Автор Анна Евкова
Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Мастер делового администрирования (Управление адаптацией)

Содержание:

Введение

Чаще всего адаптация рассматривается как процесс приобщения человека к труду в рамках определенной профессии, включения его в производственную деятельность, усвоения им условий и достижения нормативов эффективности труда. Однако адаптацию нельзя рассматривать только как овладение специальностью. Она предусматривает также приспособление новичка
к социальным нормам поведения, действующим в коллективе, установление таких отношений сотрудничества работника и коллектива, которые
в наибольшей мере обеспечивают эффективный труд, удовлетворение материально-бытовых и духовных потребностей сторон.

В свою очередь успех организации тесно связан с качеством ее рабочей силы. Мы вкладываем время и финансовые ресурсы, чтобы нанять лучших сотрудников, но они могут покинуть компанию в течение первых месяцев работы, если мы не придаем значение адаптации. Развитие действительно удовлетворенных и вовлеченных сотрудников начинается со структурированной программы адаптации.

Эффективная программа адаптации может снизить показатели текучести кадров и повысить их эффективность работы

В нашей работе мы использовали различные методы анализа процесса адаптации, который был реализован в одном из дивизионов государственной корпорации «Росатом». Мы проанализировали профессиональную литературу, чтобы понять теоретические аспекты этого процесса. Мы изучили наши организационные документы по адаптации, чтобы определить, соответствует ли наша программа адаптации теоретической базе. Мы проанализировали организационные показатели текучести кадров, чтобы увидеть реальную текущую ситуацию и динамику по сравнению с прошлым годом. Мы также вели учет анкет обратной связи новых сотрудников. Они оставили свои отзывы
о процессе адаптации. Это позволило нам взглянуть на ситуацию с другой стороны и увидеть, как чувствуют себя новые сотрудники и что они думают об этом процессе.

Итак, целями нашей работы являются:

1. Проанализировать профессиональную литературу по данной теме.

2. Изучить организационные документы, связанные с системой адаптации.

3. Провести исследование среди новых сотрудников с используя анкеты обратной связи.

4. Проанализировать HR метрики и показатели.

5. Определить проблемные зоны в процессе адаптации.

6. Сделать выводы и дать рекомендации.

Анализ профессиональной литературы

Согласно статье, написанной Пуджей Лалвани, адаптация – это процесс понимания новым сотрудником своей роли, организационной политики, процедур и культуры. Процесс адаптации призван создать благоприятную атмосферу для новых сотрудников, чтобы помочь им наладить необходимые контакты с коллегами и чувствовать себя уверенными в выполнении поставленных задач.

Адаптация сотрудника начинается после принятия предложения о работе и длится один год (зависит от организации).

Важность адаптации:

- Помогает новым сотрудникам понять свою работу и быстрее выйти
на эффективный уровень труда.

- Помогает снизить текучесть кадров и удержать персонал. Согласно опросу Robert Half & Associates, более 25% новых сотрудников покидают компанию в первые 90 дней работы. И как следствие, это приводит к увеличению стоимости найма персонала в организации.

Нормы текучести кадров в соответствии с данными ipshnik.com зависят
от различных факторов: размера организации, отрасли, местонахождения предприятия, сезонности, преобладания определенной группы работников и так далее. В целом допустимо, если показатель текучести кадров в небольшой организации составляет 12%, а в большой – 15%.

Аналитика о процессе адаптации:

- Сотрудники с негативным опытом адаптации, как правило, ищут новую работу в два раза чаще.

- Организации с хорошо выстроенной системой адаптации увеличивают производительность труда новых сотрудников на 70% и удерживают персонал на 82%.

- 95% компаний с низким уровнем текучести кадров и 20% компаний
с высокой текучестью кадров имеют хорошо структурированный процесс адаптации.

- Вероятность удовлетворенности работой в 30 раз выше у вновь нанятых, которые оценили процесс адаптации как эффективный.

Основные этапы процесса адаптации.

1. Подготовка – предоставление новым сотрудникам справочных материалов («стартовый пакет», папка для новичка и т.д.) и планирование процесса адаптации, подготовка рабочего места и всех необходимых доступов.

2. Ориентация – обзор рабочего места (миссия, видение, организационная культура, история организации, структура организации, льготы, страхование и т.д.).

