объединить различные стороны управленческой деятельности организации в единое целое, необходимо интегрировать их в рамках логически соответствующей организационно-информационной системы. Мeнeджмeнт в целом призван обеспечить разработку, управление и укрепление этой системы, которая должна выполнять функции, обеспечивающие учет как внешних условий среды хозяйствования организации (политических, экономических, правовых, культурных, традиционных и т.д.), так и внутренних условий среды мeнeджмeнта (организационных, поведенческих, технических, иерархических и т.д.) [Гвоздев Н.И. и др., 2011].

Четыре функции управления – планирование, организация, мотивация и контроль – имеют две общих характеристики: все они требуют принятия решений, и для всех необходима коммуникация, обмен информацией, чтобы получить информацию для принятия правильного решения и сделать это решение понятным для других членов организации. Из-за этого, а также вследствие того, что эти две характеристики связывают все четыре управленческие функции, обеспечивая их взаимозависимость, коммуникации и принятие решений часто называют связующими процессами.

Способность передавать абстрактные идеи является одной из важных отличительных особенностей человечества. Коммуникация – это процесс обмена информацией, ее смысловым значением между двумя и более людьми. Прочность и качество отношений между людьми – будь это друзья, члены семьи или коллеги – в основном представляют собой функцию того, насколько четкими и честными являются их межличностные отношения. Поскольку организация представляет собой структурированный тип отношений между людьми, она в значительной степени зависит от качества коммуникаций для обеспечения эффективного функционирования. Очевидно, что, если коммуникации между людьми не будут эффективными, люди не смогут договориться об общей цели, что составляет предпосылку существования организации как таковой. Информация в процессе коммуникации передается не только для того, чтобы могли приниматься здравые решения, но также и для того, чтобы они могли выполняться. Планы, например, нельзя выполнить, если они не будут переданы тем людям, которые должны их выполнять. Если руководство может донести обоснование своих решений до подчиненных, – это значительно повышает шансы их успешного выполнения. До тех пор, пока работники не понимают, какое вознаграждение может предложить им организация за хорошо выполненную работу, они не могут быть достаточно мотивированы и хорошо работать на нее. Коммуникация также важна и в функции контроля. Руководители нуждаются в информации относительно того, что было выполнено, чтобы правильно оценить, были ли достигнуты цели организации. Здесь стоит привести в качестве примера кейс, обосновывающий практическую коммуникаций.

Управленческая работа – это в основном работа интеллектуальная. Она напоминает попытку сложить сложный мозаичный узор из отдельных кусочков после того, как кто-то свалил в эту же коробку кусочки мозаики, принадлежащие еще пяти различным сюжетам. Чтобы дополнить сравнение с мозаикой, следует сказать, что руководителям приходится перебирать многочисленные комбинации потенциальных действий для того, чтобы найти правильное действие – для данной организации, в данное время и в данном месте. По сути, чтобы организация могла четко работать, руководитель должен сделать серию правильных выборов из нескольких альтернативных возможностей. Выбор одной из альтернатив – это решение. Следовательно, принятие решения – это выбор того, как и что планировать, организовывать, мотивировать и контролировать. В самых общих чертах именно это составляет основное содержание деятельности руководителя. Основным требованием для принятия эффективного, объективного решения или даже для понимания истинных масштабов проблемы является наличие адекватной, точной информации. Единственным способом получения такой информации является коммуникация [Гвоздев Н.И. и др., 2011].

В эпоху НТР в мире происходят стремительные изменения, к которым нужно постоянно приспосабливаться. Поэтому сегодня важнейшей функцией мeнeджмeнта становится развитие всех сфер и сторон деятельности организации: структуры, системы управления, продукта, отношений с окружением, а главное − персонала. Перечисленные общие функции приобретают конкретную специфику, реализуясь на каждом уровне управления (организация, подразделение, индивид) и в каждой его сфере (производственная деятельность, персонал, финансы, рынок, снабжение и сбыт, нововведения и проч.), применительно к какому-либо конкретному объекту управления. От функций мeнeджмeнта нужно отличать функции должностей и подразделений, вытекающие из рационального разделения управленческого труда. Они характеризуются количеством, числом субъектов, их непосредственно реализующих; степенью автономности; регламентации, возможностью дублирования и т. д. На высших «этажах» организации к таким функциям относится, например, общее и стратегическое руководство; на низовых — управление людьми и производственной деятельностью. Если такие функции не соответствуют целям управляемого объекта, они считаются несвойственными и подлежат передаче другому исполнителю. Если какая-то функция уже выполняется другим субъектом, то для него она является дублирующей и ее реализация ведет к росту затрат, как и реализация бесполезной функции, не отражающей сущности объекта, его назначения, не влияющей на его работоспособность. Еще более увеличивает затраты на управление осуществление вредной функции, которая в отличие от предыдущей снижает результаты [Максимова И. Г., 2013].

