Транспортная доставка заказов

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Одной из основных целей автоматизации является решение насущной для российских компаний задачи анализа и совершенствования организации деятельности. Не секрет, что производительность труда в России, определяемая как валовый внутренний продукт на одного занятого в несколько раз меньше производительности труда в развитых странах. Другими словами, ту же самую работу, которую в российских компаниях выполняют несколько человек, в развитых выполняет один.

Интерес к автоматизированным системам учета вызван качественно новыми технологическими возможностями обработки управленческой информации, которые имеют прямое приложение для задач повышения экономической эффективности работы, повышение конкурентоспособности и рентабельности рынка, за счет использования информационных методов, позволяющих рационализировать управление ресурсами.

Актуальность данной работы объясняется тем, что единая информационная среда, в которой могли бы работать сотрудники транспортной компании, повысила бы эффективность их труда, сократила бы издержки компании. Помимо снижения трудозатрат, внедряемая система автоматизации, позволила бы получать руководству компании более точные сведения о ее функционировании, что позволило бы принимать более взвешенные решения о дальнейшем развитии компании.

Практическая значимость работа заключается в использовании комплексной системы автоматизации работы транспортной компании позволит упорядочить работу диспетчеров и руководителей, по контролю выполнения заявок, учету документов и получению различного вида отчетности, обеспечив работу в единой информационной базе. Разработанное программное обеспечение может быть использовано для автоматизации деятельности предприятий, занимающихся транспортными перевозками населения, где схема работы организации такая же или более простая, чем у исследуемого предприятия.

Целью работы является повышение эффективности управления предприятием путем автоматизации процесса транспортной доставки заказов.

Для реализации выпускной квалификационной работы были поставлены следующие задачи:

1. Провести анализ комплекса задач автоматизации;
2. Охарактеризовать документооборот, возникающий при решении задачи;
3. Обосновать проектные решения по информационному обеспечению;
4. Спроектировать и разработать информационную систему.

ГЛАВА 1. Аналитическая часть

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Одной из важных и в то же время сложных задач современного менеджмента является проектирование оптимальных бизнес-процессов и организационной структуры, которые способны реализовать стратегические цели организации.

Если возникает необходимость провести более глубокий анализ деятельности организации, то целесообразно разработать модель бизнес-процессов, которая является своего рода расширением организационно-функциональной модели.

Данная модель бизнес-процесса, в отличие от организационно-функциональной модели, показывает взаимосвязи между функциями, последовательность их выполнения, а также материальные и информационные потоки, имеющие место при функционировании организации, что в свою очередь делает возможным проведение более глубокого анализа и позволяет выявить узкие и неоптимальные участки бизнес-процесса, включая разрывы в материальных потоках и информации.

Для анализа понимания структуры и взаимосвязей автоматизируемых процессов необходимо построить структурно-функциональную модель, с помощью которой можно достаточно эффективно проанализировать узкие места в управлении и оптимизировать общую схему бизнеса.

Моделирование будем проводить с помощью стандарта IDEF0 в контексте AS-IS. Данная модель предназначена для описания существующих бизнес-процессов на предприятии.

IDEF0 Методология функционального моделирования, являющаяся составной частью SADT, позволяет наглядно и эффективно отобразить весь механизм деятельности предприятия в виде иерархической системы взаимосвязанных функций. Она позволит понять, какой результат последует из проводимой работы, какие объекты или информация служат необходимым набором для реализации процессов, что является управляющими факторами. Так же по средствам нотации IDEF0 можно выявить и недостатки бизнес-процессов, что является весьма ощутимой помощью входе анализа деятельности организации.

Контекстная диаграмма автоматизируемого процесса представлена на рисунке 1.1. На данном рисунке представлен нулевой уровень диаграммы, которая отражает смысл автоматизируемого бизнес-процесса. На ней видно какие данные являются входными и выходными, и по средствам каких исполнителей, и с учетом каких ограничений протекает процесс.

Рис. 1.1. Контекстная диаграмма процесса учёта транспортной доставки заказов

Декомпозиция процесса управления персоналом представлена на рисунке 1.2.

Рис. 1.2. Декомпозиция диаграммы процесса учёта транспортной доставки заказов

Далее приведены схемы нижних уровней разработанной контекстной диаграммы.

Рис. 1.3. Блок А1- Оформление заявки

Рис. 1.4. Блок А2 - Формирование маршрута

Рис. 1.5. Блок А3 - Оформление сопроводительных документов Рис. 1.6. Блок А4 - Выполнение заявки

По оценкам специалистов внедрение российскими компаниями современных технологий организации и управления бизнесом сможет повысить их производительность труда от двух и выше раз.

1.2. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Разрабатываемая автоматизированная система предназначена для автоматизации процесса учёта транспортной доставки заказов.

Высокая трудоёмкость обработки информации, низкая оперативность, дублирование потоков информации, несовершенство организации сбора и регистрации информации – факторы, негативно влияющие на процесс управления персоналом

Кроме того, необходимо учесть, что базовая технология была ручная. Она имела множество недостатков:

• высокие временные затраты на работу с информацией
• огромная доля рутинного труда сотрудников в процессе работы с документацией;
• необходимость привлечения большого числа сотрудников для решения всего комплекса задач;
• низкая оперативность;
• несовершенство организации сбора и регистрации информации;
• недостоверность получаемых результатов.

