Документооборот в управлении

Содержание:

Введение

     Документирование - это создание документа с использованием различных методов, способов и средств  фиксирования информации на материальном носителе.

     Метод документирования - это прием или совокупность приемов фиксирования информации на материальном носителе с помощью знаковых систем (характер кодов языков, знаковые системы и т.д.).

     Способ  документирования - это действие или  совокупность действий, применяемых при записи информации на материальном носителе (высекание, резьба, окрашивание, перфорирование, фотохимический, электромагнитный, оптический, механический, ручной и другие способы документирования).

     Возникшее на базе греческого, латинское письмо послужило основой для большинства современных систем письма. В XII-XIII вв. славяне также заимствовали греческое письмо. С конца IX в. существовало два письма - глаголица и кириллица, отличающиеся формой букв. Затем в X-XI вв. в Киевской Руси кириллица вытесняет глаголицу. В XVIII в. появляется скоропись, а в XIX-начале XX в. - гражданское письмо, или гражданский шрифт, т.е. современное письмо. Шрифт - гражданская форма знаков определенной системы письма. В зависимости от техники исполнения различают рукописный, рисованный, гравированный, наборный шрифт. Алфавитное письмо часто называют словесным или вербальным.

     Цель  работы – рассмотреть методы и способы документирования, а так же возникновение и развитие отечественного делопроизводства.

     Задачей работы является изучение специальной литературы для достижения цели работы.  

Методы и способы  документирования

     Методами  документирования определяется специфика  знаковой системы записи информации на носителе. Способы, средства и инструменты  создания документа в своей совокупности являются основой видового многообразия документов.

     Непременным условием процесса документирования является кодирование информации. Кодирование  информации - это специально выработанная система приемов (правил) фиксирования информации.

     Основными атрибутами кодирования являются код, знак, язык, с помощью которых информация фиксируется и передается в пространстве и времени.

     Код - это набор знаков, упорядоченных  в соответствии с определенными  правилами того или иного языка, для передачи информации.

     Знак - это метка, предмет, которым обозначается что-нибудь (буква, цифра, отверстие). Знак вместе с его значением называют символом.

     Язык - это сложная система символов, каждый из которых имеет определенное значение. Языковые символы, будучи общепринятыми и соответственно общепонятными в пределах данного сообщества, в процессе речи комбинируются друг с другом, порождая разнообразные по своему содержанию сообщения.

     Код, знак и язык позволяют передавать информацию в символическом виде, удобном для ее кодирования и декодирования.

     Документ  содержит социальную информацию, выраженную в знаковой форме. Знаковость - один из основных его признаков. Документ - это оформленное в виде совокупности последовательных знаков информационное сообщение. Знаки могут быть в  форме букв, отверстий, точек, линий, цифр и т.д. От формы знаков и способов их нанесения во многом зависят уровень представления и восприятия информации, степень использования документов, компактность их хранения.

     Знаковые  системы, как уже говорилось, могут  быть естественными (естественные, или натуральные языки) и искусственными (машинные, нформационные языки, языки-посредники при машинном переводе).

     В широком смысле знак - это любое физическое явление, имеющее общепринятую или субъективную интерпретацию, которая обычно зависит от окружающей среды.

     В документоведении знак - материальный, чувственно воспринимаемый предмет (явление или действие), выступающий в качестве представителя другого предмета, свойства или отношения и используемый для фиксирования, приобретения, хранения, переработки и передачи сообщений (информации, знаний). Знак является своеобразным "атомом" социальной информации. Сообщение может состоять из одного или совокупности знаков. Но сообщения менее одного знака быть не может, ибо оно не будет иметь содержания.

     Знак  обладает следующими основными свойствами:

• имеет материальное выражение;
• обладает значением;
• информирует о чем-то отличном от него;
• используется для передачи информации;
• функционирует в определенной знаковой ситуации.

