Автор Анна Евкова
Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Носители документов, их развитие (По дисциплине: «Документооборот в управлении»)

Содержание:

Введение

В современном мире документы и информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению. Информация стала полноценным важнейшим ресурсом производства, одним из главных элементов жизни общества в современном мире. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. В свою очередь, документы обязательно фиксируются на каком-либо материальном носителе.

Актуальность темы данного реферата заключается в том, что с древних времен понятие «информация» неразрывно связано с понятием «материальный носитель». Информация, содержащаяся в документе, обязательно закреплена на каком-то специальном материале (бумага, кинопленка, фотопленка и так далее), имеющем определенную форму носителя (лента, лист, карточка, барабан, диск и так далее). В результате документирования происходит как бы материализация и овеществление каких-либо сведений. Информация «закрепляется» на материальном носителе или даже «привязывается» к нему и тем самым обособляется от создателя информации.

Особенно актуален в настоящее время именно документ, как задокументированная информация. Документы при формировании единого информационного пространства органов федерального, регионального и местного уровней циркулируют довольно активно (в последнее время – больше в электронной форме).

Документирование информации позволяет зафиксировать ее на определенном носителе, придать ей необходимую организационную форму, удостоверить подлинность и юридическую силу, снабдить необходимыми реквизитами для ее идентификации в целях поиска и использования, а также осуществить полноценную информационную поддержку управленческих процессов и накопить информационный ресурс в целях развития организации и сохранения индивидуальной памяти о ней.

Исходя из этого, изучение материальных носителей, как способа передачи информации во времени и пространстве, имеет большое практическое значение.

Традиционные носители информации, их зарождение и развитие.

Материальные носители оказывают большое влияние на процессы создания, трансляции, хранения и использования документированной информации. В частности, для передачи информации во времени нужны долговечные носители, тогда как для её пере дачи в пространстве подобного рода характеристики не имеют существенного значения.

Необходимо иметь в виду, что носитель информации и носитель документированной информации - разные понятия. Это нашло отражение и в стандартизованных определениях. Так, в соответствии с ГОСТ Р 50922-96 «Защита информации. Основные термины и определения», «Носитель информации - физическое лицо или материальный объект, в том числе физическое поле, в которых информация находит своё отображение в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов». А согласно ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» носитель документированной информации - это «материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде».

Материальный носитель информации, как правило, состоит из двух компонентов - материала основы записи и вещества записи. Исключение составляют материальные носители, используемые для механической записи (высекание, выжигание, выдавливание, резьба, перфорирование, механическая звукозапись и некоторые другие), где отсутствует вещество записи, а знаки наносятся непосредственно на материальную основу, изменяя её физическую, физико-химическую структуру.

Носители информации самым тесным образом связаны не только со способами и средствами документирования, но и с развитием технической мысли. Отсюда - непрерывная эволюция типов и видов материальных носителей.

Древнейшие материалы для письма

Появление письменности стимулировало поиск и изобретение специальных материалов для письма. Однако на первых порах человек использовал для этой цели наиболее доступные материалы, которые можно было без особых усилий найти в окружающей природной среде: пальмовые листья, раковины, древесную кору, черепаховые щитки, кости, камень, бамбук и т. д.

К примеру, философские наставления Конфуция (середина I тыс. до Н.Э.) первоначально были записаны на бамбуковых дощечках. В Древней Греции и Риме, наряду с деревянными дощечками, покрытыми слоем воска, использовались также металлические таблицы, в Индии — медные пластины, в Древнем Китае — бронзовые вазы, шелк.

Наиболее важную информацию человек всегда пытался запечатлеть на материале, гарантирующем ее сохранность. Древнейшие записи человечества сохранились на камне. На камнях встречаются записи астрономических наблюдений, летописи сражений и даже медицинские рецепты. Стены древнейших египетских пирамид внутри покрыты высеченными или нарисованными красной краской иероглифами с рассказами о деяниях фараонов.

Но для оперативных целей человеку нужен был дешевый и более легкий материал, чтобы документ можно было передать или взять с собой. Для этого в древности использовали черепаховые щитки, палки, в Китае - бамбуковые дощечки, шелк, на котором писали волосяными кисточками.

В других странах материалом, широко используемым для записей, было дерево и металл. В Афинах в городской крепости хранились тексты законов и других юридических актов, вырезанные на деревянных плитах и цилиндрах. Из древней Греции и Рима дошли до нас деревянные дощечки, покрытые воском, на которых писали путем выдавливания заостренной медной палочкой. Другой конец палочки имел форму лопаточки и служил для стирания написанного. Дощечки широко использовались при переписке и для мелких хозяйственных заметок. Несколько дощечек скрепляли шнуром или ремешком и получалось подобие блокнота. А так как написанное можно было стереть и написать заново, такой «блокнот» мог служить довольно долго. Такими блокнотами-тетрадями пользовались школьники, а позднее – в средние века - студенты.

На территории Древней Руси писали на коре березы — бересте. Подготовка бересты к процессу записи была несложной. Предварительно ее кипятили, затем соскабливали внутренний слой коры и обрезали по краям. В результате получался материал основы документа в виде ленты или прямоугольника. На берёсте писали не только в Древней Руси, но и в Центральной и Северной Европе.

Первым писчим материалом в Египте была кожа. Однако степень выделки этого материала оставляла желать лучшего, кроме этого, он был очень дорогим, поэтому не мог удовлетворить потребности египетского общества в качестве массового носителя информации. Альтернативным материалом для изготовления документов в Египте стал папирус. Предшественниками папируса были древесные листья и кора. Применение древесных, главным образом пальмовых, листьев в качестве материала для письма характерно для Индии и Непала. В Средиземноморье из древесной коры для письма использовали липовое лыко, которое называлось филирой.