Таким образом, основные функции управления: планирование, организация, мотивация, контроль и координация – тесно взаимосвязаны между собой. Мотивация пронизывает все функции управления, так как от нее зависит, насколько сотрудники организации захотят осуществлять ту или иную деятельность. Несмотря на то, что во многих учебниках координация является завершающей функцией управления в системе менеджмента, она пр этом является и ключевой ее составляющей, так как может быть использована на всех стадиях для корректировки целей и результатов. Объединяющем звеном основных функций управления являются коммуникации и принятие решений. Коммуникации позволяют управляющей подсистеме эффективно доносить необходимую информацию управляемой подсистеме, а принятие решений корректировать направление деятельности организации. Таким образом, основные функции менеджмента имеют практическую значимость и оказывают непосредственное влияние на результаты деятельности любой организации.

Глава 3. Основные функции менеджмента на примере компании «МТС»

Публичное акционерное общество «Мобильные ТелеСистемы» (ПАО «МТС») – ведущая компания в России и странах СНГ по предоставлению услуг мобильной и фиксированной связи, доступа в интернет, кабельного и спутникового ТВ-вещания, цифровых сервисов и мобильных приложений, финансовых услуг и сервисов электронной коммерции, а также конвергентных ИТ-решений в сфере системной интеграции, интернета вещей, мониторинга, обработки данных и облачных вычислений. Предоставляя инновационные услуги и решения, МТС вносит значимый вклад в экономический рост и улучшение качества жизни десятков миллионов людей в странах присутствия.

В России, Украине, Беларуси и Армении услугами мобильной связи Группы МТС пользуются около 105 миллионов абонентов. На российском телеком-рынке МТС – традиционный лидер по ключевым показателям мобильного бизнеса: по количеству абонентов, выручке и OIBDA. ПАО «МТС» с дочерними компаниями обслуживает в России 78 миллионов абонентов; ПрАО «ВФ Украина» в Украине – около 20 миллионов; СООО «Мобильные ТелеСистемы» в Беларуси – 5,4 миллиона; ЗАО «МТС-Армения» (VivaCell-MTS) в Армении – 2,2 миллиона. В странах присутствия группа компаний МТС оказывает услуги мобильной связи в стандартах GSM, UMTS и LTE.

МТС предоставляет услуги фиксированной телефонии, широкополосного доступа в интернет и цифрового кабельного телевидения в более чем 200 городах во всех федеральных округах РФ. Всего фиксированными услугами в России охвачено свыше девяти миллионов домохозяйств. Крупнейшим оператором фиксированной связи Группы МТС является ПАО «Московская городская телефонная сеть» (МГТС), обслуживающая более 1,9 миллиона домохозяйств по технологии GPON со скоростью передачи данных до одного Гбит/с.

МТС через свою 100% дочернюю компанию АО «РТК» располагает крупнейшей в России непродовольственной розничной сетью из 5 700 салонов связи по обслуживанию клиентов, продаже мобильных устройств, предоставлению финансовых и банковских услуг.

Стратегия развития Группы МТС «3Д» («Данные, Диджитализация, Дивиденды») направлена на укрепление лидерства на российском телеком- и ИТ-рынках за счет роста проникновения услуг передачи данных и мобильного интернета, продвижения инновационных цифровых и конвергентных решений для широкого круга пользователей, повышения операционной эффективности и инвестиционной привлекательности компании для акционеров.

Реализуя стратегию «3Д», МТС строит сети мобильной связи LTE-Advanced и LTE Advanced Pro с пиковыми скоростями передачи данных до 700 Мбит/с. В 2018 компания внедрила первые коммерческие технологические решения 5G: запустила сеть с поддержкой технологии LAA со скоростью доступа до 979 Мбит/сек, а в ряде российских городов – сеть на базе технологии Massive MIMO. МТС развивает собственную транспортную инфраструктуру, обладая в России сетью волоконно-оптических линий связи протяженностью свыше 226 тысяч километров.

МТС активно диверсифицирует бизнес и осваивает новые направления. Компания, контролируя 55,24% в капитале МТС Банка, предоставляет банковские и финансовые услуги в салонах связи, финансовые сервисы и приложения на мобильных устройствах, а также работает на рынке инвестиционных услуг, участвуя в капитале УК «Система Капитал», одной из крупнейших управляющих компаний в России.