     Знак  имеет внешнюю и внутреннюю структурные стороны. Внешняя сторона - это материальная оболочка знака. Предмет, который выступает в роли знака, обязательно обладает определенной формой, чтобы быть воспринимаемым, способным фиксировать и передавать информацию в пространстве и времени. Жест, свет светофора, морской флажный код, звук речи не могут служить знаками для документа. Документоведение связано лишь с фиксированными знаками, полученными письменным или иным способом. Внутренняя сторона знака - это его значение. Этим он отличается от других материальных знаков.

     Между знаком и обозначаемым предметом, как правило, нет сходства. Связь между знаком и предметом  осуществляет человек. Люди в большинстве  случаев условливаются в применении тех или иных знаков и знаковых систем. Знак используется для передачи и хранения информации, служит средством коммуникации. Поэтому значения знаков должны быть понятны всем участникам коммуникационного процесса. Пока знаки не поняты (не расшифрованы) реципиентом, сообщение не может быть воспринято, а значит, документ не может выполнить свою сущностную функцию - быть источником информации и средством коммуникации. Знак существует в определенной знаковой системе. Будучи извлеченным из нее, он может потерять или поменять свое значение.

     Различают знаки языковые и неязыковые. Знак языковой - единица языка (морфема, слово, словосочетание, предложение), которая служит для обозначения предметов или явлений действительности, а также отношений между элементами языка в тексте. Знак языковой двусторонен, он состоит из обозначающего и обозначаемого. Неязыковые знаки также способны служить средством обмена документной информацией между людьми (символы, товарные знаки, музейные экспонаты, фотографии, исторические реликвии, включая орудия труда, архитектурные памятники).

     Чаще  всего среди неязыковых знаков используются знаки-изображения существующих или  условных объектов, содержащие их схематичное  обозначение. Они делятся на знаки-"пикчеры", эмблемные и вещественные.

     Знаки-"пикчеры" (англ, picture - картина, рисунок, кинофильм, кадр фильма) - это произведения живописи, в том числе графики, художественной вышивки, художественной резьбы по дереву, металлу, фотографии (включая кинофильмы). Их принято называть иконическими (т.е. знаками-изображениями).

     Эмблемные знаки - разнообразная эмблематика (военная, спортивная, торгово-фирменная, геральдическая, мифологическая, дорожная и т.д.).

     Знаки вещественные (трехмерные) - это скульптура, макеты, модели выставок, музеев и т.д. Среди них - разнообразная (в большинстве - обрядовая) вещественная символика, означающая разные понятия (хлеб и соль - знак приветствия и дружбы, кольцо на четвертом пальце - человек женат). Функция и значение знака придаются отдельным предметам в конкретной ситуации (хлеб на столе вне обряда встречи дорогих гостей не фиксирует никакой социальной информации).

     Форма знака-символа может быть различной. Одни из них подобны изображаемому, другие носят целевой характер и  не похожи на отображенный предмет  или явление. Первые создаются путем  более или менее точного копирования реальных объектов или явлений. Они несут иконические неязыковые знаки, подобные по форме обозначаемым объектам (рисунки, фотографии, кинофильмы, диапозитивы, видеофильмы). В отличие от иконического, знак-символ не обязан иметь сходства с тем предметом или явлением, которое он обозначает. Для того чтобы понять (расшифровать) информацию, человек должен заранее заучить значение знака. К документам, использующим языковые знаки относятся вербальные (словесные) документы (книги, брошюры, журналы, газеты, бюллетени и т.д.) и идеографические документы (географические карты, ноты, чертежи).

     Письмо - знаковая система фиксации речи, позволяющая с помощью начертательных (графических) элементов передавать речевую информацию на расстоянии и закреплять ее во времени.

     Знаковая  система обладает определенными  свойствами:

• знаки связаны в ней между собой определенными правилами грамматики;
• новые знаки вводятся в систему не произвольно, а на основе правил;
• значение знака в системе зависит не только от него самого, а от его места в системе;
• система состоит из конечного (хотя и не всегда постоянного) числа элементов (знаков), из которых может быть составлен словарь;
• осуществим перевод (замена) одной знаковой системы на другую;
• знаки фиксируются одним или несколькими способами.

