Документационное обеспечение управления

Содержание:

Введение

Развитие  общества, рыночных отношений сопровождается созданием огромного объема различных  видов документов, появлением новых  носителей информации, способов ее записи, хранения и поиска. Требуется  быстрота принятия решений, что напрямую зависит от правильно организованного  документооборота, от применяемых технологий и техники. Поэтому организации  стараются автоматизировать процесс  делопроизводства.

По оценкам Siemens Business Services, до 80% своего рабочего времени руководитель тратит на работу с информацией, до 30% рабочего времени сотрудников уходит на создание, поиск, согласование и отправку документов, каждый внутренний документ копируется в среднем до 20 раз и до 6% корпоративных документов безвозвратно теряется. Очевидно, что эффективность работы организации в целом в значительной степени зависит от качества управления бизнес-процессами и документооборотом. Системы электронного документооборота (СЭД) давно стали решением этой проблемы для крупных коммерческих организаций и органов государственной власти, однако средний и малый бизнес долгое время находился «без присмотра» соответствующих производителей. В последнее время ситуация стала меняться в лучшую сторону. Если прежде в автоматизации документооборота у нас были замечены лишь крупные предприятия и государственные структуры, то сегодня в этот процесс всё больше вовлекаются средние компании и даже небольшие фирмы. Современные СЭД уже дают ощутимый экономический эффект на предприятиях различного масштаба.

Система электронного документооборота(СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Российский рынок систем электронного документооборота в денежном выражении в настоящее время оценивается экспертами в 170 млн. долларов и отличается высокими темпами роста — от 25 до 40 процентов в год, по различным оценкам. Это делает его очень привлекательным, в том числе для мощных зарубежных компаний, поэтому положение в отрасли легко может измениться.

1. Основные принципы и классификация систем электронного документооборота

Основные принципы электронного документооборота

• Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.
• Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
• Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
• Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
• Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
• Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Классификация систем электронного документооборота

1. Универсальные «коробочные» СЭДО:
   • стандартный набор функций;
   • невозможность полного соответствия потребностям конкретной организации;
   • низкие временные затраты на приобретение и установку;
   • относительно низкая стоимость;
   • необходимость приобретения лицензии на каждое внедряемое рабочее место.
2. Индивидуально разрабатываемые СЭДО:
   • максимально персонифицированная система;
   • большие временные затраты;
   • высокая стоимость разработки;
   • сопутствующие расходы: затраты на обучение сотрудников, покупку нового оборудования и программного обеспечения.
3. Комбинированные СЭДО:
   • базовая платформа, к которой разрабатываются необходимые дополнительные модули;
   • полное соответствие нуждам предприятия;
   • небольшие временные затраты на разработку и внедрение;
   • стоимость включает: цену базовой платформы и стоимость индивидуальной доработки, зависящей от сложности заказа;
   • передача заказчику прав на продукт;
   • простота освоения и использования;
   • полная локализация;
   • удобный интерфейс;
   • взаимодействие с существующими офисными приложениями.

Общая информация о системе Directum

DIRECTUM – это современная многофункциональная система электронного документооборота, обеспечивающая эффективное взаимодействие между всеми сотрудниками и ориентированная на качественную модернизацию рабочей деятельности компании в целом. Благодаря системе DIRECTUM традиционное делопроизводство на бумаге органично переводится в электронный документооборот, где каждый документ проходит через полный цикл управления в соответствии с концепцией ECM (Enterprise Content Management).Сложная многоуровневая архитектура и продуманное техническое оснащение обеспечивают широкие возможности при работе в системе DIRECTUM. Главный функциональный блок архитектуры DIRECTUM – объемное хранилище информации СУБД, определяющее задачи для всех модулей системы. Реализация интерфейса рабочих служб и клиентов (приложений) для работы в системе DIRECTUM осуществляется с помощью блока IS-Builder Runtime Environment. Управление системой базируется на работе нескольких аппаратно-программных служб, каждая из которых выполняет свою конкретную задачу: так, служба DIRECTUM Storage Services отвечает за архивы электронных документов, а служба workflow обеспечивает четкую организацию и эффективный контроль всех бизнес-процессов – от согласования документов до поддержки сложного цикла продаж. Таким образом, архитектура системы DIRECTUM обеспечивает ее органичную интеграцию, открытость для различных приложений (благодаря работе на базе современных аппаратных и программных технологий), возможность модернизации в соответствии с индивидуальными требованиями компании, а также надежность и безопасность деловых коммуникаций с коллегами, клиентами и бизнес-партнерами.