Папирус стал одним из популярных представителей среди растительных материалов, используемых для письма. Готовился он из одноименного многолетнего травянистого растения семейства осоковых, произраставшего в заболоченных районах Нижнего Египта. Качество папируса зависело от той части растения, из которой он был изготовлен.

Папирус в отличие от глиняных табличек был мягким материалом. Это, во-первых, делало его более легким по сравнению с глиной, а, во-вторых, папирус по размеру был гораздо больше, что вело к увеличению информационного потенциал самого документа. Документы на папирусе было легче транспортировать, и соответственно эффективность передачи информации во времени и пространстве многократно возрастала. Это способствовало широкому распространению папируса по всему Средиземноморью. Вне Египта папирус использовали в Греции, Италии.

Сырье для изготовления папируса произрастало только в Египте, а технология изготовления была сложной. Это обусловило его относительно высокую цену. Использовать папирус для изготовления документов, со держащих быстро устаревавшую оперативную информацию, было не выгодно. Выход был найден путем использования для составления документов более дешевого и доступного материала. Самым дешевым и доступным материалом, получившим не меньшую, чем папирус распространенность стали черепки небольшого размера, которые назывались «ocтpaкa», а также осколки известняка, на которые чернила ложились вполне удовлетворительно. Острака была раз личной формы, для письма обычно использовали вогнутую сторону. Острака использовалась для составления налоговых квитанций, списков, распоряжений, счетов, частных расписок, писем. Кроме этого, острака использовалась для школьных упражнений, набросков и черновиков.

Первым серьезным соперником папируса стал пергамент - писчий материал, изготовлявшийся из особым образом обработанной кожи овец, телят, козлят. Название происходит от малоазиатского города Пергама. Для изготовления пергамента на юге Европы шла преимущественно кожа овец и телят, а на севере – телят. Новорожденных телят для этой цели забивали и на Руси. На изготовление пергамента требовалось много времени, он был очень дорог и доступен только состоятельным слоям населения. Пергамент в отличие от папируса хорошо сгибался. Это привело к исчезновению стародавней формы книги – свитка и к появлению новой – кодекса.

В отличие от папируса, производившегося лишь в Египте, пергамент можно было получить практически в любой стране, так как изготавливался он из шкур животных путем их очистки, промывки, просушки, растяжки с последующей обработкой мелом и пемзой. Древним умельцам удавалось выделывать порой такой тонкий пергамент, что целый свиток мог поместиться в скорлупе ореха. В нашей стране пергамент стали изготавливать только в XV столетии, а до этого его привозили из-за границы.

На пергаменте можно было писать с обеих сторон. Он был гораздо прочнее и долговечнее папируса. Однако пергамент являлся весьма дорогим материалом. Этот существенный недостаток пергамента удалось преодолеть лишь в результате появления бумаги.

Бумага

Бумага была изобретена в Китае во II веке до рождения Христа. В 105 г. китаец Цай Лунь усовершенствовал процесс её изготовления, предложив использовать в качестве сырья молодые побеги бамбука, кору тутовых деревьев, ивы, а также пеньку и тряпье.

Долгое время китайцам удавалось сохранять в тайне секреты производства бумаги. За их разглашение грозила смертная казнь. Лишь в начале VII века эти секреты были вы везены за пределы страны — в Корею и Японию, затем стали известны в других странах Востока, а в XII в. — и в Европе. С XIII в. бумага стала производиться в Италии, в XIV в. — в Германии, в XV в. — в Англии.

Способ изготовления бумаги принципиально отличается от папируса и пергамента. Он основан на разрушении связи между растительными волокнами с последующим их тесным пере плетением между собой («сволачиванием») в форме тонкого бумажного листа или бумажной ленты.

Бумагу делали первоначально из измельченных стеблей бамбука, заменив их затем лубом тутового дерева, пенькой, тряпьем и шелковичными коконами. Сначала из сырья, которое толкли в каменных ступах, варили кашицеобразную массу. Когда кашица была готова, ее опускали в бассейн и промывали водой. Затем в бассейн добавляли немного горячей воды, клей и тщательно перемешивали. Как только бумажная масса приобретала белый цвет, начиналось приготовление бумажного листа. Из чана специальной формой, представлявшей собой деревянную раму, на которую была натянута первоначально шелковая, а позднее металлическая сетка, черпали небольшое количество массы. Форму встряхивали, чтобы вода стекла через отверстия сетки. Таким образом, черпая и встряхивая форму, черпальщик формировал лист. Влажную бумагу вытряхивали из формы и клали под пресс между тяжелыми досками для удаления остатков влаги. Затем бумажный лист просушивали в нагретой каменной печи.

Еще лучше и крепче была бумага из коры шелковицы. Ее часто называли в Китае шелковой потому, что разорвать кусок такой бумаги также трудно, как и шелк. Китайские ремесленники вырабатывали такую прочную бумагу, что она сохранялась в течение многих столетий, не теряя своего первоначального вида.

Писчая бумага вошла в употребление на Руси в первой половине XIV столетия. На Руси использование этого нового материала для письма началось в XIV веке. Первоначально бумага была привозной — сначала с Востока, а затем из Западной Европы: итальянская, французская, немецкая, голландская. В период правления Ивана Грозного в России была построена первая «бумажная мельница» близ Москвы, действовавшая, впрочем, недолго.