     Система письма характеризуется постоянным составом знаков, причем каждый знак передает либо целое слово, либо последовательность звуков, либо отдельный звук речи. Система  письма тесно связана с письменностью.

     Письменность - совокупность письменных приемов фиксирования и передачи информации, включающих понятие графики, алфавита и орфографии какого-либо языка или группы языков, объединенных одной системой письма или одним алфавитом. В этом смысле можно говорить о русской, английской, арабской письменности и т.д.

     Первоначально для передачи информации использовали простые знаки письма: рисуночное, пиктографическое письмо, биржи, зарубки, вампумы, ки-пу и т.д. Вампумы (индийское wampum, сокр. от wampumpead - нити с нанизанными на них раковинами) - разновидность так называемого предметного письма у северо-американских индейцев (ирокезов, гуранов и др.). Представляет собой пояс, сплетенный из нитей, унизанных раковинами. Количество, цвет и взаиморасположение раковин имеют символическое значение. Иногда на вампумы наносились рисунки, уточняющие содержание, часто они выполняли функцию денег. Кипу - комбинации узлов и сплетений шнуров.

     Первоначальной  формой письма было рисуночное письмо, которым пользовался доисторический человек. Рисуночное письмо передавало более или менее схематичными рисунками конкретные предметы. Из рисуночного кода примерно в середине IV в. до н.э. развилось пиктографическое письмо.

     Пиктография (лат. pictus - рисованный, живописный, греч. grapho - пишу) - древнейший вид письма, письмо руками. Условными рисунками изображали не только предметы, но и действия, события, т.е. целое сообщение. Для пиктографии не нужен алфавит, т.е. набор определенных знаков, необходимо только изображать предметы и ситуации (например, человека, лодку, охоту и т.д.). "Читающий" пиктограмму не связан какими-либо правилами чтения (как, например, в буквенном письме), он должен лишь правильно опознать изображения. Некоторые виды пиктографии используются и в наши дни. Например, на вывесках: изображены ботинки - значит, здесь чинят обувь. Иногда пиктограммы рассчитаны на людей, не знающих языка: например, в гостиницах для иностранцев у кнопок звонков в номере - изображение уборщицы, официанта и т.д. Пиктографическое письмо встречается у народов, не имеющих собственной письменности.

     Поскольку посредством пиктографического  письма нельзя выразить абстрактные  понятия и мысли, на более высоком  уровне развития общества возникла потребность  в новом типе письма - идеографическом. В идеографическом письме знак-рисунок постепенно превращается в "знак-идею" (идеограмму). В этом случае он означает уже не сам изображаемый конкретный предмет, а ассоциируемое с ним обобщенное понятие. Например, круг с расходящимися лучами означает уже не "солнце", а "жару", "тепло", "горячий" или "теплый". Старец, опирающийся на палку, означает старость и т.п.

     Разновидностью  идеографического является иероглифическое письмо, используемое с конца IV в. до н.э. Иероглиф - условный изобразительно-образный графический знак идеографического письма, обозначающий слова (понятие), слоги и звуки. Термин "иероглифический" применяется и по отношению к знакам других систем письма. Так, иероглифами называют знаки древнейшего (II в. до н.э.) и современного китайского и японского письма, знаки не клинописной, а изобразительной разновидности хеттского письма (II-I в. до н.э.) и т.д. Знак в идеографическом письме превращается в образ-символ. Он становится более обобщенным, схематичным. Образ-символ - это переходная ступень от безусловного изображения к условному знаку. Однако знаки идеографического письма - идеограммы, иероглифы - не могли служить для графического изображения звуков речи.

Изучением развития методов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина-документирование:

• Описательные способы фиксации и передачи информации.
• Текстовый документ.
• Смайлики пишу.
• Логографических письменной форме.
• Написание слогов.
• Появление фуриганы (букв) письма.
• График развития русского характера.
• Сокращенная форма.

Техническая документация. Машиночитаемый текст - это документ, который требует использования специально разработанных технических средств.

Фотодокумент. Фотодокумент - это документ изображения, созданный с помощью метода фото.

Кинодокументация. Документ фильма-это визуальный или аудиовизуальный документ, созданный как фильм .

