Носители документов и их развитие (Дисциплина: Документооборот в управлении)

Содержание:

Введение

С древнейших времен люди использовали самые разнообразные носители информации. При этом, несмотря на совершенствование типов носителей, сам принцип записи и структура данных за несколько тысячелетий практически не изменились.

Информация - это сведения о лицах, фактах, событиях и явлениях, вне зависимости от формы представления. В зависимости от ценности, полноты, достоверности предоставления информация имеет большое значение.

Материальный носитель - документ, содержащий данные с записанной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве. В качестве носителей, на которых вырезались, высекались и писались документы, использовались самые разные материалы. Берестяные грамоты, клинописные таблички, папирус, пергамент- вот далеко не полный перечень носителей, применявшихся когда-то для хранения документов.

В документе фиксируются факты, события, явления практической и мысленной деятельности человека. Функции, которые выполняет документ: информационная, организационная, коммуникативная, воспитательная. Важнейшей из названых функций является информационная.

Информация

Информация - важнейшая сущность нашего мира. Слово «информация» происходит от латинского informatio и означает первоначальные сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом. В естественных и технических науках информация имеет иное, специфическое определение, которое легло в основу современной кибернетики. Обмен информацией - необходимое условие жизни человеческого общества.

В бытовом смысле под информацией обычно понимают те сведения, которые человек получает из окружающей природы и общества с помощью органов чувств. Информация - совокупность сведений, циркулирующих в природе, обществе, а также в созданных человеком системах. Информацию собирают, хранят, передают, обрабатывают и используют. Для этих целей используются разработанные информационные технологии (системы методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки и выдачи информации).

С понятием «информация» теснейшим образом связано понятие «документ». Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства».

Документ

Документ - это материальный объект с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Официальная формулировка в законодательстве РФ: документ - материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

Документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. В качестве такого носителя может служить бумага, фото-, кинопленка и т.д.

Сама информация не выступает достаточным признаком документа. Материальная составляющая - одно из двух необходимых и обязательных слагаемых документа, без которого он существовать не может. Материальная составляющая документа - это его вещественная (физическая) сущность, форма документа, обеспечивающая его способность хранить и передавать информацию в пространстве и времени.

Материальную составляющую документа определяет носитель информации. Материальный объект становится документом только в случае единства вещественного носителя и заключенной в нем информации. Двуединая природа документа - одна из основных особенностей его как известной системы.

Отличительными признаками документа являются:

v наличие смыслового семантического содержания;

v стабильная вещественная форма, обеспечивающая долговременную сохранность документа, возможность многократного (долговременного) использования и перемещения информации в пространстве и времени;

v завершенность сообщения;

v предназначенность использования в социальной коммуникации.

Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин, поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ служит, прежде всего, способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка - историческим источником, кибернетика-документалиста - носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Однако, и термин "документ", также как и термин "информация", неоднозначен и прошёл свой путь развития. История документов и делопроизводства тесно связана с эволюцией материалов, на которых записывались документы, с развитием технологии их передачи, а также с изменением правил их создания и оформления.

Материальный носитель

Материальный носитель - документ, содержащий данные с записанной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве. Носитель информации - это любой материальный объект (или среда), содержащий информацию, способный достаточно длительное время сохранять в своей структуре занесенную в него информацию - камень, дерево, бумага, металл, пластмассы ( и другие виды полупроводников), лента с намагниченным слоем, пластик со специальными свойствами (для оптической записи), электромагнитное излучение) и т.д.

Зачастую сам носитель помещается в защитную оболочку, повышающую ее сохранность и, соответственно, надежность сохранения. Например, бумажные листы - в обложку, микросистему памяти - в пластик, магнитную ленту - в корпус.

Носители информации в быту, науке (библиотеки), технике, общественной жизни (СМИ) применяются для:

· записи;

· хранения;

· чтения;

· передачи (распространения).

Классификация носителей информации:

v По основному назначению:

Ш общего (широкого) назначения, например, бумага;

Ш специализированные (например, - только для цифровой записи;

v По количеству циклов записи:

Ш для однократной записи;

Ш для многократной записи;

v По долговечности:

Ш для кратковременного хранения (накопления);

Ш для долговременного хранения.

В общем случае границы между этими разновидностями носителей довольно расплывчаты и могут варьироваться в зависимости от ситуации и внешних условий.

Основными материалами информационных носителей являются:

§ бумага (перфолента, перфокарта, листы);

§ пластик (штрих-код, оптические диски);

§ магнитные материалы (магнитные ленты и диски);

§ полупроводники (различные типы ПП - памяти);

Также ранее имели распространение: обожжённая глина, камень, кость, древесина, пергамент, берёста, папирус, воск, ткань и др.

Для внесения изменений в структуру материала носителя используются различные виды воздействия:

§ механическое (резьба, сверление, шитье);

§ термическое (выжигание);

§ электрическое (электрические сигналы);

§ химическое (краска) и др.

