Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Электронный архив Этлас (ЧТО ДАЕТ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА ЭТЛАС)

Содержание:

Введение

Электронный архив ЭТЛАС - современное, удобное и эффективное средство организации надежного централизованного хранения всех документов компании и регулируемого доступа к ним. Электронный архив ЭТЛАС может использоваться как для ведения классического архивного дела, так и в качестве основного средства автоматизации работы со всеми документами организации. Наш продукт без труда адаптируется к любым задачам.

Система позволяет создать и внедрить электронный архив документов в любой организации в кратчайшие сроки с минимальными затратами.

За счет полной совместимости с другими продуктами линейки систем ЭТЛАС, архив может быть использован как первый этап автоматизации внутренних процессов компании. Поэтапная автоматизация позволяет распределить во времени затраты на приобретение системы и ее внедрение, а также упростить задачу автоматизации в целом. После приобретения архива, Вы в любой момент без труда сможете перейти к использованию системы электронного документооборота ЭТЛАС.

ЧТО ДАЕТ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА ЭТЛАС

Централизованное и надежное хранение всех документов организации
Значительная экономия времени при поиске документов
Освобождение площадей, занятых под хранение бумажных документов
Защита от потери документов
Различные уровни доступа сотрудников к документам организации
Возможность создания картотек любых объектов
Безопасный доступ к документам из любой точки мира
Автоматизация архивного дела Вашей организации в соответствии со всеми принятыми стандартами

Уверенность в том, что Вы используете самые современные и эффективные средства автоматизации, присутствующие на рынке

Объем документов, используемых в любой организации, растет с каждым днем. Проблема обработки, хранения и упорядочивания бумажных и электронных документов становится все более актуальной. С увеличением количества документов существенно усложняется их поиск. Учащаются случаи потери документов. Хранение документов требует все больших затрат. Все сложнее становится контролировать конфиденциальность отдельных документов.

Для решения задач учета, структурированного хранения, упрощения доступа к документам и их оперативной обработки мы создали электронный архив ЭТЛАС. Наша система - это современное, удобное и эффективное средство по решению всех задач, связанных с электронным архивом. Система может использоваться как для ведения архивного дела, так и в качестве основного средства автоматизации работы со всеми документами организации.

Наша система обеспечивает высокую надежность хранения документов и высокую степень защищенности от несанкционированного доступа к информации, как извне, так и со стороны собственных сотрудников организаций. Система ЭТЛАС позволяет работать с юридически значимыми электронными цифровыми подписями по стандарту ГОСТ Р 34.10-2001, а также защищать информацию средствами, прошедшими сертификацию FIPS.

ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Зачастую в организациях электронные документы хранятся на компьютерах сотрудников. В таком подходе к хранению документов существуют серьезные недостатки. Централизованный поиск документа в организации невозможен из-за необходимости обращения к человеку, у которого на компьютере хранится данный документ. Если он отсутствует на месте, доступ к документу становится крайне затруднительным. Из-за невнимательности сотрудников или из-за неисправности их компьютеров, документы могут быть безвозвратно потеряны. Неосторожность при работе с интернетом может привести к утечке конфиденциальной информации.

Перечисленные выше проблемы могут быть решены электронным архивом ЭТЛАС. Централизованное хранение делает процедуру поиска любого документа прозрачной и быстрой. Защищенность архива позволяет оградить организацию от утечек информации. Автоматизированное резервное копирование документов позволяет сделать их хранение максимально надежным.

Помимо этого, архив ЭТЛАС защищен от ошибочного удаления документов. В архиве существует 3 уровня удаления, и безвозвратно удалить документ может только администратор системы. Пользователи архива разделены на группы и могут работать только с теми документами, на которые у них есть разрешение. Архив поддерживает разграничение прав на просмотр документов, их редактирование и удаление. Наш архив фиксирует историю работы, позволяя узнать, кто и когда произвел те или иные действия с документом, а также хранит все изменения документа, позволяя в любой момент получить доступ к любой из его версий.