Состав и интерфейс Directum

Состав Directum

• Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, рисунки Microsoft Visio, CorelDraw, видео и пр.); поддержка версий документов и ЭЦП; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами; полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.
• Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях их жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жёстких маршрутов (workflow).
• Управление договорами. Организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т. д.).
• Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.[4]
• Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ; ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации; рассылка и контроль местонахождения бумажных документов; организация обмена электронными документами с ЭЦП с другими организациями.
• Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.)

Интерфейс Directum

Интерфейсы всех режимов работы в системе Directum унифицированы, можно настроить правила обработки документов и заданий. В режиме замещения система сохраняет свою информативность. Работа с файлами возможна онлайн. Распределяются права доступа к отдельному файлу, каждый из них атрибутивно описывается. Также можно отметить прозрачность процессов документооборота. Задания добавляются в календарь MS Outlook. Плюсом системы являются настраиваемые поисковые шаблоны и удобные механизмы фильтрации по колонкам списков.

Но есть и ряд недостатков: отсутствует возможность постраничного вывода элементов (в Win32). Минимальны настройки визуальных эффектов. Нельзя локализовать названия реквизитов на различных языках. Размер карточки нельзя изменить. При создании ссылок между электронными документами нельзя внести комментарии для описания связи. Интерфейс перегружен.

Компоненты

Возможности системы DIRECTUM могут быть расширены следующими компонентами:

• Предметно-ориентированный инструмент разработки IS-Builder. Модификация и разработка новых карточек электронных документов, справочников, отчетов, блоков типовых маршрутов; встроенный язык программирования ISBL; интеграция с другими системами.
• Службы файловых хранилищ (DIRECTUM Storage Services). Управление хранением большого объёма данных в единой системе; архивное хранение документов; работа с медиа-данными; настройка политик хранения, обеспечивающих автоматическое перемещение данных по хранилищам.
• Сервер веб-доступа. Работа с электронными документами, задачами, заданиям через веб-браузер.
• Расширения для SharePoint. Набор готовых веб-частей и интеграционных механизмов, обеспечивающих доступ к данным DIRECTUM из портала на базе Microsoft SharePoint.
• Сервер репликации. Создание территориально-распределенных систем, обменивающихся данными в режиме off-line; иерархическая система вторичных серверов; настраиваемый состав реплицируемых данных.
• DIRECTUM OverDoc. Просмотр, редактирование и подписание документов ЭЦП вне системы DIRECTUM для обмена между разными организациями; распространяется бесплатно.
• Технология быстрой идентификации документа DIRECTUM RapID. Основанные на использовании штрих-кода маркировка и поиск документа, обеспечивающие быстрый доступ к электроному документу по его бумажной копии.
• Службы ввода документов (DIRECTUM Capture Services). Массовый ввод документов в DIRECTUM с различных источников (сканеры, МФУ, файловая система, факсы, электронная почта и т. д.).
• Службы преобразования документов (DIRECTUM Transformation Services). Преобразование документов в другие форматы, извлечение из документов полезной информации.
• Набор средств интеграции (DIRECTUM Integration Toolset). Интеграция с ERP-системами: двухсторонняя синхронизация справочников, включение объектов системы в workflow, генерация документов и доступ к ним из ERP-системы.