Носитель, в совокупности с механизмом для записи (считывания на него информации (устройством считывания, считывающим устройством), называется устройством хранения информации (также -- накопитель информации, если оно предусматривает дозапись поступающей к уже имеющейся). Эти устройства могут быть основаны на самых разных физических принципах записи.

Необходимость обмена информацией, сохранения письменных свидетельств о своей жизни и т. п. существовала у человека всегда. За всю историю человечества было перепробовано множество носителей информации. Так как носитель обладает рядом параметров, эволюция носителя информации определялась тем, какие требования к нему предъявлялись.

Первым способом запечатления мысли явилось слово. Слово передавало общее представление человека об окружающем мире. Однако слово как средство запечатления имеет существенные недостатки. Являясь средством передачи мысли, оно ограничено расстоянием и кратковременно. Уже в глубокой древности человек пытался преодолеть эти недостатки. Для передачи сообщений применялись так называемые материальные носители.

В качестве носителей, на которых вырезались, высекались и писались документы, использовались самые разные материалы. Берестяные грамоты, клинописные таблички, папирус, пергамент - вот далеко не полный перечень носителей, применявшихся когда-то для хранения документов.

Таким образом, материальные носители как документы на раннем этапе развития человечества выполняли те же функции, что и сейчас. В них отражались хозяйственные операции, велись статистические подсчеты, заключались договора, велась переписка, существовали сборники законов, в которых отражалось классовое и сословное деление общества, уклад их жизни, отношение к частной собственности и рабовладению и т.д.

В данном случае можно говорить о том, что закономерности, лежащие в основе исторического возникновения и развития письменности и документов, должны изучаться всесторонне, исследования необходимо проводить в направлении накопления фактических материалов.

Заключение

Наша цивилизация немыслима в её сегодняшнем состоянии без носителей информации. Наша память ненадёжна, поэтому достаточно давно человечество придумало записывать мысли во всех видах. Материальный носитель - документ, содержащий данные с записанной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве.- камень, дерево, бумага, металл и другие. К природным материальным носителям относят минералы, растения, животные, то есть отличающиеся от искусственных, созданных человеком.

Первоначально носители документов в различных странах были достаточно разнообразны, и их выбор определялся уровнем развития современных технологий и доступностью тех или иных материалов, которые можно было без особых усилий найти в окружающей природной среде. Древнейшие надписи выдалбливали и вырезали на каменных плитах, деревянных и глиняных дощечках, на кости. Позже документы стали чеканить на металле, наносить краской на кожу, на глиняные дощечки.

Под понятием «носитель информации» в XXI веке мы можем подразумевать определенные вещи, которые имеют свойства сохранять, хранить и воспроизводить информацию. Это может быть и книга, и магнитная пленка, так же запоминающее устройство для компьютера. Но все эти носители вряд ли смогут выполнить свои функции, допустим через 1000 лет, ведь срок их «жизни» относительно короткий.

Единственное, что приходит на ум - камень, потому что древние клинописи и барельефы сохранились на его поверхности до наших дней. Представляется, что древние, высокоразвитые цивилизации так же, как и мы стремились создать относительно вечный носитель информации, который смог бы передавать накопленные знания новым поколениям.

Список использованной литературы

1. Банасюкевич В.Д., Устинов В.А. Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов//Отечественные архивы. 2000. N 1. С.10-17.

2. Борухович В.Г. В мире античных свитков. /Под ред. Э.Д. Фролова. - Саратов, Издательство Саратовского университета, 1976.

3. Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. 2-е изд.- СПб.: Питер, 2007 (Серия «Современный офис-менеджмент»).

4. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев и др./ Сост. М.Т. Лихачев. -- М.: Экономика, 2005.

5. Древнерусские письменные источники X - XIII вв. / Под ред. Я.Н. Щапова. М.: Наука, 1991. С. 26.

6. Из истории мировой цивилизации./Под ред.Ш.М. Мунчаева. - М., 1993.

7. История древнего Востока/ под ред. В.И. Кузищина. М.: Высшая школа, 2001. С. 18.

8. Крамер С.Я. История начинается в Шумере. - М.: Наука, 1985, с. 246.

9. Краткая всемирная история. /Под ред. А.З. Манфреда. - М.: Наука. 1986

10. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. - 6-е изд., стер. - К.: Знания, 2007.-459 с. -(Высшее образование XXI века).

11. Ларьков Н.С. Документоведение. - М.: Гардарики, 2004.

12. Орлов А.С., Георгиев В.А., Георгиева Н.Г., Сивохина Т.А. Хрестоматия по истории России с древнейших времен до н.э..- М.: Проспект, 2006.

13. Панфилова Т.А., Кондратьева Т.Н. Документоведение и делопроизводство. - Тюмень: Издательство ТюмГУ, 2005

14. Пашин, С.С. Русские документы XII-XVII веков: Учеб. пособие . - Тюмень: Издательство ТюмГУ, 2006.

15. Чудинов В.А. Загадки славянской письменности.-М.: Вече, 2002- 528с