Одним из древнейших сортов книжной бумаги, используемой на Руси, является «александрийская бумага». По внешним свойствам александрийская бумага напоминала современную ватманскую, но была более мягкой и тонкой. Вплоть до начала XVIII века ее использовали в качестве документальной бумаги для государственной переписки и писания грамот.

Следующей по времени появления может считаться бумага верже (франц. verge -полосатая) - белая или цветная бумага с ярко выраженной, видимой на просвет сеткой из полос, след от которых рельефно виден на поверхности бумаги лишь с одной стороны. Она изготовлялась из льняного и пенькового тряпья, отличалась высокой прочностью. Точное время появления этого сорта бумаги на Руси неизвестно, но на ней напечатано большинство русских книг ХVIII - начала XIX века.

Со второй половины XIX века и до сегодняшнего дня бумага верже вырабатывается из чистой целлюлозы, без древесины, что обусловило ее высокие потребительские свойства. Она используется преимущественно для изготовления малотиражных и подарочных изданий, а также в качестве документальной бумаги для государственной переписки в практике Министерства иностранных дел и в презентационной продукции организаций и фирм.

Промышленная революция в книгоиздательском деле, резкое увеличение количества выпускаемых книг и их тиражей, общий процесс демократизации книги во второй половине XIX века способствовали появлению дешевых сортов печатной бумаги, по своим внешним свойствам напоминавших современную газетную бумагу - гладкую, тонкую, слабой плотности, желтоватого цвета. На такой бумаге, например, печатались сочинения классиков, выходившие массовыми тиражами.

В начале XIX века в России вырабатывалось не менее 20 сортов бумаги, а в 1908-1910 годах - уже 109 сортов. Кроме упомянутых выше александрийской бумаги и верже, наибольшее распространение получили такие сорта бумаги, как веленевая, китайская, японская, ватманская, слоновая и рисовая.

В русском государстве первоначально употребляется привозная бумага. В 1716 г. Петром I была основана собственная бумажная мануфактура в селе Красном Копорского уезда Петербургской губернии. До начала XIX в. бумага в России производилась ручным способом. В 1818 г. на Петергофской бумажной фабрике была установлена одна из первых в России бумагоделательных машин, изготовленная на русских заводах.

В дальнейшем производство бумаги постоянно механизируется. Однако суть процесса изготовления бумаги остается: размол компонентов (древесных или растительных волокон, тряпья), смешение, проклейка, отбеливание или окраска бумажной массы, разбавление водой, очистка, отлив, прессование, сушка, отделка. При размоле волокнам придают необходимую толщину и физические свойства. Чтобы сделать бумагу пригодной для письма, в массу вводят различные клеевые эмульсии, для увеличения прочности добавляют различные смолы, проводят отбеливание.

В зависимости от назначения бумага характеризуется весом одного квадратного метра, толщиной, механическими свойствами, степенью проклейки, цветом, белизной, гладкостью, впитывающей способностью, проницаемостью и другими показателями.

Бумага делится на классы: для печати, декоративная, для письма, машинописи, черчения и рисования, электротехническая, оберточная, упаковочная и т.д., в которых насчитывается несколько сотен разновидностей. Общее число выпускаемых видов бумаг доходит до 600. Повышенные требования к бумаге стали предъявляться с развитием электронно-вычислительной техники и сопутствующих печатающих устройств, использующих технологии лазерной и струйной печати и предъявляющих повышенные требования к качеству бумаги.

Бумага выпускается разных форматов. Еще в 1833 г. в России был установлен единый размер листа бумаги. В 1903 г. союз бумажных фабрикантов принял первые 19 форматов бумаги. В 1920-е годы форматы бумаги были упорядочены на основе системы размеров Германской стандартизационной организации DIN, а впоследствии был принят ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы». В 1975 г. система DIN была принята Международной организацией по стандартизации и стала международным стандартом (ISO 216), действующим и в России.

Итак, стандарт ISO 216 состоит из трех серий: А, В и С. В качестве основной установлена серия А. Площадь основного формата (А0) равна 1 м2, а его стороны составляют 841 мм х 1189 мм. Остальные форматы получаются путем последовательного деления пополам предшествующего формата, параллельного его меньшей стороне. Каждый формат обозначается двумя символами: буквой А, указывающей на принадлежность серии, и цифрой, обозначающей количество делений исходного формата А0.

Перечислим все существующие форматы А-серии, согласно ISO 216:

Таблица 1.

Формат А-серии

Размер в мм

4А0

1682 x 2378

2А0

1189 x 1692

А0

841 x 1189

А1

594 x 841

А2

420 x 594

А3

297 x 420

А4

210 x 297

А5

148 x 210

А6

105 x 148

А7

74 x 105

А8

52 x 74

А9

37 x 52

А10

26 x 37

Форматы В-серии используются в тех случаях, когда А-серия не имеет подходящего формата. Форматы С-серии стандартизуют конверты.

Основные цели применения различных форматов:

АО, Al - технические чертежи;

А2, А3 - чертежи, диаграммы, широкоформатные таблицы;

А4 - письма, бланки, расходные материалы для принтеров и копиров, журналы, каталоги;

А5 - записные книжки;

А6 - почтовые открытки;

А5, А6, В5, В6 - книги;

С4, С5, С6 - конверты для писем формата А4: несложенные (С4), сложенные вдвое (С5), сложенные втрое (С6);

В4, АЗ - газеты.

В управленческой деятельности чаще всего используются форматы А4 и А6. С учетом размеров бумаги по системе ISO созданы копировальные машины, принтеры, печатные машинки.