Преимущства и недостатки Directum

Преимущества

В основе преимуществ системы DIRECTUM лежит понимание потребностей клиентов. Система сочетает в себе широкую функциональность и простые принципы работы.

• Развитое управление контентом с полноценной поддержкой жизненного цикла, вводом документов из различных источников, преобразованием и хранением документов в различных форматах.
• Наличие средства, упрощающего идентификацию и поиск бумажных документов.
• Наличие бизнес-ориентированного механизма workflow и редактора схем типовых маршрутов, позволяющего моделировать сложные бизнес-маршруты.
• Возможность создания и управления в единой системе хранилищами документов практически неограниченного объёма для разного вида контента на протяжении всего жизненного цикла документов.
• Расширенная функциональность системы благодаря наличию модулей Управление совещаниями, Управление договорами и Управление взаимодействием с клиентами.
• Наличие отработанной технологии внедрения электронного документооборота в различных организациях и библиотеки готовых решений.
• Наличие крупных проектов внедрения федерального и международного уровня 
• Возможность организации территориально-распределенной работы в режиме off-line с поддержкой иерархической структуры серверов.
• Наличие трех способов работы пользователей с системой: через desktop-клиент, через веб-клиент (с помощью веб-браузера) и через мобильное приложение
• Высокая масштабируемость системы, обеспечивающая работу десятков тысяч пользователей и хранение миллионов различных документов.
• Соответствие российский стандартам и нормам делопроизводства и управления (ГСДОУ).

Недостатки

• Зависимость от платформ Microsoft.
• Использование собственного (проприетарного) языка программирования ISBL.

Клиенты Directum

Среди клиентов DIRECTUM: ОАО «Саратовский нефтеперерабатывающий завод», ОАО «Каустик», ООО «Газпром Трансгаз Чайковcкий», ОАО «Гипрогазцентр», ОАО «Варьеганнефтегаз», ЗАО «Сургутнефтегазбанк», ОАО «АКИБАНК», ГП «Краснокамская бумажная фабрика «ГОЗНАК», ЗАО АКБ «НОВИКОМБАНК», ОАО «Галоген».

Стоимость.

Базовые компоненты (включает управление документами и деловыми процессами)

Заключение

В данной работе мы ознакомились с понятием системы электронного документооборота.Для демонстрации возможностей современных систем электронного документооборота, в качестве примера нами была выбрана  популярная СЭД DIRECTUM. На ее примере, мы рассмотрели ключевые показатели качества электронного документооборота, особенностями, которыми должны обладать современные системы электронного документооборота, интерфейс, состав,а также преимущества и недостатки, узнали клиентов и стоимость данной системы. Не возникает сомнений, что в современных условиях информационного  общества, перед каждой организацией остро становиться вопрос об обеспечении  единого информационного пространства для работы с документами.

С  позиции пользователя, хорошая система электронного документооборота должна быть:

многофункциональной;

удобной;

легкой в освоении:

стабильной;

надежной;

быстрой.

Очевидно, что эффективность  работы организации в целом в  значительной степени зависит от качества управления бизнес-процессами и документооборотом.

Таким образом, мы можем сделать  вывод, что для того, чтобы развиваться, каждая организация в тот или  иной момент будет переводить свой документооборот в электронный  вид. Вместе с тем, получая все  большие возможности для развития и улучшения деятельности.

В эпоху электронного бизнеса  преуспеют только те предприятия, которые  смогут наиболее эффективно управлять  своей корпоративной информацией. 

Список литературы

• 1. Смирнова Г. Н. Электронные системы управления документооборотом
  2. Майкл Дж. Д. Саттон. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения.
  3. Независимый портал о СЭД - www.doc-online.ru
  4. Официальный сайт разработчика СЭД Directum - www.directum.ru
  5. Свободная энциклопедия http://ru.wikipedia.org