3. Интеграция – осуществление необходимой коммуникации с коллегами по отделу и с другими сотрудниками, получение необходимых инструментов для работы.

4. Вовлеченность – предоставление необходимой информации, готовность помочь, ответить на текущие вопросы сотрудника в течение всего периода адаптации.

5. Последующая деятельность – организация периодических встреч
с целью получения обратной связи от сотрудника и оценки его успехов и неудач. Внесение корректив в процесс адаптации.

По словам Бауэра, существует 4 уровня успешного процесса адаптации:

1. Соблюдение правил и норм – это знакомство новых сотрудников
с правовыми нормами и правилами. Это обычно пассивная и, как правило, бессистемная адаптация. Около 30% организаций находятся на этом уровне.

2. Детализирование – новый сотрудник понимает свою роль, функции и все, что связано с его работой. Это адаптация с высоким потенциалом, но она все еще не является систематической. Около 50% организаций такого уровня.

3. Культура – новый сотрудник знает организационные правила и нормы, соответствующее поведение (история организации, ценности, традиции, философия).

4. Связь – новый сотрудник создает необходимые формальные и неформальные связи.

Эффективная адаптация включает в себя все эти четыре уровня.

1.2. Обзор организационных документов о процессе адаптации

Новая программа адаптации была реализована в январе 2019 года.

1 неделя:

- Предоставление и заполнение необходимой документации в отделе кадров.

- Получение «стартового пакета», конверта с паролем и логином
от корпоративных информационных ресурсов, прохождение онлайн курса «Информационные системы».

- Прохождение инструктажа о пожарной безопасности.

- Знакомство с коллегами и рабочим местом, подготовка информации о себе для представления посредством электронной почты.

- Знакомство с наставником и прохождение экскурсии по организации.

- Просмотр приветствия от Генерального Директора и видео инструкции
по процессу адаптации.

- Встреча с руководителем и определение плана работы на 3-6 месяцев.

- Начать выполнять поставленные задачи.

- Получение обратной связи от руководителя о результатах первой недели.

От 2 до 4 недель:

- Получение зарплатной карты.

- Прохождение онлайн курса «Введение в атомную отрасль».

- Посещение «Вводного тренинга».

- Знакомство с ценностями Росатома (личный или онлайн тренинг).

- Изучение организационной структуры отрасли/дивизиона, знакомство
с отраслевой и локальной политикой и процедурами.

- Получение обратной связи от руководителя по итогам работы первого месяца.

От 5 до 8 недель:

- Прохождение онлайн курса «Введение в производственную систему Росатома».

- Прохождение личного или онлайн тренинга «Управление производительностью».

- Прохождение личного или онлайн курса «Инициатор закупок».

- Прохождение тренингов или обучающих программ по эффективному горизонтальному взаимодействию.

- Получение обратной связи от руководителя о результатах второго месяца работы.

От 9 до 25 недель:

- Выполнение задач, поставленных на испытательный срок.

- Коммуникация со специалистами отдела кадров о результатах программы адаптации.

- Получение обратной связи от руководителя о результатах прохождения испытательного срока.

- Прохождение опроса и предоставление рекомендаций об улучшении программы адаптации.

Система адаптации частично автоматизирована. После принятия предложения о трудоустройстве новый сотрудник определяет дату начала работы, направляет заявление о приеме на работу. После этого автоматизированные уведомления по электронной почте поступают в ИТ-отдел (для создания учетной записи пользователя и адреса электронной почты), отдел кадров (для сбора необходимых личных документов для найма), административный отдел (для подготовки рабочего места и мебели) и менеджеру по найму (для подачи заявок на все доступы к корпоративным системам, рабочему месту).

Онлайн курсы для новых сотрудников назначаются также автоматически, они получают уведомления по электронной почте. Уведомления о создании и оценке результатов внедрения плана также приходят по электронной почте новому сотруднику, его менеджеру, менеджеру по персоналу. Вся информация
о планах и результатах адаптации хранится в нашей внутренней корпоративной программе.

Анализируя нашу текущую программу адаптации, мы увидели, что все необходимые шаги присутствуют. На этапе подготовки наша информационная система отправляет уведомления ответственным менеджерам для предварительной организации работы.

Этап ориентации – мы организуем экскурсии для новых сотрудников,
где рассказываем о нашей организации (история, структура, ценности, менеджмент, льготы для работников и т.д.), показываем наше здание.