Форматы бумаги ISO не единственные. Например, в Соединенных Штатах Америки и Канаде распространены другие форматы: «Letter» (размером 216 х 279 мм), «Legal» (216 х 356 мм), «Executive» (190 х 254 мм) и «Ledger/ Tabloid» (279 х 432 мм).

Новые носители информации

Матричные носители информации

На матричном документе информация записана путем перфорирования (пробивки) отверстий (перфораций) или вырезки соответствующих участков материального носителя.

В зависимости от назначения документы на матричных носителях подразделяют на три типа:

  1. Для управления автоматическими устройствами при выполнении различных операций в процессе изготовления и контроля спроектированных изделий;
  2. Для управления, обработки, преобразования информации при проектировании изделий на ЭВМ;
  3. Для использования в процессе обработки и преобразования.

Запись информации на матричных документах может быть выполнена на непрерывной ленте или на карточках, представляющих собой как бы отрезки такой ленты, или на плоскости, на которой запись информации производится способом перфорирования. Поэтому по материальной конструкции носителя матричные документы делят на карточные (перфокарты, апертурные карты) и ленточные (перфоленты).

Перфокарты и перфоленты можно сгруппировать в виды по следующим признакам:

  1. По каналу восприятия — перфокарты и перфоленты относятся к визуальным документам;
  2. По материальной основе — искусственные, бумажные, реже пластмассовые (перфокарты) и целлулоидные или лавсановые (перфоленты);
  3. По предназначенности для восприятия различают машиночитаемые (перфокарты машинной сортировки) и человекочитаемые (перфокарты ручной сортировки);
  4. По расположению матрицы различают перфокарты с краевой и внутренней перфорацией;
  5. По способу кодирования — вырезные с перфорацией, вырезаемой в процессе кодирования, и пробивные с перфорацией, получаемой при кодировании;
  6. По способу обработки — перфокарты ручной и машинной сортировки;
  7. По целевому назначению перфорированные документы могут быть разделены на учетные, справочные, библиографические, информационные, диагностические, учебные.

Перфорационная карта, перфокарта — это перфорированный носитель информации в виде прямоугольной карточки из тонкого картона, плотной бумаги или пластмассы, предназначенной для записи информации путем пробивки отверстий (перфораций) или вырезки ее соответствующих участков.

Перфокарты применяются, в основном, для ввода и вывода данных в ЭВМ, а также в качестве основного носителя записи в перфорационных вычислительных комплексах.

Существует большое число видов перфокарт, различающихся формой, размерами, объемом хранимой информации, формой и расположением отверстий:

  1. Перфокарты с краевой перфорацией (содержали одно или два ряда отверстий по краю, отверстия нумеровались, в центральной части перфокарты можно было поместить традиционное описание документа);
  2. Щелевые или шлицевые перфокарты (содержали десять и более рядов отверстий в нижней части карты, при перфорировании щели соединяли находящиеся рядом отверстия);
  3. Суперпозиционные или просветные карты (содержали таблицы из обозначенных номерами квадратов);
  4. Рейтерные карты (применяли цветовое кодирование для фиксирования меняющихся и взаимоисключающих признаков);
  5. Машинные перфокарты (в отличие от человекочитаемых перфокарт, машиночитаемые карты почти не содержали свободного места для традиционного описания документа, всё пространство карты занимали вертикальные колонки из цифр от 0 до 9 или от 0 до 12);
  6. Совмещённые карты (суперпозиционные с краевой перфорацией; позволяли ускорить поиск документов);
  7. Рандовые карты (перфорировались по нижнему краю);
  8. Дуаль-карты (на них от руки делались графические отметки, считываемые специальным перфоратором, эти отметки затем пробивались в ту же карту);
  9. Апертурные перфокарты (содержали вставленный в карту (как правило, с краевой перфорацией) микрофильм документа);
  10. Кляссерные перфокарты (содержали специальный карман (кляссер), в который вкладывался микрофильм).

Перфорационная лента, перфолента — носитель информации в виде ленты (бумажной, целлулоидной или лавсановой), на которую данные наносятся определенной последовательностью кодовых комбинаций отверстий. Каждая кодовая комбинация кодирует один знак и размещается на ленте перпендикулярно направлению ее движения.

Перфоленту можно использовать:

  1. При передаче или приеме телеграфных депеш;
  2. При работе на вычислительных машинах и другой организующей технике (пишущей, суммирующей, бухгалтерской, и т.д.), на специальных дешифраторах или в выходном устройстве ЭВМ;
  3. Как запись информации научного и технического характера и т.д. на различных машинах и приспособлениях.

Перфоленты (трёх- и пятидорожечные) появились ещё ранее перфокарт. Их использовали с XVIII века для управления ткацким процессом, в типографских наборных машинах – монотипах, но, главным образом, во второй половине XIX века – для передачи сообщений по телеграфу.

К матричным носителям информации относились также рулонные перфоленты, считываемые машиной, и кодексы (книги с перфорационной пробивкой).

Магнитные носители информации.

Самым первым носителем магнитной записи, на котором фиксировалась информация в аппаратах Поульсена на рубеже XIX—XX вв., была стальная проволока диаметром до 1 мм. В начале XX столетия для этих целей использовалась также стальная катаная лента. Однако качественные характеристики этих носителей были весьма низкими. Достаточно сказать, что для производства 14-часовой магнитной записи докладов на Международном конгрессе в Копенгагене в 1908 г. потребовалось 2500 км проволоки весом около 100 кг. Кроме того, в процессе использования проволоки и стальной ленты возникала трудноразрешимая проблема соединения отдельных их кусков. К примеру, связанная узелком проволока не проходила через магнитную головку. Вдобавок она легко путалась, а тонкая стальная лента резала руки. Стальной магнитный диск, первый патент на который был выдан ещё в 1906 г., не получил тогда применения.