АРХИВНОЕ ДЕЛО

Наш архив позволяет полностью автоматизировать архивное дело в организации. Он позволяет организовать быстрый поточный ввод бумажных документов со сканера, используя современные методы автоматического распознавания атрибутов документов. Поддерживается автоматизация всех аспектов ввода документов в архив, включая их автоматическое именование, нумерацию и размещение. Документы могут добавляться в архив как в автоматическом режиме, так и в режиме проверки документов оператором.

Архив также включает в себя все средства, необходимые для автоматизации работы со складом бумажных документов, в том числе работу с описями, коробками и делами. Архив позволяет отслеживать количество свободных мест на складе, позволяет быстро найти расположение нужных дел на складе, контролирует сроки выдачи дел, поддерживает идентификацию объектов с помощью штрихкодов.

Наша система делает возможным создание архива, объединяющего в себе как электронные копии документов, так и полную информацию о хранении их бумажных оригиналов.

ЭЛЕКТРОННАЯ КАРТОТЕКА

Одна из важных особенностей нашей системы – возможность организации картотек по учету любых видов данных. В рамках одного архива может быть организовано неограниченное количество картотек, которые позволяют получить все преимущества автоматизированного учета, включающие быстрый поиск, надежное хранение и разграничение прав доступа.

С помощью электронной картотеки можно существенно повысить качество работы организации, упразднить громоздкие шкафы по хранению бумажных картотек и тем самым сэкономить площади и сократить издержки.

СВОБОДА ВЫБОРА

Наша система разработана с учетом особенностей современного информационного мира. Система поддерживает все популярные операционные системы и устройства, с тем, чтобы дать пользователям полную свободу выбора, позволяя использовать систему в уже существующей инфраструктуре без необходимости подстраиваться под нее.

Система прекрасно работает со всеми современными операционными системами MS Windows, предоставляя как классический пользовательский интерфейс, так и веб-клиента для работы через интернет-браузеры. Система отлично работает в операционных системах Linux, AppleMacOS и iOS, а также GoogleAndroid.

АДАПТАЦИЯ ПОД ЛЮБЫЕ ЗАДАЧИ

Все наши решения открыты для пользователя и могут быть без труда адаптированы к различным сферам деятельности организации. Это достигается за счет большого количества графических конструкторов, позволяющих настраивать все аспекты функционирования системы. От пользователя не требуется знание каких-либо языков программирования, необходимо лишь владение компьютером на базовом уровне.

Пользователь может создавать свои типы объектов и настраивать их атрибуты. Тем не менее, наши сотрудники всегда готовы помочь в настройке системы, вплоть до подготовки полностью преднастроенного под нужды организации дистрибутива системы.

ДРУГИЕ ПРОДУКТЫ ЛИНЕЙКИ ЭТЛАС

Электронный архив ЭТЛАС решает множество задач, начиная с автоматизации работы с документами в небольшой компании и заканчивая организацией масштабных архивов документов, включая предоставление услуг по хранению документов сторонних компаний. Но в эти задачи не входит автоматизация документооборота.

Для решения задач автоматизации документооборота и управления бизнес-процессами мы создали систему Электронный документооборот ЭТЛАС, основанную на системе электронного архива. Эта система позволяет автоматизировать разработку и согласование всех документов организации, осуществлять рассылку документов для ознакомления широкому кругу сотрудников, выдавать поручения и контролировать их выполнение, создавать произвольные бизнес-процессы для решения любых задач организации, а также получать отчеты по работе организации и ее сотрудников.

Остановив свой выбор на нашем архиве, Вы всегда без труда сможете перейти к использованию документооборота ЭТЛАС.