Этап интеграции – назначение наставника, самопрезентация, знакомство
с коллегами.

Этап вовлечения – тренинги, назначение наставника.

Последующий этап – встречи с менеджером и получение обратной связи.

Согласно представленной информации, программа адаптации соответствует четвертому уровню успешного процесса адаптации Бауэра.

1.3. Анализ показателей текучести кадров

Мы взяли показатели текучести кадров за два года (2018, 2019). Все цифры вымышлены. Мы постарались показать тенденцию и динамику. В таблицах представлены показатели текучести кадров в зависимости от периода работы
в компании.

Таблица 1 – Текучесть кадров в 2018 году (все показатели в процентах)

Опыт работы

Январь

Февраль

Март

Апрель

Май

Июнь

Июль

Август

Сентябрь

Октябрь

Ноябрь

Декабрь

Текучесть кадров

3 месяца

9,43

10,78

13,18

11,02

9,62

9,43

8,98

17,86

13,31

23,06

9,45

9,45

12,13

6 месяцев

14,51

11,69

8,1

13,16

9,06

9,45

9,08

14,03

11,29

25,27

7,43

9,62

11,89

1 год

7,9

8,99

9,29

8,2

8,67

10,82

8,62

12,17

9,81

18,56

8,84

8,69

10,05

Более 1 года

7,96

8,29

7,98

11,68

8,96

8,6

8,62

8,68

8,83

9,74

8,06

9,18

8,88

Общий показатель

9,95

9,94

9,64

11,02

9,08

9,58

8,83

13,18

10,81

19,16

8,45

9,24

10,74

Таблица 2 – Текучесть кадров в 2019 году (все показатели в процентах)

Опыт работы

Январь

Февраль

Март

Апрель

Май

Июнь

Июль

Август

Сентябрь

Октябрь

Ноябрь

Декабрь

Текучесть кадров

3 месяца

10,16

10,56

8,52

9,01

10,09

8,96

11,19

12,34

10,74

10,86

9,88

9,35

10,14

6 месяцев

7,78

8,91

9,8

9,0

8,63

7,93

8,0

10,03

9,93

7,37

7,65

9,11

8,68

1 год

9,09

9,05

8,94

8,79

10,28

9,75

9,58

9,83

8,35

8,9

8,25

8,98

9,15

Более 1 года

8,0

8,31

7,9

8,28

8,61

8,16

7,94

8,18

7,89

8,09

8,37

8,15

8,16

Общий показатель

8,76

9,2

8,79

8,77

9,4

8,7

9,18

10,10

9,23

8,81

8,54

9,04

9,04

Диаграмма 1 – Сравнение текучести кадров по годам (2018 и 2019 годы)

Мы видим, что текучесть кадров выше среди работников, которые покидают компанию в течение первого года (особенно в течении первых
3-6 месяцев). После внедрения новой программы адаптации в 2019 году мы наблюдаем, что текучесть кадров снизилась в среднем на 2%. Это не очень существенно, но у нас есть положительная тенденция. Общий показатель текучести кадров в 2018 году составил 10,74%, в 2019 году – 9,04%.

1.4. Анализ анкет обратной связи сотрудников

В конце программы обучения сотрудники, при желании, проходят анонимное анкетирование. Они дают свою оценку и рекомендации относительно процесса адаптации.

Мы проанализировали около 80 анкет, которые были собраны в течение 2019 года после внедрения новой программы адаптации.

Согласно анкетам, только 35% респондентов были удовлетворены организацией своего рабочего места в первый рабочий день. Наиболее частые проблемы были связаны с получением адреса электронной почты, или подключением к интернету, или доступом к компьютерным и организационным программам (ИТ-функции). Наши ИТ-услуги предоставляет многофункциональный центр общего обслуживания. Около 15% респондентов имели недостаток мебели и другого необходимого оборудования (административная функция). 10% опрошенных выразили свое недовольство тем, что не получили постоянный пропуск.

Диаграмма 2 – Результаты опроса по организации рабочего места

Наиболее очевидные трудности, с которыми сталкивались новые сотрудники в период их работы во время адаптации, также были связаны
с ИТ-функцией. Мы можем увидеть это на диаграмме ниже.