Оптимальным решением обозначенных выше проблем является автоматизация текущего процесса доставки заказов путём внедрения автоматизированной системы, которая позволит свести на нет ошибки ввода/заполнения данных, возможность утери документов и позволит в целом ускорить основные бизнес-процессы.

При этом система должна иметь все необходимые технологии и инструментарий для работы руководителей и специалистов всех уровней.

Проанализируем условия, при которых такая система будет работать эффективно.

Эффективность функционирования любой системы управления бизнес-процессами определяется ее вкладом в достижении организационных целей.

Управление эффективно настолько, насколько сотрудники организации используют свой потенциал для реализации стоящих перед ней целей и насколько эти цели являются достигнутыми. Утверждение этого положения является наиболее важным условием для создания эффективной системы управления транспортным предприятием.

Рассмотрим схему документооборота, которая представлена на рис.6.

Рис. 1.7. Схема документооборота

Проанализировав построенную выше схему документооборота, сформируем таблицу с показателями временных затрат на решение задачи управления персоналом без автоматизации (таблица 1)

Таблица 1

Показатели затрат на задачу без автоматизации

Аспект деятельности	Частота повторение в месяц	Количество занятых сотрудников	Временные затраты
Внесение данных о клиенте	50	1	1 час
Внесение данных по транспорту и водителям	5	1	0,5 часа
Оформление заявки на перевозку	120	1	1 час
Формирование маршрута	50	1	3 часа
Формирование отчёта по водителям	4	2	6 часов
Формирование отчёта по транспорту	4	2	12 часов
Формирование отчёта по заявкам	4	2	6 часов

Автоматизация задачи предположительно снизит затраты трудовые и экономические приблизительно в 3 раза, так как возрастет скорость и качество обслуживания.

ГЛАВА 2. Проектная часть

2.1. Характеристика разработанных справочников в среде 1С:Предприятие

Применительно к платформе 1С, разработка конфигурации означает создание прикладных объектов конфигурации (справочников, документов, регистров, отчетов и др.) с описанием их параметров и характеристик. Созданные объекты отражаются в дереве метаданных конфигурации.

Основным понятием при разработке прикладных решений в среде 1С является объект метаданных, именно в определении набора этих объектов и заключается проектирование конфигурации. Совокупность объектов метаданных различного типа определяет внутреннее строение базы данных и структуру хранящейся в ней информации.

Входная информация для решения задачи делится на условно-постоянную и оперативно-учетную. К условно-постоянной информации относятся данные из справочников, констант и перечислений, перечисленных в таблице 2.

Таблица 2

Наименование	Наименование реквизита	Тип поля	Длина поля	Прочее
Справочник. Транспорт	Код	строка	9
	Марка/ Модель	строка	30
	Тариф	число	8	Точн.-2
	Грузоподъёмность	число	8	Точн.-2
	Гос. номер	строка	9
Справочник. Водители	Код	строка	9
	ФИО	строка	30
	Стаж	дата
	Дата рождения	дата
Справочник. Пункты Назначения	Код	строка	9
	Наименование	строка	30
Справочник. Клиенты	Код	строка	9
	ФИО	строка	30
	Телефон	строка	15
Справочник. ВидыРабот	Код	строка	9
	Наименование	строка	30
Регистр Сведений. Расстояние	Пункт погрузки	Спр.Пункты Назначения	30	Измерение
	Пункт разгрузки	Спр.Пункты Назначения	30	Измерение
	Расстояние	число	8	Ресурс
Регистр Накопления Пробег транспорта	Транспорт	Спр. Транспорт		Измерение
	Заявки	Документ. Заявки		Измерение
	Пробег	число	8	Ресурс

1. Справочник «Водители» - содержит информацию о водителях, находящиеся в штате.

Рис. 2.1. Структура справочника «Водители».

Рис. 2.2. Форма списка справочника «Водители».

1. Справочник «Клиенты» - хранит информацию о клиентах.

Рис. 2.3. Структура справочника «Клиенты».

Рис. 2.4. Форма списка справочника «Клиенты».

1. Справочник «Пункты назначения»

Рис. 2.5. Структура справочника «Пункты назначения».

Рис. 2.6. Форма списка справочника «Пункты назначения».

1. Справочник «Транспорт» - хранит информацию о транспортных средствах предприятия.

Рис. 2.7. Структура справочника «Транспорт».

Рис. 2.8. Форма списка справочника «Транспорт».

1. Справочник «Виды груза» - хранит информацию о видах груза.

Рис. 2.9. Структура справочника «Виды груза».

Рис. 2.10. Форма списка справочника «Виды груза».

