Обзор и функциональные возможности СЭД «ДЕЛО»

Содержание:

Введение

Движение документов один из важнейших процессов деятельности компании. С их помощью устанавливаются нормы и правила, предоставляются полномочия, с их помощью ведется учет ресурсов и т.д.

За длительный период развития человеческой цивилизации, документ поменял много образов, характеристик и смыслов. По началу, документы были словесные и вещевые, и лишь спустя тысячелетия постепенно стали приходить к более знакомому образу документа на бумажном или цифровом носителе.

Стоит отдать должное, цифровой документ - современный документ, но, конечно, и от бумажного носителя отказаться нельзя.

Многие организации, ведомства и больше всего государственные учреждения не пользуются цифровыми документами исходя из их специфической деятельности, ибо может произойти утечка информации через сеть интернет, любой желающий сможет скопировать или отослать по почте секретные документы и в связи с этим до сих пор сохраняются документационные архивы.

Например, при вызове полиции на место происшествия с летальным исходом, приезжает специальная группа фотографов, бывает и один специалист. Фотоаппарат у него с черно - белой пленкой, ибо запечатленное оным место происшествия на фото, не должно возникнуть где - либо еще, а должно отправиться на изучение, стать вещественным доказательством, а затем отправиться в архив.

Возвращаясь к вопросу об электронном документе, компаниям не связанным с секретной деятельностью, гораздо удобнее и выгоднее пользоваться электронными документами, это укоряет процесс взаимодействия как внутри компании, так и снаружи, следовательно, для них были разработаны различные цифровые продукты электронного документооборота и речь пойдет об СЭД «ДЕЛО».

Понятие системы электронного документооборота

Система электронного документооборота - автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

Система электронного документооборота «ДЕЛО» и область применения

СЭД «ДЕЛО» - программный комплекс, разработанный на базе платформы «ДЕЛО» (первая версия системы «ДЕЛО» выпущена в 1996 году в России) и адаптирован под нормативно-методическую базу делопроизводства и архивного дела. СЭД «ДЕЛО» обеспечивает как автоматизацию традиционного делопроизводства, так и полноценное управление электронными документами (в том числе и предметного контура организации). Это позволяет создать решение для комплексной автоматизации любого уровня, а также плавно и без риска осуществлять переход к современным технологиям управления организацией.

СЭД «ДЕЛО» направлена на внедрение в организации и облегчения ведения документооборота.

Область применения:

• Автоматизация работы канцелярии/секретариата;
• Организация смешанного бумажно-электронного документооборота в масштабах организации (в том числе и филиалов);
• Внедрение полного электронного документооборота (безбумажных технологий) с использованием ЭЦП;
• Организация управления фондом технической документации (стандарты, ТНПА и т.д.);
• Автоматизация работы ведомственного архива организации.

Программа, масштабируемая и гибкая в настройке, легко адаптируется к специфике документооборота в организации любого размера от единиц до тысяч рабочих мест. Возможность использования конкурентных лицензий позволяет организовать эффективный доступ к системе пользователям, обрабатывающим незначительное количество документов с экономией денежных ресурсов для организации.

Система электронного документооборота «ДЕЛО» компании ЭОС включена в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных. Соответствующий приказ подписал 20 февраля 2016 года Министр связи и массовых коммуникаций Российской Федерации Николай Никифоров.

Внесение СЭД «ДЕЛО» в данный Реестр позволит заказчикам приобретать этот программный продукт для государственных и муниципальных нужд.

Компания ЭОС с момента создания первых версий своих программ активно сотрудничает с государственными структурами. По данным независимых аналитических исследований, в госсекторе ЭОС является лидером в сегменте специализированного ПО для управления документами.

Разработки ЭОС изначально являются российскими: они создавались российской компанией для отечественных организаций с учетом специфики и российских традиций документооборота.

Мобильные приложения

Мобильные приложения для работы в СЭД «ДЕЛО» позволяют быстро получать необходимую информацию, представляя ее в удобном и понятном виде с учетом специфики мобильной работы с документами, соответственно дают возможность фокусироваться на проблемах, задачах, целях, принимать решения и давать поручения.