Лишь со второй половины 1920-х гг., когда была изобретена порошковая магнитная лента, началось широкомасштабное применение магнитной записи.

В отличие от носителей механической звукозаписи, магнитная лента пригодна для многократной записи информации. Число таких записей очень велико и ограничивается только механической прочностью самой магнитной ленты.

С 1952 г. магнитная лента стала использоваться для хранения информации в электронно-вычислительных машинах. Преимуществом магнитной ленты является возможность осуществлять запись с повышенной плотностью за счёт того, что общая площадь поверхности магнитного слоя у ленты значительно выше, чем у остальных типов носителей, и ограничена только длиной ленты. Накопители на кассетной магнитной ленте — картриджи могут достигать ёмкости до 40 Гбайт. Лентопротяжные механизмы для картриджей получили название стримеры (от англ — поток).

С начала 1960-х гг. широкое применение, прежде всего в запоминающих устройствах ЭВМ, получили магнитные диски. Это алюминиевые или пластмассовые диски диаметром от 30 до 350 мм, покрытые магнитным порошковым рабочим слоем толщиной в несколько микрон. Магнитное покрытие на первых порах состояло из окиси железа, впоследствии— из окиси хрома.

В настоящее время материальные носители магнитной записи классифицируют:

  1. По геометрической форме и размерам (форма ленты, диска, карты и т.д.);
  2. По внутреннему строению носителей (два или несколько слоёв различных материалов);
  3. По способу магнитной записи (носители для продольной и перпендикулярной записи);
  4. По виду записываемого сигнала (для прямой записи аналоговых сигналов, для модуляционной записи, для цифровой записи).

К магнитным носителям информации относят магнитную ленту (МЛ), магнитную карту (МК), магнитный диск (МД) (жесткий и гибкий).

Из этой группы в настоящее время наиболее используемыми для работы с документированной информацией являются магнитные диски.

Магнитный диск — носитель информации в виде диска с ферромагнитным покрытием для записи.

Магнитные диски делятся на жесткие и гибкие (дискеты).

Жесткий магнитный диск (винчестер) — это круглая плоская пластинка, изготовленная из твердого материала (металла), покрытого ферромагнитным слоем. Он предназначен для постоянного хранения информации, используемой при работе с персональным компьютером и устанавливаются внутри него.

Каждый диск содержит одинаковое число последовательно расположенных дорожек (треков). Первая модель жёсткого диска, созданного в 1973 г., имела 30 дорожек по 30 секторов, что случайно совпало с калибром «30/30» известного охотничьего ружья «Винчестер» и породило жаргонное название жёстких магнитных дисков— «винчестерские», «винчестеры». Треки представляют собой концентрические окружности, соответствующие зонам остаточной намагниченности, созданной магнитными головками. В свою очередь, каждая из дорожек разбита на последовательно расположенные секторы объёмом 512 байт.

В развитии жёстких дисков отчётливо прослеживается основная тенденция — постепенное повышение плотности записи, сопровождающееся увеличением скорости вращения шпиндельной головки и уменьшением времени доступа к ин формации, а в конечном счёте — увеличением производительности.

Винчестеры значительно превосходят гибкие диски. Они имеют лучшие характеристики емкости, надежности и скорости доступа к информации. Поэтому их применение обеспечивает скоростные характеристики диалога пользователя и реализуемых программ, расширяет системные возможности по использованию баз данных, организации многозадачного режима работы, обеспечивает эффективную поддержку механизма виртуальной памяти.

Гибкий диск (флоппи-диск) или дискета — это диск, изготовленный из пластика, покрытого ферромагнитным слоем. Гибкий магнитный диск широко используется в персональных компьютерах и является сменным носителем документированной ин формации. Он хранится вне компьютера и устанавливается в накопитель по мере необходимости.

Первый гибкий диск, созданный в корпорации IBM, появился в 1967 г. Он имел диаметр 8 дюймов и ёмкость 100 Кбайт. В 1976 г. размер флоппи-диска удалось уменьшить до 5,25 дюйма, а в 1980 г. была разработана дискета и привод-дисковод на 3,5 дюйма, которые преимущественно и используются в настоящее время.

Ёмкость одной 3,5-дюймовой дискеты составляет обычно от 1,0 до 2,0 Мбайт. Стандартные дискеты имеют ёмкость 1,44 Мбайт. Однако были разработаны 3,5-дюймовые дискеты ёмкостью до 250 Мбайт, а также дискеты, предназначенные для работы в условиях повышенной запылённости и влажности.

Дискеты являются достаточно привередливыми носителями. Они менее износостойки, нежели винчестерские диски, подвержены воздействию магнитных полей и повышенной температуры. Всё это может привести к утрате записанных данных.

В последней четверти XX века во многих странах мира, а в 1990-е гг. — ив России широкое применение нашли так называемые пластиковые карты, представляющие собой устройства для магнитного способа хранения информации и управления данными.

Пластиковая карта представляет собой документ, выполненный на основе металла, бумаги или пластика стандартной прямоугольной формы, хотя бы один из реквизитов которого находится в форме, доступной восприятию средствами электронно-вычислительной техники и электросвязи.