МТС – один из крупнейших российских работодателей в России. В компаниях Группы на рынках присутствия работают более 70 тысяч человек, в МТС в России – около 29 тысяч человек. Компания традиционно входит в топ-5 рейтинга наиболее привлекательных российских работодателей. Далее автором будет рассмотрена система менеджмента в компании МТС и основные функции менеджмента [МТС,2019].

Для простоты анализа автором будет использована система менеджмента в розничном магазине. Территориальный менеджер ежемесячно составляет планирует объем продаж на свой территориальный сектор, в который входит несколько десятков магазинов. После этого каждый начальник своего сектора распределяет общий план по каждому магазину в зависимости от трафика клиентов. К целям относятся: продажи смартфонов, аксессуаров к ним, портативной техники и штучных направлений (спутниковое ТВ, сим-карты, банковские карты и др.) В свою очередь, начальник офиса продаж распределяет планы на каждого сотрудника, и сотрудники приступают к выполнению планов. Система планирования в МТС – это длинная цепочка планирования, которая начинается директором дивизиона и по цепочке передается до всех сотрудников. Коммуникация осуществляется через электронную почту и CRM-систему. Каждый начальник офиса продаж организует работу своего офиса таким образом, чтобы сотрудники эффективно выполняли свои планы и достигали максимальных целей. Важную роль в системе управления в МТС играет мотивация. Система мотивации складывается из выполнения плана. Лучшие сотрудники получают дополнительные призы. Функция контроля осуществлялась в несколько периодов: ежедневно, ежемесячно и ежегодно. Каждый месяц территориальный менеджер сравнивает поставленные цели и достигнутые результаты по объемам продаж. Если результаты положительные, то он увеличивает планы на следующий год. Если результаты отрицательные, он корректирует планы в меньшую сторону. При необходимости территориальный менеджер проводит дополнительное обучение и тренинги для сотрудников розничных продаж. Таким образом, компания МТС активно использует все основные функции менеджмента на практике, что позволяет компании быть крупнейшим сотовым ритейлом в России.

Заключение

В ходе анализа различной литературы были выявлены пять основных функций управления. Их называют основными из-за того, что ни одна организация не может без них существовать и эффективно работать. Планирование помогает ставить краткосрочные и долгосрочные цели, призванные служить вектором движения для сотрудников компании. Организация помогает организовывать рабочий процесс для достижения поставленных целей. Мотивация помогает замотивировать персонал на максимально эффективное выполнение своих обязанностей для достижения общих целей. Контроль является важной функцией управления, так как позволяет сравнивать фактические результаты деятельности организации с запланированными и выявить возможные расхождения. Заключительной функцией является координация, которая призвана внести изменения в управленческий процесс при расхождениях результатов и целей.

Рассмотренный пример компании МТС позволяет сделать вывод о практической значимости основных функций менеджмента. Основными рекомендациями для компании являются улучшение системы мотивации, более персональная коммуникация между территориальным менеджером и начальником сети офисов, а также координация поставленных целей с учетом специфика работы каждого офиса.

Библиография

Баркалов С.А., Золотарев В.Н., Половинкина А.И., Калинина Н.Ю. Менеджмент. Учебное пособие [Книга]. - Воронеж : Воронежский государственный архитектурно-строительный университет, 2008.

Виханский О. С. Наумов А. И. Менеджмент. Учебник [Книга]. - Москва : ИНФА-М, 2014.

Гвоздев Н.И., Древаль А.Н. Основы менеджмента [Книга]. - Томск : Издательство Томского политехнического университета, 2011.

Иванова Е. А. Теория менеджмента. Учебное пособие [Книга]. - Москва: Московский Государственный Университет Путей Сообщения, 2014.

Максимова И. Г. Менеджмент. Учебное пособие [Книга]. - Санкт-Петербург: Российский государственный гидрометеорологический университет, 2013.

МТС Информация о МТС [В Интернете] // МТС. - 2019 г.. - 11 02 2019 г.. - https://moskva.mts.ru/about/informaciya-o-mts/mts-v-rossii-i-v-mire/o-kompanii/informaciya-o-mts.

Удалов Ф.Е., Алехина О.Ф., Гапонова О.С. Основы менеджмента [Книга]. - Нижний Новгород : Нижегородский государственный университет им. Н.И. Лобачевского, 2013.

Ружанская Л.С. Котляревская И. В. Общий менеджмент [Книга]. - Екатеринбург : Издательство Уральского университета, 2017.

Хедоури Ф., Альберт М., Мескон М. Основы менеджмента. Третье издание [Книга]. - [б.м.] : М.: Дело, 2006