Решения ЭОС для мобильной работы обладают дополнительными, по сравнению со стационарными рабочими местами СЭД функциями:

• Рукописный ввод и добавление аудио-комментариев;
• Работа с помощником и без него;
• Работа в любом месте и в любое время, в том числе и в автономном режиме;
• Возможность работы решений в режимах online и offline (все решения по документам будут автоматически переданы в СЭД при восстановлении доступа к сети);
• Защищенность данных, в том числе и с использованием ЭП (это несомненное преимущество СЭД «ДЕЛО» по сравнению с другими подобными системами).

Быстрый поиск документов

Система предоставляет широкие возможности для быстрого и удобного поиска любой информации, накопленной и сохраненной в базе данных. Она позволяет мгновенно находить документы, поручения и проекты документов по значению любых введённых в систему реквизитов и по их произвольному сочетанию.

СЭД «ДЕЛО» позволяет определять наличие связанных документов, зарегистрированных ранее, тем самым облегчая работу пользователя по поиску документов. Также возможен полнотекстовый поиск по содержанию файлов, прикрепленных к регистрационным карточкам.

Пользователям доступно создание поисковых запросов любой сложности и их сохранение для последующего многократного использования. В одном запросе могут сочетаться различные виды поиска: на точное совпадение, по различным диапазонам значений и др.

Для удобства доступа, отобранные в результате поиска документы можно хранить в персональных папках пользователей или распечатать в виде перечня.

Следует отметить, что возможности поиска документов для каждого пользователя определяются настроенными для него правами доступа к информации, в соответствии с его должностными обязанностями и полномочиями.

Поиск по штрих - коду

Система позволяет осуществлять поиск электронных регистрационных карточек документов с использованием ручного сканера. При осуществлении поиска по штрих - коду, достаточно вызвать окно быстрого поиска и произвести сканирование штрих-кода с бумажного оригинала документа ручным сканером.

Пример стоимости лицензии

Стоимость лицензии на систему «ДЕЛО» под СУБД Microsoft SQL Server (рубли)
Стоимость лицензии одного рабочего места в локальной вычислительной сети
Количество рабочих мест	1-5	6-20	21-50	51-100	101-200	201-500	свыше 500
Цена лицензии за одно рабочее место	9500	9000	8500	8000	7700	7200	по запросу

Расчет полной стоимости системы производится нарастающим итогом.

Например, стоимость системы на 35 рабочих мест составляет (9500*5+9000*15+8500*15) = 310000 рублей.

Стоимость системы меняется в зависимости от приобретения на программу дополнительных лицензий расширяющих функционал продукта. Приобретение лицензий не ограничено.

Особенность системы - возможность реализации в базовой поставке всех основных задач организации по управлению документами.

СЭД «ДЕЛО» полностью соответствует российским и международным нормам и стандартам документооборота.

Благодаря внедрению СЭД «ДЕЛО» становится возможным в рамках единого информационного пространства компании структурировать и упростить стандартные процессы совместной работы над документами, такие как подготовка и согласование проектов, создание новых версий документа, ознакомление с документами, рассмотрение и выдача поручений, контроль их исполнения.

Функционал СЭД «ДЕЛО»

Настройка системы в точном соответствии со структурой организации и существующими методами управления делопроизводством и порядком документооборота, а также поддержка их дальнейших изменений. В частности, система поддерживает централизованную, распределенную и децентрализованную схему организации документооборота;

Соблюдение требований регламентов и внутренних стандартов в области ведения документооборота и информационной безопасности.

Масштабируемость. Автоматизированный документооборот «ДЕЛО» обладает практически неограниченной масштабируемостью - возможностью «увеличения охвата» и включения новых пользователей. В ней могут одновременно работать от единиц до нескольких тысяч пользователей.

Работа в интернет сетях.

Для предоставления доступа к документам в системе реализован web-интерфейс, обеспечивающий простой и эффективный доступ к внутреннему документообороту с любого локального или удаленного компьютера через сеть Internet (Intranet).

Поддержка распределенного электронного документооборота.

Электронное делопроизводство позволяет осуществлять автоматизированный обмен юридически значимыми электронными документами между организациями или территориально удаленными подразделениями. При этом соблюдаются все законодательные и делопроизводственные нормы, а конфиденциальность и подлинность документов обеспечиваются сертифицированными средствами криптозащиты информации.

Работа с большими объемами документов.

