ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ КОНТЕНТА, ПОРЯДОК ЕЕ ПРОВЕДЕНИЯ
Содержание:
Введение
Огромная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются.
Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение нескольких лет. Например, информация о гражданах, их работе, учёбе и т.п. имеет социальное значение и должна храниться на всём протяжении жизни человека.
И, наконец, определенная группа документов содержит информацию, ценную в научных и практических целях. Такие документы должны храниться всегда.
Хранить абсолютно все такие документы нецелесообразно и экономически невыгодно, т.к. для этого нужны специальные помещения и денег на это уйдёт немало. Поэтому и проводится экспертиза ценности документов - определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов "с целью отбора документов на государственное хранение или установления сроков их хранения на основе принятых критериев".
Определение
Сначала поподробнее разберем что такое «экспертиза ценности документа»:
Экспертиза ценности документа – это подробное изучение состава и содержания бумаги определенного учреждения. Выводы о степени важности бумаг делаются специальной комиссией на основании заранее принятых критериев. Целью подобной экспертизы служит определение сроков содержания бумаг и отбора конкретных экземпляров на дальнейшее архивное хранение.
Экспертиза ценности в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, а также при подготовке дел к последующему хранению и при выделении дел на уничтожение. Ценность различных документов, как для организаций, так и для государства в целом, неравнозначна. Она зависит от многих факторов. Так, часть документов содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи, она и будет являться разовой.
Документы содержат ценную информацию о политической, научной или культурной жизни общества, развитии государства, работе государственного аппарата и т. д. Такие документы могут служить источниками для изучения различных областей государственной и общественной жизни. Это определяет необходимость их постоянного хранения в государственных архивах Российской Федерации. Таким образом, необходимость хранения документов и сроки хранения определяются, прежде всего, важностью информации, заключенной в них, что вполне предсказуемо.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов, их отбора на хранение и уничтожение в учреждении расплодилась куча всяких комиссий. Сначала создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, центральных органах общественных организаций для отбора и передачи документов на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи подведомственным организациям создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).
ЦЭК и ЭК – совещательные органы. Они работают в постоянном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, от которого получают указания организационно-методического характера.
Проведение экспертизы ценности документов
Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений при участии сотрудников ведомственного архива. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле. Не только на основе заголовков дел, а путем прочтения каждого листа этих документов определяется их научная и практическая ценность и соответствующие сроки хранения.
В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:
- постоянного хранения в государственных архивах;
- временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);
- временного хранения (до 10 лет);
- подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
В ведомственный архив передаются файлы постоянного и временного (более 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача происходит только по товарно-материальным запасам. Случаи временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационного обеспечения или в структурных подразделениях и по истечении срока хранения подлежат уничтожению.
После утверждения описей на постоянное хранение архивное учреждение разрешает учреждению уничтожать документы с временными сроками хранения. Уничтожение документов оформляется актами. Акт о выделении на уничтожение документов и дел подписывается председателем и членами исполкома, утверждает руководитель учреждения.
Этапы проведения ЭЦД
Первый этап экспертизы ценности документов проводится в текущем делопроизводстве в процессе формирования дел.
В течение года весь комплекс дел минувшего года должен находиться в структурном подразделении, так как эти документы могут быть нужны в процессе деятельности организации. В это же время в структурных подразделениях проводится подготовка дел к последующему хранению в архиве, то есть второй этап экспертизы ценности документов.
Сдача дел в архив организации проводится не позднее чем через 3 года после окончания их делопроизводством. Экспертизе ценности подлежит весь комплекс документов, образовавшихся в деятельности организации. Методика проведения первого этапа экспертизы ценности требует начинать изучение документов с ведущих структурных подразделений, а в пределах каждого структурного подразделения – с дела № 1 по номенклатуре, то есть с вопросов руководства, планирования, финансирования, контроля работы организации, деятельности подведомственных организаций, результатов этой работы и так по накатанной. Только при такой последовательности можно изучить полный комплекс документов.