ПРЕИМУЩЕСТВА НАШИХ РЕШЕНИЙ

Исключительные простота и удобство, нацеленные на быстрое освоение и эффективную работу;
Высокая производительность, достигнутая благодаря непрерывному поиску уникальных технологических решений и совершенствованию системы;
Поддержка большинства современных платформ и устройств, полная свобода выбора места и способа работы;
Промышленная надежность, подтвержденная годами успешной эксплуатации;
Богатый набор инструментов по настройке, легкая адаптация решений под Ваши задачи;
Быстрая интеграция с любыми сторонними информационными системами для создания единого информационного пространства организации, в том числе возможность интеграции с системами ;
Независимость всех решений от дополнительного платного программного обеспечения;
Отсутствие ограничений на типы хранимых и обрабатываемых документов, поддержка файлов большого размера (ограничена только параметрами файловой системы сервера);
Простота обновления системы, достигнутая за счет наличия в системе автоматизированных средств обновления;
Гибкий подход к комплектации системы, позволяющий получить именно ту конфигурацию, которая Вам нужна, затратив минимум средств.

Автоматизация архивного дела

В последнее время все чаще стал использоваться термин электронный архив документов. Зачастую этот термин используют вместо другого популярного понятия - системы автоматизации архивного дела. Есть ли разница между данными понятиями? Давайте попробуем разобраться, какие средства автоматизации существуют сейчас на рынке, и как они появились.

Изначально автоматизация архивного дела начиналась с создания единых баз данных для регистрации архивных документов вместе с их атрибутами. Основной целью такой автоматизации было ускорение поиска оригиналов документов по их параметрам – названию, номеру, датам и другим возможным идентификаторам. Найдя документ в подобной электронной картотеке, можно было узнать его физическое расположение (помещение, ряд, стеллаж, полку и т.д.). Скорость поиска в электронной базе принципиально отличалась от поиска в бумажной картотеке или регистрационном журнале. Такие системы являлись обособленными элементами информационной инфраструктуры компании, и не были вовлечены в единый процесс автоматизации делопроизводства. Как правило, такие системы содержали слаборазвитые возможности разделения прав пользователей, и, в основном, были ориентированы на работу одного архивариуса.

Параллельно с системами автоматизации архивного дела появлялись решения и другого направления – системы электронных архивов документов. Важной особенностью данного направления стал упор на автоматизацию доступа к электронным образам документов. В рамках этого направления появились возможности:

Хранения в системе электронной версии документа, а также его отсканированной копии, связывая их с карточкой атрибутов документа;

Поиска не только по атрибутам документа, но и по его содержанию;

Удаленного доступа к электронным версиям архивных документов не только архивариуса, но и других сотрудников организации, в соответствии с их правами и полномочиями.

Классические системы ведения архивного дела также развивались, расширяя возможности автоматизации архивного делопроизводства. Современные системы архивного дела позволяют автоматизировать все задачи архивного дела с использованием электронных сдаточных описей, дел и других объектов архивного дела.

В последнее время границы между классами систем все сильнее смываются. Системы автоматизации архивного дела активно реализуют возможности электронных архивов, и наоборот.

Сейчас на рынке присутствует ряд систем, изначально создававшихся для решения задач электронного архива и архивного делопроизводства, среди них – электронный архив Этлас. Но большинство современных электронных архивов появились в результате развития одноименных систем автоматизации документооборота. Как правило, электронные архивы документов на базе электронного документооборота поставляются в качестве дополнительных модулей, и не содержат всего необходимого инструментария, предоставляемого профессиональными архивными системами. Нередко встречаются исключительно рекламные ходы компаний, выдающих за электронные архивы базовые версии систем электронного документооборота.

Примером развитой системы электронного архива, включающей в себя все необходимые возможности для автоматизации архивного дела, является электронный архив документов Этлас. Эта система была изначально создана как самостоятельный продукт, ориентированный на качественное решение всех задач архивариуса. Несмотря на многообразие возможностей и непрерывное развитие, система по-прежнему остается одной из самых доступных на рынке, благодаря простоте освоения и использования, а также демократичной ценовой политике.

ПЛАТФОРМА ЭТЛАС

Платформа "ЭТЛАС" является основой большинства наших разработок, и представляет собой мощный современный инструмент для создания информационных систем любого уровня сложности. Платформа включает в себя стабильное и быстрое информационное ядро с большим набором расширений и настраиваемой бизнес-логикой, а также универсальный графический клиентский модуль, позволяющий создавать как классические десктоп-приложения, так и современные веб-приложения. Решения, создаваемые на платформе, отличаются высокой производительностью, надежностью, масштабируемостью, и являются кросс-платформенными.