Система хранения данных позволяет работать множеству пользователей с большими массивами документов. Реальные, практически подтвержденные возможности - свыше 4 000 000 документов, свыше 500 одновременно работающих пользователей. При этом существует однопользовательская версия системы, работающая с условно-бесплатной СУБД.

Наличие открытого API-интерфейса делает возможной интеграцию системы документооборота предприятия «Дело» с любыми используемыми в организации информационными системами и бизнес-приложениями.

Например:

• «1С:Предприятие»;
• Продукты компании «ЭОС»;
• Другие используемые в организации системы и бизнес-приложения.

Кроме того, использование API позволяет расширить свойства системы современного делопроизводства компании для решения различных задач.

Например:

• Для вывода данных системы в наиболее удобной форме отчетов;
• Для формирования запросов требуемого вида на поиск и отбор данных;
• Для доступа к данным системы через Internet;
• Для экспорта данных системы в другие базы данных заказчика и т. п.

Преимущества данной системы

• Легкость и быстрота установки и настройки программы делопроизводства (в том числе силами заказчика), короткие сроки ввода в промышленную эксплуатацию;
• Простой и интуитивно понятный интерфейс системы учёта делопроизводства, предоставляющий максимум удобных инструментов для облегчения работы пользователей;
• Многократно проверенная на практике технология внедрения системы электронного документооборота фирмы и обучения работе с ней пользователей и администраторов.

Преимущества для руководителей различных уровней:

• Быстрый поиск документов, поручений и другой информации;
• Воссоздание «виртуального рабочего места» руководителя – его личный кабинет, предоставляющий удобные средства для работы с документами;
• Упорядочение массивов документов, требующих ознакомления, визирования и подписания, наложения резолюций, контроля исполнения и т.п., путем распределения их по специальным папкам внутри кабинета;
• Унификация процессов работы с документами в организации;
• Широкие возможности ограничения доступа сотрудников к документам, что обеспечивает удобство и безопасность работы с конфиденциальной информацией;
• Существенное сокращение сроков согласования и прохождения документов и, как следствие, значительное ускорение процесса принятия важнейших управленческих решений;
• Получение сводных аналитических отчетов, в том числе по исполнительской дисциплине;
• Специализированные мобильные решения с адаптированным интерфейсом.

Преимущества для сотрудников канцелярии, делопроизводителей:

• Быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников;
• Контроль сроков исполнения документов и самостоятельных поручений;
• Удобный и быстрый поиск документов и поручений;
• Полнотекстовый поиск по распознанным документам;
• Программное формирование реестров внешней и внутренней отправки документов;
• Автоматическая надпечатка конвертов;
• Программное формирование отчетов по документообороту организации и по исполнению документов, как в подразделениях, так и по каждому сотруднику в отдельности;
• Организация оперативного хранения документов с возможностью передачи в обособленную подсистему «Архивное ДЕЛО» или «eDocLib».
• Интеграция с почтой госорганов Mailgov и Системой межведомственного электронного документооборота (СМДО);
• Программное формирование отчета по документообороту в соответствии с формой, утвержденной Национальным статистическим комитетом (возможность выбора критериев формирования отчета);
• Программное формирование отчета по обращениям граждан и юридических лиц, предоставляемого в аппарат Совета Министров (возможно использование для внутриведомственной аналитической работы).

Скриншоты функционала и интерфейса продукта

Входящая корреспонденция

Резолюция

Кабинеты

Веб доступ

Заключение

Система «ДЕЛО» представляет собой законченный тиражируемый «коробочный продукт», который решает задачи автоматизации делопроизводства и электронного документооборота большинства организаций. Удобство и простота внедрения электронного документооборота и дальнейшей работы пользователей обеспечиваются благодаря уникальным эксплуатационным качествам системы, а также профессионализму сотрудников компании «ЭОС» разработавшей программу.

Таким образом, СЭД «ДЕЛО» становится основным инструментом эффективного взаимодействия сотрудников различных подразделений, в том числе территориально распределенных. Web-доступ и мобильные приложения позволяют сотрудникам быть непривязанными к рабочему месту в офисе и решать любые вопросы удаленно.

Список источников

https://studfiles.net/preview/5881475/page:6/

http://is-ks.ru/stuff/sistema-elektronnogo-dokumentooborota-sed-delo/

http://www.doc-online.ru/tool/2773