Пластиковые карты состоят из трёх слоев: полиэфирной основы, на которую наносится тонкий рабочий слой, и защитного слоя. В качестве основы обычно используется поливинилхлорид, который легко обрабатывается, устойчив к температурным, химическим и механическим воздействиям. Однако в целом ряде случаев основой для магнитных карт служит так называемый псевдопластик— плотная бумага или картон с двусторонним ламинированием.

Пластиковые карты бывают двух типов: простые и интеллектуальные.

В простых картах имеется лишь магнитная память, позволяющая заносить данные и изменять их.

В интеллектуальных картах, которые иногда называют смарт-картами (от англ. smart –умный), кроме памяти, встроен ещё и микропроцессор. Он даёт возможность производить необходимые расчёты и делает пластиковые карты многофункциональными.

Технологии и материальные носители магнитной записи постоянно совершенствуются. В частности, наблюдается тенденция к увеличению плотности записи информации на магнитных дисках при уменьшении его размеров и снижении среднего времени доступа к информации.

Таким образом, главным преимуществом магнитных носителей, в отличие от матричных, является возможность многократной записи информации.

Оптические (лазерные) носители информации

Развитие материальных носителей документированной информации в целом идёт по пути непрерывного поиска объектов с высокой долговечностью, большой информационной ёмкостью при минимальных физических размерах носителя. Начиная с 1980-х годов, всё более широкое распространение получают оптические (лазерные) диски. Это пластиковые или алюминиевые диски, предназначенные для записи и воспроизведения информации при помощи лазерного луча.

Оптический документ - это интегральный вид документа, способный вобрать в себя достоинства и возможности книги, микро-, диа- и видеофильмов, аудиозаписи и т. д., причем все это одновременно. Он необходим для длительного хранения больших объемов информации.

Самым перспективным видом оптического документа, выделяемым по форме носителя и особенностям пользования, является оптический диск — материальный носитель, на котором информация записывается и считывается с помощью сфокусированного лазерного луча.

Компакт-диски изготавливаются из поликарбоната толщиной 1,2 мм, покрытым тончайшим слоем алюминия (ранее использовалось золото) с защитным слоем из лака, на котором обычно печатается этикетка.

По технологии применения оптические, магнитооптические и цифровые компакт-диски делятся на 3 основных класса:

  1. Диски, допускающие однократную запись и многократное воспроизведение сигналов без возможности их стирания (CD-R; CD-WORM - Write-Once, Read-Many - один раз записал, много раз считал). Используются в электронных архивах и банках данных, во внешних накопителях ЭВМ.
  2. Реверсивные оптические диски, позволяющие многократно записывать, воспроизводить и стирать сигналы (CD-RW, CD-E). Это наиболее универсальные диски, способные заменить магнитные носители практически во всех областях применения.
  3. Цифровые универсальные видеодиски DVD (Digital Versatile Disk) типа DVD-ROM, DVD-RAM, DVD-R с большой ёмкостью.

Таким образом, внедрение оптической технологии в документно-информационную сферу может рассматриваться как начало новой эры в распространении, хранении, использовании документированной информации.

Оптический документ аккумулирует в себе преимущества различных способов записи информации и материалов носителя. Важным достоинством данного носителя информации является, во-первых, его универсальность, т. е. возможность записи и хранения в единой цифровой форме информации любого вида — звуковой, текстовой, графической, видео. Во-вторых, оптический документ дает возможность организации и хранения информации в виде баз данных на едином оптическом носителе. В-третьих, этот документ обеспечивает возможность создания интегрированных информационных сетей, обеспечивающих доступ к таким базам данных.

Микрографические носители информации

В массиве документов особое место занимают носители информации, содержащие одно или несколько микроизображений, получившие общее название микрографических документов или микроформ.

Микрографический документ выполняется на микроносителе в виде микрокопии или оригинала микродокумента. Этот класс документов составляют микрофильмы, микрофиши и микрокарты.

Микрографические документы или микроформы производятся в компактной форме на фото-, кино- магнитоленте или оптическом диске.

Микрофильм – уменьшенная копия документа, полученная фотографическим способом. Он содержит одно или несколько текстовых и графических микроизображений, объединённых общностью содержания.

Микрофиша – плоская микроформа с расположением микроизображений в форме сетки. Микрофиша представляет собой отрезок фото-, диазо- или везикулярной плёнки стандартного формата, на которой в заданной последовательности располагается микроизображение. Читать микрофишу можно на читальном аппарате при помощи диапроектора.

Микрокарта — носитель информации на фотопленке, вставляемый в апертурную или кляссерную карту. Это документ изготовленный на непрозрачной основе (на отрезке фотографической или обычной бумаги, а также на металлической основе). Читают микрокарту на читальных аппаратах при помощи эпипроектора (т. е. в отраженном свете). В микрокарте можно использовать и лицевую, и оборотную стороны, разместив на одной стороне поисковый образ документа, библиографическое описание, аннотацию или реферат документа, а на другой — микроизображение всего документа.

Отличительными особенностями микрографических носителей являются малые физические размеры и вес, значительная информационная ёмкость, компактность хранения информации, необходимость специальной аппаратуры для ее считывания. Прогнозируемый срок службы микроформ — 500 и более лет.

Носители на базе флэш-памяти

Один из современных и перспективных носителей документированной информации — твердотельная флэш-память, представляющая собой микросхему на кремниевом кристалле. Это особый вид энергонезависимой перезаписываемой полупроводниковой памяти. Название связано с огромной скоростью стирания микросхемы флэш-памяти.