О КОМПАНИИ

Компания Этлас-Софт – российский разработчик и поставщик систем электронного архива и документооборота Этлас. Наши системы занимают лидирующие позиции по соотношению качества и цены на рынке России и СНГ. Системы очень динамично развиваются. Основными принципами нашего развития является эргономика и простота освоения наших систем, их быстродействие и максимальная надежность работы. Благодаря использованию уникальной программной платформы Этлас, разрабатываемой и совершенствуемой нашей компанией, мы достигаем показателей, не доступных при использовании традиционных решений.

Основа нашей компании – команда профессионалов в области архивного дела, делопроизводства и управления бизнес-процессами предприятий. За годы работы у нас накоплен богатый опыт успешного выполнения проектов различной степени сложности, как для коммерческих предприятий, так и для государственного сектора. Наша компания зарекомендовала себя как надежный партнер в решениях всех задач, связанных с автоматизацией работы с документами и управленческой деятельности.

Изначально компания Этлас-Софт была создана с целью продвижения собственных информационных систем и технологий. Основой коллектива компании стала группа специалистов лаборатории «Технологий и систем программирования» Санкт-Петербургского института информатики и автоматизации Российской Академии Наук (СПИИРАН). Ведущие специалисты лаборатории приняли решение о создании компании, которая смогла бы предложить российским предприятиям эффективные инструменты автоматизации, основанные на богатом опыте коллектива, накопленном за время деятельности в стенах академии наук, и собственных творческих и технологических замыслах.

Компания работает на рынке создания средств автоматизации документооборота и управления бизнес-процессами с 2003-го года. За это время компанией «Этлас-Софт» было выполнено множество успешных внедрений систем электронного архива и электронного документооборота в такие организации, как ОАО «РЖД», Издательский дом «7 дней», ОАО «Трубная Металлургическая Компания», С7 Инжиниринг, ОАО «НПО ЦКТИ», ЗАО «УБТ-Уралвагонзавод», ОАО «ГИПРОДОРНИИ», ОАО «Ростовшахтострой», ОАО «Махачкалагаз», ОАО «Российский Капитал», ОАО «РускоБанк», ФГУП «МОРСВЯЗЬСПУТНИК» и многие другие. Наша компания вышла за границы Российской Федерации и успешно работает за ее пределами в странах СНГ, и не только. Наша партнерская сеть непрерывно растет и развивается, с тем, чтобы сделать системы Этлас как можно доступней.

Основные направления деятельности нашей компании:

Разработка и поставка систем автоматизации электронных архивов и ведения архивного дела;

Разработка и поставка системы электронного документооборота и управления бизнес-процессами;

Консалтинг в сферах архивного дела и делопроизводства;

Внедрение систем электронного архива и электронного документооборота;

Техническое сопровождение пользователей систем Этлас;

Развитие и поддержка партнерской сети компании;

Развитие программной платформы Этлас, являющейся основой всех программных решений компании;

Создание информационных систем широкого профиля под заказчика на основе собственной платформы Этлас.

Преимущества

Централизованное и надежное хранение всех документов организации
Значительная экономия времени при поиске документов
Освобождение площадей, занятых под хранение бумажных документов
Защита от потери документов
Различные уровни доступа сотрудников к документам организации
Возможность создания картотек любых объектов
Безопасный доступ к документам из любой точки мира
Уверенность в том, что используются самые современные и эффективные средства автоматизации, присутствующие на рынке

Совместимость

Работает со всеми современными операционными системами MS Windows, предоставляя как классический пользовательский интерфейс, так и веб-клиента для работы через интернет-браузеры. Система отлично работает в операционных системах Linux, Apple MacOS и iOS, а также Google Android.

Список использованной литературы

Этлас Софт-официальный сайт