1. Регистр сведений «Расстояние между пунктами назначения»

Рис. 2.11. Структура регистра сведений «Расстояние между пунктами»

Рис. 2.12. Форма списка регистра сведений «Расстояние между пунктами»

1. Регистр накопления «Пробег транспорта»

Рис. 2.13. Структура регистра накопления «Пробега транспорта»

Рис. 2.14. Форма списка регистра накопления «Пробега транспорта»

2.2.1. Описание документов, необходимых для получения исходной информации

Оперативно-учётную информацию в проектируемой системе формируют данные из следующих документов:

1. Документ «Заявка на перевозку» - в данном документе менеджер по работе с клиентами оформляет заявку от клиента, указывая данные о пункте назначения и грузе.

Рис. 2.15. Структура документа «Заявка на перевозку»

Рис. 2.16. Форма документа «Заявка на перевозку»

1. Документ «Формирование маршрута» - заполняется диспетчером для группировки заявок по конкретному маршруту, водителю и автомобилю.

Рис. 2.17. Структура документа «Формирование маршрута»

Рис. 2.18. Форма документа «Формирование маршрута»

Данный документ формирует движения по регистру накопления «Пробег транспорта»

Рис. 2.19. Движения документа «Формирование маршрута»

2.2. Описание разработанных форм отчетов, необходимых для отражения результатов решения задачи

Разработанная система формирует следующие отчёты:

1. Отчёт по заявкам – отражает заявки клиентов на перевозку с группировкой во виду груза

Рис. 2.20. Форма отчёта «Отчёт по заявкам»

Отчёт формируется путём запроса к соответствующим документа «Заявка на перевозку».

Рис. 2.21. Запрос отчёта «Отчёт по заявкам»

1. Отчёт по транспорту – отражает заявки и пробег транспорта по заявке.

Рис. 2.22. Форма отчёта «Отчёт по транспорту»

Данный отчёт формируется путём запроса к регистру накопления «Данные по транспорту».

Рис. 2.23. Запрос отчёта «Отчёт по транспорту»

1. Отчёт по водителям – отражает стоимость перевозок с группировкой по водителям.

Рис. 2.24. Форма отчёта «Отчёт по водителям»

Данный отчёт формируется путём запроса к документу «Формирование маршрута».

Рис. 2.25. Запрос отчёта «Отчёт по водителям»

2.3. Контрольный пример реализации проекта в среде 1С:Предприятие и его описание

Рассмотрим работу разработанной системы. Для оформления заявки от клиента менеджер по работе с клиентами находит в соответствующем справочнике запись о клиенте. Если данных по клиенту нет, менеджеру по работе с клиентами необходимо создать новую запись, указав ФИО и контактный телефон клиента.

Рис. 2.26. Создание элемента справочника «Клиенты»

После чего перейти к оформлению заявки, выбрав раздел «Заявки на перевозку» и создав новый документ, заполнить все необходимые поля.

Рис. 2.27. Создание документа «Заявка на перевозку»

Для формирования маршрута, диспетчеру необходимо создать соответствующий документ с указанием транспорта, водителя, начального и конечного пункта назначения и заполнить список заявок

Рис. 2.28. Создание документа «Формирование маршрута»

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В результате проделанной работы была разработана информационная система для автоматизации процесса учёта транспортной доставки заказов.

В первой главе работы была дана характеристика предметной области, выбран комплекс задач для автоматизации, дана характеристика документообороту, возникающего при решении задачи и обоснованы проектные решения по информационному обеспечению

Вторая часть работы были описаны разработанные справочники, документы и отчёты, необходимые для отражения результатов решения задачи.

В заключении был продемонстрирован контрольный пример в разработанной системе.

Подведя итог, можно сказать о целесообразности автоматизации процесса учёта транспортной доставки заказов. Внедрение такой системы, несомненно, повысит эффективность основных показателей предприятия, поможет правильно оценить ситуацию, и вовремя принять необходимые решения.

Таким образом, цели и задачи, поставленные перед написанием курсовой работы, были успешно выполнены.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Джон, Д. Управление бизнес-процессами. Практическое руководство по успешной реализации проектов / Джон Джестон, Йохан Нелис М Символ-Плюс, 2008. – 365 с.
2. Диго, С.М. Проектирование и эксплуатация баз данных / С.М. Диго // Финансы и статистика. - 2005. – C. 147-151
3. Информационные технологии управления: Учебник / Б.В. Черников. - 2-e изд., перераб. и доп. - М.: ИД ФОРУМ: НИЦ Инфра-М, 2013. - 368 с.
4. Черемных С.В. Моделирование и анализ систем. IDEF-технологии: практикум / С.В.Черемных [и др.]. – М.: Финансы и статистика, 2006. – 192 с.
5. Информационные технологии управления: Учебное пособие / В.С. Провалов. - М.: Флинта: МПСИ, 2008. - 376 с.
6. Устинова Г. М. Информационные системы/ Учебное пособие. – СПб: Издательство «ДиаСофт ЮП», 2010. – 368 с.
7. Википедия. 1С Предприятие [Электронный ресурс]. URL: http://ru.wikipedia.org/wiki/1С:Предприятие (дата обращения 21.03.2014).
8. Радченко М.Г. 1С:Предприятие 8.1. Практическое пособие разработчика. Примеры и типовые приемы – М.:Питер, 1С-Паблишинг, 2007. – 512 с.