Для хранения информации флэш-носители не требуют дополнительной энергии, которая необходима только для записи. Причём по сравнению с жёсткими дисками и носителями СD-ROM для записи информации на флэш-носителях требуется в десятки раз меньше энергии, поскольку не нужно приводить в действие механические устройства, как раз и потребляющие большую часть энергии. Сохранение электрического заряда в ячейках флэш-памяти при отсутствии электрического питания обеспечивается с помощью так называемого плавающего затвора транзистора.

Носители на базе флэш-памяти могут хранить записанную информацию очень длительное время. Будучи упакованы в прочный жёсткий пластиковый корпус, микро схемы флэш-памяти способны выдерживать значительные механические нагрузки. Надёжность такого рода носителей обусловлена и тем, что они не содержат механически движущихся частей. В отличие от магнитных, оптических и магнитооптических носителей, здесь не требуется применение дисководов с использованием сложной прецизионной механики. Их отличает также бесшумная работа.

Кроме того, эти носители очень компактны. Уже первые карты имели размеры 43x36x3,3 мм. А вскоре появились одни из самых маленьких устройств хранения информации величиной всего лишь с почтовую марку и весом менее двух граммов.

Информацию на флэш-носителях можно изменять, т. е. перезаписывать. Помимо носителей с единственным циклом записи, существует флэш-память с количеством допустимых циклов записи/стирания до 10000, а также от 10000 до 1000000 циклов. Все эти типы принципиально не отличаются друг от друга. Отличия имеются лишь в архитектуре.

Несмотря на миниатюрные размеры, флэш-карты обладают большой ёмкостью памяти, составляющей многие сотни Мбайт. Они универсальны по своему применению, позволяя записывать и хранить любую цифровую информацию, в том числе музыкальную, видео- и фотографическую.

В 1997 г. флэш-карты впервые стали применяться в цифровых фотокамерах. Практически сразу же они вошли в разряд основных носителей информации, широко используемых в самых разных цифровых мультимедийных устройствах — в портативных компьютерах, в принтерах, цифровых диктофонах, сотовых телефонах, электронных часах, записных книжках, телевизорах, кондиционерах, микроволновых печах, стиральных машинах, МРЗ-плеерах, игровых приставках, в цифровых фото- и видеокамерах и т. д.

Флэш-карты являются одним из наиболее перспективных видов материальных носителей документированной информации. Разработаны карты нового поколения, обладающие криптографическими возможностями защиты информации и высокопрочным корпусом, существенно снижающим риск повреждения носителя статическим электричеством.

Таким образом, совершенствование технологии флэш-памяти идёт в направлении увеличения ёмкости, надёжности, компактности, многофункциональности носителей, а также снижения их стоимости.

Рассмотрев основные виды новых носителей информации, можно сделать вывод, что развитие носителей информации идёт в направлении увеличения ёмкости, надёжности, компактности и многофункциональности носителей.

Время хранения информации на различных носителях.

  1. Жесткие диски - традиционные HDD наиболее часто используются для хранения самых разных данных. При обычном использовании их средний срок службы 3-10 лет (такая разница обусловлена как внешними факторами, так и качеством устройства). При этом: если записать информацию на жесткий диск, отключить его от компьютера и положить в ящик стола, то данные можно будет считать без ошибок в течение примерно того же промежутка времени. Сохранность данных на жестком диске в значительной степени зависит от внешних воздействий: любые, даже не сильные удары и встряхивания, в меньшей степени - магнитные поля, могут послужить причиной преждевременного выхода накопителя из строя.

Жесткий диск. (3-10 лет в среднем)

  1. USB Flash, SSD - срок службы Flash накопителей в среднем около 5 лет. При этом, обычные «флешки» очень часто выходят из строя значительно раньше этого срока: достаточно одного статического разряда при подключении к компьютеру, чтобы данные стали недоступны. При условии записи важной информации и последующего отключения SSD или «флешки» для хранения, срок доступности данных составляет около 10 лет.

https://ds03.infourok.ru/uploads/ex/0622/0005d281-aad483a2/5/img5.jpg USB-Flash-накопитель. (5-10 лет в среднем)

https://i0.wp.com/ae01.alicdn.com/kf/HTB1LvGeaKH2gK0jSZJnq6yT1FXa2.jpgSSD-карта. (5-10 лет в среднем)

https://newsroom.intel.com/newsroom/wp-content/uploads/sites/11/Intel-SSD-335-angle.jpg

Твердотельный SSD-накопитель (диск).

(10 лет в среднем)

Формула расчета срока службы SSD Формула расчета срока службы твердотельного SSD-накопителя.

Согласно техническим данным, среднее количество циклов перезаписи составляет 3 000. Для примера возьмем накопитель объемом 128 Гбайт и среднесуточный объем записываемых данных - 20 Гбайт. Теперь применим нашу формулу и получим следующий результат. Срок службы - примерно 52 года. На практике срок службы будет гораздо меньше. Из-за особенностей SSD, среднесуточный объем записываемых данных увеличивается в 10 раз, таким образом и наш расчет можно сократить в столько же раз. В результате мы получим 5,2 года. Однако, это не означает, что через пять лет накопитель просто перестанет работать. Все будет зависеть от того, на сколько интенсивно используют SSD-накопитель. Например, для своих накопителей компания Intel дает гарантию пять лет.

  1. https://avatars.mds.yandex.net/get-pdb/2000092/784fcfce-cced-40e5-b6ca-d5c65929f700/s1200CD, DVD, Blu-Ray - из всех перечисленных, оптические диски обеспечивает наибольший срок хранения данных, способный превышать 100 лет, однако с данным типом накопителей связано и наибольше количество нюансов (например, записанная DVD «болванка», скорее всего проживет лишь пару лет).