Второй этап экспертизы ценности начинается в структурных подразделениях с разделения годового комплекса дел на группы по срокам хранения: постоянного, длительного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет включительно).
Ответственный момент экспертизы – выявление документов, содержащих повторяющуюся информацию. На постоянное хранение оставляют документы, содержащие наиболее полную информацию.
Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовка дела. Необходимо все дела постоянного хранения и с отметкой ЭПК просмотреть-полистать в целях выявления и изъятия, ошибочно попавших в дело малоценных документов. Такие документы нужно выделить к уничтожению или обосновать их хранение.
В ходе изучения дел изымаются ошибочно оставленные в делах черновики, дублетные экземпляры.
Определенную группу составляют дела с отметкой ЭПК, так как в процессе экспертизы будет решаться вопрос о сроках их хранения. Дела с отметкой ЭПК, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. Окончательное решение по результатам экспертизы принимает ЭК или ЦЭК организации.
Сортировка документов в результате экспертизы
Пока не проведена проверка, уничтожение документов учреждения запрещается. Результатом станет сортировка: часть из бумаг будет уничтожена, сожжена, за ненадобностью, другая часть, необходимая для работы, останется в офисе, а третья будет передана на внеофисное хранение.
При проведении экспертизы ценности документов следует руководствоваться перечнем, в котором указаны принятые на территории РФ сроки хранения тех или иных бумаг. Кроме того, в качестве руководства к действиям должны служить федеральные законы и другие нормативно-правовые акты, среди которых важное место занимают решения ЦЕПК Федерального архивного агентства.
Установленные упомянутыми документами сроки хранения являются обязательными для всех организаций и учреждений как государственных, так и негосударственных, независимо от их формы собственности.
Заключение
После утверждения описей на дела постоянного хранения архивное учреждение разрешает учреждению уничтожить документы с временными сроками хранения. Уничтожение документов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены ЭК, утверждает руководитель учреждения.
Список литературы
1 |
Непогода А.В., Семченко П.А. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации. М.: Омега-Л, 2009 |
2 |
Березина Н.М., Лысенко Л.М., Воронцова Е.П. «Современное делопроизводство» 3-е изд.- СПб. ПИТЕР, 2007 |
3 |
http://www.edou.ru |
4 |
http://document-ved.ru |
5 |
Замыцкова О. И., Басаков М. И. Делопроизводство (документационное обеспечение управлением). М.: Омега-Л, 2006 |
6 |
Басаков М. И. Современное делопроизводство. Ростов-на-Дону: Феникс, 2007 |
- Школы дизайна
- Основы производственного мастерства ( ФОРМАТЫ БУМАГ И КРИТЕРИИ ИХ ВЫБОРА В ПОЛИГРАФИЧЕСКОМ ПРОИЗВОДСТВЕ)
- The number of people who at risk of serious health problems due to being overweight is increasing. What is the reason for the growth of overweight people in society? How can this problem be solved?
- Особенности перевода текстов официально-делового и научного стилей (Перевод официально-деловых текстов.)
- Практикум по культуре речевого общения (первый иностранный язык)
- Видо-временные формы группы Perfect (Meaning of Perfect Forms)
- по дисциплине «Организационное поведение» «Современные типы организационных структур предприятий»
- Методы обеспечения информационной безопасности
- ВИДЫ ВЕРСТКИ
- АРХИТЕКТУРА И ОСНОВНЫЕ КОМПОНЕНТЫ ЕСМ-СИСТЕМ
- ДЕЙСТВИЕ ШУМА, УЛЬТРА- И ИНФРАЗВУКА НА ОРГАНИЗМ ЧЕЛОВЕКА В БЫТУ. ОСНОВНЫЕ МЕТОДЫ ЗАЩИТЫ.
- Определение информации и информатизации