Диаграмма 3 – Результаты опроса по прохождению адаптации

40% опрошенных испытывали трудности с ИТ-услугами. Нам необходимо обратить внимание на то, как мы представляем организационную информацию новым сотрудникам. 30% сотрудников отметили, что у них возникли трудности с ориентацией в огромном количестве различного рода информации.
15 % испытывали разные другие трудности: ориентация в здании, новая обстановка, короткий перерыв на обед, фоновый шум и так далее.

Заключение

Процесс адаптации очень важен для организации. Это помогает новым сотрудникам понять свою работу и быстрее начать эффективно работать, помогает снизить текучесть кадров и удержать персонал.

Анализируя нашу текущую систему адаптации, мы могли видеть, что все необходимые шаги присутствуют. На этапе подготовки наша информационная система отправляет уведомления ответственным менеджерам для предварительной организации работы.

Этап ориентации – мы организуем экскурсии для новых сотрудников, где рассказываем о нашей организации (история, структура, ценности, менеджмент, льготы для работников и так далее), показываем наше здание.

Этап интеграции – назначение наставника, самопрезентация, знакомство
с коллегами.

Этап вовлечения – тренинги, назначение наставника.

Последующий этап – встречи с обратной связью с менеджером.

Когда мы посмотрели на наши показатели текучести кадров (представленные данные вымышлены – мы показали тенденцию) и сравнили 2018 и 2019 годы, то увидели, что текучесть кадров снизилась в 2019 году
из-за реализации новой программы адаптации, но снижение незначительное (около 2%).

Анкетирование новых сотрудников показало, что наша программа адаптации работает не очень хорошо и есть некоторые пробелы, которые нуждаются в исправлении. Прежде всего, они отметили проблемы в организации рабочего места, связанного с ИТ-услугами и оборудованием. Они также обращают внимание на огромное количество информации в первые месяцы работы и трудности с ее освоением.

С учетом изложенного были выработаны следующие предложения:

1. Организовать переговоры с ИТ-провайдером, разбраться в его процедуре предоставления услуг со сроками и KPI, а затем определить проблемные моменты, влияющие на процесс адаптации. Принять совместное решение об их исправлении.

2. Проанализировать работу административного отдела, связанную
с организацией рабочего места для новых сотрудников. Выявить что мешает вовремя предоставить оборудование. Прийти к соглашению о корректирующей процедуре.

3. Просмотреть справочник для новых сотрудников. Добавить недостающую информацию, дополнительные контакты.

4. Работа с назначенными наставниками: организовать тренинги, объяснить их роли, обсудить вопрос о дополнительных поощрениях за хорошие результаты.

5. Продолжать анализировать показатели текучести кадров и анкеты новых работников.

Список использованной литературы

Книги

1. Иванова С.В. Кандидат, новичок, сотрудник. Инструменты управления персоналом, которые реально работают на практике. 2-е здание. – М.: Эксмо, 2008. – 304 с.

2. Кибанов А.Я. Основы управления персоналом: Учебник. – 3-е изд., перераб. И доп. – М.: ИНФРА-М, 2017. – 440с.

3. Спивак В.А. Организационное поведение и управление персоналом / В.А. Спивак .– СПБ.: Питер, 2001. – 416с.

4. Таля Н. Бауэр внедрение новых сотрудников: максимизация успеха Фонд SHRM, 2010

5. Эрик Барендс, Денис М. Руссо, Роб Б. Бринер Управление на основе фактических данных: основные принципы. Амстердам, 2014

Страницы из интернета

1. Процессы внедрения сотрудников: планы, лучшие практики, блок-схемы: [онлайн] доступно по адресу: https://www.smartsheet.com/employee-onboarding-processes-plans-best-practices-flowcharts

2. Пуджа Лалвани Что Такое Процесс Адаптации Сотрудников? Определение, шаблоны и рекомендации: [онлайн] доступно по адресу: https://www.hrtechnologist.com/articles/recruitment-onboarding/what-is-new-employee-onboarding/

3. Скотт Купер Текучесть кадров: почему хорошая программа обучения сотрудников сократит ее: [онлайн] доступно по адресу: https://elearningindustry.com/staff-turnover-employee-onboarding-program-reduce

4. Тесс Тейлор Почему 28% сотрудников увольняются в первые 90 дней работы? Плохая практика адаптации: [онлайн] доступно по адресу: https://www.hrdive.com/news/why-do-28-of-employees-quit-in-their-first-90-days-poor-onboarding-practi/441139/