Обычные причины быстрой потери данных заключаются в низком качестве записываемого диска и выборе не того типа диска, неправильных условиях его хранения и неправильном режиме записи.

Перезаписываемые диски CD-RW, DVD-RW не предназначены для хранения данных, срок сохранности мал (в сравнении с дисками для однократной записи). В среднем, на CD-R информация хранится дольше, чем на DVD-R. По независимым тестам, почти все CD-R показали ожидаемый срок хранения более 15 лет. Такой же результат был только у 47 процентов проверенных DVD-R (тесты Библиотеки Конгресса и Национального Института Стандартов). Другие тесты показали средний срок службы CD-R в районе 30 лет. Про Blu-ray проверенной информации нет.

Итак, самым надежным и долговечным бытовым накопителем на данный момент времени является оптический компакт-диск. Не следует пренебрегать какими-либо из этих способов, ведь их совместное использование повышает сохранность важных данных.

Электронный документ

Научно-технический прогресс привел к появлению так называемой электронной документации. Ее специфика заключается в том, что человек не может воспринять электронный документ в том физическом виде, в каком он зафиксирован на носителе.

Кроме того, электронные документы находятся в прямой зависимости от информационных технологий, которые имеют необратимую тенденцию изменяться и устаревать по мере научно-технического прогресса в области техники и программного обеспечения. В этой связи велика опасность утраты доступа к таким документам через определенный промежуток времени.

Но по сравнению с другими документами, электронный документ имеет ряд следующих преимуществ:

  1. Даёт возможность поиска по ключевым словам;
  2. Не изнашивается с течением времени;
  3. Может содержать url-ссылки, выпадающие подсказки и множество других информационных дополнений;
  4. Электронный документ легче использовать в системах автоматизации процессов;
  5. Меньшая трудоёмкость редактирования, тиражирования, перевода и множество др. функциональных усовершенствований.

К сожалению, в отличие от информации, зафиксированной на бумажном носителе, информация на машиночитаемом носителе может быть легко изменена без желания ее автора в результате несанкционированного доступа к ней постороннего лица, причем без всяких следов такого вмешательства. Возникла проблема установления доказательственной силы машиночитаемого документа.

Технология изготовления, хранения и передачи электронных документов коренным образом отличается от письменных документов и уже в силу этого реквизиты, успешно выполняющие свои функции в традиционных документах (подпись руководителя, печать, банковские реквизиты сторон, фирменные бланки и пр.), далеко не всегда приемлемы для них. В отношении электронных документов только электронная цифровая подпись в полной мере может выполнять функции реквизита.

Принятый в 1995 году Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" стал важным шагом в признании на законодательном уровне юридической значимости электронного документа. Закон оговаривает условия подтверждения юридической силы любого электронного документа, расширяя тем самым возможность использования электронного документооборота. Он устанавливает, что документ - это прежде всего информация, содержащая реквизиты, позволяющие ее идентифицировать, при этом информация может быть зафиксирована на любом материальном носителе. Если это компьютерный документ, то он приобретает юридическую силу лишь после подписания его должностным лицом (п. 2 ст. 5 ФЗ). В этом случае юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться ЭЦП (п. 3 ст. 5 ФЗ). Юридическая сила такой подписи признается при наличии в автоматизированной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования (глава 2, ст. 5, п. 3 ФЗ). Таким образом, в случаях, когда речь идет об электронных документах, закон предусматривает обязательное использование ЭЦП, иначе документ, исполненный в электронном виде, не будет иметь юридической силы.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Распространение документированной информации, снабженной электронной цифровой подписью, в системах связи и телекоммуникации аналогично распространению оригинала документов на бумажном носителе традиционными способами.

Распространение же документированной информации на машиночитаемом носителе без электронной цифровой подписи или других аналогичных средств идентификации подобно передаче или устной информации, идентичность которой гипотетическому оригиналу может быть подтверждена показаниями свидетелей, или копии документа, по отношению к которой требуется возможными способами доказать соответствие ее оригиналу.

Таким образом, для управленческого документа существенным является носитель информации. Носители документной информации изменяются в ходе технического прогресса. С развитием новых информационных технологий появляются так называемые электронные документы, носители информации которых принципиально отличаются от «бумажных».

Человек способен воспринимать электронный документ только с помощью специальных технологических процедур и программных средств. Электронные документы имеют физическую и логическую структуру, не совпадающую с прежними представлениями о документе как жесткой, неизменяемой конструкции информации и ее носителя.

Перевод информации на машиночитаемые носители вместо бумажных потребовал введения новых механизмов обеспечения «юридической силы» или «доказательственной силы» документа на таком носителе, например, электронной цифровой подписи.

Заключение

Таким образом, основной формой организации информации в управлении является документ. В результате документирования информация закрепляется на носителе, приобретает юридическую силу, возможность идентификации, доказательства ее подлинности.

Носители информации самым тесным образом связаны не только со способами и средствами документирования, но и с развитием технической мысли. Отсюда – непрерывная эволюция типов и видов материальных носителей.

Для управленческого документа существенным является носитель информации. Носители документной информации изменяются в ходе технического прогресса. С развитием новых информационных технологий появляются так называемые электронные документы, носители информации которых принципиально отличаются от «бумажных».

Развитие материальных носителей документированной информации в целом идёт по пути непрерывного поиска объектов с высокой долговечностью, большой информационной ёмкостью при минимальных физических размерах носителя.