Это хорошая книга. Фонодокумент - это документ, содержащий звуковую информацию, записанную любой системой записи.

Основные правила создания и обработки документов

Основные правила составления и оформления распорядительных документов, закрепленные в действующем российском государственном нормативно-методическом документе - это основа для уточнения правил работы с документами каждой организации.

На основании законодательных, нормативных и методических документов каждое учреждение устанавливает свои требования к работе с документами устава (правилами), регламентами, правилами и инструкциями. Они устанавливают определенные правила для документации.

К документам, используемым в управленческой деятельности, независимо от способа документирования или типа носителя применяются следующие основные требования:

• Гарантия юридической силы документа;
• Подготовка условий для скорейшего оформления документов;
• Возможность быстрого поиска;
• Возможность использовать организационные инструменты для создания, копирования и обработки документов.

Действующие государственные нормативные акты и техническая документация также призваны обеспечить внешний вид качественного документа. Для этого необходима разумная компоновка в поле документа содержания рекомендаций, в том числе стандартов стандартов.

Среди различных систем управленческой документации, которые используются для документирования различных управленческих действий, содержащиеся в ней документы используются учреждениями всех уровней управления, видов деятельности и форм собственности.

Система организационно-распорядительных документов имеет набор реквизитов, включающий 29 наименований.

Состав реквизитов

01-Государственный герб Российской Федерации; 02-герб субъекта Российской Федерации; 03-эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04-код организации; 05-код формы документа; 06-наименование организации; 07-справочные данные об организации; 08-наименование вида организации; 09-дата документа; 10-регистрационный номер документа; 11-ссылка на регистрационный номер и дату документа; 12-место составления или издания документа; 13-гриф ограничения доступа к документу; 14-адресат; 15-гриф утверждения документа;

16-резолюция; 17-заголовок к тексту; 18-отметка о контроле; 19-текст документа; 20-отметка о наличии приложения; 21-подпись; 22-гриф согласования документа; 23-визы согласования документа; 24-печать; 25-отметка о заверении копии; 26-отметка об исполнителе; 27-отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 28-отметка о поступлении документа в организацию; 29-идентификатор электронной копии документа.

Это максимальный список сведений, которые используются для создания и запуска документов, составляющих эту систему. Перечень реквизитов ГОСТ Р6. 30-97 составляется с учетом необходимости придания документу юридической силы, его идентификации. Эта цель предусмотрена банковскими реквизитами 01-10, 15, 21-24.

Банковские реквизиты 11, 13, 14, 16-18, 20, 25-29 предназначен для поиска документов и записи "проходов" через аппарат управления. Соблюдение требований ГОСТ6. 30-97 позволяет зафиксировать в документе делопроизводственную работу, которая была проделана при оформлении документа, контроле за его исполнением, снятии с контроля и дальнейшем хранении.

Пункт 19 "текст документа" передает основное содержание документа. Каждый документ определенного типа содержит свой собственный набор реквизитов (обязательных элементов).

Государственные стандарты уточняют расположение каждой детали документа, а при работе с документами аппарат Управления "назначается" подробно в соответствии с традицией порядка погрузки и погрузки их.

Заключение

В России современные требования к оформлению организационно-распорядительных (распорядительных) документов закреплены государственным стандартом (ГОСТ Р6. 30-2003 "единая система документооборота"). Система организационно-управленческих документов. Требования к форме, в том числе к форме документа с изображением Государственного герба Российской Федерации;реквизиты документа;требования к оформлению реквизитов документа.

При создании документа в программном средстве компьютера, использующем текстовые редакторы, существует заметное различие.

Источники:

1)https://natalibrilenova.ru/sposobyi-dokumentirovaniya-i-ih-razvitie/

2)https://otherreferats.allbest.ru/management/00467184_0.html

3)https://stud-wiki.turbopages.org/stud.wiki/s/management/3c0a65625b3ad69b5c53a88421206c27_0.html

4)https://ru.essays.club/Прикладные-науки/Делопроизводство/Средства-документирования-228592.html